Notion Mail vs Gmail : quelle plateforme de messagerie remportera la bataille en 2025 ?

Vous êtes en pleine planification des sprints de la semaine prochaine quand, ding !, un autre e-mail vous interrompt. 📧

Mais ce n'est pas le seul. Votre boîte de réception déborde d'e-mails : un lien vers un document, une mise à jour de tâche et une newsletter dont vous ne vous souvenez même plus pourquoi vous vous êtes abonné.

Notion Mail promet justement de remédier à ces frictions quotidiennes en intégrant la messagerie électronique à votre environnement de travail. Cependant, Gmail n'est pas pour autant obsolète : rapide et fiable, il reste la solution privilégiée de millions d'utilisateurs.

Alors, qui remporte ce duel entre Notion Mail et Gmail ? Découvrons-le. 🎯

Qu'est-ce que Notion Mail ?

L'outil connecte votre compte Gmail pour synchroniser la communication avec les tâches. Vous pouvez intégrer des e-mails dans des pages, les lier à des tâches ou transformer des fils en éléments exploitables.

Fonctionnalités de Notion Mail

Voici quelques fonctionnalités de ce logiciel de gestion des e-mails qui pourraient booster votre productivité. 💁

Fonctionnalité n° 1 : libellé automatique basé sur l'IA

Vous pouvez configurer l'IA de Notion pour qu'elle libelle automatiquement les e-mails entrants à l'aide d'instructions simples et humaines. Il suffit de demander « Libelle les e-mails qui m'ont été envoyés directement, pas les newsletters », et elle se mettra au travail.

Une fois libellés, vous pouvez créer des vues personnalisées dans votre barre latérale, en organisant les e-mails selon différents critères, de l'expéditeur à l'urgence. C'est un moyen intelligent de prendre le contrôle de votre boîte de réception, au-delà des dossiers et filtres habituels.

Fonctionnalité n° 2 : propriétés et filtrage de type base de données

Comme le reste de Notion, Notion Mail traite les e-mails comme des données. Vous pouvez ajouter des propriétés à chaque e-mail (statut, priorité ou même des étiquettes), puis les trier, les regrouper ou les filtrer en fonction de ces propriétés.

Vous avez besoin de suivre les relances ou de garder les messages prioritaires affichés ? Pas de problème. Vous pouvez filtrer par n'importe quel critère : expéditeur, mots-clés, pièces jointes ou vos propriétés personnalisées.

Fonctionnalité n° 3 : mise en forme riche et rédaction assistée par IA

Rédiger des e-mails dans Notion Mail, c'est comme créer un document Notion. Vous pouvez utiliser des titres, des cases à cocher, des légendes et même des couleurs.

Cela facilite l'organisation des idées, le partage des éléments à traiter ou tout simplement la rédaction de messages plus attrayants, en particulier pour la communication au sein d'une équipe.

De plus, Notion IA extrait des données de votre environnement de travail pour vous aider à rédiger des réponses e-mail IA qui vous ressemblent ou qui correspondent à votre marque. Vous pouvez même le configurer pour qu'il suggère automatiquement des réponses à mesure que les e-mails arrivent et améliore votre rédaction.

Tarifs de Notion Mail

(Notion Mail est disponible dans le cadre de votre forfait Notion, et non sous forme d'abonnement séparé)*

Qu'est-ce que Gmail ?

Cet outil se connecte à d'autres services Google tels que Google Drive, Agenda et Meet, et est accessible via les navigateurs Web, les applications mobiles et les clients de messagerie tiers.

Gmail prend également en charge plusieurs comptes et offre une expérience simplifiée de la boîte de réception.

Fonctionnalités de Gmail

Voici quelques fonctionnalités de Gmail que vous pouvez explorer. 👇

Fonctionnalité n° 1 : réponses IA et nettoyage de la boîte de réception

La dernière fonctionnalité de Gmail est l'aide à la rédaction contextuelle de Gemini, son assistant IA. Elle vous fait gagner un temps considérable lorsque votre boîte de réception est pleine et que vous devez faire avancer les discussions.

Vous pouvez également configurer le transfert automatique sur la plateforme.

Besoin d'un grand nettoyage de printemps ? Demandez à Gemini de supprimer « toutes les promotions non lues de l'année dernière » ou d'archiver les newsletters que vous avez déjà parcourues. L'assistant se charge de ces tâches fastidieuses, vous passez ainsi moins de temps à cliquer sur « supprimer ».

Fonctionnalité n° 2 : planification transparente et affichage flexible

Lorsqu'un e-mail commence à dériver vers le calendrier, Gmail le remarque. Un petit panneau apparaît avec vos créneaux disponibles, prêts à être collés dans le fil. Les clients choisissent une heure, vous cliquez sur « Confirmer » et les calendriers de tout le monde sont mis à jour.

