Comment éviter le travail en vase clos et favoriser le travail d'équipe ?

À l'origine, le terme "silo" était utilisé pour désigner des fosses à maïs fermées hermétiquement. Le grain qui s'y trouve est isolé, scellé hermétiquement, loin de tout contaminant éventuel.

Le travail en silos - que ce soit dans une petite entreprise en démarrage ou dans une grande société - fait la même chose aux gens. Il les maintient à l'écart des personnes travaillant dans d'autres silos organisationnels. Malheureusement, cela peut conduire à l'isolement sur le lieu de travail et les occasions manquées de collaboration et d'innovation.

Le décloisonnement n'est pas seulement un objectif noble ; il est nécessaire à l'instauration d'une culture de collaboration. La clé pour le faire réside dans la promotion de la transparence, l'encouragement d'une communication ouverte et l'alignement de tous sur des objets communs.

Explorons des stratégies pratiques pour éviter le travail en silos, de l'utilisation de la technologie à la redéfinition des rôles de leadership.

Qu'est-ce que la mentalité de cloisonnement ?

La mentalité de cloisonnement est un état d'esprit qui se développe au sein des organisations lorsque des départements ou des équipes travaillent isolément les uns des autres, en donnant souvent la priorité à leurs propres objectifs plutôt qu'aux objectifs globaux de l'organisation. Cela peut entraîner un manque de communication, de collaboration et de partage des connaissances, créant des barrières entre les différentes parties de l'organisation.

Selon une étude de McKinsey & Company, les entreprises perdent environ 3,1 billions de dollars chaque année en raison de l'inefficacité et de la perte de productivité causées par les silos de données.

Lorsqu'une mentalité de cloisonnement prévaut, les employés peuvent se concentrer sur leurs tâches et être moins conscients de l'impact de leur travail sur les autres équipes ou sur l'entreprise dans son ensemble. Il en résulte des efforts redondants, des opportunités manquées et des inefficacités, ainsi qu'une culture d'entreprise fragmentée.

Quel est le problème du travail en silos ?

Lorsque les équipes fonctionnent en silos, la communication est rompue et des informations précieuses restent bloquées dans un coin de l'organisation.

Imaginez que vous disposiez d'informations clés susceptibles d'aider à résoudre un problème, mais que personne ne les connaisse parce qu'elles sont conservées dans un autre service.

Vous finissez par perdre du temps et des ressources et par rater des opportunités d'innovation. En outre, cela peut créer un sentiment de déconnexion parmi les employés, entraînant un manque de cohésion sur le lieu de travail.

Un rapport réalisé par Harvard Business Review affirme que la collaboration entre équipes au-delà des silos, en particulier le fait d'agir en tant qu'intermédiaire entre les individus d'une organisation, peut conduire à des niveaux accrus d'épuisement professionnel et à des comportements sociaux négatifs.

Travail en silos vs. collaboration

Voici quelques différences clés entre le travail en silos et la collaboration.

Prenons l'exemple d'une entreprise qui tente de lancer un nouveau produit. Par inadvertance, elle a créé des silos organisationnels qui entravent ses efforts.

Ainsi, l'équipe marketing peut travailler sur une campagne sans savoir que l'équipe technique est confrontée à des retards de productivité. Pendant ce temps, l'équipe commerciale n'a reçu aucune mise à jour et doit répondre aux questions des clients potentiels.

Cette situation peut entraîner des décalages d'échéanciers, de la confusion et des frustrations chez les clients.

Pour promouvoir la collaboration, les dirigeants de l'entreprise doivent encourager activement la collaboration entre les équipes et mettre fin à la mentalité de cloisonnement.

Au niveau de l'équipe, les chefs d'équipe doivent s'assurer que tout le monde est d'accord sur les objectifs et les échéanciers et améliorer la communication.

En travaillant ensemble et en utilisant des outils de collaboration, les différentes équipes peuvent identifier rapidement les problèmes potentiels et trouver des solutions qui profitent à l'ensemble de l'organisation.

