Lorsque vous avez l'impression d'être très occupé, mais que les résultats se font attendre, vous êtes généralement confronté à des goulots d'étranglement dans le flux de travail qui sont faciles à manquer.
Une seule étape d'approbation qui traîne en longueur, un propriétaire surchargé ou un transfert désorganisé peuvent créer des problèmes qui se répercutent sur l'ensemble de l'échéancier du projet.
Le changement d'outil aggrave ce problème de visibilité. Deloitte note qu'une étude estime qu'un employé passe en moyenne environ 9 % de son temps de travail (près de 200 heures) à passer d'une application professionnelle à une autre.
C'est là que l'identification des goulots d'étranglement par l'IA peut vous aider. Au lieu de vous fier à une vérification hebdomadaire du statut, la détection des goulots d'étranglement par l'IA peut analyser les journaux d'évènements et les données opérationnelles afin de repérer les schémas récurrents de goulots d'étranglement.
Dans ce guide, vous découvrirez ce qui rend l'identification des goulots d'étranglement par l'IA si efficace et comment l'utiliser pour résoudre les goulots d'étranglement dans le flux de travail avant qu'ils ne se transforment en retards dans les projets.
Qu'est-ce que l'identification des goulots d'étranglement ?
L'identification des goulots d'étranglement consiste à repérer le point d'un flux de travail où la demande dépasse la capacité, ce qui ralentit le travail et entraîne un retard derrière cette étape.
Une fois que cette contrainte se forme, tout ce qui se trouve en aval avance à la vitesse du goulot d'étranglement, même si le reste de l'équipe est occupé. Dans les opérations réelles, la détection des goulots d'étranglement se concentre principalement sur l'identification des ruptures de flux, telles que :
- Une file d'attente d'approbation qui s'allonge parce que les critères de décision ne sont pas clairs
- Un rôle spécialisé qui devient la seule voie pour achever le travail
- Un transfert entre outils ou équipes qui ne cesse de prendre du retard
Pour identifier les goulots d'étranglement de manière cohérente, vous avez besoin d'indicateurs de performance clés qui décrivent le flux plutôt que les seuls efforts. La durée du cycle, le délai de production, le débit et le travail en cours vous aident à comparer les indicateurs de performance d'une semaine à l'autre.
C'est ce qui facilite les décisions d'allocation des ressources, car vous pouvez voir où l'utilisation des ressources crée réellement des contraintes.
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Qu'est-ce que l'identification des goulots d'étranglement par l'IA ?
L'identification des goulots d'étranglement par l'IA consiste à utiliser l'analyse basée sur l'IA pour repérer les ralentissements dans le déroulement réel du travail au sein de votre équipe.
Au lieu d'organiser un atelier par trimestre et d'espérer que les participants se souviennent de ce qu'ils ont dit, vous laissez les systèmes IA lire les signaux déjà générés par vos flux de travail et mettre en évidence :
- Lorsque le travail est bloqué en attente
- Où les files d'attente s'accumulent
- Lorsque de petits retards se transforment à plusieurs reprises en retards dans les projets
La plupart des équipes disposent déjà des informations dont l'IA a besoin. Vous disposez des données historiques de vos projets dans vos outils de gestion de projet et des données opérationnelles dans les journaux d'évènements et de système de vos systèmes informatiques. Grâce à l'exploration des processus, vous pouvez reconstituer le flux de travail réel à partir de ces journaux et voir où les transferts, les approbations ou les dépendances créent des goulots d'étranglement dans les processus.
🤔 Le saviez-vous ? Gartner définit le process mining comme une technique permettant de découvrir, surveiller et améliorer les processus réels en extrayant des connaissances à partir des journaux d'évènements des systèmes d'information. C'est pourquoi il est si utile pour détecter les goulots d'étranglement dans les processus complexes.
À partir de là, l'apprentissage automatique et l'analyse prédictive vous aident à passer de « ce qui s'est passé » à « ce qui est susceptible de se passer ensuite ». Et lorsque les goulots d'étranglement sont liés à un contexte confus dans les commentaires et les notes de demande, le traitement du langage naturel peut aider à extraire la structure de ce texte afin que vous puissiez établir la connexion entre le « pourquoi » et le « où ».
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Pourquoi les goulots d'étranglement se produisent-ils (causes courantes) ?
La plupart des goulots d'étranglement surviennent lorsque la demande dépasse la capacité d'une seule étape et que tout ce qui se trouve en aval commence à s'accumuler. Vous le ressentez généralement comme un retard dans le projet, mais la cause profonde se trouve souvent plus en amont dans le flux, où de petites contraintes créent discrètement des retards plus importants en aval.
L'objectif de l'identification des goulots d'étranglement est de repérer rapidement les contraintes, puis de corriger le système plutôt que de traiter les symptômes.
Cause n° 1 : les files d'attente pour les approbations et les décisions qui avancent plus lentement que le travail
Les approbations deviennent un goulot d'étranglement classique lorsque trop d'éléments doivent être validés par trop peu de personnes, en particulier lorsque les critères ne sont pas clairs ou changent constamment.
Le travail semble « terminé », mais il reste en attente. Cela rend la détection des goulots d'étranglement plus difficile, car le retard est invisible jusqu'à ce que quelqu'un demande pourquoi rien n'a été livré.
✅ Vous pouvez généralement identifier les goulots d'étranglement ici en surveillant :
- La durée du cycle augmente considérablement, en particulier lors des étapes de révision.
- Taux de rebond élevé pour les modifications en cours après la révision « finale »
- Le même approbateur apparaît systématiquement comme celui qui prend le plus de temps.
🤔 Le saviez-vous ? La loi de Little (L = λW) prouve formellement que lorsque le nombre moyen d'éléments dans un système stable augmente, la durée du cycle augmente également. Concrètement, un volume de travail en cours plus important signifie presque toujours des durées de cycle plus longues, c'est pourquoi l'accumulation de files d'attente est l'un des signes les plus évidents de goulot d'étranglement.
