Comment participer efficacement aux réunions ?

Vous êtes en réunion, entouré de collègues, et une idée brillante est sur le bout de votre langue. Mais la discussion revient sans cesse sur les mêmes points. Cela vous rappelle quelque chose ?

Trop souvent, les réunions sont moins une plateforme d'innovation qu'un exercice qui fait perdre du temps.

Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi.

Pensez à des réunions où chacun se sent autorisé à partager ses idées, où les idées s'entrechoquent pour créer quelque chose de vraiment valable. La participation active de l'équipe est la clé. Vous ne vous contentez pas d'être présent ; vous apportez vos idées, votre expertise et vos points de vue uniques au tableau. En faisant entendre votre voix, vous vous aidez vous-même et vous faites ressortir le génie collectif de la salle.

Voyons comment participer efficacement et transformer ces réunions redoutées et inutiles en sessions énergisantes qui donnent des résultats.

La nécessité et les avantages d'une participation active aux réunions

La participation active de l'équipe a le potentiel de transformer une discussion épuisante en un échange d'idées dynamique.

Mais à faire ?

La participation active commence par l'écoute active. Cela signifie qu'il faut s'engager pleinement dans la discussion et ne pas se contenter d'attendre son tour pour parler.

L'expert en communication Stephen R. Covey a souligné l'importance de "chercher d'abord à comprendre, puis à être compris" dans son best-seller international, Les 7 habitudes des personnes très efficaces Ce principe souligne l'importance de l'écoute dans la participation aux réunions. Lorsque les membres de l'équipe écoutent activement et apportent leur contribution, de nouvelles perspectives émergent et des solutions créatives font surface.

Les avantages ? La participation active à une réunion, en mettant l'accent sur l'écoute, peut aboutir à :

• Une meilleure prise de décision: Une diversité d'affichages conduit à des solutions bien équilibrées
• Une communication plus claire: Une discussion engagée réduit la confusion et les erreurs de communication
• Un moral et un engagement accrus: Les travailleurs qui se sentent écoutés et valorisés sont plus productifs et s'investissent davantage dans leur travail
• Des relations plus profondes: L'engagement actif favorise la confiance et le respect entre les membres de l'équipe
• Gain de temps: Moins de réunions de suivi sont nécessaires lorsque tout le monde est sur la même page dès le départ
• Croissance personnelle: La participation active vous oblige à sortir de votre zone de confort, ce qui favorise le développement personnel

La participation active aux réunions va au-delà d'un bon esprit d'équipe. Vous exploitez essentiellement la puissance de la diversité des points de vue et de la matière grise collective pour transformer les réunions fréquentes en opportunités d'innovation et de progression.

Façons de participer activement à une réunion

Voici 10 façons concrètes de participer activement à une réunion :

1. Comprendre l'agenda

Pour éviter d'être pris au dépourvu, passez en revue l'ordre du jour de la réunion l'agenda de la réunion à l'avance. Imaginez que vous assistiez à un concert : vous ne vous y rendriez pas sans connaître le groupe ou la liste des morceaux, n'est-ce pas ?

Préparez votre réunion de la même manière.

Voici comment comprendre l'agenda de la réunion :

• Identifier les principaux objectifs: Quels sont les éléments clés que la réunion vise à atteindre ? S'agit-il de réfléchir à des solutions, de prendre une décision ou simplement de partager des informations ? Comprendre l'objectif global vous permet d'adapter votre participation
• Explorer les sujets: Y a-t-il des termes ou des concepts qui ne vous sont pas familiers ? Faites une recherche rapide sur Google ou contactez l'organisateur pour obtenir des éclaircissements. Le fait d'être préparé vous permet de poser des questions et de contribuer de manière significative à la discussion
• Préparez-vous: En fonction des thèmes abordés, notez les questions que vous vous posez, les idées que vous souhaitez partager ou les données pertinentes. Cette approche proactive permet de faire preuve d'initiative et de maintenir la réunion sur la bonne voie

2. Assumer un rôle dans la réunion

Portez-vous volontaire pour prendre des notes ou chronométrer. Cela vous permet de rester concentré et engagé tout en aidant la réunion à se dérouler sans accroc. Préparez-vous avant les réunions et réfléchissez à vos points forts pour vous orienter vers un rôle.

