Qu'est-ce que l'activation d'évènements ? Stratégies, exemples et outils pour stimuler l'engagement

Tout évènement de réussite, qu'il s'agisse d'un lancement de produit, d'une conférence ou d'un atelier virtuel, commence bien avant l'arrivée du premier participant.

La véritable magie réside dans la manière dont l'évènement est activé : la façon dont les équipes forfaitaires, d'automatisation et de coordination coordonnent tout, du marketing au suivi post-évènement.

Traditionnellement, l'activation d'évènements impliquait de rassembler d'innombrables éléments mobiles, feuilles de calcul, listes de tâches, e-mails de fournisseurs et rappels manuels. Mais avec l'essor de la gestion d'évènements par IA, les règles du jeu ont changé.

S'éloignant des flux de travail fragmentés, l'automatisation des évènements par l'IA exploite les données, les informations prédictives et la collaboration en temps réel pour organiser des évènements plus efficaces et plus attrayants.

Des recherches récentes montrent que les organisations qui intègrent l'IA et les opérations automatisées sont nettement mieux équipées pour croître. Par exemple, un sondage mondial mené par McKinsey & Company a révélé que seulement 58 % des organisations marketing évaluent leurs propres opérations comme matures, ce qui indique un écart important entre leurs ambitions et leurs capacités.

Dans le contexte des évènements, cela se traduit par moins d'erreurs, une meilleure expérience pour les participants et une amélioration mesurable du retour sur investissement. Apprenons comment renforcer l'engagement des participants en créant des expériences de marque immersives grâce à l'IA et en stimulant ces précieuses activations de marque !

Qu'est-ce que l'activation d'évènements par /IA ?

L'activation d'évènements par l'IA désigne l'utilisation de l'IA pour planifier, exécuter et optimiser des évènements, depuis la logistique et le marketing avant l'évènement jusqu'à l'analyse et l'évaluation après l'évènement. Elle combine l'automatisation, l'analyse prédictive et l'orchestration des flux de travail pour aider les équipes à éliminer la coordination manuelle, à suivre les performances en temps réel et à personnaliser l'engagement des participants.

En termes plus simples, l'activation d'évènements par l'IA établit la connexion entre les personnes, les processus et les données.

Cela garantit que chaque décision, de la budgétisation à l'attribution des tâches en passant par les e-mails de suivi, est fondée sur des données et synchronisée entre les équipes. Pourquoi est-ce important ? La planification manuelle d'évènements nécessite souvent des centaines d'heures de travail dans tous les services.

Les outils d'IA peuvent aider à gagner du temps : les équipes qui utilisent des plateformes d'opérations marketing indiquent qu'environ 65 % des données restent sous-utilisées au sein de leur organisation.

Ce qui se cache dans les données, c'est exactement le type d'informations dont les équipes ont besoin pour offrir une expérience plus personnalisée. 71 % des responsables marketing B2C affirment que la personnalisation est importante, mais beaucoup ont du mal à la mettre en œuvre à grande échelle.

Lorsqu'elle est correctement terminée, l'activation d'évènements par l'IA crée une boucle d'apprentissage continue : chaque évènement fournit des informations utiles pour le suivant, ce qui permet d'améliorer l'efficacité et l'engagement au fil du temps.

📖 Pour en savoir plus : Comment mener des campagnes marketing avec l'IA : guide pratique

Activation d'évènements par /IA ou activation traditionnelle : quelle est la différence ?

Les activations d'évènements traditionnelles offrent ce qui est prévu. Elles sont guidées par des scripts prédéfinis, des calendriers statiques et des hypothèses sur ce à quoi le public réagira.

Une fois lancée, il y a peu de place pour l'adaptation, et la réussite dépend en grande partie des prévisions faites des semaines ou des mois auparavant.

L'activation basée sur l'IA fournit ce dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin.

Cela va au-delà de la simple exécution, en analysant le comportement du public en direct, les signaux émotionnels et les facteurs contextuels, tels que les taux d'engagement, le temps passé sur le site ou même le sentiment qui se dégage des discussions sur les réseaux sociaux, afin d'affiner l'expérience au fur et à mesure qu'elle se déroule.

Des études montrent une augmentation de 41 % d'une année sur l'autre du nombre de spécialistes du marketing utilisant l'IA pour l'activation de campagnes en direct, soulignant ainsi le passage d'une conception statique des évènements à un engagement dynamique, basé sur les données. Le résultat est une nouvelle norme en matière de performance évènementielle, où chaque instant est mesuré et chaque décision est prise en fonction d'informations plutôt que d'intuitions.

Aspect	Activation de l'évènement traditionnel	Activation d'évènements par /IA
Planification	Coordination manuelle via des feuilles de calcul et des e-mail	Planification automatisée, suivi des dépendances et allocation des ressources
Utilisation des données	Utilisation minimale des données des participants ; prise de décision réactive	Informations prédictives basées sur le comportement et l'historique des participants
Communication	Mises à jour déconnectées par e-mail ou discuter	Collaboration centralisée grâce à l'automatisation du flux de travail évènementiel
Exécution	Sujets aux retards, aux mises à jour manquées et aux retouches manuelles	Surveillance en temps réel et alertes automatisées pour la prévention des risques
Suivi	Campagnes d'e-mail manuelles et rapports différés	Personnalisation, segmentation et analyse instantanée du retour sur investissement grâce à l'IA

En bref, l'IA transforme l'activation d'évènements d'un processus réactif et chargé de tâches en une opération proactive et guidée par des informations pertinentes.

Les défis de la planification traditionnelle d'évènements

Avant d'approfondir la manière dont l'IA transforme les flux de travail évènementiels, il est utile de comprendre pourquoi les méthodes traditionnelles peinent à s'adapter.

La gestion de projet d'évènement implique souvent plusieurs équipes, le marketing, les opérations, les fournisseurs, les intervenants et la logistique, qui travaillent tous dans des échéanciers serrés et avec des priorités changeantes. Voici les défis les plus courants :

❗️Coordination manuelle entre les équipes

Imaginez que vous essayez d'organiser une conférence avec des dizaines d'éléments à prendre en compte : les horaires des intervenants, les commandes de restauration, les livrables des sponsors et les communications avec les participants. Un message manqué peut signifier qu'un intervenant ne reçoit pas son créneau horaire mis à jour ou qu'un fournisseur se présente avec le mauvais équipement. La marge d'erreur est minime.

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❗️Données fragmentées et silos

Vos numéros d'inscription sont regroupés dans un outil, vos feuilles de calcul budgétaires sont stockées ailleurs et vos analyses marketing sont enfouies dans une autre plateforme. Lorsque vient le moment de présenter des rapports sur les performances d'un évènement ou de prendre une décision rapide, vous devez rassembler des informations provenant de plusieurs sources. Par exemple, un responsable marketing peut avoir du mal à établir la connexion entre les données sur l'engagement des participants et les dépenses de campagne, ce qui rend difficile de prouver le retour sur investissement ou d'ajuster la stratégie à la volée. Par exemple, une étude a révélé que seuls 49 % des spécialistes du marketing estiment être assez ou très efficaces dans l'utilisation des informations basées sur les données pour éclairer leur stratégie.

❗️Suivi lent et occasions manquées

L'évènement prend fin, mais le travail est loin d'être terminé. Les commentaires des participants, les scans de prospects et les indicateurs d'engagement doivent être recueillis et exploités rapidement. Cependant, les processus manuels peuvent prendre des jours (voire des semaines) pour consolider ces informations. À ce moment-là, l'enthousiasme est retombé et les prospects potentiels se sont désintéressés. Une équipe commerciale peut manquer l'occasion de nouer une connexion avec un prospect prometteur simplement parce que les données n'étaient pas prêtes à temps.

❗️Prévision et allocation des ressources inexactes

Sans informations prédictives, les organisateurs d'évènements doivent se fier à leur intuition. 200 ou 500 personnes se présenteront-elles ? Faut-il passer une commande de repas supplémentaires « au cas où » ? Une surestimation entraîne un gaspillage de ressources et un dépassement du budget ; une sous-estimation entraîne de longues files d'attente, des places vides ou des invités mécontents. Par exemple, l'organisateur d'un festival peut surestimer le nombre d'agents de sécurité nécessaires, qui se retrouveront alors pour la moitié sans rien à faire, tandis qu'un autre évènement se retrouvera à court de badges parce que le nombre de participants a été sous-estimé.

❗️Faible visibilité du retour sur investissement

Une fois la poussière retombée, les dirigeants veulent des réponses : qu'est-ce qui a fonctionné ? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Où avons-nous constaté le plus d'engagement ? Mais avec des données dispersées entre les équipes et les outils, les rapports sont souvent incomplets ou incohérents. Un directeur marketing peut recevoir un récapitulatif marketing qui met en avant le buzz sur les réseaux sociaux, tandis que l'équipe opérationnelle se concentre sur les économies réalisées, mais aucun des deux ne brosse un tableau complet. Ce manque d'uniformité dans les rapports rend presque impossible l'identification des véritables facteurs de réussite.

Ces limites sont certes un casse-tête sur le plan opérationnel, mais elles ont aussi un impact sur l'expérience globale des participants. Les outils d'IA répondent directement à ces difficultés en assurant la connexion entre la planification, l'exécution et les analyses post-évènementielles dans un système unifié.

📮ClickUp Insight : 18 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage souhaitent utiliser l'IA pour organiser leur vie à l'aide de calendriers, de tâches et de rappels. 15 % souhaitent que l'IA se charge des tâches routinières et du travail administratif.

À faire, une IA doit être capable de : comprendre les niveaux de priorité de chaque tâche dans un flux de travail, exécuter les étapes nécessaires pour créer ou ajuster des tâches, et mettre en place des flux de travail automatisés.

La plupart des outils ont mis au point une ou deux de ces étapes. Cependant, ClickUp a aidé les utilisateurs à regrouper plus de 5 applications à l'aide de notre plateforme ! Découvrez la planification assistée par l'IA, qui permet d'attribuer facilement des tâches et des réunions aux créneaux disponibles dans votre calendrier en fonction des niveaux de priorité.

Vous pouvez également configurer des règles d'automatisation personnalisées via ClickUp Brain pour gérer les tâches routinières. Dites adieu au travail fastidieux !

Principaux types de stratégies d'activation d'évènements

Les stratégies d'activation évènementielle déterminent la manière dont les marques établissent des connexions avec leur public avant, pendant et après un évènement. Grâce à l'IA, ces stratégies deviennent plus ciblées, mesurables et évolutives.

Voyons comment :

Activaton pré-évènement

Il s'agit de la phase fondamentale : le moment où vous donnez le ton, préparez le public, formez les attentes et créez une dynamique. Sans une activation pré-évènement forte, vous risquez une faible participation, un engagement médiocre ou un public mal aligné.

Ce que l'IA apporte à la table :

Analyse approfondie des données d'audience : les modèles prédictifs permettent d'identifier les personnes susceptibles de s'inscrire, de participer, de s'engager et même de se convertir après l'évènement. Selon une étude, 74 % des spécialistes du marketing affirment que l'IA facilite la planification d'évènements et l'analyse des données.
Personnalisation à grande échelle : la segmentation et la génération de contenu basées sur l'IA vous permettent de créer des invitations sur mesure, des flux d'e-mails dynamiques et des micro-campagnes plutôt que des messages standardisés de la taille d'un pantalon.
Optimisation des ressources : /IA peut effectuer une prévision des dates optimales pour les évènements, des niveaux de dotation en personnel et des allocations budgétaires en se référant aux données historiques des évènements, aux courbes d'inscription et aux conditions externes.

