Banyak orang menganggap rapat tim kepemimpinan sebagai pemborosan waktu yang besar. Hal itu karena sebagian besar rapat berlangsung tidak terarah dan sering kali terganggu oleh dinamika tim yang negatif.
Rapat yang benar-benar efektif berfokus pada hal-hal yang benar-benar penting dan langkah-langkah yang perlu diambil selanjutnya. Inilah rapat Level 10.
Mari kita bahas apa itu rapat Level 10 dan mengapa metode ini begitu efektif. Selanjutnya, kita akan melihat struktur rapat tersebut dan mempelajari beberapa cara untuk membawa tim kepemimpinan Anda ke level berikutnya. Anda tidak akan pernah mengadakan rapat dengan cara yang sama lagi. ✨
Apa itu Rapat Level 10?
Format rapat Level 10 (L10) dikembangkan untuk membantu para wirausahawan, tim kepemimpinan, dan perusahaan rintisan mengidentifikasi, mendiskusikan, dan menyelesaikan masalah. Rapat selama 90 menit ini dihadiri oleh seluruh tim kepemimpinan setiap minggu.
Sementara rapat stand-up berfokus pada tugas harian dan rapat klien sering kali berkaitan dengan membangun hubungan dan mengumpulkan informasi, rapat L10 memiliki fokus yang lebih strategis dan berorientasi pada pemecahan masalah. Rapat ini mendorong kejelasan, keselarasan, dan tindakan, sehingga meningkatkan produktivitas, meningkatkan pendapatan, dan memperkuat kolaborasi di dalam tim kepemimpinan. 👪
Rapat L10 mingguan hanyalah salah satu dari alat dan prinsip yang membentuk Entrepreneurial Operating System ® (EOS). Didirikan oleh Gino Wickman, EOS didasarkan pada enam elemen kunci, yaitu:
- Visi
- Orang
- Data
- Masalah
- Proses
- Traction
Setiap elemen ini dibahas selama rapat L10, dengan sebagian besar waktu dihabiskan untuk menangani tiga isu terpenting dalam agenda.
Keuntungan dari Rapat Level 10
Rapat L10 sangat efektif dan ada beberapa alasan di balik hal itu.
Mereka berorientasi pada tujuan
Tujuan bisnis dan sasaran strategis menjadi fokus utama sepanjang rapat. Peserta berbagi pembaruan singkat mengenai metrik skor mereka, memberikan gambaran singkat tentang kinerja bisnis terkait tujuan-tujuan tersebut. Hal ini memudahkan untuk tetap selaras dan terus bergerak ke arah yang benar. 🎯
Mereka menyelesaikan masalah
Enam puluh dari 90 menit rapat mingguan ini difokuskan untuk memahami masalah-masalah yang menghalangi pencapaian tujuan bisnis. Waktu rapat dimanfaatkan dengan baik untuk menangani akar masalah dan mencari solusi pada tingkat strategis. Format ini dirancang untuk menyelesaikan masalah sebelum menjadi masalah yang lebih besar, sehingga menghemat waktu dan energi di masa mendatang.
Template ini sangat terfokus dan praktis
Setiap poin agenda memiliki alokasi waktu tertentu (kebanyakan singkat), sehingga tidak ada waktu yang terbuang. Tindakan yang harus dilakukan didokumentasikan dengan jelas, dilaporkan, dan kemudian dicentang, ditunda, atau diangkat sebagai masalah. ✅
Mereka memiliki struktur yang jelas
Rapat L10 diadakan pada waktu dan hari yang sama setiap minggu, dan mengikuti proses standar sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dan dapat mempersiapkan diri dengan baik.
Dengan demikian, tidak mengherankan jika menyelenggarakan rapat semacam ini membutuhkan fasilitator yang handal dan pencatat/administrator yang teliti—sebaiknya orang yang sama setiap minggu untuk menjaga kesinambungan.
Peran fasilitator adalah memastikan peserta tetap mengikuti agenda rapat dan menegakkan etika rapat — seperti mempersiapkan diri dan mematuhi batas waktu yang telah ditetapkan dalam agenda. Administrator bertugas mencatat hasil rapat, memperbarui Daftar Tugas (yang merupakan bagian dari agenda), dan memastikan semua orang tetap mendapat informasi.
Dengan orang, proses, dan alat yang tepat, rapat L10 sangat layak untuk dilakukan.
Struktur Rapat Level 10
Salah satu kunci kesuksesan di sini adalah bahwa sebagian besar rapat L10 mengikuti agenda yang sama. Mari kita lihat secara rinci apa saja yang termasuk di dalamnya, langkah demi langkah.