Signes d'un travail en vase clos

Comment faire pour savoir que vous travaillez en silo ? Examinons quelques signes à surveiller :

• L'absence de partage des connaissances: Lorsque les équipes travaillent sans partager les informations entre les différents services, c'est la porte ouverte à l'inefficacité. Cette façon de travailler en silos permet de conserver des informations précieuses, ce qui empêche l'organisation d'aller de l'avant ensemble
• Les efforts redondants: Votre équipe travaille-t-elle sans le savoir sur un projet auquel une autre équipe s'est déjà attaquée ? Cela se produit souvent lorsque la communication est rompue entre les différents services. Il en résulte un gaspillage de ressources et des résultats décousus
• L'allocation inefficace des ressources: Le travail en silo signifie que chaque équipe se concentre sur ses propres besoins, laissant les autres se démener pour obtenir des ressources. Cela peut entraver la progression et l'innovation
• Expérience client fragmentée: Vos clients font-ils l'objet de messages ou de services incohérents de la part des différents services ? Il s'agit là d'une indication claire d'un travail en silo, où chaque équipe fait ses propres affaires sans alignement
• Absence d'innovation: Les silos étouffent la créativité et empêchent les nouvelles idées d'être entendues. Pour qu'ils soient gratuits, nous devons encourager les équipes à partager et à collaborer

Comment éviter le travail en silos

Pour éviter de tomber dans le piège des silos, il est essentiel d'encourager un environnement de travail collaboratif. Voici quelques étapes à suivre pour briser les silos au travail et promouvoir l'esprit d'équipe :

1. Tendre la main et communiquer

L'un des moyens les plus efficaces de briser les silos est de tendre la main et de s'ouvrir la communication au sein de l'équipe .

Lorsque les équipes communiquent ouvertement, elles partagent plus que des mises à jour de statut - elles partagent des informations précieuses qui peuvent bénéficier à l'ensemble de l'organisation. ClickUp , un logiciel de gestion du travail et des projets, peut vous aider à briser les silos et à assurer la collaboration au sein de l'équipe. Par instance, ClickUp Chat vous aide à faciliter le retour d'information instantané, qu'il s'agisse d'assigner une nouvelle tâche, d'ajouter un commentaire ou de demander une contribution.

Connectez les tâches, l'IA et les discussions pour collaborer et communiquer en temps réel avec ClickUp Chat

Avec une rapide mention ClickUp @ dans une discussion, vous pouvez faire intervenir les bonnes personnes pour une réponse immédiate. De cette façon, tout le monde est sur la même page, travaillant vers le même objet.

Même si votre équipe est répartie sur différents emplacements ou fuseaux horaires, la communication asynchrone via ClickUp permet à tout le monde de rester connecté. Utilisation Commentaires assignés par ClickUp dans les fils pour assigner des tâches en temps réel et les suivre en un seul endroit afin de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Il ne s'agit pas seulement de déléguer des tâches ; il s'agit de la cohésion de l'équipe .

Télécharger ce modèle

Utilisez le modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action ClickUp pour forfaiter votre stratégie de communication interne et éviter que les équipes ne travaillent en vase clos

Vous pouvez utiliser le modèle Modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action ClickUp pour élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication interne efficace pour votre organisation.

Ce modèle permet de s'assurer que vos messages sont transmis de manière claire, cohérente et efficace à tous les employés.

Utilisez-le pour définir vos objectifs de communication, élaborer un forfait de communication et décider comment mesurer la réussite, décomposer chaque étape en tâches spécifiques et suivre la progression.

Voici quelques fonctionnalités de ce modèle :

• Affichage d'aperçu: Obtenez une vue d'ensemble du statut actuel de chaque tâche
• Organisation des tâches: Organisez et assignez les tâches dans les statuts "Ouvert" et "Achevé" pour suivre la progression
• Mises à jour des statuts: Tenez les parties prenantes informées en mettant à jour les statuts des tâches au fur et à mesure de leur progression
• Automatisation: Utilisez les outils suivantsClickUp Automatisation pour automatiser les notifications et rester à jour
• Guide de démarrage: Suivez un guide étape par étape pour mettre en place votre stratégie de communication interne

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2. Encourager la communication transversale

Encourager la collaboration entre les départements aide à intégrer les efforts, à partager les idées et à s'assurer que les objectifs de l'organisation sont uniformément compris et poursuivis

Une façon de faciliter cette communication est d'utiliser des outils interactifs et visuels tels que Les Tableaux blancs ClickUp . Les tableaux blancs constituent une plate-forme visuelle dynamique où les équipes peuvent travailler ensemble en temps réel, indépendamment de leur fonction ou de leur emplacement.

