Avez-vous déjà utilisé Microsoft Word et vous êtes-vous demandé s'il pouvait rédiger votre contenu à votre place ? C'est en fait possible grâce à l'outil d'IA de Microsoft, Copilot !
Les fonctionnalités de Microsoft Copilot sont particulièrement efficaces lorsque l'outil est associé à Word. L'assistant IA basé sur de grands modèles linguistiques peut rédiger votre contenu, le peaufiner, le traduire, générer des résumés et même convertir vos informations en tableaux et diagrammes ! Il parvient à faire tout cela à partir de quelques invitations en langage naturel. Cet outil peut être très utile pour rationaliser votre processus créatif.
Cependant, l'association de Microsoft Copilot et Word peut nécessiter un certain temps d'apprentissage. Nous vous proposons plusieurs méthodes pour vous familiariser facilement avec Copilot dans vos documents Word.
Utilisation de Microsoft Copilot dans Word : guide étape par étape
Il existe trois façons d'activer Copilot dans Word, la plus simple étant un raccourci clavier.
⭐ Fonctionnalité du modèle
Vous en avez assez de la dépendance aux données, des défis liés à la complexité des documents et des réponses lentes avec Copilot ? Utilisez l'IA Prompt & Guide for Blog Posts de ClickUp pour optimiser votre flux de travail grâce à l'efficacité, l'automatisation et la collaboration fluide offertes par l'IA !🚀
Méthode 1 : démarrage rapide avec le bouton Copilot dans la barre d'outils
Étape 1 : pour commencer à utiliser Microsoft Copilot dans Word, connectez-vous à votre compte Microsoft et recherchez l'icône Copilot dans le ruban ou la barre d'outils en haut à droite de votre fenêtre Word.
Étape 2 : cliquez sur ce bouton pour activer CopilotÉtape 3 : une fois activé, Copilot vous propose son aide et des suggestions selon vos besoins.
Note : bien que cette méthode soit extrêmement simple et permette de gagner du temps, elle peut ne pas être disponible avec les anciennes versions de Microsoft Word.
💟 Bonus : ClickUp Brain va encore plus loin que Microsoft Copilot en proposant une IA véritablement contextuelle, directement connectée à vos tâches, documents, chats et projets, afin que chaque suggestion soit adaptée à votre travail réel, et non à des fichiers bureautiques génériques. Vous bénéficiez d'informations exploitables, d'automatisations intelligentes et d'une IA qui comprend votre flux de travail de bout en bout.
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Méthode 2 : accès à Copilot par un clic droit
Étape 1 : Commencez par ouvrir un document Word. Étape 2 : Cliquez avec le bouton droit n'importe où dans le document pour afficher le menu Options. Étape 3 : Recherchez l'option « Suggestions Copilot » ou une option similaire dans le menu. Étape 4 : Cliquez sur l'option pour commencer à utiliser Copilot.
Méthode 3 : raccourci clavier pour un accès rapide
ÉTAPE 1 : activez Copilot en un clin d'œil à l'aide d'un raccourci clavier. Commencez par ouvrir n'importe quel document Word. ÉTAPE 2 : appuyez simultanément sur les touches Win + C de votre clavier.
Étape 3 : votre assistant de rédaction est prêt à écrire.
Limites de l'utilisation de Copilot dans Word
Vous savez désormais comment utiliser Microsoft Copilot dans Word.
Mais voici le problème : il est possible que l'icône Microsoft Copilot ne s'affiche pas dans Word. Si vous vous demandez pourquoi, votre licence Microsoft 365 pourrait en être la cause.
Pour accéder à Copilot dans Word, vous devez disposer d'un forfait sous licence associé à votre compte Microsoft, tel que Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Premium ou autre. Si vous n'êtes pas sûr de votre forfait ou si vous devez activer Copilot dans Word, contactez le service informatique de votre organisation ou l'administrateur Microsoft 365.
Mais d'autres éléments peuvent vous freiner, même après avoir obtenu le feu vert pour la licence.
- Dépendance aux données : le plus grand défi avec Copilot est le suivant : vous devez tout lui fournir manuellement, car il ne peut pas accéder à des documents externes. Imaginez que vous essayez de rédiger un rapport sur les tendances du secteur sans avoir accès aux derniers articles d'actualité ou documents de recherche. Cela finit par vous prendre beaucoup de temps et d'effort.