Pourquoi est-ce important ? :

Les évènements en présentiel restent très efficaces : 78 % des organisateurs affirment que les évènements en direct constituent le canal marketing le plus efficace pour leur organisation.
Plus des deux tiers (68 %) des spécialistes du marketing d'évènement estiment que l'IA améliore la cible et la personnalisation de l'audience.
Dans le domaine du B2B, les évènements représentent souvent environ 24 % du budget marketing moyen d'une entreprise pour la génération de demande.

💡 Conseil de pro : utilisez votre activation pré-évènement non seulement pour annoncer l'évènement, mais aussi pour inviter le public à entrer dans une narration : donnez-lui un aperçu de ce qu'il va vivre, de ce qu'il va retirer de l'évènement, de ce que cela représente pour lui. Utilisez ensuite l'IA pour adapter cette narration par segment afin qu'elle trouve un écho différent, par exemple, auprès des cadres supérieurs et des professionnels en début de carrière.

2. Activation sur site ou en direct

Une fois que votre public est sur place (ou connecté virtuellement/hybride), l'accent passe de la préparation à la prestation de l'expérience, à l'ajustement en temps réel et à l'engagement significatif. C'est lors de cette phase que votre évènement va connaître le succès ou l'échec.

Comment l'IA améliore l'activation en direct :

Enregistrement intelligent : l'enregistrement par reconnaissance faciale ou QR code accélère l'entrée, améliore la première impression et réduit les files d'attente.
Analyse en temps réel des sentiments ou de l'engagement : des outils permettent de surveiller en direct les sentiments du public (via des mots-clés, le comportement de discuter et l'analyse de la reconnaissance faciale) et de signaler lorsqu'une session est peu performante ou qu'un segment est très actif.
Allocation dynamique des ressources : les données en temps réel (fréquentation, engagement des sessions, temps de visite) peuvent vous guider : déplacez le personnel vers les zones très fréquentées, prolongez les sessions populaires, retardez celles qui le sont moins.
Flux de travail automatisés : l'IA/l'automatisation garantit une coordination parfaite des tâches, sans rien oublier : coordination des intervenants, transitions entre les sessions, interactions avec les sponsors, capture de contenu.
Réseautage immersif : le jumelage basé sur l'IA met en relation les participants ayant des intérêts similaires, les sponsors ou les conférenciers, améliorant ainsi la qualité des connexions et l'expérience globale.

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Pourquoi est-ce important ? :

Les évènements utilisant des stratégies de « croissance axée sur les évènements » (ELG) ont 75 % plus de chances d'atteindre un taux de croissance supérieur à 50 % en 2023.
Plus de la moitié des organisateurs d'évènements affirment que les évènements en présentiel génèrent le meilleur retour sur investissement.
L'adoption de l'IA par les professionnels de l'évènement est en hausse : dans un ensemble de données, 63 % ont utilisé l'IA pour automatiser les processus d'inscription ou de billetterie.

💡Conseil de pro : avant l'évènement, mappez le « parcours » en direct de vos participants : de l'enregistrement à la participation aux sessions, en passant par les pauses, le réseautage et la capture de contenu. Ensuite, superposez les éléments que vous souhaitez déclencher en temps réel (par exemple, « la participation à la session tombe en dessous de X » → « déclencher un sondage pop-up »). Créez votre tableau de bord opérationnel pour l'évènement avec des alertes basées sur l'IA.

3. Activation post-évènement

L'évènement est peut-être terminé, mais le voyage continue. L'activation post-évènement vous permet de récolter des informations, d'entretenir des relations, de convertir des prospects et d'affiner votre stratégie future. C'est l'occasion de rentabiliser votre investissement et de créer de la valeur à long terme.

Ce que l'IA apporte dans cette phase :

Automatisation du suivi et offres personnalisées : l'IA peut segmenter les participants en fonction de leur niveau d'engagement, de leurs comportements (auxquelles sessions ils ont assisté, quels contenus ils ont téléchargés), puis envoyer des e-mails de remerciement personnalisés, des contenus à la demande ou des offres pertinentes.
Analyse du sentiments et de l'engagement : des modèles d'IA analysent les commentaires, les évaluations des sessions, les discussions sur les réseaux sociaux et les habitudes de consommation de contenu afin de mesurer la satisfaction, d'identifier les détracteurs et d'extraire des informations utiles pour la prochaine fois.
Notation des prospects et modélisation de la conversion : en fonction du comportement lors de l'évènement, l'IA attribue des notes aux prospects, prédit quels participants sont les plus susceptibles de se convertir et les oriente vers le suivi de fidélisation approprié.
Réutilisation du contenu : /IA transforme automatiquement les enregistrements des sessions en résumés, publications sur les réseaux sociaux et résumés de blog, prolongeant ainsi la durée de vie du contenu de l'évènement et stimulant davantage l'engagement.
Optimisation du cycle d'apprentissage : les informations recueillies sont prises en compte dans la planification du prochain évènement. Par exemple, « la session B a suscité peu d'intérêt ; d'après l'analyse des sentiments, nous devrions ajuster le mettre en forme/la durée ».

Pourquoi est-ce important ? :

Une série de données présente des rapports selon lesquels l'analyse basée sur l'IA a amélioré la précision de la mesure du retour sur investissement des évènements de 45 %.
Dans un autre sondage, 55 % des spécialistes de l'évènement estiment que l'IA contribue à l'engagement en temps réel des participants.

💡Conseil de pro : ne laissez pas l'épilogue passer inaperçu. Intégrez un guide post-évènementiel reproductible : envoyez des communications personnalisées dans les 24 à 48 heures, effectuez une analyse des sentiments et des comportements à l'aide de l'IA, et intégrez les informations recueillies dans la planification « pré-phase » de votre prochain évènement. Veillez à attribuer clairement la propriété des tâches post-évènementielles (remerciements, réutilisation du contenu, analyses, suivis).

Comment l'IA transforme les flux de travail évènementiels

Plutôt que de considérer l'IA comme un outil limité à une seule étape du cycle de vie, nous devons la voir comme un fil conducteur qui relie toutes les phases du flux de travail de votre évènement.

Nous en avons déjà eu un aperçu ; il est maintenant temps d'approfondir le sujet. Commençons par le début.

Pourquoi organisez-vous un évènement ?

Automatisation de la collecte des exigences

La phase initiale d'un évènement est souvent la moins glamour, mais la plus critique : recueillir les contributions des parties prenantes, définir la portée et établir les objectifs. Il s'agit d'une phase en coulisses qui manque souvent de glamour, mais si vous vous trompez, tout votre évènement sera compromis. Grâce à l'IA, vous éliminez la charge de travail manuel des premières étapes et vous libérez du temps pour élaborer une stratégie pertinente.

Au lieu de formulaires rédigés par un comité ou de données compilées dans des feuilles de calcul, des outils de sondage basés sur l'IA entrent en étape et génèrent dynamiquement des questions (en fonction du type d'évènement, du rôle des parties prenantes et du comportement lors d'évènements passés), vous permettant ainsi de recueillir rapidement les informations pertinentes. Parallèlement, des outils d'enrichissement des données se connectent aux listes de participants/invités, recoupant les données publiques et CRM pour les valider, les nettoyer et les segmenter automatiquement. Vous n'avez donc plus à rechercher des adresses e-mail, des doublons ou des enregistrements obsolètes.

Et lorsqu'il s'agit de choisir le lieu, la date et le budget, les outils d'IA pour la gestion d'évènements s'appuient sur l'analyse historique des évènements, les modèles de fréquentation, les références en matière de coûts et la disponibilité des lieux pour vous suggérer la combinaison optimale. Résultat : moins de surprises, plus de clarté dès le début et plus de temps pour les équipes chargées de l'évènement pour réfléchir, et pas seulement pour se réunir.

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Définir le périmètre sans se perdre en conjectures

Chez Klinger's at the Airport, l'IA a transformé la définition initiale de la portée des évènements en remplaçant la planification manuelle par des simulations basées sur des données. En s'appuyant sur les données historiques de fréquentation, les plans d'aménagement, les tendances de réservation, les références en matière de coûts et la disponibilité des lieux, la plateforme d'IA effectue une prévision de la capacité optimale, de la disposition des sessions, des besoins en personnel et des résultats budgétaires.

Les organisateurs peuvent simuler différents scénarios pour anticiper les zones à forte affluence, ajuster les ressources et tester différentes dates ou configurations avant la validation, ce qui réduit les surprises et permet aux équipes de se concentrer sur la conception de l'expérience. Le résultat est des décisions plus rapides et plus sûres, ainsi qu'une approche proactive de la stratégie de l'évènement plutôt qu'une logistique réactive.

📖 En savoir plus : Comment utiliser l'IA pour la planification d'évènements (cas d'utilisation, outils et invites, instructions)

Planification d'évènements basée sur l'IA

Une fois les bases posées, vous passez à l'orchestration : création de calendriers, mapping des ressources, attribution des tâches, prevision des budgets et perfectionnement des flux des sessions. C'est là que l'IA commence à agir comme un copilote stratégique plutôt que comme un simple assistant administratif.

Imaginez un système qui recueille les données de vos 3 à 5 derniers évènements, compare les tendances d'inscription et les performances des salles de réunion, identifie les goulots d'étranglement ou les risques de sursouscription, puis suggère des ajustements, tels qu'une pause plus longue, une salle plus grande ou un autre créneau pour les intervenants. Lorsqu'une variable change, par exemple lorsqu'un exposant clé se désiste ou que les inscriptions sont inférieures à la prévision, l'IA le signale et suggère des options alternatives de « plan B ».

Cela peut vous aider à attribuer des tâches (en paramétrant automatiquement des délais/responsabilités), à détecter les goulots d'étranglement (surcharge de ressources ou de budget) et à concevoir des sessions plus attrayantes (durée des sessions/taille des salles déterminées à partir de modèles d'engagement).

Selon une récente enquête menée dans le secteur, près des deux tiers des professionnels de l'événementiel pensent que l'IA offrira de l'assistance au processus de planification, mais beaucoup se sentent encore mal équipés pour l'utiliser. En automatisant le travail fastidieux à cette étape, les équipes libèrent de l'espace pour concevoir l'expérience plutôt que de se contenter d'organiser la logistique.

Un agent du créateur du plan de projet facilite grandement cette partie de l'évènement. Découvrez comment. 👇🏼

Gain de temps + réduction des coûts

Le groupe Pedowitz a mis au point un système permettant aux équipes d'évènements d'utiliser l'IA pour fournir l'assistance à la gestion des lieux et à la sélection des fournisseurs : l'IA analyse les exigences de l'évènement (capacité, disposition, besoins audiovisuels, budget), effectue des recherches dans un vaste réseau de fournisseurs et fournit une liste restreinte de lieux classés par ordre de préférence, avec des indications en temps réel sur leur disponibilité et une analyse des coûts, ce qui réduit le processus de 16 à 24 heures (manuellement) à 1 à 3 heures (grâce à l'IA).

Exécution optimisée par l'IA

Le rideau se lève.

C'est là que toute la planification porte ses fruits ou échoue, et l'IA est votre amplificateur en temps réel. Pendant la phase en direct, tout devient riche en données : combien de personnes s'enregistrent actuellement, quelles sessions connaissent une baisse de fréquentation, quels stands sont bondés, quel salon de réseautage est sous-utilisé.

L'IA peut surveiller ces signaux (heures d'arrivée, cartes thermiques de fréquentation, temps de séjour), identifier les sessions peu performantes et déclencher des mesures correctives (envoyer une notification push aux participants, réaffecter le personnel ou ajuster le programme). Elle peut inviter l'engagement personnalisé des participants : recommander un partenaire de réseautage en fonction du comportement en temps réel, suggérer une session en petits groupes moins connue qui vient de s'ouvrir, vous alerter si le service de restauration est en retard.

