Vous avez déjà utilisé Microsoft Word et vous vous êtes demandé s'il pouvait rédiger votre contenu à votre place ? Vous pouvez le faire grâce à l'outil IA de Microsoft, Copilot !
Les fonctionnalités de Microsoft Copilot sont particulièrement intéressantes lorsque l'outil est associé à Word. L'assistant IA construit sur de grands modèles linguistiques peut rédiger votre contenu, le peaufiner, le traduire, générer des résumés et même convertir vos informations en tableaux et diagrammes ! Il parvient à faire tout cela en quelques invites en langage naturel. Cet outil peut s'avérer très utile pour rationaliser votre processus de création.
Cependant, l'association de Microsoft Copilot et de Word peut être un peu difficile à apprendre. Nous vous proposons quelques méthodes pour commencer à utiliser Copilot sur vos documents Word.
Utilisation de Microsoft Copilot dans Word : Guide étape par étape
Il existe trois façons d'activer Copilot dans Word, la plus simple étant un simple raccourci clavier.
Méthode 1 : Démarrage rapide avec le bouton Copilot dans la barre d'outils
Etape 1: Pour commencer à utiliser Microsoft Copilot dans Word, connectez-vous à votre compte Microsoft et recherchez l'icône Copilot sur le ruban ou la barre d'outils en haut à droite de votre fenêtre Word
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via Microsoft Copilot Étape 2: Cliquez sur ce bouton pour activer Copilot Étape 3: Une fois activé, Copilot offre de l'aide et des suggestions si nécessaire
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via Microsoft Copilot
note : Bien que cette méthode soit incroyablement simple et permette de gagner du temps, il se peut qu'elle ne soit pas disponible avec les anciennes versions de Microsoft Word
Méthode 2 : Accès à Copilot par un clic droit
Étape 1: Commencez par ouvrir un document Word Étape 2: Cliquez avec le bouton droit de la souris n'importe où dans le document pour afficher le menu Options Étape 3: Recherchez l'option "Suggestions de Copilote" ou une option similaire dans le menu Étape 4: Cliquez sur l'option pour commencer à utiliser Copilot
Méthode 3 : Raccourci clavier pour un accès rapide
Étape 1: Activez Copilot en un clin d'œil à l'aide d'un raccourci clavier. Commencez par n'importe quel document Word Étape 2: Appuyez simultanément sur les touches Win + C de votre clavier
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via Microsoft Copilot
Etape 3: Votre assistant d'écriture est prêt à écrire
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via Microsoft Copilot
Limites de l'utilisation de Copilot dans Word
Vous savez maintenant comment utiliser Microsoft Copilot dans Word.
Mais voilà le problème : il est possible que l'icône Microsoft Copilot ne soit pas présente dans Word. Si vous vous demandez pourquoi, votre licence Microsoft 365 pourrait être en cause.
Pour accéder à Copilot dans Word, vous aurez besoin d'un forfait sous licence existant associé à votre compte Microsoft, tel que Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Premium, ou autres. Si vous n'êtes pas sûr de votre forfait ou si vous avez besoin d'activer Copilot dans Word, contactez le service informatique de votre organisation ou l'administrateur Microsoft 365.
Mais quelques autres éléments peuvent vous freiner, même après avoir obtenu le feu vert pour la licence.
