Qu'il s'agisse de la vie, de l'entreprise, d'un projet ou d'une tâche, le risque est inévitable.
Ces défis inattendus peuvent inclure des ralentissements économiques, des variations du marché, des menaces de cybersécurité ou des perturbations de la chaîne d'approvisionnement qui peuvent faire dérailler la progression et entraîner des revers coûteux. C'est pourquoi un plan de gestion des risques peut faire la différence entre la réussite et l'échec.
🧠 Fait amusant : Des recherches ont montré que 41 % des organisations ont été témoins d'au moins trois évènements à risque critique au cours d'une année civile !
Mais à quoi ressemble un plan de gestion des risques ? Quels sont ses principaux composants ?
Ce guide répond à vos questions les plus pressantes, des bases aux scénarios concrets. Alors, plongeons-nous dans le vif du sujet !
⏰ Résumé en 60 secondes
- Un plan de gestion des risques est une approche structurée visant à identifier et à atténuer les risques
- Les éléments clés d'un plan de gestion des risques comprennent : Registre des risques Structure de répartition des risques Matrice d'évaluation des risques Méthodologie de gestion des risques Plan de réponse aux risques Plan de communication des risques Budget et documentation des risques
- Registre des risques
- Structure de répartition des risques
- Matrice d'évaluation des risques
- Méthodologie de gestion des risques
- Forfait de réponse aux risques
- Forfait communication des risques
- Budget et documentation des risques
- Certains types courants de plans de gestion des risques couvrent les plans de gestion des risques d'entreprise, de projet, informatiques et financiers
- La préparation d'un plan de gestion des risques est un processus en 7 étapes impliquant l'identification des risques, leur évaluation, la planification des réponses, l'attribution de la propriété, la documentation des déclencheurs, la planification de la sauvegarde et le paramétrage des seuils de risque
- En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp rationalise le processus de bout en bout, de l'identification des risques à leur atténuation
- Registre des risques
- Structure de répartition des risques
- Matrice d'évaluation des risques
- Méthodologie de gestion des risques
- Forfait de réponse aux risques
- Forfait communication des risques
- Budget et documentation des risques
*qu'est-ce qu'un forfait de gestion des risques ?
Un forfait de gestion des risques est une approche structurée de la surveillance, de l'identification, de l'analyse et de la réponse aux risques potentiels affectant une entreprise ou un projet. Il s'agit d'une stratégie proactive d'atténuation des risques qui minimise l'incertitude, relève les défis, protège les ressources et facilite les opérations.
Lorsqu'il est correctement mis en œuvre, un plan de gestion des risques approprié améliore la prise de décision, renforce la résilience opérationnelle et maintient la confiance des parties prenantes, même dans des circonstances inattendues.
💡Conseil de pro : Qu'est-ce qui aide le plus à gérer un évènement catastrophique ? Un tableau de bord clair qui affiche tous les indicateurs de gestion des risques de manière structurée. Apprenez à en créer un ! 👇🏼
Composantes clés d'un forfait efficace de gestion des risques
Un programme de gestion des risques est très structuré et contient plusieurs éléments. Parmi les éléments clés, on peut citer :
1. Registre des risques
Le registre des risques est un document centralisé qui répertorie tous les risques identifiés pour le projet. Vous le créez généralement pendant la phase de planification.
Une fois que vous avez une liste des risques potentiels, vous mappez leur impact, leur probabilité d'occurrence et les stratégies d'atténuation des risques qui s'y opposent. Le registre des risques est une référence pour les parties prenantes clés pour le suivi des risques tout au long du cycle de vie du projet.
2. Structure de répartition des risques (RBS)
Le RBS est un cadre hiérarchique qui classe les risques en fonction de leurs sources. Ces sources peuvent être des facteurs techniques, opérationnels, financiers ou externes.
Une telle disposition structurée permet aux membres de l'équipe et aux parties prenantes clés d'analyser et de hiérarchiser les risques de manière systématique et d'allouer les ressources lors des efforts d'atténuation des risques.