Par exemple, si vous avez le souci du détail, la prise de notes avec des logiciel de compte rendu de réunion pour organiser les communications et les agendas antérieurs pourrait être la solution.

De même, vous pourriez jouer le rôle de chronométreur, en veillant à ce que chaque orateur et chaque élément de l'ordre du jour disposent du temps qui leur est imparti.

💡 Conseil supplémentaire: Se porter volontaire pour un rôle en coulisses peut être un excellent moyen de faciliter la participation active des membres les plus calmes de l'équipe. Vous acquerrez une expérience précieuse et contribuerez à la réussite de la réunion sans être au centre de l'attention.

3. Contribuer à l'agenda de la réunion

L'agenda de la réunion est le schéma directeur d'une discussion productive.

Mais que se passerait-il si vous pouviez influencer ce plan ? De nombreuses plateformes de réunion permettent des ordres du jour ouverts pour améliorer la participation de l'équipe, ce qui vous donne le pouvoir de donner forme à la discussion dès le début.

Voici comment tirer parti de cette possibilité :

• Devenir un leader d'opinion: Ne vous contentez pas de recevoir passivement l'ordre du jour. Déterminez ce que vous pouvez ajouter aux objectifs de la réunion. S'il y a une lacune liée à votre expertise ou si un aspect crucial manque, proposez d'ajouter un sujet pertinent. Vous vous positionnez ainsi en tant que leader d'opinion et vous vous assurez que la réunion aborde des problèmes cruciaux
• Recadrer et affiner: Parfois, les éléments de l'agenda ont besoin d'être modifiés. Il se peut qu'un sujet soit trop vaste ou qu'il n'aborde pas le défi principal. N'hésitez pas à suggérer de recadrer un point existant afin de garantir une discussion plus ciblée et plus productive

💡 Conseil supplémentaire: Contribuer à l'agenda ne doit pas nécessairement se faire en solo. Si vous n'êtes pas sûr d'un sujet ou si vous avez une suggestion d'amélioration, adressez-vous à un collègue susceptible de partager votre point de vue. Le brainstorming peut déboucher sur des agendas encore plus solides qui profiteront à l'ensemble de l'équipe.

4. Exploiter la communication non verbale

Votre langage corporel est un outil puissant lors des réunions, car il en dit souvent plus long que les mots prononcés. Voici comment tirer parti de la communication non verbale :

• Projeter de l'assurance: Maintenez une bonne posture. Asseyez-vous bien droit, les épaules en arrière et détendues. Évitez de vous avachir, ce qui peut indiquer un manque d'intérêt ou de l'ennui. Tenez-vous droit si la réunion est informelle ou si vous présentez une idée
• **Le contact visuel est essentiel pour établir un rapport et montrer que vous êtes attentif. Essayez d'établir un contact visuel avec l'orateur tout au long de sa présentation. Déplacez brièvement votre regard dans la salle pour saluer les autres, mais évitez de fixer intensément quelqu'un, ce qui pourrait le mettre mal à l'aise
• Signes d'écoute: Montrez que vous écoutez activement par des signes non verbaux. Hochez légèrement la tête lorsque vous êtes d'accord, penchez-vous légèrement pour montrer votre intérêt et faites des sourires encourageants. Ces gestes montrent que vous participez à la discussion et que vous accordez de la valeur à ce que l'interlocuteur a à dire
• La kinésique: Il s'agit de l'étude du langage corporel et de la manière dont nos mouvements physiques communiquent une signification. Comprendre la kinésique peut vous aider à interpréter les signaux non verbaux des autres et à affiner votre langage corporel pour obtenir un impact maximal
• Paralangage: Il s'agit des caractéristiques vocales qui accompagnent la parole, telles que le ton, la hauteur et le volume. Bien qu'il ne soit pas strictement non verbal, le paralangage joue un rôle important dans la façon dont votre message est reçu. Par exemple, un ton enthousiaste peut transmettre l'enthousiasme pour une idée, alors qu'une voix monotone peut donner l'impression que vous n'êtes pas impliqué

En maîtrisant la communication non verbale et les différents styles de communication, vous pouvez devenir une présence plus puissante et plus influente dans les réunions.