Segue
Waktu: 5 menit
Rapat dibuka dengan sesi transisi—yang juga dikenal sebagai sesi check-in. Setiap anggota tim berbagi kabar baik, baik secara pribadi maupun profesional, misalnya, pencapaian atau momen pencerahan dari minggu mereka. Hal ini memberi kesempatan kepada semua orang untuk benar-benar hadir dalam rapat, membangun hubungan di dalam tim kepemimpinan, dan memulai sesi dengan nada positif. 😊
Kartu Skor
Waktu: 5 menit
Bagian ini membahas tujuan dan hasil utama (OKR)—atau indikator kinerja utama (KPI)—yang berkontribusi terhadap tujuan bisnis. Pemilik setiap metrik utama cukup memberikan umpan balik apakah metriknya “sesuai target” atau “tidak sesuai target,” tanpa penjelasan lebih lanjut pada tahap ini. Jika tidak sesuai target, metrik tersebut dipindahkan ke Daftar Masalah, yang akan dibahas nanti dalam rapat.
Ulasan Rock
Waktu: 5 menit
Rocks adalah tujuan triwulanan, dan setiap anggota tim biasanya bertanggung jawab atas tiga hingga lima di antaranya. Pembaruan Rocks juga hanya terdiri dari tanggapan “on track” atau “off track”, dengan masalah apa pun dipindahkan ke Daftar Masalah. 🪨
Berita Terkini tentang Pelanggan dan Karyawan
Waktu: 5 menit
Di sini, para peserta membagikan berita baik maupun buruk mengenai karyawan atau pelanggan. Berita baik dirayakan, sedangkan berita buruk langsung dimasukkan ke dalam Daftar Masalah.
Daftar Tugas
Waktu: 5 menit
Daftar Tugas mencakup tindakan yang harus diselesaikan dalam waktu 7 hari. Dengan demikian, banyak hal yang dibahas pada rapat sebelumnya seharusnya sudah diselesaikan selama minggu sebelumnya. Pada rapat saat ini, peserta menyatakan apakah hal tersebut “sudah selesai” atau “belum selesai”. ” Tindakan apa pun yang termasuk dalam kategori terakhir dapat dipindahkan ke minggu berikutnya untuk dibahas kembali pada rapat berikutnya atau—jika telah menjadi masalah—dipindahkan ke Daftar Masalah untuk minggu ini.
Daftar Masalah
Durasi: 60 menit
Juga dikenal sebagai Identify, Discuss, Solve (IDS®), bagian rapat ini didedikasikan untuk mengungkap akar masalah yang sebenarnya dan kemudian melakukan brainstorming untuk mencari cara mengatasinya. Setelah rekap singkat mengenai masalah-masalah dalam daftar minggu lalu ditambah masalah yang ditambahkan selama rapat ini, para peserta memberikan suara untuk menentukan prioritasnya. Kemudian mereka menangani tiga masalah teratas, dimulai dari yang paling penting. Langkah-langkah selanjutnya ditambahkan ke Daftar Tugas. Jika suatu masalah dalam daftar tidak ditangani dalam beberapa minggu, masalah tersebut dipindahkan ke daftar jangka panjang untuk dibahas pada rapat triwulanan berikutnya.
Ringkasan
Waktu: 5 menit
Beberapa menit terakhir digunakan untuk meninjau Daftar Tugas dan langkah-langkah selanjutnya. Para peserta juga memutuskan pesan-pesan lanjutan yang akan disampaikan kepada seluruh organisasi. Terakhir, mereka memberi penilaian terhadap rapat tersebut dengan skala 1 hingga 10, dan jika rata-ratanya kurang dari 8, mereka mendiskusikan hal-hal yang dapat dilakukan secara berbeda pada pertemuan berikutnya.
Dengan templat L10 yang jelas ini, topik-topik terpenting selalu tercakup dan Anda tetap bisa menyelesaikannya tepat waktu, setiap saat. ⏱️
10 Tips untuk Meningkatkan Rapat Level 10 Anda
Sekarang Anda sudah tahu tujuan yang ingin dicapai, mari kita lihat cara meningkatkan kualitas rapat tersebut—serta menghemat waktu dan tenaga bagi semua pihak.
1. Manfaatkan alat rapat secara maksimal
Teknologi modern bisa menjadi berkah yang sesungguhnya—dan perangkat lunak manajemen rapat adalah contoh utamanya.
Ambil contoh ClickUp Meetings. Platform rapat online ini menawarkan daftar periksa perencanaan, templat rapat, alat pencatatan, manajemen tugas yang luar biasa, dan banyak lagi—semuanya dirancang untuk mempermudah hidup Anda. Mulailah dengan Templat Rapat Level 10 ClickUp dan lanjutkan dari sana.