3. Matrice d'évaluation des risques
La matrice d'évaluation des risques est une illustration visuelle du registre des risques. Dans cette matrice, vous attribuez des priorités à chaque risque, ce qui permet d'identifier les risques à fort impact.
La matrice d'évaluation des risques permet également de prendre des décisions éclairées en veillant à ce que le plan de gestion des risques se concentre sur les menaces les plus critiques afin de minimiser les perturbations.
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4. Méthodologie de gestion des risques
Cette composante du plan de gestion des risques décrit l'approche de l'organisation en matière d'identification, d'analyse, d'atténuation et de surveillance des risques.
Il contient des cadres tels que l'analyse qualitative et quantitative des risques, les techniques de contrôle des risques et les mécanismes de surveillance des risques. Cette étape est cruciale pour un plan de gestion des risques efficace.
5. Rôles et responsabilités
Cette section définit clairement les rôles et les responsabilités au sein du plan de gestion des risques et identifie les parties prenantes responsables de l'identification, de l'évaluation, de l'atténuation et de la communication des risques.
Une répartition claire des rôles et des responsabilités permet de maintenir la responsabilisation et de préparer l'étape de la gestion efficace des risques, le cas échéant.
6. Forfait de réponse aux risques
Un plan de réponse aux risques décrit les actions nécessaires pour faire face aux risques identifiés. Il contient principalement des stratégies d'évitement, d'atténuation, de transfert et d'acceptation.
Fondamentalement, le plan d'intervention minimise l'impact des risques et améliore la préparation. Dans l'ensemble, il est essentiel pour réduire les retards ou l'échec des projets.
7. Forfait communication des risques
Le plan de communication des risques détaille la manière dont les parties prenantes clés partageront toutes les informations relatives aux risques. Des mises à jour régulières en temps utile pendant une crise peuvent contribuer à maintenir la transparence et donner un avant-goût de la proactivité des plans d'atténuation des risques.
Ce modèle de plan de communication de ClickUp est fourni avec des structures de rapports, des canaux de communication et une fréquence de discussion des risques prédéfinis. Le fait de disposer d'un plan de communication structuré permet d'éviter les malentendus tout en partageant les mises à jour critiques, tandis que les équipes travaillent ensemble pour gérer efficacement les risques.
8. Budget de gestion des risques
Certains risques liés aux projets peuvent comporter un élément financier. Dans ce cas, les chefs de projet peuvent allouer un budget pour couvrir les coûts liés au risque. Cela inclut les dépenses pour les outils d'analyse des risques, la planification d'urgence et les mesures de réponse aux crises.
9. Documentation et rapports
La section documentation et rapports du plan de gestion des risques jette les bases de l'amélioration continue. Utilisez-la pour analyser les occurrences de risques, l'efficacité des réponses et les résultats. Il s'agit d'une référence pour vous aider à affiner vos stratégies de gestion des risques pour les projets futurs et à vous conformer aux normes en vigueur dans le secteur.
📚 Lectures complémentaires : Modèles d'évaluation des risques gratuits dans Excel et ClickUp
🔎 Le saviez-vous ?
Les cinq principaux risques pour les entreprises internationales sont les suivants :
- Incidents cybernétiques (38 %)
- Interruption de l'activité (31 %)
- Catastrophe naturelle (29 %)
- Changements réglementaires (25 %)
- Changement climatique (19 %)
Types de forfaits de gestion des risques avec exemples
Vos besoins en matière de gestion des risques dépendent du secteur d'activité, de l'organisation ou du projet.
Cependant, il existe de grandes catégories de forfaits de gestion des risques que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques et uniques. Examinons ces différents types de forfaits de gestion des risques :
1. Forfait de gestion des risques de l'entreprise
Un forfait de gestion des risques de l'entreprise identifie et atténue les risques susceptibles d'avoir un impact sur les opérations, la réputation ou la stabilité financière. Il s'agit notamment des problèmes de conformité réglementaire, des fluctuations du marché, des perturbations de la chaîne d'approvisionnement et des atteintes à la réputation.
Un solide plan de gestion des risques de l'entreprise permet à celle-ci de faire face aux incertitudes externes et internes.
