Le message d'un patient est arrivé à 23 h 42. « Bonjour, je pense avoir oublié quelque chose d'important lors de mon rendez-vous aujourd'hui. Puis-je vous en parler maintenant ? »
C'est un moment que tout le monde connaît, où l'on souhaite répondre sans hésiter. Bien que cela semble naturel, il faudrait faire quelque chose pour éviter une violation potentielle de la loi HIPAA. En fait, l'année dernière, les organismes de santé ont publié des rapports sur 725 violations de données, avec plus de 275 millions de dossiers médicaux exposés. Et ce type de crise à grande échelle ne ralentit malheureusement pas.
Voici pourquoi les outils de chat conformes à la norme HIPAA sont importants. Non pas parce que la réglementation l'exige, mais parce que derrière chaque discussion se trouvent de vraies personnes.
La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des plateformes spécialement conçues pour ce type de communication. Des outils qui protègent les données sensibles sans perturber votre façon de travailler au cours de votre travail. Voyons donc dix des meilleures options qui méritent d'être prises en considération.
Aperçu des meilleurs outils de chat conformes à la norme HIPAA
| Outil | Fonctionnalités clés | Idéal pour | Tarifs* |
| ClickUp | – Chat, documents, tâches, tableaux blancs, tableaux de bord conformes à la norme HIPAA – Intégration des données EHR, contrôle d'accès, historique des versions – Résumé alimenté par l'IA avec ClickUp Brain | Particuliers, petites équipes et entreprises ayant besoin d'un environnement de travail tout-en-un et conforme | Forfait Free disponible ; tarifs personnalisés pour les entreprises. |
| TigerConnect | – Accès basé sur les rôles, messagerie sécurisée, appels à partir des dossiers – Intégration des outils EHR et d'appel infirmier – Alertes d'escalade silencieuses | Fournisseurs de soins de santé qui ont besoin d'une communication clinique en temps réel | Tarification personnalisée |
| OhMD | – Envoi de textes sécurisés et conformes à la norme HIPAA via les numéros de téléphone existants – Plus de 85 intégrations EHR, chat en direct, pilote automatique – Chat de groupe et consultations vidéo | Petits cabinets ayant besoin d'une communication par texte et de rappels par SMS avec leurs patients | Les forfaits payants commencent à 250 $ par mois. |
| Updox | – Boîte de réception unifiée pour les fax, les e-mails et les vidéos – Messagerie sécurisée directe, pistes d'audit, capture de notes pendant les appels | Cabinet d’emplacement nécessitant une communication et une gestion des documents centralisées | Tarification personnalisée |
| Paubox | – Messagerie électronique conforme à la norme HIPAA – Filtres anti-hameçonnage/malware intégrés pour la sécurité des données DLP pour les e-mails, analyses, tableau de bord sécurisé | Fournisseurs ayant besoin d'un marketing par e-mail sécurisé et d'une communication avec les patients | Les forfaits payants commencent à 38 $ par mois. |
| Luma Health | – SMS, appels vocaux et e-mails automatisés – Enregistrement des appareils mobiles, analyse IA, synchronisation des dossiers médicaux électroniques | Les équipes chargées de l'engagement des patients exploitent l'IA pour l'automatisation et l'analyse | Tarification personnalisée |
| SimplePractice | –Messagerie sécurisée sur le portail–Intégration avec la facturation, les notes, la vidéo–Modèles et chat en session | Fournisseurs indépendants et petits cabinets ayant besoin d'une solution intégrée de télésanté et de documentation | Les forfaits payants commencent à 49 $/mois. |
| Klara | –Triage des messages des patients basé sur l'IA–Chat persistant via SMS, appels, chat en ligne–Boîte de réception partagée et télésanté intégrée à l'application | Équipes multi-départements ayant besoin d'une communication et d'un acheminement intelligents avec les patients | Tarification personnalisée |
| Spruce Health | –VoIP sécurisée, SMS, fax, chaînes téléphoniques – Étiquettes, routage des appels, automatisation après les heures de bureau | Cliniques ayant besoin de boîtes de réception flexibles avec téléphonie et messagerie sécurisées | Forfait Free disponible ; forfaits payants à partir de 24 $/utilisateur/mois. |
| Rocket. Discuter | – Solution de messagerie sécurisée sur site/auto-hébergée – Contrôle total des données, API ouvertes, messagerie fédérée | Organisations et entreprises à forte composante informatique ayant besoin d'une communication personnalisable et auto-hébergée | Forfait Free disponible ; forfaits payants à partir de 8 $/utilisateur/mois. |
Que devez-vous rechercher dans un outil de chat conforme à la norme HIPAA ?
Si de nombreuses plateformes de chat prétendent offrir une sécurité optimale, seules quelques-unes répondent aux normes strictes requises pour protéger les données des patients et respecter la réglementation HIPAA.
Voici les éléments à vérifier avant de faire votre choix :
- Chiffrement de bout en bout et pistes d'audit : utilisez un chiffrement puissant pour assurer la sécurité des messages et des pièces jointes pendant leur transfert et leur stockage. Les pistes d'audit sont tout aussi importantes, car elles permettent d'enregistrer qui a accédé aux données, quand et à partir de quel appareil.
- Partage sécurisé de fichiers et intégrations EHR : activez les transferts de fichiers cryptés et effectuez des connexions avec les plateformes EHR (dossiers médicaux électroniques) ou les systèmes de gestion de cabinet afin de garantir la fluidité et la sécurité des flux de travail.
- Assistance pour les accords de partenariat commercial (BAA) : signez un accord de partenariat commercial (BAA) avec votre fournisseur afin de protéger légalement les informations médicales protégées et de respecter les normes HIPAA. Vérifiez toujours la disponibilité des BAA avant la validation de votre engagement.
