Lors d'une réunion, il arrive que les discussions dérapent, que les gens se parlent les uns aux autres et que des décisions importantes soient perdues dans le flot.
C'est frustrant, n'est-ce pas ?
C'est exactement la raison d'être des Règles de procédure de Robert pour les réunions : ce cadre fournit un ensemble de règles spécifiques basées sur une procédure parlementaire, qui apporte structure et ordre aux réunions.
Lorsqu'il s'agit d'organiser des réunions de manière efficace, le défi n'est pas seulement de connaître ces règles - il s'agit de les appliquer efficacement et d'utiliser des outils modernes pour rendre vos réunions productives.
Dans ce guide, nous verrons comment utiliser les Robert's Rules of Order, les meilleurs outils numériques pour faciliter vos réunions, et plus encore.
Alors, plongeons dans le vif du sujet et apprenons comment organiser des réunions productives utiliser les règles de Robert pour les réunions.
Qu'est-ce que les Robert's Rules of Order?
Les Robert's Rules of Order constituent le manuel de référence pour l'application de la procédure parlementaire afin d'organiser des réunions harmonieuses et structurées dans lesquelles chaque voix est entendue et les décisions sont prises de manière efficace.
Qu'il s'agisse d'une réunion du Tableau, d'une réunion de club ou d'une discussion de comité, ces règles de base offrent un cadre flexible que vous pouvez facilement adapter à vos besoins.
Ce qui rend les Robert's Rules si précieuses, c'est l'importance qu'elles accordent à l'équité et à la démocratie. Elles garantissent que chacun a son mot à dire, ce qui est essentiel dans toute organisation qui s'appuie sur des décisions de groupe efficaces.
Si les Robert's Rules s'appliquent souvent aux réunions du Tableau, leur utilité va bien au-delà.
**Elles sont tout aussi efficaces dans les comités, les organisations à but non lucratif, les clubs et toute autre organisation où il est essentiel de prendre des décisions de groupe bien structurées
💬 Latest Edition: The dernière édition de Robert's Rules of Order , sortie en 2020, offre des conseils actualisés et des bonnes pratiques pour appliquer la procédure parlementaire dans les réunions virtuelles dynamiques. La 12e édition, sortie en 2020, comprend même des mises à jour adaptées aux défis modernes, comme les réunions virtuelles et les installations hybrides, ce qui les rend plus pertinentes que jamais.
Trois principes : Robert's Rules of Order
Avant d'expliquer le cadre en profondeur, examinons ses trois principes directeurs :
- Chacun doit pouvoir s'exprimer une fois avant que quelqu'un ne reprenne la parole
- Chacun a le droit de savoir ce qui se passe, et les orateurs ne doivent être interrompus qu'en cas d'urgence
- N'examiner qu'une seule motion à la fois
🧠 Rappelez-vous: Il s'agit de principes directeurs, qui ne sont pas gravés dans le marbre. Chaque réunion a ses propres nuances et son ou ses propres points de discussion, mais l'idée d'utiliser ce cadre est de garantir deux choses principales : l'équité et la productivité.
Avantages de l'utilisation des règles de Robert
En appliquant les Règles de Robert, vous pouvez garantir :
- L'équité: Tout le monde a une chance d'être entendu et de participer aux discussions
- Démocratie: Les décisions sont prises à la majorité des voix, ce qui garantit que toutes les voix sont prises en compte
- L'organisation: La structure prédéfinie permet de maintenir les réunions sur la bonne voie et d'éviter la confusion
Voyons maintenant comment ces règles peuvent profiter à différents types d'organisations aujourd'hui.
Conseils d'administration
- Résoudre les conflits: Lorsque les membres du conseil d'administration ne sont pas d'accord sur une décision importante, les Règles de Robert peuvent faciliter un débat structuré et garantir que tous les points de vue sont entendus
- **Les règles peuvent aider à prévenir les déséquilibres de pouvoir et à garantir que tous les membres ont une chance égale de participer aux discussions
Commissions
- **Les règles de Robert peuvent aider à guider le processus d'examen et de vote des amendements lorsque les membres d'un comité proposent des modifications à une motion
- **En suivant les règles de Robert, les comités évitent les désaccords sur les règles de procédure et se concentrent sur les problèmes de fond
Nonprofits
- Garantir la transparence et le compte rendu: Les Robert's Rules peuvent aider les Conseils d'administration des organisations à but non lucratif à maintenir un registre de leurs décisions et à s'assurer qu'ils agissent conformément à leur mission
- Protéger les droits des membres: Les règles peuvent aider à protéger les droits des membres et à s'assurer que leur voix est entendue
Autres organisations
- **Les règles peuvent aider les associations professionnelles à gérer leurs affaires et à représenter leurs membres de manière efficace
- **Les règles de Robert aident les organisations religieuses à prendre des décisions concernant leurs politiques et leurs programmes
Éléments clés des Robert's Rules
Maintenant que nous comprenons les principes fondamentaux, explorons les blocs essentiels des Robert's Rules of Order pour les réunions :
- Quorum: désigne le nombre minimum de membres devant être présents pour une prise de décision valide. Cela permet de s'assurer que les décisions sont prises avec une représentation adéquate
- Ordre des travaux: La séquence standard d'une réunion est la suivante : rappel à l'ordre, approbation des procès-verbaux et des rapports, discussion des entreprises nouvelles et levée de la séance. Cela permet de concentrer les réunions et de s'assurer que les points clés sont abordés
- Propositions: Propositions formelles de discussion et de vote. Elles comprennent les motions principales, subsidiaires, privilégiées et accessoires.
