Savez-vous combien de temps les commerciaux de votre entreprise consacrent réellement à la vente ?
Ce n'est pas idéal, n'est-ce pas ?
Le coupable ? Une documentation désorganisée ou manquante.
Les équipes commerciales s'appuient sur des processus reproductibles et des ressources commerciales précieuses pour conclure des ventes. Mais trop souvent, elles perdent des heures à rechercher des informations, à réécrire des e-mails ou à poser sans cesse les mêmes questions. Elles perdent du temps, sont moins productives et ne parviennent pas à atteindre leurs quotas.
À l'inverse, les entreprises qui gèrent et mettent à jour régulièrement le contenu commercial constatent une augmentation de 10,9 % de leur taux de réussite.
Vous aussi, vous pouvez résoudre ces problèmes persistants de productivité grâce à un système de documentation commerciale structuré qui assiste votre équipe à chaque étape.
Dans ce guide, vous apprendrez comment en créer une, sans avoir à jongler entre plusieurs outils... et grâce à l'application qui fait tout pour le travail, alias ClickUp.
⭐ Modèle présenté
Le modèle de processus commercial de ClickUp vous offre un flux de travail clair et personnalisable pour faire progresser vos prospects à chaque étape en toute confiance, de la prospection à la conclusion. Avec ses champs personnalisés intégrés, ses multiples vues telles que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, ainsi que le suivi collaboratif des tâches, ce modèle convivial aide les équipes commerciales à rester alignées, organisées et à saisir toutes les opportunités.
Qu'est-ce que la documentation commerciale ?
La documentation commerciale désigne tous les supports dont votre équipe a besoin pour vendre efficacement, tant en interne qu'en externe.
Pensez aux guides stratégiques, aux scripts d'appel, aux modèles d'e-mail, aux études de cas, aux documents tarifaires et aux guides d'intégration. Ces documents aident l'équipe commerciale à savoir quoi dire, quand le dire et comment faire avancer les transactions. Ils guident également les acheteurs en leur fournissant les bonnes informations à chaque étape du parcours d'achat.
Certains de ces supports sont internes et utilisés pour la formation et pour garantir la cohérence du processus commercial. D'autres sont externes et utilisés pour informer et influencer les acheteurs. On les appelle parfois supports commerciaux, contenu commercial ou ressources commerciales. Ils sont de plus en plus souvent numériques et conçus pour être rapides et évolutifs.
📖 À lire également : Comment rédiger la documentation d'un projet : exemples et modèles
Pourquoi la documentation commerciale est-elle importante ?
Une documentation commerciale adéquate garantit que chaque commercial bénéficie d'une assistance, qu'il soit en phase de montée en puissance ou déjà expérimenté. Elle structure votre processus commercial, garantit une expérience client cohérente et aide votre équipe à se concentrer sur ce qui fonctionne.
Dans l'ensemble, cela améliore la productivité commerciale.
Voici pourquoi c'est important :
- Favorise la cohérence : tous les commerciaux suivent le même guide, ce qui garantit la cohérence de vos messages et le bon déroulement de votre processus, quel que soit le commercial en charge de la vente
- Améliore l'intégration : les nouvelles recrues ne partent pas de zéro. Une documentation claire les aide à comprendre votre processus, à apprendre plus rapidement et à devenir productives plus tôt
- Améliore le coaching : les responsables commerciaux peuvent identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en examinant le processus documenté, ce qui rend le feedback plus ciblé et plus efficace
- Renforce la confiance des acheteurs : lorsque les commerciaux partagent des documents clairs et utiles tout au long du cycle, les acheteurs se sentent mieux informés et sont plus enclins à aller de l'avant
- Adaptez ce qui fonctionne : au lieu de réinventer la roue, les commerciaux peuvent reproduire des tactiques et des processus éprouvés, ce qui leur permet de gagner du temps et d'améliorer les performances à tous les niveaux
👀 Le saviez-vous ? 52 % des responsables commerciaux affirment que les lacunes en matière de compétences et les besoins en formation constituent des obstacles majeurs à la réalisation des priorités de leur entreprise.
Une façon de combler cet écart : une meilleure documentation des processus.
Lorsque les flux de travail commerciaux sont clairement documentés, les équipes montent en puissance plus rapidement, la formation devient reproductible et les performances s'améliorent à tous les niveaux.
