Voici une affirmation audacieuse : le travail tel qu'il est pratiqué aujourd'hui est défaillant.
Plus de 60 % de notre temps est perdu à partager, rechercher et mettre à jour des données de projet entre des outils déconnectés. Le résultat ? Une perte de temps et une baisse de productivité.
Cependant, en intégrant des outils de gestion de projet à des plateformes de messagerie instantanée, vous pouvez créer un espace de travail connecté qui centralise les mises à jour, les tâches et les discussions.
Imaginez pouvoir obtenir des informations sur l'échéancier, le statut ou les obstacles d'un projet simplement en posant une question. C'est vraiment pratique !
Dans cet article, nous explorerons comment intégrer des outils de gestion de projet à des plateformes de messagerie et décrirons les étapes nécessaires à ce processus.
Pourquoi l'intégration des outils de gestion de projet aux plateformes de messagerie est-elle importante ?
L'échange suivant sur Reddit entre le fondateur d'une start-up et un professionnel met en évidence les failles de la gestion de projet moderne.
Oui, les tâches dans les messages peuvent se perdre. Mais la question est plutôt de savoir comment éviter cela facilement. Par exemple, je reçois un iMessage avec quelque chose à faire. Quel est votre flux de travail pour transférer cela depuis iMessages vers une application ?
Oui, les tâches dans les messages peuvent se perdre. Mais la question est plutôt de savoir comment éviter cela facilement. Par exemple, je reçois un iMessage avec quelque chose à faire. Quel est votre flux de travail pour transférer cela depuis iMessages vers une application ?
C'est le fossé quotidien que les chefs de projet identifient entre les outils de communication et les logiciels de gestion de projet, qui conduit à ce que des actions importantes restent bloquées dans des fils de discuter.
La solution à ce problème consiste à intégrer votre outil de gestion de projet aux plateformes de messagerie, ce qui résout trois problèmes majeurs :
✅ Centralisez toutes les communications dans des canaux dédiés, ce qui facilite le suivi de la progression et permet de rester aligné.
✅ Réduisez les changements de contexte en gérant les mises à jour, en créant des forfaits de projet, en attribuant des tâches et en accédant aux fichiers sans quitter votre plateforme de communication.
✅ Transférez les notifications automatisées de votre logiciel de gestion de projet vers des applications de messagerie pour rester informé des échéances, réduire les tâches répétitives, les blocages ou les changements de tâches.
✅ Améliorez l'engagement des parties prenantes en leur offrant une visibilité sur l'avancement du projet et en gérant les mises à jour directement via des canaux familiers.
✅ Favorisez la collaboration sur le lieu de travail en donnant à toute l'équipe accès à des mises à jour et des documents de partage en un seul endroit.
📮 ClickUp Insight : environ 41 % des professionnels préfèrent la messagerie instantanée pour communiquer au sein de leur équipe. Bien qu'elle permette des échanges rapides et efficaces, les messages sont souvent dispersés entre plusieurs canaux, fils de discussion ou messages directs, ce qui rend plus difficile la récupération des informations par la suite.
Avec une solution intégrée telle que ClickUp Chat, vos fils de discussion sont mapper à des projets et tâches spécifiques, ce qui permet de conserver vos discussions dans leur contexte et de les rendre facilement accessibles. Découvrez-la en action ici. 👇🏼
Plateformes de messagerie courantes à intégrer
Les chats ont plus de valeur que nous ne leur accordons souvent du crédit.
Ce sont des espaces où les plans changent, les priorités évoluent et les objectifs des projets sont redéfinis. Lorsque ces discussions ne sont pas consignées, cela crée un décalage entre les équipes et la direction.
C'est pourquoi l'intégration des plateformes de messagerie les plus efficaces est importante pour une coordination en temps réel. Voici les plateformes les plus courantes sur lesquelles vous devez vous concentrer :
1. Microsoft Teams (idéal pour les flux de travail Microsoft 365 unifiés)
Pour les entreprises qui évoluent dans l'écosystème Microsoft, Teams offre le niveau d'intégration le plus poussé. Pour intégrer des outils tels que Project for the web ou Planner, il vous suffit de les ajouter sous forme de nouvel onglet directement dans un canal d'équipe.
Cela transforme le canal en une véritable hub de projet où votre stockage de fichiers (OneDrive/SharePoint), vos discussions et la liste officielle des tâches se trouvent tous sur le même écran. L'objectif est l'unité totale : vous n'avez jamais à quitter l'interface Teams pour mettre à jour le statut d'une tâche ou vérifier une feuille de route.
Les meilleures fonctionnalités de Microsoft Teams
- Intégration approfondie de M365 pour une co-création fluide de fichiers et une synchronisation du calendrier avec Outlook
- Fonctionnalités de sécurité et de conformité de niveau entreprise requises par les secteurs réglementés
- Communication unifiée combinant discuter persistant, conférence vidéo et solution de téléphonie complète basée sur le cloud (avec Teams Phone)
- Productivité optimisée par l'IA grâce à Microsoft Copilot pour les résumés de réunion et l'extraction automatisée des actions à mener
Limites de Microsoft Teams
- Courbe d'apprentissage abrupte en raison de la structure complexe à plusieurs niveaux des Teams, des canaux et des discuter
- L'application peut être gourmande en ressources, ce qui peut ralentir les performances et augmenter l'utilisation de la mémoire.
- Pour une expérience optimale, il est souvent préférable d'utiliser l'application de bureau, car la version navigateur peut présenter des fonctionnalités limitées.
- La version gratuite impose des limites de temps strictes pour les réunions de groupe et des plafonds de stockage plus bas.
Tarifs Microsoft Teams
- Disponible dans le cadre de l'abonnement Microsoft 365.
Évaluations et avis sur Microsoft Teams
- G2 : 4,4/5 (plus de 10 000 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 6 000 avis)
Que pensent les utilisateurs réels de Microsoft Teams ?