De plus, vous bénéficiez d'options d'affichage flexibles

Choisissez l'affichage Par défaut, Confortable ou Compact pour afficher autant de messages que vous le souhaitez à l'écran. Activez le volet d'aperçu pour lire un message tout en parcourant la liste. Moins de clics, un tri plus rapide.

Fonctionnalité n° 3 : organisation robuste des e-mails et gestion des tâches

Les libellés fonctionnent comme des dossiers, mais en mieux. Vous pouvez étiqueter un e-mail avec plusieurs libellés, leur attribuer un code couleur et masquer ceux dont vous n'avez pas besoin aujourd'hui. Les étoiles permettent de signaler tout ce qui est important, et les filtres masquent automatiquement les spams et les éléments de faible priorité.

Et d'un simple geste, vous pouvez transformer un e-mail en tâche, qui sera enregistrée dans Google Tasks et dans votre Calendrier. Les échéances, les rappels et les suivis vous accompagnent partout ; rien ne se perd entre les applications.

Tarifs Gmail

(Le prix de Gmail est inclus dans les forfaits Google Workspace)*

Notion Mail et Gmail : comparaison des fonctionnalités

Si vous comparez Notion Mail et Gmail pour simplifier vos communications, il est évident qu'ils adoptent des approches différentes. L'un mise sur l'intégration et la personnalisation de l'environnement de travail, tandis que l'autre se démarque par son IA et sa fiabilité.

Voyons ce qui différencie ces deux outils de productivité pour les e-mails. ⚒️

Fonctionnalité n° 1 : organisation des e-mails

Pour garder votre boîte de réception bien rangée, il faut commencer par organiser vos e-mails. Voyons comment chaque outil s'y prend.

Notion Mail

Notion Mail est entièrement personnalisable. Vous pouvez créer vos propres libellés tels que « Clients », « Newsletters » ou « Urgent », puis laisser l'IA les trier automatiquement. Flexible, cette solution s'adapte aux flux de travail spécialisés et vous permet de créer des « mini boîtes de réception » au sein de votre boîte de réception principale.

Gmail

Gmail offre également des outils d'organisation solides, tels que des libellés, des filtres et des catégories, mais la plupart d'entre eux sont manuels. C'est une solution fiable, mais moins dynamique si vous recherchez quelque chose de plus adaptatif ou basé sur l'IA.

Fonctionnalité n° 2 : IA et automatisation

Découvrez comment ces deux outils utilisent l'IA et l'automatisation pour rendre les e-mails plus intelligents et plus rapides.

Notion Mail

Notion Mail prend très au sérieux l'IA dans les e-mails.

Il peut rédiger des e-mails, générer des réponses intelligentes, résumer des fils de discussion et même hiérarchiser les messages qui arrivent en premier dans votre boîte de réception.

L'outil prend également en charge les extraits réutilisables et automatise les tâches répétitives, ce qui en fait davantage un assistant de flux de travail qu'un simple client de messagerie.

Gmail

Gmail dispose de fonctionnalités intelligentes intégrées telles que le filtrage des spams, les réponses intelligentes et les rappel de suivi. Elles sont fiables mais moins personnalisables, et conviennent mieux à un usage général qu'à des flux de travail complexes.

Avec Gemini, Gmail offre une aide alimentée par l'IA pour rédiger, résumer et comprendre le contexte, même si cela ressemble davantage à un module complémentaire qu'à un outil de flux de travail natif.

Fonctionnalité n° 3 : intégration et écosystème

Voyons comment chaque outil s'intègre dans son environnement de travail et son écosystème d'applications plus large.

Notion Mail

Notion Mail s'intègre étroitement à la suite Notion, notamment à son calendrier, ses documents et ses projets. Vous pouvez référencer des pages Notion dans des e-mails et planifier des réunions depuis la boîte de réception. Cependant, il n'est pas encore possible de lier directement des e-mails à des bases de données Notion, ce qui limite l'intégration.

Gmail

Les intégrations Gmail prospèrent dans l'écosystème Google.

Tout, de Google Agenda à Drive en passant par Meet, est accessible en un clic. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes qui utilisent déjà Google Workspace.

Fonctionnalité n° 4 : sécurité et confidentialité

La sécurité est importante, en particulier dans votre boîte de réception. Voici comment chaque outil protège vos données.

Notion Mail

Notion Mail est sécurisé, conforme aux normes SOC 2 Type 1 et HIPAA. Mais il a récemment abandonné le chiffrement de bout en bout après avoir acquis Skiff, ce qui a déçu certains utilisateurs soucieux de la confidentialité.

Gmail

Gmail est leader en matière de sécurité mature et de niveau entreprise. Vous bénéficiez d'une authentification en deux étapes (2FA), d'une protection avancée contre le phishing et de correctifs de sécurité réguliers.

