Top 13 des règles de réunion pour une meilleure communication au sein de l'équipe

La plupart des réunions pourraient facilement prendre la forme d'e-mails. Selon McKinsey, environ 61% des cadres pensent ainsi. Oui, soixante et un.

Et ce n'est pas tout. Les réunions mal conçues conduisent 80 % des cadres à repenser ou déjà à modifier leurs structures et horaires de réunion à l'ère du travail télétravail.

Les réunions virtuelles étant devenues le défaut, elles se sont multipliées inutilement, se propageant plus vite qu'une mauvaise connexion Wi-Fi lors d'un appel Zoom.

Quel est donc l'antidote à cette pagaille des réunions ? En paramétrant clairement les règles de base de la réunion.

Pour vous aider à démarrer, nous avons rassemblé les 13 règles les plus importantes dont toute réunion réussie a besoin.

⏰ Résumé en 60 secondes

Vous souhaitez organiser des réunions utiles qui améliorent la communication au sein de l'équipe ? Voici nos meilleurs conseils :

• Établissez des règles de base claires : Définissez l'objectif, limitez la taille des réunions et veillez à ce que tout le monde participe activement pour des discussions ciblées et productives
• Préparez des forfaits efficaces : Planifiez les réunions au moins quatre heures à l'avance, minimisez les distractions pour rester présent et enregistrez les notes et les éléments d'action à l'aide d'outils tels que ClickUp Docs
• Favoriser l'inclusion et la collaboration : Créez un environnement d'égalité et de respect, en veillant à ce que toutes les voix soient entendues et à ce que les informations clés soient partagées sans délai, en utilisant ClickUp Chat
• Optimiser la fréquence des réunions : Réévaluez régulièrement les réunions récurrentes, suivez les objectifs grâce aux tableaux de bord ClickUp et concentrez-vous sur les solutions plutôt que sur les reproches
• Respectez le temps imparti : Respectez le calendrier, mettez fin aux réunions plus tôt si possible et établissez des journées sans réunion pour recharger les batteries et stimuler la productivité de l'équipe

Pourquoi les règles de réunion sont-elles importantes ?

Aimeriez-vous que les changements suivants soient apportés à votre mode de vie ?

• Gagner du temps
• Éliminer les discussions inutiles
• Se concentrer sur les objectifs essentiels
• Prendre des décisions plus rapidement
• Avoir des actions et des priorités claires
• Se sentir moins épuisé

C'est exactement ce que les règles de base des réunions apportent au tableau.

En fixant des paramètres clairs pour les réunions, on s'assure que tout le monde reste sur la bonne voie, que les discussions restent productives et que les décisions ne se transforment pas en boucles de débat sans fin.

Les équipes dont les règles de base sont bien définies peuvent gagner jusqu'à 30 % d'efficacité, car elles consacrent moins de temps aux bavardages inutiles et plus de temps aux tâches réalisables.

Des règles telles que "tout le monde contribue" encouragent l'inclusivité, garantissant que même les voix les plus discrètes dans la salle ou sur Zoom sont entendues. Cela crée un environnement plus équilibré et plus diversifié où les idées nouvelles peuvent vraiment s'épanouir.

🍪 Bonus : La règle la plus importante est probablement de paramétrer un ordre du jour clair pour la réunion. Cela permet à chacun d'avoir une feuille de route de ce qui va suivre. Lorsque les participants sont préparés, les discussions restent sur le sujet et dans les temps, de sorte que les discussions sur le match de football d'hier soir peuvent être reportées à l'heure des retrouvailles à la fontaine à eau.

Top 13 des règles de base pour des réunions réussies

Commençons par le début : voici 13 règles de base pour les réunions qui vous rendront la vie un peu plus facile.

💡 Pro Tip : Créez une checklist de la réunion qui comprend les agendas, les éléments d'action et les suivis pour rester organisé.

1. Définir l'objectif de la réunion

Chaque réunion doit commencer par une grande question : Pourquoi sommes-nous ici ? Si personne ne peut y répondre, la réunion doit être annulée afin d'épargner à tout le monde de la peine.

Un objectif clairement défini oriente la discussion et permet de s'assurer que tout le monde arrive préparé avec des questions et des idées pertinentes.