Considérez ceci : lors d'évènements à grande échelle (y compris ceux qui se déroulent dans plusieurs lieux à travers le monde), les équipes organisatrices testent l'IA pour surveiller les déplacements des participants et leur engagement pendant les sessions, et réaffecter le personnel et l'espace de manière dynamique. Ce n'est pas seulement un effet de mode.

Les rapports en temps réel et l'exécution unifiée vont de pair lorsque vous travaillez à partir d'un seul environnement de travail alimenté par l'IA.

Par exemple, les Jeux olympiques d'hiver de 2026, prévus pour 2026, utiliseront largement l'IA pour la planification et la gestion des imprévus.

Jeux olympiques + IA = De nouveaux paramètres établis !

Les organisateurs se sont associés à Juniper Networks pour déployer leur « plateforme réseau native IA » afin de répondre aux immenses exigences numériques, opérationnelles et de sécurité des Jeux olympiques de 2026 sur plusieurs sites. Le système est conçu pour fournir une gestion des données en temps réel, une connexion à très haute capacité, des protections de sécurité et un accès transparent pour les athlètes, les bénévoles, les spectateurs et les médias.

Pendant ce temps, les diffuseurs se préparent à passer à la vitesse supérieure : instance, China Media Group, dans le cadre d'un accord de partenariat avec le comité d'organisation, intégrera une production basée sur l'IA et des transmissions 8K ultra-HD afin d'améliorer l'expérience des fans à l'échelle mondiale. Grâce à ces systèmes, les Jeux d'hiver de 2026 ne se contenteront pas d'étape des athlètes d'élite, mais fonctionneront comme un écosystème connecté et alimenté par l'IA, permettant une logistique plus intelligente, un visionnage plus riche, une maintenance prédictive, des flux de foule dynamiques et une cyber-résilience renforcée.

Automatisation du suivi post-évènement

Lorsque les lumières s'éteignent et que les participants s'en vont, de nombreuses équipes se détendent, mais c'est précisément à ce moment-là que la véritable valeur entre en jeu. L'IA vous permet de transformer les données brutes et l'engagement en informations, en conversions et en une planification plus intelligente pour le prochain évènement.

Principales fonctionnalités : l'IA envoie automatiquement des e-mails personnalisés de commentaires/sondages pendant que l'intérêt des participants est encore élevé ; elle modélise les scores des prospects en fonction des personnes qui ont participé, se sont engagées et ont interagi ; elle effectue une analyse des sentiments à partir des commentaires, des discussions sur les réseaux sociaux et de la consommation de contenu ; elle réutilise automatiquement le contenu de l'évènement sous forme de clips, d'articles de blog ou de webinaires ; et elle intègre les résultats dans le guide de votre prochain évènement.

Le suivi devient désormais plus intelligent, plus rapide et infiniment plus précieux. Vous transformez l'intérêt des participants en relations, les prospects en opportunités et l'expérience en boucles d'apprentissage.

Dans ClickUp, des fonctionnalités telles que Clip avec transcription intégrée facilitent la réutilisation et la distribution de contenu, tandis que ClickUp Brain est à votre disposition pour vous aider à créer du contenu.

Enregistrez des vidéos rapides avec ClickUp Clips + ClickUp Brain et assurez la distribution continue du contenu après l'évènement.

Distribution de contenu en mode automatique

Pour sa conférence virtuelle de septembre 2025, MarTech a mis en place un écosystème de générateurs de contenu basé sur l'IA afin de transformer les sessions d'évènements en direct en ressources et informations multiformes. Chaque session a été enregistrée et transcrite à l'aide d'outils d'IA, puis traitée avec ChatGPT afin d'en extraire les points clés, les citations et les résumés.

L'équipe a également généré des aperçus audio et de courts clips vidéo, tandis que des modèles d'IA ont évalué la prestation des sessions par rapport aux résultats promis, y compris la part de voix des intervenants. Ce flux de travail a considérablement réduit les efforts manuels, accéléré la distribution de contenu sur tous les canaux et fourni des informations exploitables pour les événements futurs. En intégrant l'évaluation humaine à l'automatisation par l'IA, MarTech a amplifié la portée et la valeur de son contenu événementiel, transformant un simple événement en direct en un écosystème de contenu réutilisable et riche en données.

Les meilleurs outils pour vous aider à activer vos évènements

Le paysage de l'activation d'évènements a évolué bien au-delà des feuilles de calcul et des envois massifs d'e-mail.

Pour vraiment capter l'engagement des participants, stimuler les discussions et prouver le retour sur investissement ultime, vous avez besoin d'une pile technologique puissante et intégrée.

Mais toutes les plateformes d'évènement ne sont pas conçues pour établir une connexion transparente entre la planification, le marketing d'évènement et la mesure des résultats. Vous avez besoin d'une plateforme qui va au-delà de la logistique de base et qui comprend la nécessité d'un alignement interfonctionnel et d'un reporting automatisé pour un impact maximal.

Examinons de plus près certains des meilleurs outils actuellement disponibles sur le marché, en commençant par celui qui permet d'unifier l'ensemble du flux de travail de votre évènement.

Logiciel de gestion d'évènements

ClickUp (Idéal pour la planification unifiée et l'alignement interfonctionnel)

En tant que premier environnement de travail convergent basé sur l'IA, ClickUp se distingue comme un outil complet d'activation d'événements alimenté par l'IA, conçu pour unifier tous les aspects de la gestion d'évènements dans un environnement de travail collaboratif unique.

La planification traditionnelle d'évènements souffre souvent d'outils dispersés, de processus manuels et de lacunes en matière de communication, mais ClickUp relève ces défis en intégrant tous les flux de travail (réception, exécution et rapports) dans une plateforme unique et fluide grâce à des solutions sur mesure telles que ClickUp for Marketing et ClickUp for Events.

Ses agents IA contextuels et ClickUp Brain, l'assistant IA contextuel, automatisent les tâches répétitives, fournissent des recommandations intelligentes et garantissent que toutes les parties prenantes sont alignées tout au long du cycle de vie de l'évènement. Commencez par demander ce dont vous avez besoin, tirez des enseignements des discussions précédentes et générez un plan d'évènement !

L'un des principaux cas d'utilisation de la solution d'activation d'évènements de ClickUp concerne la phase d'accueil et de planification.

Ici, les champs personnalisés avec IA et les agents rationalisent la collecte et l'évaluation des demandes d'évènements. Par exemple, l'agent Event Brief Creator génère automatiquement des briefs détaillés à partir des informations soumises via les formulaires ClickUp, tandis que l'agent Event Evaluator examine et recommande les prochaines étapes.

Les agents chargés des sous-tâches gèrent le renommage, l'attribution et la planification des tâches, garantissant ainsi que rien ne passe entre les mailles du filet. Ce processus d'admission structuré permet aux équipes marketing et terrain de passer rapidement de l'idée à l'évènement approuvé, tous les détails essentiels étant saisis et organisés dès le début. Découvrez-le en action ici. 👇🏼

Pendant l'exécution, les agents IA de ClickUp continuent à améliorer l'efficacité et la clarté.

L'agent Subtask Summary Writer fournit des mises à jour concises, tandis que l'agent Event Staff Planner aide à attribuer les rôles et à confirmer les participations. L'agent Run of Show crée des échéanciers détaillés et l'agent Content Creator génère des supports promotionnels et des formulaires de réponse. Des agents en temps réel, tels que l'agent Event Change Notifier et l'agent Attendee Dietary, tiennent tout le monde informé des mises à jour et des exigences particulières. Ces flux de travail automatisés garantissent le bon déroulement de l'évènement, sa coordination et son adaptabilité aux changements de dernière minute.

Enfin, ClickUp excelle dans le domaine des rapports et des analyses post-évènementiels. Les équipes peuvent suivre la participation, l'engagement et les performances budgétaires, ce qui facilite la mesure de la réussite et l'identification des domaines à améliorer. En regroupant toutes les données et tous les commentaires relatifs à l'évènement en un seul endroit, ClickUp permet un apprentissage et une optimisation continus pour les évènements futurs. Cette orchestration de bout en bout transforme l'activation d'évènements, qui était auparavant un processus manuel chaotique, en un flux de travail rationalisé et intelligent qui produit un impact mesurable à grande échelle.

Accélérez votre installation grâce à des modèles prêts à l'emploi

Passez immédiatement à la mise en œuvre organisée grâce à une vaste bibliothèque de modèles prédéfinis pour chaque phase de l'évènement, ce qui réduit considérablement le temps d'installation :

Modèle de plan de projet évènementiel: idéal pour décomposer l'évènement en un plan d'exécution agile, basé sur un échéancier, avec des dépendances et des affectations de ressources claires.

Modèle de gestion d'évènements: un environnement de travail complet pour orchestrer la logistique, la gestion des fournisseurs, la communication avec les invités et les budgets.

Modèle de planification d'évènement : idéal pour mapper la phase stratégique initiale, y compris la conception, le choix du lieu et l'établissement d'un budget global.

Utilisez les vues Calendrier, Liste, Tableau (Kanban), Échéancier (Gantt) et Plan pour le suivi des emplacements des lieux, des calendriers et du statut des fournisseurs, le tout en un seul endroit.
Utilisez discuter intégré, les commentaires assignés et la collaboration en temps réel sur les documents pour coordonner le personnel évènement, les fournisseurs et les clients sans changer d'application.
Créez des champs personnalisés pour gérer les détails spécifiques à chaque évènement, tels que le budget, les dépenses, le statut des réponses des participants, leurs préférences alimentaires et les coordonnées des fournisseurs.
Planifiez l'ensemble du cycle de vie de l'évènement en décomposant le travail en tâches et sous-tâches, en définissant des dépendances pour vous assurer que les tâches sont achevées dans le bon ordre.
Automatisez les tâches récurrentes liées aux évènements, attribuez des actions de suivi ou envoyez des rappels pour les échéances afin de rationaliser le flux de travail de planification.
Utilisez des modèles prédéfinis ou personnalisés pour créer instantanément la structure d'un nouvel évènement, de la planification préalable au suivi post-évènement.

Le nombre impressionnant de fonctionnalités et d'options personnalisées peut être intimidant pour les nouveaux utilisateurs ou les petites équipes qui n'ont besoin que des fonctionnalités de base.

tableau-des-prix

G2 4,7/5 (plus de 2 500 avis)
Capterra 4,6/5 (plus de 3 700 avis)

Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?

Un avis d'utilisateur dit :

ClickUp est extrêmement polyvalent et me permet de créer des solutions pour pratiquement tous les cas d'utilisation ou processus d'entreprise. Les automatisations et les agents IA sont également très puissants ! Je peux installer des actions automatiques via la logique ou via des invites IA pour exécuter à peu près toutes les actions imaginables dans ClickUp. Enfin, il y a le rythme des mises à jour du produit. Des mises à jour de fonctionnalités vraiment significatives sont proposées chaque mois et l'entreprise investit massivement dans sa croissance.

ClickUp est extrêmement polyvalent et me permet de créer des solutions pour pratiquement tous les cas d'utilisation ou processus d'entreprise. Les automatisations et les agents IA sont également très puissants ! Je peux installer des actions automatiques via la logique ou via des invites IA pour exécuter à peu près toutes les actions imaginables dans ClickUp. Enfin, il y a le rythme des mises à jour du produit. Des mises à jour de fonctionnalités vraiment significatives sont proposées chaque mois et l'entreprise investit massivement dans sa croissance.