Définissez des niveaux de priorité, des assignés, des dates d'échéance, des étiquettes et des statuts avec ClickUp Tasks pour que les équipes puissent cesser de travailler en vase clos ClickUp Tâches est le meilleur moyen de maintenir tout le monde sur le même projet et de travailler aux objectifs de l'équipe sans perdre une miette. Au lieu de travailler dans des poches isolées où l'information se perd, découvrez la transparence et les la collaboration sur le lieu de travail .

Avec les tâches, tout le monde reste informé de ce qui se passe et de ce qui est important.

Vous pouvez voir qui fait quoi, quand la tâche doit être accomplie et comment elle s'inscrit dans un objectif plus large. Cela ouvre des canaux de communication qui auraient pu être fermés, permettant à chacun de partager ses idées, de fournir des mises à jour et de donner son avis en temps réel

Donnez vie à vos flux de travail idéaux, assignez des tâches en temps réel et encouragez la responsabilisation au sein de l'équipe grâce aux cartes mentales ClickUp

Si les tâches permettent d'organiser le quotidien, il est parfois nécessaire de prendre du recul et d'avoir une vue d'ensemble. C'est là que les Cartes mentales ClickUp aident à décomposer des projets complexes en éléments gérables tout en gardant une ligne de mire claire sur les objectifs globaux de votre équipe.

Reliez les points (littéralement) à l'aide d'une carte mentale, puis réorganisez-la selon vos besoins grâce à la fonction "Re-Layout", en préservant la hiérarchie de la carte et en améliorant sa lisibilité.

**A lire également Comment améliorer les compétences en matière de collaboration sur le lieu de travail

5. Relever les défis du travail télétravail

Le travail à distance est devenu la norme pour de nombreuses entreprises, offrant flexibilité et commodité. Cependant, il peut aussi conduire à l'isolement et entraver la collaboration.

Pour éviter le travail en vase clos et garantir la réussite du travail télétravail, il est essentiel de mettre l'accent sur le développement des compétences, la réussite collective et la responsabilité personnelle

• Développement des compétences: Investissez dans la formation et le développement pour doter les employés des outils et des compétences nécessaires à une communication et une collaboration efficaces à distance. Il s'agit notamment d'améliorer la communication écrite, l'étiquette des réunions virtuelles et les compétences en matière de gestion de projet
• Réussite collective: Encouragez les employés à rechercher des perspectives diverses et à collaborer à des projets avec leurs pairs afin de promouvoir la réussite collectivela collaboration au sein de l'équipe. Cela aidera à briser les silos avec une augmentation du sens de la réussite collective
• Responsabilité personnelle: Insistez sur l'importance de la responsabilité personnelle dans le cadre du travail télétravail. Encouragez les employés à s'approprier leurs tâches, à respecter les réunions et à communiquer efficacement avec les membres de leur équipe. Cela permettra d'éviter les malentendus et de s'assurer que les projets restent sur la bonne voie

Les organisations peuvent créer un environnement de travail à distance positif et productif qui favorise l'innovation et améliore la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

💡Pro Tip: Promouvoir la responsabilité sur le lieu de travail en assignant des tâches aux membres de l'équipe et en utilisant les outils suivants ClickUp Views pour suivre les mises à jour du statut et les pourcentages d'achevé

6. Collaborer en temps réel avec les membres de l'équipe

Si vous en avez assez de jongler avec plusieurs documents et d'essayer de faire en sorte que tout le monde soit sur la même page, ClickUp Documents peut vous aider.

Avec Docs, vous pouvez créer et collaborer sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations en temps réel dans votre plateforme de gestion de projet favorite.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-54.gif ClickUp Documents /$$img/

Convertissez vos documents de travail ou vos commentaires en tâches exploitables avec ClickUp Docs pour collaborer avec les membres de l'équipe en temps réel

Mais ClickUp Docs est plus qu'un simple traitement de texte. C'est un environnement de travail collaboratif qui vous aide :

• Construire des documents structurés avec des pages imbriquées, des options de style et des modèles. Incorporez des signets, ajoutez des tableaux et bien plus encore pour mettre en forme des documents adaptés à tous les besoins, des feuilles de route aux wikis et aux bases de connaissances
• Modifiez vos documents en cours avec votre équipe. Étiquettez les autres avec des commentaires, assignez-leur des éléments d'action et convertissez le texte en tâches traçables pour ne pas perdre le fil des idées
• Liez les documents aux flux de travail pour accéder à tout en un seul endroit. Ajoutez des widgets pour mettre à jour les flux de travail, modifier le statut des projets, attribuer des tâches et bien plus encore, le tout au sein de votre éditeur

7. Encourager l'esprit d'équipe

L'esprit d'équipe est plus qu'un simple avantage sur un lieu de travail : c'est le ciment qui maintient tout ensemble, en particulier lorsqu'il s'agit d'éviter le travail en silo.

