Les formulaires manuels peuvent sembler inoffensifs jusqu'à ce qu'ils commencent à vous faire perdre des heures, à ralentir les prises de décision et à introduire des erreurs évitables dans vos processus. Derrière chaque demande de congé, ticket client ou formulaire de commentaires se cache un processus répétitif qui ne demande qu'à être optimisé.
La solution ne consiste pas à multiplier les formulaires, mais à investir du temps et de l'argent dans des formulaires plus intelligents.
Dans cet article de blog, nous vous expliquons comment automatiser les formulaires grâce à l'IA afin de créer des flux de travail qui réfléchissent, acheminent et répondent de manière indépendante. Et oui, nous avons fait tout cela à l'aide de ClickUp, le premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde !
C'est parti ! ✅
Pourquoi automatiser les formulaires à l'aide de l'IA ?
Le traitement manuel des formulaires ralentit tout, qu'il s'agisse de l'intégration, des approbations ou des demandes des clients. L'automatisation par l'IA change la donne en prenant en charge les tâches fastidieuses en arrière-plan.
Voici ce qu'il débloque :
- Réduction de l'effort manuel : effectuez l'automatisation du remplissage des formulaires, de l'entrée de données, de la validation et de l'acheminement pour faire gagner du temps à vos ressources humaines.
- Accélération des délais d'exécution : traitez et analysez les formulaires en quelques minutes au lieu de plusieurs jours.
- Amélioration de la précision des données : détectez les erreurs dès le début grâce à des contrôles de validation et de logique intégrés.
- Expérience utilisateur améliorée : personnalisez et adaptez les formulaires à votre public cible, et réduisez les frictions lors de l’achevement des formulaires.
- Opérations évolutives : traitez des volumes croissants de formulaires sans augmenter vos effectifs.
- Réduction des coûts opérationnels : réduisez la paperasserie, diminuez les retouches et minimisez les retards.
👀 Le saviez-vous ? Plus de 80 % des données d'entreprise sont piégées dans des documents non structurés (y compris des formulaires). L'automatisation des formulaires grâce à l'IA, via le traitement intelligent des documents (IDP), débloque ces données et transforme les factures, les contrats et les formulaires fiscaux en informations structurées que vos systèmes peuvent réellement utiliser.
Cas d'utilisation courants de l'automatisation des formulaires grâce à l'IA
Pensez à tous les formulaires que votre équipe utilise : demandes de congés, notes de frais, checklists pour l'intégration, formulaires d'admission des clients ou sondages de satisfaction. Imaginez maintenant que ces formulaires s'organisent instantanément, valident les données saisies, soient transmis aux bonnes personnes pour traitement et mettent à jour les enregistrements liés.
C'est là toute la puissance de l'automatisation par l'IA. Voyons où elle a le plus d'impact. 📈
- Traitement des prêts et des factures : extrait et vérifie les données financières des formulaires afin d'accélérer les approbations, les paiements et les audits.
- KYC et vérification d'identité : utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'apprentissage automatique pour scanner les identifiants et remplir automatiquement les données client dans les systèmes de conformité.
- Sélection des CV et intégration : met en correspondance les candidats et les rôles, génère automatiquement les documents d'embauche et achève les flux de travail liés à l'embauche de nouveaux employés.
- Congés, paie et évaluations de performance : suivi des soldes, signalement des incohérences et gestion des cycles d'évaluation avec un minimum de saisie.
- Gestion des contrats et des documents juridiques : rédige automatiquement des brouillons, effectue le suivi des révisions et garantit la conformité sans suivi manuel.
- Réception et acheminement des demandes au service client : enregistre les demandes, attribue des tickets et envoie des mises à jour d’automatisation en temps réel.
📖 À lire également : La puissance des formulaires ClickUp pour les équipes logicielles
Principales fonctionnalités à rechercher dans les outils d'automatisation des formulaires basés sur l'IA
Tous les outils de formulaires basés sur l'IA ne sont pas conçus de la même manière. Certains se contentent de collecter des données, d'autres facilitent la prise de décision.
Pour vraiment rationaliser vos flux de travail, les outils doivent aller au-delà de la création de formulaires et offrir directement l'assistance pour l'exécution, la clarté et l'automatisation à grande échelle. Vous devez :
- Optez pour une logique conditionnelle dynamique : sélectionnez des outils proposant des chemins de questions adaptatifs qui répondent aux entrées de l'utilisateur, réduisant ainsi la longueur du formulaire et augmentant les taux de remplissage.
