Concilier réunions, délais et objectifs personnels peut parfois ressembler à un travail à plein temps. Sans un système structuré et une stratégie de gestion du temps solide, votre journée peut rapidement se transformer en une succession de tâches manquées, de distractions et de stress inutile.
En moyenne, une personne perd plus de 75 minutes par jour à accomplir des tâches qui ne font pas avancer les choses.
Comment les professionnels, les étudiants et les entrepreneurs très performants parviennent-ils à garder une longueur d'avance ? Ils utilisent la méthode de gestion du temps, qui consiste à segmenter votre journée en plages horaires dédiées à des tâches spécifiques, vous aidant ainsi à rester concentré et à maintenir une haute productivité tout au long de la semaine.
Cependant, créer un planning à partir de zéro peut s'avérer fastidieux. C'est là que les modèles Excel de gestion du temps entrent en jeu. Ces outils prédéfinis, qui comprennent des modèles quotidiens, hebdomadaires et mensuels, éliminent les approximations et facilitent la planification claire et cohérente de votre emploi du temps.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de gestion du temps ?
Un modèle de blocage de temps vous aide à organiser vos tâches afin d'atteindre vos objectifs et à les suivre efficacement pour améliorer votre productivité. Il résout les problèmes de gestion du temps et vous permet de tirer le meilleur parti de chaque minute en allouant stratégiquement du temps à chaque tâche.
Voici ce que vous devez rechercher lorsque vous choisissez un modèle :
- Personnalisation facile : recherchez un modèle facilement personnalisable en fonction de vos objectifs et de vos tâches, sans effort supplémentaire. Grâce à un format personnalisable, vous pouvez planifier vos tâches personnelles et professionnelles de manière cohérente.
- Facile à suivre : privilégiez un modèle avec des libellés, des blocs et des icônes clairs pour repérer facilement les priorités, les échéances, les chevauchements et les temps libres. Plus il est facile à suivre, plus vous aurez de chances de vous y tenir.
- Fonctionnalités d'automatisation : sélectionnez un modèle qui vous permet d'automatiser les rappels, les calculs et d'autres tâches importantes afin de ne jamais manquer quoi que ce soit d'important. Cela vous aide à maintenir votre agenda à jour sans effort manuel constant.
- Alignement des objectifs : optez pour un modèle qui vous permet de mapper vos projets à court et à long terme afin que chaque bloc contribue à votre progression. Un modèle bien aligné vous aide à rester concentré.
- Espace pour les notes : choisissez un modèle avec des notes et des commentaires supplémentaires pour optimiser votre flux de travail et votre planification. Cela vous permettra de faire des suivis ou d'ajouter des références à consulter ultérieurement.
- Collaboration efficace : sélectionnez un modèle qui vous permet de communiquer et de collaborer avec votre équipe afin que tout le monde reste aligné et informé. L'accès en temps réel permet d'éviter les chevauchements ou les mises à jour manquées.
➡️ À lire également : Modèles de blocage de temps (hebdomadaires, quotidiens et mensuels)
Modèles Excel de gestion du temps à découvrir
Que vous planifiiez votre emploi du temps professionnel, que vous vous attaquiez à des tâches récurrentes ou que vous essayiez d'organiser votre liste de tâches quotidiennes, le bon modèle peut faire toute la différence.
Voici notre sélection des meilleurs modèles gratuits de gestion du temps :
1. Modèle Excel de planification hebdomadaire par Microsoft
Le modèle Excel de planification hebdomadaire de Microsoft vous aide à planifier toute votre semaine. Il vous permet de répartir des tâches spécifiques sur certains jours de la semaine afin de ne jamais manquer un engagement ou une échéance importante.
Cet agenda hebdomadaire combine les éléments d'un calendrier et d'une liste de tâches, vous offrant une disposition simple pour organiser vos tâches récurrentes, vos réunions et vos priorités. Son format épuré rend la planification hebdomadaire moins fastidieuse et plus facile à mettre en œuvre.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Dressez la liste des objectifs, des tâches à accomplir et des échéances pour la semaine.
- Atteignez vos objectifs hebdomadaires et respectez vos délais grâce à un aperçu clair de vos priorités.
- Ajoutez des notes ou des remarques à titre de référence.
- Marquez le statut des tâches à l'aide d'un menu déroulant pour faciliter leur suivi.