- Dépendance des données : Le plus grand défi de Copilot est le suivant : vous devez tout lui fournir manuellement puisqu'il ne peut pas accéder aux documents externes. Imaginez que vous essayez de rédiger un rapport sur les tendances de l'industrie sans avoir accès aux derniers articles de presse ou aux documents de recherche. Cela vous prend beaucoup de temps et d'efforts
- Défis liés aux documents complexes : Copilot peut parfois se perdre dans la complexité des documents. Par instance, essayer de faire résumer par Copilot un rapport financier complexe rempli de nombres, de graphiques et d'images complexes peut prendre beaucoup de temps
- **La barrière de la langue : Bien que Copilot s'améliore pour comprendre et répondre dans différentes langues, il ne les maîtrise pas toutes
- Amnésie de l'historique des discussions : La fonctionmeilleurs outils IA peuvent gérer des interactions multiples. Cependant, Copilot a la mémoire courte. Il ne peut pas se souvenir des discussions précédentes, ce qui peut être frustrant lorsque vous devez répéter les mêmes informations encore et encore
- Erreurs et temps de chargement : Plus les tâches sont complexes, plus la réponse est lente et plus le risque d'erreur est élevé. Imaginez que vous essayez de résumer un long document juridique et que Copilot se retrouve avec un temps mort avant d'avoir terminé
Si vous trouvez ces problèmes frustrants, vous devriez envisager d'utiliser des alternatives à Microsoft Word et Copilot.
ClickUp Brain : L'alternative avancée à MS Copilot et Word
Copilot pourrait être une étape dans la bonne direction pour que votre équipe travaille aux côtés de l'IA, surtout si vous utilisez d'autres applications Microsoft. Cependant, il a ses limites.
Vous pouvez envisager d'utiliser des outils d'IA plus efficaces comme alternative à Copilot. Il existe des solutions faciles à utiliser, chargées de fonctionnalités et qui vous aident à collaborer avec votre équipe en temps réel.
Rencontre avec ClickUp Docs et ClickUp Brain -les deux seuls outils dont vous aurez besoin pour collaborer efficacement sur les documents au sein de votre équipe.
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Documentez et partagez des fichiers importants avec les membres de votre équipe grâce à ClickUp Docs
Imaginez un monde où votre équipe peut créer, modifier et partager des documents en temps réel sans avoir à attendre qu'une autre personne achève ses modifications. ClickUp Documents donne vie à cette vision.
Grâce à des fonctionnalités telles que la modification en cours, la détection de la collaboration et l'attribution de l'auteur, chaque membre de l'équipe reste dans le coup.
Voici les fonctionnalités clés de ClickUp Docs
- Modification en cours : Sautez dans un document et modifiez-le en cours avec les membres de votre équipe
- Détection de la collaboration : Détection de la collaboration : voyez instantanément qui affiche, commente ou modifie votre document
- Attribution de l'auteur : Attribution de l'auteur : repérez facilement qui a contribué à votre document
- Synchronisation en temps réel : Synchronisation en temps réel : regardez vos mises à jour apparaître instantanément sur tous vos appareils
- L'imbrication : Organisez le contenu de vos documents avec une hiérarchie claire
- Relations : Liez les documents aux tâches et à d'autres contenus pertinents de manière transparente
- Annotation et Révision : Ajoutez des commentaires directement aux images et aux PDF sans souci
- Commentaires assignés : Ajoutez des commentaires n'importe où dans le document et attribuez-les aux personnes concernées. Partagez des images, des liens et des vidéos directement dans vos commentaires
- Importation/Exportation : Transférez sans effort des documents depuis Evernote, Google Docs ou Word
- Indexation Google : Rendez vos documents partagés publiquement facilement découvrables via la recherche Google
- Assistant de rédaction IA : LaissezL'IA vous aider à générer du texte,résumer des documentsparaphraser et reformater du contenu
- Création de contenu : Obtenez de l'aide pour la rédaction de tout, des mémoires aux textes marketing, en passant par les descriptions de produits et les articles de blog
- Modèles personnalisables : gagnez du temps et réduisez vos efforts grâce à un ensemble toujours plus vaste de modèlesmodèles de documents préconstruits pour tout ce qui concerne les contrats, les évaluations de performance, les wikis et les PRD
- Intégration de la gestion de projet : Gardez tout organisé enen connectant les documents à vos projets Maintenant, pour vous aider à bien comprendre le poids de ces fonctionnalités, voyons comment ClickUp Docs et ClickUp Brain peuvent vous aider dans certaines situations.
Scénario 1 : Maîtriser les notes de réunion
En tant que gestionnaire de projet jonglant avec plusieurs projets et réunions consécutives, vous êtes confronté au défi de garder une trace de toutes les discussions et de tous les éléments d'action de chaque réunion.