- Privilégiez les intégrations transparentes : optez pour des plateformes qui se connectent facilement à votre CRM, votre SIRH ou vos systèmes d'assistance afin d'éliminer les transferts manuels de données et d'uniformiser les flux de travail.
- Recherchez des analyses et des tableaux de bord en temps réel : choisissez des outils de remplissage de formulaires offrant une visibilité instantanée sur les envois, les points d'abandon et les tendances afin de permettre une optimisation continue.
- Demandez des champs et des mappages personnalisés : assurez-vous que l'outil prend en charge des champs personnalisés tels que la priorité ou le type de demande, afin que les données soient directement intégrées à vos flux de travail avec un contexte complet.
📖 À lire également : Les meilleures alternatives à Jotform à essayer
Comment réaliser l'automatisation des formulaires grâce à l'IA
Voici un guide étape par étape qui vous montre comment automatiser les formulaires grâce à l'IA. Vous y trouverez des exemples pratiques et comprendrez comment ClickUp vous fournit de l'assistance à chaque étape en regroupant vos formulaires, tâches, documents, chats et processus dans une seule et même application puissante.
Étape n° 1 : définissez le problème que vous essayez de résoudre
Avant de vous lancer dans les outils, identifiez clairement les points où les formulaires vous ralentissent.
Les formulaires de commentaires des clients s'accumulent-ils sans suite ? Ou le service des ressources humaines traite-t-il manuellement chaque demande de congé ?
Identifiez les principaux points faibles tels que les retards, le temps consacré à la saisie manuelle des données ou l'incohérence des entrées de données.
Étape n° 2 : choisissez votre pile d'automatisation des formulaires
Si vous recherchez une solution fiable, ClickUp couvre à la fois la création de formulaires et les étapes suivantes.
Sa puissante plateforme de productivité est dotée d'un logiciel de création de formulaires intégré qui relie vos tâches, vos documents, vos objectifs et vos flux de travail en un seul endroit. Elle est conçue pour aider les équipes à gérer des projets, à réaliser de l'automatisation et à collaborer efficacement, sans les problèmes de changement de contexte causés par la prolifération des tâches.
ClickUp Forms vous permet de créer des formulaires professionnels sans code directement dans votre environnement de travail ClickUp. Vous pouvez ainsi collecter des demandes, des commentaires ou d'autres types de données, et les intégrer de manière transparente dans votre processus de gestion de projet.
💡 Conseil de pro : utilisez la logique conditionnelle dans ClickUp Forms pour adapter les questions en fonction des réponses de l'utilisateur. Ainsi, un seul formulaire peut traiter plusieurs types de demandes, telles que les congés, les problèmes informatiques ou les commentaires, sans submerger l'utilisateur de champs non pertinents.
Voici comment créer votre processus d'admission pour n'importe quel service à l'aide de ClickUp Formulaires :
Étape n° 3 : créer et configurer le formulaire
C'est ici que vous concevez le formulaire afin de saisir les informations dont vous avez besoin. Voici quelques bonnes pratiques :
- Ne demandez que ce qui est nécessaire. Rédigez des formulaires courts et utilisez des champs conditionnels pour afficher des questions en fonction des réponses précédentes.
- Créez plusieurs types de champs adaptés à vos données (par exemple, des sélecteurs de date pour les échéanciers, des menus déroulants pour les sélections).
- Regroupez les questions connexes pour éviter toute confusion et répétition.
Voici comment faire dans ClickUp :
- Ouvrez la liste dans laquelle vous souhaitez que les envois soient enregistrés.
- Ajoutez un affichage de formulaire en cliquant sur le bouton + Affichage, en sélectionnant Formulaire et en lui donnant un nom.
- Glissez-déposez les champs personnalisés ClickUp pour ajouter du texte, des menus déroulants, des cases à cocher, des pièces jointes et bien plus encore dans le formulaire.
- Cliquez sur le bouton Ajouter une question en bas pour inclure de nouveaux champs.
- Appliquez une logique conditionnelle pour adapter l'expérience du formulaire à différents scénarios.
- Personnalisez votre formulaire en modifiant ses couleurs, le texte des boutons et en ajoutant votre logo pour qu'il reste conforme à votre image de marque.
💡 Conseil de pro : une fois votre formulaire créé, n'oubliez pas d'affiner la manière dont les réponses sont traitées :
- Choisissez où les tâches sont créées : assurez-vous que les envois de formulaires aboutissent dans la bonne liste ClickUp.