Types courants de documentation commerciale
Les documents commerciaux peuvent être mis en forme de différentes manières, selon leur destinataire (votre équipe commerciale ou vos clients potentiels). Les deux types de documents sont essentiels pour garantir l'efficacité et la répétabilité de votre processus commercial.
Voici les types de documentation commerciale les plus courants :
1. Guides commerciaux
Un guide commercial est votre référence pour la vente au sein de votre équipe. Il documente votre processus, de la prospection à la conclusion, afin que les commerciaux sachent exactement ce qu'ils ont à faire à chaque étape.
Éléments clés :
- Les étapes du processus commercial
- Profil client idéal (ICP) et personas acheteurs
- Cadres de messagerie et propositions de valeur
- Objections courantes et réponses
- Flux des appels et structure des réunions
- Indicateurs clés de performance et indicateurs de réussite
💡 Conseil de pro : utilisez un gestionnaire de documents tel que ClickUp Docs pour créer un guide commercial centralisé et facilement accessible, qui peut être modifié de manière collaborative et lié à des tâches ou des flux de travail pertinents.
2. Scripts d'appel et modèles d'e-mail
Ces documents constituent un point de départ pour les commerciaux. Bien qu'ils puissent (et doivent) être personnalisés, les modèles permettent d'harmoniser les messages et de s'assurer qu'aucun point clé n'est oublié.
Éléments clés :
- Rédigez des premières phrases ou des objets clairs
- Messages axés sur la valeur et adaptés aux besoins des acheteurs
- Appel à l'action (CTA)
- Espace réservé à la personnalisation (par exemple, nom, secteur d'activité, problème rencontré)
- Variantes pour différents profils d'acheteurs ou différentes étapes
- Indicateurs clés de performance et indicateurs de réussite
💡 Conseil de pro : vous souhaitez générer plus rapidement des variantes personnalisées pour vos modèles d'e-mails ? Essayez ClickUp Brain, l'assistant IA natif de ClickUp, qui se chargera du travail fastidieux à votre place. Saisissez les détails de votre ICP, leurs points faibles, l'étape du funnel dans laquelle ils se trouvent, etc. , et il rédigera un texte qui trouvera un écho, convaincra et, au final, les convertira.
3. Checklists de qualification
Ces checklists aident les commerciaux à déterminer rapidement si un prospect mérite d'être suivi. Elles permettent aux équipes de rester concentrées sur les opportunités de grande qualité.
Éléments clés :
- Critères basés sur BANT, MEDDIC ou votre propre méthodologie
- Questions à poser lors de la phase de découverte
- Un système de notation ou d'évaluation pour évaluer la qualité des prospects
- Les déclencheurs pour passer à l'étape suivante du processus commercial
4. Guides de traitement des objections
Ces documents fournissent aux commerciaux des réponses claires et éprouvées aux objections les plus courantes des acheteurs.
Éléments clés :
- Liste des objections fréquentes (par exemple, prix, concurrents, timing)
- Réponses recommandées ou points à aborder
- Exemples concrets ou cas d'utilisation
- Conseils sur le ton et la présentation
- À faire et à ne pas faire pour répondre sous pression
5. Cartes de combat
Les cartes de combat fournissent des comparaisons rapides entre votre solution et celles de vos concurrents. Elles sont généralement utilisées lors des discussions à un stade avancé afin d'influencer la décision d'achat finale.
Éléments clés :
- Facteurs clés de différenciation
- Faiblesses et forces concurrentielles
- Réponses aux objections liées à la concurrence
- Informations sur les gains et les pertes
- Points de discussion stratégiques
7. Manuels d'intégration et de formation
Ils aident les nouveaux commerciaux à se familiariser avec vos outils, vos messages et votre processus commercial. Ils sont essentiels pour accélérer la prise en main.
Éléments clés :
- Aperçu et mission de l'entreprise
- Connaissance des produits et fonctionnalités clés
- Présentation des outils CRM et commerciaux
- Aperçu du processus de vente
- Attentes et jalons liés au rôle
💡 Conseil de pro : Ne réinventez plus votre processus d'intégration commerciale à chaque nouvelle embauche. Le modèle ClickUp Sales Onboarding vous offre un système reproductible et traçable qui transforme plus rapidement les nouveaux commerciaux en vendeurs confiants. Utilisez les tâches intégrées pour attribuer des modules de formation, lier des guides pratiques et suivre la progression en temps réel, afin de pouvoir développer votre équipe sans sacrifier la qualité ni la rapidité.