🔑 Idéal pour : les étudiants, les employés et les managers qui souhaitent organiser leur semaine en petites tâches réalisables.
💡 Conseil de pro : vous vous demandez comment utiliser correctement les applications de gestion du temps pour gagner en efficacité ?
Voici quelques stratégies à suivre :
- 🕒 Commencez par bloquer vos tâches les plus importantes pendant les heures où vous êtes le plus en forme.
- 🧠 Regroupez les tâches similaires afin de réduire les changements de contexte.
- 🔔 Définissez des rappels pour chaque bloc afin de rester sur la bonne voie sans avoir à vérifier constamment l'heure.
- 📅 Vérifiez et ajustez chaque semaine votre planning de gestion du temps afin de mieux l'aligner sur vos objectifs.
2. Modèle de planning quotidien Excel par Microsoft
Vous jonglez entre différentes tâches et échéances ? Le modèle Excel Daily Schedule Template de Microsoft, qui s'intègre à un calendrier numérique, simplifie la gestion du temps pour les personnes multitâches. Il offre un format structuré pour planifier votre journée et votre semaine.
Ce modèle divise votre journée en intervalles de temps spécifiques, ce qui vous permet d'accéder facilement à vos tâches, réunions ou pauses. Que vous gériez vos routines personnelles, vos tâches administratives ou vos responsabilités professionnelles, il vous aide à rester organisé et à respecter votre emploi du temps.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Modifiez les intervalles de temps et les blocs de concentration en fonction de votre emploi du temps afin de planifier efficacement votre journée.
- Ajoutez les tâches importantes et des notes pour pouvoir les consulter rapidement au cours de la journée.
- Personnalisez le thème, la police de caractère et d'autres éléments selon vos préférences.
🔑 Idéal pour : les étudiants, les professionnels et les managers qui souhaitent organiser leurs journées en intervalles de temps pour obtenir un planning complet.
3. Modèle Excel de planning des horaires des employés par Microsoft
Les horaires imprévus des employés peuvent être source de confusion et de duplication des efforts. Le modèle Excel de planning des horaires des employés de Microsoft vous permet d'organiser plus facilement les horaires hebdomadaires de votre équipe.
Le modèle est présenté par tranches horaires d'une heure, du Monday au dimanche. Les membres de votre équipe peuvent s'y référer lorsqu'ils ont besoin de précisions ou doivent contacter quelqu'un, ce qui garantit une gestion efficace des quarts de travail.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Calculez automatiquement le nombre total d'heures de travail effectuées par chaque employé afin d'éviter les erreurs de calcul et de garantir une rémunération équitable.
- Créez des emplois du temps différents pour chaque jour de la semaine sur des feuilles distinctes afin d'éviter toute confusion.
- Effectuez des modifications sur les colonnes, les intervalles de temps et d'autres éléments pour les adapter au planning et à la structure de votre équipe.
🔑 Idéal pour : les managers, superviseurs et chefs d'équipe qui cherchent à organiser l'emploi du temps de leurs employés.
4. Modèle Excel de gestion du temps mensuel par Replicon
Basé sur la méthode des thèmes quotidiens, le modèle Excel de gestion du temps mensuel de Replicon offre un aperçu holistique de votre emploi du temps mensuel. Ce modèle de planificateur mensuel vous permet de diviser vos projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer afin de garantir une planification et une exécution efficaces.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Saisissez une liste de tâches à faire, accompagnée d'une description de la tâche et de toute note spécifique.
- Marquez le statut de chaque tâche pour un suivi rapide.
- Attribuez des tâches spécifiques à chaque jour pour que tout soit organisé et respecte les délais.
🔑 Idéal pour : les freelances et les managers qui souhaitent organiser des projets et des plannings de longue durée.
5. Modèle Excel de gestion du temps bihebdomadaire par Float
Pour rester sur la bonne voie, il faut diviser le travail en tâches gérables et planifier son temps de manière judicieuse. Le modèle Excel de gestion du temps bihebdomadaire de Float offre un moyen clair et structuré de planifier les tâches, d'allouer du temps et de repérer les conflits potentiels avant qu'ils ne perturbent le calendrier de votre projet. Il vous aide à maintenir votre élan et à équilibrer facilement votre charge de travail.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Définissez des blocs d'horaire et attribuez des tâches pour chaque jour de la semaine.