Cause n° 2 : surcharge des ressources et inadéquation des compétences
Un goulot d'étranglement se forme souvent lorsqu'une seule personne, un seul rôle ou un seul outil spécialisé devient le seul moyen d'achever l'objectif. Vous constaterez une utilisation élevée des ressources et des remaniements constants entre plusieurs projets, même lorsque d'autres sont disponibles.
C'est là que l'allocation des ressources est importante, car la contrainte est rarement « trop de travail ». Le plus souvent, il s'agit de « travail que seule une personne peut faire », auquel s'ajoutent des lacunes en matière de compétences qui rendent les transferts inefficaces.
✅ Recherchez des signaux tels que :
- Tâches en attente du même propriétaire à plusieurs reprises
- Le travail rebondit entre les personnes car la propriété n'est pas clairement définie.
- Retards importants liés à des types de tâches spécifiques, et non à la charge de travail globale
Le hub Teams de ClickUp 4.0 a été conçu pour résoudre précisément ce problème. Il vous permet de visualiser les capacités et les priorités de votre équipe dans une vue unifiée, ainsi qu'un flux en direct indiquant qui travaille sur quoi !
Cause n° 3 : fragmentation des outils et cloisonnement des données
Lorsque les mises à jour, les fichiers, les approbations et les discussions sont dispersés entre différents outils déconnectés, vous perdez la visibilité sur le flux de travail.
Les différentes versions sont examinées par plusieurs personnes, ce qui rend les transferts difficiles à suivre. Cela crée souvent des problèmes de communication et des retards dans la prise de décision, ce qui complique l'identification des goulots d'étranglement avant qu'ils n'aient un impact sur la livraison.
Cela fait également perdre un temps qui devrait être consacré à la résolution des goulots d'étranglement. Au lieu d'utiliser les données de performance pour détecter les goulots d'étranglement, les équipes passent des heures à rechercher le statut et à reconstituer le contexte.
Cause n° 4 : chaînes de dépendance et trop de travail en cours
Les dépendances créent un goulot d'étranglement naturel lorsqu'une tâche retardée bloque plusieurs tâches en aval. La situation empire lorsque les équipes continuent à commencer du nouveau travail au lieu de terminer le travail déjà en cours.
Lorsque le travail en cours (WIP) augmente, les tâches passent plus de temps en attente dans le système, même si les employés restent occupés. Dans la pratique, cela se traduit par :
- Retards en aval qui se répètent à la même étape du flux de travail
- Le travail s'accumule derrière la même dépendance
- Les échéanciers des projets se raccourcissent à l'approche de la date limite, car le travail commence trop tôt et se termine trop tard.
Cause n° 5 : problèmes de qualité et boucles de retouches
Les retouches constituent un goulot d'étranglement caché, car elles réduisent la capacité à progresser. Un livrable échoue au contrôle qualité, est renvoyé pour être corrigé, puis entre en concurrence avec de nouvelles demandes pour le même temps et la même attention limités.
Au fil du temps, cette boucle crée des goulots d'étranglement récurrents où tout le monde se sent occupé, mais où le débit reste stable. Vous constatez également davantage de transferts et de retards en aval, car le travail tourne en rond au lieu d'avancer.
📖 À lire également : Les meilleurs logiciels d'automatisation des tâches pour booster la productivité
Avantages de l'utilisation de l'IA pour l'identification des goulots d'étranglement
L'identification des goulots d'étranglement par l'IA vous aide à ne plus vous fier à votre intuition et à commencer à travailler à partir des signaux déjà générés par vos flux de travail. Cela signifie qu'il faut extraire les données de performance de vos outils de gestion de projet et les combiner avec les journaux d'évènements et d'autres sources de données.
Vous pouvez ensuite exécuter l'exploration des processus et l'analyse prédictive pour voir ce qui se passe réellement tout au long du processus.
✅ Voici ce que cela améliore dans la pratique :
- Visibilité de bout en bout sur le flux réel du travail : l'IA vous aide à cartographier le cheminement réel du travail, y compris les boucles, les états d'attente, les retouches et les détours qui restent cachés dans les mises à jour de statut.
- Surveillance continue plutôt qu'audits ponctuels : vous pouvez détecter les goulots d'étranglement dès que la durée du cycle commence à dériver, et non après l'apparition des retards dans le projet.
- De meilleures décisions en matière d'allocation des ressources : les systèmes IA peuvent établir une connexion entre les retards et l'utilisation des ressources, de sorte que la réallocation des ressources repose sur des indicateurs de performance clés, et non sur les escalades les plus bruyantes.
- Détection précoce des goulots d'étranglement potentiels : l'analyse prédictive peut utiliser les données historiques et les données historiques des projets pour signaler les schémas de risque avant qu'ils n'atteignent le chemin critique.
- Plus d'informations sur les causes profondes : le traitement du langage naturel permet de mettre en évidence les thèmes abordés dans les tickets, les commentaires et les notes de transfert afin que vous puissiez identifier la cause du retard, et pas seulement l'endroit où il s'est produit.
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📖 À lire également : Les meilleures méthodologies d'amélioration des processus à suivre (avec outils et modèles)
Comment l'IA détecte les goulots d'étranglement
L'identification des goulots d'étranglement par l'IA fonctionne parce que vos flux de travail laissent déjà des traces.
Par rapport aux outils traditionnels, les systèmes IA peuvent lire les traces laissées par les mises à jour des tâches, les approbations, les dépendances et l'activité du système, puis les transformer en signaux que vous pouvez utiliser pour détecter plus rapidement les goulots d'étranglement et optimiser plus intelligemment.
✅ Voici quelques exemples illustrant comment l'IA peut détecter les goulots d'étranglement dans votre flux de travail :
Reconstituez le flux de travail réel grâce à l'exploration des processus.