- Paramètres de conservation et de suppression des messages : assurez-vous que la plateforme permet de contrôler les périodes de conservation des messages et prend en charge la suppression sécurisée des informations médicales protégées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
👀 Le saviez-vous ? La violation de données subie par Anthem en 2015 a exposé les données d'environ 78,8 millions de personnes, ce qui en fait l'une des plus importantes violations de données de santé jamais enregistrées.
📚 À lire également : Les meilleurs outils logiciels de collaboration dans le domaine de la santé
Les meilleurs outils de discussion conformes à la norme HIPAA
Si vous êtes prêt à abandonner les solutions de contournement risquées et à mettre en place un système de communication fiable, voici les meilleurs outils logiciels conformes à la norme HIPAA à prendre en considération 👇
1. ClickUp (meilleur environnement de travail tout-en-un conforme à la norme HIPAA avec chat, gestion des tâches et documentation)
Dans le domaine de la santé, la communication est au cœur des soins prodigués aux patients. De la coordination des soins aux mises à jour administratives, chaque message contient des informations sensibles qui doivent être protégées conformément aux normes HIPAA.
C'est là que ClickUp for Health + ClickUp Chat transforme la manière dont les équipes médicales communiquent et collaborent. Il s'agit du premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, qui rassemble toutes les applications, données et flux de travail sur une seule plateforme de sécurité.
ClickUp est conforme à la norme SOC 2 et son forfait Enterprise est conforme à la norme HIPAA (grâce à un accord BAA signé), avec des rôles personnalisés qui offrent des contrôles avancés sur les permissions et l'accès des utilisateurs.
Au lieu de gérer séparément des outils de chat, des outils de suivi des tâches et des systèmes de rapports, les prestataires de soins de santé et les administrateurs peuvent rationaliser la communication et les opérations à partir d'un seul environnement de travail. Dans le domaine de la santé, cela peut se traduire par la mise à jour de la documentation par un prestataire ou le suivi d'un patient par un coordinateur de soins, tout en restant aligné sur les prochaines étapes et les exigences d'accès. Ainsi, ClickUp élimine toutes les formes de dispersion du travail pour fournir un contexte à 100 % et un lieu unifié où les humains et les agents IA peuvent travailler ensemble. Explorons cela plus en détail.
Assurez une communication sûre et rapide avec ClickUp Chat.
Pour protéger les données des patients tout en permettant aux équipes de rester en connexion, ClickUp Chat (la meilleure plateforme de messagerie tout-en-un ) permet des discussions en temps réel soumises à des règles de conformité strictes. Plus précisément, les données sont protégées pendant leur transfert et leur stockage grâce à des normes de cryptage robustes.
Le chat comprend des @mentions et des réponses en fil de discussion. Par exemple, une équipe soignante chargée de patients cardiaques peut créer un canal de chat dédié à la « cardiologie » où les infirmières mettent à jour les signes vitaux en temps réel, un pharmacien indique les ajustements de médicaments et le cardiologue de garde est immédiatement averti par une @Mention pour une consultation rapide.
Lancez vos réunions en un seul clic avec SyncUps.
Vous souhaitez améliorer la communication médicale en permettant une collaboration en temps réel et en face à face entre les professionnels de santé, où qu'ils se trouvent ?
Voici comment ClickUp SyncUps fournit de l'assistance aux équipes médicales :
- Collaboration instantanée : les équipes médicales peuvent démarrer ou rejoindre SyncUps directement depuis n'importe quel canal ou message direct, ce qui permet aux médecins, infirmières et spécialistes de discuter des cas des patients, des plans de traitement ou des mises à jour urgentes sans avoir à passer d'une application à l'autre.
- Partage d'écran et connexion de tâches : pendant une session SyncUp, les participants peuvent partager leur écran pour examiner ensemble les résultats de laboratoire, les images ou les dossiers médicaux. Vous pouvez également connecter des tâches spécifiques à une session SyncUp en direct, afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les prochaines étapes et les responsabilités.
- Accessibilité mobile : SyncUps fonctionne parfaitement sur les appareils mobiles, ce qui permet aux professionnels de santé de participer à des discussions importantes depuis n'importe quel endroit de l'hôpital ou de la clinique, même pendant leurs tournées.
- Communication en fil de discussion : SyncUps inclut une fonctionnalité de chat en fil de discussion, ce qui facilite la documentation des décisions clés, le partage des ressources et le suivi des actions à mener après l'appel.
Communiquez de manière asynchrone avec Clips
Si la communication en temps réel s'avère difficile, vous pouvez enregistrer et partager des mises à jour vidéo, des explications et des actualités de manière asynchrone avec ClickUp Clips.
Cela signifie que les médecins, les infirmières et les administrateurs peuvent expliquer des flux de travail complexes, donner leur avis ou fournir des informations actualisées sur les patients en fonction de leur propre emploi du temps. C'est idéal pour le travail posté, la collaboration entre équipes ou lorsque des réunions immédiates ne sont pas possibles.
Voici comment Clips et SyncUp, utilisés conjointement, rendent les communications médicales plus sûres et plus efficaces :
- Accès protégé : chaque Clip est stocké dans l'environnement de travail sécurisé de ClickUp, avec des permissions granulaires et des pistes d'audit. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent afficher ou partager les enregistrements, ce qui garantit la confidentialité des données des patients et des communications internes.
- Auditabilité : les clips sont automatiquement enregistrés avec des horodatages et les détails de l'utilisateur, ce qui répond aux exigences de la loi HIPAA en matière de suivi des accès et de contrôles d'audit.
- Communication unifiée : Clips s'intègre parfaitement aux fonctionnalités de chat, de gestion de documents et de tâches de ClickUp. Cela signifie que toutes vos communications, qu'elles soient en texte, en vidéo ou en voix, sont centralisées, consultables et protégées sous le même parapluie conforme à la norme HIPAA.
Créez, partagez et effectuez des modifications en cours sur des informations de santé dans Docs.
