Au début des années 1900, un avocat nommé Reginald Heber Smith a été confronté à un défi inhabituel : gérer un centre d'aide juridique avec un budget très limité.
Afin de suivre le travail effectué dans des milliers de dossiers, il a mis au point un système qui enregistre avec précision le nombre d'heures consacrées par chaque avocat à chaque tâche.
Un siècle plus tard, de nombreuses agences de création et de marketing sont toujours confrontées au même héritage : un modèle qui part du principe que chaque minute de productivité est facturable.
Cependant, la question qui se pose désormais est la suivante : quel est le coût caché pour les agences de ne pas suivre les heures facturables par rapport aux heures non facturables ?
Dans cet article, nous allons explorer comment cette idée comptable vieille d'un siècle continue d'affecter vos marges. En bonus, nous verrons comment ClickUp peut vous offrir de l'assistance. 🎯
⭐ Modèle présenté
Le modèle de suivi du temps des consultants ClickUp est conçu pour aider les équipes de consultants et d'agences à gérer quotidiennement leurs clients, leurs projets et leurs livrables. Chaque minute peut être associée à une tâche, une réunion ou un livrable, ce qui permet de garantir une visibilité claire sur ce qui est facturable et ce qui ne l'est pas.
Cette installation élimine les approximations et vous aide au suivi du temps consacré aux tâches et aux projets, ainsi qu’à la connexion entre le temps consacré et la rentabilité globale du projet.
Les coûts cachés liés au fait de ne pas effectuer le suivi des heures facturables et non facturables
Même dans les agences très actives et performantes, toutes les heures de travail ne se traduisent pas nécessairement en revenus.
Les appels des clients, les réunions internes, les révisions rapides et les tâches administratives s'additionnent. Mais s'ils ne sont pas correctement suivis, ils érodent discrètement les bénéfices. Comprenons où apparaissent les coûts supplémentaires et pourquoi la gestion du Relevé de temps est importante.
Opportunités de revenus perdues
Lorsque les heures facturables ne sont pas suivies, les agences perdent de l'argent.
Prenons l'exemple d'une agence de design travaillant sur un projet de branding : un designer passe 10 heures à finaliser les révisions du client. Seules six de ces heures sont enregistrées en raison d'entrées oubliées et d'arrondis à la baisse. Sur plusieurs projets, cet écart pourrait coûter à l'agence des milliers de dollars chaque mois.
📮 ClickUp Insight : Alors que 40 % des employés consacrent moins d'une heure par semaine à des tâches invisibles au travail, 15 % d'entre eux perdent plus de 5 heures par semaine, soit l'équivalent de 2,5 jours par mois !
Cette perte de temps apparemment insignifiante mais invisible pourrait ronger lentement votre productivité. ⏱️
Utilisez le suivi du temps et l'assistant IA de ClickUp pour découvrir précisément où ces heures invisibles disparaissent. Identifiez les inefficacités, laissez l'IA réaliser l'automatisation des tâches répétitives et récupérez un temps précieux ! Regardez cette vidéo pour en savoir plus sur les relevés de temps et les approbations dans ClickUp. 👇🏼
Baisse de la productivité
Le fait de brouiller la frontière entre les activités facturables et non facturables peut nuire à l'efficacité de l'équipe.
Par exemple, un stratège en marketing peut passer une partie de la journée à travailler sur une campagne pour un client, mais aussi consulter ses e-mails internes, préparer des rapports et assister à des réunions ponctuelles. Sans un suivi précis du temps, il est impossible de savoir combien de temps a réellement été consacré à des tâches génératrices de revenus.
Le résultat est une duplication des efforts, une perte de concentration et une perte de temps à essayer de reconstituer des flux de travail fragmentés.
🧠 Anecdote amusante : Tout a commencé avec la pointeuse. Willard Bundy a breveté la première pointeuse pratique en 1888, et cette capacité mécanique à enregistrer les heures a rendu possible la facturation moderne basée sur le temps.
Difficulté pour réaliser les prévisions des budgets des projets
Négliger les heures non facturables conduit souvent à sous-estimer les coûts des projets.