Comment créer une documentation commerciale
La documentation commerciale n'est efficace que lorsqu'elle est claire, accessible et conçue en fonction de la manière dont votre équipe vend réellement. Trop souvent, la documentation se trouve dans des fichiers disparates ou est enfouie dans des dossiers que personne ne consulte, ce qui rend le processus plus difficile à suivre.
Pour garantir à votre équipe un accès fiable à des documents commerciaux de haute qualité, suivez ces étapes :
Étape n° 1 : auditez ce qui existe (puis faites le tri)
Avant de créer quoi que ce soit de nouveau, faites l'inventaire du matériel déjà disponible. Cela inclut les anciens scripts, les présentations commerciales, les guides d'habilitation ou les documents créés par quelqu'un lors de l'intégration et qui n'ont jamais été mis à jour.
Voici comment réaliser un audit efficace :
- Centralisez vos sources : rassemblez tout en un seul endroit afin d'avoir une vue d'ensemble. Créez un hub de connaissances pour rassembler les informations dispersées dans les e-mails, les lecteurs et les dossiers partagés
- Étiquette par statut : libellez chaque document comme étant actuel, obsolète ou à réviser. Utilisez des champs personnalisés ou des étiquettes pour suivre le statut d'un seul coup d'œil
- supprimez les doublons* : conservez une seule version de chaque ressource pour éviter toute confusion ou tout message contradictoire
Pour simplifier ce processus, utilisez ClickUp Docs. Organisez vos documents dans des Espaces, des Dossiers et des Listes clairs.
Vous pouvez créer des pages imbriquées pour conserver différentes versions d'un même document commercial au même endroit. Par exemple, si vous disposez de présentations adaptées à différents segments d'audience, vous pouvez les séparer tout en les conservant ensemble à l'aide de pages imbriquées.
Vous bénéficiez également de nombreuses options de mise en forme (bannières, tableaux, boutons et widgets) pour ajouter style et fonctionnalité à vos documents.
Enfin, pour vous assurer que vos documents sont consultables, ajoutez les étiquettes appropriées (interne ou externe, présentations ou documents d'une page, scripts de présentation ou modèles d'e-mail), attribuez-leur des propriétaires et liez-les directement aux tâches ClickUp correspondantes. Ainsi, votre équipe sait toujours où trouver ce dont elle a besoin, sans avoir à chercher sans cesse.
📮ClickUp Insight : Nous avons récemment découvert qu'environ 33 % des travailleurs du savoir envoient quotidiennement des messages à 1 à 3 personnes pour obtenir le contexte dont ils ont besoin. Mais que se passerait-il si toutes les informations étaient documentées et facilement accessibles ? Avec le gestionnaire des connaissances par l'IA de ClickUp Brain à vos côtés, le changement de contexte appartient désormais au passé. Il vous suffit de poser la question directement depuis votre environnement de travail et ClickUp Brain extraira les informations de votre environnement de travail et/ou des applications tierces connectées !
Étape n° 2 : recueillez des informations concrètes auprès de votre équipe commerciale
Une fois que vous avez une idée de ce dont vous disposez et de ce dont vous avez besoin, vous pouvez passer à l'étape suivante. Cette étape consiste à recueillir les commentaires de vos commerciaux. Ils sont les mieux placés pour savoir ce qui est utile et ce qui ne sert à rien.
Voici comment recueillir des commentaires pertinents :
- Envoyez un formulaire de commentaires structuré : demandez-leur quels documents ils utilisent, ce qui leur semble obsolète et ce qui manque
- Soyez attentif aux points de friction : identifiez les étapes du processus commercial où les commerciaux ralentissent, se répètent ou s'écartent du script
- Encouragez les mises à jour régulières : créez un système permettant aux commerciaux de signaler les informations manquantes ou de demander de nouveaux supports commerciaux
Pour recueillir ces commentaires, vous n'avez pas besoin de sortir votre bloc-notes. Il vous suffit de vous rendre sur ClickUp Formulaires.
Les formulaires ClickUp vous aident à recueillir les commentaires en un seul endroit et à les transformer en actions. Personnalisez les formulaires avec une logique intelligente afin de ne poser que les questions qui comptent. Chaque réponse devient une tâche ClickUp, et vous pouvez configurer des automatisations pour qu'elle soit attribuée à la bonne personne immédiatement après sa réception.