Un avis d'utilisateur dit :
Grâce à cette plateforme, vous pouvez passer des visio-conférences et organiser des réunions pour le travail ou les études. Elle vous permet également de partager des fichiers, de gérer des tâches et de coordonner des calendriers avec vos collègues, le tout dans une seule et même application. À mon avis, elle est particulièrement bien adaptée à la planification de réunions de travail lorsqu'une équipe doit se réunir à distance, ce qui évite de se rendre au bureau. Elle est particulièrement utile lorsque les participants se trouvent dans différents emplacements du monde, car elle permet d'économiser du temps et de l'argent. Microsoft Teams est assez facile à utiliser et présente un aspect esthétique.
Grâce à cette plateforme, vous pouvez passer des visio-conférences et organiser des réunions pour le travail ou les études. Elle vous permet également de partager des fichiers, de gérer des tâches et de coordonner des calendriers avec vos collègues, le tout dans une seule et même application. À mon avis, elle est particulièrement bien adaptée à la planification de réunions de travail lorsqu'une équipe doit se réunir à distance, ce qui évite de se rendre au bureau. Elle est particulièrement utile lorsque les participants se trouvent dans différents emplacements du monde, car elle permet d'économiser du temps et de l'argent. Microsoft Teams est assez facile à utiliser et présente un aspect esthétique.
💡 Conseil de pro : vous souhaitez améliorer la communication et la collaboration au sein de votre équipe ? Le blog Microsoft Teams Pros and Cons analyse ce qui fonctionne et ce à quoi vous devez faire attention afin de vous aider à choisir la plateforme qui vous convient le mieux en toute confiance.
2. Slack (idéal pour convertir les discussions en tâches)
Slack est très apprécié pour ses intégrations, car cet outil est conçu pour être le système nerveux central de toutes vos applications distinctes. L'intégration avec des outils de gestion de projet tels que Asana, ClickUp ou Jira s'effectue généralement via l'App Directory, en quelques clics seulement.
Le meilleur cas d'utilisation est la conversion d'un chat en action : un membre de l'équipe peut utiliser une commande de raccourci ou une réaction emoji pour transformer instantanément un message (« Quelqu'un peut-il faire le suivi du devis du client ? ») en une carte de tâche, garantissant ainsi que chaque élément à effectuer est enregistré sans quitter le fil de discussion.
Les meilleures fonctionnalités de Slack
- Canaux et fils de discussion pour des discussions organisées et ciblées sur des projets et des sujets
- Extensions d'applications avec des milliers d'applications tierces et un générateur de flux de travail robuste pour l'automatisation
- La connexion Slack offre des canaux de sécurité et dédiés pour collaborer en toute transparence avec des partenaires externes.
- Réunions quotidiennes et Clips permettent d'organiser des réunions audio spontanées et d'envoyer rapidement des messages vidéo/audio enregistrables.
Limites de Slack
- Le forfait Free limite l'historique des messages à 90 jours, rendant les discussions plus anciennes inaccessibles sans mise à niveau.
- Le volume élevé de messages dans les canaux actifs peut entraîner une surcharge d'informations et une distraction.
- La qualité de la voix et de la visio-conférence natives est parfois considérée comme moins robuste que celle des outils dédiés tels que Zoom.
Tarifs Slack
- Gratuit : 0 $ par utilisateur/mois
- Pro : 8,75 $ par utilisateur/mois
- Business+ : 15 $ par utilisateur/mois
- Enterprise Grid : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Slack
- G2 : 4,5/5 (plus de 30 000 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 25 000 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Slack ?
Un avis d'utilisateur dit :
Slack offre une communication avancée, moderne et collaborative qui relie les groupes/équipes de toutes tailles qui ont besoin d'une plateforme facile d'accès pour discuter quotidiennement. La facilité d'intégration a été un facteur déterminant dans notre choix de Slack. Nous nous connectons à Asana pour coordonner la collaboration sur les projets, suivre l'avancement des tâches et gérer l'échéancier des projets. Le service client fournit des conseils utiles pour mettre en œuvre le logiciel sur plusieurs appareils, tels que les ordinateurs de travail et les téléphones personnels, ce qui offre une grande flexibilité d'accès depuis n'importe où. L'utilisation quotidienne de Slack offre divers avantages, tels que le partage précis d'actualités et d'informations, le transfert sécurisé de fichiers et une communication plus rapide.
Slack offre une communication avancée, moderne et collaborative qui relie les groupes/équipes de toutes tailles qui ont besoin d'une plateforme facile d'accès pour discuter quotidiennement. La facilité d'intégration a été un facteur déterminant dans notre choix de Slack. Nous nous connectons à Asana pour coordonner la collaboration sur les projets, suivre l'avancement des tâches et gérer l'échéancier des projets. Le service client fournit des conseils utiles pour mettre en œuvre le logiciel sur plusieurs appareils, tels que les ordinateurs de travail et les téléphones personnels, ce qui offre une grande flexibilité d'accès depuis n'importe où. L'utilisation quotidienne de Slack offre divers avantages, tels que le partage précis d'actualités et d'informations, le transfert sécurisé de fichiers et une communication plus rapide.
📖 À lire également : Les avantages et les inconvénients de Slack au travail
3. Discuter Zoom (idéal pour assurer la visibilité du statut d'un projet entre deux réunions)
Si Zoom est surtout connu pour ses fonctionnalités vidéo, sa fonctionnalité de chat est conçue pour maintenir la dynamique après la réunion. L'intégration avec les outils de gestion de projet s'effectue via la boutique d'applications Zoom.
