Les problèmes de communication lors des transferts cliniques restent un risque majeur pour la sécurité des patients. La Joint Commission rapporte que les défaillances de communication sont impliquées dans jusqu'à 70 % des évènements indésirables graves, souvent parce que des informations critiques sont manquantes, retardées ou stockées dans des formats auxquels les cliniciens ne peuvent pas accéder rapidement.
Le rapport « Top Patient Safety Concerns 2023 » (Principales préoccupations en matière de sécurité des patients en 2023) de l'ECRI souligne également que les défaillances dans le transfert d'informations et la coordination des soins sont les principaux facteurs contribuant aux préjudices évitables dans les établissements de santé.
Qu'est-ce que la gestion des connaissances dans le domaine de la santé ?
La gestion des connaissances dans le domaine de la santé est le processus systématique qui consiste à saisir, organiser, partager et appliquer les connaissances cliniques, opérationnelles et administratives afin que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment. Cela va au-delà du simple stockage de documents : il s'agit de transformer des données dispersées en informations exploitables qui améliorent les soins aux patients et les décisions opérationnelles.
Votre équipe de soins de santé génère quotidiennement d'énormes quantités d'informations. Les directives cliniques, les dossiers des patients, les résultats de recherche et les documents de conformité sont souvent stockés dans des systèmes déconnectés, des boîtes de réception individuelles ou dans la tête du personnel expérimenté. Lorsque les informations critiques sont difficiles à trouver ou cloisonnées entre les services, vous êtes confronté à une prolifération contextuelle: les équipes perdent des heures à rechercher les informations dont elles ont besoin pour faire leur travail, à passer d'une application à l'autre et à rechercher des fichiers. La sécurité des patients en pâtit et votre équipe perd du temps à chercher des réponses au lieu de prodiguer des soins.
Une gestion efficace des connaissances en matière de soins de santé traite deux types distincts de connaissances :
- Connaissances tacites: il s'agit des compétences détenues par des individus, comme l'intuition d'une infirmière concernant les symptômes d'un patient ou les schémas décisionnels d'un chirurgien développés au fil de nombreuses années de pratique. C'est le « comment » qui est difficile à mettre par écrit.
- Connaissances explicites: cela comprend tous les protocoles, directives, procédures et politiques documentés qui peuvent être consignés par écrit et partagés. Il s'agit du « quoi » de vos opérations.
Le véritable défi ne consiste pas seulement à stocker vos connaissances explicites. Il s'agit de saisir ces précieuses connaissances tacites avant qu'elles ne disparaissent lorsque des membres expérimentés du personnel quittent l'entreprise ou prennent leur retraite.
Pourquoi les organismes de santé ont besoin d'une gestion efficace des connaissances
Dans le domaine de la santé, les lacunes en matière de connaissances ne font pas que ralentir les choses, elles peuvent aussi nuire directement aux patients. Lorsque vos cliniciens ne peuvent pas accéder rapidement aux derniers protocoles ou lorsque des informations cruciales sont perdues lors des changements d'équipe, les conséquences sont graves. Vous pouvez vous retrouver face à des tests redondants, des erreurs de diagnostic ou des retards dans les soins, tout cela parce que les bonnes informations n'étaient pas disponibles au bon moment.
La dispersion des informations entraîne des coûts opérationnels et humains réels. Une gestion efficace des connaissances en matière de soins de santé améliore les résultats en mettant à disposition les bonnes informations au moment où elles sont le plus nécessaires.
- Des diagnostics plus rapides et plus précis : les cliniciens peuvent accéder à des recommandations actualisées et fondées sur des preuves au moment des soins, plutôt que de se fier à leur mémoire ou à des références obsolètes. Réduction des erreurs médicales : des protocoles standardisés et des informations de sécurité accessibles favorisent des soins cohérents et de haute qualité. Amélioration de la coordination des soins : le partage des connaissances entre les services et les équipes réduit les lacunes dans la transmission des informations. Efficacité opérationnelle : moins de temps passé à rechercher des informations signifie plus de temps consacré aux patients. Meilleure conformité : la centralisation de la documentation simplifie les audits et fournit l’assistance pour la production des rapports réglementaires.
De nombreux établissements de santé continuent d'utiliser des systèmes disparates tels que les dossiers médicaux électroniques, les intranets, les disques partagés et les outils de messagerie. Cette fragmentation entraîne une prolifération des tâches, où les connaissances existent mais sont difficiles à accéder lorsque cela est nécessaire. Les équipes finissent par recréer des documents, effectuer des recherches dans différents systèmes ou prendre des décisions sans disposer d'informations complètes, ce qui nuit à la cohérence et à la qualité des soins.