Pour étendre cette même harmonisation à la documentation, ClickUp Docs offre aux équipes un espace sécurisé et polyvalent pour créer, partager et mettre à jour tout type de documents, des procédures opératoires normalisées aux protocoles de traitement, en passant par les notes de réunion et les flux de travail d'admission.
Ce logiciel de collaboration documentaire renforcé s'intègre directement à votre environnement de travail et est lié à des projets, des tâches ou des dossiers, afin qu'ils ne soient jamais isolés ou noyés dans des chaînes d'e-mails.
Vous pouvez attribuer des tâches à partir d'un document, mentionner des collègues et contrôler l'accès jusqu'au niveau de l'utilisateur ou de l'éditeur individuel. Vous pouvez également intégrer des références PubMed ou Scopus pour collaborer sur des publications ou des données expérimentales.
Chaque document peut être partagé en interne ou en externe, avec la possibilité d'inviter des collaborateurs en tant que lecteurs, commentateurs ou éditeurs à part entière. L'historique des versions s'exécute en arrière-plan, ce qui permet de toujours retracer les modifications et de revenir à des versions antérieures si nécessaire.
Les commentaires sur les tâches renforcent encore davantage cette collaboration. Au lieu de disperser les commentaires entre différentes applications de chat, ceux-ci apparaissent exactement là où le travail est effectué. Un fournisseur peut laisser des informations contextuelles sur une tâche de coordination des soins, ou un responsable de la conformité peut signaler un élément nécessitant un suivi. Vous pouvez également étiqueter des collègues, intégrer des fichiers ou convertir un commentaire en une nouvelle tâche s'il donne lieu à une action.
💡 Conseil de pro : rationalisez l'accueil de vos patients et la mise à jour des demandes en créant des formulaires personnalisés dans ClickUp. Vous pouvez également intégrer Cognito Forms pour transformer automatiquement les envois de formulaires en tâches exploitables, ce qui réduit la saisie manuelle de données et accélère vos flux de travail cliniques.
Gardez chaque détail connecté dans votre environnement de travail dédié aux soins de santé.
Lorsque le contexte commence à s'étendre sur plusieurs fils de discussion, ClickUp Brain le rassemble. Grâce à une invite rapide, cette puissante solution d'IA pour les soins de santé peut résumer les modifications en cours sur de longs documents ou l'historique des discussions, extraire les éléments à entreprendre à partir des commentaires ou aider à rédiger une réponse dans le cadre d'une tâche.
Il est formé à votre environnement de travail, il comprend donc comment votre équipe communique et travaille. Pour les équipes qui traitent des tâches sensibles et volumineuses, l'assistance IA pour ces tâches permet de gagner du temps tout en restant concentré sur la vision d'ensemble.
Par exemple, une équipe de contrôle des infections hospitalières peut utiliser ClickUp Brain pour traiter les rapports d'incidents quotidiens et en extraire les principales tendances (comme les sources récurrentes d'infection).
📌 Essayez ces suggestions :
- Fournissez un guide rapide des directives du CDC en matière d'hygiène des mains et liez-le à notre document sur le contrôle des infections.
- Résumez les notes de la réunion multidisciplinaire d'aujourd'hui et dressez la liste des éléments à prendre en compte pour les équipes de cardiologie, de soins infirmiers et de pharmacie séparément.
- Générez une checklist de suivi pour les patients postopératoires sur la base de ce protocole de sortie et attribuez des tâches à l'unité de convalescence.
- Soulignez les problèmes récurrents dans les rapports d'incidents liés au contrôle des infections de cette semaine et suggérez trois mesures de priorité pour la prochaine réunion d'évaluation.
Meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Automatisation des tâches : automatisez les tâches de soins récurrentes et les flux de travail de rendez-vous avec ClickUp Automations à l'aide de déclencheurs et de conditions prédéfinis.
- Visualisation des données : suivez la charge de travail de votre équipe et les opérations de soins aux patients sur les tableaux de bord ClickUp grâce à des diagrammes personnalisables, le suivi du temps et des widgets de planification de la capacité.
- Coordination centralisée des soins : organisez vos rendez-vous et vos suivis en temps réel à l'aide du Calendrier ClickUp.
- Intégration sécurisée des données : ajoutez des données EHR (dossiers médicaux électroniques), des formulaires d'assurance ou des résultats de laboratoire directement dans ClickUp Docs pour une action plus rapide de l'équipe.
- Intégrations fluides et conformes : connectez-vous en toute sécurité à plus de 1 000 outils tels que Zoom, Google Workspace et Slack pour créer un écosystème de soins de santé interconnecté grâce aux intégrations ClickUp.
Limitation de ClickUp
- La multitude de fonctionnalités peut sembler intimidante pour les petits cabinets lors de la prise en main.
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 000 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 000 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Voici un avis publié sur G2:
Ce que j'apprécie le plus chez ClickUp, c'est la façon dont tout fonctionne ensemble de manière fluide. La combinaison du chat, des Tableaux blancs et des Espaces nous permet de réfléchir, d'attribuer des tâches et de suivre le travail en un seul endroit. Cet outil est flexible, visuel et hautement personnalisable, ce qui le rend parfait pour gérer plusieurs équipes et projets dans différents départements. La fonctionnalité Wiki nous a également aidés à remplacer les procédures opératoires normalisées et les documents d'intégration dispersés par une source unique et fiable.
Ce que j'apprécie le plus chez ClickUp, c'est la façon dont tout fonctionne ensemble de manière fluide. La combinaison du chat, des Tableaux blancs et des Espaces nous permet de réfléchir, d'attribuer des tâches et de suivre le travail en un seul endroit. Cet outil est flexible, visuel et hautement personnalisable, ce qui le rend parfait pour gérer plusieurs équipes et projets dans différents services. La fonctionnalité wiki nous a également aidés à remplacer les procédures opératoires normalisées et les documents d'intégration dispersés par une source unique et fiable.