- Incluez ou excluez les week-ends du processus de planification, en fonction de votre emploi du temps et de vos préférences.
- Personnalisez le thème en fonction de votre marque et de votre projet.
🔑 Idéal pour : les professionnels, les freelances, les étudiants et les managers qui souhaitent répartir les tâches d'un projet sur une période de deux semaines.
6. Modèle Excel de gestion du temps par HubSpot
Vous avez du mal à gérer votre temps et à accomplir toutes vos tâches avant la date limite ? Le modèle Excel de gestion du temps de HubSpot vous permet de planifier facilement chaque détail, y compris le regroupement des tâches, pour une planification efficace.
Ce modèle de gestion du temps comprend des outils qui vous aident à réduire le temps de prise de décision et à éviter les interruptions, en particulier pour les tâches urgentes. Vous augmentez votre productivité en planifiant chaque tâche dans les moindres détails et en regroupant les tâches similaires.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Utilisez les cases à cocher pour marquer les tâches comme achevées.
- Planifiez vos tâches quotidiennes et hebdomadaires dans un seul modèle.
- Structurez votre journée de manière intentionnelle en allouant du temps à vos tâches de manière réaliste.
🔑 Idéal pour : les professionnels, les freelances, les étudiants et les managers qui cherchent un moyen d'organiser leur emploi du temps quotidien à l'heure près.
7. Modèle Excel de planificateur quotidien de 30 minutes par Quidlo
Le modèle Excel de planning quotidien de 30 minutes de Quidlo vous aide à établir un emploi du temps productif et flexible. Grâce à ce modèle de planning quotidien, vous pouvez planifier toute votre journée par blocs de 30 minutes avec des descriptions détaillées, ce qui vous permet de mieux contrôler votre temps et d'aborder chaque tâche de manière réfléchie.
Cette disposition est parfaite pour gérer les petites tâches, les réunions rapides ou les sprints de travail intensifs sans se sentir dépassé.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Intégrez la technique Pomodoro pour gérer efficacement votre temps.
- Divisez la journée en intervalles de 30 minutes pour trouver le juste équilibre entre l'achèvement des tâches dans les délais impartis et la flexibilité.
- Réalisez une liste de toutes les tâches à achever au cours de la journée en un seul endroit, accompagnées de notes spécifiques pour le contexte.
- Suivez votre progression et ajustez vos plannings si nécessaire.
🔑 Idéal pour : les freelances, les professionnels et les étudiants qui souhaitent organiser des journées de travail fixes de huit heures.
8. Modèle Excel de gestion du temps par ProjectManager
Le modèle de gestion du temps ProjectManager vous permet de prendre facilement le contrôle de votre journée et de mieux gérer votre temps. Il vous suffit de réserver du temps pour le travail, les réunions et les pauses, le tout dans une simple feuille Excel. Il vous aide à rester sur la bonne voie, à éviter les distractions et à accomplir vos tâches. Que vous gériez une équipe ou que vous essayiez simplement de lutter contre la procrastination, ce modèle est là pour vous aider.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Attribuez un temps spécifique à chaque activité afin que votre journée se déroule sans encombre.
- Indiquez le statut de priorité de chaque tâche pour une planification efficace.
- Ajoutez des informations spécifiques sur chaque tâche dans la colonne « Notes ».
- Créez un planning pour toute la semaine afin de rester productif et en suivi.
🔑 Idéal pour : les étudiants, les professionnels, les freelances et les managers qui souhaitent maintenir un emploi du temps de productivité et de structure tout au long de la semaine.
➡️ À lire également : Conseils pour améliorer vos compétences en gestion du temps au travail
Limites de l'utilisation d'Excel pour le blocage de temps
Bien qu'Excel soit un outil pratique et accessible pour créer un planning de gestion du temps, il présente certains inconvénients, notamment lorsqu'il s'agit de gérer des plannings complexes ou de travailler en équipe.
Voici quelques-unes des limites courantes liées à l'utilisation d'Excel pour le blocage de temps :
- Absence de collaboration en temps réel : si une personne met à jour la feuille, les autres peuvent ne pas voir immédiatement les modifications, en particulier si elles travaillent sur une version locale ou s'échangent des fichiers par e-mail, car Excel n'a pas été conçu pour permettre les modifications en cours simultanées.
