Microsoft 365 Copilot peut faire des merveilles pour votre flux de travail, à condition de savoir parler son langage !
🧠 Anecdote : 72 % des entreprises dans le monde ont adopté une forme ou une autre d'intelligence artificielle
Dans cet article, vous apprendrez à rédiger des invitations Copilot qui optimisent la productivité, grâce à 10 exemples concrets et aux résultats auxquels vous pouvez vous attendre.
⚡️ Bonus : Nous vous présenterons ClickUp Brain, un assistant intelligent qui offre toutes les fonctionnalités de Copilot, mais avec en plus des avantages tels que l'analyse de données, la mémoire historique et la possibilité d'effectuer des actions directement dans votre environnement de travail ClickUp ! Faites défiler la page pour commencer gratuitement !
Mais avant tout, commençons notre guide sur les invitations Copilot.
Que sont les invites Copilot ?
Les invites Copilot sont des instructions que vous donnez à des outils basés sur l'IA, tels que Microsoft Copilot, afin de les guider dans l'exécution de tâches.
Considérez-les comme des amorces de discussion : elles aident l'IA à comprendre vos besoins et à vous fournir exactement ce que vous souhaitez. Plus vous affinez vos instructions, plus votre assistant IA gagne en productivité et en efficacité !
Que vous travailliez sur une présentation, analysiez des données ou rédigiez un article de blog, votre instruction détermine la forme que prend la réponse de l'IA. Une instruction bien formulée est claire, concise et détaillée, ce qui vous garantit d'obtenir les meilleurs résultats de l'IA.
En utilisant l'IA dans la gestion de projet, vous pouvez aider les équipes à décomposer des tâches complexes en éléments gérables. Par exemple, une équipe marketing peut utiliser des invites pour rédiger des campagnes d'e-mails, tandis que les développeurs s'en servent pour déboguer du code ou générer de la documentation.
💡 Conseil de pro : Utilisez l'IA pour dégager des informations pertinentes, pas seulement pour créer du contenu. Demandez à Copilot de comparer des tendances, d'analyser le sentiment ou d'extraire des conclusions clés à partir de grands ensembles de données, au-delà de simples résumés.
Avantages de l'utilisation des invites Copilot
Avez-vous déjà essayé de suivre une recette sans instructions claires ? Il y a de fortes chances que le résultat ne soit pas tout à fait celui que vous espériez. C'est exactement ce que l'on ressent lorsqu'on travaille avec l'IA sans consignes Copilot claires. Des instructions précises garantissent que votre assistant IA répondra à vos besoins en matière de rédaction, d'analyse ou d'organisation.
Voici comment la rédaction d'invites claires et plus efficaces dans Microsoft Copilot vous permettra d'obtenir les résultats dont vous avez besoin :
- Productivité accrue : des instructions claires aident l'IA à rationaliser des tâches telles que la génération de contenu, l'analyse de données ou la création de présentations, ce qui vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel
- Précision améliorée : des invites bien rédigées garantissent que l'IA fournit des réponses précises et pertinentes, qu'il s'agisse de rédiger des e-mails, de résumer des rapports ou de calculer des données
- Des résultats cohérents : les invites Copilot garantissent la cohérence de votre travail, vous permettant d'obtenir à chaque fois des résultats prévisibles et fiables
- Aide dans toutes les applications : les invites intelligentes vous permettent d'utiliser Copilot dans tous les outils Microsoft 365, des e-mails aux présentations. Commencez par un résumé de réunion dans Outlook et transformez-le en présentation PowerPoint, le tout grâce à des invites ciblées
- Transformez le contexte en informations utiles : Copilot apprend de vos habitudes de travail, identifie les tendances et suggère des automatisations, comme la création de modèles de réponse à partir des commentaires des clients
👀 Le saviez-vous ? Microsoft Copilot s'appuie sur des modèles linguistiques avancés tels que GPT-4, ce qui lui permet de comprendre et de générer du texte semblable à celui rédigé par un humain. Grâce à cette base, Copilot ne se contente pas de répondre à des questions : il peut effectuer des tâches, créer des documents et même vous aider à coder !