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Défis courants en matière de gestion des connaissances dans le domaine des soins de santé
Vous avez probablement déjà essayé de mettre en place un système de gestion des connaissances, mais celui-ci s'est soldé par un échec. La mise en œuvre d'une gestion efficace des connaissances dans le domaine de la santé est véritablement difficile, non pas parce que votre organisation ne fait pas d'efforts, mais parce que le secteur de la santé présente des obstacles uniques auxquels les autres secteurs ne sont pas confrontés.
Ces défis créent un cycle où les nouvelles initiatives sont accueillies avec scepticisme, car les tentatives passées ont échoué. Comprendre ces obstacles spécifiques est la première étape vers la recherche d'une solution qui fonctionne réellement.
- Silos de données entre les services: vos équipes cliniques, administratives et opérationnelles utilisent souvent des systèmes distincts qui ne communiquent pas entre eux, créant ainsi une tour de Babel numérique.
- Limites des systèmes hérités : de nombreux établissements de santé sont coincés avec des technologies anciennes et peu pratiques qui n'ont pas été conçues pour le partage moderne et collaboratif des connaissances.
- Contraintes en matière de conformité et de confidentialité: la pression constante exercée par la loi HIPAA et d'autres réglementations crée des obstacles légitimes au partage d'informations, conduisant souvent à une correction excessive où les connaissances sont trop strictement verrouillées.
- Surcharge d'informations: le volume considérable de nouvelles recherches cliniques, de mises à jour des directives et de documentation interne rend presque impossible de trouver les informations pertinentes pour un patient spécifique à un moment donné. Les médecins passent désormais 36,2 minutes par consultation de 30 minutes à consulter les dossiers médicaux électroniques, y compris la documentation après les heures de travail.
- Rotation du personnel et perte de connaissances: lorsqu'un clinicien expérimenté quitte son poste, ses précieuses connaissances tacites, celles qui ne sont pas consignées par écrit, disparaissent souvent avec lui.
- Résistance à l'adoption : vos professionnels de santé sont déjà débordés. Il est donc compréhensible qu'ils résistent à l'ajout d'un nouveau système à leur flux de travail, à moins que sa valeur ne soit immédiatement et clairement évidente.
Ces défis ne sont pas insurmontables, mais ils nécessitent une approche réfléchie. La solution ne peut pas se limiter à un simple outil supplémentaire ; elle doit être une méthode de travail plus intelligente qui s'intègre parfaitement au flux de travail existant de votre équipe et permet de trouver des informations plus rapidement que les solutions de contournement actuellement utilisées.
Bonnes pratiques en matière de gestion des connaissances dans le domaine de la santé
Une gestion efficace des connaissances en matière de soins de santé ne consiste pas à acheter un outil magique unique. Il s'agit plutôt de créer des habitudes et de mettre en place des systèmes qui facilitent le partage et la recherche de connaissances pour vos équipes très occupées.
Centralisez les protocoles et les directives cliniques.
La dispersion des documents est l'ennemi d'une prise en charge cohérente et de haute qualité. Lorsque vos protocoles sont dispersés à plusieurs emplacements (un disque partagé ici, une page intranet obsolète là, un classeur physique dans l'unité), votre personnel se fie par défaut à sa mémoire ou demande à ses collègues. Cela introduit une variabilité et des risques inutiles dans votre pratique clinique.
La solution consiste à créer une source unique et fiable pour toutes les directives, politiques et procédures cliniques. Ce référentiel central doit être facilement consultable, disposer d'un contrôle de version clair et être mis à jour en temps réel afin que votre personnel sache toujours qu'il accède à la norme la plus récente. Cette centralisation présente également l'avantage majeur de simplifier la conformité, car les auditeurs peuvent examiner un système organisé plutôt que de rechercher des documents dans plusieurs services.
Regardez cette présentation pratique pour découvrir les étapes essentielles à la mise en place d'une base de connaissances interne que votre équipe de soins de santé utilisera réellement.
Permettez le partage des connaissances en temps réel entre les équipes.
Le secteur de la santé fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et le flux d’informations doit être fluide entre les équipes, les différents sites et les diverses spécialités. Une documentation statique dans un dossier ne suffit pas. Vos équipes ont besoin de moyens dynamiques pour partager leurs connaissances, signaler les problèmes émergents et communiquer les informations contextuelles essentielles en temps réel.