Il s'agit de cultiver un sentiment d'appartenance, une mission partagée et des outils de communication ouverts, que les gens soient assis les uns à côté des autres ou qu'ils travaillent télétravail.

Pour les équipes au bureau, cela peut commencer par des choses apparemment insignifiantes : des discussions spontanées dans la salle de pause, des sessions de brainstorming impromptues, ou même une simple politique de la porte ouverte où chacun se sent à l'aise pour poser des questions ou partager des idées.

Cette dynamique est également formée par la communication hybride sur le lieu de travail structures, dans lesquelles les travailleurs sur site et à distance se sentent également impliqués

Dans les Espaces de travail à distance, vous ne pouvez pas compter sur les discussions occasionnelles dans les couloirs ou sur l'énergie d'un groupe se trouvant dans le même espace physique. Ce que vous pouvez faire, c'est faire en sorte d'établir des connexions. Cela commence par assurer un flux d'informations clair et ouvert par le biais de les outils de travail télétravail .

Des contrôles vidéo réguliers, même s'il s'agit simplement de faire le point et de voir comment les gens se font personnellement, contribuent grandement à créer un sentiment d'appartenance à l'équipe.

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8. Gérer les conflits d'équipe invite, instructions

Dans un environnement de bureau, les conflits naissent souvent d'une mauvaise communication ou d'objectifs divergents. Pour promouvoir une culture de travail saine, les équipes doivent être équipées pour bien gérer ces conflits.

Le fait d'aborder les problèmes de front, avec empathie et dans le cadre d'un dialogue ouvert, permet aux équipes de rester sur la même longueur d'onde et de collaborer Encourager les discussions ouvertes et définir des paramètres clairs permet de désamorcer les tensions avant qu'elles ne se transforment en divisions.

Dans les paramètres éloignés, les signaux non verbaux étant absents des discussions, les interprétations erronées peuvent rapidement s'aggraver. L'utilisation d'outils tels que$a$ Réunions ClickUp pour des sessions régulières de vérification et de résolution de problèmes permet de maîtriser les conflits

La promotion de la collaboration à l'aide de ces outils empêche également les équipes de marketing, par exemple, de s'isoler des équipes de produits ou des équipes commerciales.

Les conflits, lorsqu'ils sont bien gérés, peuvent renforcer les liens et favoriser l'innovation. Il permet aux équipes de voir les choses sous différents angles, ce qui améliore la résolution des problèmes et le travail d'équipe. Lorsque les conflits sont résolus de manière constructive, ils font tomber les silos et renforcent la culture d'entreprise dans son ensemble.

9. Fixer des objectifs clairs pour les projets de collaboration

Lorsque les équipes travaillent dans des bulles séparées, chacune avec ses propres objectifs, elles peuvent souffrir d'un manque de direction générale.

Dans de telles situations, Objectifs ClickUp vous aide à établir des objectifs clairs et mesurables pour les projets de collaboration, à briser les silos et à faciliter la mise en œuvre des projets la collaboration interfonctionnelle .

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Liez vos tâches avec ClickUp Objectifs pour obtenir des mises à jour en temps réel sur votre progression et celle de votre équipe

**Vous commencez par paramétrer un Objectif, c'est-à-dire un objet de haut niveau que vous souhaitez atteindre. Par exemple, votre Objectif pourrait être d'"augmenter la satisfaction des clients de 20 %"

Une fois votre objectif défini, vous le décomposez en cibles plus petites et plus faciles à gérer. Ces cibles peuvent être :

• Numériques (par exemple, augmenter les équipes commerciales mensuelles de 10 %)
• Monétaires (par exemple, atteindre une cible de 1 million de dollars de chiffre d'affaires)
• Vrai/faux (par exemple, lancer un nouveau produit d'ici le quatrième trimestre)
• Achevé (par exemple, achever une campagne de marketing spécifique)

Vous pouvez ensuite regrouper les tâches de différentes équipes dans un seul et même Objectif. Ainsi, tout le monde travaille à la réalisation d'un objet commun, sans qu'il y ait de confusion quant aux responsabilités de chacun.