💡 Conseil de pro : Brain MAX transforme la communication médicale et sanitaire en regroupant toutes vos informations et tous vos flux de travail critiques dans un environnement de travail unique, sécurisé et alimenté par l'IA.
Voici comment procéder :
- Effectuez des recherches instantanées dans ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint et TOUTES vos applications connectées, ainsi que sur le Web, pour déterminer l'emplacement des dossiers des patients, des documents de recherche ou des registres de conformité.
- Pour les cliniciens et le personnel en déplacement, Talk to Text vous permet de poser des questions, de dicter des notes sur les patients ou de commander votre travail à la voix, en mode mains libres, où que vous soyez.
- Au lieu de s'appuyer sur un ensemble disparate d'outils d'IA déconnectés tels que ChatGPT, Claude et Gemini, Brain MAX offre une solution unique, contextuelle et prête à l'emploi qui comprend votre environnement de soins de santé.
Essayez ClickUp Brain MAX, la super application IA qui comprend vraiment vos flux de travail médicaux. Abandonnez la multitude d'outils IA et profitez d'une communication fluide, sécurisée et intelligente dans le domaine de la santé.
2. TigerConnect (le meilleur pour les communications cliniques en temps réel)
TigerConnect est une plateforme de messagerie conforme à la norme HIPAA qui adapte la communication aux fournisseurs de soins de santé, en offrant un accès basé sur les rôles pour les médecins, les infirmières et les administrateurs. Elle dispose d'une interface adaptative qui ajuste dynamiquement les notifications et les dispositions en fonction des rôles des utilisateurs, garantissant ainsi que les alertes sont dirigées vers les personnes concernées.
Il offre également une fonctionnalité d'« escalade silencieuse » qui alerte les superviseurs en cas de retard dans les réponses. L'outil permet également aux utilisateurs de démarrer des chats ou des appels directement à partir des dossiers des patients et prend en charge des flux de travail personnalisés, tels que des checklists préopératoires, adaptés à des besoins de soins spécifiques.
Meilleures fonctionnalités de TigerConnect
- Panneau d'administration centralisé avec provisionnement des utilisateurs (importation CSV, LDAP/AD), synchronisation de la planification des rôles et révocation immédiate de l'accès aux appareils.
- Intégrez-les aux systèmes de dossiers médicaux électroniques et aux outils d'appel infirmier pour accéder en temps réel aux données des patients pendant les consultations.
- Communiquez par rôle (par exemple, « cardiologue de garde ») plutôt que par nom.
Limitations de TigerConnect
- Certains utilisateurs mentionnent que le système semble obsolète et nécessite de fermer un écran pour accéder à un autre, ce qui ralentit les flux de travail.
Tarifs TigerConnect
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur TigerConnect
- G2 : 4,5/5 (plus de 190 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 40 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de TigerConnect ?
Un critique de G2 déclare :
TigerConnect est extrêmement utile pour diffuser des alertes d'information à l'échelle de l'entreprise (météo, trafic, urgences), ainsi qu'un excellent outil pour communiquer avec les employés, permettant de transmettre des rapports sur les patients, des informations de référence et des informations HIPAA sans craindre d'enfreindre la loi HIPAA.
TigerConnect est extrêmement utile pour diffuser des alertes d'information à l'échelle de l'entreprise (météo, trafic, urgences), ainsi qu'un excellent outil pour communiquer avec les employés, permettant de transmettre des rapports sur les patients, des informations de référence et des informations HIPAA sans craindre d'enfreindre la loi HIPAA.
👀 Le saviez-vous ? Le résultat des violations involontaires de la loi HIPAA peut être une amende allant de 100 à 50 000 dollars par infraction, avec un maximum annuel de 25 000 dollars en cas de récidive.
3. OhMD (Idéal pour la communication avec les patients par texte et les rappels de rendez-vous)
OhMD a été fondée en 2016 par un groupe d'innovateurs du secteur de la santé qui souhaitaient combler le fossé communicationnel entre les médecins et les patients. Ils ont développé une plateforme sur laquelle les fournisseurs peuvent utiliser leurs numéros de téléphone existants pour envoyer des messages sécurisés. Cela évite d'avoir à installer des applications supplémentaires.
Cet outil est lié à plus de 85 systèmes de dossiers médicaux électroniques, ce qui permet d'intégrer facilement les informations relatives aux patients dans la discussion. Il permet également aux cabinets médicaux de partager un lien sécurisé en un seul clic pour les consultations vidéo, qui s'intègrent ainsi de manière fluide dans le fil de discussion.
Pour les équipes de soins, OhMD offre une assistance multi-locataires, une authentification unique, un audit des utilisateurs et des options de chat de groupe pour assurer la coordination de toutes les tâches. Cette installation aide les petits cabinets à gérer plus efficacement les soins prodigués aux patients.
Meilleures fonctionnalités d'OhMD
- Utilisez Autopilot pour planifier des suivis qui permettent aux patients de rester informés des prochaines étapes après leurs visites.
- Utilisez le chat en direct pour créer un espace accueillant où les nouveaux patients peuvent vous contacter via votre site web.
- Utilisez les formulaires électroniques pour recueillir des informations médicales protégées avant les rendez-vous grâce à un simple échange de textes.
Limitation d'OhMD
- Certains utilisateurs signalent que les messages des patients disparaissent parfois, ce qui les oblige à effectuer des recherches manuelles pour déterminer leur emplacement.
Tarifs OhMD
- Reach : à partir de 300 $/mois
- Développer : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur OhMD
- G2 : 4,8/5 (plus de 150 avis)
- Capterra : pas assez d'avis
Que disent les utilisateurs réels à propos d'OhMD ?
Un critique de G2 déclare :
J'apprécie la facilité d'utilisation et le service client. Ils répondent également rapidement lorsque j'ai un problème. Dans l'ensemble, j'adore le système et les notifications rapides que je reçois par e-mail lorsque j'ai un nouveau message texte.