5. Défier la chambre d'écho

Évitez à tout prix la chambre d'écho. À faire, cette tentation de se contenter d'acquiescer à la demande du groupe ? Résistez-y. Au lieu de cela, quand vous avez un point de vue différent à offrir, prenez la parole.

Il peut s'agir d'une idée originale, d'un défi ou simplement d'un point de vue différent. L'innovation naît souvent de la remise en question du statut quo. Et ce sont les personnes qui remettent en question les hypothèses qui ont le plus de chances de rester dans les mémoires une fois la réunion terminée.

N'oubliez pas que la diversité de pensée est précieuse dans toute équipe et qu'elle favorise un dialogue ouvert. N'ayez donc pas peur de remettre en question le consensus. Votre point de vue unique pourrait être l'étincelle qui mettra le feu aux poudres.

💡 Conseil supplémentaire: Même si vous avez désigné un preneur de notes, gardez un petit bloc-notes à portée de main, en dehors de vos notes de réunion habituelles. Utilisez-le pour noter les questions ou les autres points de vue qui vous viennent à l'esprit. De cette façon, vous risquez moins d'oublier vos idées dans le tourbillon de la discussion.

6. Commencez par des vérifications

Ne vous lancez pas à corps perdu dans les entreprises - commencez par vous réchauffer. Un moyen simple de stimuler l'engagement consiste à commencer chaque réunion par quelques minutes de vérification. Demandez aux participants de partager les raisons de leur présence et les résultats qu'ils souhaitent obtenir. Cet exercice sert de rappel amical de l'objectif de chacun et aide à maintenir la discussion sur la bonne voie.

Vous pouvez adapter la durée et la profondeur de la vérification en fonction du temps disponible. Si la réunion est courte, des déclarations de rôle rapides peuvent suffire.

Pour les réunions plus longues, envisagez de faire le point sur la progression depuis la dernière réunion ou sur les objectifs de la réunion en cours.

Et si vous souhaitez ajouter une petite touche de cohésion d'équipe à la réunion, encouragez les collègues à saluer leurs contributions. C'est un moyen simple de créer une atmosphère amicale et de favoriser la collaboration.

7. Miser sur l'empathie et l'humilité

Le fait d'être conscient de ce que les autres ressentent et de ce qu'ils pensent peut contribuer à faciliter les relations, à promouvoir des discussions productives et à favoriser des relations de travail positives.

L'empathie et l'humilité sont souvent négligées, alors qu'elles constituent de puissants outils d'engagement et de participation active.

Voici comment utiliser l'empathie et l'humilité en réunion.

• Évitez les interruptions: Laissez les membres de l'équipe terminer leurs pensées avant d'intervenir. Les interruptions peuvent donner l'impression aux participants d'être écartés ou de ne pas être entendus, ce qui inhibe leur participation
• Paraphraser et réfléchir: Utilisez la paraphrase et la réflexion pour démontrer votre compréhension. Par exemple, "Ce que vous dites, c'est que..." ou "On dirait que vous êtes préoccupé par..."

💡 Conseil supplémentaire: Entraînez-vous à prendre du recul : Mettez-vous à la place de vos collègues et essayez de comprendre leur point de vue, même si vous n'êtes pas d'accord avec eux.

8. Utilisez un langage positif

Le langage que nous utilisons peut avoir un impact significatif sur la façon dont les autres nous perçoivent et sur le message que nous essayons de transmettre.

Pour participer activement aux réunions, tenez compte des éléments suivants.