📌 Exemple concret :
Les banques britanniques telles que Barclays, Lloyds et NatWest ont été confrontées à une instabilité financière potentielle due aux fluctuations des taux d'intérêt. Pour lutter contre ce phénomène, elles ont mis en place des swaps de taux d'intérêt afin de se protéger contre la baisse des taux. Cette stratégie « en chenille » générera plus de 50 milliards de livres sterling sur trois ans. La couverture structurelle est un élément clé des forfaits de gestion des risques d'entreprise des banques.
2. Forfait de gestion des risques du projet
Un plan de gestion des risques d'un projet identifie, évalue et atténue les risques qui entravent la réussite du projet. Ces risques comprennent l'élargissement du périmètre, les contraintes de ressources, les retards de planification et les dépassements de coûts. Un plan convaincant tient compte de tous les risques du projet, de la planification à l'exécution.
📌 Exemple concret :
Le pont international Gordie-Howe consiste à construire un pont à six voies au passage frontalier entre les États-Unis et le Canada. Il s'agit du plus grand projet d'infrastructure en Amérique du Nord, avec un plan complet de gestion des risques du projet compte tenu de sa complexité. Cela comprend une évaluation régulière des risques, une planification d'urgence et un suivi continu pour assurer la réussite du projet.
3. Forfait de gestion des risques informatiques
Le forfait de gestion des risques informatiques minimise les risques liés à la technologie, à la cybersécurité et à la protection des données. Il protège les systèmes contre les cybermenaces, les acteurs malveillants, les défaillances logicielles, les violations de conformité et autres risques liés aux projets.
📌 Exemple concret :
Capital One a reconnu la nécessité de moderniser son infrastructure informatique pour répondre aux demandes des clients et améliorer son efficacité opérationnelle. L'entreprise a mis en œuvre un plan de gestion des risques informatiques tout en migrant ses opérations vers le cloud. Des stratégies proactives d'atténuation des risques ont aidé l'entreprise à renforcer ses mesures de cybersécurité et à améliorer la résilience de ses systèmes pendant la transformation numérique.
4. Forfait de gestion des risques financiers
Comme son nom l'indique, le forfait de gestion des risques financiers minimise les risques liés à la volatilité des marchés, aux taux d'intérêt, à l'exposition au crédit et aux problèmes de liquidité. Il englobe des stratégies de gestion des bouleversements économiques, des pertes d'investissement et des perturbations financières inattendues.
📌 Exemple concret :
Le fonds de pension gouvernemental norvégien Global a reconnu les risques financiers associés à la dégradation de l'environnement et à l'épuisement des ressources naturelles. En conséquence, son forfait de gestion des risques financiers tient compte des risques écologiques afin de protéger les investissements contre les impacts économiques de l'épuisement naturel et du changement climatique.
5. Forfait de gestion des risques de conformité
Un plan de gestion des risques de conformité permet de respecter les normes légales et réglementaires en vigueur. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des sanctions, des litiges et une atteinte à la réputation. Ce forfait permet d'identifier les risques réglementaires, de contrôler la conformité et de mettre en œuvre des mesures correctives.
📌 Exemple concret :
À la suite du scandale des faux comptes de 2016, Wells Fargo a été confrontée à d'importants problèmes de conformité. Pour les surmonter, la société a amélioré son plan de gestion des risques de conformité en engageant des experts externes pour jouer un rôle de conformité et en suivant des plans structurés pour répondre aux préoccupations réglementaires. Elle a clôturé cinq actions réglementaires, illustrant ainsi la validation de son plan de gestion des risques de conformité.
6. Forfait de gestion des risques opérationnels
Un forfait de gestion des risques opérationnels permet aux entreprises d'atténuer les risques associés aux processus quotidiens, tels que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les pannes d'équipement et les pénuries de main-d'œuvre.
Dans l'ensemble, un tel forfait permet de maintenir le bon fonctionnement de l'entreprise malgré les défis opérationnels.