La solution ? La solution de ClickUp AI des fonctionnalités de prise de notes alimentées par l'IA .
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Convertissez vos notes de réunion en différentes langues avec ClickUp Brain
Voici comment cela fonctionne.
Imaginez que vous participez à une réunion de projet cruciale avec plusieurs parties prenantes. Alors que tout le monde discute des points clés et des décisions.. ClickUp Clips enregistre tout en temps réel tandis que ClickUp Brain génère une transcription à partir de l'enregistrement grâce à ses capacités de Reconnaissance Automatique de la Parole (ASR).
Vous n'avez plus à vous démener pour rédiger des notes ou à vous inquiéter de manquer des informations essentielles. ClickUp Brain fait même la distinction entre les orateurs, garantissant ainsi une attribution précise des idées.
Une fois la réunion terminée, ClickUp Brain résume la discussion, met en évidence les éléments d'action et fournit un résumé concis de la réunion, que vous pouvez exporter sous forme de ClickUp Doc.
De plus, il peut faire tout cela pour vous en multiples langues
Scénario 2 : Rationalisation de la documentation technique
En tant que développeur travaillant sur un projet logiciel complexe, vous avez du mal à créer et à maintenir une documentation technique détaillée. ClickUp Docs' Capacités IA pour la documentation technique peuvent être très utiles à cet égard.
Voici comment cela fonctionne.
Supposons que vous ayez besoin de documenter une nouvelle API que vous avez développée. Au lieu de passer des heures à rédiger et à organiser manuellement les détails techniques, vous utilisez ClickUp Docs.
Vous commencez par saisir vos extraits de code et vos configurations système dans un doc de ClickUp. ClickUp Brain, l'assistant IA intégré, analyse vos entrées et génère un document technique détaillé, comprenant des exemples de code et des explications.
ClickUp Brain assure la cohérence et élimine les erreurs, rendant votre documentation claire et professionnelle. Vous pouvez également lier des tâches liées et des les détails du projet dans le document .
Il est ainsi facile de partager vos documents avec votre équipe, en choisissant un lien public ou privé.
De plus, le contrôle de version des documents de ClickUp aide les équipes à suivre les modifications et à restaurer les versions précédentes en cas d'incohérences, ajoutant ainsi une couche de sécurité aux documents importants.
Scénario 3 : Création de contenu marketing
En tant que membre d'une équipe marketing qui lance un nouveau produit, vous avez besoin d'aide pour rédiger rapidement des documents marketing engageants et convaincants. L'assistant de rédaction IA de ClickUp Docs est le partenaire idéal pour ce type de cas d'utilisation.
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Produisez du contenu de haute qualité plus rapidement et plus facilement grâce à l'assistant de rédaction et de modification en cours de ClickUp AI.
Voici comment cela fonctionne.
Disons que votre équipe doit créer une série d'articles de blog, de contenus pour les médias sociaux et de descriptions de produits pour votre prochain lancement de produit.
Avec ClickUp Docs, vous commencez par saisir les informations de base sur le produit et les détails sur la cible. L'assistant de rédaction IA génère ensuite des brouillons convaincants pour chaque élément de contenu.
ClickUp Brain suggère des formulations alternatives, vous aide à trouver les mots parfaits et s'assure que votre message est cohérent et convaincant. Vous pouvez également importer et exporter facilement des documents, ce qui facilite la collaboration avec les autres membres de l'équipe.
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Impliquer les membres de l'équipe dans ClickUp Docs en leur attribuant des commentaires
Ceci améliore votre processus de création de contenu et garantit la création de supports marketing de haute qualité qui trouvent un écho auprès de votre public.
Scénario 4 : Améliorer les propositions de projet
En tant que consultant préparant une proposition de projet pour un client potentiel, vous devez élaborer une proposition détaillée et convaincante qui se démarque. ClickUp Docs peut vous y aider.
Voici comment cela fonctionne.