J'apprécie la facilité d'utilisation et le service client. Ils répondent également rapidement lorsque j'ai un problème. Dans l'ensemble, j'adore le système et les notifications rapides que je reçois par e-mail lorsque j'ai un nouveau message texte.
🔖 À lire également : Le guide ultime de la gestion de projet dans le domaine de la santé.
🎥 Vous souhaitez en savoir plus sur les outils de collaboration ? Regardez cette vidéo pour en savoir plus :
4. Updox (idéal pour les cabinets avec plusieurs emplacements où l'échange de documents et la communication sont centralisés)
Updox regroupe les e-mails, les fax et les visioconférences dans une boîte de réception unifiée, centralisant ainsi les communications pour les fournisseurs. Son système de messagerie sécurisée directe (DSM) permet aux cliniciens de partager en toute sécurité les dossiers des patients avec leurs collègues via un réseau fiable.
Conçu pour les fournisseurs hors hôpital, tels que les médecins et les pharmaciens, Updox propose également un tableau de bord où les équipes peuvent suivre en temps réel le statut des messages et les réponses des patients. De plus, il intègre le traitement des paiements dans les chats, ce qui permet au personnel de percevoir les frais sans changer d'écran.
Les patients reçoivent des rappels de rendez-vous directement dans leur boîte de réception, tandis que les cas urgents sont signalés d'un simple clic par n'importe quel membre de l'équipe. Cela garantit un environnement de conformité plus large pour les équipes et les services.
Meilleures fonctionnalités d'Updox
- Organisez des appels de télésanté de groupe pouvant accueillir jusqu'à 19 participants, avec salles d'attente virtuelles, partage d'écran et prise de notes pendant l'appel.
- Modifiez, signez, expurgez et surlignez des documents directement dans votre boîte de réception sans avoir à les exporter vers un autre outil.
- Acheminez automatiquement les fax grâce à des attributions basées sur des règles et conservez une piste d'audit conforme à la norme HIPAA pour chaque document.
Limitation d'Updox
- Certains utilisateurs font état de rapports selon lesquels les contrats sont renouvelés automatiquement sans possibilité de résiliation ou de rachat, ce qui entraîne des frais indésirables.
Tarifs Updox
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Updox
- G2 : 4,4/5 (plus de 100 avis)
- Capterra : 4,1/5 (plus de 100 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos d'Updox ?
Un critique de G2 déclare :
L'interface d'Updox et son intégration avec notre DME (Practice Fusion) sont très simples et intuitives. En tant que cabinet médical, nous recevions énormément de fax redondants, ce qui nous faisait gaspiller beaucoup de papier et, surtout, perdre beaucoup de temps à les scanner puis à les classer dans les dossiers des patients. Avec Updox, un simple clic suffit pour transférer un fax dans le dossier d'un patient. Cela facilite grandement la vie de tout le monde et nous permet d'économiser beaucoup d'argent en papier.
L'interface d'Updox et son intégration avec notre DME (Practice Fusion) sont très simples et intuitives. En tant que cabinet médical, nous recevions énormément de fax redondants, ce qui nous faisait gaspiller beaucoup de papier et, surtout, perdre beaucoup de temps à les scanner puis à les classer dans les dossiers des patients. Avec Updox, un simple clic suffit pour transférer un fax dans le dossier d'un patient. Cela facilite grandement la vie de tout le monde et nous permet d'économiser beaucoup d'argent en papier.
🧠 Anecdote : selon le Forum économique mondial, un hôpital génère en moyenne environ 50 pétaoctets de données chaque année. C'est plus du double des données stockées dans toute la Bibliothèque du Congrès !
📚 Pour en savoir plus : Comment utiliser la communication asynchrone pour améliorer la collaboration au sein d'une équipe
5. Paubox (idéal pour le marketing par e-mail et la communication avec les patients conformes à la norme HIPAA)
Au lieu de s'appuyer sur des portails, des mots de passe ou des clics supplémentaires, Paubox crypte chaque e-mail sortant en arrière-plan afin que les destinataires puissent lire les messages directement dans leur boîte de réception, qu'ils utilisent Gmail, Outlook ou un client mobile.
Il s'intègre à votre fournisseur de e-mail existant et garantit automatiquement la conformité HIPAA sans nécessiter de modification du flux de travail. Les administrateurs peuvent consulter les analyses, gérer les menaces mises en quarantaine et appliquer les politiques via un tableau de bord sécurisé.
La protection intégrée contre les menaces entrantes bloque le phishing, l'usurpation d'identité et les logiciels malveillants à l'aide de filtres tels que ExecProtect et DomainAge.
Meilleures fonctionnalités de Paubox
- Intégrez une fonction de e-mail crypté directement dans vos applications à l'aide de l'API RESTful Email certifiée en matière de sécurité HITRUST.
- Utilisez Email DLP pour analyser les e-mails sortants et protéger le contenu sensible avant son envoi.
- Détecte et bloque les e-mails entrants ou sortants contenant des informations médicales confidentielles ou d'autres données réglementées (numéros de sécurité sociale, cartes de crédit).
Limitation de Paubox
- Certains utilisateurs trouvent Paubox Forms difficile à naviguer et notent le manque d'options de personnalisation.
Tarifs Paubox
- Standard : 38 $/mois
- Plus : 77 $/mois
- Premium : 90 $/mois
Évaluations et avis sur Paubox
- G2 : 4,9/5 (plus de 400 avis)
- Capterra : 5/5 (plus de 20 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Paubox ?
Un critique de G2 déclare :
J'apprécie la façon dont Paubox garantit des communications par e-mail sécurisées et conformes à la norme HIPAA, ce qui facilite l'envoi d'informations sensibles tout en préservant la confidentialité. L'interface conviviale simplifie également le processus de gestion des données des patients, améliorant ainsi l'efficacité globale et le flux de travail.