📌 Exemple concret :
Un incendie dans la sous-station de North Hyde de l'aéroport d'Heathrow a provoqué une panne de courant et perturbé les opérations. Le plan de gestion des risques opérationnels a consisté à reconfigurer le réseau, à déployer des systèmes d'alimentation de sauvegarde, à assurer la coordination avec les compagnies aériennes et à communiquer le dernier statut aux parties prenantes pour une transparence accrue. Un tel plan de gestion proactive des risques a permis de rétablir plus rapidement les opérations.
Comment créer un plan de gestion des risques
La création d'un plan de gestion des risques implique d'identifier, d'évaluer et d'atténuer efficacement les risques. Prenons l'exemple d'une société de développement de logiciels qui cherche à lancer un nouveau produit pour comprendre le processus.
Identifier les risques
La première étape consiste à identifier les risques. Vous devez tenir compte de tous les risques potentiels susceptibles d'avoir un impact sur le projet. Réfléchissez avec votre équipe de projet, analysez les projets passés et passez en revue les menaces spécifiques à l'industrie pour identifier tous les risques possibles du projet.
Par exemple, les risques d'un projet de développement logiciel peuvent inclure l'élargissement du périmètre, les bugs logiciels et les vulnérabilités en matière de cybersécurité. Documenter ces risques de projet dès les premières étapes peut vous aider à mieux les gérer.
Effectuer des évaluations des risques
Une fois que vous avez votre liste de risques identifiés, évaluez leur probabilité et leur impact potentiel. En fonction de leur probabilité et de leur gravité, vous pouvez utiliser une checklist d'évaluation des risques ou une matrice pour classer les risques comme faibles, moyens ou élevés.
Un incident de cybersécurité dans un scénario de développement logiciel pourrait avoir un impact élevé mais une faible probabilité. Cependant, les retards de test pourraient avoir un impact élevé et une forte probabilité. Effectuez des évaluations des risques de cette manière pour hiérarchiser les risques et traiter les plus critiques en premier.
*le modèle de Tableau blanc d'évaluation des risques de ClickUp aide votre équipe de projet à mapper visuellement les risques potentiels et à les classer par gravité. Elle peut ensuite créer et attribuer des plans d'intervention efficaces pour neutraliser le risque s'il se produit.
*pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Favoriser la collaboration entre les équipes pour développer des stratégies de réduction des risques
- Mettre en œuvre des statuts personnalisés tels que Ouvert et Achevé pour le suivi de la progression de l'évaluation des risques
- Optimiser le suivi de l'évaluation des risques grâce à l'utilisation d'étiquettes, de sous-tâches imbriquées, d'assignés multiples et de libellés de priorité
*préparer un forfait de réponse aux risques
Le plan de réponse aux risques guide l'équipe du projet dans les stratégies d'atténuation, de transfert, d'acceptation ou d'évitement des risques. Les actions varient pour chaque risque identifié, mais l'objet est le même : réduire son impact. Un plan de réponse évite la prise de décision réactive et vous prépare à mieux faire face à la calamité.
En prenant la cybersécurité comme exemple, la réponse immédiate serait de mettre en quarantaine les ensembles de données et de remédier rapidement à la faille. À long terme, il faudrait renforcer le cryptage et effectuer des audits de sécurité fréquents.
Lorsque vous rencontrez un risque, vous pouvez :
Accepter : Reconnaître le risque et préparer des plans d'urgence au cas où il se matérialiserait ✅
Éviter : Éliminer le risque en apportant des ajustements aux processus ou au forfait 🛠️
Atténuer : minimiser la probabilité ou l'impact du risque par des mesures préventives 🎯
Transfert : transférer la responsabilité du risque à un tiers 🔁
Attribuer les propriétaires de risques
Un propriétaire de risque est responsable de la surveillance et de la gestion du risque qui lui est attribué. Ce mécanisme garantit la responsabilité et une action rapide en cas d'évènement à risque.
L'équipe de sécurité informatique serait le propriétaire de tous les risques de cybersécurité, et le chef de projet superviserait tous les risques liés au périmètre. Cette propriété claire et délimitée évite toute confusion et déclenche des efforts d'atténuation rapides.
Documenter les facteurs de risque
Les déclencheurs de risque sont des signes avant-coureurs d'un évènement à risque. L'identification préalable de ces déclencheurs permet à l'équipe du projet d'agir avant que le problème ne s'aggrave.