La définition de l'objectif aide également les participants à se concentrer sur la situation dans son ensemble, réduisant ainsi les écueils courants des réunions tels que les distractions. En communiquant l'objectif à l'avance, on s'assure que chacun entre dans la salle (ou l'appel virtuel) de manière positive et est prêt à contribuer à des réunions productives. Gestion des réunions à l'aide de ClickUp vous permet de vous assurer que votre équipe reste organisée, productive et alignée pendant et après les réunions. Avec des outils de collaboration en temps réel, des agendas détaillés et un suivi des éléments d'action, ClickUp permet d'organiser des réunions plus utiles et plus efficaces tout au long du processus !

💡 Conseil professionnel : Pour simplifier cette étape, essayez Modèle d'agenda de ClickUp . Il présente les sujets clés, les objectifs et les buts, donnant ainsi à votre réunion la structure nécessaire.

2. Inviter moins de participants

Puisque nous parlons déjà de la taille des réunions, plus elles sont petites, mieux c'est.

D'après une étude publiée dans la Harvard Business Review, la réduction de la taille des réunions a permis d'améliorer la qualité de vie des participants des réunions satisfaisantes : le nombre moyen de participants est passé de 6.7 à 6,3 les réunions ont été raccourcies de plusieurs minutes et les taux d'activation des caméras (oui, les gens allument leurs caméras !) ont augmenté de plus de 2 %.

La compacité des réunions permet d'optimiser les ressources, de réduire les coûts et de s'assurer que seules les personnes qui ont réellement besoin d'être présentes participent à la discussion.

3. Tout le monde participe

Rien ne tue plus rapidement l'énergie d'une réunion que des participants qui ne s'impliquent pas.

En tant qu'organisateur de la réunion, vous devez vous assurer que tout le monde participe participe efficacement à la réunion . Pour ce faire, fixez quelques paramètres à votre équipe :

• N'invitez que des personnes susceptibles d'apporter une contribution significative
• Donnez à chacun la possibilité d'exprimer ses pensées et ses idées
• Encouragez l'écoute active en veillant à ce que personne ne vous interrompe pendant que quelqu'un d'autre parle

Exemple: Si vous dirigez une réunion de lancement de projet, n'invitez que le chef de produit, le responsable du marketing, le responsable des ventes et le coordinateur logistique. Chaque personne fournit des mises à jour essentielles - stratégie de campagne, état de préparation du produit, plans de vente et échéanciers logistiques - pour s'assurer que les discussions sont bien ciblées. Au lieu d'inviter l'ensemble des équipes de marketing ou d'entrepôt, partagez avec elles un résumé concis de la réunion après celle-ci afin de les tenir informées sans perturber leur travail et leur emploi du temps.

Pour simplifier ce processus, faites appel à un assistant IA comme l'un des suivants ClickUp Brain pour générer automatiquement un résumé du procès-verbal de la réunion afin de s'assurer que tout le monde reste aligné sur les points clés et les éléments d'action. ClickUp offre également d'excellentes fonctionnalités de modèles de procès-verbaux de réunion pour vous aider à démarrer.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/Meeting-Notes.jpg Notes de réunion https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true Commencer à utiliser ClickUp Brain /$$$cta/

Vous pouvez également l'utiliser pour créer des sondages et recueillir des informations sur la disponibilité, les horaires préférés ou d'autres suggestions. C'est un excellent moyen de garantir la flexibilité et de permettre aux participants ayant des validations préalables de se retirer gracieusement.

4. Planifiez au moins quatre heures à l'avance

Rien de tel pour nuire à la productivité qu'une invitation soudaine à une réunion pour un appel qui commence dans 30 minutes.

C'est pourquoi une bonne règle de base pour les réunions est de donner un préavis d'au moins quatre heures pour toutes les réunions. Cela permet aux participants de forfaiter leur journée, de réfléchir à l'objet de la réunion et de préparer des questions ou des idées réfléchies.