La méthode d'intégration la plus simple consiste à utiliser Zoom Chat comme centre de notifications : vous connectez des applications telles que Trello ou Asana afin que les mises à jour des tâches (par exemple, « La tâche X est achevée » ou « La date limite a été modifiée ») apparaissent sous forme de notifications en temps réel directement dans votre canal de discussion dédié au projet. Ainsi, l'état d'avancement du projet conserve sa visibilité là où votre équipe discute déjà.
Les meilleures fonctionnalités de Zoom Discuter
- Intégration transparente des réunions pour transformer instantanément n'importe quel discuter en réunion vidéo ou visio-conférence
- Discuter et canaux persistants pour des discussions organisées avec une fonctionnalité de recherche complète et des réponses en fil de discussion.
- Intégration d'AI Companion pour des résumés alimentés par l'IA de longs fils de discussion et des actions automatisées
- Intégration avec Zoom Document et Tasks, permettant de convertir directement les messages de discuter en éléments de projet collaboratifs.
Limites de Zoom Discuter
- La fonction de messagerie est plus performante et plus rentable lorsqu'elle est associée ou utilisée avec d'autres outils Zoom Workplace.
- L'écosystème d'applications est moins étendu et moins mature que les bibliothèques proposées par des concurrents tels que Slack et Teams.
- Il est encore principalement perçu comme un outil de conférence vidéo, ce qui explique l'évaluation faible de sa fonction de discuter.
Tarifs de Zoom Discuter
- Basique (gratuit)
- Pro : 13,33 $ par utilisateur/mois
- Entreprise : 18,32 $ par utilisateur/mois
- Business Plus / Entreprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Zoom Discuter
- G2 : 4,5/5 (plus de 40 000 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 10 000 avis)
Que pensent les utilisateurs réels de Zoom Chat pour discuter ?
Un avis d'utilisateur dit :
Au sein de notre organisation, nous avons fait de Zoom Workplace le pilier de nos efforts de collaboration numérique. La plateforme nous permet de passer facilement des réunions vidéo aux environnements de travail partagés et aux tâches de gestion de projet, tout en conservant le contexte de nos discussions. Grâce à cette intégration, nous ne sommes plus confrontés à la fragmentation des outils qui perturbait autrefois notre productivité.
Au sein de notre organisation, nous avons fait de Zoom Workplace le pilier de nos efforts de collaboration numérique. La plateforme nous permet de passer facilement des réunions vidéo aux environnements de travail partagés et aux tâches de gestion de projet, tout en conservant le contexte de nos discussions. Grâce à cette intégration, nous ne sommes plus confrontés à la fragmentation des outils qui perturbait autrefois notre productivité.
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4. Discord (idéal pour les alertes de statut simples et immédiates sur les équipes distribuées)
Discord est informel mais puissant pour une communication rapide, et son intégration repose généralement sur des outils d'automatisation tels que Zapier ou des webhooks personnalisés.
Comme il ne dispose pas de l'énorme répertoire d'applications natives de Slack, l'intégration implique souvent la mise en place d'un système à sens unique : lorsqu'une tâche est mise à jour dans votre outil de gestion de projet (comme ProjectManager ou Trello), un simple message de notification est automatiquement envoyé vers un canal Discord spécifique.
Cette solution est idéale pour les équipes décentralisées qui ont besoin d'alertes de statut légères et immédiates sur leur plateforme de communication préférée.
Les meilleures fonctionnalités de Discord
- Les canaux vocaux toujours actifs permettent aux utilisateurs de se connecter instantanément pour le travail ou poser des questions rapides.
- Historique des messages illimité dans le cadre du forfait Free, un avantage clé par rapport à la concurrence
- Des outils axés sur la communauté qui utilisent un système de rôles sophistiqué pour gérer de grands groupes et attribuer des permission granulaires.
- Partage multimédia de haute qualité offrant l'assistance au streaming HD et au partage d'écran avec une faible latence
Limites de Discord
- Le manque d'orientation entreprise signifie que son image de marque, sa terminologie et son atmosphère sont souvent inappropriées dans les paramètres formels.
- Intégrations d'entreprise officielles limitées avec les principaux outils CRM, RH et de gestion de projet
- Les restrictions de taille de fichier sont faibles dans le cadre du forfait Free (25 Mo) et limitées même dans les forfaits payants.
- Les offres en matière de sécurité et de conformité ne sont pas au niveau des outils destinés aux entreprises tels que Slack et Teams.
Tarifs Discord
- Free
- Nitro basic : 2,99 $ par mois
- Nitro : 9,99 $ par mois
Évaluations et avis sur Discord
- G2 : 4,6/5 (plus de 1 200 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 100 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Discord ?
Un avis d'utilisateur dit :
Discord est une porte ouverte sur des possibilités infinies. Il existe littéralement des milliers et des milliers de serveurs auxquels vous pouvez vous connecter, le programme étant le point central de tout cela. Je vous garantis qu'il existe un serveur pour tout ce qui vous intéresse, que ce soit en matière de jeux, de sports, de musique ou de tout autre intérêt. Jeux, sports, musique, il y a un serveur pour tout. C'est vraiment le successeur spirituel de la messagerie instantanée ! Vous pouvez y lier vos réseaux sociaux. Vous pouvez y lier votre e-mail. Discord offre une assistance à ceux qui en ont besoin ET il est facile à utiliser. Tout cela est entièrement gratuit ! Vous n'avez rien à payer pour utiliser Discord !
Discord est une porte ouverte sur des possibilités infinies. Il existe littéralement des milliers et des milliers de serveurs auxquels vous pouvez vous connecter, le programme étant le point central de tout cela. Je vous garantis qu'il existe un serveur pour tout ce qui vous intéresse. Jeux, sports, musique, il y a un serveur pour tout. C'est vraiment le successeur spirituel de la messagerie instantanée ! Vous pouvez lier vos réseaux sociaux. Vous pouvez lier votre e-mail. Discord offre une assistance à ceux qui en ont besoin ET il est facile à utiliser. Tout cela est entièrement gratuit ! Vous n'avez rien à payer pour utiliser Discord !