• Utilisez "Oui, et": Au lieu d'utiliser "mais", essayez d'utiliser "Oui, et..." Cela permet de reconnaître les idées des autres et de s'en inspirer. Par exemple : "Oui, et si nous intégrons cette suggestion, nous pourrions aussi..."
• Recadrer la critique: Au lieu de critiquer, reformulez vos commentaires sous forme de suggestions constructives. Par exemple, au lieu de dire "Cette idée ne fonctionnera pas", essayez plutôt "Je me demande si nous pourrions améliorer cette idée en..."
• Exprimez votre gratitude: Montrez que vous appréciez les contributions des autres en les remerciant pour leurs idées ou leurs apports

💡 Conseil supplémentaire: Même lorsque vous émettez des commentaires négatifs ou des critiques, un ton positif peut faire une grande différence dans la façon dont votre message est reçu.

9. Gérer ses émotions

Les réunions peuvent être chargées d'émotions. Pour y participer activement et de manière productive, envisagez les stratégies suivantes.

• **Si vous vous sentez sur la défensive ou contrarié, prenez le temps de réfléchir avant de répondre. Respirez profondément ou faites des exercices mentaux pour garder les pieds sur terre
• **Si vous avez besoin d'exprimer vos émotions ou de fournir un retour d'information, utilisez les phrases "je" pour vous concentrer sur vos sentiments plutôt que de rejeter la faute sur les autres
• Pratiquez l'intelligence émotionnelle: Soyez conscient de la façon dont vos émotions peuvent affecter les autres et adaptez votre comportement en conséquence

10. Devenez plus proche des autres

Vous avez été un participant actif et curieux tout au long de la réunion - il est maintenant temps de vous en tenir à l'atterrissage. Avant que la réunion ne sombre dans le chaos et que chacun ne se précipite vers sa prochaine tâche, assurez vous que tout le monde est au clair sur les prochaines étapes.

Il s'agit notamment d'identifier les éléments d'action, de désigner les propriétaires, de fixer des paramètres et même d'évoquer des points potentiels de l'ordre du jour pour des discussions ultérieures.

Il n'est pas nécessaire d'être le président de la réunion pour faire cela : n'importe qui peut prendre l'initiative de s'assurer que la discussion ne s'essouffle pas sans un forfait clair. De cette façon, tout le monde développe un sentiment de responsabilité et a une idée claire de l'objectif à atteindre.

Après tout, une réunion sans un forfait défini pour les étapes suivantes est comme un film sans fin - inabouti et insatisfaisant.

Stratégies pour une participation efficace aux réunions à distance

Les réunions à distance offrent souplesse et commodité, mais elles posent des problèmes particuliers.

Voici quelques stratégies clés pour encourager la participation et contribuer efficacement dans un paramètre virtuel :

• **Avant la réunion, assurez-vous que le microphone et la vidéo fonctionnent correctement. Testez votre connexion Internet afin d'éviter les visioconférences à grain fin ou les appels interrompus. Quelques minutes de préparation avant la réunion peuvent éviter que des problèmes techniques ne fassent dérailler votre participation
• **La première impression est importante, même virtuellement. Choisissez un arrière-plan professionnel et gratuit. Une salle encombrée ou un arrière-plan chargé peuvent être visuellement accablants pour les autres participants
• Devenez un caméléon de la caméra: Bien que la vidéo puisse améliorer la connexion, elle n'est pas toujours obligatoire. Si vous vous sentez gêné ou si la bande passante est limitée, il est acceptable d'éteindre votre caméra de temps en temps. Toutefois, si vous présentez un exposé ou participez activement à une discussion, gardez votre caméra allumée pour montrer votre engagement et éviter de paraître dédaigneux
• **Utilisez le bouton de mise en sourdine : les bruits de fond peuvent perturber un paramètre virtuel. Mettez votre microphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas afin de minimiser les distractions telles que la dactylographie ou la toux. Cela permet d'assurer une discussion gratuite et de maintenir l'attention de tous sur l'orateur
• Utiliser les fonctions de discussion: Nombreuxlogiciel de gestion des réunions offrent des fonctions de discussion. Tel est le casoutils de réunion en ligne peuvent vous aider à partager rapidement des questions, des idées ou des liens sans interrompre la discussion. Cela peut s'avérer particulièrement utile pour un membre de l'équipe plus silencieux qui pourrait hésiter à s'exprimer
• Soyez un auditeur actif (virtuel): L'écoute est un élément crucial de la communicationl'étiquette des réunions virtuelles. Soyez attentif aux indices verbaux tels que les changements de ton ou d'accent. Résumez brièvement les points clés pour montrer que vous êtes engagé et que vous suivez la discussion