Pour une planification et un suivi centralisés, Affichage du Calendrier de ClickUp est génial.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/Organize-meetings-and-tasks-with-ClickUps-Calendrier-View-1400x951.png Organisez vos réunions et vos tâches avec l'affichage du Calendrier de ClickUp.
/$$img/

affichez toutes vos réunions et engagements en un seul et déplacez-les à l'aide de la Vue du Calendrier de ClickUp_

Il se synchronise de manière transparente avec Google Agenda, Zoom et Apple Calendrier, ce qui vous permet de voir toutes vos réunions et tâches en temps réel en un seul endroit. Vous pouvez facilement glisser et déposer des réunions pour les reprogrammer ou ajuster les priorités, en veillant à ce que les tâches importantes soient prioritaires.

💡 Conseil professionnel : Utilisez ClickUp pour créer des tâches avant et après les réunions avec des rappels automatisés pour ne pas perdre de vue les éléments d'action. Ses vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles vous permettent de visualiser votre charge de travail, de suivre la progression et de forfaiter facilement les réunions en fonction du calendrier de votre équipe.

5. Rester présent

Pendant les réunions, il est facile de penser à cette tâche en retard ou à ce qu'il y a pour le déjeuner - vous êtes humain.

Cependant, il est essentiel de rester présent pour mener des discussions constructives et maintenir un flux productif.

Voici donc ce que vous devez faire : Établissez un contact visuel avec vos collègues pour montrer que vous êtes pleinement impliqué et que vous prenez réellement en compte leurs commentaires. C'est un moyen simple mais efficace de donner du sens aux discussions.

Ensuite, pour minimiser les distractions extérieures, vous devez faire taire les notifications, fermer les onglets inutiles et placer votre téléphone dans un endroit inaccessible. Avec moins d'interruptions, vous restez concentré sur les points principaux de la réunion, ce qui vous aide à contribuer efficacement et à rester dans l'instant présent.

À lire également 10 modèles gratuits de notes de réunion pour rédiger de meilleurs comptes rendus de réunion

6. Enregistrer les notes et les éléments d'action

Un autre moyen de rester engagé et de rendre les réunions productives est de prendre des notes détaillées de la réunion et de définir des éléments d'action clairs. Notes de réunion permettent de s'assurer que toutes les idées et décisions issues de la discussion sont documentées. Les éléments d'action, quant à eux, garantissent qu'il n'y a pas d'ambiguïté sur qui fait quoi après la réunion.

Avec Documents ClickUp la prise de notes devient un effort d'équipe. Au lieu de s'en remettre à un seul preneur de notes pour griffonner furieusement, tous les participants à la réunion peuvent contribuer en temps réel, en ajoutant leurs idées et en veillant à ce qu'aucun détail clé ne soit oublié.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ClickUp-Docs-9.gif Documents ClickUp pour la prise de notes /$$$img/

utilisez ClickUp Docs pour capturer les points forts des réunions avec votre équipe pendant qu'elles se déroulent

ClickUp Docs vous permet également de créer des modèles personnalisables pour les notes de réunion afin de maintenir la cohérence entre toutes les sessions.

💡 Conseil professionnel : Liez vos notes de réunion à des tâches spécifiques dans ClickUp pour relier de manière transparente les discussions à l'exécution. En cours, les éléments d'action ne restent pas seulement dans les notes - ils se transforment en progression réelle.

Vous pouvez également utiliser Modèle de procès-verbal de réunion de ClickUp pour documenter ce qui s'est passé au cours d'une réunion dans une structure appropriée, de sorte que vous n'ayez pas à travailler dessus à partir de zéro.

7. Créer un environnement inclusif

Les réunions doivent être des espaces sûrs où les idées de chacun sont valorisées, quels que soient leur rôle, leurs antécédents ou leur point de vue.

La création d'un environnement inclusif commence par l'invitation de participants diversifiés qui apportent des points de vue uniques au tableau.

Mais l'inclusion ne s'arrête pas aux invitations ; il s'agit de s'assurer que chaque voix est entendue et respectée.

⚠️ Rappelez-vous: Soyez conscient des risques tels que les préjugés sexistes ou le favoritisme lorsque vous encouragez la participation.