5. Google Chat (idéal pour la création de tâches contextuelles dans Google Workspace)
L'intégration avec Google Chat est plus efficace lorsque vous exploitez les fonctionnalités d'automatisation disponibles dans l'ensemble de Google Workspace ou que vous vous connectez via des outils tels que Zapier. L'objectif est de maintenir les discussions relatives au projet liées à vos documents et tâches. Vous pouvez configurer des « espaces » (discussions de groupe) pour des projets spécifiques et inviter des « bots » à gérer les intégrations.
La fonction clé est la synchronisation des données : un bot peut automatiquement mettre à jour une tâche dans Asana chaque fois qu'une commande est émise dans l'espace de discussion, ou il peut publier une notification lorsqu'un document clé est modifié dans Google Drive, garantissant ainsi que la discussion et le travail sont toujours connectés.
Les meilleures fonctionnalités de Google Discuter
- Intégration native de Google Workspace pour une connexion instantanée à Drive, Docs et Meet.
- L'expérience Gmail unifiée signifie que vous pouvez discuter directement dans l'onglet Web Gmail.
- L'historique des messages toujours accessible fournit un historique illimité et consultable des discussions, sans frais supplémentaires.
- La recherche et les résumés basés sur l'IA utilisent Gemini AI pour fournir des résumés de discussion et améliorer la fonction de recherche.
Limites de Google Discuter
- Valeur autonome à limite, car son plein potentiel présente une dépendance forte envers l'utilisation par l'utilisateur d'autres produits Google Workspace.
- L'écosystème d'applications est nettement plus petit et moins mature que ceux proposés par Slack et Teams.
- L'interface est souvent considérée comme plus utilitaire et moins personnalisable ou visuellement attrayante que celle de Slack.
- La collaboration avec des invités externes doit se faire dans un « espace » distinct plutôt que dans la section principale du chat.
Prix de Google Discuter
- Free
- Business Starter : 6 $ par utilisateur/mois
- Tarif standard : 12 $ par utilisateur/mois
- Business Plus : 18 $ par utilisateur/mois
Évaluations et avis sur Google Discuter
- G2 : 4,5/5 (plus de 1 500 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 350 avis)
Que pensent les utilisateurs réels de Google Chat pour discuter ?
J'apprécie vraiment la façon dont tout est connecté et facile à utiliser dans Google Workspace. Le fait d'avoir Gmail, Drive, Docs, Google Meet et Calendar sur une seule et même plateforme facilite grandement la collaboration. Ce que j'aime le plus, c'est que plusieurs personnes peuvent effectuer des modifications en cours de fichiers en temps réel et que tout est automatiquement enregistré dans le cloud. Cela m'aide également à m'organiser lorsque je travaille avec mon équipe.
J'apprécie vraiment la façon dont tout est connecté et facile à utiliser dans Google Workspace. Le fait d'avoir Gmail, Drive, Docs, Google Meet et Calendar sur une seule et même plateforme facilite grandement la collaboration. Ce que j'aime le plus, c'est que plusieurs personnes peuvent effectuer des modifications en cours de fichiers en temps réel et que tout est automatiquement enregistré dans le cloud. Cela m'aide également à m'organiser lorsque je travaille avec mon équipe.
💡 Conseil de pro : si le fait de passer de Google Chat à d'autres applications ralentit votre équipe, les alternatives à Google Chat pour améliorer la communication au sein de l'équipe vous présentent des outils plus rapides et plus intégrés qui aident les équipes à distance à gérer les mises à jour, les commentaires et les fichiers en un seul endroit.
6. RingCentral (idéal pour établir la connexion des appels du client et leur contexte aux tâches internes)
La force de RingCentral réside dans l'unification de toutes les communications externes et internes (téléphone, vidéo et discuter). Son objectif d'intégration est de garantir que les communications avec les clients ou prospects capturées par téléphone ou SMS ne soient jamais déconnectées de la gestion interne des tâches.
Vous connectez RingCentral à des outils de gestion de projet et de CRM tels que Jira ou ClickUp afin que les actions soient automatiquement enregistrées : par exemple, un message vocal lié à un projet peut déclencher une nouvelle tâche dans Jira, ou une note prise lors d'un appel client peut être enregistrée comme commentaire sur une tâche dans ClickUp. Cela permet de boucler la boucle entre le dialogue externe et les actions internes.
Les meilleures fonctionnalités de RingCentral
- De véritables communications unifiées combinant un système téléphonique professionnel complet (VoIP), une messagerie d'équipe et des réunions vidéo HD sur une seule plateforme.
- Fonctionnalités téléphoniques d'entreprise, notamment la gestion avancée des appels, le SVI, la surveillance des appels et l'analyse complète des activités commerciales.
- Gestion intégrée des tâches et des notes pour créer et attribuer des tâches directement dans les discussions d'équipe pour discuter
- Vidéo haute qualité et fonctionnalités IA telles que la transcription en direct, les informations en temps réel et le tableau blanc
Limites de RingCentral
- Coût initial plus élevé, car il n'existe pas de véritable forfait gratuit et les forfaits payants commencent généralement à un prix par utilisateur plus élevé.
- L'interface pour discuter est souvent considérée comme moins aboutie et moins intuitive que celle des plateformes de discuter dédiées telles que Slack.
- L'accès aux fonctionnalités par niveaux signifie que les fonctionnalités essentielles pour les entreprises, telles que les intégrations CRM, sont strictement réservées aux forfaits Advanced et Ultra, plus onéreux.