Vous souhaitez découvrir les tendances qui se dégagent des commentaires recueillis ? Peut-être analyser le sentiment général ou mettre en évidence les points les plus importants ?
Utilisez ClickUp Brain pour résumer les réponses recueillies et poser des questions en anglais simple afin d'analyser les données.
⭐️ PSA : l'intelligence de ClickUp Brain ne se limite pas à vos formulaires.
Comme nous l'avons déjà vu, vous pouvez l'utiliser pour générer des supports commerciaux tels que des e-mails personnalisés, des pistes de réflexion pour vos appels de démonstration, analyser les lacunes et les inefficacités de votre processus commercial, et bien plus encore. Parce qu'il s'agit de l'assistant IA contextuel le plus complet au monde, il comprend parfaitement vos projets et travaille avec vous, là où se trouve votre travail.
💡 Conseil de pro : si vous envisagez d'utiliser un logiciel de gestion commerciale pour améliorer votre processus, ne vous contentez pas de choisir le produit le plus populaire, mais recherchez les fonctionnalités clés qui vous aideront réellement à optimiser votre flux de travail.
Hiérarchisez les outils grâce à la gestion du pipeline, la gestion des contacts, l'automatisation des tâches et les intégrations. Ces fonctionnalités aident votre équipe à rester concentrée, à réduire le travail manuel et à conclure des ventes plus rapidement.
Étape n° 3 : mappez votre processus commercial pour identifier les lacunes en matière de documentation
À cette étape, vous disposez déjà de documents fiables sur vos processus. Mais la documentation n'est utile que lorsqu'elle est liée à votre flux de travail réel. Mappez votre processus commercial pour déterminer quels documents assistent chaque étape et où se trouvent les lacunes.
Voici comment aligner les documents sur l'entonnoir de vente :
- Définissez l'ensemble du parcours commercial : de la prospection à la signature du contrat, définissez chaque étape
- identifiez les besoins en documentation* : associez les étapes clés aux documents qui leur apportent une assistance, tels que des modèles d'e-mail pour la prospection, des scripts d'appel pour la découverte ou des modèles de proposition pour la conclusion
- Donnez la priorité à ce qui manque : concentrez-vous d'abord sur les documents qui génèrent des revenus ou raccourcissent les échéanciers de mise en route de vos représentants
À ce stade, les tableaux blancs ClickUp peuvent vous aider à mapper visuellement l'ensemble de votre processus commercial et à identifier les domaines dans lesquels votre équipe a besoin d'une assistance supplémentaire pour donner le meilleur d'elle-même.
Le meilleur dans tout ça ? Transformez n'importe quelle forme ou note en tâche traçable dans ClickUp en un seul clic. Une fois que vous avez créé des tâches pour combler les lacunes existantes, vous pouvez gérer la progression dans la vue Tableau de ClickUp d'une manière qui reflète votre pipeline.
Si vous partez de zéro, utilisez le modèle de pipeline commercial de ClickUp pour démarrer rapidement avec une structure prête à l'emploi. C'est un moyen simple de passer de l'idée à l'exécution sans changer d'outil.
Étape n° 4 : rendez les documents consultables
Votre documentation est peut-être parfaite, mais si vos commerciaux ne peuvent pas y accéder, elle ne sert à rien.
C'est pourquoi vous devez vous assurer que les documents que vous créez sont instantanément consultables et faciles à parcourir, même pour les nouveaux membres de l'équipe.
Voici comment faciliter la recherche de documents commerciaux :
- Utilisez des conventions de nommage claires : les titres doivent refléter l'objectif et le cas d'utilisation. « Script de démonstration entrant v2 » est préférable à « Document commercial mis à jour »
- Regroupez par flux de travail : organisez les documents en fonction de leur utilisation dans le cycle commercial (prospection, découverte, conclusion) et non par équipe ou créateur
- Étiquette par sujet ou persona : utilisez des étiquettes telles que #enterprise, #objectionhandling ou #competitor pour aider les commerciaux à filtrer rapidement
- Lien vers le contenu associé : un script d'appel de découverte doit être lié au modèle d'e-mail de suivi correspondant ou à la checklist de qualification
Pour ce faire, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de recherche, de tri et de filtrage de ClickUp Docs Hub. Épinglez les documents clés pour qu'ils restent visibles, filtrez par propriétaire ou par étiquette pour affiner les résultats, et triez par activité récente pour que votre équipe reste informée des dernières actualités.