**Les réunions virtuelles sont parfois dépourvues des interactions décontractées qui permettent de nouer des relations. Utilisez les salles de réunion pour des discussions informelles ou proposez de commencer la réunion par une question brise-glace rapide pour aider tout le monde à se sentir plus à l'aise et à établir une connexion.

Créer un équilibre dans les réunions

Comment faire l'équilibre entre l'efficacité des réunions et la gestion du temps ? Pour tirer toute la valeur de vos réunions dans le temps limité dont vous disposez, concentrez-vous sur deux éléments clés :

La sécurité psychologique

Imaginez une réunion où vous pouvez partager librement vos idées, même si elles semblent peu conventionnelles. C'est la sécurité psychologique, en un mot.

C'est la conviction que vous ne serez pas ridiculisé ou puni pour avoir dit ce que vous pensez. Voici pourquoi elle est importante :

• **De meilleures décisions : la diversité des points de vue permet de trouver des solutions plus équilibrées
• **L'innovation : les nouvelles idées viennent souvent d'endroits inattendus. Les voix en cours étouffent la progression
• Stimulation de l'engagement: Le fait de se sentir valorisé et entendu motive la participation

Comment assurer la sécurité psychologique :

• Établir des règles de base: Faire du respect et de la communication ouverte les pierres angulaires d'une réunion efficace
• Écouter activement : donner à chacun la possibilité de s'exprimer sans être interrompu
• Se concentrer sur les arguments, pas sur les personnes: Accorder plus d'importance à l'argument qu'à la personne qui le présente

Optimiser votre participation

Toutes les réunions ne méritent pas le même niveau d'énergie. Voici comment optimiser votre participation :

• Soyez impitoyable avec les invitations: Votre présence fait-elle directement avancer la discussion ? Si ce n'est pas le cas, refusez poliment
• Arrivez préparé: Consultez l'ordre du jour à l'avance. Si vous avez des commentaires à faire, partagez-les à l'avance
• Soyez un auditeur actif: Prêtez attention à ce qui se passe dans la salle de réuniontype de réunionmais identifiez également les opportunités de contribuer de manière significative
• **Ne craignez pas d'être en désaccord, mais faites-le de manière constructive

Tirer parti de la technologie pour une participation efficace aux réunions

En tant que professionnel, vous devez probablement gérer de nombreuses tâches et projets. Le maintien d'une productivité et d'un niveau d'engagement élevés peut s'avérer difficile, en particulier lors des réunions.

C'est là qu'un outil comme le ClickUp vous aidera. Vous pouvez l'utiliser en tant que plateforme de gestion et d'optimisation des réunions pour tirer le meilleur parti de chaque réunion.

D'un calendrier centralisé à des Prise de notes assistée par l'IA , des intégrations d'applications et des rappels, ClickUp donne un but à votre réunion d'équipe.

Voyons comment ClickUp frappe fort en matière de participation active aux réunions et de productivité.

Suivez chaque réunion et chaque tâche grâce à un calendrier centralisé

Suivez les réunions et les tâches de chaque département dans un seul Calendrier ClickUp

Vous n'avez plus besoin de jongler avec différentes applications de calendrier, de chercher frénétiquement les détails de la bonne réunion ou, gasp, d'endurer l'embarras d'une double réservation. Affichage du Calendrier de ClickUp vous affiche une vue d'ensemble de votre journée, avec un code couleur, afin d'éviter de telles erreurs de planification

Imaginez que nous sommes lundi - le début d'une semaine mouvementée. Un coup d'œil à votre Calendrier ClickUp révèle une mer de couleurs, chaque nuance racontant une histoire : ce rapport client crucial en rouge gras, cette session de brainstorming de l'équipe pour une campagne en bleu vif, le tout soigneusement disposé pour que vous puissiez forfaiter votre journée.