J'apprécie la façon dont Paubox garantit des communications par e-mail sécurisées et conformes à la norme HIPAA, ce qui facilite l'envoi d'informations sensibles tout en préservant la confidentialité. L'interface conviviale simplifie également le processus de gestion des données des patients, améliorant ainsi l'efficacité globale et le flux de travail.
📮ClickUp Insight : Près de 20 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage envoient plus de 50 messages instantanés par jour. Ce volume élevé pourrait indiquer qu'une équipe échange constamment des messages rapides, ce qui est excellent pour la rapidité, mais peut également entraîner une surcharge de communication.
Grâce aux outils de collaboration intégrés de ClickUp, tels que ClickUp Chat et ClickUp Assigned Comments, vos discussions sont toujours liées aux tâches pertinentes, ce qui améliore la visibilité et réduit le besoin de suivis inutiles.
6. Luma Health (Idéal pour l'engagement automatisé des patients et les analyses basées sur l'IA)
Luma Health est une plateforme native d'IA dédiée à la réussite des patients, conçue pour rationaliser le parcours de soins de bout en bout. Avant leur visite, les patients reçoivent des formulaires d'admission sur leur mobile, téléchargent leurs identifiants et leurs informations d'assurance, et achèvent les formulaires de consentement, qui sont tous enregistrés numériquement et synchronisés automatiquement avec le dossier médical électronique.
Son intégration approfondie aux systèmes de dossiers médicaux électroniques tels qu'Epic, eClinicalWorks, Athenahealth et autres permet d'automatiser les flux de travail et de synchroniser les données entre les plateformes. Il automatise également la communication grâce à des SMS multilingues bidirectionnels, des messages vocaux, des e-mails et un chat sécurisé. Il peut ainsi gérer les confirmations, les annulations, les changements d'horaire, les recommandations et les rappels (en utilisant le traitement du langage naturel pour comprendre les réponses naturelles et les emojis). Les analyses basées sur l'IA suivent des indicateurs tels que la réduction des absences, la conversion des recommandations, l'achevement des admissions, la croissance des revenus et la satisfaction des patients, ce qui permet d'améliorer la planification.
Meilleures fonctionnalités de Luma Health
- Informe automatiquement les patients lorsque des créneaux horaires préférés se libèrent en raison d'annulations, en fonction du type, du fournisseur et de l'emplacement.
- Utilisez Spark IA + Navigator Concierge pour traiter les appels et les textes des patients grâce à la compréhension du langage naturel.
- Transformez les fax entrants grâce à l'IA pour les classer, extraire les données et les acheminer instantanément sans triage manuel.
Limitation de Luma Health
- Certains utilisateurs ont besoin d'actualiser fréquemment la page pour voir les nouveaux messages et signalent que les liens envoyés n'arrivent jamais à leurs destinataires.
Tarifs de Luma Health
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Luma Health :
- G2 : 4,8/5 (plus de 80 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 80 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Luma Health ?
Un critique de G2 déclare :
J'apprécie énormément la facilité et la rapidité avec lesquelles je peux envoyer des messages sécurisés à nos patients pour leur communiquer des informations sur les consultations ou les rendez-vous. Vous pouvez leur fournir tous les détails sans avoir à passer des coups de fil incessants. Je peux ainsi passer à la tâche suivante tout en continuant à discuter avec le patient si nécessaire.
J'apprécie énormément la facilité et la rapidité avec lesquelles je peux envoyer des messages sécurisés à nos patients pour leur communiquer des informations sur les orientations vers des spécialistes ou les rendez-vous. Vous pouvez leur fournir tous les détails sans avoir à vous téléphoner sans cesse. Je peux passer à la tâche suivante tout en continuant à discuter avec le patient si nécessaire.
💡 Conseil de pro : formez votre personnel à utiliser les initiales des patients et les 4 derniers chiffres de leur numéro de dossier médical au lieu de leur nom complet lors de la discussion. Votre équipe pourra toujours les identifier, mais cela ajoutera une couche de protection supplémentaire en cas de partage accidentel de captures d'écran.
7. SimplePractice (idéal pour les fournisseurs indépendants et les petits cabinets qui ont besoin d'une solution intégrée de télésanté et de facturation)
SimplePractice est un système de gestion de cabinet et de dossiers médicaux électroniques conforme à la norme HIPAA. Il est conçu pour un intervalle de fournisseurs de soins, notamment les thérapeutes, les orthophonistes, les ergothérapeutes et les psychiatres.
Sa fonctionnalité de messagerie sécurisée est étroitement intégrée au portail client, ce qui permet aux thérapeutes de rester en contact entre les séances sans compromettre la confidentialité. Ce qui le distingue, c'est la façon dont la messagerie s'intègre de manière transparente à d'autres outils cliniques, tels que les séances vidéo, les notes d'évolution et la prise de rendez-vous.
Pour les cabinets proposant des services de télésanté, SimplePractice prend en charge le chat sécurisé pendant les sessions de vidéo en direct. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour partager des liens, des ressources écrites ou vérifier la connexion en cas de coupure audio. Vous pouvez également définir des messages de disponibilité, envoyer des mises à jour à des clients spécifiques et vous assurer que toutes les communications restent cryptées et documentées.
Meilleures fonctionnalités de SimplePractice
- Accédez au Wiley Treatment Planner pour élaborer des plans de soins détaillés à partir d'options prédéfinies adaptées à des diagnostics spécifiques.
- Tirez parti des modèles de notes personnalisés, des plans de traitement et des évaluations qui préremplissent les données des clients pour une documentation clinique efficace.
- Accédez à des tableaux de bord de rapports et d'analyse sur la fréquentation, les tendances en matière de revenus, les sources de référence et la charge de travail des fournisseurs pour obtenir des informations plus pertinentes sur votre cabinet.