Cvent (Idéal pour la logistique et l'approvisionnement des évènements d'entreprise)

Cvent est la référence en matière de gestion d'évènements d'entreprise complexes et à grande échelle.

Il offre une suite complète d'outils qui gèrent les aspects les plus complexes de la logistique d'évènement. Cela comprend une immense base de données pour la recherche de lieux, une plateforme d'inscription en ligne dynamique capable de gérer des types de billets complexes et des inscriptions de groupe, ainsi qu'un ensemble robuste d'outils sur site pour l'enregistrement, la création de badges et la capture de prospects. Pour les organisations ayant des besoins élevés en matière de conformité et un grand nombre de participants, Cvent est la plateforme fiable et robuste qui garantit une exécution professionnelle et sans faille.

Accédez au réseau de fournisseurs Cvent pour trouver et réserver des lieux, ainsi qu'à un outil glisser-déposer pour créer des forfaits d'étage et des forfaits de place à l'échelle.
Tirez parti d'outils tels que OnArrival pour un enregistrement mobile rapide et fluide, l'impression de badges à la demande et le suivi de la participation aux sessions.
Obtenez une application mobile personnalisable et à l'image de votre marque, fournisseur d'agenda personnalisé, d'outils de réseautage, de questions-réponses en direct, de sondages et de jeux.
Des tableaux de bord complets et personnalisables et plus de 150 rapports pour le suivi du retour sur investissement, des scores d'engagement, des tendances d'inscription et de la gestion du budget.

La plateforme est très complexe et riche en fonctionnalités, ce qui nécessite souvent une formation approfondie ou des services professionnels pour pouvoir l'utiliser pleinement, en particulier pour les nouveaux utilisateurs.
L'échelle et la structure des coûts du système sont particulièrement adaptées aux organisations qui organisent un grand nombre d'évènements et disposent de budgets importants.

Tarification personnalisée

G2 : 4,3/5 (plus de 3 000 avis)
Capterra : pas assez d'avis

Que disent les utilisateurs réels à propos de Cvent ?

Un avis d'utilisateur dit :

Cvent Event Management est une plateforme incroyablement efficace qui rationalise tous les aspects de la planification d'évènements. Sa suite complète d'outils répond à tous mes besoins d'entreprise, de l'inscription aux rapports, ce qui me permet de gagner du temps tout en améliorant la précision. L'interface intuitive et le service client fiable rendent la gestion des évènements simple, professionnelle et très efficace à chaque étape.

Cvent Event Management est une plateforme incroyablement efficace qui rationalise tous les aspects de la planification d'évènements. Sa suite complète d'outils répond à tous mes besoins d'entreprise, de l'inscription aux rapports, ce qui me permet de gagner du temps tout en améliorant la précision. L'interface intuitive et le service client fiable rendent la gestion des évènements simple, professionnelle et très efficace à chaque étape.

Bizzabo (Idéal pour une expérience d'évènement et un engagement basés sur les données)

Si votre objectif principal est de maximiser l'engagement des participants et de démontrer immédiatement l'impact de vos évènements à l'aide de données exploitables, Bizzabo est la plateforme qu'il vous faut. Il s'agit d'une plateforme dédiée à la réussite des évènements qui unifie de manière transparente les sites web, la communication et une application élégante en un tout cohérent.

Bizzabo est un fournisseur, prestataire, d'analyses approfondies en temps réel sur le comportement des participants, assurant le suivi des sessions auxquelles ils assistent, des personnes avec lesquelles ils nouent des contacts et de la manière dont ils interagissent avec les sponsors. Cet aperçu immédiat de la santé de votre activation vous permet d'effectuer des ajustements à la volée et fournit une preuve définitive de l'engagement afin de valider la valeur des sponsors.

Bénéficiez d'une plateforme unifiée conçue pour gérer le cycle de vie complet des évènements en présentiel, virtuels et hybrides à partir d'un centre de commande centralisé.
Fournisseur, prestataire de badges portables intelligents pour les évènements en personne qui permettent le réseautage sans contact, la capture de prospects, la gamification et la collecte de données riches en temps réel.
Tirez parti d'intégrations natives robustes avec des outils CRM et d'automatisation marketing essentiels tels que HubSpot et Salesforce pour garantir un flux de données fluide et un suivi du retour sur investissement.
Créez facilement des sites web d'évènements dynamiques et personnalisés, ainsi que des applications mobiles dédiées (Attendee Hubs) pour des agendas personnalisés et un engagement accru.

Certains utilisateurs rapportent que la personnalisation visuelle approfondie des sites web d'évènements peut nécessiter des connaissances en HTML ou en CSS personnalisé.

Tarification personnalisée

G2 : 4,3/5 (plus de 360 avis)
Capterra : pas assez d'avis

Que disent les utilisateurs réels à propos de Bizzabo ?

Un avis d'utilisateur dit :

L'un des principaux atouts de Bizzabo est qu'il est très bien conçu du point de vue de l'expérience utilisateur. Nous pouvons créer et publier différents types d'évènements, qu'il s'agisse de conférences à grande échelle ou de cours publics à plus petite échelle. Les personnes qui interagissent avec nos évènements trouvent également que les microsites et la plateforme sont faciles à utiliser, qu'il s'agisse de s'informer sur nos évènements ou de procéder au paiement. Il est également assez facile de l'intégrer à notre CRM, ce qui nous permet de suivre les achats si nous le souhaitons !

L'un des principaux atouts de Bizzabo est qu'il est très bien conçu du point de vue de l'expérience utilisateur. Nous pouvons créer et publier différents types d'évènements, qu'il s'agisse de conférences à grande échelle ou de cours publics à plus petite échelle. Les personnes qui interagissent avec nos évènements trouvent également que les microsites et la plateforme sont faciles à utiliser, qu'il s'agisse de s'informer sur nos évènements ou de procéder au paiement. Il est également assez facile de l'intégrer à notre CRM, ce qui nous permet de suivre les achats si nous le souhaitons !

EventMobi (Idéal pour l'engagement hybride/mobile et le réseautage)

Exemple de plateforme eventmobi — via EventMobi

EventMobi se distingue en tant que fournisseur, prestataire d'une expérience d'application mobile hautement personnalisable qui sert de hub dynamique pour tout évènement en personne, virtuel ou hybride. Elle va bien au-delà d'un simple visualiseur d'agenda, offrant des fonctionnalités sophistiquées telles que le réseautage personnalisé, la gamification qui stimule la fréquentation des stands et la récupération intuitive des prospects pour les exposants.

Pour les organisations qui affichent le smartphone des participants comme le point de contact central de l'activation, EventMobi est le fournisseur, prestataire des outils nécessaires pour maintenir un niveau d'engagement élevé, favoriser la création d'une communauté et susciter des actions mesurables avant, pendant et après la fonction.

Propose une application évènementielle entièrement personnalisée pour les participants, avec des agendas personnalisés, le contenu des sessions et des mapper interactives pour tous les appareils.
Les fonctionnalités comprennent des sondages en direct, des sondages, des questions-réponses et des défis gamifiés pour stimuler la participation des participants et l'interaction des sponsors.
Fournisseur, prestataire de plateforme d'évènements virtuels/hybrides avec diffusion en direct, bibliothèques de vidéo et réunions de vidéo individuelles pour une expérience cohérente.
Facilite l'utilisation d'applications dédiées pour un enregistrement mobile rapide, un concepteur de badges pour l'impression pré-imprimée ou sur site, et une application de capture de prospects pour les sponsors.

Les exposants doivent télécharger une application distincte pour la capture de prospects, ce qui peut s'avérer peu pratique par rapport aux solutions intégrées.
Certains utilisateurs rapportent une flexibilité limitée dans le choix des polices de caractère et la conception des widgets, ce qui rend l'apparence et la convivialité légèrement dépassées ou maladroites.

Tarification personnalisée

G2 : 4,6/5 (plus de 200 avis)
Capterra : 4,7/5 (plus de 25 avis)

Que disent les utilisateurs réels à propos d'EventMobi ?

Un avis d'utilisateur dit :

EventMobi est une plateforme formidable que les membres peuvent utiliser pendant leur évènement. La planification et les descriptions des évènements ont facilité la coordination par rapport aux autres plateformes que j'ai utilisées. Les rappels des évènements choisis ont achevé de changer la donne ! Je n'avais plus l'impression de devoir rester collée à mon téléphone ou à l'application pour être sûre d'arriver à l'heure à la conférence, je pouvais profiter de mon temps et être présente dans l'instant !

EventMobi est une plateforme formidable que les membres peuvent utiliser pendant leur évènement. La planification et les descriptions des évènements ont facilité la coordination par rapport aux autres plateformes que j'ai utilisées. Les rappels des évènements choisis ont achevé de changer la donne ! Je n'avais plus l'impression de devoir rester collée à mon téléphone ou à l'application pour être sûre d'arriver à l'heure à la conférence, je pouvais profiter de mon temps et être présente dans l'instant !

Plateformes d'automatisation du marketing

L'efficacité de votre activation de l'évènement se détermine bien avant l'ouverture des portes.

Ces outils marketing basés sur l'IA vous permettent de nourrir vos prospects, de stimuler les inscriptions et d' automatiser le suivi personnalisé qui transforme les participants en un pipeline de vente qualifié.

HubSpot Marketing Hub (idéal pour la gestion native des relations clients et le flux de prospects)

HubSpot (le meilleur pour l'automatisation du marketing) : outils d'IA pour les agences de marketing — via HubSpot

Pour les équipes qui exploitent l'écosystème CRM HubSpot, le Marketing Hub est le multiplicateur de force ultime pour l'activation d'événements. Il vous permet de créer des parcours événementiels intelligents et personnalisés, déclenchés par des actions spécifiques à l'événement, depuis l'e-mail d'invitation segmenté initial jusqu'à une série d'automatisations en fonction de l'inscription d'un prospect, de sa participation à une session spécifique ou de sa visite sur la page d'un sponsor.

Son principal atout réside dans la notation automatisée des prospects et la gestion du pipeline, qui permettent d'identifier immédiatement les participants à forte valeur et de leur accorder la priorité pour une équipe commerciale rapide après l'évènement.

Saisissez et mettez à jour automatiquement les données relatives aux inscriptions, aux présences et aux absences directement dans le CRM unifié pour afficher une vue unique du client.
Segmentez les participants en fonction de leur statut d'inscription, de leur présence aux sessions, de leur score d'engagement ou de leur étape de prospection afin de leur envoyer des messages personnalisés et pertinents.
Créez des séquences automatisées en plusieurs étapes qui déclenchent l'envoi d'e-mails, de SMS ou de tâches commerciales internes en fonction des actions des participants (par exemple, l'envoi d'un e-mail de bienvenue lors de l'inscription).
Concevez et testez les pages et les formulaires d'inscription aux évènements afin d'optimiser les taux de conversion, grâce à un flux instantané de données vers les séquences marketing.

Il ne s'agit pas d'une plateforme dédiée aux évènements ; elle nécessite l'intégration d'un outil distinct pour des fonctionnalités telles que l'enregistrement sur place, l'impression de badge ou l'organisation d'évènements virtuels complexes.

Version gratuite disponible
Les forfaits payants commencent à 20 $ par mois.

G2 4,5/5 (plus de 10 000 avis)
Capterra 4,5/5 (plus de 3 600 avis)

Que disent les utilisateurs réels à propos de HubSpot ?