Supposons qu'un cabinet de conseil soumissionne pour un nouveau client. Il alloue 50 heures pour les livrables, mais oublie de prendre en compte la planification interne, les réunions de statut et les contrôles qualité. Lorsque le projet prend du retard, les délais ne sont pas respectés, les marges bénéficiaires diminuent et la satisfaction du client baisse.
💡 Conseil de pro : suivez le coût d'opportunité parallèlement aux heures non facturables. Si une équipe consacre 40 heures à une formation interne, calculez l'équivalent en heures facturables perdues. Cela aide les responsables financiers à justifier le retour sur investissement de la formation.
Augmentation des litiges liés à la facturation des clients
Des entrées de temps vagues ou inexactes peuvent rapidement entraîner des conflits de facturation.
Supposons qu'une agence de développement web facture à un client 15 heures de travail pour la refonte d'un site web, mais n'ait pas enregistré les tâches mineures telles que le dépannage ou les tests. Le client conteste les frais, retardant le paiement tandis que l'agence s'efforce de justifier les heures facturées.
🔍 Le saviez-vous ? Dans les années 1940, l'American Bar Association (ABA) a commencé à promouvoir l'idée que les avocats suivent leur temps de travail par tranches de six minutes. Cette pratique a été officialisée en 1958 lorsque l'ABA a suggéré que les avocats devraient viser à facturer 1 300 heures par an.
Allocation inefficace des ressources
Sans données claires, les responsables peuvent mal évaluer la manière dont les membres de l'équipe utilisent leur temps.
Par exemple, un rédacteur publicitaire senior peut sembler sous-utilisé parce que ses heures consacrées à des recherches non facturables ou au mentorat de stagiaires ne sont pas suivies. Pendant ce temps, les employés juniors peuvent être surchargés de tâches facturables. Une mauvaise interprétation de la capacité de travail peut entraîner un épuisement professionnel, un gaspillage de talents et une exécution inégale des projets.
💡 Conseil de pro : Cessez de penser uniquement en termes d'heures et commencez à penser en termes de schémas. Si vous constatez que les stratèges enregistrent toujours un nombre important d'heures non facturables le Monday, il s'agit d'un problème systémique. Peut-être que les appels hebdomadaires pour faire le point pourraient être regroupés, ou que des rapports d'automatisation pourraient remplacer la moitié de la préparation.
Comment atténuer les coûts cachés liés au fait de ne pas suivre les heures facturables et non facturables
La catégorisation des tâches, le suivi cohérent du temps, l'analyse des informations et l'ajustement des flux de travail aident les agences à reprendre le contrôle de la gestion du temps.
ClickUp vous aide dans ce domaine. 🤩
Il s'agit du premier environnement de travail convergent au monde qui combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et le chat, le tout alimenté par l'IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Voici comment vous pouvez réduire les coûts cachés liés aux heures non suivies à l'aide de la plateforme :
Étape n° 1 : classer les tâches en deux catégories : facturables et non facturables.
Commencez par clarifier ce qui est facturable et ce qui ne l'est pas.
✔️ Voici une checklist des heures facturables !
- Travail sur les projets des clients (conception, code, rédaction, conseil)
- Séances stratégiques et planification des livrables pour les clients
- Réunions et appels avec les clients spécifiques à un projet
- Révisions et modifications demandées par les clients
- Assistance directe liée à un projet client
- Production livrable (graphiques, rapports, présentations)
- Ateliers clients sur site ou virtuels
- Relecture et contrôle qualité des documents des clients
Notez-les dans une liste de référence simple, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Ensuite, facilitez leur suivi en ajoutant des libellés cohérents, tels que « Facturable » et « Non facturable ». Organisez une brève session avec votre équipe pour passer en revue des exemples, afin que tout le monde applique les mêmes normes.
