Seiring tim mengadopsi lebih banyak alat untuk menguasai trik produktivitas, organisasi sering kali berakhir dengan jaringan rumit aplikasi SaaS yang tumpang tindih, jarang digunakan, atau tidak terverifikasi.
Namun, mengelola perluasan SaaS Anda tidak berarti menghambat inovasi; hal ini mengatasi kurangnya visibilitas terhadap apa yang digunakan, apa yang memberikan nilai tambah, dan apa yang secara diam-diam menguras anggaran Anda.
Artinya, mengetahui apa yang sedang digunakan, apa yang memberikan nilai tambah, dan apa yang secara diam-diam menguras anggaran Anda.
Dalam blog ini, Anda akan mempelajari apa arti SaaS sprawl bagi organisasi Anda—apa yang menyebabkannya, mengapa itu menjadi masalah, dan bagaimana mendeteksinya sejak dini.
Apa Itu SaaS Sprawl?
SaaS sprawl merujuk pada pertumbuhan pesat aplikasi berbasis cloud di dalam suatu organisasi, yang melampaui kemampuan organisasi untuk melacak, mengelola, atau mengamankan aplikasi-aplikasi tersebut secara efektif.
Hal ini terjadi ketika tim terus menambahkan alat, seringkali dengan niat baik. Namun, tanpa pengawasan, alat-alat tersebut bertambah, tumpang tindih, dan menjadi sulit untuk dikelola.
Jadi, bagaimana hal ini terjadi? Bahkan keputusan teknologi terbaik pun dapat menyebabkan kekacauan jika tidak dikoordinasikan dengan baik. Perluasan SaaS terjadi atau dimulai ketika satu tim mendaftar ke sebuah alat untuk menyelesaikan masalah cepat. Kemudian tim lain melakukan hal yang sama. Sebelum disadari, tidak ada yang memiliki gambaran lengkap tentang apa yang sedang digunakan—atau mengapa.
Berikut adalah beberapa penyebab utama penyebaran SaaS yang tidak terkendali:
- Tidak ada visibilitas terpusat berarti alat yang kadaluwarsa, duplikat, atau tidak terpakai tidak terdeteksi
- Departemen membeli alat secara mandiri, seringkali tanpa persetujuan IT atau keuangan
- Sangat mudah untuk mendaftar, dan bahkan lebih mudah untuk melupakan perpanjangan otomatis
- Banyak alat produktivitas yang melakukan tugas yang sama, menciptakan silo data dan membuang-buang uang*
- Shadow IT muncul ketika karyawan menggunakan alat yang tidak disetujui untuk bekerja lebih cepat
Dan begitu saja, tumpukan SaaS Anda berubah menjadi kekacauan yang rumit—mahal, berisiko, dan tidak efisien.
⭐ Template Terpilih
Ingin cara lebih cepat untuk mengelola tumpukan teknologi SaaS Anda agar tetap ramping dan patuh? Template Pengelolaan Perubahan Aplikasi SaaS ClickUp memberikan proses terstruktur dan dapat diulang untuk mengelola aset, mengontrol biaya, menghindari perluasan SaaS dan IT bayangan, serta menjaga keamanan data Anda tetap terjaga.
👀 Tahukah Anda? 56% aplikasi SaaS tidak dikelola oleh tim IT di perusahaan yang sedang berkembang pesat. Ini berarti tim atau individu membeli sebagian besar alat secara langsung. Angka ini melonjak menjadi 68% di perusahaan kecil yang tumbuh cepat, menjadikan penyebaran SaaS sebagai hal yang umum daripada pengecualian.
Mengapa Perluasan SaaS Menjadi Masalah
SaaS sprawl bukan hanya masalah teknis IT; hal ini dapat menyebabkan kebocoran data yang serius yang berdampak pada anggaran, keamanan, produktivitas, dan pengalaman karyawan. Ini adalah masalah bisnis yang serius yang berdampak pada anggaran, keamanan, produktivitas, dan pengalaman karyawan.