Les étiquettes vérifiées vous aident à marquer les ressources fiables, afin que les commerciaux ne perdent pas de temps à se demander quelle version utiliser. Vous pouvez également afficher les documents en fonction de leur dernière mise à jour, repérer les doublons et identifier les lacunes dans votre contenu.
📮 ClickUp Insight : 1 professionnel sur 5 passe plus de 3 heures par jour à rechercher des fichiers, des messages ou des informations supplémentaires sur ses tâches. Cela représente près de 40 % d'une semaine de travail complète gaspillée pour quelque chose qui ne devrait prendre que quelques secondes !
La recherche connectée de ClickUp unifie tout votre travail (tâches, documents, e-mails et discussions) afin que vous puissiez trouver exactement ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
Étape n° 5 : stockez et partagez vos documents en toute sécurité
Oui, la documentation doit être accessible, mais pas à tout le monde, à tous les niveaux. Les responsables commerciaux peuvent avoir besoin d'un accès en modification, les commerciaux d'un accès en lecture seule et les nouvelles recrues d'un accès guidé pendant leur intégration. Sans permissions claires, vous risquez de créer de la confusion ou d'apporter des modifications accidentelles.
Voici comment stocker et partager des documents commerciaux en toute sécurité :
- Utilisez les permissions au niveau des dossiers : protégez les documents sensibles tels que les matrices de tarification ou les stratégies concurrentielles
- Définir les rôles des utilisateurs : donnez aux responsables un accès en modification, aux commerciaux un accès en lecture seule et aux responsables de la formation un accès complet
- Contrôlez les versions : évitez la multiplication des brouillons en stockant les documents actifs à un seul endroit
- Suivi de l'utilisation : surveillez les documents réellement utilisés afin de savoir ce qui est utile et ce qui ne fait qu'encombrer l'espace
ClickUp simplifie le partage sécurisé de fichiers. Chaque document est accompagné de paramètres de permission granulaires : vous pouvez autoriser l'affichage, les commentaires ou la modification par utilisateur ou par groupe. De plus, ClickUp assure automatiquement le suivi de l'historique des versions, afin que vous ne perdiez jamais les modifications passées.
Les documents peuvent également être partagés en externe (avec des restrictions d'accès), ce qui facilite la collaboration avec les partenaires ou les clients potentiels lorsque cela est nécessaire.
Et comme vos documents se trouvent dans le même environnement de travail que votre pipeline commercial, vos tâches d'intégration et vos flux de travail de contenu, vous n'avez pas besoin de passer d'un outil à l'autre ni de risquer d'utiliser des versions obsolètes.
Étape n° 6 : mettre en place un système de révision et d'amélioration continue
La documentation n'est pas un projet ponctuel, mais un processus continu. Sans mises à jour régulières, même le meilleur contenu finit par devenir obsolète.
Voici comment rester dans la course :
- Créer des tâches de révision récurrentes : définissez une cadence pour les vérifications trimestrielles ou semestrielles
- Suivez l'utilisation et l'engagement : identifiez les documents utilisés et ceux qui sont ignorés
- Simplifiez les cycles de feedback : offrez aux commerciaux un moyen simple de signaler les problèmes ou de suggérer des améliorations dès qu'ils surviennent
Les tâches récurrentes de ClickUp sont utiles dans ce cas. Vous pouvez programmer des tâches de révision de documents pour qu'elles se répètent automatiquement, par date, fréquence ou déclencheur d'achèvement. Vous avez besoin que votre guide soit révisé tous les 90 jours ? C'est fait. Vous souhaitez qu'une checklist de suivi soit révisée après chaque lancement de produit ? Rien de plus simple.
Vous pouvez également configurer des automatisations ClickUp personnalisées et sans code pour envoyer des alertes lorsque des révisions approchent, que des tâches sont en retard ou que du contenu est mis à jour. Vous pouvez même connecter des déclencheurs de révision à des activités réelles, telles que la modification d'un document ou le changement d'étape dans votre pipeline.
Bonnes pratiques en matière de documentation commerciale
La création de documents de formation commerciale n'est qu'un début. Pour qu'ils soient efficaces, il faut les structurer intelligemment, les concevoir en pensant d'abord à l'utilisateur et les améliorer régulièrement. Ces bonnes pratiques vous aideront à garantir la pertinence de votre contenu à mesure que votre équipe s'agrandit.