- Documents complexes : Copilot peut parfois se perdre dans la complexité des documents. Par exemple, demander à Copilot de résumer un rapport financier complexe rempli de nombres, de graphiques et d'illustrations complexes peut prendre beaucoup de temps.
- Barrière linguistique : bien que Copilot comprenne et réponde de mieux en mieux dans différentes langues, il ne les maîtrise pas encore toutes couramment.
- Amnésie de l'historique de discuter : les meilleurs outils d'IA peuvent suivre plusieurs interactions. Cependant, Copilot a une mémoire courte. Il ne peut pas se souvenir des discussions précédentes, ce qui peut être frustrant lorsque vous devez répéter les mêmes informations encore et encore.
- Erreurs et temps de chargement : plus les tâches sont complexes, plus la réponse est lente et plus le risque d'erreurs est élevé. Imaginez que vous essayez de résumer un long document juridique et que Copilot expire avant d'avoir terminé.
Si ces problèmes vous frustrent, vous devriez envisager d'utiliser des alternatives à Microsoft Word et Copilot.
ClickUp Brain : l'alternative avancée à MS Copilot et Word
Copilot pourrait être une étape dans la bonne direction pour permettre à votre équipe de travailler avec l'IA, en particulier si vous utilisez d'autres applications Microsoft. Cependant, cet outil a ses limites.
Vous pouvez envisager d'utiliser des outils d'IA plus efficaces comme alternative à Copilot. Il existe des solutions faciles à utiliser, riches en fonctionnalités et qui vous aident à collaborer avec votre équipe en temps réel.
Reunion ClickUp Docs et ClickUp Brain, les deux seuls outils dont vous aurez besoin pour collaborer efficacement sur des documents au sein de votre équipe.
Imaginez un monde où votre équipe peut créer, modifier et partager des documents en temps réel sans avoir à attendre qu'une autre personne acheve sa modification en cours. ClickUp Docs concrétise cette vision.
Grâce à des fonctionnalités telles que la modification en temps réel, la détection de la collaboration et l'attribution de l'auteur, tous les membres de l'équipe restent informés.
Voici les fonctionnalités clés de ClickUp Document
- Modification en temps réel : ouvrez un document et effectuez la modification en direct avec les membres de votre équipe.
- Détection de la collaboration : voyez instantanément qui affiche, commente ou effectue une modification en cours de votre document.
- Attribution de l'auteur : identifiez facilement qui a contribué à votre document et dans quelle mesure.
- Synchronisation en temps réel : vos mises à jour apparaissent instantanément sur tous vos appareils.
- Imbrication : organisez le contenu de votre document selon une hiérarchie claire.
- Relations : liez facilement des documents à des tâches et à d'autres contenus pertinents.
- Annotation et révision : ajoutez des commentaires directement sur les images et les fichiers PDF sans difficulté.
- Commentaires attribués : ajoutez des commentaires n'importe où dans le document et attribuez-les aux personnes concernées. Partagez des images, des liens et des vidéos directement dans vos commentaires.
- Importation/exportation : transférez facilement des documents depuis Evernote, Google Docs ou Word.
- Index Google : rendez vos documents partagés publiquement facilement accessibles via la recherche Google.
- Assistant de rédaction IA : laissez l'IA vous aider à générer du texte, résumer des documents, paraphraser et reformater du contenu.
- Création de contenu : bénéficiez d'une aide pour rédiger tout type de document, des briefs aux textes marketing, en passant par les descriptions de produits et les articles de blog.
- Modèles personnalisables : gagnez du temps et économisez de l'effort grâce à un ensemble toujours plus complet de modèles Docs prédéfinis pour tout type de document, des contrats aux évaluations de performances en passant par les wikis et les PRD.
- Intégration de la gestion de projet : organisez tout en effectuant la connexion de vos documents à vos projets.
Maintenant, pour vous aider à bien comprendre l'importance de ces fonctionnalités, voyons comment les capacités d'IA de ClickUp peuvent vous aider !