Limitation de SimplePractice
- Quelques utilisateurs ont remarqué l'absence d'une fonctionnalité d'enregistrement automatique, ce qui nécessite des enregistrements manuels fréquents pour éviter de perdre la progression des notes.
Tarifs SimplePractice
- Starter : 49 $/mois
- Essentiel : 79 $/mois
- Plus : 99 $/mois
Évaluations et avis sur SimplePractice
- G2 : 4,1/5 (plus de 100 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 2 800 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de SimplePractice ?
Un critique de G2 déclare :
Les options de mise en forme disponibles pour les notes, telles que « Wiley », facilitent considérablement la création de plans de traitement par rapport à ce que j'ai connu par le passé. J'apprécie la disposition de SimplePractice, qui est très facile à naviguer. Les clients peuvent vous contacter par messages et vous pouvez mener des sessions de télésanté virtuelles conformes à la norme HIPAA.
Les options de mise en forme disponibles pour les notes, telles que « Wiley », facilitent considérablement la création de plans de traitement par rapport à ce que j'ai connu par le passé. J'apprécie la disposition de SimplePractice, qui est très facile à naviguer. Les clients peuvent vous contacter par messagerie et vous pouvez mener des sessions de télésanté virtuelles conformes à la norme HIPAA.
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8. Klara (idéal pour une communication simplifiée entre plusieurs services et un routage intelligent)
Klara est une autre plateforme d'engagement des patients conforme à la norme HIPAA qui offre une expérience fluide, similaire à celle d'un texte, sur tous les canaux de communication. Que le patient envoie un message par SMS, via le site web, le chat en ligne ou par téléphone, toutes les communications sont regroupées dans un seul fil de discussion crypté que le personnel peut gérer de manière centralisée. L'un de ses points forts est son système intelligent de routage et d'automatisation des flux de travail. Klara Assistant utilise l'IA pour interpréter les besoins des patients, même à partir de messages libres, et les étiquette, les attribue ou les achemine automatiquement vers le membre de l'équipe approprié (pour la facturation, la prise de rendez-vous, les questions cliniques, etc. ). Cela réduit le temps de triage et les goulots d'étranglement à la réception.
Klara gère également de manière transparente les modes de communication hybrides. Si un patient appelle, il peut choisir de convertir l'appel en un fil de discussion sécurisé par messagerie.
Les meilleures fonctionnalités de Klara
- Activez la télémédecine dans l'application grâce à des salles d'attente virtuelles, des consultations vidéo et des fils de discussion persistants qui archivent automatiquement les discussions.
- Facilitez la collaboration interne grâce aux boîtes de réception partagées, aux @mentions, aux notes internes et à la réattribution des messages entre les équipes chargées de la planification, des soins cliniques et de la facturation.
- Diffusez des mises à jour ou des messages politiques en toute sécurité à des cohortes de patients à l'aide de modèles de messages intégrés à Klara.
Limitation de Klara
- Les utilisateurs aimeraient pouvoir envoyer des formulaires, des commandes ou des résultats directement depuis les dossiers des patients vers Klara, plutôt que de les enregistrer et de les télécharger séparément.
Tarifs Klara
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Klara
- G2 : 4,5/5 (plus de 100 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 200 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Klara ?
Un critique de G2 déclare :
J'apprécie beaucoup de pouvoir envoyer des messages aux patients, car cela peut être plus rapide que de les appeler. Cela nous permet également de communiquer avec d'autres membres du personnel au sujet d'un patient particulier dans un seul fil de discussion, afin que les informations puissent être consultées. Je l'utilise tous les jours dans mon travail et je m'en sers fréquemment en tant que patient. La mise en route est très facile et simple, tant pour le personnel médical que pour les patients.
J'apprécie beaucoup de pouvoir envoyer des messages aux patients, car cela peut être plus rapide que de les appeler. Cela nous permet également de communiquer avec d'autres membres du personnel au sujet d'un patient particulier dans un seul fil de discussion, afin que les informations puissent être consultées. Je l'utilise tous les jours dans mon travail et je m'en sers fréquemment en tant que patient. La mise en route est très facile et simple, tant pour le personnel médical que pour les patients.
💡 Conseil de pro : configurez votre chat pour qu'il remplace automatiquement les modèles PHI courants par des astérisques après 24 heures. Les numéros de téléphone sont remplacés par « –-1234 » et les dates par « //2024 », tout en conservant la lisibilité du contexte de la discussion.
9. Spruce Health (idéal pour la VoIP, la messagerie et les configurations personnalisées de la boîte de réception)
Spruce Health, un autre hub de collaboration sécurisé, propose une authentification à deux facteurs, un audit SOC 2, une certification HITRUST et une fonctionnalité d'enregistrement automatique des audits pour chaque action de lecture, d'écriture et d'affichage.
Grâce à eux, vous pouvez envoyer des SMS sécurisés bidirectionnels, gérer des fax électroniques, traiter des appels de télésanté ou numériser votre système téléphonique avec des fonctionnalités telles que les arborescences téléphoniques, les lignes multiples, la transcription des messages vocaux et le routage des appels. Ces outils sont également équipés d'une fonction d'automatisation qui vous permet de programmer des messages, de déclencher des réponses automatiques ou d'automatiser facilement les flux de travail en dehors des heures de bureau. De plus, vous pouvez utiliser des configurations de boîte de réception personnalisées, appliquer des étiquettes aux panneaux de contact ou attribuer des messages au membre ou au groupe approprié de l'équipe. Les notes internes, la messagerie d'équipe et la fonction @-paging garantissent la coordination et le suivi des discussions, sans compromettre la confidentialité des patients.
Spruce Heath : meilleures fonctionnalités
- Utilisez l'API de fax de Spruce pour envoyer des fax conformes à la norme HIPAA avec logique de réessai, options de page de garde et journaux de livraison.