Rédigez comme si un commercial allait utiliser votre document en cours d'appel
Les commerciaux n'ont pas besoin de phrases parfaites, mais de réponses rapides. Veillez à ce que le contenu soit simple, structuré et exploitable.
Utilisez des expressions réelles que vos meilleurs commerciaux utilisent lors de leurs appels, et non un langage marketing raffiné. Pensez « Voici comment je répondrais à cela », et non « Notre solution est conçue pour... »
Vous pouvez également inclure des extraits de réponses aux objections que vos commerciaux peuvent copier-coller directement dans une réponse.
🎯 Astuce : Créez une bibliothèque de scripts de conversation dans ClickUp Docs, organisés par étape ou par persona. Utilisez des tableaux ou des boutons d'activation/désactivation pour garder les choses claires tout en restant évolutif.
Concevez pour une lecture rapide
Les commerciaux ne lisent pas des pages de texte, surtout lorsqu'ils sont en pleine négociation. Mettez en forme vos documents afin qu'ils puissent trouver instantanément ce dont ils ont besoin.
- Utilisez des titres, des puces et du texte en gras pour structurer votre document
- Ajoutez des icônes ou des emojis pour signaler le type d'informations : 📞 pour les scripts d'appel, 🎯 pour le positionnement, 🛑 pour les objections courantes
- Utilisez des sections repliables ou des boutons d'activation/désactivation pour regrouper les informations sans surcharger l'écran
Centralisez tout
Si vos documents commerciaux sont dispersés dans des fils d'e-mails, Google Drive et Notion, personne ne les utilisera. Les commerciaux se rabattent par défaut sur les connaissances tribales lorsque le contenu semble enfoui.
Hébergez vos documents dans un environnement de travail partagé et consultable, puis organisez-les en fonction du flux de travail des commerciaux, et non en fonction de leur créateur. Voici quelques exemples de dossiers : Prospection, Préparation de démonstration, Gestion des objections et Fiches concurrentielles.
Vous pouvez également lier des documents pertinents à des tâches ou à des cartes CRM afin qu'ils apparaissent dans le flux de travail.
Clarifiez la propriété
Chaque document doit être associé à un nom. Si personne n'en est propriétaire, il ne sera pas mis à jour.
🎯 Astuce : attribuez des propriétaires aux documents et incluez les dates de révision directement dans le pied de page ou les métadonnées du document.
Créez des modèles flexibles
Les documents standardisés ne fonctionnent pas. Créez des modèles que les commerciaux peuvent rapidement adapter à l'acheteur, au secteur d'activité ou au type de transaction.
🎯 Astuce : incluez des champs modifiables ou des espaces réservés que les commerciaux peuvent personnaliser sans avoir à tout réécrire.
Permettez une livraison juste à temps
Nous oublions 90 % de ce que nous apprenons en 90 jours, et vos commerciaux ne font pas exception.
Transmettez la documentation au moment où elle est nécessaire, et non lors de l'intégration, ni jamais après. Il est important de fournir le bon document au bon moment.
Vous pouvez utiliser des déclencheurs de tâches, des liens épinglés ou des intégrations Slack pour faire apparaître les documents pertinents à chaque étape du processus commercial. Vous pouvez également passer à ClickUp Autopilot Agents !
💡 Conseil de pro : les agents ClickUp Autopilot sont des agents intelligents, alimentés par l'IA, qui peuvent surveiller les évènements de l'environnement de travail (comme les changements d'étape d'une transaction) et prendre des mesures définies telles que la publication de messages dans ClickUp Chat, l'étiquetage de documents, la mise à jour de tâches, voire le résumé ou la récupération de documents pertinents en fonction du contexte de l'environnement de travail.
Pour configurer un agent pour la livraison de documents juste à temps :
- Choisissez ou créez un agent Autopilot personnalisé
- Définissez le déclencheur du changement d'étape d'une transaction
- Ajoutez éventuellement des conditions relatives à la taille de la transaction ou à la région
- Suivez les instructions pour savoir quels documents mettre en avant et comment les mettre en forme
- Dirigez l'agent vers les bons documents ou la base de connaissances
- Activez et testez en déplaçant une transaction fictive
Grâce à cette installation, chaque fois qu'un commercial fait passer une transaction à une nouvelle phase, l'agent Autopilot lui fournit de manière proactive la documentation adéquate, au moment où il en a besoin.