Organisez vos Objectifs en dossiers, ajoutez des descriptions pour plus de clarté et définissez même des permissions d'affichage et de modification pour contrôler qui peut y accéder. Ainsi, tous les membres de votre équipe peuvent rester informés et alignés sans se sentir dépassés.

Vous pouvez forfaiter et mettre en œuvre une stratégie efficace de communication de l'équipe sur ces objectifs grâce à Le modèle de plan de communication de ClickUp .

Télécharger ce modèle

Créer un forfait de communication complet pour un projet en utilisant le modèle de plan de communication de ClickUp

10. Augmenter les initiatives en matière de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI)

Commençons par le recrutement. ClickUp peut vous aider à créer et à gérer un pipeline de recrutement diversifié. De la saisie des détails du candidat au suivi de la progression à travers les différentes étapes, ClickUp peut vous aider à surveiller la diversité tout au long du processus.

Mettre en place un tableau de bord ClickUp pour suivre en temps réel vos objectifs de recrutement intégrant l'IED

Vous pouvez utiliser les Tableaux blancs ClickUp pour créer des organigrammes afin de définir et documenter votre processus de recrutement, en veillant à ce que tout le monde soit sur la même page. ClickUp Brain , l'assistant IA intégré, peut vous aider à éliminer les préjugés humains en rédigeant des descriptions de poste inclusives et en sélectionnant à l'aveugle les CV.

Et vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour élaborer des rubriques d'entretien standardisées afin de garantir une évaluation équitable et cohérente.

Pour finir, Tableaux de bord ClickUp vous aident à suivre chaque étape du processus de recrutement avec ses indicateurs pertinents.

11. Créer un environnement de travail connecté

Avec ClickUp Brain grâce à ClickUp Brain, vous pouvez poser des questions sur n'importe quel travail au sein de ClickUp ou en connexion avec ClickUp et obtenir des réponses précises et contextuelles en quelques secondes.

Soyez connecté aux tâches, aux discussions et aux personnes avec lesquelles vous souhaitez communiquer grâce à ClickUp Brain

Voici comment il peut vous aider :

• Gestion de projet par IA: Automatisez les tâches de routine telles que les mises à jour de la progression, les résumés rapides et les rapports de statut. Cela réduit le temps consacré aux mises à jour manuelles et améliore l'alignement et la collaboration de l'équipe
• AI Writer for Work: Créez du contenu rapidement et avec précision. Qu'il s'agisse de rédiger des e-mails, de créer des forfaits de projet ou de générer des notes de réunion, l'AI Writer for Work adapte sa production à vos besoins spécifiques, en garantissant la cohérence et la clarté de l'ensemble des communications
• Intégration transparente: Profitez d'un environnement de travail efficace et connecté sans perturbations puisque l'IA est intégrée à la plateforme pour une expérience fluide
• Collaboration améliorée: Assurez-vous que tous les membres de l'équipe accèdent aux mêmes informations et mises à jour. Cette transparence et ce contexte partagé améliorent la collaboration, car chacun contribue plus efficacement et reste informé de la progression du projet
• Mises à jour en temps réel : Gardez tout le monde informé sans réunions constantes ou vérifications manuelles. Cette fonctionnalité permet aux équipes de rester concentrées sur leurs tâches tout en s'alignant sur les objectifs globaux du projet

Stimulez l'esprit d'équipe et brisez les silos avec ClickUp

Les silos peuvent s'avérer être l'un des plus grands obstacles à la progression dans toute organisation. Lorsque les équipes travaillent de manière isolée, cela crée des barrières de communication qui conduisent à des inefficacités, à des opportunités manquées et à la duplication du travail.

Le manque de visibilité sur ce que font les autres départements fait qu'il est plus difficile pour les parties prenantes concernées de rester alignées et étouffe l'innovation.

ClickUp, la plateforme tout-en-un de gestion de projet, peut vous aider à surmonter le travail en silos. Elle facilite le travail d'équipe interfonctionnel en encourageant la collaboration et la transparence.

Dans ClickUp, les employés des différentes équipes peuvent suivre les tâches, fixer des objectifs et partager des paramètres. Grâce à des fonctionnalités telles que des outils de vidéoconférence et de discussion intégrés, les réunions se déroulent de manière transparente, quel que soit le lieu où se trouve votre équipe.

Donc s'inscrire à ClickUp dès aujourd'hui et brisez ces silos !