- Fusionnez les contacts en double et attribuez des numéros partagés aux familles afin de garantir la clarté et l'exactitude des dossiers des patients.
- Échangez des messages en toute sécurité entre les cliniques équipées de Spruce afin de coordonner les orientations et le partage des soins aux patients.
Limitation de Spruce Heath
- Il n'y a pas de sous-note sous les noms des patients avec une visibilité dans les interactions pour identifier des détails tels que le parent, le tuteur ou le surnom.
Tarifs Spruce Heath
- Essai gratuit : 14 jours
- Basique : 24 $/utilisateur/mois
- Communicator : 49 $/utilisateur/mois
Évaluations et avis sur Spruce Heath
- G2 : 4,7/5 (plus de 300 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 30 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Spruce Heath ?
Un critique de G2 déclare :
Ce que j'apprécie le plus, c'est la facilité d'utilisation de Spruce, non seulement pour moi-même et les autres fournisseurs, mais surtout pour mes patients les moins à l'aise avec la technologie. Le fait de regrouper toutes mes communications au même endroit me permet de rester organisé. J'adore la fonctionnalité d'étiquetage qui permet d'attribuer des tâches à d'autres fournisseurs.
Ce que j'apprécie le plus, c'est la facilité d'utilisation de Spruce, non seulement pour moi-même et les autres fournisseurs, mais surtout pour mes patients les moins à l'aise avec la technologie. Le fait de regrouper toutes mes communications au même endroit me permet de rester organisé. J'adore la fonctionnalité d'étiquetage qui permet d'attribuer des tâches à d'autres fournisseurs.
👀 Le saviez-vous ? Selon CRICO Strategies, les défaillances de communication ont contribué à 7 149 cas de faute professionnelle médicale (30 % de toutes les réclamations entre 2009 et 2013), entraînant 1 744 décès et coûtant aux hôpitaux la somme astronomique de 1,7 milliard de dollars.
10. Rocket. Chat (idéal pour les organisations à forte composante informatique qui ont besoin d'un contrôle total des données et de solutions auto-hébergées)
Rocket. Chat est une plateforme de messagerie open source compatible HIPAA. Vous pouvez la déployer sur site, dans un cloud sécurisé ou même dans des environnements isolés, ce qui permet à votre organisation de contrôler entièrement l'emplacement des données et les personnes qui y ont accès.
De plus, il offre des fonctionnalités de messagerie en temps réel, de canaux de groupe, de discussions en fil de discussion, de voix et de vidéo. Ils disposent tous d'un cryptage de bout en bout, d'une authentification multifactorielle et de permissions basées sur les rôles. Vous pouvez même personnaliser votre propre arborescence téléphonique ou vos flux de travail grâce à des API ouvertes, afin que la messagerie s'intègre naturellement au fonctionnement de votre organisation. Il vous permet de capturer les messages des patients provenant de différents canaux et de déclencher des flux de travail intelligents, tels que le routage des demandes, la diffusion de notifications ou l'alimentation en données des plateformes de soins et des CRM.
Rocket. Chat : meilleures fonctionnalités
- Intégrez le chat directement dans votre propre application ou portail patient grâce à des SDK en marque blanche, la prise en charge des iframes, des API et des outils de personnalisation.
- Créez des applications et des automatisations personnalisées à l'aide du kit d'outils App Engine de Rocket. Chat et adaptez les flux de travail, la logique des messages ou les intégrations.
- Utilisez le protocole open source Matrix pour la messagerie fédérée, qui permet de discuter de manière sécurisée et interopérable entre différents serveurs Rocket. Discuter entre cliniques, laboratoires ou assureurs.
Rocket. Limitation pour discuter
- Les utilisateurs signalent que les pièces jointes ne sont pas toujours prises en charge et que des pannes occasionnelles du serveur peuvent entraîner de brèves interruptions et une perte d'accès au chat.
Tarifs de Rocket. Discuter
- Gratuit pour toujours
- Pro : 8 $/utilisateur/mois (facturé annuellement)
- Enterprise : tarification personnalisée
Rocket. Discuter : évaluations et avis :
- G2 : 4,2/5 (plus de 300 avis)
- Capterra : 4,3/5 (plus de 150 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Rocket. Chat ?
Un critique de Capterra déclare :
L'un des principaux avantages est la protection des données : vous savez que toutes les informations divulguées par le biais des messages sont sécurisées. L'application peut être téléchargée sur différents appareils : Android, iOS, Windows et Linux. Elle est très facile à utiliser et dispose de nombreuses fonctionnalités utiles pour maintenir une bonne communication.
L'un des principaux avantages est la sécurité des données : vous savez que toutes les informations divulguées par le biais des messages sont sécurisées. L'application peut être téléchargée sur différents appareils : Android, iOS, Windows et Linux. Elle est très facile à utiliser et dispose de nombreuses fonctionnalités utiles pour maintenir une bonne communication.
Communication sécurisée de bout en bout avec ClickUp
Les outils de chat conçus pour des discussions rapides ne manquent pas. Mais lorsqu'il s'agit d'informations sur les patients, de conformité et de coordination interne, la liste se raccourcit considérablement.
Parmi cette liste, certains outils simplifient la conformité en matière d'envoi de SMS aux patients et de routage des appels. D'autres intègrent l'IA, la gestion des tâches et les automatisations intelligentes. Et puis il y a ClickUp. Celui qui combine le chat en temps réel avec des flux de travail opérationnels approfondis afin que les discussions, les actions à entreprendre et la documentation restent toutes regroupées au même endroit, protégées par une sécurité de niveau entreprise.
Si vous développez un système qui s'adapte à votre prestation de soins, ClickUp vous offre l'espace nécessaire à faire cela. En toute sécurité. De manière efficace. Et sans avoir à activer/désactiver plusieurs solutions. Inscrivez-vous dès maintenant sur ClickUp.