❌ Voici les tâches non facturables :
- Travail administratif (e-mails, classement, saisie de données)
- Réunions internes de l'équipe et résumés rapides
- Formation ou développement professionnel
- Marketing ou développement commercial pour l'agence
- Planification interne des projets ou documentation des processus
- Le temps que les employés consacrent à l'apprentissage de nouveaux outils ou logiciels
- Évaluations des performances ou tâches liées aux ressources humaines
- Gestion administrative ou coordination d'équipe
Les tâches dans ClickUp sont les éléments constitutifs de votre flux de travail. Chacune d'entre elles contient plusieurs composants, notamment des descriptions, des pièces jointes, des étiquettes, des checklists et des commentaires. Vous pouvez ainsi marquer les tâches comme « facturables » ou « non facturables », créant ainsi un système cohérent pour votre équipe tout en conservant l'ensemble du contexte au même endroit.
Par exemple, un rédacteur de contenu travaillant sur le blog d'un client crée une tâche intitulée « Brouillon du blog du client Y » et l'étiquette comme « facturable ». Il ajoute une description avec les délais et les exigences. À la fin du mois, le responsable marketing filtre par étiquettes pour trier les heures facturables.
Étape n° 2 : suivez le temps de manière cohérente
Il est maintenant temps d'encourager votre équipe à enregistrer ses heures chaque jour plutôt que d'attendre la fin de la semaine, afin que les entrées soient précises et complètes.
ClickUp Suivi du temps vous facilite la tâche. Il permet aux membres de l'équipe de démarrer et d'arrêter les chronomètres sur les tâches à partir d'un ordinateur de bureau, d'un mobile ou même d'un navigateur via l'extension Chrome gratuite.
Vous préférez la saisie manuelle ? Pas de problème. Vous pouvez enregistrer votre temps de manière rétroactive ou spécifier un intervalle de dates pour suivre votre progression. Chaque entrée peut être directement liée à une tâche ou une sous-tâche, de sorte que chaque heure est associée à un livrable spécifique. Les relevés de temps personnalisables vous permettent d’afficher le temps suivi par jour, semaine, mois ou toute autre période. Vous pouvez même ajouter une estimation de durée dans les cartes de tâches afin de comparer ultérieurement les heures estimées et les heures réelles.
Par exemple, une agence de médias sociaux travaille sur une campagne pour un client. Un rédacteur passe la matinée à rédiger des légendes pour les publications Instagram d'un client. Il démarre le chronomètre directement sur la tâche « Légendes Instagram – Client Z » dès qu'il commence à écrire.
Demandez à l'IA des informations contextuelles
ClickUp Brain est un outil de plateforme alimenté par l'IA intégré à votre environnement de travail, qui relie les tâches, les documents, les personnes et les connaissances organisationnelles. Il automatise les activités courantes de gestion de projet, telles que le suivi des progrès, les réunions debout, les mises à jour et la génération de tâches, à l'aide de fonctionnalités d'automatisation assistées par l'IA telles que AI Assign et AI Prioritize, permettant à votre équipe de se concentrer sur le travail stratégique plutôt que sur les tâches non facturables.
Revenons à notre exemple d'agence de médias sociaux. Pendant que le rédacteur travaille, ClickUp Brain peut automatiquement suivre la progression des sous-tâches, générer un résumé du travail achevé et informer les parties prenantes des heures facturables actuelles.
Plus tard, si le chef d'équipe souhaite avoir un aperçu rapide, il lui suffit de demander à ClickUp Brain :
- Montrez-moi le total des heures facturables pour [nom du client] cette semaine.
- Quelles tâches prennent plus de temps que prévu ?
- Générez un résumé des progrès réalisés pour la campagne Instagram.
ClickUp Brain suggère également des ajustements, comme la réaffectation des ressources si certaines sous-tâches prennent du retard, en fonction du suivi du temps.
💡 Conseil de pro : Intégrez l'IA dans vos audits de temps. Saisissez vos données historiques facturables/non facturables dans ClickUp Brain pour repérer les inefficacités cachées. Par exemple, l'IA pourrait signaler que les designers seniors passent plus de temps en réunions internes que les juniors, ce qui suggère une mauvaise délégation.