- Problèmes de contrôle des versions : lorsque plusieurs personnes effectuent des modifications en cours sur le même document ou passent d'un appareil à l'autre, vous pouvez perdre la trace de la version la plus récente. De plus, un membre de l'équipe peut accidentellement modifier les cellules, ce qui entraîne une perte d'efficacité et une certaine confusion.
- Gestion inefficace des données volumineuses : à mesure que les tâches quotidiennes, mensuelles et hebdomadaires s'accumulent, la feuille peut devenir désordonnée, lente et difficile à parcourir.
- Manque d'automatisation : vous ne disposez pas d'options telles que des rappels intégrés ou la planification automatique, et tout dépend d'une gestion manuelle, ce qui entraîne stress et chaos.
Autres modèles Excel de gestion du temps à découvrir
Les modèles Excel de gestion du temps constituent un excellent point de départ, mais comme nous l'avons vu, ils peuvent s'avérer insuffisants en matière d'automatisation, de collaboration et d'évolutivité.
C'est là qu'interviennent les alternatives modernes telles que les modèles de gestion du temps de ClickUp. Grâce à des fonctionnalités intelligentes telles que les mises à jour en temps réel, les rappels et la planification basée sur l'IA, ces modèles vont au-delà des feuilles de calcul statiques pour vous aider à gérer votre temps plus efficacement.
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp ne vous aide pas seulement à bloquer du temps ; elle vous permet de gérer vos tâches, vos objectifs, vos projets et vos flux de travail sur une plateforme centralisée, afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de chaque minute, chaque jour.
Voici quelques options efficaces à explorer :
1. Modèle de blocage de temps quotidien ClickUp
Vous essayez de déterminer où passe votre temps ? Le modèle de blocage de temps quotidien ClickUp vous aide à planifier vos journées afin d'assurer une productivité maximale et d'éviter le surmenage.
Le modèle propose une approche structurée pour déterminer vos heures de productivité maximale, afin que vous puissiez vous attaquer à vos tâches les plus importantes lorsque vous avez la plus grande capacité, de l’énergie et une grande concentration.
La vue Calendrier intégrée vous aide à visualiser l’échéancier des tâches en fonction de vos paramètres. Vous évitez les distractions en établissant une structure claire pour mettre de côté vos réflexions et les tâches à faible priorité.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Créez des blocs de temps à partir d'estimations de durée et répartissez les tâches entre les créneaux du matin, de l'après-midi et du soir.
- Classez vos tâches par catégorie pour une planification et une analyse structurées.
- Utilisez les tableaux blancs ClickUp pour créer une matrice des priorités et obtenir un aperçu complet des tâches dans le modèle.
- Réfléchissez à la gratitude, à vos intentions, à la conscience de soi et à votre développement personnel pour maintenir une connexion avec vos objectifs et avec vous-même.
🔑 Idéal pour : les étudiants, les professionnels et les entrepreneurs qui souhaitent adopter une approche structurée de la gestion du temps et analyser le rapport effort/impact de leur travail.
2. Modèle ClickUp Time Box
Le timeboxing présente de nombreux avantages. C'est un moyen efficace d'achever les tâches à temps et de garantir un travail concentré et des résultats de qualité. Le modèle ClickUp Time Box vous permet de profiter plus facilement de ces deux avantages.
Ils vous aideront à planifier des plages horaires précises pour chaque tâche, vous évitant ainsi de perdre de l’effort.
Classez vos tâches par catégorie : réunion, tâche, évènement, pause ou autres options personnalisées. Cela vous permettra de mieux comprendre combien de minutes ou d'heures vous consacrez à chaque tâche, et ainsi de mieux contrôler votre temps et vos ressources.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Répertoriez vos tâches et définissez des priorités pour planifier efficacement vos tâches.
- Réfléchissez à ce que vous avez bien fait et à ce que vous devez améliorer.
- Bloquez les sites web qui vous distraient lorsque vous travaillez afin de rester pleinement concentré.
- Rappelez-vous de faire des pauses entre les tâches récurrentes et évitez de vous surcharger.
🔑 Idéal pour : les professionnels, les étudiants et les freelances qui souhaitent optimiser leur productivité et réduire les distractions.