Comment créer des instructions Copilot efficaces ?
Pour créer des invites Copilot efficaces, il faut trouver le juste équilibre entre clarté, pertinence et engagement. Voici les stratégies clés pour rédiger de meilleures invites et obtenir des interactions plus constructives et ayant une plus grande productivité :
- Utilisez un langage clair et précis : évitez toute ambiguïté ; formulez vos instructions clairement afin que Copilot puisse rapidement comprendre ce dont vous avez besoin.
- Soyez concis : les détails ont leur importance, mais des invitations trop longues peuvent submerger l'IA
- Fournissez du contexte et des éléments pertinents : plus vous donnez de contexte, mieux l'IA peut comprendre la situation. Par exemple : « Dans le cadre d'un entretien d'embauche, quelles sont les trois principales qualités que vous mettriez en avant concernant votre expérience en gestion de projet ? »
- Encouragez une réflexion plus approfondie : Stratifiez vos invites pour obtenir des réponses plus réfléchies. Par exemple : « Comparez et mettez en contraste les facteurs de réussite des stratégies de marketing traditionnelles et numériques pour les petites entreprises. »
- Précisez le ton et le style : indiquez clairement si vous avez besoin de réponses dans un ton ou un style particulier. Par exemple : « Rédigez une note de remerciement amicale suite à un entretien d'embauche, en mettant en avant les points clés abordés. »
- Itérer et affiner : adaptez vos invitations en fonction des retours. Si une invitation particulière donne systématiquement d'excellents résultats, analysez ce qui a fait son succès et affinez-la pour une utilisation future
💡Vous recherchez un assistant IA plus intelligent ? Alors que Microsoft Copilot prend en charge vos applications Microsoft 365, ClickUp Brain va encore plus loin. Intégré à votre environnement de travail, il vous aide à gérer vos tâches, générer du contenu, résumer des documents et réaliser l’automatisation de votre travail — le tout en un seul endroit. ✨ En bonus : les utilisateurs de ClickUp Brain peuvent choisir parmi plusieurs modèles d'IA externes, notamment GPT-4o, o3-mini, o1 et Claude 3.7 Sonnet pour diverses tâches de rédaction, de raisonnement et de codage !
Prêt à remplacer vos flux de travail dispersés par un système unifié et optimisé par l'IA ?
📖 À lire également : Les meilleures instructions ChatGPT pour la gestion de projet
10 exemples de prompts Copilot
Voici 10 invites Copilot adaptées à divers secteurs et professions. Ces exemples d'IA vous montrent comment tirer parti de Copilot dans le service client, la finance, le droit et d'autres contextes.
1. Marketing
Aujourd'hui, le marketing repose sur des décisions fondées sur les données et des expériences client personnalisées. L'IA permet d'analyser le comportement des clients, de prédire leurs préférences et de créer des campagnes ciblées.
Grâce à des instructions bien conçues, votre service marketing peut réaliser l'automatisation des tâches routinières, générer des informations plus efficacement et affiner ses stratégies pour améliorer l'engagement, tout en stimulant la productivité et la créativité.
Invite : Créez une campagne d'e-mails segmentée pour le lancement de notre collection printemps. Incluez des recommandations de produits et des codes de réduction personnalisés.
Résultat :
👀 Le saviez-vous ? En 2023, la musicienne Holly Herndon a sorti un album intitulé « PROTO », créé en collaboration avec un « bébé » IA nommé Spawn. Ce projet explorait l'intersection entre la créativité humaine et l'apprentissage automatique, remettant en question les notions traditionnelles de paternité littéraire dans la musique. Voilà ce qu'on appelle des invites bien pensées !
2. Développement logiciel
Les équipes de développement logiciel trouvent de nouvelles façons d'accélérer les processus de codage et de test tout en préservant la qualité.
L'utilisation de l'IA dans le développement logiciel permet de détecter les bugs à un stade précoce et de générer des extraits de code plus clairs et plus efficaces.
Invite : Écrivez une fonction Python qui valide les mots de passe des utilisateurs. Incluez des vérifications concernant la longueur minimale (8 caractères), les caractères spéciaux, les nombres et les lettres majuscules et minuscules. Ajoutez des messages d'erreur utiles pour chaque échec de validation.