Étape n° 3 : examinez régulièrement les rapports
Établissez un calendrier pour examiner les rapports de temps. Il peut s'agir par exemple de :
- Quotidiennement pour vérifier rapidement les tâches individuelles
- Hebdomadaire pour les projets actifs
- Mensuel pour les tendances générales
Comparez les heures facturables et non facturables pour repérer des tendances, telles que les tâches récurrentes de faible valeur ou la sous-facturation. Soyez attentif aux valeurs aberrantes : les tâches qui ont pris beaucoup plus de temps que prévu ou qui ont été mal classées. Le partage de ces conclusions avec l'équipe aide chacun à comprendre l'impact de son temps de travail et maintient un niveau de motivation élevé.
ClickUp Automations peut accélérer la création de rapports de suivi du temps. Ces automatisations fonctionnent selon une logique simple « Si cela se produit, alors faites ceci » et peuvent combiner des déclencheurs, des actions et des conditions pour s'adapter à votre flux de travail.
Voici quelques exemples d'automatisations :
- Avertissez les responsables lorsqu'une tâche dépasse le nombre d'heures estimé.
- Marquez automatiquement les tâches comme facturables ou non facturables en fonction du type de tâche.
- Envoyez des résumés hebdomadaires des heures suivies aux chefs d'équipe.
- Mettez à jour les tableaux de bord chaque fois que des entrées de temps sont enregistrées ou mises à jour.
Avec ClickUp Brain, vous pouvez même créer des agents IA personnalisés utilisant le langage naturel, tels que :
- Prévenez-moi chaque vendredi si certaines tâches ont dépassé le nombre d'heures estimé cette semaine.
- Mettez en évidence les tâches qui dépassent de plus de 10 % leur estimation.
- Envoyez automatiquement un rapport du nombre total d'heures facturables par client.
Voici à quoi cela ressemble dans la pratique :
💡 Conseil de pro : utilisez des micro-budgets pour les heures non facturables. Au lieu de dire « maintenez les frais administratifs sous la barre des 20 % », attribuez à chaque projet un budget non facturable plafonné (par exemple, 10 heures). Cela permet aux équipes de rester conscientes des dérives de périmètre et les oblige à trouver des solutions créatives lorsque les limites sont atteintes.
Pour en savoir plus sur l'automatisation des flux de travail, cliquez ici. 👇🏼
Étape n° 4 : Ajustez les flux de travail en fonction des informations recueillies
Utilisez les données pour prendre des décisions plus éclairées. Concentrez-vous sur les activités à fort retour sur investissement et réduisez le travail interne à faible valeur ajoutée. Affinez vos estimations de tâches à l'aide de données temporelles réelles afin que les devis des futurs projets soient plus précis.
Ajustez l'affectation des ressources en affectant davantage de personnes à des tâches facturables à forte valeur ajoutée et rationalisez le travail non facturable essentiel mais chronophage à l'aide de modèles, d'automatisation ou d'externalisation. Au fil du temps, ces petits ajustements se traduisent par une meilleure productivité.
Les tableaux de bord ClickUp offrent une vue centralisée de votre environnement de travail, vous permettant de visualiser et d'analyser les données en temps réel. À l'aide de cartes mobiles et redimensionnables, vous pouvez suivre la progression des tâches, les performances de l'équipe, les rapports de temps et même intégrer des données provenant d'outils externes.
Personnalisez les tableaux de bord à l'aide de filtres et de paramètres afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus, qu'il s'agisse des indicateurs au niveau du projet, des heures spécifiques à un client ou de la productivité globale de l'équipe.
Supposons qu'une agence de marketing gère plusieurs campagnes. Sur son tableau de bord ClickUp, elle configure plusieurs cartes :
- La fiche de suivi du temps indique les heures facturables et non facturables par membre de l'équipe et par projet.
- La carte de progression des tâches visualise les tâches achevées et en attente pour chaque client.
- La carte de charge de travail affiche la capacité de chaque membre de l'équipe.
- La carte orientée client fournit un aperçu du statut du projet, des échéances et des livrables.
Bonus : un modèle !