- Redirection après l’envoi : redirigez les utilisateurs vers un message de confirmation personnalisé ou une URL spécifique.
- Personnalisez le bouton « Soumettre » : adaptez le ton de votre formulaire à l'aide de libellés de bouton personnalisés tels que « Soumettre la demande » ou « Envoyer des commentaires ».
Étape n° 4 : formez l'IA pour qu'elle vous aide à devenir plus intelligent
Avant de publier, prenez le temps d'améliorer votre formulaire grâce à des informations fournies par l'IA. ClickUp Brain, l'assistant IA contextuel de ClickUp, vous aide à créer des formulaires plus intelligents et à vous préparer pour l'avenir en analysant les données passées et en optimisant votre installation. Utilisez-le comme copilote pour façonner vos formulaires en fonction du contexte réel.
Le résultat ? Des formulaires plus intelligents, des données plus claires et un flux de travail qui anticipe avant même que la première réponse n'arrive. Avec ClickUp Brain, vous pouvez :
- Tirez parti des commentaires des utilisateurs pour comprendre quelles questions vous devez poser.
- Effectuez une analyse des sentiments sur les envois ou les sondages passés afin de mieux comprendre votre public.
- Générez de nouvelles questions pour vos formulaires ou sondages à l'aide d'invites en langage naturel.
Vos formulaires seront ainsi plus réfléchis, ciblés et utiles avant même que vous ne recueilliez une nouvelle réponse.
🚀 Essayez des instructions telles que :
- Résumez les plaintes courantes issues des tickets précédents afin que je puisse ajouter des options pertinentes au formulaire.
- Créez des questions pour les formulaires d'intégration en vous basant sur les questions fréquemment posées par les nouveaux employés au cours des trois derniers mois.
- Créez une liste des problèmes récurrents à partir des rapports d'incident afin de préremplir les catégories de causes profondes dans le formulaire.
Étape n° 5 : effectuez l’automatisation de la suite du processus
Avant la mise en ligne de vos formulaires, utilisez l'IA et les automatisations pour exploiter les données collectées. Configurez des déclencheurs et des règles pour attribuer des tâches, informer les bonnes personnes, mettre à jour des champs ou déplacer des éléments dans votre flux de travail.
Et avec ClickUp Automatisations, il est encore plus facile de créer ces flux de travail sans aucun codage. Il vous suffit de choisir votre déclencheur, de définir l'action et de laisser ClickUp s'occuper du reste.
Voici comment procéder :
- Accédez à la liste où apparaissent les tâches du formulaire et cliquez sur le bouton Automatiser en haut de la liste. Cela ouvre le centre d'automatisation pour cette liste.
- Cliquez sur + Ajouter une automatisation ou Créer une automatisation.
- Choisissez « Lorsque la tâche est créée » comme déclencheur. Cela garantit que chaque nouveau envoi de formulaire lance l'automatisation.
- Utilisez des conditions (telles que le type de demande ou l'urgence) pour adapter les actions en fonction des réponses au formulaire.
- Ajoutez des actions pour rationaliser votre flux de travail :
- Attribuez des tâches en fonction des informations saisies dans les formulaires.
- Mettez à jour le statut ou les étiquettes pour le suivi et la hiérarchisation.
- Envoyez des notifications via ClickUp, par e-mail ou via Slack.
- Appliquez des modèles tels que des modèles de formulaires de commentaires avec des sous-tâches, des checklists ou des champs personnalisés.
- Déplacez ou copiez des tâches automatiquement vers la liste ou le dossier approprié.
- Testez avec un envoi d'échantillon de formulaire pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
💡 Conseil de pro : Ajoutez des observateurs dans ClickUp de manière dynamique en fonction de ce qui est soumis. Si un nom de client spécifique est sélectionné ou si la tâche est associée à une équipe, utilisez l'automatisation pour impliquer les bonnes parties prenantes sans avoir à les étiqueter manuellement à chaque fois.
Regardez cette vidéo pour découvrir nos conseils d'initiés sur la création d'automatisations ClickUp à l'aide de commandes en langage naturel :
Étape n° 6 : Testez, publiez et partagez votre formulaire
Une fois que tout cela est terminé, vous devriez :
- Prévisualisez votre formulaire : vérifiez le flux utilisateur, testez la logique conditionnelle et assurez-vous que les automatisations se déclenchent correctement.
- Publiez votre formulaire : une fois finalisé, mettez-le en ligne en un seul clic.