Résultat :
3. Analyse des données de santé
Les professionnels de santé utilisent l'IA pour analyser les données des patients, détecter les signes avant-coureurs et même élaborer des plans de traitement personnalisés. L'IA aide également à interpréter les images médicales et à prédire l'évolution de l'état de santé des patients, ce qui rend tout le processus, du diagnostic aux soins de suivi, beaucoup plus efficace.
Instructions : Analysez les données relatives aux signes vitaux des patients au cours des dernières 24 heures. Signalez toute tendance préoccupante et proposez des mesures préventives en vous basant sur les résultats antérieurs des patients.
Résultat :
4. Analyse financière
Les institutions financières utilisent des invites basées sur l'IA pour analyser les tendances du marché, détecter les fraudes et évaluer les risques plus efficacement. Des invites bien formulées aident l'IA à traiter de vastes quantités de données financières, à mettre au jour des tendances cachées et à générer des informations qui améliorent la prise de décision.
De l'automatisation des rapports à l'amélioration des interactions avec les clients, les invites basées sur l'IA rationalisent les opérations financières.
Invite : Créez un rapport d'analyse financière pour une entreprise de taille moyenne du secteur de la vente au détail. Analysez la croissance du chiffre d'affaires, les marges bénéficiaires et les flux de trésorerie de l'entreprise au cours des trois dernières années. Incluez les indicateurs clés de performance (KPI), les références du secteur, ainsi que les risques potentiels ou les opportunités de croissance future.
Résultat :
5. Éducation
Le secteur de l'éducation utilise des invites basées sur l'IA pour rendre l'apprentissage plus interactif et plus efficace. De l'automatisation de la notation à la fourniture de commentaires instantanés, les outils basés sur l'IA aident les enseignants à gagner du temps et à se concentrer sur l'engagement personnalisé des élèves.
Avec les bonnes instructions, l'IA peut générer des plans de cours, suggérer des activités pédagogiques, réviser le contenu et même l'adapter à différents niveaux de compétence.
Invite : Créez un plan de cours de mathématiques pour l'algèbre de 5e. Incluez trois niveaux de difficulté, des supports visuels et des exercices d'entraînement avec des solutions étape par étape.
Résultat :
À lire également : Modèles d'IA pour gagner du temps et améliorer la productivité
6. Service client personnalisé
Le service client repose sur des réponses rapides et précises ; les invites basées sur l'IA facilitent cette tâche. Par automatisation des FAQ, par fourniture d'une assistance 24 h/24 et 7 j/7 et par traitement des demandes courantes, l'IA permet aux agents humains de se concentrer sur la résolution de problèmes clients plus complexes et d'offrir une meilleure expérience d'assistance.
Invite : Créez des modèles de réponse pour les questions courantes relatives aux retours de produits. Incluez les informations d'expédition, les détails concernant le délai de retour et les étapes suivantes. Utilisez un langage empathique pour les clients frustrés.
Résultat :
7. RH et gestion des talents
L'IA transforme le monde des ressources humaines en rendant le recrutement plus intelligent, plus rapide et plus inclusif.
Qu'il s'agisse d'automatiser des tâches fastidieuses telles que la présélection des CV ou de mettre en adéquation les candidats avec les rôles en fonction de leurs compétences et de leur expérience, l'IA permet aux équipes RH de se concentrer sur l'établissement de relations plutôt que de se noyer dans la paperasse.
Consigne : Rédigez une série d'e-mails pour susciter l'intérêt de candidats passifs à l'aide d'informations issues de l'IA. Intégrez de la personnalisation, des recommandations d'emploi et des rappels de suivi pour maintenir leur intérêt.
Résultat :
8. Immobilier
L'IA rend l'achat, la vente et la gestion immobilière plus intelligents et plus efficaces. Des chatbots alimentés par l'IA qui assistent les acheteurs 24 h/24 et 7 j/7 aux prévisions basées sur les analyses prédictives qui prévoient la valeur des biens immobiliers et les tendances du marché, l'IA aide les agents et les clients à prendre des décisions éclairées.