Menurut laporan, perusahaan rata-rata kini menghabiskan $49 juta per tahun untuk aplikasi SaaS—naik 9,3% dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. Namun, sebagian besar pengeluaran tersebut terbuang percuma.
Mari kita bahas konsekuensi nyata dari penggunaan SaaS yang tidak terkelola:
1. Biaya yang meningkat
Banyak perusahaan tidak menyadari berapa banyak uang yang mereka hilangkan akibat penggunaan perangkat lunak hingga terlambat. Laporan tersebut mengungkapkan bahwa rata-rata organisasi membuang sekitar $21 juta per tahun untuk lisensi SaaS yang tidak terpakai.
Pendekatan yang terfragmentasi ini menyebabkan langganan ganda, kelalaian perpanjangan, dan tumpang tindih fungsi perangkat lunak yang mahal.
🌻 Contoh nyata: Banyak organisasi menemukan diri mereka menggunakan beberapa alat AI setiap hari—mungkin Claude untuk penulisan, Gemini melalui Google Workspace untuk brainstorming, dan alat lain untuk riset atau otomatisasi. Mudah sekali berakhir dengan kumpulan langganan dan alat yang tidak terintegrasi, masing-masing dengan biaya dan kurva pembelajaran sendiri.
Jika ini terdengar familiar, Anda tidak sendirian! Banyak tim saat ini mencari cara untuk menggabungkan kemampuan ini dalam satu platform, membuat pekerjaan lebih sederhana dan mengurangi biaya tambahan. Menjelajahi platform yang menggabungkan fitur AI yang beragam dapat membantu mengoptimalkan alur kerja Anda dan mempermudah kolaborasi.
ClickUp’s Brain MAX mengakhiri penyebaran SaaS dengan menggabungkan semua alat kerja esensial Anda—AI, pencarian, dan otomatisasi—ke dalam satu aplikasi desktop terpadu. Alih-alih mengelola beberapa aplikasi dan platform yang terpisah, Brain MAX terintegrasi dengan perangkat lunak yang sudah Anda gunakan dan mengonsolidasikan semua yang Anda butuhkan dalam satu tempat.
Ini berarti:
- Perintah suara untuk produktivitas tanpa menggunakan tangan
- Satu antarmuka untuk mencari di semua aplikasi dan file Anda
- Bantuan AI terpadu yang bekerja secara kontekstual, tanpa peduli alat apa yang Anda gunakan
- Alur kerja otomatis yang mencakup berbagai platform tanpa perlu beralih tab
2. Risiko keamanan dan kepatuhan
Dengan 33,6% alat SaaS masuk ke organisasi melalui shadow IT, seringkali karena proses pengadaan yang terdesentralisasi, sedikit visibilitas atau kontrol atas data yang mengalir melalui aplikasi SaaS baru. Pendekatan terdesentralisasi dalam pengadaan SaaS meningkatkan tantangan keamanan, membahayakan data sensitif, dan meningkatkan risiko ketidakpatuhan.
3. Produktivitas menurun
Ketika alat-alat menumpuk tanpa rencana, pekerjaan menjadi rumit. Laporan tersebut juga menemukan bahwa organisasi rata-rata menambahkan hampir 92 aplikasi SaaS baru setiap tahun.
Perpindahan konteks yang signifikan antara sistem yang terputus tanpa pengelolaan proaktif mengurangi fokus karyawan, dan mereka cenderung mengadopsi solusi SaaS baru.
4. Pengalaman pengguna yang buruk
Stapel SaaS yang berantakan berarti pengguna membuang waktu untuk login, mencari file, atau menavigasi antarmuka yang tidak familiar.
Seiring meningkatnya frustrasi, karyawan beralih ke alat SaaS yang tidak disetujui yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka. Faktanya, pengeluaran shadow IT yang didorong oleh karyawan meningkat sebesar 11,1%—tanda jelas bahwa ekosistem SaaS Anda saat ini mungkin tidak efektif bagi mereka.
