Notion Mail vs Gmail : quelle plateforme de messagerie remportera la bataille en 2025 ?

Vous êtes plongé dans la planification des sprints de la semaine prochaine quand, ding !, un autre e-mail vous interrompt. 📧

Mais ce n'est pas tout. Votre boîte de réception déborde d'e-mails : un lien vers un document, une mise à jour de tâche et une newsletter dont vous ne vous souvenez même plus pourquoi vous vous êtes abonné.

Notion Mail promet justement de remédier à ces frictions quotidiennes en intégrant l'e-mail à votre environnement de travail. Cependant, Gmail n'est pas pour autant obsolète : rapide et fiable, il reste la solution privilégiée par des millions d'utilisateurs.

Alors, qui remporte ce duel entre Notion Mail et Gmail ? Découvrons-le. 🎯

Qu'est-ce que Notion Mail ?

Cet outil effectue la connexion de votre compte Gmail pour synchroniser vos communications avec vos tâches. Vous pouvez intégrer des e-mails dans des pages, les relier à des tâches ou transformer des fils de discussion en éléments exploitables.

Fonctionnalités de Notion Mail

Voici quelques fonctionnalités de ce logiciel de gestion des e-mails qui pourraient booster votre productivité. 💁

Fonctionnalité n° 1 : étiquetage automatique basé sur l'IA

Vous pouvez configurer Notion IA pour qu'il libelle automatiquement les e-mails entrants à l'aide d'instructions simples, semblables à celles données par un humain. Il suffit de demander « Libelle les e-mails qui m'ont été envoyés directement, pas les newsletters », et il se mettra au travail.

Une fois libellés, vous pouvez créer des vues personnalisées dans votre barre latérale, en organisant vos e-mails selon différents critères, de l'expéditeur à l'urgence. C'est un moyen intelligent de prendre le contrôle de votre boîte de réception, au-delà des dossiers et filtres habituels.

Fonctionnalité n° 2 : propriétés et filtrage de type base de données

Comme le reste de Notion, Notion Mail traite les e-mails comme des données. Vous pouvez ajouter des propriétés à chaque e-mail (par exemple, le statut, la priorité ou même des étiquettes), puis les trier, les regrouper ou les filtrer en fonction de ces propriétés.

Vous avez besoin de suivre les réponses ou de garder les messages à haute priorité affichés ? Pas de problème. Vous pouvez filtrer vos messages selon différents critères : expéditeur, mots-clés, pièces jointes ou propriétés personnalisées.

Fonctionnalité n° 3 : mise en forme riche et rédaction assistée par l'IA

Rédiger des e-mails dans Notion Mail, c'est comme créer un document Notion. Vous pouvez utiliser des titres, des cases à cocher, des légendes et même des couleurs.

Cela facilite l'organisation des idées, le partage des éléments à mener ou simplement rend vos messages plus attrayants, en particulier pour la communication au sein d'une équipe.

De plus, Notion AI extrait les données de votre environnement de travail pour vous aider à rédiger des réponses par e-mail générées par l'IA qui reflètent votre style ou celui de votre marque. Vous pouvez même le configurer pour qu'il suggère automatiquement des réponses à mesure que les e-mails arrivent, et améliorer ainsi votre style rédactionnel.

Tarifs de Notion Mail

(Notion Mail est disponible dans le cadre de votre forfait Notion, et non sous forme d'abonnement séparé)*

Qu'est-ce que Gmail ?

Cet outil effectue la connexion avec d'autres services Google tels que Google Drive, Calendrier et Meet, et est accessible via les navigateurs Web, les applications mobiles et les clients d'e-mail tiers.

Gmail prend également en charge plusieurs comptes et offre une expérience de boîte de réception simplifiée.

Fonctionnalités de Gmail

Voici quelques fonctionnalités de Gmail que vous pouvez explorer. 👇

Fonctionnalité n° 1 : réponses IA et nettoyage de la boîte de réception

La dernière nouveauté de Gmail est l'aide à la rédaction contextuelle de Gemini, son assistant IA. Elle vous fait gagner un temps considérable lorsque votre boîte de réception est pleine et que vous devez faire avancer les discussions.

Vous pouvez également configurer le transfert automatique sur la plateforme.

Besoin d'un grand nettoyage de printemps ? Demandez à Gemini d'effacer « toutes les promotions non lues de l'année dernière » ou d'archiver les newsletters que vous avez déjà parcourues. L'assistant se charge de ces tâches fastidieuses, vous permettant ainsi de passer moins de temps à cliquer sur « supprimer ».

Fonctionnalité n° 2 : planification fluide et affichage flexible

Lorsqu'un e-mail commence à empiéter sur le calendrier, Gmail le remarque. Un petit panneau apparaît avec vos créneaux disponibles, prêts à être collés dans le fil de discussion. Les clients choisissent une heure, vous cliquez sur « Confirmer » et les calendriers de tout le monde sont mis à jour.