Les visites virtuelles et les recommandations basées sur l'IA personnalisent l'expérience de recherche immobilière, tandis que l'automatisation de la génération de prospects et le traitement intelligent des contrats rationalisent les transactions.
Invite : Réalisez une analyse de marché afin d'identifier les tendances actuelles et les stratégies de tarification sur le marché immobilier local. Fournissez des informations sur la valeur des biens immobiliers, les loyers et les opportunités d'investissement potentielles : [Insérez les détails de l'emplacement]
Résultat :
🧠 Anecdote : C'est l'informaticien John McCarthy qui a inventé l'expression « intelligence artificielle » en 1956 lors de la conférence de Dartmouth, considérée comme l'évènement fondateur du champ de l'IA.
9. Industrie manufacturière
La maintenance prédictive basée sur l'IA aide les équipes de production à anticiper les pannes d'équipement et à réduire les temps d'arrêt coûteux. Les entreprises qui exploitent l'IA pour la planification de la maintenance ont constaté une diminution de 20 % des temps d'arrêt, ce qui permet un fonctionnement plus fluide et une meilleure allocation des ressources.
Invite : Analysez les données de la chaîne de production pour identifier les tendances liées aux défauts des produits [insérez les données de la chaîne de production].
Résultat :
10. Juridique
Les outils basés sur l'IA aident les professionnels du droit à analyser rapidement de vastes quantités de jurisprudence, de contrats et de documents juridiques, réduisant ainsi les heures de travail manuel.
Les chatbots traitent les demandes de renseignements de base des clients, ce qui libère du temps pour les questions juridiques plus complexes. Parallèlement, l'analyse prédictive évalue l'issue des dossiers à partir des données historiques, tandis que la révision et la rédaction de contrats assistées par l'IA améliorent la précision tout en réduisant les erreurs humaines, rendant ainsi le travail juridique plus rapide et plus efficace.
Invite : Mettez-vous dans la peau d'un juriste spécialisé dans les affaires civiles. Mon client, un locataire, cherche à récupérer son dépôt de garantie auprès d'un ancien propriétaire qui l'a retenu alors que le logement a été laissé en parfait état.
Si mon client perd le procès, fournissez une analyse détaillée des conséquences potentielles [conformément à la législation de l'État]. Abordez les répercussions financières, personnelles et sur la réputation, y compris les frais de justice, les implications en matière de crédit, les difficultés futures pour trouver un logement et tout autre effet plus large sur sa vie professionnelle ou personnelle. Veillez à ce que la réponse soit exhaustive et tienne compte à la fois des répercussions immédiates et à long terme.
Résultat :
📖 À lire également : Guide des automatisations dans ClickUp (avec des exemples d'utilisation)
Erreurs courantes à éviter
La création de prompts de chat Copilot efficaces est essentielle pour obtenir des résultats précis et pertinents. Que vous utilisiez Microsoft Copilot, Copilot Chat ou l'IA dans Microsoft 365 Copilot, des prompts imprécis peuvent entraîner des réponses vagues ou non pertinentes. Pour tirer le meilleur parti de vos prompts, évitez ces erreurs courantes :
- Être trop vague : l'IA a besoin de clarté. Au lieu de dire « Résume ce document », précisez « Résume ce rapport en trois points clés en mettant l'accent sur les tendances financières »
- Ignorer le contexte : les invites Copilot fonctionnent mieux lorsque le contexte est clair. Précisez toujours le secteur d'activité, l'objectif ou le public cible pour affiner la réponse.
- Surcharge d'informations : bien que le contexte soit essentiel, des invitations trop longues peuvent submerger Microsoft Copilot. Veillez à ce qu'elles soient concises tout en restant informatives.
- Oublier de définir le format de sortie : Si vous avez besoin d'une liste, d'un tableau ou d'un paragraphe, précisez-le. Exemple : « Fournissez ces données dans un tableau à trois colonnes »
- Ne pas négliger les limites de l'IA : Bien que Copilot s'appuie sur une vaste base de connaissances en IA, il ne remplace pas le jugement d'un expert. Vérifiez toujours les informations critiques.