👀 Tahukah Anda? Meskipun 68% perusahaan berinvestasi dalam pelatihan keamanan SaaS, hanya 51% yang menyelaraskan komunikasi antara tim keamanan dan pemilik aplikasi. Yang lebih mengkhawatirkan, hanya 33% yang secara aktif memantau setengah dari stack SaaS mereka. Singkatnya, sebagian besar tim hanya mengamankan apa yang mereka lihat, tetapi mereka tidak melihat banyak hal.
Cara Mengidentifikasi Pertumbuhan Berlebihan SaaS di Organisasi Anda
Mengidentifikasi dan mengatasi perluasan SaaS sejak dini sangat penting untuk mengembalikan kendali. Gunakan daftar periksa ini untuk mengimplementasikan audit SaaS Anda dan mengatasi tantangan di tempat kerja digital. Temukan platform manajemen SaaS untuk tetap terupdate dengan berbagai aplikasi SaaS yang digunakan oleh organisasi Anda.
| Kategori | Tugas | Langkah-langkah yang dapat langsung diterapkan | Mengapa ini penting? |
| 🔍 Audit: Operasional | Lacak semua pengeluaran terkait SaaS | Periksa catatan kartu korporat dan pengembalian biayaPeriksa anggaran departemen untuk item yang tidak jelas | Bidang keuangan sering kali mengetahui pembelian SaaS sebelum tim IT—langkah ini mengungkap langganan tersembunyi dan pengeluaran yang tidak tercatat |
| Identifikasi alat yang dibeli di luar proses pengadaan | Analisis pengeluaran yang ditandai sebagai langganan atau biaya berulang | Mendeteksi dan mengidentifikasi alat-alat yang tidak terotorisasi atau tidak tercatat yang diperoleh tanpa persetujuan atau pengawasan terpusat | |
| 🔍 Audit: Teknis | Gunakan catatan identitas untuk menemukan alat yang aktif | Ambil data penggunaan SSO | Menampilkan alat-alat yang digunakan di seluruh organisasi |
| Deteksi integrasi yang tidak disetujui | Audit aplikasi terhubung melalui API alat internal | Audit aplikasi terhubung melalui OAuth atau API alat internal | |
| Periksa data login dan aktivitas | Identifikasi pengguna yang tidak aktif dan celah lisensi | Identifikasi biaya, inefisiensi, dan risiko keamanan yang terkait dengan akun yang tidak terpakai atau terlantar | |
| 🔍 Audit: Operasional | Wawancarai tim tentang penggunaan alat | Tanyakan kepada pemimpin tim alat apa yang mereka gunakan, dan alasannya | Tim sering kali mengadopsi alat karena kebutuhan—ini membantu memahami kebutuhan yang sah dan masalah yang dihadapi |
| Dokumentasikan semua alat yang digunakan oleh tim | Buat inventaris dengan: Nama Alat, Pemilik, Kasus Penggunaan, Pengguna, Tagihan, Tanggal Perpanjangan | Bangun basis data terpusat dan dinamis untuk semua alat guna strategi pengelolaan SaaS jangka panjang | |
| 🔍 Alat penemuan | Implementasikan alat penemuan | Gunakan CASBs, plugin browser, atau integrasi pengeluaran | Mengisi celah yang terlewatkan oleh audit, terutama untuk uji coba gratis, alat berbasis browser, atau aplikasi di luar SSO |
| Atur pemberitahuan untuk adopsi alat baru | Aktifkan pemberitahuan email atau Slack untuk pendaftaran, aktivasi uji coba, atau izin berbagi data | Tetap terinformasi saat alat baru masuk ke lingkungan sebelum menjadi masalah | |
| 🔍 Pemeriksaan redundansi | Bandingkan alat berdasarkan fungsi | Kelompokkan aplikasi berdasarkan kasus penggunaan (PM, Pesan, Berbagi File, Analisis) | Membantu mengidentifikasi tumpang tindih di mana alat-alat memiliki fungsi yang sama, memudahkan konsolidasi |
| Identifikasi alat yang tidak lagi sesuai dengan kebutuhan bisnis | Periksa perpanjangan langganan yang akan datang dan batalkan alat-alat yang tidak memberikan nilai tambah | Hindari membayar untuk alat yang tidak lagi mendukung prioritas saat ini | |
| 🔍 Peninjauan Shadow IT | Segmentasikan alat berdasarkan risiko bisnis | Kategorikan: Risiko Tinggi / Nilai Tinggi / Nilai Rendah | Tidak semua shadow IT sama berisikonya; langkah ini membantu memprioritaskan tanggapan berdasarkan potensi dampaknya |
| Berinteraksi dengan pemilik alat-alat bayangan bernilai tinggi | Undang untuk mengformalkan penggunaan dan mengevaluasi untuk implementasi resmi | Alih-alih memblokir, kolaborasikan solusi bersama tim yang sudah mendapatkan manfaat dari alat-alat yang tidak disetujui |
Setelah mengidentifikasi aplikasi yang redundant, langkah selanjutnya adalah mengurangi penyebaran SaaS.