Informasi Penting: Template ClickUp mencakup hampir semua situasi. Mulai dari template peluncuran proyek yang membantu Anda merencanakan dan memprioritaskan, hingga template rapat satu lawan satu untuk mengelola tim Anda, Anda tidak perlu lagi memulai dari awal.
2. Jadwalkan secara strategis
Untuk menekankan pentingnya rapat L10 Anda, adakan rapat tersebut pada waktu yang sama setiap minggu. Ketika rapat tersebut selalu tercantum di kalender, peserta akan terbiasa mempersiapkannya dan tim mereka akan belajar menjadwalkan rapat lain di sekitarnya. 🗓️
Menjadwalkan rapat menjadi sangat mudah dengan tampilan Kalender ClickUp. Cukup atur rapat berulang, undang semua peserta yang diperlukan. Kemudian hubungkan semua dokumen rapat Anda ke rapat tersebut, sehingga semua orang dapat menemukannya.
3. Sebarkan agenda rapat Anda lebih awal
Semakin cepat Anda menyebarkan agenda rapat L10, semakin banyak waktu yang dimiliki semua orang untuk mengumpulkan data guna mempersiapkan rapat. Agenda tersebut juga menetapkan ekspektasi yang jelas mengenai hal-hal yang akan dibahas, sehingga semua orang tetap fokus.
Gunakan ClickUp Docs dan templat Agenda ClickUp untuk menyusun agenda rapat setiap minggu. Tulis agenda sendiri atau berkolaborasi dengan seluruh tim, dengan setiap pengguna dibedakan di sistem berdasarkan ID warna masing-masing. Alat pemformatan bawaan memudahkan Anda membuat dokumen akhir yang terlihat profesional tanpa perlu usaha ekstra.
4. Patuhi jadwal rapat
Salah satu rahasia rapat L10 adalah mengikuti prosesnya dengan tepat. Hal itu dimulai dengan memulai tepat waktu—yang berarti mendorong peserta untuk datang lima menit lebih awal agar dapat bersiap-siap.
Pastikan peserta tetap sesuai jadwal dengan Pengingat ClickUp. Atur pengingat untuk mengingatkan peserta agar mempersiapkan diri jauh-jauh hari sebelum rapat, sehingga tidak ada yang terburu-buru di menit-menit terakhir dan menunda rapat. Kemudian atur pengingat lain untuk memberi tahu mereka bahwa rapat akan segera dimulai, sehingga semua orang masuk dan siap tepat waktu. 🔔
5. Gunakan alat visual untuk kejelasan
Menyusun prioritas item dalam Daftar Masalah Anda adalah langkah yang sangat penting dalam fase IDS rapat—dan tidak mungkin menyusun prioritas jika Anda tidak tahu apa yang akan diprioritaskan. Buatlah daftar yang jelas agar semua orang dapat melihatnya, sehingga mereka dapat mengambil keputusan yang tepat.
Salah satu cara yang sangat efektif untuk melakukannya adalah dengan menggunakan ClickUp Whiteboard. Penulis notulen Anda dapat memindahkan masalah yang ada di Daftar Masalah ke Whiteboard di awal sesi. Alat kolaborasi ClickUp memungkinkan siapa pun untuk mencatat masalah yang mereka angkat saat muncul, sehingga Anda memiliki daftar lengkap untuk memudahkan penetapan prioritas saat memasuki fase pemecahan masalah dalam rapat. Kemudian, cukup centang item-item tersebut saat Anda menanganinya.
6. Buat catatan rapat yang baik
Membuat catatan yang akurat tentang apa yang terjadi dalam rapat sangatlah penting. Notulen rapat menjadi dasar bagi rapat-rapat selanjutnya, memastikan kelanjutan dan kemajuan. Notulen juga berfungsi sebagai acuan akhir ketika ingatan tentang apa yang terjadi berbeda-beda.
Perangkat lunak notulen rapat yang baik sangat berperan penting di sini. Anda mungkin ingin memulai dengan menggunakan ClickUp Notepad untuk mencatat poin-poin penting selama rapat. Kemudian, minta ClickUp AI Writing Assistant untuk merangkum catatan tersebut dan mengubahnya menjadi notulen rapat. Template Notulen Rapat ClickUp menyediakan kerangka kerja siap pakai, memastikan konsistensi di seluruh notulen rapat Anda. 📝
7. Rekam video penting
Peserta sering kali membagikan slide atau dokumen lain selama rapat L10. Visual-visual ini merupakan bagian penting dari catatan rapat dan sering kali diedarkan sebagai dokumen terpisah sebelum atau sesudah rapat.