Le calendrier vous semble trop chargé ? Il suffit de faire glisser les emplacements pour filtrer ou réorganiser les tâches et les rendez-vous en fonction de l'assigné, de la priorité et du statut.

Et pour une touche de travail d'équipe, la fonctionnalité de partage de calendrier permet à tous les participants d'être sur la même page en temps réel. Consultez facilement les disponibilités de votre équipe ou partagez votre emploi du temps avec vos clients.

La cerise sur le gâteau ? Vous pouvez synchroniser votre Calendrier Google avec ClickUp pour organiser vos réunions en un seul espace bien rangé. Fini les réunions à l'arrache et les e-mails à répétition, place à la perfection en matière de coordination.

Simplifiez la façon dont vous assistez aux réunions et ayez un impact réel

Avec l'intégration de Zoom de ClickUp, organisez des réunions, configurez des rappels et prenez facilement l'appel depuis la même plateforme

Grâce à l'intégration de ClickUp avec Google Agenda et Zoom, vous pouvez sans effort planifier des réunions et mettre à jour automatiquement les tâches depuis ClickUp.

Par exemple, imaginez une réunion client qui dure depuis des semaines. Grâce à l'intégration de Google Agenda, vous pouvez créer un évènement de réunion directement dans ClickUp, sans avoir à passer d'une application à l'autre. Il suffit d'un clic pour synchroniser les détails de la réunion avec votre Calendrier et votre client.

De la même manière, avec l'intégration de l'agenda de Google, vous pouvez synchroniser les détails de votre réunion avec votre calendrier et votre client Intégration ClickUp-Zoom , il n'a jamais été aussi facile de participer à des réunions - il suffit d'ouvrir le lien dans ClickUp et, pouf, vous y êtes !

Et sachez que vous pouvez également ouvrir des réunions à partir de tâches, pour achever votre travail en cours de route. À la fin de la réunion, ClickUp met automatiquement à jour la tâche avec les détails et, si vous le souhaitez, des liens vers l'enregistrement de la réunion Zoom.

En parlant d'efficacité des réunions, vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certaines réunions ne se terminent jamais ? L'outil de suivi du temps de ClickUp vous permet de voir exactement combien de temps dure chaque réunion, ce qui vous aide à identifier (et à éviter !) ces réunions éternelles

Grâce à ces connaissances et à ces données, vous pouvez proposer des agendas plus courts et des points de discussion ciblés.

Créez des rappels ClickUp pour votre équipe avec l'heure et la date pour que tout le monde sache quand les tâches ou les paramètres de la réunion sont prêts

Les réunions viennent désormais à vous, et non l'inverse. Rappels ClickUp Les rappels ClickUp vous permettent de garder le contrôle de votre emploi du temps et de vous assurer que vous êtes préparé et prêt à briller. Dites adieu à ces moments de frénésie où vous vous demandez s'il est déjà 14 heures

Et si vous devez faire un changement, pas de problème ! Vous pouvez reporter, reprogrammer, déléguer ou cocher des rappels en un seul endroit.

De plus, ClickUp vous tient au courant grâce à des notifications personnalisées.

Vous pouvez recevoir un rappel sur votre bureau ou un coup de pouce sur votre téléphone - c'est comme si vous aviez un assistant personnel qui est toujours sur la brèche. Les réunions commencent à l'heure, les agendas sont à portée de clic, et vous êtes toujours prêt à avoir un impact sur vos réunions, et pas seulement à y assister.

Collaborer et communiquer en temps réel

Utilisez la fonctionnalité de détection de collaboration de ClickUp Doc pour modifier, résumer, faire un brainstorming et rédiger en temps réel avec les membres de votre équipe

Plus besoin de chercher des notes ou d'oublier ce qui a été discuté. Documents ClickUp vous offre l'espace pour co-créer des agendas, faire des brainstormings et capturer des points clés - tout le monde est sur la même page, littéralement !