Un avis d'utilisateur dit :

HubSpot est un produit exceptionnellement puissant qui parvient à éviter d'être encombrant ou difficile à utiliser. Il joue un rôle central dans nos opérations commerciales quotidiennes, offrant un processus d'installation rapide tout en restant suffisamment flexible pour mettre en œuvre des solutions hautement efficaces telles que des flux de travail personnalisés. L'équipe d'assistance de HubSpot est toujours accessible et a joué un rôle déterminant dans la mise en place d'Anyvan pour assurer sa réussite. Les informations détaillées disponibles, ainsi que les fonctionnalités techniques avancées telles que l'API et le serveur MCP, en font un outil très agréable à travailler du point de vue d'un responsable technique.

HubSpot est un produit exceptionnellement puissant qui parvient à éviter d'être encombrant ou difficile à utiliser. Il joue un rôle central dans nos opérations commerciales quotidiennes, offrant un processus de configuration rapide tout en restant suffisamment flexible pour mettre en œuvre des solutions hautement efficaces telles que des flux de travail personnalisés. L'équipe d'assistance de HubSpot est toujours accessible et a joué un rôle déterminant dans la mise en place d'Anyvan pour en assurer la réussite. Les informations détaillées disponibles, ainsi que les fonctionnalités techniques avancées telles que l'API et le serveur MCP, en font un outil très agréable à travailler du point de vue d'un responsable technique.

Adobe Marketo Engage (idéal pour la gestion et l'attribution complexes des prospects B2B)

Marketo est spécialement conçu pour les responsables marketing B2B au niveau de l'entreprise qui gèrent de vastes bases de données et des cycles de vente complexes. Il offre les outils nécessaires pour mener des campagnes d'évènements multicanales très sophistiquées, gérer le profil progress sur les formulaires d'inscription et effectuer une notation comportementale avancée basée sur l'engagement.

Plus important encore, Marketo est un fournisseur de revenus robustes, vous aidant à prouver de manière définitive la valeur exacte des prospects générés par les évènements par rapport à votre investissement marketing global et à votre pipeline d'équipe commerciale.

Utilise des listes intelligentes sophistiquées et des données comportementales (telles que les formulaires remplis ou les visites de sites Web) pour inscrire les prospects dans des campagnes de suivi post-évènementielles hautement personnalisées.
La fonctionnalité intègre de manière native Salesforce, Microsoft Dynamics et d'autres solutions, garantissant ainsi aux équipes commerciales une visibilité en temps réel sur l'engagement et la participation aux évènements.
Conçu pour les grandes organisations B2B complexes disposant de bases de données volumineuses, d'un volume d'activité élevé et nécessitant la mise en œuvre de campagnes mondiales.
Permet la création d'activités d'évènement personnalisées (par exemple, « stand visité », « session A suivie ») afin de suivre l'engagement de manière détaillée et de l'utiliser pour la notation et la segmentation.

L'application Marketo Events pour l'enregistrement sur place a été supprimée des boutiques d'applications, ce qui oblige à recourir à des applications de évènement tierces pour les expériences en personne.
Même dans les niveaux payants, les performances sont soumises à des restrictions et limites statiques strictes en matière d'activités, d'appels API et de synchronisations de données, qui peuvent augmenter le coût en cas de dépassement.

Tarification personnalisée

G2 : 4,1/5 (plus de 3 000 avis)
Capterra : 4,1/5 (plus de 500 avis)

Que disent les utilisateurs réels à propos d'Adobe Marketo Engage ?

Un avis d'utilisateur dit :

Je trouve que la courbe d'apprentissage d'Adobe Marketo Engage est assez difficile. L'interface est complexe et peu intuitive, surtout par rapport à d'autres plateformes telles que HubSpot ou Mailchimp. Cette complexité nécessite souvent une expertise technique que toutes les entreprises, y compris la mienne, ne possèdent pas forcément.

Je trouve que la courbe d'apprentissage d'Adobe Marketo Engage est assez difficile. L'interface est complexe et peu intuitive, surtout par rapport à d'autres plateformes telles que HubSpot ou Mailchimp. Cette complexité nécessite souvent une expertise technique que toutes les entreprises, y compris la mienne, ne possèdent pas forcément.

ActiveCampaign (idéal pour les flux de travail et la segmentation hyper-personnalisés des évènements)

ActiveCampaign - CRM pour les agences de marketing — via ActiveCampaign

ActiveCampaign vous offre la possibilité de concevoir des mapper d'automatisation complexes et dynamiques adaptés au comportement individuel des participants. Vous pouvez créer visuellement des flux de travail complexes de type « si/alors » qui segmentent et personnalisent le contenu en fonction de micro-actions : ont-ils cliqué sur le lien du conférencier principal ? Ont-ils ouvert le dernier e-mail ?

Cette segmentation approfondie garantit que chaque prospect reçoit le contenu le plus pertinent et le plus opportun, accélérant ainsi son parcours de participant à prospect qualifié et maximisant les chances de conversion.

Utilisez une API de suivi des évènements flexible pour extraire des données à partir de plateformes d'inscription externes (telles que Eventbrite, Stripe ou des formulaires personnalisés) afin de déclencher instantanément des automatisations.
Déclenchez non seulement des e-mails, mais aussi des SMS, des messages sur le site et des notifications de vente internes pour les prospects de priorité élevée, tels que les participants VIP.
Comprend un CRM intégré (coût supplémentaire pour les niveaux inférieurs) pour faire progresser automatiquement les prospects dans le pipeline de vente en fonction de leur engagement lors de l'évènement (par exemple, faire passer les participants à l'étape « Suivi post-évènement »).
Offre une connexion avec plus de 900 applications, notamment des outils d'inscription à des évènements populaires, des plateformes de webinaires (comme Zoom et Acuity) et d'autres systèmes d'entreprise.

Le coût augmente considérablement à mesure que votre liste de contacts s'allonge, ce qui peut rendre coûteux les évènements à fort volume et à faible marge qui collectent de nombreux noms.
Bien que l'interface soit conviviale, la maîtrise de tout le potentiel de son automatisation complexe et de sa logique conditionnelle nécessite une validation dédiée à l'apprentissage.

Les forfaits payants commencent à 29 $ par mois.

G2 4,5/5 (plus de 10 000 avis)
Capterra 4,6/5 (plus de 3 700 avis)

Que disent les utilisateurs réels à propos d'ActiveCampaign ?

Un avis d'utilisateur dit :

Les capacités de segmentation sont exceptionnelles : je peux cibler mon audience avec précision en fonction du comportement, de l'engagement et des données personnalisées, ce qui a considérablement amélioré les performances de nos e-mails et nos taux de conversion. J'apprécie également l'intégration CRM transparente qui permet à nos équipes commerciales et marketing de rester alignées.

Les capacités de segmentation sont exceptionnelles : je peux cibler mon audience avec précision en fonction du comportement, de l'engagement et des données personnalisées, ce qui a considérablement amélioré les performances de nos e-mails et nos taux de conversion. J'apprécie également l'intégration CRM transparente qui permet à nos équipes commerciales et marketing de rester alignées.

Splash (idéal pour la conversion spécifique à un évènement et le branding évolutif)

Splash est la solution moderne qui simplifie l'expérience frontale de l'évènement. Elle permet aux équipes événementielles et marketing de déployer rapidement, en quelques minutes et sans l'aide d'un designer ou d'un développeur, des pages d'inscription à l'évènement époustouflantes et conformes à l'image de marque, de superbes pages d'accueil et des communications par e-mail soignées.

Son objectif premier est d'optimiser les taux de conversion, en tant que fournisseur de logique de formulaire facile à utiliser et de capturer des données de prospects propres, ce qui le rend inestimable pour les équipes marketing à haute vitesse qui organisent fréquemment des évènements sur le terrain et ont besoin d'une activation d'évènements immédiate et évolutive.

Fournisseur, prestataire, de modèles hautement personnalisables, de type glisser-déposer, pour créer de superbes pages d'évènement, formulaires d'inscription et e-mails, en accord avec votre image de marque, sans avoir besoin de code.
Gère chaque étape de l'expérience de l'invité, de l'invitation initiale et de l'inscription à la marque au suivi post-évènementiel et à l'hébergement de contenu à la demande.
Offre un suivi transparent et en temps réel des données avec des plateformes telles que Salesforce, Marketo et HubSpot afin de suivre le retour sur investissement des évènements et de gérer efficacement les prospects.
Prend en charge l'assistance pour les niveaux de billets complexes, les codes de réduction et le traitement des paiements pour les évènements gratuits et payants dans différentes devises internationales.

De nombreuses fonctionnalités avancées, notamment des tableaux de bord personnalisés et l'accès à l'API, sont réservées aux forfaits Professional et Enterprise, plus haut de gamme.
Bien que les modèles soient excellents, il peut parfois sembler difficile de personnaliser en profondeur le design en dehors des blocs prédéfinis sans utiliser de CSS personnalisé.

Version gratuite disponible
Tarification personnalisée pour les forfaits payants

G2 4,7/5 (plus de 400 avis)
Capterra 4,6/5 (plus de 100 avis)

Que disent les utilisateurs réels à propos de Splash ?

Un avis d'utilisateur dit :

Splash facilite considérablement l'organisation et la promotion d'évènements. Son interface intuitive me permet de créer des invitations visuellement attrayantes et de gérer efficacement les réponses. Les fonctionnalités d'automatisation de la plateforme permettent de gagner du temps et contribuent à maximiser la participation aux évènements. J'apprécie également les analyses détaillées, qui fournissent des informations précieuses pour améliorer les évènements futurs. L'équipe d'assistance est toujours réactive et serviable, ce qui rend l'expérience globale fluide et fiable.

Splash facilite considérablement l'organisation et la promotion d'évènements. Son interface intuitive me permet de créer des invitations visuellement attrayantes et de gérer efficacement les réponses. Les fonctionnalités d'automatisation de la plateforme permettent de gagner du temps et contribuent à maximiser la participation aux évènements. J'apprécie également les analyses détaillées, qui fournissent des informations précieuses pour améliorer les évènements futurs. L'équipe d'assistance est toujours réactive et serviable, ce qui rend l'expérience globale fluide et fiable.

Outils d'analyse et de sondage

Sans données fiables en temps réel, le retour sur investissement de votre évènement n'est qu'une estimation.

Ces outils, fournisseurs d'informations essentielles et de retours structurés, permettent de mesurer la réussite de l'activation, de calculer le coût par prospect et de prouver de manière stratégique l'impact substantiel du marketing évènementiel.

Typeform (idéal pour les sondages engageants et de discussion, ainsi que les taux de réponse élevés)

Si vous êtes confronté à de faibles taux de réponse aux sondages, Typeform est la solution esthétique et fonction qu'il vous faut. Elle abandonne les formulaires traditionnels et austères au profit d'une interface visuellement attrayante et de discussion qui pose une question à la fois.

Ce choix de conception fait que la collecte de commentaires ressemble moins à une corvée et davantage à un dialogue interactif, ce qui augmente considérablement les taux de réponse pour les commentaires immédiats après la session, les questions spécifiques aux sponsors et les sondages de sortie rapides et à taux de réponse élevé.

Utilisez les sauts logiques et les branchements pour créer des parcours d'inscription ou de feedback hautement personnalisés, en orientant les participants vers les questions pertinentes en fonction de leurs réponses.
Percevez les frais d'inscription et acceptez les paiements en toute sécurité via Stripe directement dans le formulaire.
Ajoutez des images et des vidéos aux questions afin d'améliorer l'attrait visuel et la clarté des formulaires d'inscription et de commentaires.
Utilisez l'IA pour rédiger des formulaires spécifiques à l'évènement et analyser les commentaires ouverts afin d'identifier les tendances et d'analyser les sentiments.