Mari kita jelajahi empat strategi terbukti di luar audit SaaS rutin dan bangun rencana pengelolaan SaaS jangka panjang.
Strategi untuk Mengurangi Perluasan SaaS
Mengurangi penyebaran SaaS bukan hanya tentang mengurangi jumlah alat — tetapi tentang mengatasi akar masalahnya: pengadaan yang tidak terkoordinasi, data yang terpisah, dan pengambilan keputusan yang tidak terintegrasi.
Pendekatan yang lebih cerdas, didukung oleh sistem pengadaan terpusat, memberikan struktur, visibilitas, dan tujuan yang jelas dalam cara Anda mengadopsi dan mengelola aplikasi SaaS. Berikut cara melakukannya secara efektif:
1. Konsolidasikan tumpukan teknologi Anda
Mulailah dengan melakukan audit penggunaan SaaS saat ini.
Peta setiap alat dalam stack Anda berdasarkan kategori—manajemen proyek, penyimpanan file, dan komunikasi—dan identifikasi di mana fungsi-fungsi tumpang tindih.
Area-area ini merupakan kandidat utama untuk konsolidasi SaaS. Alih-alih memaksa tim untuk meninggalkan alat yang mereka andalkan, buat panduan adopsi SaaS yang jelas yang menghormati kebutuhan mereka sambil mengurangi aplikasi yang tumpang tindih.
Dengan mengonsolidasikan alat-alat kami menggunakan ClickUp, kami telah menghilangkan Jira, Confluence, alat PMO, Salesforce, dan Trello. Hal ini telah membuat hari-hari kami jauh lebih mudah!
Dengan mengonsolidasikan alat-alat kami menggunakan ClickUp, kami telah menghilangkan Jira, Confluence, alat PMO, Salesforce, dan Trello. Hal ini telah membuat hari-hari kami jauh lebih mudah!
2. Tetapkan tata kelola
Tanpa aturan yang jelas, penyebaran SaaS akan terus berkembang. Bangun kerangka kerja yang transparan dan konsisten untuk meminta, menyetujui, dan memperbarui alat baru. Misalnya:
- Gunakan alur kerja pengadaan terpusat yang mengevaluasi setiap aplikasi berdasarkan keamanan, biaya, kepatuhan, dan potensi integrasi
- Buat formulir standar seperti “Permohonan Alat Baru” atau “Daftar Periksa Perpanjangan” untuk memandu pengambilan keputusan
Pengelolaan SaaS seharusnya terasa sebagai alat bantu, bukan hambatan untuk penggunaan SaaS yang bertanggung jawab.
3. Tingkatkan visibilitas dan pelaporan
Audit tahunan saja tidak cukup. Aplikasi SaaS terus berubah, jadi visibilitas Anda harus terus-menerus. Implementasikan alat pelacakan real-time yang menampilkan penggunaan lisensi, jadwal perpanjangan, dan kepemilikan departemen.