Limites de Copilot
Il est essentiel de savoir ce que cet assistant IA peut et ne peut pas faire avant de rédiger vos invitations pour Microsoft Copilot. En fixant des attentes réalistes, vous pourrez créer des invitations plus efficaces et obtenir les meilleurs résultats.
Voici quelques limitations importantes à garder à l'esprit :
- Aucune action autonome : Copilot vous assiste, mais n'agit pas de manière autonome. Il fournit des suggestions, mais vous devez examiner et approuver les réponses avant de les partager.
- Pas de mémoire entre les discussions : chaque discussion recommence à zéro. Si vous avez discuté d'une stratégie marketing hier, Copilot ne s'en souviendra pas aujourd'hui ; vous devrez lui fournir à nouveau le contexte.
- Analyse de données limitée : Copilot traite un volume de données défini par requête. Il peut résumer des informations, mais n'est pas conçu pour effectuer des analyses approfondies ni établir des relations de cause à effet. Pour cela, il est préférable d'utiliser des outils d'analyse spécialisés.
- Limites des connaissances : les connaissances de base de Copilot s'arrêtent aux alentours de 2021. Bien que Copilot puisse récupérer des informations actuelles en fonction de la configuration de votre organisation, les connaissances de son modèle de base ne sont pas mises à jour en continu.
- Réponses incohérentes : posez deux fois la même question et vous obtiendrez peut-être des réponses légèrement différentes. Cela s'explique par le fait que Copilot génère des réponses en se basant sur des probabilités plutôt que sur des règles fixes
- Restrictions relatives au chat : les discussions sont limitées à 30 interactions par session et peuvent expirer. Si quelque chose est essentiel, veillez à l'enregistrer : les anciennes discussions ne peuvent pas être reprises.
- Limites d'accès aux fichiers : l'accès de Copilot aux fichiers dépend de votre installation. Il peut être limité à des emplacements spécifiques, comme le SharePoint de votre entreprise, ce qui restreint sa capacité à récupérer des documents stockés ailleurs.
- Réponses plus concises en mode travail : lorsque vous utilisez Copilot en mode travail, les réponses peuvent être plus courtes et plus précises que celles fournies par d'autres outils GPT-4
📮 ClickUp Insight : Nous avons récemment découvert qu'environ 33 % des travailleurs du savoir envoient quotidiennement des messages à 1 à 3 personnes pour obtenir le contexte dont ils ont besoin. Mais que se passerait-il si toutes ces informations étaient documentées et facilement accessibles ?
Grâce à la gestion des connaissances par l'IA de ClickUp Brain, les changements de contexte appartiennent désormais au passé. Il vous suffit de poser votre question depuis votre environnement de travail, et ClickUp Brain extraira les informations de votre environnement de travail et/ou des applications tierces connectées !
Utilisez ClickUp Brain comme meilleure alternative
Vous avez besoin d'un assistant IA qui comprend votre flux de travail ? ClickUp Brain surpasse des outils tels que Microsoft Copilot.
C'est l'une des meilleures alternatives à Microsoft Copilot.
Comment ? ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, combine gestion de projet, gestion des connaissances et chat, le tout optimisé par l'IA pour vous aider à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Intégration approfondie à l'environnement de travail
Contrairement à l'approche polyvalente de Copilot, ClickUp Brain fonctionne directement dans l'environnement de travail ClickUp. Il peut accéder à vos tâches, documents et communications d'équipe et les analyser en temps réel pour vous fournir une assistance très pertinente.
Par exemple, si vous gérez plusieurs campagnes marketing, ClickUp Brain peut extraire des informations à partir du statut de vos tâches, de leurs priorités et des commentaires de votre équipe pour vous aider à prendre de meilleures décisions concernant l'allocation des ressources et les prochaines étapes.
Gestion intelligente des tâches
ClickUp Brain va au-delà de l'IA basique en vous aidant activement à gérer votre travail et votre temps. Oubliez le suivi manuel de l'avancement : ClickUp Brain génère automatiquement des mises à jour et des rapports d'équipe.