Obtenez régulièrement les commentaires des commerciaux
Ce sont les personnes qui utilisent votre documentation qui doivent la façonner. Facilitez-leur la tâche en leur permettant de consulter facilement les documents, de suggérer des modifications ou de signaler des lacunes.
- Ajoutez des champs de commentaires directement dans le document, tels que « Cela vous a-t-il été utile ? » ou « Que manque-t-il ? »
- Créez un tableau de commentaires ou un backlog de documents partagés où les commerciaux peuvent voter pour les suggestions
- Examinez les commentaires lors des réunions mensuelles de l'équipe afin de hiérarchiser les mises à jour
📖 À lire également : Comment gérer des projets pour les équipes commerciales
🧠 Anecdote : en 2016, Zappos a établi un record avec un appel au service client d'une durée de 10 heures et 43 minutes, prouvant ainsi que la connexion réelle est parfois plus importante que la rapidité.
Outils et modèles pour rationaliser votre documentation commerciale
Vous comprenez désormais pourquoi il est judicieux d'utiliser ClickUp pour votre hub commercial. Que vous créiez des playbooks, gériez des transactions ou mettiez à jour du contenu, ClickUp pour les équipes commerciales apporte structure et efficacité à votre documentation commerciale.
Voici comment les outils ClickUp peuvent vous aider à standardiser et à adapter vos documents commerciaux :
1. Automatisation : actualisez le contenu sans travail manuel
La documentation commerciale n'est pas un travail ponctuel. Elle doit être mise à jour. Révisée. Les propriétaires doivent recevoir des rappels. Vous faites tout cela manuellement ? Ce n'est pas évolutif.
Les automatisations ClickUp peuvent déclencher des tâches de révision, notifier les propriétaires de documents ou archiver automatiquement les modèles obsolètes. Définissez des règles telles que :
« Lorsqu'un document est marqué comme obsolète, attribuez une tâche de révision au propriétaire du contenu. »
Cela permet à votre système de documentation de fonctionner même lorsque personne ne le surveille.
2. CRM : reliez les documents à votre pipeline
La documentation est plus efficace lorsqu'elle est connectée à des transactions réelles. Avec ClickUp CRM, vous pouvez intégrer ou lier des documents pertinents directement dans les tâches de transaction ou les vues du pipeline.
Joignez des scripts, des modèles ou du contenu destiné aux clients en fonction de l'étape de la transaction afin que les commerciaux disposent toujours de ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.
Bonus : lorsque votre processus commercial évolue, vos documents liés au CRM peuvent évoluer en parallèle.
3. Discutez : recueillez des commentaires en temps réel
Les meilleurs commentaires sur la documentation commerciale sont ceux qui sont faits sur le moment. Utilisez ClickUp Chat pour saisir ces informations dès qu'elles apparaissent.
Les commerciaux peuvent signaler les liens rompus, demander des mises à jour ou partager ce qui fonctionne, sans passer à des outils de communication externes. Les fils de discussion restent joints à des documents ou des tâches spécifiques, ce qui permet de conserver le contexte.
C'est plus rapide que les e-mails et bien plus structuré que les applications déconnectées, telles que Slack.
4. Modèles de tâches : standardisez les tâches répétitives
Vous créez un nouveau guide de découverte ? Vous mettez à jour des documents d'habilitation trimestriels ? Ne partez pas de zéro.
Les modèles de tâches ClickUp vous permettent de réutiliser des checklists, des étapes et des mises en forme, afin que chaque nouveau document suive le même processus.
Cela garantit la cohérence de votre processus de documentation commerciale, même lorsque votre équipe s'agrandit.
5. Feuilles de calcul : suivez l'état et les performances du contenu
Vous avez parfois besoin d'une vue axée sur les données. La vue Tableur de ClickUp fonctionne comme une feuille de calcul dynamique, parfaite pour le suivi de l'état de la documentation.
Vous pouvez enregistrer les dates de dernière mise à jour, les statistiques d'utilisation, le volume de commentaires et la propriété en un seul endroit. Filtrez par type de document, priorité ou cycle de révision pour voir ce qui nécessite votre attention.
Considérez-le comme votre centre de commande de documentation, mais avec plus d'automatisation et moins d'onglets.
Modèles ClickUp pour simplifier la documentation commerciale
Les modèles prédéfinis de ClickUp sont conçus pour gagner du temps et structurer les activités commerciales répétitives. Il ne s'agit pas simplement de listes de tâches, mais de cadres qui vous aident à documenter, gérer et optimiser votre processus commercial dès le premier jour.