Tous les forfaits payants de niveau inférieur ont une limite stricte sur le nombre de réponses que vous pouvez collecter par mois, ce qui nécessite des mises à niveau coûteuses pour les évènements de grande envergure et à fort volume.

Version gratuite disponible
Les forfaits payants commencent à 34 $ par mois.

G2 : 4,5/5 (plus de 900 avis)
Capterra : 4,6/5 (plus de 350 avis)

Que disent les utilisateurs réels à propos de Typeform ?

Un avis d'utilisateur dit :

Typeform propose une multitude d'options différentes pour répondre à tous vos besoins. La création de formulaires et de sondages est un processus simple, et mes clients peuvent les utiliser facilement, ce qui est un énorme avantage pour moi. Je travaille avec des clients extrêmement occupés qui apprécient la simplicité de l'application. J'utilise Typeform tous les jours pour recevoir les candidatures des clients, vérifier leur progression et recueillir leurs témoignages.

Typeform propose une multitude d'options différentes pour répondre à tous vos besoins. La création de formulaires et de sondages est un processus simple, et mes clients peuvent les utiliser facilement, ce qui est un énorme avantage pour moi. Je travaille avec des clients extrêmement occupés qui apprécient la simplicité de l'application. J'utilise Typeform tous les jours pour recueillir les candidatures des clients, vérifier leur progression et recueillir leurs témoignages.

Google Analytics 4 (GA4) (Idéal pour l'analyse du trafic et des conversions lors d'évènements numériques)

Tableau de bord Google Analytics — via Google Analytics

GA4 est la base essentielle pour mesurer votre entonnoir d'activation d'évènements numériques.

Grâce à son modèle de données moderne basé sur les événements, il est fournisseur d'informations détaillées sur votre site web évènementiel, indiquant précisément d'où provient le trafic (payant, social, e-mail), comment les utilisateurs naviguent dans le processus d'inscription et quelles campagnes marketing génèrent les taux de conversion les plus élevés entre la visite et l'inscription achevée.

Collecte automatiquement de nombreuses interactions courantes telles que les clics sortants, la profondeur de défilement et l'engagement vidéo sans nécessiter de code personnalisé.
Permet aux utilisateurs de définir des évènements personnalisés très spécifiques avec des paramètres personnalisés, qui sont essentiels pour le suivi des inscriptions aux évènements.
Fournisseur de rapports puissants et flexibles tels que Funnel Exploration, Path Exploration et Segment Overlap pour analyser les abandons et les conversions des participants.
La version gratuite permet l'exportation illimitée et non échantillonnée de données brutes d'événements vers Google BigQuery, ce qui permet un stockage et une analyse avancés et personnalisés des données.

La version gratuite permet de conserver les données pendant 14 mois maximum pour les explorations et les rapports personnalisés, ce qui entrave l'analyse des tendances à long terme.

Version gratuite disponible
Forfaits tarifaires personnalisés disponibles

G2 4,5/5 (plus de 10 000 avis)
Capterra 4,7/5 (plus de 4 500 avis)

Que pensent les utilisateurs réels de Google Analytics 4 ?

Un avis d'utilisateur dit :

J'apprécie particulièrement la façon dont Google Analytics m'aide à voir en temps réel ce qui se passe sur un site web. Il donne une image claire de la provenance du trafic, de la manière dont les utilisateurs interagissent avec les pages et du contenu qui fonctionne le mieux. La façon dont il se connecte à Google Ads et à Search Console facilite grandement le suivi des campagnes et la compréhension du retour sur investissement.

J'apprécie particulièrement la façon dont Google Analytics m'aide à voir en temps réel ce qui se passe sur un site web. Il donne une image claire de la provenance du trafic, de la manière dont les utilisateurs interagissent avec les pages et du contenu qui fonctionne le mieux. La façon dont il établit la connexion avec Google Ads et Search Console facilite grandement le suivi des campagnes et la compréhension du retour sur investissement.

SurveyMonkey (idéal pour la logistique complète des commentaires et l'analyse statistique)

SurveyMonkey est un vétéran du secteur qui est un fournisseur de plateforme robuste à l'échelle de l'entreprise pour tous vos besoins en matière de commentaires.

Sa force réside dans son ensemble complet de fonctionnalités, qui comprend une logique de saut avancée, des outils de rapports multivariés détaillés et une vaste bibliothèque de modèles de sondages d'évènements pré-construits et scientifiquement fondés, couvrant tout, de l'évaluation des intervenants aux indicateurs de satisfaction globale.

Pour les organisations qui ont besoin d'analyses statistiques approfondies et de données fiables pour leurs rapports internes, SurveyMonkey offre une solution crédible et faisant autorité.

Accédez à une vaste bibliothèque de modèles de sondages pré-rédigés et conçus par des experts pour la planification d'évènements, l'intérêt avant l'évènement et les commentaires après l'évènement.
Utilisez des fonctionnalités telles que Skip Logic et Piping pour créer des parcours de sondage hautement personnalisés et basés sur la condition en fonction des réponses précédentes des participants.
Bénéficiez d'analyses et d'outils basés sur l'IA pour effectuer des analyses statistiques avancées et des tableaux croisés afin d'identifier des informations approfondies à partir des données d'évènement.
Recueillez les réponses via un lien web, des invitations par e-mail, des codes QR ou en intégrant le sondage sur le site web de l'évènement.

Il s'agit avant tout d'un outil de collecte de commentaires, et non d'un outil d'engagement ou de présentation en direct. Il ne prend donc pas en charge les questions-réponses en temps réel ni les votes en direct pendant une session.

Version gratuite disponible
Les forfaits payants commencent à 39 $ par mois.

G2 : 4,5/5 (plus de 10 000 avis)
Capterra : pas assez d'avis

Que disent les utilisateurs réels à propos de SurveyMonkey ?

Un avis d'utilisateur dit :

J'apprécie la simplicité avec laquelle il est possible de créer et de partager des sondages à l'aide de SurveyMonkey. L'interface de la plateforme est intuitive et conviviale, ce qui me permet de concevoir des sondages professionnels sans avoir besoin de connaissances techniques particulières. De plus, les rapports clairs et les diagrammes permettent d'analyser rapidement et efficacement les réponses. Les modèles disponibles et les fonctionnalités de logique de questions sont particulièrement utiles, car ils permettent de gagner un temps considérable lors de la création de sondages plus complexes.

J'apprécie la simplicité avec laquelle il est possible de créer et de partager des sondages à l'aide de SurveyMonkey. L'interface de la plateforme est intuitive et conviviale, ce qui me permet de concevoir des sondages professionnels sans avoir besoin de connaissances techniques particulières. De plus, les rapports clairs et les diagrammes permettent d'analyser rapidement et efficacement les réponses. Les modèles disponibles et les fonctionnalités de logique de questions sont particulièrement utiles, car ils permettent de gagner un temps considérable lors de la création de sondages plus complexes.

Mixpanel (idéal pour l'engagement en temps réel des participants et l'analyse des produits)

Mixpanel est l'outil ultime pour comprendre les données comportementales granulaires en temps réel, particulièrement importantes pour les activations d'applications évènementielles virtuelles, hybrides et intégrées. Il se concentre sur l'analyse basée sur les événements, vous permettant de suivre les actions spécifiques des utilisateurs (clics sur un stand, temps passé dans une salle de réunion, téléchargements de contenu) afin de comprendre exactement comment les participants s'engagent.

En suivant le suivi de ces micro-interactions, vous obtenez des données cruciales pour optimiser le contenu, identifier les moments clés de l'activation et mesurer le retour sur investissement des sponsors avec une précision inégalée.

Fonctionnalités de Mixpanel

Suivez chaque action de l'utilisateur (par exemple, « Inscrit », « A assisté à la session A », « A consulté la page du conférencier ») comme un évènement distinct pour une analyse précise au niveau de l'utilisateur.
Créez facilement des entonnoirs pour mesurer les taux de conversion des étapes de l'évènement (par exemple, de « Invitation cliquée » à « Billet acheté ») et visualisez les parcours des utilisateurs via le rapport Flux.
Analysez la durée pendant laquelle les participants restent engagés après un évènement, ce qui permet un suivi détaillé de la consommation de contenu après l'évènement ou du renouvellement des abonnements.
Connectez les évènements à un identifiant utilisateur unique, ce qui permet d'afficher un parcours d'un participant sur votre site web et votre application mobile dédiés à l'évènement.

Limites de Mixpanel

Nécessite une mise en œuvre technique La configuration du code de suivi initial et la définition d'une taxonomie des évènements (schéma de nommage) claire nécessitent une implication importante des développeurs et une planification minutieuse.

Tarifs Mixpanel

Version gratuite disponible
Les forfaits payants commencent à 20 $ par mois.

Évaluations et avis Mixpanel

G2 : 4,6/5 (plus de 1 200 avis)
Capterra : 4,6/5 (plus de 30 avis)

Que disent les utilisateurs réels à propos de Mixpanel ?

Un avis d'utilisateur dit :

J'ai essayé plusieurs autres outils d'analyse de produits (Amplitude, Smartlook, Heap, Pendo, etc.), et Mixpanel arrive toujours en tête. La seule amélioration que j'aimerais voir serait un moyen plus fluide d'afficher et de suivre les séquences d'évènements dans le flux d'activité d'un utilisateur. À l'heure actuelle, il peut être un peu fastidieux d'ouvrir chaque évènement un par un juste pour vérifier les propriétés et reconstituer le contexte. Une vue d'échéancier plus rationalisée faciliterait grandement ce processus, mais je n'ai pas de solution toute prête à l'esprit.

J'ai essayé plusieurs autres outils d'analyse de produits (Amplitude, Smartlook, Heap, Pendo, etc.), et Mixpanel arrive toujours en tête. La seule amélioration que j'aimerais voir serait un moyen plus fluide d'afficher et de suivre les séquences d'évènements dans le flux d'activité d'un utilisateur. À l'heure actuelle, il peut être un peu fastidieux d'ouvrir chaque évènement un par un juste pour vérifier les propriétés et reconstituer le contexte. Une vue d'échéancier plus rationalisée faciliterait grandement ce processus, mais je n'ai pas de solution toute prête à l'esprit.

⚡️ Archive de modèles : Modèles et checklist gratuits pour la planification d'évènements dans Excel et ClickUp

L'IA au service du retour d'expérience sur les évènements : collecte et analyse des informations

L'une des applications les plus puissantes de l'IA dans le domaine de l'activation d'évènement est la collecte et l'analyse des commentaires. Traditionnellement, les sondages post-évènementielles étaient longs à distribution et difficiles à analyser.