De plus, vous bénéficiez d'options pour afficher les contenus de manière flexible.

Choisissez l'affichage par défaut, confortable ou compact pour afficher autant de messages que vous le souhaitez à l'écran. Activez le volet de prévisualisation pour lire un message tout en parcourant la liste. Moins de clics, tri plus rapide.

Fonctionnalité n° 3 : organisation robuste des e-mails et gestion des tâches

Les libellés fonctionnent comme des dossiers, mais en mieux. Vous pouvez attribuer plusieurs libellés à un même e-mail, les codifier par couleur et masquer ceux dont vous n'avez pas besoin aujourd'hui. Les étoiles permettent de signaler tout élément important, et les filtres masquent automatiquement les spams et les messages à faible priorité.

Et d'un simple geste, vous pouvez transformer un e-mail en tâche, qui sera enregistrée dans Google Tasks et dans votre Calendrier. Les échéances, les rappels et les suivis vous accompagnent partout ; rien ne se perd entre les applications.

Tarifs Gmail

(Les tarifs de Gmail sont inclus dans les forfaits Google Workspace)*

Notion Mail et Gmail : comparaison des fonctionnalités

Si vous comparez Notion Mail et Gmail dans le but de simplifier vos communications, il est évident que ces deux plateformes ont des approches différentes. L'une mise sur l'intégration et la personnalisation de l'environnement de travail, tandis que l'autre se distingue par son IA et sa fiabilité.

Voyons ce qui différencie ces deux outils de productivité pour les e-mails. ⚒️

Fonctionnalité n° 1 : organisation des e-mails

Pour garder votre boîte de réception bien rangée, il faut commencer par organiser vos e-mails. Voyons comment chaque outil s'y prend.

Notion Mail

Notion Mail mise tout sur la personnalisation. Vous pouvez créer vos propres libellés tels que « Clients », « Newsletters » ou « Urgent », puis laisser l'IA les trier automatiquement. Flexible, cette plateforme s'adapte aux flux de travail spécialisés et vous permet de créer des « mini-boîtes de réception » au sein de votre boîte de réception principale.

Gmail

Gmail propose également des outils d'organisation efficaces, tels que des libellés, des filtres et des catégories, mais la plupart d'entre eux doivent être configurés manuellement. Cette solution est fiable, mais moins dynamique si vous recherchez un outil plus adaptatif ou basé sur l'IA.

Fonctionnalité n° 2 : IA et automatisation

Découvrons comment ces deux outils utilisent l'IA et l'automatisation pour rendre les e-mails plus intelligents et plus rapides.

Notion Mail

Notion Mail prend très au sérieux l'IA dans les e-mails.

Il peut rédiger des e-mails, générer des réponses intelligentes, résumer les fils de discussion et même hiérarchiser les messages qui arrivent en premier dans votre boîte de réception.

Cet outil prend également en charge les extraits réutilisables et effectue l'automatisation des tâches répétitives, ce qui en fait davantage un assistant de flux de travail qu'un simple client de e-mail.

Gmail

Gmail intègre des fonctionnalités intelligentes telles que le filtrage des spams, les réponses intelligentes et les rappels de suivi. Elles sont fiables mais moins personnalisables, et conviennent mieux à un usage général qu'à des flux de travail complexes.

Avec Gemini, Gmail offre une aide alimentée par l'IA pour rédiger, résumer et comprendre le contexte, même si cela ressemble davantage à un module complémentaire qu'à un outil de flux de travail natif.

Fonctionnalité n° 3 : intégration et écosystème

Voyons comment chaque outil s'intègre dans son environnement de travail et son écosystème d'applications plus larges.

Notion Mail

Notion Mail s'intègre parfaitement à la suite Notion, notamment à son calendrier, ses documents et ses projets. Vous pouvez référencer des pages Notion dans vos e-mails et planifier des réunions depuis votre boîte de réception. Cependant, il n'est pas encore possible de lier directement les e-mails aux bases de données Notion, ce qui limite l'intégration approfondie.

Gmail

Les intégrations Gmail prospèrent dans l'écosystème Google.

Tout, de Google Agenda à Drive en passant par Meet, est accessible en un clic. Cela est particulièrement utile pour les équipes qui utilisent déjà Google Workspace.

Fonctionnalité n° 4 : sécurité et confidentialité

La sécurité est importante, en particulier dans votre boîte de réception. Voici comment chaque outil protège vos données.

Notion Mail

Notion Mail est sécurisé, conforme aux normes SOC 2 Type 1 et HIPAA. Mais il a récemment abandonné le chiffrement de bout en bout après avoir racheté Skiff, décevant certains utilisateurs soucieux de la confidentialité.