Le process mining utilise les journaux d'évènements et les journaux système pour cartographier le flux réel du travail, y compris les boucles et les chemins de retouche. Cela permet de repérer facilement les goulots d'étranglement dans les processus, même s'ils semblent fonctionner correctement lors d'une réunion.
Par exemple, si vous utilisez ClickUp cartes mentales pour la cartographie des processus, commencez par définir le flux en mode vierge : faites du nœud racine votre résultat (par exemple, « Publier un article de blog »), puis ajoutez des nœuds enfants pour chaque étape majeure et des nœuds frères pour les actions étape par étape au sein de chaque étape.
Au fur et à mesure que vous réfléchissez, la carte peut rapidement devenir visuellement confuse, en particulier après avoir déplacé des branches. L'option Réorganiser du menu Personnaliser vous permet de réorganiser automatiquement vos nœuds afin que la séquence soit à nouveau claire et que le processus semble « en ordre » d'un seul coup d'œil. Il s'agit d'un moyen simple de rendre votre carte de processus facile à suivre avant de convertir les nœuds en tâches ou de partager la carte avec vos collègues.
Mesurez où le temps s'accumule à l'aide d'indicateurs de performance.
Une fois le flux visible, l'IA compare les indicateurs de performance tels que la durée du cycle, le délai de production, le débit et le travail en cours afin d'identifier l'étape qui crée des contraintes. C'est là que les indicateurs de performance clés deviennent utiles : ils montrent où va le temps, et pas seulement ce que les gens ont fait.
Repérez les anomalies et les goulots d'étranglement émergents grâce à une surveillance en temps réel.
Grâce à la surveillance en temps réel, l'IA surveille les changements dans les données de performance, comme les étapes de révision qui prennent soudainement plus de temps ou les files d'attente qui ne cessent de s'allonger. Cela vous aide à détecter rapidement les goulots d'étranglement émergents, avant qu'ils ne déclenchent des retards en aval.
Effectuez la prévision des futurs goulots d'étranglement grâce à l'analyse prédictive.
À partir des données historiques des projets, l'analyse prédictive vous aide à anticiper les domaines les plus susceptibles de subir des retards. Cela est d'autant plus important lorsque vous gérez plusieurs projets et que vous avez besoin d'une optimisation proactive.
Utilisez le traitement du langage naturel pour expliquer les raisons du retard.
Tous les goulots d'étranglement n'apparaissent pas clairement dans les horodatages. Le traitement du langage naturel aide l'IA à analyser les tickets et les notes de demande afin que vous puissiez relier les retards à des causes telles que des exigences peu claires, des lacunes dans la communication, des déclencheurs de retouches répétées ou des entrées manquantes.
📖 À lire également : Modèles de cartes de processus pour ClickUp, Excel et Word
Exemples concrets d'identification des goulots d'étranglement par l'IA
Une fois que vous commencez à utiliser la détection des goulots d'étranglement basée sur l'IA, des tendances apparaissent rapidement, car vos flux de travail laissent derrière eux des données de performance fiables dans vos outils de gestion de projet.
Au lieu de deviner où le travail ralentit, vous pouvez identifier les goulots d'étranglement en analysant les temps d'attente réels et les schémas récurrents de goulots d'étranglement tout au long des échéanciers de projet.
Exemple 1 : les validations marketing prennent trop de temps
Vous expédiez beaucoup dans le domaine du marketing, mais les lancements prennent toujours du retard parce que les approbations sont lentes. Un brief est prêt à être examiné, les commentaires arrivent en retard et l'échéancier se resserre à la fin. C'est exactement pour cette raison que l'identification des goulots d'étranglement est importante, car une seule file d'attente de décisions peut créer des contraintes qui déclenchent des retards tout au long du processus.
Grâce à l'identification des goulots d'étranglement par l'IA, vous pouvez utiliser l'exploration des processus et les données historiques des projets pour repérer les points de congestion et éviter qu'ils ne se reproduisent. Voici comment procéder :
- Comparez la durée du cycle par étape pour identifier l'étape de révision exacte où le temps s'accumule.
- Utilisez les journaux d'évènements pour identifier les modèles de goulots d'étranglement récurrents, comme les examens juridiques qui ralentissent les campagnes payantes plus que le contenu organique.
- Utilisez la surveillance en temps réel pour être alerté lorsqu'une tâche reste bloquée en attente de « révision » au-delà d'un seuil défini.
- Utilisez le traitement du langage naturel sur les commentaires pour repérer les causes récurrentes, telles que l'absence de justification des réclamations ou des critères d'acceptation peu clairs.
Exemple 2 : retards dans le suivi de l’équipe commerciale
Le suivi de l'équipe commerciale est négligé lorsque les tâches se perdent entre les réunions et les mises à jour du CRM. Rien ne semble bloqué, mais les transactions sont retardées parce que les prospects attendent trop longtemps le prochain contact.
La détection des goulots d'étranglement basée sur l'IA vous aide en effectuant la connexion entre le calendrier des activités, la propriété et les transferts afin que vous puissiez repérer plus tôt les ralentissements. Voici ce que vous pouvez faire ensuite :
- Signalez les prospects présentant de longs intervalles entre les contacts à l'aide des données de performance provenant de différentes sources de données.
- Identifiez les schémas récurrents de goulots d'étranglement par étape, propriétaire, territoire ou type de transaction.
- Utilisez l'analyse prédictive pour mettre en évidence les goulots d'étranglement potentiels, tels que les suivis qui sont systématiquement reportés après les démonstrations.
- Réduisez les tâches routinières grâce à l'automatisation afin que les commerciaux passent moins de temps à envoyer des rappels et plus de temps à mener des discussions à forte intention d'achat.
Exemple 3 : ralentissement du sprint d'ingénierie dû à un développeur surchargé
Le plan de sprint semble correct, mais un développeur est responsable d'un module critique ou d'une file d'attente de révision de code. Les tâches s'accumulent derrière cette dépendance et les objectifs du sprint commencent à prendre du retard, même si le reste de l'équipe reste occupé.