L'IA accélère ce processus grâce à :

🔹 Fonctionnalité IA	⚡ Comment ça marche	💡 Pourquoi est-ce important ?
📨 Déploiement automatisé de sondages	Envoyez des sondages immédiatement après l'évènement par e-mail, SMS ou notifications d'application. Le système peut personnaliser le timing en fonction du comportement des participants (par exemple, envoi après la dernière session suivie).	Taux de réponse élevés, car les commentaires sont recueillis lorsque l'expérience est encore fraîche. La personnalisation augmente le pourcentage d'achèvement.
📝 Analyse du traitement du langage naturel (NLP)	Lit les commentaires en texte libre, résume les réponses, détecte le sentiment (positif, négatif, neutre) et signale les thèmes récurrents ou les plaintes. Il peut même regrouper automatiquement les suggestions similaires.	Gagnez du temps en évitant de lire manuellement des centaines de réponses, découvrez des informations cachées et mettez en évidence les réactions émotionnelles que le nombre seul ne peut pas montrer.
📊 Suivi de l'engagement	Suivez des indicateurs tels que la participation aux sessions, le temps passé par session, les clics, la participation aux questions-réponses et la fréquence des interactions. L'IA identifie des tendances, par exemple les sessions qui ont retenu le plus longtemps les participants.	Comprenez quel contenu a vraiment suscité l'intérêt, identifiez les points de rupture et prédisez les intérêts des participants pour les évènements futurs.
🔗 Intégration CRM et marketing	Transfère les données relatives aux commentaires et à l'engagement directement vers les plateformes CRM ou marketing. Permet de segmenter les participants en fonction de leur intérêt, de leur satisfaction ou de leur niveau d'engagement.	Permet des suivis hautement personnalisés, des campagnes de reciblage plus intelligentes et une meilleure gestion des relations.
🔮 Analyse prédictive	Analyse les données historiques et actuelles relatives aux évènements afin de recommander des améliorations, de prédire la popularité des sessions et d'optimiser la logistique (par exemple, la taille des salles, le calendrier des sessions).	Créez une boucle d'amélioration continue. Les évènements futurs pourront être plus attrayants, plus efficaces et mieux adaptés aux préférences des participants.

💟 Bonus : Brain MAX est votre assistant de bureau alimenté par l'IA qui vous aide à rationaliser et à améliorer l'activation d'évènements, de la planification à l'analyse post-événementielle. Grâce à une intégration approfondie de vos e-mails, calendriers, documents et outils de gestion de projet, Brain MAX regroupe tous les détails, calendriers et communications relatifs à vos évènements en un seul endroit. Vous pouvez utiliser la fonction de reconnaissance vocale pour saisir rapidement vos idées, attribuer des tâches et définir des rappels pour chaque étape de votre évènement, afin de ne rien oublier.

Pendant l'évènement, Brain MAX vous aide à rester organisé en affichant instantanément les listes de participants, les horaires des sessions et les documents clés. Après l'évènement, il peut analyser les commentaires et les données d'engagement provenant de vos sources de connexion, résumer les réponses en texte libre à l'aide d'une IA avancée et mettre en évidence les informations clés ou les éléments à prendre en compte pour le suivi.

Brain MAX vous aide également à préparer des rapports, à organiser les commentaires pour les mises à jour CRM et à définir les prochaines étapes pour les activations futures. En automatisant les tâches fastidieuses, en mettant en évidence des informations exploitables et en assurant la connexion de votre flux de travail, Brain MAX vous permet d'organiser des évènements plus fluides et plus percutants avec moins d'effort manuel.

Comment mesurer le retour sur investissement et les indicateurs clés de l'activation évènementielle

Selon les données du secteur, les évènements comptent désormais une part importante des budgets marketing.

De plus, de nombreuses organisations investissent massivement dans la technologie et l'analyse : par exemple, une récente étude de Deloitte a révélé que 74 % des entreprises avaient investi dans l'IA ou l'IA générative au cours de l'année écoulée, et les organisations soumettant des rapports indiquant être en mesure de mesurer le retour sur investissement de leurs initiatives numériques étaient beaucoup plus susceptibles de dire qu'elles en tiraient de la valeur.

Cela nous apprend deux choses :

Tout d'abord, les attentes en matière de résultats mesurables des évènements et des dépenses marketing sont de plus en plus élevées.
Deuxièmement, l'utilisation de l'analyse des données, de l'IA, des tableaux de bord intégrés et de l'automatisation permet (et rend peut-être nécessaire) une mesure plus rigoureuse.

Lorsque vous déployez des flux de travail basés sur l'IA pour l'activation d'évènements, vous devez lier ces investissements à des résultats mesurables en termes d'inscriptions, d'engagement, de génération de prospects, de conversion, d'efficacité budgétaire et de satisfaction afin de démontrer le retour sur investissement.

Les indicateurs clés à suivre en suivi

Vous trouverez ci-dessous les principaux indicateurs à prendre en compte, ainsi que les références du secteur et la manière dont l'IA ou les outils d'automatisation contribuent à améliorer chaque indicateur.

✅ Inscription vs participation (et taux d'évaluation)

Un indicateur simple mais essentiel : suivez le nombre de personnes inscrites par rapport au nombre de personnes qui ont effectivement participé.

Un rapport récent a montré que « la participation à l'événement » était citée comme indicateur de réussite par environ 83,4 % des personnes interrogées, tandis que « la mesure du retour sur investissement » n'était utilisée que par environ 45,2 %. Un autre rapport comparatif a montré que pour les évènements B2B, 71 % des marques mesuraient le nombre de visiteurs/participants et 64 % suivaient le retour sur investissement.

En intégrant les systèmes d'inscription et les données d'enregistrement, l'IA peut identifier les tendances de désinscription (par exemple, par canal ou par groupe démographique) et suggérer les canaux à améliorer pour la prochaine fois.

✅ Indicateurs d'engagement

La simple participation ne suffit plus. L'intensité de l'engagement est importante : par exemple, le nombre de sessions suivies, le nombre de réponses aux sondages, la participation à discuter/questions-réponses et le temps passé sur le site.

Selon une étude de « The Business of Experiential » (2025), environ 60 % des spécialistes du marketing expérientiel rapportent utiliser l'engagement par session comme indicateur.

L'IA peut vous aider à analyser chaque session (qui est entré, combien de temps est resté, qui a posé des questions) et à agréger les données sur tous les canaux, ce qui permet d'identifier en temps quasi réel les sessions les plus performantes ou les lacunes en matière de contenu.

✅ Taux de génération de prospects et de conversion

Il est important de suivre non seulement les « prospects capturés », mais aussi la qualité des prospects et la conversion en aval (MQL → SQL → client) lorsque cela est possible.

L'automatisation des flux de travail par l'IA peut faciliter l'évaluation des prospects : en regroupant les données relatives à l'engagement lors des évènements (session suivies, téléchargements de contenu, visites de stands) et en les intégrant dans le CRM, l'IA peut classer les participants les plus susceptibles de se convertir, guidant ainsi le suivi et améliorant l'efficacité de la conversion.

✅ Efficacité budgétaire (dépenses forfaitaires vs dépenses réelles + coût par participant/prospect)

Il est clé de comprendre comment votre budget a été utilisé. Les documents de référence mettent l'accent sur le coût par prospect ou le coût par participant comme indicateurs utiles.

Les outils d'IA ou d'automatisation vous aident à la prévision des dépenses, à signaler les dépassements budgétaires (par exemple, les tâches manuelles qui prennent plus de temps que prévu, les coûts de personnel plus élevés) et à recommander une réaffectation des ressources (par exemple, transférer les dépenses des canaux à faible conversion vers ceux à forte conversion).

✅ Satisfaction et sentiment des participants

La satisfaction (via des sondages) et le sentiment (via les réseaux sociaux, les commentaires après l'évènement ) fournissent des informations qualitatives qui complètent les indicateurs quantitatives.

Selon le rapport « Business of Experiential » de 2025 , environ 72 % des organisations de mesure fiables utilisent les commentaires en temps réel des participants.

Les outils d'analyse des sentiments ou d'IA peuvent analyser les réponses ouvertes, les mentions sur les réseaux sociaux, les hashtags et les journaux de discussion pour identifier des thèmes (par exemple, « session trop longue », « excellent réseautage »), ce qui permet de prendre rapidement des mesures correctives pour les évènements futurs.

✅ Autres indicateurs avancés et impact à long terme

Au-delà des indicateurs immédiats, vous devez tenir compte des éléments suivants : consommation de contenu après l'évènement (télécharger/afficher), changements de comportement (par exemple, demandes de démonstration, inscriptions à des essais), influence sur le pipeline (les participants à l'évènement ont-ils progressé plus rapidement dans l'entonnoir), impact sur la marque (par exemple, augmentation de la notoriété, mentions sur les réseaux sociaux).

Les défis de l'activation de l'évènement (et comment les surmonter)

Même avec l'IA, l'activation d'évènements reste un défi. Les plus courants sont les suivants :

Défi	Description	exemple d'impact / scénario
Coûts initiaux élevés et retour sur investissement incertain	De nombreuses organisations hésitent à investir dans des plateformes ou des intégrations d'IA en raison de budgets limite ou d'incertitudes quant aux retours mesurables.	Les petites équipes d'évènements peuvent avoir recours à des outils manuels plutôt qu'à l'automatisation ou à l'analyse basées sur l'IA en raison des coûts élevés perçus.
Sources de données fragmentées ou incomplètes	Les données relatives aux évènements sont souvent dispersées entre les outils d'inscription, les systèmes CRM, les réseaux sociaux et les applications évènementielles, ce qui rend leur intégration difficile. Une mauvaise qualité des données réduit la précision de l'IA.	Les outils d'IA ne peuvent pas segmenter efficacement les audiences si les données d'inscription et de CRM ne sont pas synchronisées.
Lacunes en matière de compétences dans les domaines de l'analyse et de l'automatisation	Les professionnels de l'évènement manquent souvent des connaissances techniques nécessaires pour gérer les flux de travail de l'IA, interpréter les tableaux de bord ou affiner les modèles prédictifs.	Les équipes sous-utilisent les outils d'IA, se contentant de fonctionnalités d'automatisation basiques au lieu de tirer parti des informations prédictives.
Données historiques insuffisantes pour les modèles d'IA	Les évènements de moindre envergure ou organisés pour la première fois peuvent ne pas disposer de suffisamment de données pour former des systèmes d'IA efficaces en matière de personnalisation ou de prévision.	Les modèles prédictifs ne parviennent pas à fournir une prévision précise de la fréquentation ou de l'engagement pour de nouveaux évènements.
Gérer les données des participants de manière éthique et légale	Les systèmes d'IA nécessitent de grands volumes de données personnelles (par exemple, les détails d'inscription, le comportement d'engagement). La conformité au RGPD, au CCPA ou aux lois régionales peut être complexe.	L'utilisation de l'IA pour analyser les sentiments des participants sur les réseaux sociaux pourrait déclencher des questions de confidentialité si elle est terminée sans leur consentement.
Barrières culturelles et peur de l'automatisation	Les équipes habituées aux processus manuels peuvent se méfier des informations fournies par l'IA ou s'inquiéter pour leur emploi.	Les spécialistes du marketing d'évènement peuvent ignorer les recommandations de l'IA, préférant les processus décisionnels traditionnels.
Interaction limitée des utilisateurs avec les fonctionnalités basées sur l'IA	Même si les plateformes évènementielles proposent des chatbots IA, des services de mise en relation ou des moteurs de recommandation, les participants ne les utilisent pas forcément de manière efficace.	Les fonctionnalités de mise en relation par IA dans les évènements virtuels sont sous-utilisées en raison d'une mauvaise expérience utilisateur ou d'un manque de promotion.
Difficulté à établir la connexion entre l'IA et les piles technologiques existantes	L'intégration d'outils évènement basés sur l'IA à des CRM (Salesforce, HubSpot), des solutions d'automatisation marketing (Marketo, Pardot) ou des plateformes d'analyse peut nécessiter une installation personnalisée.	Les silos de données déconnectés empêchent la création de rapports ROI unifiés.
Définitions floues du « réussite » pour les initiatives en matière d'IA	Les équipes manquent souvent d'indicateurs clés de performance cohérents pour mesurer l'impact de l'IA, ce qui entraîne une confusion quant à la valeur réelle de l'automatisation ou des prévisions prédictives.	Les rapports marketing montrent un engagement élevé, mais ne parviennent pas à faire en sorte que les résultats soient liés aux performances commerciales réelles.
« La boîte noire » dans la prise de décision	Certains modèles d'IA font des recommandations (par exemple, ciblez ce public, promouvez cette session) sans explications claires. Cela réduit la confiance.	Les parties prenantes s'interrogent sur la manière dont les modèles de notation basés sur l'IA hiérarchisent certains segments de participants.
Négligence de la créativité et de l'intuition humaines	Une automatisation excessive peut rendre les évènements impersonnels, ce qui nuit à l'expérience de marque.	L'IA peut optimiser la planification, mais elle ne parvient pas à saisir les nuances émotionnelles ou culturelles qui stimulent l'engagement.
Trop d'outils d'IA déconnectés	Les équipes expérimentent plusieurs solutions d'IA (chatbots, analyses, moteurs de personnalisation) sans stratégie intégrée.	Augmentation des coûts et expériences incohérentes des participants.