- Buat dashboard untuk memvisualisasikan biaya dan pola penggunaan
- Jadwalkan laporan otomatis untuk pemangku kepentingan agar dapat memantau pengeluaran SaaS dan aktivitas kontrak
- Konfigurasikan pemberitahuan untuk penggunaan rendah, perpanjangan otomatis yang tidak terduga, atau pendaftaran yang tidak disetujui
Ini memberikan tim Anda kendali proaktif dan mencegah perluasan sebelum dimulai.
⚡️Template Arsip: Template Formulir Pemesanan Perangkat Lunak oleh ClickUp adalah solusi komprehensif untuk mengelola pembelian perangkat lunak di organisasi apa pun. *
Gunakan templat ini untuk membuat dashboard dengan widget kustom untuk melacak jumlah pengajuan, tingkat persetujuan, penggunaan anggaran, dan analisis vendor, memberikan Anda gambaran menyeluruh tentang seluruh proses pengadaan perangkat lunak Anda.
4. Latih tim Anda
Mengelola perluasan SaaS juga berarti mengelola pola pikir. Ubah persepsi dari “lebih banyak alat = lebih baik” menjadi “alat yang tepat = lebih baik.”
Memberikan pelatihan kepada tim Anda akan membantu mereka memahami nilai sistem terpusat dan risiko adopsi aplikasi yang tidak terkendali. Hal ini juga memperkuat kepercayaan antara tim IT, keuangan, dan tim individu. Untuk mengelola penyebaran perangkat lunak, Anda dapat:
- Sediakan katalog internal alat SaaS yang disetujui dengan contoh penggunaan yang jelas dan detail lisensi
- Adakan workshop rutin di mana departemen dapat meninjau tumpukan teknologi mereka, mengidentifikasi tumpang tindih, dan mengoptimalkan penggunaan alat bersama-sama
📮 ClickUp Insight: Tim dengan kinerja rendah empat kali lebih mungkin menggunakan 15+ alat, sementara tim dengan kinerja tinggi mempertahankan efisiensi dengan membatasi penggunaan alat mereka hingga 9 platform atau kurang. Tapi bagaimana dengan menggunakan satu platform?
Sebagai aplikasi serba guna untuk kerja, ClickUp mengintegrasikan tugas, proyek, dokumen, wiki, obrolan, dan panggilan dalam satu platform, dilengkapi dengan alur kerja yang didukung AI. Siap bekerja lebih cerdas? ClickUp cocok untuk setiap tim, membuat pekerjaan terlihat, dan memungkinkan Anda fokus pada hal yang penting sementara AI menangani sisanya.
Bagaimana ClickUp Membantu Mengatasi Perkembangan SaaS yang Tak Terkendali
SaaS sprawl dimulai dengan penyebaran tak terkendali dari berbagai alat seperti AI summarizers untuk dokumen, alat manajemen proyek, bot penulisan konten, dan dashboard pelaporan dan analitik. Tak lama kemudian, Anda akan bolak-balik antara enam aplikasi tanpa manajemen terpusat.
ClickUp memecahkan masalah ini dengan menjadi aplikasi serba guna untuk kerja. Ia membantu organisasi mengembalikan kendali atas aplikasi SaaS yang terfragmentasi dengan mengonsolidasikan alat-alat esensial ke dalam satu platform. ClickUp menggantikan alat-alat yang tidak disetujui, menyederhanakan alur kerja, dan memfasilitasi pengawasan terpusat di seluruh lanskap SaaS Anda.
ClickUp Project Management mengintegrasikan fungsi inti bisnis—Tugas, Dokumen, Tujuan, Dashboard, Pelacakan Waktu, dan Obrolan—dalam satu platform tunggal, didukung oleh kecerdasan buatan canggih.
Tim dapat mengelola proyek, berkolaborasi pada dokumen, menetapkan dan melacak tujuan, memvisualisasikan data, berkomunikasi dengan tim lain, dan mengajukan pertanyaan AI tentang apa pun—semua tanpa perlu beralih antar aplikasi.
Gunakan AI untuk menghubungkan celah-celah yang terputus dalam ekspansi SaaS Anda dan otomatisasi tugas-tugas rutin
Selanjutnya, ClickUp Brain, asisten AI bawaan ClickUp, dapat merangkum diskusi panjang secara instan, memastikan pemangku kepentingan tetap sejalan tanpa perlu membaca seluruh riwayat obrolan.