3. Modèle de répartition du temps ClickUp
Comment hiérarchiser les tâches lorsque tout semble urgent et important ? C'est simple. Utilisez le modèle de répartition du temps ClickUp.
Ils offrent une approche structurée de la planification et de la gestion des projets, permettant à l'équipe de rester concentrée. Pour chaque tâche, vous pouvez ajouter des personnes assignées, des priorités, des dates de début et d'échéance, des estimations de durée et le temps réel suivi, afin que chacun travaille sur la bonne tâche au bon moment.
Grâce à une structure claire et précise, vous respectez les délais sans sacrifier la qualité de votre travail.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Configurez des rappels pour chaque tâche afin de respecter votre emploi du temps.
- Analysez le temps consacré à chaque activité et identifiez les domaines dans lesquels vous pouvez réduire le temps passé.
- Créez des tâches en leur attribuant un statut de priorité et attribuez-les aux membres de l'équipe pour une distribution efficace du travail.
- Divisez les tâches en différentes catégories de travail à l'aide des champs personnalisés ClickUp pour une analyse dédiée et efficace.
🔑 Idéal pour : les managers d'équipe et les entrepreneurs qui souhaitent gérer leurs projets et les achever dans les délais impartis de manière efficace.
4. Modèle de blocage d'emploi du temps ClickUp
Pour déterminer le flux des tâches, vous n'avez pas besoin de passer au crible d'innombrables feuilles de planification. Le modèle de planification de travail ClickUp vous permet de créer un planning dédié en un seul endroit afin que vous sachiez qui fait quoi et quand les tâches doivent être achevées.
De l'étape de planification à l'exécution, le modèle vous aide à déterminer les dépendances entre les tâches et à éviter les surcharges. Vous voyez comment le temps est utilisé pour organiser intuitivement les tâches pour un intervalle de semaine ou de période donné.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Créez un formulaire de planification pour répertorier toutes les tâches du projet et ajoutez tous les détails pertinents.
- Ajoutez des objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels pour avoir un aperçu complet.
- Répertoriez le type, la catégorie, la disponibilité et l'emplacement des tâches prévues afin de déterminer efficacement les priorités et les dépendances.
🔑 Idéal pour : les managers d'équipe et les professionnels qui souhaitent créer un calendrier de projet complet et déterminer les dépendances afin de mener à bien le projet dans les délais impartis.
5. Modèle de planification par blocs ClickUp
La gestion de plusieurs projets, échéances et ressources vous semble insurmontable ? Le modèle de planification par blocs ClickUp vous aide à visualiser et à hiérarchiser vos activités grâce à des fonctionnalités simples de glisser-déposer.
De plus, l'outil de suivi du temps vous permet d'enregistrer la durée de chaque activité, ce qui vous permet d'organiser vos projets en blocs de temps.
Que vous travailliez sur un nouveau projet ou que vous prépariez un lancement, ce modèle vous aide à rester organisé et concentré.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Classez vos tâches par service et par type pour une planification efficace.
- Vérifiez la charge de travail de chaque service au fur et à mesure que la semaine avance afin d'éviter le surmenage.
- Créez un échéancier des tâches pour analyser et apporter des ajustements afin de garantir une productivité dans le flux de travail.
- Obtenez un aperçu des tâches pour savoir qui travaille sur quoi et à quel moment.
🔑 Idéal pour : les gestionnaires de temps, les chefs de projet et les entrepreneurs qui cherchent à mieux organiser l’échéancier de leurs projets.
💡 Conseil de pro : Vous vous demandez comment rester productif jour après jour ? Les solutions de gestion du temps de ClickUp vous permettent de rester concentré et sur la bonne voie. Grâce à des fonctionnalités avancées de planification, de gestion du temps et de suivi des tâches, vous accomplirez votre liste de tâches comme un pro.
6. Modèle de planning de travail ClickUp
L'organisation des tâches et la planification des horaires de travail de votre équipe nécessitent une planification minutieuse. Le modèle de planning de travail ClickUp rend cette tâche plus simple et plus efficace.
Le modèle de planning par blocs de temps offre un aperçu clair des horaires des employés, ce qui facilite le suivi et les ajustements. Vous bénéficiez de mises à jour en temps réel sur vos équipes travaillant à différents emplacements, ce qui réduit les coûts liés aux conflits d'horaires et aux changements de dernière minute.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Créez une liste d'activités et attribuez les quarts de travail en fonction de la disponibilité et des préférences de votre équipe.