Il s'agit d'une identification classique des goulots d'étranglement, car une contrainte entraîne des retards dans les cycles de développement du projet. C'est là que vous pouvez faire une analyse IA pour confirmer les contraintes réelles et les résoudre :
- Évaluez la durée du cycle et le temps de révision pour tous les propriétaires afin de repérer les schémas de surcharge des ressources.
- Suivez l'utilisation des ressources et la longueur des files d'attente pour l'étape de révision afin de voir où le travail s'accumule.
- Utilisez l'analyse des dépendances pour identifier les tâches bloquées qui génèrent le plus de retards en aval.
- Offrez l'assistance pour la réaffectation des ressources en transférant la charge de travail liée à la révision, en associant les modules ou en modifiant l'ordre des tâches afin de réduire les temps d'attente.
Voici un échantillon de flux de travail pour les tâches de triage de l'agent super IA de ClickUp, qui supprime de manière proactive les goulots d'étranglement :
Exemple 4 : délai de réponse du service client
Les délais de réponse de l'assistance se prolongent lorsque le volume augmente ou lorsque les escalades s'accumulent pour un seul spécialiste. Vous pouvez respecter les accords de niveau de service (SLA) globaux certaines semaines, mais les clients ressentent tout de même le retard, car la file d'attente la plus lente donne le ton à l'ensemble de l'expérience.
L'identification des goulots d'étranglement par l'IA vous aide à détecter les goulots d'étranglement où le temps s'accumule et à résoudre les problèmes sous-jacents de routage et de capacité. Voici comment vous pouvez activer cette fonctionnalité :
- Utilisez les journaux des évènements des tickets pour voir où la file d'attente s'allonge, par exemple lors du triage, de l'attribution ou de l'escalade.
- Appliquez le traitement du langage naturel pour regrouper les problèmes et repérer les goulots d'étranglement récurrents, tels que les tickets de facturation en attente depuis le plus longtemps.
- Tirez parti de la surveillance en temps réel pour mettre en évidence les goulots d'étranglement émergents lors des pics de volume.
- Améliorez l'allocation des ressources en rééquilibrant les files d'attente et en automatisant les tâches routinières telles que le marquage et le routage.
📖 À lire également : Comment créer des flux de travail agentics basés sur l'IA
Outils d'identification des goulots d'étranglement par l'IA
Vous pouvez organiser des ateliers d'identification des goulots d'étranglement et passer à côté des éléments qui ralentissent le travail, en particulier lorsque les tâches, les validations et les transferts sont répartis sur plusieurs systèmes.
Les bons outils d'IA rendent la détection des goulots d'étranglement plus cohérente en exploitant les sources de données dont vous disposez déjà, puis en transformant les indicateurs de performance en actions claires.
Vous trouverez ci-dessous quelques outils utilisés par les équipes pour identifier les goulots d'étranglement grâce à l'IA, à commencer par ClickUp Brain.
1. ClickUp Brain (idéal pour transformer les signaux quotidiens liés au travail en solutions plus rapides pour résoudre les goulots d'étranglement)
Lorsque la livraison ralentit, vous ne voyez généralement pas immédiatement la véritable contrainte. Vous constatez que les échéanciers du projet sont dépassés et que les responsables demandent des mises à jour que personne n'a le temps de compiler.
ClickUp Brain vous aide à passer plus rapidement de « Qu'est-ce qui bloque ? » à « Que devons-nous corriger ensuite ? » en utilisant le contexte de votre environnement de travail ClickUp et l'efficacité de l'IA de ClickUp.
Au lieu de parcourir les fils de discussion et les notifications de statut, vous pouvez générer des résumés et des mises à jour basés sur les informations déjà saisies dans les tâches, les propriétaires, les dates d'échéance, les changements de statut et les discussions. Cela permet d'identifier les goulots d'étranglement plus près du travail et facilite grandement leur résolution en temps opportun.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp Brain
- Générez des comptes rendus et des résumés de statut à partir du travail actif afin de repérer plus facilement les obstacles et les risques.
- Répondez aux questions sur les tâches, les projets et les documents afin d'identifier les goulots d'étranglement sans avoir à fouiller dans les mises à jour.
- Résumez les notes de réunion et convertissez les résultats en suivis afin que la détection des goulots d'étranglement ne dépende pas de la mémoire.
- Créez des agents IA pour vous aider dans les tâches routinières telles que le triage, les rappels et la collecte de mises à jour pour une surveillance continue.
- Rédigez et peaufinez les mises à jour dans l'environnement de travail à l'aide d'invites en langage naturel afin que le travail continue d'avancer.
Limitations de ClickUp Brain
- Dépend des permissions d'accès à l'environnement de travail et de l'emplacement où le travail est documenté, de sorte que les lacunes dans les sources de données peuvent limiter l'analyse.
Tarifs ClickUp Brain
Évaluations et avis sur ClickUp Brain
- G2 : 4,7/5 (plus de 11 040 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 530 avis)
Ce que les utilisateurs disent de ClickUp Brain :
Un utilisateur de Reddit a déclaré:
« Assimile toutes les mises à jour des tâches (j'utilise Brain pour envoyer des commentaires sur les tâches et publier des messages sur les canaux comme mises à jour sur les tâches) provenant de toutes ces sources. Cela me donne un excellent aperçu de la façon dont j'ai passé ma semaine et de ce sur quoi j'ai travaillé. »
« Assimile toutes les mises à jour des tâches (j'utilise Brain pour envoyer des commentaires sur les tâches et publier des messages sur les canaux comme mises à jour sur les tâches) provenant de toutes ces sources. Cela me donne un excellent aperçu de la façon dont j'ai passé ma semaine et des tâches sur lesquelles j'ai travaillé. »
📖 À lire également : Comment créer un agent IA pour une meilleure automatisation
2. Celonis (idéal pour l'exploration des processus dans les flux de travail de l'entreprise)
Lorsque le travail passe par des dizaines de systèmes, vous ne pouvez pas résoudre les retards en demandant de « meilleures mises à jour ». Vous avez besoin d'une vue d'ensemble du fonctionnement réel du processus à travers les outils et les transferts.