Cette automatisation permet de gagner un temps considérable par rapport aux outils qui vous obligent à collecter et à résumer les informations manuellement. Un responsable d'équipe marketing peut rapidement obtenir un aperçu généré par l'IA de toutes les campagnes en cours, des goulots d'étranglement et des besoins en ressources sans passer des heures à compiler des données.
Grâce à d'autres fonctionnalités telles que les tâches, les tableaux de bord, les chats et le suivi du temps, ClickUp fait l'unanimité auprès des professionnels du travail.
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Le travail devient fragmenté lorsque les équipes passent constamment d'une plateforme d'IA à l'autre pour des tâches spécifiques. ClickUp Brain MAX élimine ce chaos en intégrant les meilleurs modèles d'IA au monde directement dans votre flux de travail existant. Vos projets, vos documents et la collaboration au sein de votre équipe se déroulent au même endroit, et désormais, votre assistance IA aussi. Finis les changements de contexte et les pertes d'informations : vous bénéficiez simplement d'une assistance intelligente qui connaît déjà votre travail et vous aide à en faire plus sans quitter votre environnement de travail.
Il s'intègre parfaitement à des applications telles que ClickUp, Zoom, Slack, Google Drive, GitHub et bien d'autres, ce qui vous permet de gérer votre travail et d'automatiser des tâches tout au long de votre flux de travail.
Grâce à Talk to Text dans ClickUp Brain MAX, il vous suffit de parler pour créer des invites, noter des idées ou rédiger des documents, jusqu'à quatre fois plus rapidement qu'en tapant au clavier. Et comme Brain MAX comprend déjà vos projets, votre équipe et vos fichiers dans ClickUp et les outils connectés, chaque note que vous dictez s'affiche dans le bon contexte.
👉 Voici ce que Vladimir Janovsky, d'AstraZeneca, avait à dire à propos de ClickUp :
Bien que nous n'en soyons encore qu'à l'une des étapes de l'intégration de ClickUp dans les projets d'équipes interfonctionnelles, son utilité s'est révélée particulièrement évidente dans le cadre d'équipes multinationales. Les nombreuses fonctionnalités de la plateforme permettent de gérer efficacement la complexité et l'ampleur des tâches qui s'étendent sur plusieurs pays, en rationalisant à la fois la communication et la coordination.
Bien que nous n'en soyons encore qu'à l'une des étapes de l'intégration de ClickUp dans les projets d'équipes interfonctionnelles, son utilité s'est révélée particulièrement évidente dans le cadre d'équipes multinationales. Les nombreuses fonctionnalités de la plateforme permettent de gérer efficacement la complexité et l'ampleur des tâches qui s'étendent sur plusieurs pays, en rationalisant à la fois la communication et la coordination.
Assistance pour la création de contenu
La fonctionnalité AI Writer de ClickUp aide les équipes à créer et à peaufiner leur contenu plus rapidement. Qu'il s'agisse de publications sur les réseaux sociaux, de briefs de conception ou de mises à jour de projet, ClickUp Brain peut générer des brouillons tout en conservant le ton de votre marque et en intégrant le contexte de votre environnement de travail.
C'est bien mieux que de passer d'un outil à l'autre : vous pouvez passer de la conception à la réalisation en un seul endroit.
💡Conseil de pro : Voici une astuce ClickUp Brain très utile :
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Développement logiciel
Comme ClickUp Brain agit comme votre assistant intelligent directement au sein de votre environnement de travail ClickUp, il devient un outil précieux pour les équipes de développement logiciel. ClickUp Brain facilite le développement logiciel en générant du code, en proposant des bonnes pratiques, en s'intégrant à votre environnement de travail, en favorisant la collaboration et en offrant des ressources d'apprentissage, le tout au sein de ClickUp. Cela aide les équipes à avancer plus vite, à maintenir la qualité et à rester organisées.
ClickUp Brain : votre partenaire de productivité alimenté par l'IA
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En quoi ClickUp Brain se distingue-t-il de Microsoft Copilot ? Il est parfaitement intégré à ClickUp, ce qui signifie que vous pouvez gérer vos projets, vos tâches et vos documents sans avoir à changer d'outil.
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