Au lieu de créer des processus distincts, intégrez le partage des connaissances directement dans vos flux de travail existants. Cela pourrait ressembler à ceci :
- Modèles de transfert structurés: assurez-vous qu'aucune information critique ne soit omise lors du passage d'une équipe à l'autre.
- Modèle de transfert de projet: assurez-vous qu'aucune information critique ne soit omise lors du transfert d'une équipe à une autre.
- Listes de tâches partagées avec documentation intégrée : liez un protocole spécifique directement à la tâche d'administration d'un traitement.
- Espaces collaboratifs : créez un lieu où les équipes peuvent recenser et discuter des nouvelles tendances ou des problèmes récurrents.
L'objectif est de réduire les frictions entre la possession des connaissances et leur partage, afin que cela fasse naturellement partie du travail.
Éliminez les cloisonnements entre les services
Dans le domaine de la santé, les silos existent souvent pour des raisons légitimes. Les différents services ont des systèmes, des flux de travail et des besoins en informations qui leur sont propres. Mais lorsque vos équipes cliniques, opérationnelles et administratives ne peuvent pas facilement partager leurs connaissances, l'ensemble de l'organisation perd de la visibilité sur les schémas qui affectent à la fois les soins aux patients et l'efficacité globale.
Vous pouvez créer une visibilité interfonctionnelle sans obliger tout le monde à abandonner ses systèmes spécialisés. Cela peut impliquer la mise en place d'environnements de travail partagés pour des projets interdisciplinaires, comme la planification d'une nouvelle gamme de services. Cela peut également impliquer la création de méthodes standardisées pour faire remonter les informations pertinentes entre les services, afin de garantir que les connaissances créées dans un domaine puissent être consultées par d'autres qui pourraient en avoir besoin.
Comment ClickUp fournit l'assistance pour la gestion des connaissances dans le domaine de la santé
La mise en œuvre de ces bonnes pratiques nécessite une plateforme qui regroupe vos capacités de documentation, de collaboration et de recherche en un seul endroit, sans ajouter de complexité supplémentaire aux flux de travail déjà exigeants de votre équipe. Mettez fin au cycle frustrant de la prolifération des tâches et du contexte qui afflige les organismes de santé. ClickUp fonctionne comme un environnement de travail convergent, une plateforme unique et unifiée où les projets, les documents, les discussions et les analyses coexistent, et où vos équipes peuvent centraliser leurs connaissances, collaborer en temps réel et trouver des informations instantanément.
Environnement de travail unifié pour la documentation et la collaboration
Vos protocoles cliniques se trouvent dans un système, vos plans de projet pour une nouvelle aile de l'établissement dans un autre, et la communication de votre équipe dans un troisième. Cette fragmentation vous oblige à passer constamment d'une application à l'autre, ce qui entraîne inévitablement des pertes d'informations. Éliminez ce chaos grâce à un environnement de travail unifié qui rassemble tout.
Créez un emplacement centralisé pour tous vos protocoles cliniques, procédures opératoires normalisées, supports de formation et documents opérationnels avec ClickUp Docs.
Contrairement aux outils documentaires autonomes, les connaissances dans ClickUp restent liées aux tâches et aux projets ClickUp qu'elles prennent en charge. Cela signifie qu'un document de protocole peut être directement relié au flux de travail qu'il décrit, ce qui en fait un élément actif de vos opérations.
Vos équipes peuvent utiliser la collaboration en temps réel pour effectuer des modifications en cours sur des documents simultanément, laisser des commentaires à des fins de clarification et intégrer des documents directement dans leurs flux de travail. Cela garantit que vos protocoles sont activement utilisés et maintenus à jour. Vous pouvez également organiser toutes ces connaissances de manière intuitive grâce à la hiérarchie flexible de ClickUp.
- Espaces : utilisez les espaces pour vos principaux départements ou fonctions, tels que « Opérations cliniques » ou « Administration ».
- Dossiers : dans un espace, utilisez les dossiers pour regrouper des projets ou des catégories de documents connexes, tels que « Audits de conformité » ou « Documents d'intégration ».
- Listes : les dossiers contiennent des listes qui regroupent les tâches spécifiques et réalisables liées à ce domaine de connaissances.
Cette structure permet à votre organisation de santé d'organiser les connaissances par service, fonction ou projet, tout en conservant la visibilité interfonctionnelle nécessaire à une collaboration efficace.