Gmail

Gmail est leader en matière de sécurité mature et de niveau entreprise. Vous bénéficiez d'une authentification en deux étapes (2FA), d'une protection avancée contre le phishing et de correctifs de sécurité réguliers.

Mais en tant que produit Google, les détracteurs de la confidentialité soulignent souvent son modèle d’entreprise basé sur la publicité.

Notion Mail et Gmail sur Reddit

Vous n'arrivez toujours pas à vous décider ? Peut-être que ces avis concrets issus de Reddit pourront vous aider !

Bien qu'il n'y ait pas de fils de discussion spécifiques comparant les deux, voici ce qu'un utilisateur a à dire à propos de Notion Mail :

Ma première impression est que cela ressemble à Notion et que cela semble plus fonctionnel que les autres wrappers Gmail que j'ai essayés par le passé. Je pense que cela tient en grande partie aux possibilités offertes par les vues personnalisables (filtres, regroupements, propriétés)... Pour l'instant, la seule chose qui me trouble, c'est de savoir si les propriétés sont universelles ou liées à une seule vue. Je vois sans cesse apparaître les propriétés « Priorité » et « Statut », qui me semblent être la même chose. Je ne sais tout simplement pas dans quelle mesure elles sont par défaut dans l'application/le système.

Certains utilisateurs mentionnent qu'il s'agit d'une alternative à l'interface utilisateur de Gmail :

Après avoir testé le nouveau Notion Mail, je pense que nous nous trompons complètement. Ce n'est pas vraiment une nouvelle application de messagerie qui va changer notre vie, c'est juste une alternative à Gmail... Elle est beaucoup plus esthétique. Elle offre un aperçu simple de vos e-mails. Elle vous aide à trier vos e-mails grâce à des libellés automatiques (vues). Mais c'est à peu près tout... Je vais l'utiliser car il n'y a pas vraiment d'inconvénients, mais tant qu'il n'y aura pas d'intégration entre Notion Mail et les bases de données Notion, il n'y a pas de raison majeure de l'utiliser.

Découvrez ClickUp, la meilleure alternative à Notion Mail et Gmail.

Vous hésitez entre la personnalisation de Notion Mail et la fiabilité de Gmail ? Il est peut-être temps d'arrêter de choisir entre deux boîtes de réception.

ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui combine la gestion de projet, les documents et la communication d'équipe, le tout sur une seule plateforme, optimisée par l'automatisation et la recherche IA de nouvelle génération.

Voyons comment cet outil de gestion des tâches par e-mail se compare à ces deux outils. ⚖️

ClickUp n° 1 : gestion de projet par e-mail

Les e-mails et la gestion de projet ne font pas toujours bon ménage. Vous pouvez recevoir une demande d'un client par e-mail, vous rendre dans votre gestionnaire de tâches pour l'enregistrer, étiqueter un collègue sur votre canal de communication pour qu'il assure le suivi, puis oublier dans quel onglet se trouvait la pièce jointe.

ClickUp Gestion de projet par e-mail élimine ce problème.

Cet outil de gestion de projet par e-mail intègre littéralement votre boîte de réception à votre flux de travail.

Centralisez vos communications avec ClickUp gestion de projet pour e-mail.

Imaginons que vous fassiez partie d'une équipe de start-up à distance chargée de l'intégration des clients. Un client vous envoie quelques questions et demandes par e-mail. Il vous suffit de lier l'e-mail à une tâche dans ClickUp, de l'attribuer à votre collègue et de joindre toutes les pièces jointes pertinentes.

Vous disposez déjà d'un ensemble d'outils de e-mail fixes ? Vous n'avez pas besoin d'y renoncer.

L'intégration Gmail de ClickUp vous permet de transformer votre boîte de réception en un outil de productivité. Vous pouvez créer des tâches directement à partir de Gmail, joindre des e-mails à des tâches existantes et même commenter des tâches à l'aide du contenu des e-mails.

Cela facilite la saisie des demandes importantes, l'attribution du travail et la fixation des délais en temps réel.

Vous pouvez également configurer une automatisation ClickUp pour déclencher la création de tâches ou des réponses par e-mail en fonction de l'activité Gmail.

L'intégration ClickUp et Outlook offre aux utilisateurs Microsoft le même flux de travail rationalisé. Vous pouvez également répondre à des e-mails ou en envoyer depuis ClickUp en utilisant votre adresse Outlook.

Découvrez ce que Samantha Dengate, chef de projet senior, a à dire sur Diggs qui utilise ClickUp:

Avant ClickUp, les réunions et les échanges d'e-mails incessants conduisaient à un trou noir où les éléments étaient laissés de côté et ignorés. De ce fait, les tâches n'étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l'équipe peuvent clairement voir quand les actions doivent être réalisées, discuter et collaborer dans le cadre des tâches.