Pour donner à chacun la possibilité d'apporter des idées visuellement, essayez de Tableaux blancs ClickUp pour les sessions de brainstorming.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ClickUp-Whiteboards-4.png Tableaux blancs ClickUp /$$img/

utilisez l'interface intuitive de ClickUp Tableaux blancs pour que le processus reste engageant et collaboratif

De plus, vous pouvez lier directement des documents, des fichiers et des notes de réunion au Tableau blanc, fournissant ainsi un contexte essentiel au bout des doigts de vos participants.

A lire aussi: 16 exemples d'agenda de réunion et modèles gratuits

8. Partager les résumés des réunions avec les parties prenantes

Les résumés de réunion sont la recette secrète pour s'assurer qu'aucune décision, discussion ou élément d'action n'est perdu après la fin de la réunion.

Plus vous les partagez rapidement, plus ils deviennent exploitables.

Avec ClickUp Discuter avec ClickUp Chat, le partage des comptes rendus de réunion est un jeu d'enfant. Voici comment :

• Le partage de fichiers : Joignez des résumés de réunion, des notes ou des documents d'assistance directement dans la discussion, afin que les parties prenantes et les membres de l'équipe aient un accès immédiat aux détails clés
• Attribution de tâches : Mettez en évidence les éléments d'action du compte-rendu en étiquetant les coéquipiers avec des @mentions et en assignant des tâches spécifiques directement depuis le chat
• Intégration de la gestion des tâches : Liez de manière transparente les points clés ou les décisions du compte-rendu de la réunion aux tâches, ce qui permet un suivi de la progression sans avoir à passer d'un document à l'autreoutils de réunion en ligne
  • Mises à jour en temps réel : Notifiez instantanément aux membres de l'équipe les tâches nouvellement assignées, les actions de suivi ou les éclaircissements apportés par le compte-rendu de la réunion

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Chat-12-1400x985.png ClickUp Chat /$$img/

créez (et connectez) directement des tâches à partir d'éléments d'action en utilisant ClickUp Chat_

9. Paramétrer des dates de fin pour les réunions récurrentes

Les réunions récurrentes peuvent rapidement devenir des pertes de temps si leur objectif s'estompe. Pour éviter cela, attribuez une date de fin à chaque réunion récurrente et réévaluez régulièrement sa pertinence.

Avec des paramètres tels que l'affichage du Calendrier de ClickUp, vous pouvez facilement suivre les réunions récurrentes et fixer des paramètres de rappel pour les passer en revue.

10. Mesurer les réunions par rapport aux objectifs atteints

Les réunions ne sont réussies que si elles permettent une progression vers des objectifs précis.

Par conséquent, continuez à vous poser les questions suivantes : les éléments d'action sont-ils achevés ? Les délais sont-ils respectés ?

Évaluez régulièrement l'efficacité de vos réunions à l'aide des outils suivants Tableaux de bord ClickUp pour transformer les données des réunions en informations exploitables.

Cet outil extrait des informations de vos tâches et les met en forme de manière personnalisée, ce qui permet de mesurer facilement la progression par rapport aux objectifs.

💡 Conseil professionnel : Utilisez Affichages personnalisés dans ClickUp pour suivre les tâches générées par les réunions - organisez-les dans des tableaux Kanban ou des échéanciers, selon votre dépendance. Par exemple, un tableau Kanban peut classer les tâches dans les catégories " À faire ", " En cours " et " Achevé ", ce qui vous donne une idée précise de l'impact de la réunion.

11. Se mettre d'accord pour ne pas être d'accord

L'objectif d'une réunion est de relever des défis et de trouver des solutions, et non de pointer du doigt.

Même si vous n'êtes pas d'accord avec le point de vue de quelqu'un, concentrez-vous sur le partage de vos opinions, étayées par des faits et des informations adéquates, plutôt que de transformer la discussion en un jeu de blâme.

À lire aussi: 9 types de réunions - Les meilleurs types de réunions pour les Teams

12. Ne prolongez pas la réunion

Une fois que vous avez abordé l'agenda de votre réunion, ne prolongez pas la session juste pour remplir le temps imparti.

Mettre fin à une réunion plus tôt que prévu, lorsque c'est possible, est une marque de bon leadership et de respect de l'emploi du temps de chacun.