Recherche alimentée par l'IA dans les tâches, les documents et les commentaires
Vous savez que la réponse à une question se trouve quelque part dans votre système, mais vous ne parvenez pas à la trouver. Vous avez perdu un temps précieux à rechercher « contrôle des infections », « protocole CI » et « directives relatives au lavage des mains » sans succès. Cela représente une perte de temps considérable et un risque potentiel pour la sécurité.
Résolvez définitivement le problème « Je sais que nous avons documenté cela quelque part » grâce à ClickUp Brain. Cette fonctionnalité offre une recherche alimentée par l'IA qui fonctionne sur tout ce qui se trouve dans votre environnement de travail (tâches, documents, commentaires, etc.) afin que votre équipe puisse trouver des réponses en quelques secondes.
De plus, grâce à la fonctionnalité de reconnaissance vocale de ClickUp Brain MAX, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs notes où qu'ils se trouvent.
Trouvez les informations pertinentes même lorsque vous ne connaissez pas la terminologie exacte : ClickUp Brain comprend le contexte et le langage naturel. Pour les informations encore plus difficiles à trouver, ClickUp Enterprise Search effectue une analyse plus approfondie de l'ensemble de votre environnement de travail, dénichant les connaissances enfouies dans d'anciennes tâches ou des documents archivés.
Vos équipes de soins de santé n'ont pas besoin de plus de documentation, mais d'un accès plus rapide à la bonne documentation au bon moment. ClickUp Brain rend l'ensemble de la base de connaissances de votre établissement instantanément accessible et exploitable.
Contrôles d'accès sécurisés pour les équipes prêtes à se conformer
Vous devez centraliser les informations, mais vous vous inquiétez à juste titre des violations de la loi HIPAA et des pistes d'audit. Comment partager vos connaissances avec les bonnes personnes sans les exposer accidentellement à des personnes non autorisées ? Trop souvent, la crainte d'une violation de la conformité conduit à verrouiller les informations de manière si stricte qu'elles deviennent inutiles, ou les équipes ont recours à des solutions de contournement peu sûres, comme l'envoi de données sensibles par e-mail.
Mettez en place un système de gestion des connaissances à la fois accessible et sécurisé grâce aux contrôles d'autorisation granulaires de ClickUp. Vous pouvez déterminer exactement qui peut afficher, effectuer des modifications en cours ou partager un contenu spécifique, garantissant ainsi la sécurité permanente de vos données.
Transformez les connaissances en soins de meilleure qualité
Une gestion efficace des connaissances dans le domaine de la santé ne consiste pas à ajouter un autre système à la charge de travail de votre équipe. Il s'agit plutôt d'éliminer la fragmentation qui rend les informations critiques si difficiles à trouver. Lorsque vos directives cliniques, vos procédures opérationnelles et vos connaissances institutionnelles sont toutes regroupées dans un espace collaboratif et consultable, vos équipes passent moins de temps à rechercher des informations et plus de temps à prodiguer des soins. 🤩
Le coût d'une connaissance dispersée ne se limite pas à l'inefficacité : il concerne également la sécurité des patients, l'épuisement professionnel du personnel et les risques liés à la conformité. Les organisations qui atteignent la réussite en matière de centralisation et de connexion de leurs connaissances créent une base solide pour obtenir de meilleurs résultats dans tous les indicateurs importants.
Alors que le secteur de la santé continue de générer davantage de données et de faire face à des défis de coordination plus complexes, les organisations qui prospéreront seront celles qui considèrent la gestion des connaissances comme une infrastructure essentielle, et non comme une réflexion après coup.
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Foire aux questions
Le stockage de documents permet de conserver des fichiers, mais un système de gestion des connaissances permet de les retrouver, de les relier entre eux et de les exploiter. La différence essentielle réside dans le fait que les informations restent passivement dans des dossiers ou qu'elles apparaissent activement au moment et à l'endroit où vos équipes en ont le plus besoin.
Oui, en particulier les plateformes telles que ClickUp qui combinent la documentation, la gestion des tâches et la recherche basée sur l'IA en un seul endroit. Ces outils fonctionnent comme de puissants systèmes de gestion des connaissances en conservant les informations directement liées au travail qu'ils soutiennent, ce qui est plus efficace qu'un système autonome.
La recherche basée sur l'IA comprend le contexte et l'intention, ce qui lui permet de faire apparaître des informations pertinentes même lorsque les utilisateurs ne connaissent pas les mots-clés ou les titres de documents exacts. Cela réduit considérablement le temps que les cliniciens et le personnel passent à rechercher des protocoles, des directives ou des décisions antérieures, améliorant ainsi l'efficacité et la précision.