Celonis vous aide à faire cela en créant un « jumeau numérique » vivant de vos opérations grâce à son Process Intelligence Graph, qui combine les données de vos systèmes et applications avec le contexte de l’entreprise, tel que les règles, les indicateurs clés de performance et les références.
Une fois le flux de travail visible, Celonis apporte deux types d'informations supplémentaires utiles. Tout d'abord, il peut enrichir les données opérationnelles avec des annotations basées sur l'IA, comme la classification des e-mails ou des tickets de service, afin que vous puissiez relier des entrées non structurées à des étapes spécifiques du processus. Ensuite, il prend en charge les flux de travail « act on it » grâce à des fonctionnalités d'automatisation telles que les déclencheurs et les flux d'actions, vous permettant de détecter des conditions et de déclencher des suivis sur l'ensemble des systèmes connectés.
Les meilleures fonctionnalités de Celonis
- Reconstituez les chemins réels des processus à partir des journaux d'évènements afin que les goulots d'étranglement apparaissent clairement.
- Comparez les variantes entre les équipes, les régions ou les canaux afin d'identifier les schémas récurrents de goulots d'étranglement.
- Surveillez les données de performance pour détecter plus tôt les goulots d'étranglement émergents.
- Utilisez une vue unique pour fournir l'assistance nécessaire aux initiatives d'amélioration continue dans plusieurs projets.
Limites de Celonis
- L'installation et l'ingestion des données peuvent prendre du temps, en particulier lorsque les sources de données sont réparties sur plusieurs systèmes.
- Peut sembler complexe pour les équipes novices en matière d'exploration des processus ou d'analyse des données.
- La pertinence des informations dépend de l'exhaustivité de vos journaux système et journaux d'évènements.
Tarifs Celonis
- Essai gratuit
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Celonis
- G2 : 4,5/5 (plus de 320 avis)
- Capterra : pas assez d'avis
Ce que les utilisateurs disent de Celonis
Un évaluateur G2 a déclaré:
« Celonis offre un large éventail de fonctionnalités puissantes, ses capacités Gen-AI étant particulièrement impressionnantes. Des outils tels que Copilot, Insight Explorer et Annotation Builder permettent aux utilisateurs de définir des invitations et de générer automatiquement des informations basées sur les données de processus. »
« Celonis offre un large éventail de fonctionnalités puissantes, ses capacités Gen-AI étant particulièrement impressionnantes. Des outils tels que Copilot, Insight Explorer et Annotation Builder permettent aux utilisateurs de définir des invitations et de générer automatiquement des informations à partir des données de processus. »
📖 À lire également : Les meilleurs modèles gratuits de flux de travail dans Excel et ClickUp
3. UiPath Process Mining (idéal pour établir la connexion entre la détection des goulots d'étranglement et l'automatisation)
Lorsque les goulots d'étranglement se cachent dans l'ERP (Enterprise Resource Planning), les outils de gestion des tickets et les feuilles de calcul, il est impossible de déterminer à l'œil nu ce qui ralentit l'ensemble du processus.
UiPath Process Mining utilise les empreintes numériques de vos systèmes et applications pour découvrir automatiquement les processus de bout en bout et montrer où l'automatisation apportera le plus de valeur. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez que l'identification des goulots d'étranglement alimente directement la planification de l'automatisation, afin que les efforts d'optimisation ne s'arrêtent pas aux informations.
En matière de gouvernance, il fournit l'assistance pour l'anonymisation et le contrôle d'accès basé sur les rôles, ainsi que plusieurs options de déploiement.
Les meilleures fonctionnalités de UiPath Process Mining
- Reconstituez les processus de bout en bout à partir des journaux d'évènements afin que les goulots d'étranglement apparaissent dans le flux réel.
- Utilisez la modélisation des processus et la reconnaissance des modèles basées sur l'IA pour mettre en évidence les goulots d'étranglement et les possibilités d'amélioration.
- Découvrez des tableaux de bord flexibles qui facilitent l'examen des indicateurs de performance et des indicateurs clés avec les parties prenantes.
- Reliez les informations à la découverte de l'automatisation afin de pouvoir hiérarchiser les bons candidats à l'automatisation.
Limites de l'exploration des processus UiPath
- L'intégration et la préparation des données peuvent s'avérer fastidieuses si les journaux système sont incohérents.
- La gestion du changement est réelle lorsque les équipes se sentent « surveillées », même lorsque l'objectif est l'amélioration.
- Certaines installations nécessitent un travail minutieux sur les contrôles d'accès et la sécurité des données.
Tarifs de UiPath Process Mining
- Basique : 25 $/mois par utilisateur
- Standard : Tarification personnalisée
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur UiPath Process Mining
- G2 : 4,5/5 (plus de 75 avis)
- Capterra : pas assez d'avis
Ce que les utilisateurs disent de UiPath Process Mining
Un évaluateur G2 a déclaré:
« L'un des avantages de UiPath Process Mining est qu'il permet aux organisations de visualiser leurs processus de manière intuitive, ce qui facilite l'identification des goulots d'étranglement et des inefficacités par les équipes. »
« L'un des avantages de UiPath Process Mining est qu'il permet aux organisations de visualiser leurs processus de manière intuitive, ce qui facilite l'identification des goulots d'étranglement et des inefficacités par les équipes. »
📖 À lire également : Les meilleurs agents IA pour l'automatisation afin de rationaliser les flux de travail
4. SAP Signavio (idéal pour l'exploration des processus dans les opérations fortement axées sur SAP)
Dans les environnements fortement dépendants de SAP (Systems, Applications & Products in Data Processing), les ralentissements proviennent souvent de petits problèmes qui s'accumulent : cycles d'approbation longs ou étapes de conformité qui allongent les délais d'attente.