Namun, ada cara yang lebih mudah. ClickUp Clip merekam klip video dari layar, tab browser, atau jendela aplikasi Anda—termasuk rekaman suara jika Anda memilihnya—untuk memberikan konteks pada percakapan. Anda dapat menyimpan klip tersebut sebagai bagian dari catatan rapat dan membagikannya menggunakan tautan publik yang dapat diputar langsung di browser Anda.
8. Sentralisasikan obrolan Anda
Peserta mungkin memiliki pertanyaan atau saran sebelum rapat atau ingin menambahkan pemikiran tambahan setelahnya. Anda bisa menggunakan email untuk melakukan percakapan tersebut, tetapi utas email tidak selalu mudah ditemukan atau diikuti, ditambah lagi utas tersebut terpisah dari rapat itu sendiri.
Sebaliknya, buat saluran khusus dengan tampilan ClickUp Chat, sehingga semuanya terpusat dan terhubung dalam satu platform. Gunakan saluran obrolan tersebut untuk berbagi pembaruan atau sumber daya serta melakukan percakapan secara real-time. Anda dapat mengontrol siapa saja yang memiliki akses ke saluran obrolan Anda, mengatur notifikasi pesan baru, dan melihat obrolan Anda bersamaan dengan pekerjaan Anda di ClickUp saat Anda mempersiapkan rapat. 💬
9. Percepat alur kerja Anda
Sebagian besar rapat L10 menghasilkan daftar tindakan yang perlu ditangani—namun seringkali tidak ditindaklanjuti. Kunci untuk menyelesaikannya adalah memasukkannya ke dalam alur kerja Anda sesegera mungkin, lalu memantau hingga selesai.
ClickUp memungkinkan Anda mengubah teks dari ClickUp Doc atau Whiteboard apa pun menjadi tugas ClickUp hanya dengan satu klik—tidak perlu lagi menyalin dan menempel. Misalnya, Anda dapat membuat item tindakan atau menugaskan tugas langsung dari ClickUp Notepad, Doc, Whiteboard, Chat, atau dokumen yang lebih formal seperti notulen rapat.
Kemudian, fitur Manajemen Proyek ClickUp akan mengambil alih pengelolaan tugas tersebut, membantu Anda memprioritaskannya dan menyisipkannya dengan mulus ke dalam alur kerja Anda. Fitur ini bahkan dapat mengirimkan pemberitahuan kepada Anda saat tenggat waktu hampir tiba, untuk memastikan Anda tetap berada di jalur yang benar hingga penyelesaian.
10. Manfaatkan teknologi yang Anda miliki
Daripada berinvestasi pada alat baru untuk rapat L10 Anda, manfaatkanlah alat yang sudah Anda gunakan. Misalnya, jika tim kepemimpinan Anda lebih suka menggunakan Zoom atau Microsoft Teams, atau mereka sudah terbiasa dengan Google Calendar, ikuti saja alur yang ada sejauh mungkin.
ClickUp menawarkan berbagai integrasi, termasuk Microsoft Teams dan Zoom, serta Apple, Outlook, dan Google Calendar. Mulailah rapat Zoom langsung dari tugas atau sinkronkan tugas dari ClickUp dengan kalender pilihan Anda, dan masih banyak lagi.
Bonus: Bandingkan MS Teams dengan Zoom!
Selenggarakan Rapat Level 10 yang Efisien dan Efektif
Rapat L10 dikembangkan oleh EOS Worldwide untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas rapat. Rapat ini diadakan pada waktu yang sama setiap minggu, mengikuti templat tertentu, dan dihadiri oleh seluruh tim kepemimpinan. 💯
Rapat jenis ini sangat berfokus pada penyelarasan dengan tujuan strategis. Rapat dimulai dengan sesi check-in singkat dan tinjauan cepat mengenai kemajuan berdasarkan metrik scorecard, tujuan kuartalan, dan daftar tugas mingguan. Kemudian, sebagian besar waktu rapat digunakan untuk memahami dan menyelesaikan masalah yang menghalangi pencapaian tujuan bisnis.
Meskipun rapat L10 sudah dijalankan jauh lebih efisien daripada kebanyakan rapat, selalu ada ruang untuk perbaikan. Alat rapat online seperti ClickUp mempermudah setiap aspek rapat L10 Anda, menghemat waktu dan tenaga di setiap tahap.
Daftar gratis di ClickUp hari ini untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat, setiap hari. 🙌