Vous devez créer une proposition de projet qui décrit les objets, la portée et les avantages de vos services.
Sur ClickUp Docs, vous commencez par rédiger la proposition. Le processus est plus rapide avec Les modèles d'invitations IA de ClickUp . ClickUp Brain propose également 100+ invitations basées sur les rôles qui couvrent de nombreux cas d'utilisation fréquents.
Vous reliez ensuite les tâches liées, les échéanciers et les forfaits de ressources directement dans le document, affichant ainsi une vue d'ensemble du projet. Au fur et à mesure que vous affinez la proposition, l'assistant de rédaction IA de ClickUp vous aide à améliorer votre contenu, en veillant à ce qu'il soit soigné et professionnel.
La fonctionnalité de collaboration en temps réel vous permet de recueillir les commentaires de votre équipe et d'intégrer les modifications instantanément. À la fin de votre travail, vous avez une proposition détaillée et convaincante qui communique efficacement votre valeur au client.
Scénario 5 : Intégration des nouveaux membres de l'équipe
Imaginez que vous venez d'embaucher un nouveau membre de votre équipe et que vous souhaitez le mettre rapidement à niveau. Vous pouvez simplifier le processus d'intégration avec ClickUp Docs et ClickUp Clips .
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Capturez et examinez les enregistrements d'écran avec les participants à la réunion grâce à ClickUp Clips
Voici comment cela fonctionne.
Vous créez un document d'accueil complet dans ClickUp Docs, décrivant tout ce que le nouvel employé doit savoir. Ce document inclut les politiques de l'entreprise, la structure de l'équipe, les attentes en matière de rôle et les contacts importants.
Grâce à la modification en cours de ClickUp, vous invitez le nouveau membre de l'équipe à consulter le document. Au fur et à mesure de sa lecture, il peut poser des questions directement dans le document, et vous ou d'autres membres de l'équipe pouvez y répondre immédiatement.
Cela élimine le va-et-vient des e-mails et garantit qu'ils obtiennent des réponses rapidement.
Le document d'accueil contient également des liens vers d'autres ressources importantes, telles que des vidéos de formation, des résumés de projets et des notes de réunions antérieures.
La fonctionnalité d'imbrication de ClickUp vous aide à organiser ces liens de manière hiérarchique, ce qui permet au nouvel employé de naviguer facilement dans les informations.
Pour ne rien oublier, vous liez les tâches au document d'accueil. Par exemple, les premières tâches du nouvel employé, telles que la configuration de son e-mail ou l'achèvement d'une formation obligatoire, sont listées et liées dans le document.
Ils peuvent marquer ces tâches comme achevées directement à partir du document, et vous pouvez suivre leur progression sans effort.
Enfin, les outils d'annotation et de Révision de ClickUp permettent au nouvel employé de donner son avis sur le processus d'intégration. Il peut ajouter des commentaires ou des suggestions d'amélioration, ce qui vous aide à affiner l'expérience d'intégration pour les futurs employés.
Choisissez un outil IA qui vous aide à travailler plus intelligemment
Microsoft Copilot et Word sont tous deux d'excellents outils (en particulier Word, qui a fait ses preuves) qui remplissent bien leurs fonctions.
Mais ils peuvent être lents à utiliser, surtout dans un paramètre d'équipe où vous voudriez éviter d'utiliser trop d'outils pour collaborer avec votre équipe.
Il y a aussi le problème des modèles d'IA d'aujourd'hui, qui ont l'air... robotiques (c'est ironique, nous le savons). Leur manque de réponses humanisées peut conduire à un contenu répétitif.
Mais tous les outils d'IA n'ont pas besoin d'être aussi difficiles à utiliser.
Des outils comme ClickUp Docs et ClickUp Brain fonctionnent vraiment bien en tandem avec le reste des fonctionnalités de ClickUp et sont un régal à utiliser aux côtés de votre équipe.
Mais vous n'êtes pas obligé de nous croire sur parole. Créez un compte ClickUp gratuit dès aujourd'hui pour vous en convaincre.