- Documentez les raisons des absences, effectuez le suivi pour identifier les tendances et éviter l'absentéisme excessif.
🔑 Idéal pour : les professionnels, les responsables à distance et les managers d'équipe qui souhaitent attribuer les horaires de travail de leurs employés de manière équitable sans interrompre les flux de travail.
7. Modèle de feuille de gestion du temps personnel ClickUp
Jongler entre vos tâches personnelles et professionnelles sans planification est la recette idéale pour sombrer dans le chaos total. Le modèle de feuille de gestion du temps personnel ClickUp est le remède qu'il vous faut.
Le modèle fournit un cadre permettant d'enregistrer toutes vos activités à un seul emplacement et d'analyser votre temps de manière très détaillée. Grâce à des paramètres personnalisés, vous obtenez un aperçu de toutes vos échéances professionnelles et personnelles, ce qui facilite la planification.
Que vous souhaitiez mettre en place une routine pour vos tâches quotidiennes ou planifier un projet complexe et de grande envergure, ce modèle vous aidera à achever tout ce que vous avez à faire dans les délais impartis.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Classez vos tâches dans les catégories « personnel » ou « client » pour avoir une vue d'ensemble de ce qui doit être fait et à quel moment.
- Organisez tous les noms et toutes les exigences de vos clients en un seul endroit.
- Estimez le temps nécessaire à chaque activité à l'aide du suivi du temps natif de ClickUp.
- Définissez des tâches récurrentes et des rappels pour suivre votre progression.
🔑 Idéal pour : les étudiants, les professionnels et les freelances qui cherchent à trouver un équilibre entre leurs tâches personnelles et professionnelles.
📮 ClickUp Insight : 92 % des travailleurs du savoir utilisent des stratégies personnalisées de gestion du temps. Cependant, la plupart des outils de gestion des flux de travail n'offrent pas encore de fonctionnalités intégrées robustes de gestion du temps ou de hiérarchisation des priorités, ce qui peut nuire à une hiérarchisation efficace.
Les fonctionnalités de planification et de suivi du temps basées sur l'IA de ClickUp peuvent vous aider à transformer ces conjectures en décisions fondées sur des données. Elles peuvent même vous suggérer des plages horaires optimales pour vous concentrer sur vos tâches. Créez un système de gestion du temps personnalisé qui s'adapte à votre façon de travailler !
8. Modèle ClickUp pour planifier votre disponibilité personnelle
Le modèle ClickUp Personal Schedule Availability Template vous aide à planifier efficacement votre emploi du temps afin que vous n'ayez plus à faire face à des délais non respectés ou à une gestion inefficace des tâches.
Le modèle vous aide à reconnaître les tâches ayant une priorité élevée et à identifier vos engagements futurs afin de mieux utiliser votre temps et votre énergie. Il vous permet également de bénéficier d'une visibilité sur vos disponibilités afin d'éviter les chevauchements, les doubles réservations et le surmenage.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Créez un « formulaire d'ajout d'activité » pour inclure toutes les tâches à faire, ainsi que les détails pertinents.
- Indiquez le statut de votre disponibilité pour chaque activité afin de planifier correctement.
- Ajoutez les notes spécifiques que vous souhaitez pour chaque tâche afin de centraliser le contexte.
- Identifiez où votre temps est utilisé et comment vous pouvez réduire les activités qui vous épuisent sans créer de valeur.
🔑 Idéal pour : les étudiants, les freelances et les professionnels qui souhaitent gérer leurs engagements professionnels et personnels.
➡️ À lire également : Comment gagner du temps : conseils et astuces utiles pour ajouter des heures à vos journées
9. Modèle de planning de gestion du temps ClickUp
Le modèle de planning de gestion du temps de ClickUp est idéal pour tous ceux qui ont besoin de structurer clairement leur journée. Il propose des statuts de tâches codés par couleur (À faire, En cours, Achevé), des champs personnalisés tels que « Jour » et « Type d'activité », ainsi que plusieurs vues, notamment les plans quotidiens, les aperçus de la charge de travail et un journal des activités, pour une vue d'ensemble de votre semaine.