De plus, vous pouvez abandonner la tradition du "preneur de notes désigné" et permettre à chacun de contribuer à l'agenda de la réunion à l'avance grâce à la collaboration en temps réel intégrée. Ainsi, tout le monde sera concentré et préparé au moment de la réunion quotidienne.

Un autre atout de ClickUp Documents ? Vous pouvez capturer des idées, insérer des commentaires pour obtenir un retour d'information et les joindre à des tâches, le tout en temps réel. Alors que Docs élève la coopération et la collaboration, l'assistant IA de ClickUp, ClickUp Brain le logiciel ClickUp Brain, qui permet de participer à des réunions et de les organiser, atteint un tout autre niveau.

Utilisez ClickUp Brain pour obtenir des transcriptions de vos réunions

ClickUp Brain analyse les enregistrements des réunions, résume les points clés dans des documents et génère automatiquement une liste d'éléments d'action que vous pouvez mapper dans des tâches ClickUp

Si vous avez eu du mal à trouver une direction à partir d'un trop grand nombre de notes après une réunion délicate, vous pouvez vous en servir comme d'un outil de travail réunion en tête-à-tête clickUp Brain peut vous aider à déterminer les étapes suivantes. Il vous suffit de demander à l'IA de vous fournir des informations, des commentaires et des éléments d'action en langage clair, et vous les aurez à portée de main. !

Ces éléments d'action peuvent ensuite être reformulés comme suit Tâches ClickUp achevé avec les délais et les assignés, garantissant une propriété et une responsabilité claires.

Utilisez des modèles pour orienter les réunions dans la bonne direction

L'équipe ClickUp a développé plus de 1000 modèles pour démarrer n'importe quelle tâche ou cas d'utilisation. Et le meilleur ? Vous pouvez utiliser les capacités IA de ClickUp Brain pour générer des modèles personnalisés adaptés à vos besoins spécifiques.

Pour l'instant, discutons d'un modèle qui aide à donner une direction à vos réunions - les Modèle d'agenda ClickUp -et voyez comment il peut améliorer la gestion de vos réunions.

Voici un aperçu de ses fonctionnalités clés :

• Structure personnalisable: Créez des agendas sur mesure avec des statuts, des champs et des affichages personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de votre réunion
• Gestion des tâches: Assignez des éléments de l'agenda en tant que tâches, fixez des paramètres et suivez la progression pour une meilleure responsabilisation
• Détails: Ajoutez les noms de l'animateur, du preneur de notes et des participants pour clarifier les rôles
• Flexibilité: Adaptez le modèle à différents types de réunions, des résumés rapides hebdomadaires aux sessions de planification stratégique
• Intégration: Combinez avec d'autres fonctionnalités de ClickUp comme les listes, les diagrammes de Gantt, la charge de travail et le Calendrier pour une gestion de projet complète.

L'utilisation de ce modèle peut faire passer vos réunions de réunions improductives à des sessions productives et axées sur les objectifs.

Télécharger ce modèle

Chez ClickUp, nous connaissons bien la difficulté de suivre les comptes rendus des réunions. Il y a tant de choses à retenir : qui a dit quoi, quelles décisions ont été prises et quelles tâches doivent être achevées.

C'est pourquoi nous avons créé le Modèle de compte rendu de réunion ClickUp -un moyen infaillible de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Voici comment ce modèle assiste les réunions productives :

• Présence et compte rendu: Le modèle prévoit un espace dédié à l'enregistrement des présences et à l'étiquetage des participants. Cela permet de s'assurer que la voix de chacun est entendue et qu'aucune information importante n'est perdue dans le brouhaha
• Suivi de l'agenda: Le modèle comprend des sections spécifiques pour le suivi de l'agendal'agenda de la réunion et les notes détaillées. Cela vous permet de rester concentré sur les sujets abordés et de capturer facilement les points clés et les décisions de la discussion
• Résultats concrets: La réunion a-t-elle fait l'objet d'un objectif ? Ce modèle vous aide à suivre les apprentissages et les résultats clés, en veillant à ce que tout le monde comprenne les conclusions pour les parties prenantes
• Propriété et responsabilité: Assignez les éléments d'action directement aux membres de l'équipe en tant que tâches ClickUp, achevées avec les délais et les assignés
• Des pages prédéfinies pour plus d'efficacité: Le modèle propose des pages prédéfinies pour l'organisation des équipes, des notes de réunion individuelles et des instructions utiles pour maximiser son potentiel. Cela signifie que vous passerez moins de temps à l'installation et plus de temps à la réunion proprement dite

Télécharger ce modèle

Avec la maîtrise des minutes et de la prise de notes vous devez maintenant saisir les points de discussion et les éléments d'action - rapidement !