Scénario 1 : peaufiner votre contenu (quel qu'il soit)
Imaginons que vous ayez rédigé un premier jet, mais que vous deviez le rallonger et le peaufiner. Demandez à ClickUp Brain.
Il peut effectuer une modification en cours, l'améliorer, l'allonger, le raccourcir, traduire le texte, et bien plus encore.
Une fois le contenu approuvé, il peut même vous aider à générer des éléments d'action à partir de vos documents ClickUp et à les attribuer aux membres de votre équipe.
💡Conseil de pro : ne vous contentez pas de prendre des notes, laissez les automatisations et les agents Autopilot de ClickUp faire avancer vos actions. Au lieu de simplement documenter ce qui doit être fait, ces agents intelligents créent automatiquement des tâches, attribuent des propriétaires, fixent des délais et suivent la progression.
Scénario 2 : Suivi des tâches et des éléments à entreprendre à partir de votre documentation
Toutes les tâches que vous effectuez dans l'environnement de travail ClickUp bénéficient d'une assistance IA intégrée ! Que vous souhaitiez résumer les mises à jour des tâches, générer davantage d'actions ou trouver des éléments connexes, Brain vous aide dans toutes vos tâches !
Scénario 3 : Garder le contrôle sur vos notes de réunion et vos éléments d'action
En tant que gestionnaire de projet jonglant entre plusieurs projets et réunions consécutives, vous devez relever le défi de garder un suivi de toutes les discussions et mesures à prendre issues de chaque réunion.
La solution ? L'assistant de prise de notes IA de ClickUp!
Voici comment cela fonctionne.
- Ne manquez aucun détail : participez automatiquement à vos réunions, enregistrez vos discussions et générez des transcriptions précises afin de rester concentré et pleinement présent.
- Résumés instantanés des réunions : fournit des résumés concis et exploitables dans un document ClickUp Docs organisé juste après votre appel. Plus besoin de passer des heures à écouter des enregistrements ou à parcourir des notes désordonnées.
- Extraction des éléments à entreprendre : identifie et met en évidence les tâches clés, les décisions et les étapes suivantes, ce qui facilite le suivi et garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.
- Liens contextuels : créez la connexion directe entre les notes de réunion et les tâches ClickUp, documents et projets pertinents, afin que votre équipe dispose toujours d'une vue d'ensemble complète en un seul endroit.
- Partage fluide : partagez instantanément les notes et les résumés de réunion avec les participants ou les parties prenantes, afin que tout le monde reste informé et sur la même longueur d'onde.
- Base de connaissances consultable : toutes les transcriptions et tous les résumés sont stockés et consultables, ce qui facilite la consultation des discussions et des décisions passées.
- Assistance du travail asynchrone : permet aux membres de l'équipe situés dans différents fuseaux horaires de se mettre rapidement à jour, ce qui favorise une meilleure collaboration et réduit la fatigue liée aux réunions.
- Gain de temps et réduction du travail manuel : élimine le besoin de prendre des notes manuellement, vous libérant ainsi du temps pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et la réflexion stratégique.
Scénario 4 : rationalisation de la documentation technique
En tant que développeur travaillant sur un projet logiciel complexe, vous avez du mal à créer et à maintenir une documentation technique détaillée. Les capacités d'IA de ClickUp Docs pour la documentation technique peuvent vous être très utiles dans ce domaine.
Imaginons que vous deviez documenter une nouvelle API que vous avez développée. Au lieu de passer des heures à rédiger et à organiser manuellement les détails techniques, vous utilisez ClickUp Docs.
Commencez par saisir vos extraits de code et vos configurations système dans un document ClickUp. ClickUp Brain, l'assistant IA intégré, analyse vos entrées et génère un document technique détaillé, comprenant des exemples de code et des explications.
ClickUp Brain garantit la cohérence et élimine les erreurs, rendant votre documentation claire et professionnelle. Vous pouvez également lier des tâches pertinentes et des détails de projet au sein du document.
Cela facilite le partage de vos documents avec votre équipe, avec le choix entre un lien public ou privé.
De plus, le contrôle de version des documents de ClickUp aide les équipes à suivre les modifications et à restaurer les versions précédentes en cas d'incohérences, ajoutant ainsi une couche de sécurité supplémentaire aux documents importants.