Que vous deviez jongler entre des réunions, du travail nécessitant de la concentration ou des projets parallèles, ce modèle vous aide à définir des objectifs clairs, à établir efficacement vos priorités et à éviter le chaos dans votre calendrier, grâce à un suivi du temps intégré et à des alertes de dépendance qui vous permettent de rester honnête.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Évaluez la charge de travail afin de répartir efficacement votre temps.
- Notez comment vous passez chaque journée pour chaque type de travail afin d'analyser les possibilités d'optimisation.
- Organisez vos tâches en fonction de leur statut de priorité et planifiez-les en conséquence.
🔑 Idéal pour : les professionnels, les freelances et les étudiants à la recherche d'un moyen efficace de gérer leurs tâches pour toute la semaine.
10. Modèle de planning de travail pour les employés ClickUp
Le modèle de planning de travail des employés de ClickUp est une solution intelligente et tout-en-un pour la planification des équipes et la coordination des équipes. Il offre une disposition hebdomadaire claire, vous permettant d'attribuer des équipes, de suivre les progrès grâce à des statuts personnalisés (À faire → En cours → Terminé) et de gérer les absences directement via des champs personnalisés (Motif de l'absence, Équipe, Absent) afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
Grâce à la fonction de modification en cours par glisser-déposer, aux mises à jour en temps réel pour les équipes dispersées et aux multiples affichages (tels que le guide de démarrage, le planning des équipes et la liste des activités), il est facile d'attribuer, d'ajuster et de communiquer les changements de planning à la volée.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Ajoutez le responsable, la cible à atteindre et l'estimation de durée pour chaque tâche afin de planifier plus efficacement.
- Répertoriez tous les problèmes qui affectent la planification ou la réalisation des tâches, et déplacez-les vers les tâches bloquées si elles sont reprogrammées ou retardées.
- Suivez le coût de la main-d'œuvre et le taux horaire afin d'identifier les possibilités d'optimisation et de garantir une utilisation maximale des ressources.
- Obtenez un aperçu de la capacité de vos employés au cours de la semaine afin d'éviter de surcharger votre équipe.
🔑 Idéal pour : les managers d'équipe, les superviseurs et les entrepreneurs qui cherchent à planifier la charge de travail de leur équipe sans surcharger personne.
➡️ À lire également : Comment résoudre les problèmes courants liés à la gestion du temps : le guide ultime
11. Modèle de planning mensuel ClickUp
Le modèle de planning mensuel ClickUp vous aide à avoir une vue d'ensemble de votre mois, sans manquer de délais ni oublier de tâches. Grâce à des statuts personnalisés tels que « À faire », « En cours », « Terminé » et « Bloqué », ainsi qu'à des champs pour les budgets, les pourcentages d'avancement et les indicateurs RAG, vous obtenez un aperçu de l'avancement du travail.
Les vues intégrées telles que Échéancier, Diagramme de Gantt, Membres de l'équipe et Paiements vous offrent différents angles de vue sur votre planning et votre charge de travail, tandis que le suivi du temps et les alertes de dépendance vous permettent de respecter votre planning et de rester synchronisé avec votre équipe.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Réalisez une liste des tarifs horaires, des coûts réels et des budgets estimés pour chaque tâche afin de réaliser un suivi précis et d'optimiser les coûts.
- Ajoutez des formules pour calculer avec précision le budget alloué et le coût réel.
- Vérifiez les dépendances entre les tâches afin de créer un flux de travail fluide et d'éliminer les rushs de dernière minute.
- Obtenez un aperçu de la charge de travail et de la capacité de l'équipe pour une attribution et un suivi rapides des tâches.
🔑 Idéal pour : les chefs d'équipe, les chefs de projet, les professionnels et les superviseurs qui souhaitent gérer et optimiser les emplois du temps de leur équipe.
➡️ À lire également : Modèles gratuits de feuilles de suivi du temps dans Excel, Word et ClickUp.
12. Modèle de planning sur 24 heures ClickUp
La gestion des tâches peut sembler difficile, mais elle ne doit pas nécessairement l'être. Le modèle de planning sur 24 heures de ClickUp est conçu pour vous aider à planifier, organiser et suivre toutes les tâches de la journée dans une seule fenêtre d'ordinateur.