Misalkan tim IT dan keuangan Anda sedang membahas laporan shadow IT. Mereka dapat menghubungkan obrolan ke tugas audit terkait atau merangkum diskusi dengan ClickUp Brain.
Brain adalah jaringan saraf pertama yang terintegrasi langsung dengan ruang kerja, yang memahami konteks organisasi Anda, tugas, alat, dan dokumen. Sementara alat lain memerlukan perintah manual dan salin-tempel, ClickUp Brain terintegrasi langsung ke dalam alur kerja Anda.
Ini menjawab pertanyaan Anda seperti mesin AI yang terintegrasi secara mendalam dan sadar konteks untuk manajemen proyek.
Anda dapat menggunakan ClickUp Brain untuk:
- Katakan “Ringkas perpanjangan langganan SaaS kami berdasarkan departemen,” dan dapatkan ringkasan siap presentasi untuk eksekutif, yang diambil dari Tugas, Dokumen, dan pembaruan
- Tanyakan “Alat apa yang paling sering digunakan oleh tim pemasaran?” dan dapatkan daftar terurut berdasarkan data aktivitas
- Buat pesan untuk vendor (“Halo, kami sedang mengevaluasi penggunaan layanan Anda dan ingin meminta penawaran pembatalan”)
Untuk menghasilkan konten, Anda juga dapat beralih antara Claude, ChatGPT, dan LLMS lainnya di dalam ClickUp Brain.
Selain pembuatan konten, Anda dapat mengotomatisasi alat yang sudah ada dengan bantuan ClickUp Automations.
Ini menghilangkan pekerjaan manual sepenuhnya dengan memungkinkan Anda membuat aturan yang memicu tindakan di seluruh ruang kerja Anda tanpa perlu coding. Jika Anda tidak yakin cara mengaturnya, beritahu ClickUp Brain apa yang ingin Anda otomatisasi. ClickUp Brain akan membuat alur kerja untuk Anda.
Anda dapat menggunakan ClickUp Automations untuk:
- Otomatiskan penugasan ulasan alat kepada tim pengadaan 30 hari sebelum perpanjangan
- Ubah status tugas saat penggunaan turun di bawah ambang batas
- Aktifkan notifikasi saat permintaan SaaS baru masuk melalui ClickUp Forms
- Lakukan pemeriksaan rekonsiliasi lisensi secara kuartalan dengan alur kerja berulang
Lacak permintaan dan persetujuan perangkat lunak melalui tugas khusus
Dengan ClickUp Tasks, Anda dapat membagi proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dieksekusi. Tugas-tugas ini dapat disesuaikan dengan Bidang Kustom, kategori, prioritas, dan tag untuk menyesuaikan dengan alur kerja apa pun. Anda dapat mengotomatiskan penugasan, pembaruan status, dan pemberitahuan, memastikan pekerjaan berjalan dengan efisien.
Tasks memungkinkan Anda merencanakan, menugaskan, dan melacak pekerjaan di satu tempat, menghilangkan kebutuhan akan aplikasi manajemen tugas terpisah.
💡 Tips pro: Gunakan ClickUp Relationships untuk menghubungkan tugas antar tim. Misalnya, hubungkan tugas evaluasi vendor dengan tinjauan keamanan terkait, daftar periksa hukum, dan keputusan perpanjangan sehingga pemangku kepentingan selalu memiliki konteks.
Dokumentasikan pedoman dan praktik terbaik menggunakan dokumentasi terpusat
Saat berbicara tentang dokumentasi, semua data tertulis Anda disortir dan disimpan di ClickUp Docs.
Docs memungkinkan tim untuk membuat, mengorganisir, dan berkolaborasi pada konten langsung di dalam platform. Fitur ini mendukung format kaya, daftar periksa, banner, dan bahkan generasi teks berbasis AI. Anda dapat melihat riwayat dokumen, menambahkan gambar sampul, melindungi dokumen sensitif, dan menggunakan templat untuk konsistensi.