Tarifs RingCentral
- Core : 20 $ par utilisateur/mois
- Avancé : 25 $ par utilisateur/mois
- Ultra : 35 $ par utilisateur/mois
Évaluations et avis sur RingCentral
- G2 : 4,4/5 (plus de 150 avis)
- Capterra : pas assez d'avis
Que disent les utilisateurs réels à propos de RingCentral ?
Un avis d'utilisateur dit :
Le gestionnaire de tâches me permet de surveiller efficacement les flux de travail entre les différents services et équipes. Les fonctionnalités de réunion sont exactement ce dont nous avons besoin pour maintenir notre élan sur le plan commercial. J'apprécie vraiment la fonctionnalité de discuter, et les GIF ajoutent une touche amusante et légère. L'accès à un large intervalle d'options téléphoniques et IVR nous permet de continuer à nous développer sans jamais manquer un appel. Le service client est joignable par téléphone ou par ticket. Il est toujours aimable et minutieux.
Le gestionnaire de tâches me permet de surveiller efficacement les flux de travail entre les différents services et équipes. Les fonctionnalités de réunion sont exactement ce dont nous avons besoin pour maintenir notre élan sur le plan commercial. J'apprécie vraiment la fonctionnalité de discuter, et les GIF ajoutent une touche amusante et légère. L'accès à un large intervalle d'options téléphoniques et IVR nous permet de continuer à nous développer sans jamais manquer un appel. Le service client est joignable par téléphone ou par ticket. Il est toujours aimable et minutieux.
Note : toutes les plateformes ci-dessus sont assistées par les plus de 1 000 intégrations de ClickUp, ce qui facilite la connexion des discussions, des réunions et des données de projet en un seul endroit.
Le logiciel tout-en-un ClickUp aide les équipes de projet à améliorer leur collaboration et transforme n'importe quel message en une tâche avec un assigné, une échéance et un contexte directement depuis Slack, Microsoft Teams ou d'autres outils.
Il est très important pour nous d'avoir une visibilité sur les projets qui réponde à tous les styles et préférences d'apprentissage. ClickUp permet également des intégrations avec Slack et Gmail, ce qui nous permet de rationaliser notre travail d'une plateforme à l'autre.
Il est très important pour nous d'avoir une visibilité sur les projets qui réponde à tous les styles et préférences d'apprentissage. ClickUp permet également des intégrations avec Slack et Gmail, ce qui nous permet de rationaliser notre travail d'une plateforme à l'autre.
📖 À lire également : Les meilleures applications de messagerie tout-en-un
Comment intégrer des outils de gestion de projet à des plateformes de messagerie
Vous pouvez établir la connexion entre les discussions et les actions et maintenir une collaboration en temps réel entre toutes les équipes en quelques étapes simples. Voici comment intégrer un outil de gestion des tâches à une plateforme de messagerie sans avoir à tout achever au niveau technique.
Étape 1 : Choisissez le bon outil de gestion de projet
Avant d'envisager des intégrations, la première étape consiste à choisir un outil de gestion de projet efficace qui permettra à votre équipe d'assurer la réussite de ses projets à long terme. Cette décision forme la capacité de votre équipe à collaborer et à s'adapter à mesure que les priorités évoluent.
Selon le rapport Pulse of the Profession du Project Management Institute, les équipes très performantes mettent systématiquement l'accent sur trois éléments : des pratiques de gestion de projet solides, l'adhésion de la direction et une planification agile des ressources 🏆.
Comment cela se traduit-il dans la pratique ?
- Vos managers de projet disposent d'outils qui offrent une assistance pour la prise de décisions en temps réel.
- Les parties prenantes ont une visibilité sur les données, les mises à jour et les risques liés au projet.
- Toute l'équipe peut rapidement réaffecter des ressources ou mettre à jour les priorités sans perdre le contexte.
Tout commence par le choix d'un outil qui permet d'atteindre ce niveau de maturité. Un bon logiciel de gestion de projet doit offrir :
✅ Communication en temps réel et alertes lorsque l'échéancier du projet change ou qu'une tâche est achevée
✅ Possibilité d'attribuer des tâches, de laisser des commentaires et de taguer des membres de l'équipe directement dans les tâches
✅ Intégrations natives avec les outils que votre équipe utilise déjà, tels que Microsoft Teams, Slack et Google Chat pour discuter.
✅ Automatisations qui réduisent le besoin de suivis manuels et de vérifications de statut
Comment faire cela avec ClickUp ? ClickUp est conçu dans un souci de flexibilité. L'intégration ClickUp-Slack vous permet de créer des tâches directement à partir d'un message, d'envoyer automatiquement des mises à jour sur le statut des tâches aux canaux Slack et de lier les discussions à la tâche exacte dont il est question.
Pour les utilisateurs Microsoft, l'intégration de ClickUp dans Microsoft Teams vous permet de consulter les détails des tâches, de publier des mises à jour et même d'afficher la liste des tâches qui vous ont été assignées sans quitter le chat. Grâce à l'intégration de ClickUp dans Google Chat, les équipes reçoivent les notifications relatives aux projets directement dans leur espace de travail, ce qui vous garantit de ne jamais manquer une mise à jour.
👀 Anecdote : la NASA a déjà perdu un orbiteur martien d'une valeur de 125 millions de dollars parce qu'une équipe utilisait le système impérial tandis qu'une autre utilisait le système métrique, ce qui prouve que même les équipes les plus performantes peuvent échouer si elles ne communiquent pas de manière harmonisée.
Étape 2 : Configurer l'intégration
La simplicité des intégrations natives, telles que la connexion d'un outil de gestion de projet à une plateforme de messagerie, est l'une de leurs fonctionnalités les plus attrayantes. Le processus d'installation de base suit quelques étapes universelles, quels que soient les outils que vous connectez :
- Synchroniser et activer : une fois les paramètres définis, vous activez l'intégration et les activités commencent à se synchroniser entre les plateformes.