Vous obtenez ainsi un aperçu de votre journée et du temps que vous devez consacrer à chaque activité. Cela vous aide à planifier et à hiérarchiser les tâches importantes, et à apporter les ajustements nécessaires.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Vérifiez les tâches achevées, en retard et à terminer, ainsi que le temps qui leur a été consacré, à l'aide de la vue Calendrier de ClickUp, et trouvez des opportunités d'optimisation.
- Évaluez les tâches en fonction de votre sentiment après les avoir achevées pour un suivi simplifié.
- Réfléchissez à votre progression et apportez des ajustements pour augmenter votre productivité le lendemain.
🔑 Idéal pour : Idéal pour les freelances, les entrepreneurs et les étudiants qui souhaitent organiser leur liste de tâches à faire quotidiennement.
13. Modèle de calendrier de gestion de projet ClickUp
La gestion de projet devient fluide grâce à des processus et des outils de gestion du temps adaptés. Le modèle de calendrier de gestion de projet ClickUp fournit précisément ces outils pour organiser les tâches en éléments exploitables et créer un échéancier garantissant la réussite du projet.
Qu'il s'agisse de projets de développement logiciel, de projets de construction ou de tout autre processus de gestion de projet, le modèle vous aide à rester sur la bonne voie et à respecter le budget alloué.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Configurez des notifications automatiques pour rappeler à votre équipe les échéances approchantes.
- Ajoutez des niveaux de risque et de problème ainsi que des commentaires pour préparer un plan d'action.
- Vérifiez les dépendances et attribuez des dates de début et de fin à chaque tâche afin de garantir la prévisibilité du flux de travail.
- Définissez des déclencheurs automatiques pour mettre à jour la priorité, le statut, le niveau de problème et le niveau de risque à mesure que les déclencheurs et les conditions changent.
🔑 Idéal pour : les managers d'équipe, les professionnels, les freelances et les superviseurs qui cherchent à organiser les tâches individuelles d'un grand projet.
💡 Conseil bonus : lorsque vous utilisez un logiciel de planification de projet, pensez à fixer des délais réalistes et à hiérarchiser vos tâches les plus importantes. Vous pourrez ainsi rester organisé, éviter le surmenage et atteindre vos objectifs sans stress de dernière minute.
14. Modèle de planning d'équipe ClickUp
La création d'un planning d'équipe nécessite un suivi et l'organisation de tout sans surcharger l'équipe ni sous-utiliser des ressources précieuses.
Le modèle de planning d'équipe ClickUp vous offre une visibilité rapide pour aider votre équipe à collaborer, respecter les délais et terminer le travail.
Que vous attribuiez des responsabilités, suiviez les progrès ou gériez la bande passante, les outils de collaboration en temps réel du modèle (suivi du temps, étiquettes, alertes de dépendance et notifications par e-mail) vous aident à éviter les chevauchements, à repérer les personnes surchargées et à assurer le bon déroulement des opérations.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Vérifiez la charge de travail de l'équipe pour chaque jour, puis ajustez et attribuez les tâches en conséquence.
- Suivez les dépendances des tâches incomplètes ou retardées afin d'estimer le temps nécessaire à leur achèvement ou les raisons du retard.
- Classez vos tâches par client, état d'avancement du projet et équipe afin de planifier et de suivre vos activités avec précision.
- Attribuez des heures de travail pour que les tâches soient achevées dans les délais et pour éviter le chevauchement des responsabilités.
🔑 Idéal pour : les chefs de projet et les responsables d'équipe qui souhaitent organiser et harmoniser les tâches d'un projet avec le planning global de l'équipe.
➡️ À lire également : Les meilleures alternatives à Microsoft Excel
Gérez votre temps efficacement avec ClickUp
Les modèles de gestion du temps offrent un format structuré pour planifier et suivre vos tâches. Ils vous donnent également un aperçu complet de vos points forts et des domaines à améliorer.
Si Excel est un bon point de départ pour les mettre en œuvre, il manque toutefois les fonctionnalités d'automatisation, de collaboration et les fonctionnalités intelligentes exigées par le travail moderne. C'est là que ClickUp se démarque.
ClickUp est une plateforme tout-en-un qui simplifie la planification, l'organisation et le suivi des tâches tout en facilitant la collaboration avec votre équipe. Ne laissez pas le manque d'organisation vous freiner : inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp et synchronisez parfaitement toutes vos tâches, vos objectifs et vos échéances !