🧠 Le saviez-vous : Jeff Bezos, d'Amazon, et Jack Dorsey, de Square, privilégient les réunions qui commencent en silence, où les participants lisent un mémo pour se préparer avant de contribuer - ce qui élimine le syndrome de l'improvisation. De même, le Dr Katherine Grace, épidémiologiste vétérinaire britannique, utilise des "réunions à table d'oiseau", où les mises à jour sont effectuées en moins de deux minutes, alors que tout le monde est debout.

13. Dites non à la journée des réunions

Tout comme votre corps a besoin de jours de repos à la salle de sport, votre esprit mérite une pause dans les réunions.

Une journée sans réunion permet à chacun de faire une pause, de se ressourcer et de se concentrer sur les points suivants un travail en profondeur sans interruption.

Lire aussi: Les 25 meilleurs logiciels de gestion de réunion et d'agenda

Comment mettre en place des règles de base pour les réunions d'équipe ?

La qualité des règles de base dépend de leur mise en œuvre. Bien que la liste ci-dessus soit prête à l'emploi, vous pouvez l'adapter ou créer vos propres règles en fonction de la culture de votre entreprise.

Commencez par discuter des règles de base proposées pour la réunion avec votre équipe et convenez ensemble d'une version finale. Une fois les règles finalisées, partagez-les avec les organisateurs et les participants, idéalement par e-mail ou dans un document partagé tel que ClickUp Docs.

À partir de là, travaillez à la mise en place d'un état d'esprit d'équipe aligné sur ces lignes directrices. Au fil du temps, les règles ressembleront moins à des politiques qu'à des pratiques naturelles.

Si quelqu'un dérape occasionnellement, considérez la gravité de la situation et abordez-la calmement. Un petit coup de pouce suffit souvent à remettre les choses sur la bonne voie.

💡 Pro Tip: Vous avez besoin d'une solution rapide pour remédier au chaos de vos réunions ? Consultez notre guide sur Comment utiliser les règles de commande de Robert pour les réunions ?

Le rôle d'un facilitateur dans la maintenance des règles de base

Lorsqu'il s'agit de respecter systématiquement les règles de base de la réunion, un animateur peut être utile.

Il veille à ce que les règles d'étiquette pour les réunions virtuelles sont respectées en définissant d'emblée les paramètres, en surveillant le comportement et en effectuant des rappels en douceur si nécessaire. C'est un peu comme cela que cela se passe :

• Établir les règles de base dès le départ : Commencez chaque réunion en communiquant clairement les paramètres convenus afin de donner le ton
• Une surveillance active : Surveillez le comportement des participants pour détecter rapidement tout écart
• Des rappels en douceur : Si quelqu'un s'écarte des règles, rappelez-lui poliment les lignes directrices - aucune confrontation n'est nécessaire
• Aborder les problèmes : si une règle ne fonctionne pas ou si elle n'est pas respectée, il est préférable de ne pas l'appliquer : Si une règle ne fonctionne pas ou est enfreinte de manière répétée, abordez le problème avec le groupe et recueillez les suggestions d'amélioration
• Renforcement positif : Féliciter les participants qui respectent les règles - rien n'est plus motivant que la reconnaissance

Exemple: Supposons que vous participiez à une session de brainstorming au cours de laquelle un participant n'arrête pas d'interrompre les autres. L'animateur rappelle gentiment au groupe la règle de non-interruption et félicite ceux qui attendent de prendre la parole. Cela permet de créer une atmosphère respectueuse tout en renforçant l'importance des règles.

Assurer le respect des règles de base par les membres

Veillez à ce que les règles de la réunion soient clairement communiquées et abrogées afin d'éviter les situations dans lesquelles l'animateur doit intervenir.

Discutez et convenez des règles dès le départ, puis affichez-les ou partagez-les par écrit pour les rendre facilement accessibles.

Stratégies clés pour faire respecter les règles :

• Partager les règles dès le départ par écrit et discuter de leur importance avec le groupe
• Surveiller activement le comportement et faire des rappels polis en cas d'écarts mineurs
• Traiter les cas de non-respect répétés avec respect, de préférence en privé
• Célébrer et reconnaître le respect des règles afin d'encourager les exemples positifs
• Réviser et mettre à jour périodiquement les règles afin qu'elles restent pertinentes et pratiques

Outils et ressources pour améliorer la qualité des réunions

Les réunions de qualité ne sont pas le fruit du hasard, elles sont construites avec les bons outils et les bonnes stratégies. Voici comment ClickUp le fait :

💡 Pro Tip : Terminer votre préparation de la réunion comme un pro avec les Modèle de réunion ClickUp clickUp Meetings Template est une solution entièrement personnalisable qui vous permet de gérer de manière transparente les agendas, les notes, les suivis et les attributions de tâches.