- Autorisez la connexion : vous devez d'abord vous rendre dans la section Intégrations ou App Marketplace de votre plateforme principale (par exemple, votre outil de gestion de projet) et sélectionner la plateforme de messagerie que vous souhaitez lier.
- Accorder des autorisations : vous autorisez les deux plateformes au partage de données en vous connectant à la plateforme secondaire (par exemple, Slack ou Teams). Cela accorde permission pour des actions telles que la création de tâches ou l'envoi de notifications.
- Définissez la portée (sélection des canaux) : vous choisissez les canaux ou environnements de travail spécifiques où vous souhaitez que les mises à jour des tâches, les rappels ou les actions apparaissent.
- Définissez les actions (mappage des fonctionnalités) : vous décidez ce que vous voulez que la plateforme de messagerie fasse. En exemple, voulez-vous qu'une nouvelle tâche soit créée lorsqu'un message contient un emoji spécifique ? Ou voulez-vous simplement recevoir une notification lorsqu'une échéance n'est pas respectée ?
Examinons les étapes en détail à l'aide d'un exemple : par exemple, si vous souhaitez intégrer ClickUp à Slack :
- Rendez-vous sur la page Intégrations de ClickUp et sélectionnez Slack.
- Autorisez l'environnement de travail que vous souhaitez connecter
- Choisissez les canaux Slack sur lesquels vous souhaitez que les mises à jour des tâches ou les actions apparaissent.
- Décidez ce que vous voulez que Slack fasse (créer de nouvelles tâches, envoyer des rappels ou afficher les mises à jour du projet)
Synchronisez votre activité entre les plateformes
Une fois l'intégration effectuée, vous pouvez taper /clickup new dans n'importe quel canal Slack pour choisir les types d'activités à synchroniser : lorsqu'une tâche est créée, lorsqu'un commentaire est ajouté ou lorsqu'une tâche est en retard. C'est vous qui décidez ce qui est important. Cela signifie moins de bruit, plus de concentration et une équipe toujours informée.
Définissez des déclencheurs intelligents pour automatiser les mises à jour
Le véritable avantage apparaît lorsque vous configurez des déclencheurs.
Vous n'avez pas besoin d'envoyer chaque mise à jour dans le discuter. Vous pouvez plutôt choisir des déclencheurs spécifiques, tels que :
- Une nouvelle tâche est créée dans un projet
- Une date d'échéance est mise à jour ou dépassée
- Quelqu'un ajoute un nouveau commentaire ou fichier
- Une tâche passe à un nouveau statut (par exemple, « En cours de révision » ou « Bloquée »).
Ces déclencheurs permettent à votre équipe de rester informée sans encombrer votre chat de bruit de fond. Par exemple, lors du lancement d'un produit, seuls les blocages urgents ou les tâches en retard peuvent déclencher des alertes dans un canal #launch dédié.
Mapper les canaux aux types de projets pour plus de contrôle
Pour éviter la surcharge de notifications, vous pouvez mapper les canaux Slack à des espaces de projet ou à des types de tâches spécifiques.
Une entreprise peut acheminer tous les commentaires créatifs vers un canal dédié #design-review, tandis que les mises à jour critiques pour le client sont acheminées en privé vers #client-x. De cette façon, chaque équipe ne voit que ce qui la concerne.
Cette fonctionnalité vous permet de gérer des projets complexes, de coordonner les différents services et de structurer et faciliter la recherche dans les communications relatives au projet.
💡 Conseil de pro : si l'absence de suivi des tâches intégré à Slack ralentit votre équipe, consultez les meilleurs concurrents de Slack pour trouver des outils qui vous permettent de discuter, d'attribuer des tâches et de suivre la progression.
Étape 3 : Personnalisez les notifications et les flux de travail
Un trop grand nombre de notifications peut ralentir une équipe. Dès que votre plateforme de messagerie devient un flux constant de notifications, les gens cessent d'y prêter attention.
Automatisez les rituels de communication pour une visibilité en temps réel
Une gestion de projet efficace nécessite que l'équipe dispose d'une visibilité en temps réel sans être distraite par un bruit constant. Vous devez configurer votre intégration pour gérer automatiquement les mises à jour de routine.
Par exemple, lors de la gestion de la planification hebdomadaire des sprints, la meilleure pratique universelle consiste à s'assurer que les développeurs ont une vue claire des changements de statut sans avoir à basculer d'onglet. Avec ClickUp, vous pouvez facilement configurer la plateforme pour publier les changements de statut des tâches directement dans un canal Slack ou Teams partagé, garantissant ainsi à vos développeurs une visibilité en temps réel automatiquement.
Vous souhaitez recevoir un rappel chaque lundi matin pour préparer votre réunion quotidienne ? Un outil de gestion de projet performant devrait pouvoir s'en charger. Dans ClickUp, il vous suffit d'ajouter une automatisation qui crée une checklist, attribue des propriétaires et envoie un message à #sprint-planning avant le début de la réunion.
Voici une brève explication visuelle sur la façon dont ClickUp facilite l'automatisation des flux de travail :
Ces intégrations vont au-delà des simples mises à jour : elles sont également interactives. Les meilleurs outils vous permettent de gérer votre travail à partir de la discussion. Dans Slack ou Teams, vous pouvez utiliser des commandes simples telles que /clickup new pour créer des tâches, attribuer des propriétaires ou définir des dates d'échéance, le tout dans la fenêtre de chat.
👀 Anecdote : le Big Dig de Boston est un exemple classique de mauvaise gestion de la portée d'un projet. La construction de l'autoroute souterraine de la ville a pris 9 ans de plus que prévu, a coûté 12 milliards de dollars de plus que prévu et est devenue un cas d'étude en gestion de projet sur la manière de ne pas traiter les demandes de modification.