Mais en tant que produit Google, les détracteurs de la confidentialité soulignent souvent son modèle commercial basé sur la publicité.

Notion Mail vs Gmail sur Reddit

Vous n'arrivez toujours pas à vous décider ? Ces avis concrets issus de Reddit pourront peut-être vous aider !

Bien qu'il n'existe pas de fils spécifiques comparant les deux, voici ce qu'un utilisateur a à dire à propos de Notion Mail :

Ma première impression est que cela ressemble à Notion et que cela semble plus fonctionnel que les autres wrappers Gmail que j'ai essayés par le passé. Je pense que cela tient en grande partie aux possibilités de personnalisation des affichages (filtres, regroupements, propriétés)... Pour l'instant, la seule chose qui me perturbe, c'est de savoir si les propriétés sont universelles ou liées à un seul affichage. Je vois sans cesse les propriétés « Priorité » et « Statut », qui me semblent être la même chose. Je ne sais pas si elles sont définies par défaut dans l'application/le système.

Certains utilisateurs mentionnent qu'il s'agit d'une alternative à l'interface utilisateur de Gmail :

Après avoir testé la nouvelle application Notion Mail, je pense que nous nous sommes complètement trompés. Il ne s'agit pas vraiment d'une nouvelle application de messagerie qui va changer notre vie, mais simplement d'une alternative à Gmail... Elle est beaucoup plus esthétique. Elle offre un aperçu simple de vos e-mails. Elle vous aide à trier vos e-mails grâce à des libellés automatiques (affichages). Mais c'est à peu près tout... Je vais l'utiliser car il n'y a pas vraiment d'inconvénients, mais tant qu'il n'y aura pas d'intégration entre Notion Mail et les bases de données Notion, il n'y a pas de raison majeure de l'utiliser.

Découvrez ClickUp, la meilleure alternative à Notion Mail et Gmail

Vous hésitez entre la personnalisation de Notion Mail et la fiabilité de Gmail ? Il est peut-être temps d'arrêter de choisir entre deux boîtes de réception.

ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui combine la gestion de projet, les documents et la communication d'équipe, le tout sur une seule plateforme, optimisée par l'automatisation et la recherche IA de nouvelle génération.

Voyons comment cet outil de gestion des tâches liées aux e-mails se compare à ces deux outils. ⚖️

L'avantage n° 1 de ClickUp : la gestion de projet par e-mail

Les e-mails et la gestion de projet ne font pas toujours bon ménage. Vous pouvez recevoir une demande d'un client par e-mail, passer à votre gestionnaire de tâches pour l'enregistrer, étiqueter un collègue sur votre canal de communication pour qu'il assure le suivi, puis oublier dans quel onglet se trouve la pièce jointe.

La gestion de projet par e-mail ClickUp élimine ce problème.

L'outil de gestion de projet par e-mail intègre littéralement votre boîte de réception à votre flux de travail.

Centralisez vos communications avec la gestion de projet par e-mail ClickUp

Imaginons que vous faites partie d'une équipe de démarrage à distance chargée de l'intégration des clients. Un client vous envoie quelques questions et demandes par e-mail. Il vous suffit de lier l'e-mail à une tâche dans ClickUp, de l'attribuer à votre coéquipier et de joindre tous les fichiers pertinents.

Vous disposez déjà d'un ensemble d'outils de messagerie électronique ? Vous n'avez pas besoin d'y renoncer.

L'intégration Gmail de ClickUp vous permet de transformer votre boîte de réception en un outil de productivité. Vous pouvez créer des tâches directement à partir de Gmail, joindre des e-mails à des tâches existantes et même commenter des tâches à l'aide du contenu des e-mails.

Cela facilite la saisie des demandes importantes, l'attribution des tâches et la définition des délais en temps réel.

Vous pouvez également configurer une automatisation ClickUp pour déclencher la création de tâches ou l'envoi de réponses par e-mail en fonction de l'activité Gmail.

L'intégration ClickUp et Outlook offre aux utilisateurs Microsoft le même flux de travail simplifié. Vous pouvez également répondre à des e-mails ou en envoyer depuis ClickUp en utilisant votre adresse Outlook.

Découvrez ce que Samantha Dengate, chef de projet senior, a à dire sur Diggs qui utilise ClickUp:

Avant ClickUp, les réunions et les échanges d'e-mails incessants conduisaient à un trou noir où les éléments étaient laissés de côté et sans suivi. De ce fait, les tâches n'étaient pas révisées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l'équipe peuvent clairement voir quand les actions doivent être effectuées, discuter et collaborer au sein des tâches.