Liste de contrôle pour l'activation d'évènements à l'intention des responsables marketing

Une checklist structurée pour la planification d'évènements vous aide à vous assurer que chaque étape de votre activation évènementielle, de la planification à l'analyse post-évènementielle, tire parti de l'IA de manière efficace et cohérente.

Utilisez cela comme un cadre pratique et reproductible pour la maintenance de l'efficacité, de la précision et d'un retour sur investissement mesurable pour tous vos évènements.

🧩 Préparation avant l'évènement

✅ Définissez des objectifs clairs pour vos évènements, ciblez des segments de public et fixez des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer votre réussite. ✅ Utilisez des formulaires ou des sondages basés sur l'IA pour automatiser la collecte des exigences auprès des parties prenantes. ✅ Mettez en place une automatisation des flux de travail basée sur l'IA pour l'attribution des tâches, les rappels et les échéances. ✅ Intégrez les plateformes d'inscription aux outils CRM et d'automatisation du marketing pour un suivi transparent DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS DHEAS

🎤 Pendant l'évènement

✅ Surveillez l'engagement, la participation et le sentiment en direct à l'aide de tableaux de bord IA✅ Automatisez les alertes en temps réel en cas de retard, de problèmes techniques ou de faible participation✅ Fournissez des recommandations de réseautage par fournisseur IA et des suggestions de sessions personnalisées✅ Suivez l'engagement grâce à des sondages en direct, des chats de questions-réponses, les réseaux sociaux et les applications d'évènement Déployez des chatbots basés sur l'IA pour aider les participants à gérer leurs horaires, trouver leur chemin ou répondre à leurs questions fréquentes✅ Collectez et analysez les commentaires en direct grâce à des outils de sondage et d'analyse des sentiments améliorés par l'IA

📊 Optimisation post-évènementielle

Déployez des sondages post-évènementielles générés par l'IA pour recueillir des commentaires quantitatifs et en texte✅ Utilisez le traitement du langage naturel (NLP) pour analyser les sentiments et extraire des informations clés✅ Évaluez automatiquement les prospects en fonction de leur engagement, de leur activité pendant la session et de leurs données comportementales Générez des rapports alimentés par l'IA pour résumer le retour sur investissement, les tendances de performance et les indicateurs de conversion. ✅ Synchronisez toutes les données de l'évènement avec les systèmes CRM et marketing pour des campagnes de suivi précises. ✅ Intégrez les informations dans les modèles et les flux de travail des évènements afin d'améliorer les activations futures. ✅ Effectuez un débriefing post-évènementiel alimenté par l'IA : examinez les résultats, la précision du modèle et les recommandations.

💡Conseil de pro : commencez modestement. Effectuez l'automatisation d'un ou deux domaines à fort impact (comme l'inscription ou l'analyse des commentaires) avant d'étendre l'IA à l'ensemble de votre stratégie d'évènement. Cela garantit des résultats mesurables et une adoption plus fluide.

Exemples et idées d'activation d'évènements pour vous inspirer

Idée	Description et comment activer	Pourquoi cela fonctionne
Installations artistiques interactives	Rendez-vous sur une fresque murale en direct, un mur de graffitis numériques ou une sculpture collaborative à laquelle les participants peuvent contribuer.	Les participants deviennent co-créateurs, ce qui favorise un engagement plus profond et leur offre un souvenir mémorable.
Zones thématiques pour les photos et les réseaux sociaux	Créez une zone hautement personnalisée avec des accessoires amusants, des éléments LED, des filtres RA ou des installations de photomatons LED.	Encouragez les participants à prendre/partager des photos, ce qui augmentera votre portée sur les réseaux sociaux et le bouche-à-oreille.
Ludification et chasses au trésor	Utilisez des passeports numériques, des chasses au QR code, des défis sous forme de classements, des jeux ou des quiz dans l'espace.	Transformez la participation passive en exploration active ; incitez les participants à bouger, à interagir et à rester engagés.
Expériences technologiques (RV / RA / Robots)	Intégrez des expériences de réalité virtuelle, des chasses au trésor en réalité augmentée, des robots dessinateurs en direct basés sur le /IA, des expositions d'art robotique ou des installations interactives.	Les technologies innovantes attirent l'attention, créent des moments « waouh » et différencient votre évènement des évènements classiques.
Zones de bien-être/détente	Fournissez un espace dédié à la détente : méditation, fauteuils, stations de recharge, cocktails sans alcool ou réseautage au calme.	Les pauses recharge permettent aux participants de se ressourcer, ce qui favorise un meilleur engagement dans le contenu principal de l'évènement.
Activation éphémère, surprise et mobile	Éléments surprises : performances inattendues, salons mobiles ou boutiques éphémères dans des lieux non conventionnels.	La surprise et la nouveauté créent des moments mémorables, qui renforcent l'attachement émotionnel à l'évènement.
Ateliers et sessions pratiques	Proposez des sessions interactives (ateliers DIY, développement des compétences, démonstrations de produits) auxquelles les participants peuvent prendre part activement.	La participation favorise la rétention de l'expérience et favorise un apprentissage plus approfondi ou une connexion plus forte avec la marque.
Activation axée sur les objectifs	Intégrez une cause sociale, un produit écologique ou un thème lié au développement durable dans votre activation évènementielle.	Alignez votre marque ou votre évènement sur des valeurs, renforçant ainsi la résonance émotionnelle et les perceptions positives.

⚡️ Archive de modèles : Modèles gratuits de propositions d'évènements pour votre prochain évènement

Tendances à surveiller en matière d'activation d'évènements par l'IA

Le paysage de l'IA pour l'activation de l'évènement évolue à une vitesse record, redéfinissant la manière dont les marques conçoivent, mesurent et personnalisent les expériences.

L'un des changements majeurs est l'essor de l'analyse prédictive de l'engagement. Plutôt que d'attendre les rapports post-évènementiels, les organisateurs utilisent désormais l'IA pour anticiper le comportement des participants en temps réel et adapter les sessions ou les dispositions en conséquence. Comme le note TDWI, les systèmes prédictifs combinent des données comportementales et contextuelles pour effectuer une prévision des intentions et personnaliser instantanément les expériences.

L'IA redéfinit également la création et la personnalisation de contenu. Des outils d'automatisation génèrent désormais des résumés de session en temps réel, des programmes personnalisés et des extraits de réseaux sociaux pour les participants et les sponsors.

Une autre avancée majeure est l'intégration d'assistants vocaux et de discuter pendant les évènements. Ces IA de discussion guident les participants, répondent aux questions fréquentes et offrent des recommandations personnalisées, étendant ainsi le modèle de service personnalisé aux environnements d'évènement en direct. SG Analytics souligne que les interfaces de discussion sont devenues essentielles pour créer des interactions fluides et à la demande, reflétant les tendances dans les secteurs de la vente au détail et de l'hôtellerie.

En matière de mesure, l'analyse multimodale des sentiments transforme la façon dont l'engagement est compris. Au lieu de se fier uniquement à la fréquentation ou aux formulaires de commentaires, les organisateurs utilisent l'IA pour analyser le ton de la voix, les expressions faciales et les conversations sociales en temps réel.

Selon EventMarketer, cela marque le début d'une « nouvelle ère en matière de retour sur investissement », dans laquelle les créateurs d'expériences peuvent prouver l'impact émotionnel et comportemental avec une précision sans précédent. Les données du marché confirment cette évolution : selon Yahoo Finance, le secteur de l'engagement du public basé sur l'IA devrait atteindre 7,5 milliards de dollars d'ici 2032.

Enfin, la fusion de l'IA avec les évènements hybrides et de type métaverse gagne du terrain. Des initiatives à grande échelle, telles que le Yas Island Metaverse, démontrent comment l'IA peut coordonner la logistique virtuelle, le réseautage et l'engagement ludique. Bien que son adoption soit encore inégale, les analystes s'accordent à dire que l'IA est le « ciment » qui établit la connexion entre les publics physiques et numériques dans une couche d'activation unifiée.

Pour rester à la pointe de ces tendances, il faut considérer les évènements comme des écosystèmes dynamiques qui apprennent et s'adaptent en temps réel. Les organisations qui intègrent l'IA dans l'analyse, la personnalisation et la diffusion hybride seront positionnées pour offrir des expériences événementielles plus immersives, basées sur les données et mesurables.

Activez vos évènements grâce à l'IA contextuelle de ClickUp

L'IA a redéfini la signification de l'activation d'évènements, transformant chaque étape du processus en un flux de travail intelligent, adaptatif et axé sur les informations. De la planification et l'alignement des parties prenantes à l'engagement sur place et l'analyse post-événementielle, l'IA établit désormais la connexion entre la créativité et l'exécution.

En tant qu'environnement de travail convergent basé sur l'IA, ClickUp permet aux équipes d'unifier la planification, d'automatiser les flux de travail liés au contenu et à l'engagement, et de faire ressortir des informations contextuelles exactement au moment où elles sont nécessaires. Les analyses IA intégrées transforment les données d'évènements dispersées en informations exploitables, tandis que l'automatisation permet aux équipes interfonctionnelles de rester synchronisées, sans avoir à effectuer de tâches manuelles fastidieuses.

Le résultat n'est pas seulement des évènements plus fluides, mais aussi plus intelligents. Les organisations qui exploitent l'IA contextuelle dans ClickUp ne se contentent pas d'organiser des expériences ; elles en tirent continuellement des enseignements, améliorant ainsi le retour sur investissement, personnalisant l'engagement et amplifiant l'impact à chaque activation.

Dans un contexte où chaque instant compte, la gestion d'évènements par l'IA est la nouvelle norme.

Foire aux questions

L'activation évènementielle garantit que chaque étape d'un évènement (préparation, exécution et suivi) est conçue pour susciter l'intérêt du public, favoriser les conversions et générer des informations exploitables.

– Campagnes d'e-mail personnalisées basées sur l'IA – Sessions de réseautage virtuelles – Engagement ludique des participants – Sondages post-évènementiels avec IA pour résumer

À travers des indicateurs tels que la fréquentation, l'engagement, la conversion des prospects, l'efficacité budgétaire et la satisfaction des participants, souvent à l'aide de tableaux de bord IA pour obtenir des informations en temps réel.

ClickUp est fortement recommandé pour centraliser les flux de travail, automatiser les tâches et fournir des rapports basés sur l'IA. D'autres options sont disponibles pour des besoins spécifiques, notamment Cvent, Eventbrite et GlueUp, qui sont des fournisseurs de services.

Les évènements physiques mettent l'accent sur l'expérience en personne, l'utilisation de l'espace et la gestion en temps réel des foules, tandis que les évènements virtuels privilégient l'engagement en ligne, les recommandations de sessions et l'analyse numérique. Les outils d'IA peuvent faire le pont entre ces deux mondes pour optimiser les évènements hybrides.