En prime, si vous ne souhaitez pas faire la configuration d'un flux de travail personnalisé, voici un modèle pour les freelances que vous pouvez utiliser ! ⚡
Le modèle de suivi du temps des consultants ClickUp est un excellent outil pour suivre le temps directement dans les tâches, ce qui signifie que vous savez toujours exactement à quoi chaque heure enregistrée a contribué. Le modèle de relevé de temps des consultants comprend des champs personnalisés pour saisir des indicateurs clés tels que les taux horaires, les coûts estimés et les montants facturables totaux.
Les champs de formule calculent automatiquement les heures facturables, ce qui vous permet de comparer instantanément les revenus estimés et réels. Vous pouvez ainsi identifier facilement les projets sous-facturés ou les tâches trop longues. Grâce à plusieurs options d'affichage, telles que des listes, des tableaux et des tableaux de bord, vous pouvez filtrer, trier et visualiser le temps suivi pour chaque projet, membre de l'équipe et client.
La dispersion du travail est l'un des principaux facteurs cachés qui nuisent à la productivité au sein des agences. Les équipes créatives passent souvent d'un outil à l'autre pour les projets, d'un autre pour la facturation, d'une plateforme distincte pour le suivi du temps et d'un autre encore pour la communication avec les clients. Chaque changement perturbe la concentration, ralentit la dynamique et crée des lacunes où les heures ne sont pas suivies, les briefs se perdent et les livrables sont retardés.
Lorsque votre flux de travail est dispersé entre plusieurs onglets, vous ne perdez pas seulement du temps, vous perdez également des heures facturables et ajoutez des frictions à chaque projet client. Un environnement de travail consolidé rassemble tous ces éléments : gestion de projet, suivi du temps, facturation, ressources et communication dans un seul système homogène. Plus besoin de passer d'un onglet à l'autre, plus besoin de rechercher des fichiers, plus besoin de réinitialiser le contexte. Votre équipe avance plus rapidement, les projets restent alignés et l'agence protège le temps facturable qui génère réellement des revenus.
Exemple concret de suivi des heures facturables
Lorsque les équipes commencent au suivi des heures facturables et non facturables, les résultats parlent souvent d'eux-mêmes. Les données révèlent les inefficacités, les opportunités manquées et les pertes de profits potentielles.
Comprenons étape par étape le flux de travail dont nous avons discuté.
Imaginons que StudioBright, une agence créative de taille moyenne, décide d'examiner de plus près où passe réellement son temps. Malgré un travail régulier avec ses clients, ses marges bénéficiaires ne cessent de diminuer.
Étape n° 1 : établir des définitions claires
Voici comment le responsable des opérations répartit le travail :
- Facturable : livrables destinés au client, tels que la conception de campagnes, les révisions ou les appels au client.
- Non facturable : réunions internes, activités marketing et formations.
Ils créent des étiquettes dans leur environnement de travail afin de garantir la transparence de chaque tâche.
Étape n° 2 : enregistrer quotidiennement le temps passé avec ClickUp
Par exemple, le rédacteur lance un chronomètre pour « Rédaction publicitaire – Client A » lorsqu'il écrit. Le chef de projet enregistre manuellement les 45 minutes passées en réunion avec le client pour recueillir ses commentaires. La gestion de projet par l'IA de ClickUp Brain résume le nombre total d'heures par client et signale les tâches qui dépassent leur estimation de durée.
Voici ce que Manaswi Dwivedi, de Cedcoss Technologies Pvt. Ltd., avait à dire à propos de l'utilisation de ClickUp:
Son tableau de bord nous aide à présenter les données de manière pertinente et nous fait gagner du temps. Je peux également créer différents espaces où je peux travailler sur les problèmes et les améliorations. De plus, notre travail quotidien peut également être surveillé, et le suivi du temps que nous consacrons à une tâche spécifique contribue également à améliorer l'efficacité du travail.
Son tableau de bord nous aide à présenter les données de manière pertinente et nous fait gagner du temps. Je peux également créer différents espaces où je peux travailler sur les problèmes et les améliorations. De plus, notre travail quotidien peut également être surveillé, et le suivi du temps que nous consacrons à une tâche spécifique contribue également à améliorer l'efficacité du travail.
Étape n° 3 : examinez régulièrement les rapports
À la fin de chaque semaine, l'équipe examine les données relatives au temps de travail à l'aide des tableaux de bord ClickUp.