- Partagez l'URL du formulaire : distribuez-le par e-mail, par chat ou intégrez-le à votre site. N'oubliez pas que chaque envoi crée instantanément une tâche dans la liste que vous avez choisie dans ClickUp.
Étape n° 7 : Suivi, analyse et amélioration
Une fois le lancement effectué, continuez à optimiser votre automatisation pour qu'elle fonctionne efficacement. Voici nos suggestions :
- Utilisez les vues Liste, Calendrier ou Tableau pour afficher les réponses enregistrées.
- Tirez parti des tableaux de bord ClickUp pour visualiser les tendances dans les envois.
- Demandez à ClickUp Brain de résumer les problèmes récurrents ou d'analyser le sentiment des réponses.
- Ajustez les champs des formulaires, la logique ou les règles d'automatisation en fonction des performances.
💡 Conseil de pro : utilisez les agents IA de ClickUp pour trier automatiquement les formulaires envoyés. Lorsqu'un nouveau formulaire d'admission arrive, votre agent peut analyser les réponses, classer la demande, l'attribuer à la bonne équipe et définir instantanément la priorité ou les dates d'échéance. C'est comme avoir un coordinateur toujours disponible, qui organise les flux de travail d'admission et garantit des temps de réponse rapides.
Les meilleurs outils pour automatiser le remplissage de formulaires grâce à l'IA
Si vous évaluez des outils d'automatisation des formulaires basés sur l'IA, voici quelques plateformes à prendre en considération :
1. Générateur de formulaires SafetyCulture IA
Si vous avez déjà souhaité pouvoir simplement « demander » à vos formulaires de se créer tout seuls, ce guide est fait pour vous. Le générateur de formulaires IA de SafetyCulture transforme rapidement des invitations de texte en formulaires prêts à être inspectés, parfaits pour les contrôles de sécurité, les audits ou les évaluations de qualité. Vous pouvez même ajouter des pièces jointes telles que des photos et des vidéos pour enrichir le contexte.
Meilleures fonctionnalités
- Glisser-déposer / générateur de modèles pour les inspections, les checklists et les formulaires, y compris les pièces jointes multimédias (photos, etc.) pour les travailleurs sur le terrain.
- Flux de travail axé sur la conformité et les opérations : attribuez des tâches à partir des résultats des formulaires, intégrez-les à d'autres systèmes et surveillez les suivis.
- Prise en charge prioritaire des appareils mobiles (saisie hors ligne sur le terrain, synchronisation ultérieure) et tableaux de bord en temps réel des données des formulaires/inspections pour toutes les équipes.
Limitations
- Certains utilisateurs signalent une flexibilité/personnalisation limitée pour les dispositions de formulaires hautement personnalisés ou les logiques de branchement complexes.
Tarifs
- Tarification personnalisée
Avis sur G2 et Capterra
- G2 : 4,6/5 (plus de 150 évaluations)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 240 évaluations)
2. Tally
Tally vous permet de créer un formulaire entièrement conditionnel en fonction des objectifs fournis en anglais simple. Alternative solide à SurveyMonkey et Google Forms, cette solution garantit également un cryptage conforme au RGPD, ce qui la rend idéale pour les environnements sensibles à la confidentialité.
Meilleures fonctionnalités
- Créez un nombre illimité de formulaires et d'envois dans le cadre de l'offre gratuite (dans le cadre d'une utilisation raisonnable).
- Utilisez une logique de formulaire avancée, des calculs, des raccourcis de réponse et des champs masqués pour créer des formulaires personnalisés.
- Son éditeur fonctionne comme un document texte : il suffit de taper pour ajouter des blocs/questions et d'utiliser des raccourcis pour terminer vos tâches.
Limitations
- Si Tally est extrêmement performant pour les formulaires standard, ses fonctionnalités de flux de travail d'entreprise avancées (par exemple, branchement avancé, automatisation en plusieurs étapes) peuvent être moins approfondies que celles des meilleures plateformes de formulaires d'entreprise.
Tarifs
- Free
- Pro : 29 $/mois
- Entreprise : 89 $/mois
Avis sur G2 et Capterra
- G2 : 4,8/5 (plus de 50 évaluations)
- Capterra : pas assez d'avis
3. Intellistack (anciennement Formstack IA)
Intellistack (nouvelle version de Formstack) propose aux équipes de l'entreprise la création de formulaires sans code à l'aide de l'IA, la génération de documents et l'automatisation des flux de travail. La plateforme met l'accent sur les flux de travail complets, de la création de formulaires à la génération de documents et à l'exécution des flux de travail, ce qui la rend particulièrement intéressante pour les services financiers, les ressources humaines, les assurances et d'autres cas d'utilisation back-office impliquant de grandes quantités de données.