Dokumen dapat dihubungkan ke Tugas, disusun berdasarkan fungsi atau departemen, dirujuk dalam dokumen lain, dan diekspor untuk dibagikan. Integrasi ini memastikan pengetahuan mudah diakses dan dapat ditindaklanjuti, meningkatkan produktivitas dan kolaborasi.
Tentukan tujuan pengelolaan SaaS Anda dan lacak kemajuan secara end-to-end
Strategi Anda dapat ditingkatkan dengan ClickUp Goals, di mana tujuan tingkat tinggi dibagi menjadi target yang dapat diukur—baik itu melacak adopsi alat SaaS, penonaktifan, atau pencapaian milestone kepatuhan.
Pembaruan tujuan secara real-time seiring kemajuan tugas yang terhubung dan dapat ditampilkan di Dashboard untuk visibilitas penuh.
Berbicara tentang hal itu, ClickUp Dashboards menawarkan kartu yang dapat disesuaikan untuk menampilkan visualisasi real-time dari metrik proyek, penggunaan alat SaaS, tanggal perpanjangan, dan wawasan biaya. Tim operasional dan procurement dapat menggunakan visualisasi ini untuk memantau efektivitas alat dan biaya rata-rata per pengguna, serta menambahkan atau menghapus kandidat dengan cepat.
Misalnya, selama tinjauan kuartalan, Anda dapat menggunakan Dashboard ClickUp yang menampilkan portofolio SaaS tim pemasaran, termasuk 10 alat teratas, tanggal perpanjangan, dan data login terakhir, berdasarkan catatan penggunaan.
Untuk meningkatkan akuntabilitas dan pengelolaan anggaran, ClickUp Time Tracking —tersedia secara native—memungkinkan tim mencatat jam kerja, mengelola waktu yang dapat ditagih, dan melaporkan efisiensi operasional, semua tanpa meninggalkan ruang kerja ClickUp.
Mudahkan kolaborasi dengan obrolan terintegrasi
Tahukah Anda bahwa Anda dapat mengurangi penyebaran SaaS dengan menghilangkan aplikasi pesan dan AI Anda? ClickUp memberikan keduanya secara bersamaan.
Pertama, ClickUp Chat dirancang khusus untuk membantu organisasi menghilangkan alat pesan yang terpisah. Komunikasi sepenuhnya terintegrasi dalam platform, memungkinkan tim berkolaborasi di tempat kerja sebenarnya.
Dengan fitur Chat real-time, Anda dapat mengadakan rapat singkat, mencatat tugas yang perlu dilakukan, dan mengorganisir percakapan berdasarkan proyek atau topik, tanpa perlu beralih aplikasi.
Kolaborasi kontekstual juga tersedia melalui komentar dan @mentions pada Tugas, Dokumen, dan Dashboard, sementara Komentar yang Ditujukan membantu mengubah umpan balik menjadi tindakan yang dapat dilakukan. Tim bahkan dapat mengelola thread email langsung di dalam ClickUp, menjaga semua komunikasi terpusat dan dapat dilacak. Setiap thread pesan juga dapat diubah menjadi Tugas dengan satu klik.
📮 ClickUp Insight: 21% orang mengatakan lebih dari 80% waktu kerja mereka dihabiskan untuk tugas-tugas berulang. Dan 20% lainnya mengatakan tugas-tugas berulang menghabiskan setidaknya 40% dari waktu mereka.
Itu hampir setengah dari waktu kerja seminggu (41%) yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang tidak memerlukan banyak pemikiran strategis atau kreativitas (seperti email tindak lanjut 👀).
ClickUp AI Agents membantu menghilangkan rutinitas yang melelahkan. Bayangkan pembuatan tugas, pengingat, pembaruan, catatan rapat, penulisan email, dan bahkan pembuatan alur kerja end-to-end! Semua itu (dan lebih banyak lagi) dapat diotomatisasi dengan cepat menggunakan ClickUp, aplikasi serba bisa untuk pekerjaan Anda.