Par exemple, des changements fréquents dans les exigences du client peuvent déclencher un glissement de périmètre. Le chef de projet peut mettre en œuvre un processus de contrôle des changements pour surveiller cela et prévenir les risques liés au périmètre.
Créer un plan de sauvegarde
Un plan de sauvegarde ou d'urgence offre des stratégies alternatives pour le cas où un risque se transforme en crise. Cela peut impliquer le déploiement de ressources supplémentaires, l'obtention d'un financement d'urgence ou la réorganisation de l'échéancier du projet. Encore une fois, si un développeur clé quitte l'équipe en cours de développement logiciel, le plan de sauvegarde peut impliquer la formation croisée des employés, l'embauche d'un contractant ou l'externalisation de la tâche pour éviter les retards.
*identifier la tolérance au risque et le seuil de tolérance
Chaque projet a une tolérance au risque et un seuil de risque. Le seuil définit principalement le niveau de risque qu'une organisation est prête à tolérer. L'établissement d'un seuil de risque clair facilite la prise de décision. Il aide les chefs de projet à évaluer quand poursuivre, faire pivoter ou escalader un problème. Le seuil affecte également la viabilité d'un projet, en prévenant les pertes excessives et autres risques.
Par exemple, si le retard dans les tests de logiciels dépasse un certain nombre de jours, la direction peut externaliser le processus ou faire appel à davantage de testeurs pour l'accélérer.
Comment l'IA peut-elle contribuer à la gestion des risques ?
- Pour une efficacité maximale, les outils d'IA peuvent automatiser la collecte de données, l'attribution des tâches et la création de rapports dans les flux de travail de gestion des risques
- Pour une meilleure compréhension des risques, l'IA fournit des informations analytiques, identifie les tendances et prédit les risques potentiels grâce à l'analyse des données et au NLP
- Pour favoriser une collaboration fluide, un outil d'IA intégré peut aider à résumer les discussions et à automatiser les notifications, garantissant ainsi une communication claire et rapide entre les parties prenantes
Vous recherchez un outil d'IA qui fasse tout cela et plus encore ? ClickUp Brain, l'assistant IA intégré de ClickUp, peut vous aider.
*outils et modèles de gestion des risques
De nombreuses organisations utilisent des outils et des modèles spécialisés pour rationaliser la gestion des risques. Voici un aperçu des différentes options disponibles :
Logiciel de registre des risques (idéal pour le suivi centralisé des risques)
Le logiciel de registre des risques aide les entreprises à maintenir une base de données structurée des risques potentiels et de leur statut, impact et actions d'atténuation assignées. Ce cadre offre une vue centralisée de tous les risques identifiés, permettant aux équipes de suivre et de mettre à jour les informations sur les risques en temps réel.
De plus, les outils avancés de registre des risques incluent l'automatisation, les flux de travail personnalisables et l'intégration avec les outils de gestion de projet.
logiciel de gestion des risques d'entreprise (ERM) (Idéal pour la surveillance des risques stratégiques)*
Le logiciel Enterprise Risk Management cible les organisations qui recherchent une approche holistique de la gestion des risques dans tous les services. Il offre une analyse des risques à l'échelle de l'entreprise, s'aligne sur les objectifs stratégiques et garantit la conformité aux réglementations du secteur.
Les outils de gestion des risques d'entreprise (GRE) contiennent généralement des tableaux de bord de rapports, des analyses prédictives et des fonctions d'automatisation des flux de travail pour une gouvernance efficace des risques.
outil de gouvernance, de gestion des risques et de conformité (GRC) (Idéal pour la conformité réglementaire et politique)*
Comme son nom l'indique, le logiciel GRC intègre les processus de gouvernance, de risque et de conformité dans un flux de travail unique. Cela est crucial pour les organisations de certains secteurs qui souhaitent respecter les exigences réglementaires tout en gérant efficacement les risques potentiels.
De plus, les outils GRC sont dotés de fonctionnalités telles que le suivi des audits, la gestion des politiques et les rapports de conformité automatisés, qui ajoutent la conformité au cadre de gestion des risques et de gouvernance.