Scénario 5 : Création de contenu marketing
En tant que membre d'une équipe marketing chargée du lancement d'un nouveau produit, vous avez besoin d'aide pour créer rapidement des supports marketing attrayants et convaincants. L'assistant de rédaction IA de ClickUp Docs est le partenaire idéal pour ce type d'utilisation.
Si votre équipe doit créer une série d'articles de blog, de contenu pour les réseaux sociaux et de descriptions de produits pour le lancement prochain de votre produit.
Avec ClickUp Docs, vous commencez par saisir les informations de base sur le produit et les détails de la cible. L'assistant de rédaction IA génère ensuite des brouillons convaincants pour chaque élément de contenu.
ClickUp Brain vous suggère des formulations alternatives, vous aide à trouver les mots parfaits et garantit la cohérence et la force de persuasion de vos messages. Vous pouvez également importer et exporter facilement des documents, ce qui facilite la collaboration avec les autres membres de l'équipe.
Cela améliore votre processus de création de contenu et garantit la création de supports marketing de haute qualité qui trouvent un écho auprès de votre public.
Scénario 6 : Améliorer les propositions de projet
En tant que consultant préparant une proposition de projet pour un client potentiel, vous devez élaborer une proposition détaillée et convaincante qui se démarque. ClickUp Docs peut vous aider dans cette tâche.
Commencez par rédiger la proposition. Le processus est plus rapide grâce aux modèles d'invites IA de ClickUp. De plus, ClickUp Brain propose plus de 100 invites basées sur les rôles qui couvrent de nombreux cas d'utilisation fréquents.
Vous pouvez ensuite relier les tâches, les échéanciers et les forfaits de ressources associés directement dans le document, ce qui vous offre une vue d'ensemble du projet. À mesure que vous affinez votre proposition, l'assistant de rédaction IA de ClickUp vous aide à améliorer votre contenu, en veillant à ce qu'il soit soigné et professionnel.
La fonctionnalité de collaboration en temps réel vous permet de recueillir les commentaires de votre équipe et d'intégrer les modifications instantanément. Une fois que vous avez terminé, vous disposez d'une proposition détaillée et convaincante qui communique efficacement votre valeur au client.
Scénario 7 : Intégration de nouveaux membres dans l'équipe
Imaginez que vous venez d'embaucher un nouveau membre de votre équipe et que vous souhaitez qu'il soit rapidement opérationnel. Vous pouvez simplifier le processus d'intégration grâce à ClickUp Docs et ClickUp Clips.
Voici comment cela fonctionne.
Vous créez un document d'intégration complet dans ClickUp Docs, qui décrit tout ce que le nouvel employé doit savoir. Ce document comprend les politiques de l'entreprise, la structure de l'équipe, les attentes liées au rôle et les contacts importants.
Grâce à la fonction de modification en cours en temps réel de ClickUp, vous invitez le nouveau membre de l'équipe à consulter le document. Au fur et à mesure de leur lecture, ils peuvent poser des questions directement dans le document, et vous ou d'autres membres de l'équipe pouvez y répondre immédiatement.
Cela élimine les échanges incessants d'e-mail et garantit que les réponses sont obtenues rapidement.
Choisissez un outil d'IA qui vous aide à travailler plus intelligemment
Microsoft Copilot et Word sont deux excellents outils (en particulier Word, qui a fait ses preuves) qui remplissent parfaitement leurs fonctions.
Mais leur utilisation peut être lente, en particulier dans un contexte de travail en équipe où vous souhaitez éviter d'utiliser trop d'outils pour collaborer avec vos collègues.
Il y a aussi le problème que posent de nombreux modèles d'IA actuels, qui ont tendance à sembler... disons, robotiques (ironique, nous le savons). Leur manque de réponses humanisées peut conduire à un contenu répétitif.
Mais tous les outils d'IA ne sont pas nécessairement difficiles à utiliser.
Des outils tels que ClickUp Docs et ClickUp Brain travaillent très bien en tandem avec les autres fonctionnalités de ClickUp et sont très agréables à utiliser avec votre équipe.
Mais vous n'avez pas à nous croire sur parole. Créez dès aujourd'hui un compte ClickUp gratuit pour vous en rendre compte par vous-même.