Meilleures fonctionnalités
- Saisissez une invite, des instructions pour générer un formulaire plutôt que d'ajouter manuellement chaque champ.
- Bénéficiez d'une assistance pour les traitements de documents à grande échelle dans les flux de travail.
Limitations
- Certains utilisateurs signalent une courbe d'apprentissage plus raide pour les fonctionnalités d'automatisation/de flux de travail plus avancées.
Tarifs
- Formulaires : à partir de 99 $/mois
- Suite : à partir de 250 $/mois
- Entreprise : tarification personnalisée
Avis sur G2 et Capterra
- G2 : 4,3/5 (plus de 450 avis)
- Capterra : 4,0/5 (plus de 110 avis)
📖 À lire également : Comment créer un formulaire dans Excel
Pourquoi ClickUp se démarque parmi les outils de création de formulaires basés sur l'IA
Au lieu d'être un outil parmi d'autres dans votre pile, ClickUp devient la pile. Vous disposez d'un système unique et connecté qui évolue avec votre flux de travail.
Voici ce qui le distingue des autres outils d'automatisation des formulaires basés sur l'IA :
👉🏻 Gestion unifiée des connaissances : créez des wikis internes, des procédures opératoires normalisées et des documents collaboratifs parallèlement à vos formulaires et tâches avec ClickUp Docs. Réfléchissez à des idées ou schématisez des processus de manière visuelle avec ClickUp Tableaux blancs, le tout sur la même plateforme.
👉🏻 Tableaux de bord et rapports personnalisés : visualisez instantanément les réponses aux formulaires grâce aux tableaux de bord ClickUp personnalisables. Combinez les données des formulaires avec les indicateurs de projet, les diagrammes de charge de travail et bien plus encore, pour obtenir une vue à 360° de vos opérations.
👉🏻 Autorisations et sécurité avancées : contrôlez qui peut afficher, modifier ou soumettre des formulaires. Définissez des autorisations granulaires pour les flux de travail sensibles, afin de garantir la conformité et la confidentialité des données au sein des équipes.
📮 ClickUp Insight : 30 % des travailleurs estiment que l'automatisation pourrait leur faire gagner 1 à 2 heures par semaine, tandis que 19 % pensent qu'elle pourrait débloquer 3 à 5 heures pour se consacrer au travail plus approfondi et nécessitant une plus grande concentration.
Même ces petits gains de temps s'additionnent : deux heures gagnées par semaine équivalent à plus de 100 heures par an, du temps qui pourrait être consacré à la créativité, à la réflexion stratégique ou au développement personnel. 💯
Grâce aux agents IA et à ClickUp Brain de ClickUp, vous pouvez automatiser les flux de travail, générer des mises à jour de projet et transformer vos notes de réunion en étapes concrètes, le tout sur la même plateforme. Pas besoin d'outils ou d'intégrations supplémentaires : ClickUp rassemble tout ce dont vous avez besoin pour automatiser et optimiser votre journée de travail en un seul endroit.
💫 Résultats concrets : RevPartners a réduit de 50 % ses coûts SaaS en consolidant trois outils dans ClickUp, obtenant ainsi une plateforme unifiée avec des fonctionnalités plus avancées, une collaboration plus étroite et une source unique d'informations plus facile à gérer et à adapter.
⚙️ Bonus : essayez le modèle de formulaire de commentaires de ClickUp pour recueillir les commentaires des utilisateurs, de vos collègues ou de vos clients et y donner suite. Il est utile pour recueillir des suggestions, des rapports de bogues ou des avis et pour tout organiser.
Des formulaires si intelligents qu'ils pourraient bien vous demander des congés payés
Les formulaires n'ont plus besoin de rester dans les boîtes de réception ou de se perdre dans les feuilles de calcul. Grâce à l'IA, ils peuvent gérer des tâches complexes et faire avancer les choses sans nécessiter de vérifications constantes. Cela signifie moins de retards, moins d'erreurs et plus de temps consacré au travail proprement dit.
ClickUp rassemble l'ensemble de ce cycle dans une seule plateforme connectée.
Vous pouvez créer des formulaires qui génèrent des tâches, les attribuent instantanément et mettent à jour les champs en fonction des réponses. ClickUp Brain vous aide à affiner vos formulaires à l'aide de données réelles, afin que chaque question ait un objectif et que chaque flux de travail reste sur la bonne voie.