Transformez les commentaires en travail structuré
Pour les équipes créatives ou les agences, les commentaires des clients sont souvent dispersés entre les chats, les e-mails et les appels téléphoniques. Le défi universel consiste à transformer une communication spontanée en une tâche structurée et hiérarchisée. Par exemple, de nombreuses équipes utilisent Discord pour les idées de produits axées sur la communauté.
La solution consiste à capturer les discussions et à les transformer en travail structuré.
En connectant des bots personnalisés à ClickUp, vous pouvez transformer les messages sélectionnés de Discord en tâches structurées, chacune avec une date d'échéance, un contexte et une priorité. Cela permet à vos équipes de rester alignées sur ce qui compte le plus.
Réunissez travail et discuter dans un espace unique
L'objectif ultime de l'intégration est d'éliminer les changements de contexte, c'est-à-dire la nécessité de passer de votre application pour discuter à votre application de travail.
Vous pouvez regrouper vos tâches liées au projet, les mises à jour de l'équipe et la communication sur une seule plateforme avec ClickUp Chat pour discuter.
Avec ClickUp Chat, vous pouvez gérer vos tâches professionnelles et vos communications dans une interface alimentée par l'IA. Au lieu de passer du chat au travail, vous regroupez tout au même endroit, ce qui fait que l'expérience ClickUp vs Slack ressemble moins à un compromis qu'à une mise à niveau.
Le meilleur atout de ClickUp Discuter ? Vous pouvez convertir n'importe quel message en tâche en un seul clic.
Imaginez ceci : votre équipe produit signale un bug critique lors d'un discuter. Avec ClickUp Chat, vous pouvez instantanément transformer ce message en une tâche de correction de bug et envoyer des mises à jour automatiques directement à votre canal QA Teams.
Cela permet aux testeurs de rester informés sans que personne n'ait à copier-coller les mises à jour entre les différents outils. Il s'agit d'un petit changement qui élimine les tâches fastidieuses et permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde, le tout dans un seul environnement de travail.
De plus, vous pouvez lier des fils de discussion à des tâches, taguer des membres de l'équipe et même laisser ClickUp Brain suggérer des suivis, résumer les discussions et créer automatiquement des actions à mener.
Vous pouvez également organiser les discussions par équipes ou par espaces, afin de regrouper les discussions et les documents connexes au même endroit. Si quelqu'un mentionne un fichier ou un délai non respecté dans une discussion, vous pouvez immédiatement récupérer la tâche correspondante et mettre à jour son statut.
Configurez des agents IA pour gérer les processus récurrents
Vous souhaitez automatiser davantage tous les processus ci-dessus ? Les outils de gestion de projet les plus avancés utilisent désormais l'IA pour faire avancer le travail sans intervention humaine.
Les agents IA de ClickUp ont été spécialement conçus pour gérer cela et bien plus encore :
- Résumer les discussions et les documents : comprenez instantanément l'essentiel des longs fils de discussion ou des documents.
- Création automatique d'éléments : transformez les notes de réunion ou les messages de discuter en tâches exploitables en un seul clic.
- Suggestions de suivi : ClickUp Brain recommande les prochaines étapes en fonction de vos discussions.
- Automatisez les flux de travail répétitifs : les agents IA peuvent attribuer des tâches, mettre à jour les statuts et envoyer des notifications automatiquement.
- Répondez aux questions relatives à l'espace de travail : interrogez ClickUp Brain sur le statut des projets, les échéances ou même les bonnes pratiques en matière d'espace de travail.
📖 À lire également : Comment utiliser Slack pour la gestion de projet
Défis courants et comment les surmonter
L'intégration d'outils de gestion de projet à des plateformes de messagerie d'entreprise, telles que Slack ou Microsoft Teams, peut également présenter quelques inconvénients. Ces problèmes peuvent ralentir les équipes s'ils ne sont pas résolus.
Voici comment repérer les problèmes.
Surcharge d'informations
Lorsque chaque commentaire sur une tâche, chaque changement de statut et chaque achèvement de projet déclenche une notification dans le canal de discussion principal, chaque membre de l'équipe reçoit en moyenne des centaines de notifications inutiles par jour. Cela conduit à une fatigue des notifications, où les alertes clés concernant les tâches bloquées ou les délais manqués sont complètement ignorées.
✅ Solution : configurez des notifications filtrées et utilisez des canaux dédiés uniquement aux mises à jour du projet, afin de concentrer la communication et de réduire le bruit.
Perte de contexte
Si une décision concernant une modification de conception est prise dans un message direct et que les fichiers sont partagés dans un e-mail séparé, le gestionnaire de projet perd 15 à 20 minutes de temps de productivité à essayer de reconstituer le fil de la discussion. Cela crée des silos de connaissances et retarde considérablement l'intégration des nouveaux membres de l'équipe qui ne peuvent pas facilement trouver le contexte historique.
✅ Solution : intégrez directement les fils de discussion aux tâches pertinentes du projet à l'aide d'un logiciel de gestion des tâches tel que ClickUp pour lier les discussions aux tâches, fichiers et documents.
Par exemple, Brain MAX est votre assistant de bureau alimenté par l'IA qui facilite la gestion et l'interaction entre vos outils de gestion de projet et vos plateformes de messagerie.
Utilisez Talk-to-Text pour saisir rapidement des instructions, demander des mises à jour sur les projets ou rédiger des messages, et Brain MAX vous fournira des suggestions contextuelles, résumera les mises à jour et vous aidera à automatiser les notifications ou les suivis de routine.
Grâce à une intégration approfondie et à la prise en charge de plusieurs modèles d'IA, Brain MAX rationalise votre flux de travail, assure la cohésion de votre équipe et garantit de synchroniser la communication et le suivi des projets, le tout à partir d'une seule application de bureau unifiée.