Atout n° 2 de ClickUp : assistance IA contextuelle

Alors que Gmail et Notion disposent d'assistants alimentés par l'IA, ClickUp réinvente la manière dont le travail est effectué grâce à une IA spécialement conçue qui va bien au-delà de votre boîte de réception.

ClickUp Brain est le moteur d'IA neuronale de la plateforme qui permet de gérer le travail.

Contrairement aux assistants IA généraux, ClickUp Brain est directement intégré à vos flux de travail, offrant une assistance intelligente et contextuelle pour tous vos projets, documents et équipes.

Supposons que vous dirigez le lancement d'un produit et que vous gérez des dizaines d'éléments : études de marché, brouillons, validations de conception et commentaires des parties prenantes. ClickUp Brain intervient en tant que gestionnaire des connaissances par l'IA pour localiser instantanément les documents ou les mises à jour pertinents.

Il suffit de demander « Quelle est la dernière version de l'échéancier de lancement ? » et il récupère exactement ce dont vous avez besoin.

Il agit ensuite comme votre gestionnaire de projet par l'IA, en résumant la progression du projet, en créant des mises à jour pour l'équipe et en générant des brouillons de contenu pour la campagne marketing. Avec plus de 100 outils d'IA spécifiques à chaque rôle intégrés, ClickUp Brain accélère votre flux de travail.

À cela s'ajoute ClickUp AI Notetaker, un assistant de réunion qui donne tout son sens à chaque discussion, même lorsque vous n'êtes pas dans la pièce.

Imaginons que votre équipe UX organise une session de feedback avec les parties prenantes. Pendant la réunion, l'IA Notetaker transcrit l'intégralité de la discussion en temps réel, en capturant chaque point de feedback.

À la fin de l'appel, le preneur de notes a déjà généré un résumé, identifié les éléments d'action clés et attribué des tâches telles que « réviser les wireframes » ou « mettre à jour le flux des utilisateurs » aux bons membres de l'équipe dans ClickUp.

Atout n° 3 de ClickUp : outils de collaboration

Alors que ClickUp Brain gère l'automatisation, les outils de collaboration de ClickUp permettent à tout le monde de rester sur la même page.

Commençons par ClickUp Chat, un hub de messagerie intégré qui permet à votre équipe de discuter directement dans l'espace de travail.

Par exemple, supposons que votre équipe marketing réfléchit à des idées de campagne dans un canal de discussion et que quelqu'un suggère : « Lançons un sondage auprès des clients. » Vous pouvez transformer ce message en tâche, l'attribuer, définir une date d'échéance et la lier à votre liste de campagnes du deuxième trimestre, le tout sans quitter Chat !

De plus, ClickUp Brain résume l'intégralité des fils de discussion, suggère les étapes suivantes et fournit même un résumé rapide si vous rejoignez une discussion en cours. Les chefs d'équipe peuvent également organiser rapidement des visioconférences ou des conférences audio avec SyncUps.

Vous avez besoin de réponses rapides à vos questions et vous ne savez pas où les trouver ? Il suffit de demander à l'un des agents IA Autopilot, et vous n'aurez pas à attendre que votre collègue situé dans un fuseau horaire différent vous réponde.

Vous recherchez une solution pour une collaboration plus structurée, comme la création d'une proposition ou la rédaction de documents d'intégration ?

ClickUp Docs occupe le devant de la scène.

Collaborez avec votre équipe en temps réel à l'aide de ClickUp Docs

Imaginons que vous soyez chef de projet et que vous lanciez un nouveau produit. Vous ouvrez un document ClickUp pour rédiger le plan de lancement. Pendant que vous écrivez, vous pouvez intégrer une liste de tâches avec des dates d'échéance, étiqueter votre designer pour qu'il approuve les maquettes et ajouter un tableau Kanban en direct affichant la progression en temps réel.

L'équipe peut travailler ensemble, commenter, modifier, mettre en forme et suivre les changements.

Et grâce à des modèles prédéfinis personnalisables pour tout, des propositions aux wikis d'équipe, vous ne partez jamais de zéro. Vous avez besoin d'un accès rapide ? Le Hub Documents vous permet de trouver tout ce que vous cherchez en un clin d'œil.

Rationalisez la communication au travail avec ClickUp

Quand il s'agit de choisir entre Gmail et Notion Mail, le bon choix dépend de vos priorités. Préférez-vous l'écosystème éprouvé de Gmail ou l'approche novatrice de Notion Mail pour une communication minimaliste et ciblée ?

Mais voilà le problème : aucune des deux ne gère autre chose que les e-mails.

C'est là qu'intervient ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail. Elle connecte votre boîte de réception, vos tâches, vos fichiers et vos notes de réunion à l'IA et à des outils de collaboration, ce qui permet à vos équipes de clarifier tous les aspects du travail.

Alors, pourquoi attendre ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