💫 Hasil Nyata: Lulu Press menghemat 1 jam per hari per karyawan dengan menggunakan ClickUp Automations—menghasilkan peningkatan efisiensi kerja sebesar 12%.
Konsolidasikan alur kerja yang terfragmentasi menggunakan satu aplikasi super
Integrasi ClickUp membantu mengatasi perluasan SaaS dengan menghubungkan lebih dari 1.000 aplikasi SaaS—seperti Salesforce, HubSpot, dan Jira—ke dalam alur kerja terpusat. Sinkronkan data, picu otomatisasi, dan hapus aplikasi yang tumpang tindih tanpa mengganggu lingkungan SaaS yang sudah ada.
Misalnya, peluang baru di Salesforce dapat secara otomatis membuat tugas dengan detail CRM yang sudah terisi. Dengan struktur tim yang fleksibel, kontrol akses yang detail, dan dashboard real-time, tim IT dapat memantau penggunaan SaaS, mengurangi risiko kepatuhan dan keamanan, serta mengelola tumpukan SaaS secara lebih efisien dalam satu platform.
Contoh nyata pencegahan SaaS sprawl dengan ClickUp
RevPartners, sebuah firma layanan profesional yang berkembang pesat dengan tim sepenuhnya remote, memiliki terlalu banyak alat tetapi kurang kohesi.
Tim mereka berhasil mengintegrasikan platform manajemen proyek yang terpisah, alat dokumentasi, dan aplikasi komunikasi tim, masing-masing memecahkan satu masalah tetapi menciptakan masalah baru.
Mereka beralih ke ClickUp dan inilah perubahannya:
- Ganti beberapa alat dengan perangkat lunak all-in-one ClickUp, yang menggabungkan manajemen proyek, dokumentasi, dan komunikasi
- Kelola proyek-proyek dan onboarding klien dengan menghubungkan tugas, Dokumen, Tujuan, dan Papan Tulis dalam satu platform
- Membuat otomatisasi alur kerja untuk proses internal, mengurangi kebutuhan untuk berpindah konteks secara terus-menerus
- Dapatkan visibilitas real-time dengan dashboard proyek, membuat komunikasi dan rapat status menjadi lebih efisien
Inilah yang mereka capai:
- 64% lebih cepat dalam pengiriman proyek klien
- pengurangan waktu perencanaan proyek sebesar 83%
- hemat 50% biaya dengan menghilangkan fungsi dan alat yang tumpang tindih
- 36% lebih efisien dalam rapat status
Matt Bolian, salah satu pendiri RevPartner, mengatakan,
Dengan ClickUp, kami dapat mengakses semua fungsi yang kami butuhkan dalam satu tempat, yang sangat membantu bagi kami. Kami fokus pada adopsi, dan tanpa platform yang benar-benar mudah digunakan yang dapat memfasilitasi hal itu, akan mustahil untuk mendorong adopsi oleh semua tim dan klien.
Dengan ClickUp, kami dapat mengakses semua fungsi yang kami butuhkan dalam satu tempat, yang sangat membantu bagi kami. Kami fokus pada adopsi, dan tanpa platform yang benar-benar mudah digunakan yang dapat memfasilitasi hal itu, akan mustahil untuk mendorong adopsi oleh semua tim dan klien.
Atasi kelebihan penggunaan SaaS dengan ClickUp
SaaS sprawl tidak terjadi karena tim ingin lebih banyak perangkat lunak. Hal ini terjadi karena mereka membutuhkan lebih banyak fitur dan tidak menemukannya di platform all-in-one.
Dengan ClickUp, Anda mendapatkan manajemen proyek, Dokumen, obrolan, dasbor, otomatisasi, dan AI dalam satu platform. Artinya, lebih sedikit aplikasi, tidak ada alur kerja yang terputus, dan lingkungan SaaS yang lebih bersih.
Mulailah di sini jika Anda siap untuk memangkas biaya, menghemat waktu tim Anda, dan mengendalikan pertumbuhan SaaS yang tak terkendali.