Ils ont remarqué une tendance : les designers passent près de 10 heures par semaine en appels internes, ce qui représente un temps non facturable qui grève les marges.
Le responsable configure une automatisation ClickUp afin que chaque vendredi, un « rapport hebdomadaire sur le temps passé » soit automatiquement partagé dans leur canal de discussion ClickUp #Operations.
💡 Conseil de pro : Évaluez l'efficacité de vos clients. Comparez les ratios facturables et non facturables par client. Certains clients prennent deux heures de frais généraux pour chaque heure facturable, d'autres 15 minutes. Utilisez ces informations pour donner la priorité aux clients les plus efficaces lorsque votre pipeline est plein.
Étape n° 4 : Ajuster les flux de travail en fonction des informations recueillies
Grâce aux données dont elle dispose, StudioBright affine son flux de travail :
- Les réunions internes sont limitées à 15 minutes.
- La communication avec les clients est regroupée dans des tableaux de bord de projet.
- Les tâches non facturables qui prennent trop de temps sont automatisées ou regroupées.
Après trois mois, les résultats sont clairs :
⚡ L'utilisation facturable augmente de 18 %.
💰 Les marges bénéficiaires augmentent de 22 %.
📅 Le délai moyen de réalisation des projets diminue de 15 %.
💟 Bonus : Brain MAX est votre assistant de bureau alimenté par l'IA, conçu pour aider les agences à maximiser les heures facturables et à rationaliser le travail des clients. Grâce à une intégration approfondie de vos outils de gestion de projet, de suivi du temps et de facturation, Brain MAX rassemble toutes vos activités facturables dans un tableau de bord unifié.
Vous pouvez utiliser la fonction de reconnaissance vocale pour enregistrer les heures, mettre à jour l'état d'avancement des projets ou saisir les notes des clients sans les mains, tandis que plusieurs modèles d'IA de pointe vous aident à générer des relevés de temps détaillés, à résumer l'avancement des projets et à signaler les travaux non facturés. Brain MAX peut automatiser les rappels pour la saisie des heures, organiser les tâches facturables et non facturables, et garantir que chaque minute de travail pour le client est suivie et comptabilisée, rendant ainsi votre agence plus efficace, plus transparente et plus rentable.
📖 À lire également : Qu'est-ce que la facturation par jalons ? Comment ça marche (+ exemples)
Une checklist des heures et de la facturation pour les agences, optimisée par l'IA
Voici un tableau de résumé pour vous aider à rester au fait de vos tâches :
| Étape | Élément de checklist |
|---|---|
| 1. Effectuez l'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée afin que votre équipe puisse rester créative | Utilisez l'IA pour automatiser les tâches administratives qui interrompent le travail des concepteurs, des stratèges et des gestionnaires de comptes. Cela leur permet de se concentrer sur des tâches facturables à fort impact plutôt que sur un travail administratif sans fin et des allers-retours incessants. |
| 2. Identifiez les coûts cachés dans votre pipeline de livraison | Les agences perdent en rentabilité à cause de coûts cachés qui passent inaperçus, tels que les révisions, les examens internes, les réunions et le travail non facturable. Identifiez ces schémas dès le début, car les heures non facturables ont plus d'importance que la plupart des équipes ne le pensent. |
| 3. Améliorez la précision de la facturation grâce au suivi automatisé | Activez le suivi automatisé du temps pour vous assurer que les créatifs enregistrent toutes les heures consacrées au travail des clients, ce qui vous permet d'obtenir une facturation précise et un processus de suivi du temps plus fluide, particulièrement important pour les équipes de production qui évoluent rapidement. |
| 4. Augmentez l'utilisation facturable dans toute l'agence | Suivez le taux d'utilisation de votre équipe, le taux d'utilisation facturable et le nombre total d'heures de travail pour comprendre comment elles sont réparties entre plusieurs projets et découvrir les possibilités d'augmenter les heures facturables. |
| 5. Donnez aux chefs de projet une gestion de projet plus claire concernant la livraison | Laissez l'IA vous aider au suivi de l'avancement des projets, à clarifier les tâches facturables et non facturables, et à offrir de l'assistance aux chefs de projet pour coordonner des projets clients complexes avec des échéanciers serrés et des périmètres changeants. |