Voici comment chacun s'intègre dans un système de documentation évolutif :
1. Modèle de processus commercial par ClickUp
Le modèle de processus commercial de ClickUp vous aide à documenter l'ensemble de votre processus commercial en un seul endroit. Vous pouvez inclure des critères de qualification pour les prospects, des cadences d'e-mails pour votre séquence de maturation, la préparation des réunions et les étapes de transfert, le tout lié à des tâches.
Utilisez-le pour :
- Élaborez un guide commercial reproductible
- Alignez votre équipe sur ce qui se passe à chaque étape
- Joignez les documents connexes, tels que des scripts ou des modèles, à chaque phase
2. Modèle d'argumentaire de vente par ClickUp
Le modèle d'argumentaire de vente de ClickUp offre une structure pour créer, affiner et présenter votre argumentaire de vente, adapté à chaque produit, profil client ou taille de transaction.
Vos commerciaux ne devraient pas avoir à repartir de zéro à chaque fois. Ce modèle standardise le discours de base tout en laissant de l'espace pour la personnalisation.
Utilisez-le pour :
- Documentez la structure de votre argumentaire : introduction, proposition de valeur, arguments convaincants et technique de conclusion
- Intégrez des présentations, des scripts de conversation et des témoignages clients
- Incluez le positionnement de vos concurrents ou la gestion des objections en fonction du type de public
3. Modèle d'intégration commerciale par ClickUp
Transformez l'intégration en un processus basé sur une checklist. Le modèle d'intégration commerciale de ClickUp contient tout ce dont les commerciaux ont besoin pour apprendre en quelques semaines.
Utilisez-le pour :
- Documentez le contenu, les outils et les jalons de la formation
- Incluez des liens vers des guides pratiques, des enregistrements d'appels et des démonstrations de produits
- Suivez la progression afin que les responsables sachent qui est prêt à vendre
4. Modèle de guide stratégique commercial par ClickUp
Vous avez besoin d'un espace pour documenter votre approche commerciale globale (marché, positionnement, ICP, objectifs et tactiques clés) ? Utilisez le modèle de guide de stratégie commerciale de ClickUp. Il permet à tout le monde d'être sur la même page concernant vos cibles, les raisons de votre succès et la manière de procéder.
Utilisez-le pour :
- Définissez une stratégie commerciale trimestrielle ou annuelle
- Alignez les équipes interfonctionnelles sur les forfaits de mise sur le marché
- Documentez les messages clés et les actions commerciales
5. Modèle de gestion du pipeline commercial par ClickUp
La gestion du pipeline commercial par ClickUp transforme votre pipeline en un flux de travail visuel, où les tâches, les mises à jour et les documents coexistent.
Utilisez-le pour :
- Suivez la progression des transactions par étape
- Liez les tâches à la documentation associée (scripts, tarifs, contrats)
- Affectez des propriétaires, définissez des rappels et surveillez la progression
De plus, structurez vos rapports et assurez la coordination des parties prenantes grâce au modèle de rapport mensuel des ventes de ClickUp. Compilez les performances commerciales mensuelles : cibles par rapport aux résultats réels, état du pipeline et succès de l'équipe.
Vous pouvez même inclure des liens vers des tableaux de bord commerciaux, des exportations CRM ou des supports d'aide à la vente.
Le modèle de rapport commercial hebdomadaire de ClickUp est une version plus légère et à plus court terme du rapport mensuel. Il se concentre sur les tendances hebdomadaires, les obstacles et les actions à court terme. Il permet aux responsables commerciaux de rester informés sans avoir besoin d'un tableau de bord complet.
Créez des documents commerciaux plus intelligents et évolutifs avec ClickUp
La documentation commerciale est efficace lorsqu'elle est intégrée au flux quotidien de votre équipe, et non dispersée dans différents outils ou oubliée dans des dossiers. L'enjeu est de taille : accélérer l'intégration, vendre plus intelligemment et obtenir des résultats plus prévisibles.
ClickUp vous aide à atteindre ces objectifs plus rapidement. Des documents et modèles aux automatisations et tableaux de bord, tout est regroupé au même endroit, organisé, accessible et connecté à votre pipeline.
Si vous souhaitez que votre équipe commerciale passe moins de temps à rechercher et plus de temps à conclure, essayez ClickUp. C'est là que votre processus devient un système et que votre système devient un avantage concurrentiel.