SAP Signavio Process Intelligence vous aide à identifier les problèmes de processus qui affectent les performances globales, tels que les goulots d'étranglement, les valeurs aberrantes et les violations de conformité. Il fournit également de l'assistance pour le passage de la réflexion à l'action grâce à des fonctionnalités de flux de travail et à des intégrations avec des plateformes d'automatisation.
Pour les équipes qui ont besoin de plus qu'un rapport ponctuel, Signavio prend également en charge des travaux de transformation plus larges grâce à son intégration avec SAP Signavio Process Transformation Suite, qui comprend des informations en temps réel sur les modèles de processus et la simulation.
Les meilleures fonctionnalités de SAP Signavio
- Utilisez l'exploration des processus pour détecter les goulots d'étranglement dans les processus à partir des journaux d'évènements et des journaux système.
- Comparez les variantes de flux de travail pour identifier les modèles de goulots d'étranglement récurrents.
- Suivez les indicateurs de performance à chaque étape pour repérer les retards en aval et les goulots d'étranglement potentiels.
- Utilisez des tableaux de bord pour un suivi et une surveillance continus.
Limitations de SAP Signavio
- La préparation des données peut être importante, car les processus et les indicateurs clés de performance doivent être clairement définis.
- Les déploiements peuvent sembler lourds dans les processus complexes nécessitant de nombreuses personnalisations personnalisées.
- Les tarifs sont généralement basés sur des devis, ce qui peut ralentir la planification pour les équipes qui réalisent un investissement important.
Tarifs SAP Signavio
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur SAP Signavio
- G2 : 4,4/5 (plus de 45 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 25 avis)
Ce que les utilisateurs disent de SAP Signavio
Un utilisateur de Reddit a déclaré:
« Signavio est principalement utilisé à des fins de cartographie des processus (actuels ou futurs) et de documentation. Cela aide les organisations à comprendre leurs propres processus. »
« Signavio est principalement utilisé à des fins de cartographie des processus (actuels ou futurs) et de documentation. Cela aide les organisations à comprendre leurs propres processus. »
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Comment mettre en œuvre l'identification des goulots d'étranglement par l'IA dans votre équipe
Lorsque le travail est réparti entre trop d'outils de gestion de projet, de boîtes de réception, de feuilles de calcul et de fils de discussion, l'identification des goulots d'étranglement devient plus difficile qu'elle ne devrait l'être. Au lieu d'utiliser les données de performance pour identifier les goulots d'étranglement, les équipes passent leur temps à rechercher le contexte et à rassembler les mises à jour. C'est ce qu'on appelle la prolifération du travail.
La prolifération de l'IA ajoute une couche supplémentaire. Différentes équipes commencent à utiliser différents outils d'IA sur différentes sources de données, ce qui empêche l'harmonisation des informations et la cohérence des actions.
ClickUp vous aide à réduire cette fragmentation en conservant les tâches, les documents et les données de flux de travail dans un espace de travail IA unique et convergent, doté de fonctionnalités IA intégrées. Vous disposez ainsi d'une trace claire des données opérationnelles, ce qui rend la détection des goulots d'étranglement par l'IA précise et reproductible.
Voici un flux rapide de la manière dont ClickUp peut vous aider à mettre en œuvre efficacement une identification appropriée des goulots d'étranglement grâce à l'IA :
1. Planifiez vos flux de travail
Si vous souhaitez détecter les goulots d'étranglement de manière fiable, commencez par sortir le flux de travail de la tête des gens et le représenter sur une carte. Vous recherchez le chemin complet que prend le travail, de la demande à la livraison, y compris les approbations, les transferts, les dépendances et les points où le travail est bloqué en attente.
ClickUp Whiteboards rend la procédure ci-dessus pratique en gardant la carte liée à l'exécution réelle. Vous pouvez ajouter des tâches et des documents directement sur un Tableau blanc, les modifier sans quitter le canevas, et même convertir des formes ou des champs de texte en tâches afin que le « processus » devienne un travail réel que votre équipe peut exécuter.
Voici un exemple simple qui pourrait vous convenir :
- Commencez par les étapes principales, pas par tous les cas particuliers.
- Marquez chaque point d'approbation et de décision, en particulier ceux qui concernent plusieurs équipes.
- Signalez les dépendances qui entraînent des retards en aval.
- Ajoutez une ou deux « boucles d'échec » là où les retouches sont fréquentes.
📽️ Regardez une vidéo : si les transferts interrompus, les validations manquées et les tâches répétitives continuent de ralentir votre travail, regardez la vidéo suivante. Elle présente les étapes pratiques pour cartographier et repenser les flux de travail à l'aide de l'IA, montre comment repérer les goulots d'étranglement et explique comment l'IA peut vous faire gagner du temps et éviter le surmenage :
2. Centralisez les données sur une seule plateforme
Une fois le flux de travail cartographié, le problème suivant est de savoir où se trouvent les signaux. Si les mises à jour se trouvent dans le chat, les approbations dans les e-mails et les fichiers dans un lecteur, vous ne pouvez pas effectuer d'analyse holistique. Vous ne pouvez pas non plus assurer une surveillance continue, car vos sources de données sont fragmentées.
C'est là que ClickUp Docs et Hub Documents vous aident. Hub Documents vous offre un emplacement centralisé pour organiser, rechercher et créer des documents et des wikis, ce qui facilite le classement des procédures opératoires normalisées, des règles d'approbation, des notes de réunion et de l'historique des décisions à côté des tâches qu'ils contrôlent.
Si vous avez besoin d'une « source fiable » pour des flux de travail reproductibles, transformez vos documents en wikis. ClickUp vous permet de créer et de gérer des wikis dans Hub Documents, et ClickUp AI les classe par ordre de priorité lorsqu'elle répond à des questions, afin que votre équipe obtienne des réponses cohérentes à mesure que le processus évolue.