Ne serait-il pas formidable de disposer d'un centre de commande tout-en-un offrant une approche organisée et collaborative ? Eh bien, vous en avez un avec le Modèle de réunion ClickUp .

Il ne s'agit pas seulement d'un bloc-notes glorifié ; ce hack de productivité transforme les réunions de nécessaires en efficaces, en maintenant l'élan longtemps après les dernières poignées de main et les derniers high-five.

Voici quelques avantages clés qui distinguent ce modèle :

• **Avec le modèle de réunion, vous pouvez gérer les éléments de l'agenda, les notes et les suivis directement dans votre document. Fini les papiers perdus ou les e-mails interminables. Tout est au même endroit, facile à trouver et à partager
• Visualisez vos réunions à votre façon: Le modèle est flexible. Choisissez votre vue : Liste, Tableau, Conversation intégrée, Calendrier ou même un tableau de type Kanban. Mon travail consiste à visualiser les informations relatives à vos réunions de la manière qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe
• Organisation avec code couleur: Les statuts personnalisables permettent à tout le monde d'être sur la même page. Le passage des éléments de l'agenda par des étapes prédéfinies telles que "Non programmé" et "Fermé" - ou la création de vos propres étapes, telles que "Ouvert à la discussion" - vous aide à visualiser la progression de la réunion dans un système clair, avec un code couleur
• Ensemble, nous pouvons: Les documents permettent une modification en cours simultanée. Organisez une séance de remue-méninges sur les éléments de l'agenda, prenez des notes pendant la réunion et affinez les mesures à prendre en équipe. Cette approche collaborative permet de s'assurer que tout le monde est d'accord dès le départ
• **Le modèle de réunion vous aide à transformer les résultats de la réunion en actions. Assignez des tâches de suivi directement dans le document du compte-rendu de la réunion, avec des délais et des assignés. Cela favorise la responsabilisation et permet à votre équipe de ne pas perdre de vue les prochaines étapes cruciales

Devenez un participant actif à la réunion avec ClickUp

Lorsque vous passez du statut de participant passif à celui de participant actif, les réunions peuvent devenir de puissants outils de croissance et de collaboration. La clé réside dans votre état d'esprit et les outils que vous utilisez.

L'écoute active est primordiale. Elle permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page et favorise une meilleure compréhension du sujet.

L'utilisation d'un outil pour gérer vos réunions deviendra bientôt inévitable. Envisagez de tirer parti des fonctionnalités polyvalentes de ClickUp et de développer vos compétences en matière de préparation et d'écoute. Vous pourrez alors transformer ces sessions en expériences pleines de valeur.

Ne nous croyez pas sur parole. Les utilisateurs de ClickUp témoignent de son impact positif.

Nous l'utilisons quotidiennement comme toile de fond pour organiser toutes les réunions de projet avec les clients, les réunions internes de planification de projet, les réunions internes sur la progression du projet, les sessions de planification des ressources... Nous l'utilisons également pour favoriser la propriété des tâches avec les clients finaux, ce qui permet de clarifier les responsabilités..

Andrew Houghton, gestionnaire de projet principal, Aptean

Votre parcours pour devenir un participant actif aux réunions ne s'arrête pas là. N'oubliez pas que c'est en forgeant qu'on devient forgeron.

Continuez à affiner vos compétences et à tirer parti des puissantes fonctionnalités de ClickUp. Vous verrez que les réunions deviennent une source de croissance, d'innovation et même - osons le dire - de plaisir ! Essayez ClickUp dès aujourd'hui !