Atout n° 2 de ClickUp : assistance IA contextuelle

Alors que Gmail et Notion disposent d'assistants alimentés par l'IA, ClickUp réinvente la manière dont le travail est effectué grâce à une IA spécialement conçue qui va bien au-delà de votre boîte de réception.

ClickUp Brain est le moteur d'IA neuronale de la plateforme qui permet de gérer le travail.

Contrairement aux assistants IA généraux, ClickUp Brain s'intègre directement à vos flux de travail et offre une assistance intelligente et contextuelle pour tous vos projets, documents et équipes.

Supposons que vous dirigiez le lancement d'un produit et que vous gériez des dizaines d'éléments : études de marché, brouillons de textes, validations de designs et commentaires des parties prenantes. ClickUp Brain intervient en tant que gestion des connaissances par l'IA pour localiser instantanément les documents ou mises à jour pertinents.

Il suffit de demander « Quelle est la dernière version de l’échéancier de lancement ? » pour récupérer exactement ce dont vous avez besoin.

Il agit ensuite comme votre gestionnaire de projet par l'IA, en résumant l'avancement du projet, en créant des mises à jour pour l'équipe et en générant des brouillons de contenu pour la campagne marketing. Avec plus de 100 outils d'IA spécifiques à chaque rôle intégrés, ClickUp Brain accélère votre flux de travail.

À cela s'ajoute ClickUp AI Notetaker, un assistant de réunion qui permet de tirer le meilleur parti de chaque discussion, même lorsque vous n'êtes pas dans la salle.

Imaginons que votre équipe UX organise une session de feedback avec les parties prenantes. Pendant la réunion, l'IA Notetaker transcrit l'intégralité de la discussion en temps réel, capturant chaque point de feedback.

À la fin de l'appel, le preneur de notes a déjà généré un résumé, identifié les éléments clés à mener et attribué des tâches telles que « réviser les maquettes » ou « mettre à jour le flux utilisateur » aux membres de l'équipe concernés dans ClickUp.

ClickUp's One-Up #3 : Outils de collaboration

Alors que ClickUp Brain gère l'automatisation, les outils de collaboration de ClickUp permettent à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.

Commençons par ClickUp Chat, un hub de messagerie intégré qui permet à votre équipe de discuter directement sur le lieu de travail.

Par exemple, imaginons que votre équipe marketing réfléchisse à des idées de campagne dans un canal de discussion et que quelqu'un suggère : « Lançons un sondage de satisfaction client. » Vous pouvez transformer ce message en tâche, l'attribuer, définir une date d'échéance et le lier à votre liste de campagnes du deuxième trimestre, le tout sans quitter le chat !

De plus, ClickUp Brain résume l'intégralité des fils de discussion, suggère les prochaines étapes et fournit même un résumé rapide si vous rejoignez une discussion en cours. Les chefs d'équipe peuvent également passer des appels audio ou des visioconférences rapides avec SyncUps.

Vous avez besoin de réponses rapides à vos questions et vous ne savez pas où les trouver ? Il vous suffit de demander à l'un des agents IA Autopilot, et vous n'aurez pas à attendre que votre collègue situé à cinq fuseaux horaires de distance vous réponde.

Vous recherchez une solution pour une collaboration plus structurée, comme la création d'une proposition ou la rédaction de documents d'intégration ?

ClickUp Docs occupe le devant de la scène.

Collaborez avec votre équipe en temps réel à l'aide de ClickUp Docs

Imaginons que vous soyez chef de projet et que vous lanciez un nouveau produit. Vous ouvrez un document ClickUp pour rédiger le plan de lancement. Pendant que vous écrivez, vous pouvez intégrer une liste de tâches avec des dates d'échéance, taguer votre designer pour qu'il approuve les maquettes et insérer un tableau Kanban en direct affichant la progression en temps réel.

L'équipe peut travailler ensemble, commenter, effectuer des modifications en cours, mettre en forme et suivre les changements.

Et grâce aux modèles prédéfinis personnalisables pour tout, des propositions aux wikis d'équipe, vous ne partez jamais de zéro. Vous avez besoin d'un accès rapide ? Le Hub Documents vous permet de trouver tout ce que vous cherchez en un clin d'œil.

Rationalisez la communication sur le lieu de travail avec ClickUp

En ce qui concerne Gmail et Notion Mail, le choix approprié dépend de vos priorités. Préférez-vous l'écosystème éprouvé de Gmail ou l'approche novatrice de Notion Mail en matière de communication minimaliste et ciblée ?

Mais voici le problème : aucune des deux ne gère autre chose que les e-mails.

C'est là qu'intervient ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail. Elle effectue la connexion entre votre boîte de réception, vos tâches, vos fichiers et vos notes de réunion avec l'IA et des outils de collaboration, aidant ainsi les équipes à clarifier tous les aspects du travail.

Alors, pourquoi attendre ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