Autre avantage pratique : vous pouvez créer des tâches directement à partir du texte d'un document ou d'un wiki, ce qui contribue à réduire les problèmes de communication lors des transferts.
💡 Conseil de pro : les champs personnalisés dans les tâches ClickUp vous permettent d'identifier plus facilement les goulots d'étranglement, car ils standardisent les données dont vous avez besoin pour repérer les schémas récurrents dans les tâches. Vous pouvez ajouter des champs tels que « Type d'approbation », « Propriétaire du transfert », « Source de la demande » et « Cible SLA », puis filtrer et regrouper le travail afin d'identifier les retards récurrents et les files d'attente qui ralentissent l'échéancier du projet.
3. Utilisez l'IA pour analyser la durée et les dépendances des tâches
Une fois que le travail et le contexte sont regroupés au même endroit, l'identification des goulots d'étranglement devient mesurable. La solution consiste à combiner deux éléments : des signaux temporels clairs provenant de votre flux de travail et une IA capable de résumer ce qui se passe entre les tâches, les propriétaires et les dépendances, sans que vous ayez à générer un rapport chaque semaine.
Commencez par saisir des signaux temporels fiables dans ClickUp, puis utilisez les tableaux de bord ClickUp et les cartes ClickUp AI pour transformer ces données en détection de goulots d'étranglement que vous pouvez examiner en quelques minutes.
Les cartes IA les plus utiles pour l'identification des goulots d'étranglement par l'IA sont les suivantes :
- Résumé exécutif de l'IA : génère un résumé actualisé de l'état et du statut d'une liste, d'un dossier ou d'un espace, ce qui est parfait pour un examen hebdomadaire des goulots d'étranglement où vous souhaitez regrouper les risques, les ralentissements et les prochaines étapes en un seul endroit.
- Mise à jour du projet IA : crée un aperçu du statut et de la progression du projet, vous aidant à identifier rapidement les blocages, les retards et les décisions à prendre avant que les retards ne s'accumulent.
- StandUp par l'IA et Team StandUp : résume l'activité pour une période donnée (vous ou des personnes/équipes spécifiques), ce qui vous aide à repérer les goulots d'étranglement liés à l'utilisation des ressources, à la surcharge des propriétaires ou aux transferts qui continuent de ralentir le processus.
- Carte IA : vous permet d'exécuter une invitation personnalisée afin de poser des questions ciblées sur les goulots d'étranglement, telles que « Quelles tâches ont pris le plus de temps en révision cette semaine ? » ou « Quelles dépendances ont causé le plus de retards en aval ? », et d'obtenir une réponse structurée sur laquelle vous pouvez agir.
Commencez avec ClickUp Total time in Status. Cette fonctionnalité indique depuis combien de temps une tâche se trouve dans un statut donné et vous aide à trouver rapidement les tâches enfouies sous d'anciens commentaires. Vous pouvez afficher ces données dans la vue Liste, dans les tâches et sur les tableaux de bord, ce qui est idéal lorsque vous examinez les goulots d'étranglement dans le flux de travail de plusieurs projets.
Voici deux façons de l'utiliser pour détecter les goulots d'étranglement :
- Identifiez les étapes où la durée du cycle augmente, telles que la révision, les aspects juridiques, l'assurance qualité ou l'attente du client.
- Identifiez les goulots d'étranglement récurrents en filtrant par type de tâche, propriétaire ou source de la demande.
Une fois que vous disposez des données relatives au temps passé à chaque étape, les tableaux de bord ClickUp vous permettent de les utiliser dans plusieurs projets. Les tableaux de bord ClickUp prennent également en charge les rapports sous forme de cartes et les contrôles d'actualisation, ce qui vous permet de maintenir les indicateurs de performance à jour et de les consulter régulièrement, sans avoir à recréer les rapports à partir de zéro.
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4. Configurez des alertes en temps réel pour les retards
Vous pouvez repérer les goulots d'étranglement dans le flux de travail après coup, mais vous risquez tout de même de perdre une semaine, car personne ne remarque le ralentissement avant que la date limite ne soit dépassée. C'est là que la surveillance continue prend toute son importance.
ClickUp Automatisations vous aide à faire cela en vous permettant de déclencher des actions lorsque des évènements clés du flux de travail se produisent, par exemple lorsqu'un statut, une date d'échéance ou un commentaire change, ou lorsqu'une date de début arrive. Cela vous permet d'effectuer un suivi en temps réel sans transformer les responsables en moteurs de notifications humains.
Utilisez les automatisations ClickUp pour couvrir les moments de « retard silencieux » courants :
- Lorsqu'une tâche passe en phase de révision, désignez le responsable de l'approbation et fixez une date d'échéance.
- Lorsqu'une tâche reste trop longtemps dans le même statut, ajoutez un commentaire demandant une mise à jour et informez le propriétaire.
- Lorsqu'un responsable est manquant, attribuez automatiquement la tâche en fonction d'un champ personnalisé « Personne » ou du créateur de la tâche.
- Lorsqu'une date d'échéance change, informez les observateurs et déplacez la tâche dans un groupe de statut « À risque ».
Vous pouvez également cumuler plusieurs conditions afin que les alertes ne se déclenchent que lorsqu'elles sont pertinentes, par exemple en appliquant une automatisation à des tâches pour lesquelles un responsable spécifique a été assigné ou qui répondent à d'autres critères.
5. Attribuez des propriétaires et effectuez l'automatisation des tâches répétitives
La plupart des goulots d'étranglement dans les flux de travail persistent parce que la propriété reste floue. Une tâche passe d'une étape à l'autre, mais personne n'est responsable de l'étape suivante, elle reste donc bloquée en attendant que quelqu'un s'en aperçoive.