Concentration réduite
Des études montrent qu'une seule notification peut perturber la concentration pendant 23 minutes. Lorsque des travaux d'ingénierie ou de création critiques sont constamment interrompus par des notifications inutiles de discuter, la capacité de l'équipe à produire un travail de haute qualité dans des blocs de temps concentrés est gravement compromise, ce qui entraîne des erreurs et des retards.
✅ Solution : utilisez la communication asynchrone et programmez des alertes lors de moments clés, tels que les changements de statut ou les jalons du projet.
📖 À lire également : Modèles gratuits de forfaits de communication de projet
Complexité de l'intégration
S'appuyer sur du code personnalisé ou des flux de travail Zapier complexes pour combler les lacunes en matière de communication crée une « fragilité de l'intégration ». Lorsqu'une plateforme met à jour son API, la connexion personnalisée est interrompue, ce qui nécessite l'intervention d'un développeur pour la réparer et laisse l'équipe désynchronisée pendant des heures, voire des jours. L'intégration, qui permettait auparavant de gagner du temps, devient alors un handicap.
✅ Solution : choisissez un outil de gestion de projet tel que ClickUp, qui offre plus de 1 000 intégrations et une assistance préconfigurée de Slack, Teams et Discord afin d'éviter tout problème d'installation. Découvrez à quel point l'exécution des projets est fluide avec ClickUp. 👇🏼
Problèmes de sécurité
Si les permissions d'accès ne sont pas strictement contrôlées, synchroniser une tâche avec un canal de discuter public pourrait exposer les noms confidentiels des clients, les chiffres budgétaires internes ou les données exclusives à des utilisateurs non autorisés. Il s'agit d'un risque grave en matière de conformité, en particulier pour les secteurs soumis à des réglementations telles que HIPAA ou GDPR.
✅ Solution : appliquez des contrôles d'accès, limite les permissions et utilisez des applications de communication d'équipe fiables qui privilégient la sécurité.
👀 Anecdote : la capitulation officielle du Japon lors de la Seconde Guerre mondiale n'a pas été communiquée correctement à certaines troupes, qui n'ont pas reçu le mémo et ont continué à se battre pendant plusieurs jours. Une communication claire permet vraiment de sauver des vies.
Manque de compte
Lorsqu'un chef de produit accepte un élément dans un fil de discussion, mais que celui-ci n'est pas immédiatement converti en tâche avec un assigné, la probabilité que ce travail soit un jour achevé peut considérablement diminuer. Cela entraîne des livrables manqués, des cycles de reproches et une perte de temps lors des réunions de suivi visant à déterminer qui a échoué.
✅ Solution : attribuez des tâches et suivez leur progression directement à partir des messages, en vous assurant que chaque élément a un propriétaire, une date d'échéance et une visibilité dans l'outil de gestion de projet.
Données incohérentes
Si un chef de projet met à jour le statut d'une tâche dans ClickUp, mais que la notification qui arrive dans Slack est retardée ou incomplète, les membres de l'équipe commencent à agir sur la base d'informations obsolètes. Cela conduit les développeurs à travailler sur une tâche déjà achevée ou les responsables à fournir des rapports sur un projet comme étant en retard alors que le statut a en réalité été corrigé, ce qui entraîne un chaos interne et une mauvaise allocation des ressources.
✅ Solution : utilisez des intégrations qui permettent de synchroniser en temps réel les plateformes, afin que les chefs de projet et les équipes aient toujours accès à des informations actualisées sur les projets.
📖 À lire également : Meilleures intégrations d'application Slack
Gardez votre équipe en connexion, à la manière de ClickUp
Des outils déconnectés ralentissent les équipes. Lorsque vos applications de messagerie et vos outils de gestion de projet ne communiquent pas entre eux, les enjeux sont importants.
En intégrant des plateformes de messagerie telles que Slack, Teams ou Discord à vos flux de travail de gestion de projet, vous offrez à votre équipe la clarté, la rapidité et l'alignement dont elle a besoin pour avancer plus vite.
ClickUp est conçu pour faciliter cette intégration. Avec plus de 1 000 intégrations, y compris la prise en charge native de toutes les principales applications de messagerie, ClickUp vous permet de gérer des projets, de communiquer avec votre équipe et d'automatiser les flux de travail.
Qu'il s'agisse de créer des tâches à partir d'un chat, de synchroniser les mises à jour d'un projet ou d'utiliser l'IA pour résumer et attribuer des éléments, ClickUp vous aide à passer d'un système dispersé à un système organisé.
Prêt à regrouper votre travail et vos communications ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp!
Foire aux questions (FAQ)
Les meilleurs outils pour l'intégration Slack sont ceux qui offrent des mises à jour en temps réel, une gestion visuelle des tâches et des fonctionnalités interactives directement dans le chat. ClickUp est une option remarquable, car il vous permet de créer et de gérer des tâches sans quitter Slack. Il réduit le nombre de changements d'onglets et permet à votre équipe de rester alignée dans un seul environnement de travail.
Avec ClickUp, vous pouvez transformer n'importe quel message en tâche en tapant la commande slash /clickup new dans Slack. Cela vous permet d'attribuer des propriétaires, de fixer des délais et d'ajouter des détails sans quitter le chat. Vous pouvez également faire la même chose dans ClickUp Chat en un seul clic.
Oui, ClickUp vous permet de connecter plusieurs canaux Slack ou espaces de messagerie à différents projets et types de tâches. Vous pouvez mapper des canaux spécifiques au travail des clients, aux mises à jour internes ou aux équipes interfonctionnelles. Cette méthode garantit que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment.
La meilleure plateforme est celle qui combine communication, tâches, documents et objectifs en un seul endroit. ClickUp rassemble tout, de la planification de projet à la messagerie en temps réel, afin que les équipes restent connectées et productives. Elle prend également en charge les intégrations avec Slack, Teams et Discord pour s'adapter au mode de fonctionnement de votre équipe.