| 6. Protégez vos revenus sur les contrats à prix fixe | De nombreuses agences facturent leur travail sous forme d'honoraires forfaitaires ou de projets à prix fixe, ce qui signifie que les registres de temps manquants ou les dérives de périmètre peuvent se traduire par des pertes financières. L'IA permet de mettre en évidence les problèmes qui entravent les revenus directs et la bonne exécution du travail. |
| 7. Simplifiez les opérations au sein des systèmes des agences | Utilisez un logiciel de gestion de projet basé sur l'IA pour rationaliser les processus internes, réduire la dette administrative et améliorer le flux quotidien, de la planification des ressources à la gestion de la paie. |
| 8. Renforcez l'expérience du client et la fidélisation | Les grandes agences dépendent de relations solides avec leurs clients. L'IA contribue à maintenir la satisfaction des clients grâce à des livraisons plus prévisibles, une meilleure visibilité sur l'avancement des projets et moins de surprises en termes d'échéanciers ou de facturation. |
| 9. Générez des factures précises en quelques minutes | L'IA peut analyser le temps facturable, aider au suivi du travail facturable sur tous les comptes et aider votre équipe à produire des factures claires en quelques clics, réduisant ainsi les frictions tant pour l'agence que pour le client. |
| 10. Adaptez les flux de travail en fonction des différents types de projets | La charge de travail des agences varie en fonction des contrats de services, des campagnes à forte composante de livrables ou des projets à prix fixe. Vos systèmes doivent donc s'adapter à votre gamme de services et à l'évolution de votre capacité. |
Assurez-vous d'une facturation précise avec ClickUp
Le suivi des heures facturables et non facturables consiste à comprendre où va l'énergie de votre équipe, à repérer les pertes de revenus et à prendre des décisions plus judicieuses concernant les projets.
ClickUp, l'espace de travail convergent basé sur l'IA, rend cela possible. Le suivi du temps consacré aux projets garantit que chaque tâche et sous-tâche est enregistrée avec précision. ClickUp Brain permet d'automatiser les mises à jour sur l'avancement des projets et de surveiller leur état de santé. Les automatisations assurent la cohérence des tâches répétitives et des rapports, tandis que les tableaux de bord offrent une vue en temps réel de la productivité, maximisant ainsi les heures facturables et la capacité de l'équipe.
Ensemble, ces outils vous aident à récupérer les heures perdues et à optimiser les flux de travail afin d'augmenter vos marges bénéficiaires.
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Foire aux questions (FAQ)
Les agences savent exactement comment le temps est réparti entre les équipes grâce au suivi du temps consacré aux projets. Les heures facturables correspondent au travail effectué pour les clients qui peut être facturé, tandis que les heures non facturables couvrent les tâches internes, telles que les réunions ou le travail administratif. Un suivi précis permet d'éviter les pertes de revenus, garantit une facturation transparente et vous aide à comprendre l'allocation des ressources.
ClickUp permet aux équipes de suivre le temps en temps réel à l'aide de chronomètres, de saisir manuellement les heures ou d'enregistrer le temps. Les entrées de temps sont directement liées aux tâches et aux projets, ce qui permet de créer des relevés de temps et des synthèses détaillées. L'intégration avec d'autres outils de suivi du temps réduit les erreurs manuelles, vous offrant une vue précise des heures facturables et rendant la facturation précise et sans effort.
Ne pas suivre les heures facturables peut entraîner une sous-facturation des clients, une perte de revenus, une mauvaise gestion des ressources et des relations tendues avec les clients. Vous risquez de ne pas identifier les inefficacités ou le travail non facturable excessif, ce qui aura pour résultat une baisse des marges bénéficiaires.
Le suivi du temps permet de voir exactement où vont les efforts, ce qui vous permet de vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et de réduire le travail non facturable. Il permet d'estimer avec précision le coût des projets, de mieux répartir la charge de travail et d'identifier les goulots d'étranglement.