ClickUp Super Agents vous aide à automatiser ce suivi, sans dépendance envers quelqu'un qui se souvienne de le faire. Vous pouvez configurer des agents pour attribuer des propriétaires lorsque le statut des tâches change, inviter la bonne personne à fournir les détails manquants et générer des résumés rapides afin que les transferts ne perdent pas leur contexte.
Ils peuvent également prendre en charge des tâches routinières telles que le triage et les rappels, ce qui permet de concentrer l'utilisation des ressources sur le travail réel et de réduire les goulots d'étranglement récurrents tout au long des échéanciers de projet.
Créez un centre de commande permettant de supprimer les goulots d'étranglement avec ClickUp Brain MAX
Une fois que vous avez attribué les propriétaires et automatisé les tâches répétitives, le risque suivant est simple : les retards persistent, mais leur cause est noyée dans les commentaires, les notes de réunion et les décisions éparses. ClickUp Brain MAX vous aide à transformer ces traces confuses en signaux clairs afin que vous puissiez continuer à identifier les goulots d'étranglement à mesure que le travail évolue.
- Capturez rapidement le contexte avec Talk to Text : enregistrez les obstacles, les risques et les notes de transfert dès qu'ils se produisent, à l'aide de Talk to Text. Cela permet à votre équipe de disposer de données opérationnelles plus claires pour un suivi continu, en particulier lorsque vous passez rapidement d'un projet à l'autre.
- Posez des questions qui font ressortir des tendances, pas seulement des statuts : interrogez l'outil avec des questions telles que « Quelles approbations causent le plus de retards dans les projets ? » ou « Où les tâches restent-elles bloquées le plus longtemps ? ». Cela vous aide à repérer les goulots d'étranglement récurrents à l'aide des informations déjà saisies dans votre environnement de travail.
- Trouvez les causes profondes grâce à Enterprise Search : utilisez Enterprise Search pour rechercher dans les tâches, les documents et les commentaires des termes tels que « en attente d'avis juridique », « à réviser » ou « transfert », ce qui vous permettra d'identifier les lacunes en matière de communication et de mettre au jour les goulots d'étranglement cachés.
- Choisissez le modèle adapté à la tâche : utilisez différents modèles pour différents types de travail, comme des résumés rapides pour l'exécution quotidienne, des analyses plus approfondies pour les examens de détection des goulots d'étranglement ou des rapports plus structurés pour les mises à jour de la direction.
Bonnes pratiques pour prévenir les futurs goulots d'étranglement
Il est utile de résoudre un goulot d'étranglement une fois. Mais c'est en empêchant sa réapparition que vous commencerez à constater un fonctionnement plus fluide et une meilleure utilisation des ressources dans plusieurs projets.
Voici quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à rester en mode d'amélioration continue sans transformer votre semaine en une succession ininterrompue de situations d'urgence.
✅️ Suivez chaque semaine un petit ensemble d'indicateurs de performance clés : choisissez quelques indicateurs clés qui reflètent le flux, tels que la durée du cycle par étape, le délai de production, le débit et le travail en cours. En examinant les mêmes indicateurs de performance chaque semaine, vous pouvez repérer rapidement les goulots d'étranglement dans les processus, au lieu d'attendre qu'un problème survienne pour être obligé de faire le ménage.
✅️ Intégrez une surveillance continue dans le flux de travail : ne comptez pas sur quelqu'un pour remarquer un problème d'attente. Utilisez des déclencheurs de surveillance en temps réel tels que « temps dans le statut trop long » ou « dépendance bloquée depuis plus de X heures » afin de détecter les goulots d'étranglement lorsqu'ils sont encore mineurs, et non après qu'ils aient créé des retards en aval.
✅️ Protégez la contrainte grâce à une allocation plus intelligente des ressources : si un rôle ou une file d'attente continue de ralentir le travail, considérez-le comme un atout commun à l'équipe, et non comme un élément secondaire. Planifiez la capacité en fonction de cette contrainte, puis réattribuez les ressources de manière normale lorsque la demande augmente, afin d'éviter de répéter les mêmes schémas de goulots d'étranglement récurrents.
✅️ Utilisez les données historiques pour éviter les ralentissements récurrents : consultez les données historiques du projet pour identifier les retards récurrents, tels que les validations de fin de mois ou les revues de code en fin de sprint. Lorsque vous identifiez des goulots d'étranglement récurrents à partir des données historiques, vous pouvez les anticiper grâce à une optimisation proactive plutôt que de réagir à chaque fois.
✅️ Réduisez les frictions lors des transferts grâce à une propriété plus claire et à des données plus précises : la plupart des goulots d'étranglement s'aggravent lorsque personne n'est propriétaire de l'étape suivante ou que la tâche commence sans contexte. Attribuez des propriétaires à chaque transfert et conservez les données opérationnelles à proximité du travail afin que les systèmes IA et l'expertise humaine puissent agir plus rapidement lorsque des décisions importantes doivent être prises.
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Identifiez et résolvez vos goulots d'étranglement liés à l'IA avec ClickUp
L'identification des goulots d'étranglement devient plus facile lorsque vous cessez de considérer les retards comme un mystère et commencez à les traiter comme un schéma récurrent. En mappant le flux de travail, en effectuant le suivi de quelques indicateurs de performance clés et en effectuant une surveillance continue, vous pouvez repérer rapidement les goulots d'étranglement dans le flux de travail. De cette façon, vous pouvez également les résoudre avant qu'ils ne se transforment en retards dans le projet.
L'identification des goulots d'étranglement par l'IA améliore le processus en utilisant les données de performance et les données historiques pour révéler les schémas récurrents de goulots d'étranglement qui peuvent être négligés lors d'un contrôle hebdomadaire.
Avec ClickUp, vous pouvez enfin relier les informations aux actions au même endroit, qu'il s'agisse de réattribuer les rôles de propriétaire ou d'automatiser les tâches routinières qui ralentissent tout le monde.
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