Surmonter les défis courants et mettre en œuvre les bonnes pratiques en matière de réunions

Même avec les meilleurs outils et les bonnes stratégies, des problèmes surviennent. La plupart du temps, il s'agit de problèmes humains plutôt que de problèmes logiciels. Voici quelques-uns des défis les plus courants auxquels on peut être confronté dans les réunions :

1. Gestion des opinions diverses et résolution des conflits

Lorsque des points de vue différents s'affrontent lors d'une réunion, c'est le signe d'une dynamique d'équipe saine - mais la gestion des opinions divergentes requiert des compétences.

Encouragez un dialogue ouvert en créant un environnement psychologiquement sûr où les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour partager leurs idées. Concentrez-vous sur le problème, et non sur la personne, afin d'éloigner les discussions des débats improductifs.

2. Créer et appliquer un agenda efficace

Un agenda de réunion bien structuré est l'épine dorsale de toute discussion réussie. Partagez l'agenda avec les participants à l'avance afin qu'ils puissent préparer des contributions réfléchies.

Pendant la réunion, respectez l'ordre du jour afin d'éviter que la discussion ne dévie de son cours.

De plus, attribuez des blocs de temps à chaque sujet afin de maintenir la concentration et de vous assurer que tous les éléments sont couverts sans dépasser le temps imparti.

3. Encourager les commentaires constructifs et les actions de suivi

Le retour d'information constructif est essentiel à la croissance, mais il peut être difficile de le fournir de manière efficace.

C'est pourquoi il faut développer une culture où le retour d'information est considéré comme une occasion de s'améliorer plutôt que de critiquer.

L'utilisation d'outils tels que ClickUp pour documenter le retour d'information et assigner des tâches de suivi réalisables est un moyen facile de relever ce défi.

4. Intégrer la technologie pour les réunions virtuelles

Les réunions virtuelles sont formidables, mais l'utilisation de la technologie module complémentaire pendant ces appels pose souvent des problèmes. Les capacités limitées de partage d'écran mises à part, il faut passer manuellement d'une application à l'autre pour participer à la réunion, prendre des notes ou partager des tâches après la réunion.

La solution ? Optez pour un outil comme ClickUp qui vous permet de faire tout ce qui précède sur une seule plateforme.

ClickUp 🤝🏻 Zoom L'intégration de ClickUp avec Zoom permet d'organiser vos réunions. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent démarrer des réunions Zoom directement à partir d'une tâche ClickUp.

Une fois la réunion commencée, un lien est automatiquement publié dans les commentaires de la tâche, informant les membres de l'équipe qu'ils peuvent s'y joindre.

Une fois la session terminée, ClickUp ajoute un autre commentaire résumant les détails de la réunion, notamment la date, l'heure, la durée et les participants. Il fournit même un lien optionnel vers l'enregistrement, ce qui permet de revenir facilement sur les discussions importantes et de partager les mises à jour avec les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion.

Faites décoller vos réunions grâce à ces règles de base et à ClickUp

Mon travail consiste à utiliser ClickUp pour centraliser mon travail quotidien. Il m'aide dans tous les domaines. Si je veux gérer n'importe quelle réunion avec des clients ou avec une équipe, ou je veux vérifier le statut de mon travail précédent, alors ClickUp est la meilleure solution.

Nidhi Rajput, BDM chez CedCommerce

Cela résume parfaitement la magie de ClickUp pour les réunions. De la création d'agendas collaboratifs et du suivi de la progression en temps réel à l'intégration transparente avec des outils tels que Zoom pour les sessions virtuelles, ClickUp est votre solution tout-en-un.

Prêt à changer l'énergie de votre salle de réunion ? Inscrivez-vous à ClickUp et découvrez la différence !