ClickUp (Idéal pour une gestion globale des risques)
ClickUp est l'application « Tout-en-un » qui offre des outils complets pour améliorer la gestion des risques en la rendant plus structurée et proactive.
Avec l'aide de ClickUp, les équipes identifient, évaluent et atténuent efficacement les risques en tirant parti de ses fonctionnalités personnalisables, telles que les tableaux de bord, les champs personnalisés, les automatisations et les tâches. Grâce à la collaboration et à la visibilité en temps réel, les équipes de projet gardent une longueur d'avance sur les risques potentiels et assurent la réussite du projet.
Pour le suivi des risques, ClickUp permet aux utilisateurs de créer un registre des risques à l'aide de champs personnalisés afin de classer les risques par gravité, probabilité et impact. Teams peut attribuer des priorités spécifiques aux risques et utiliser les statuts des tâches pour suivre la progression de l'atténuation des risques.
Si la création d'un plan à partir de zéro vous semble trop fastidieuse, vous pouvez commencer par utiliser le modèle de registre des risques ClickUp. Utilisez-le pour identifier les risques, leur impact et les stratégies d'atténuation, et restez systématique et organisé sans aucun tracas.
Vous disposez également de tableaux blancs ClickUp pour afficher de manière centralisée tous les risques du projet, ce qui facilite le suivi des tendances et la prise de mesures préventives. Convertissez les données en une matrice d'évaluation des risques, visualisez les risques possibles et classez-les dans des sections codées par couleur pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
De plus, les vues Diagramme de Gantt et Échéancier fournissent des représentations visuelles des tâches et des retards potentiels, aidant les équipes à gérer les risques avant qu'ils n'affectent les délais des projets.
*voici ce que Raúl Becerra, chef de produit chez Atrato, avait à dire sur l'utilisation de ClickUp pour la surveillance des risques
ClickUp me permet non seulement de suivre les projets et de détecter les risques à un stade précoce, mais il m'aide également en tant que collaborateur individuel dans mes tâches quotidiennes.
ClickUp me permet non seulement de suivre les projets et de détecter les risques à un stade précoce, mais il m'aide également en tant que collaborateur individuel dans mes tâches quotidiennes.
ClickUp Tasks vous permet d'attribuer des risques sous forme de tâches, ce qui facilite leur suivi. Chaque tâche est traçable et vous pouvez attribuer des priorités, désigner des propriétaires de risques et automatiser les plans d'intervention.
ClickUp contribue à atténuer les risques en automatisant les flux de travail, en paramétrant les dépendances et en attribuant des responsabilités. Les automatisations déclenchent des alertes ou réaffectent des tâches lorsque les niveaux de risque changent, assurant ainsi une gestion proactive.
Pour la documentation, ClickUp Docs permet aux équipes de stocker les évaluations des risques, les plans d'urgence et les journaux des risques passés dans un format centralisé et facilement accessible. Les fonctionnalités de collaboration en temps réel permettent aux équipes de discuter et de mettre à jour dynamiquement les informations relatives aux risques.
De plus, les intégrations avec les outils de stockage cloud garantissent que tous les documents critiques sont connectés au sein de la plateforme pour l'évaluation des risques.
➡️ En savoir plus : Modèles gratuits de registre des risques pour la gestion de projet dans Excel, Word et ClickUp
Restez à l'abri des risques avec ClickUp
Un forfait de gestion des risques structuré aide les organisations à anticiper, évaluer et répondre aux incertitudes qui pourraient perturber leurs opérations. Que vous gériez les risques liés à l'entreprise, aux projets, aux technologies de l'information ou aux finances, une stratégie claire de gestion des risques favorise la prise de décisions éclairées et la stabilité à long terme.
La gestion des risques sans les outils et modèles appropriés peut rapidement devenir accablante. C'est là que ClickUp fournit une solution complète pour tous vos besoins en matière de gestion des risques et est doté de fonctionnalités pour faciliter le suivi, l'évaluation et la réponse aux risques.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et prenez le contrôle de votre processus de gestion des risques ! 🏆