Les bases du Robert's Rules of Order
Comprendre le concept de "motion "
Une motion est une proposition formelle présentée au cours d'une réunion pour examen et vote. Dans la procédure parlementaire, elle sert d'outil principal pour introduire des sujets de discussion et faciliter la prise de décision.
Pour simplifier le concept, une motion, c'est comme lorsque vous levez la main en classe pour suggérer une idée ou demander si le groupe peut faire quelque chose ensemble. C'est un moyen d'amener tout le monde à en parler, puis de décider s'ils veulent le faire ou non par un vote à la majorité.
Types de motions:
- Motion principale: Il s'agit du type de motion le plus courant, utilisé pour introduire un nouveau sujet de discussion
- Motion subsidiaire: Ces motions sont utilisées pour modifier ou contrôler l'examen d'une motion principale. Les exemples incluent les amendements, le report et le réexamen
- Motion privilégiée: Ces motions ont la priorité sur les autres motions et sont utilisées pour les questions urgentes ou importantes
- Motion incidente: Ces motions découlent des entreprises de la réunion et sont utilisées pour traiter des questions de procédure. Les motions incidentes sont utilisées comme des "motions d'ordre". Elles ont la priorité sur les motions principales, les motions subsidiaires et les questions en suspens
$$$a Étapes de la présentation d'une motion
1. Obtenir la parole
- Ce que cela signifie: Obtenir la permission de parler en se faisant reconnaître par le président
- À faire: Levez la main ou utilisez un signal pour indiquer que vous voulez prendre la parole. Le président vous donnera alors la parole
🌟 Exemple: Vous levez la main et le président dit : _"M. Smith, vous avez la parole"
2. Énoncez la motion
- Effacées: Présentez clairement l'idée ou la proposition dont vous voulez que le groupe discute et vote
- À faire: Commencez votre proposition par "Je propose que...", suivi de votre suggestion
🌟 Exemple: "Je propose que nous mettions de côté 5 000 dollars pour le programme de sensibilisation de la communauté."
3. Seconder la proposition
- Ce que cela signifie: Un autre membre montre son assistance à la discussion de la motion en l'approuvant
- Comment le faire: Un membre dit : "Je soutiens la motion"
🌟Exemple: Après que vous ayez fait votre proposition, M. Johnson dit : 'J'appuie la motion'
4. Débat
- Ce que cela signifie: Les membres du groupe discutent des avantages et des inconvénients de la proposition. Une seule question à la fois peut être examinée, et une seule personne peut avoir la parole à un moment donné
- À faire: Les membres s'expriment à tour de rôle pour ou contre la motion. Le président peut fixer des paramètres concernant le temps de parole de chaque personne
Exemple: Mme Carter s'exprime en faveur de l'allocation de 5 000 dollars, affirmant qu'elle profitera à la communauté, tandis que M. Brown s'inquiète de l'impact sur le budget
5. Amendements
- **Les membres peuvent proposer des modifications à la motion avant qu'elle ne soit votée
- Comment le faire: Un membre dit : "Je propose d'amender la motion par...", suivi de la modification proposée
🌟 Exemple: Mme Green dit : "Je propose d'amender la motion en augmentant le montant à 7 000 $."
6. Vote
- **Le président demande au groupe de voter sur la motion, y compris les amendements
- À faire: Les membres votent à voix haute, par appel nominal, en levant la main ou à bulletin secret, selon les règles du groupe
Exemple: Le président dit : "Tous ceux qui sont en faveur de la motion telle qu'amendée, dites aye. Tous ceux qui s'opposent à la motion originale disent non."_ Le groupe vote et le président compte les voix
7. Annoncer le résultat
- Ce que cela signifie: La majorité décide et la présidence annonce si la motion a été adoptée ou rejetée
- À faire: La présidence annonce clairement le résultat
🌟 Exemple: Le président dit : "La motion est adoptée" Cela signifie que la proposition a été approuvée
Conseils pour gérer les situations courantes:
- Pas de second: Si une motion ne reçoit pas de second ou de vote majoritaire, elle est automatiquement rejetée. Le président annoncera que la motion a été rejetée faute d'un second vote
- Gestion du débat: Le président peut gérer le débat en fixant des paramètres de temps, en donnant la parole aux orateurs et en veillant à ce que la discussion ne s'écarte pas du sujet
- Traitement des objections: Si un membre n'est pas d'accord avec une procédure ou une décision de la présidence, il peut soulever un point de commande ou une question parlementaire. Le président se prononce alors sur l'objet de l'objection
- **En cas d'incertitude sur le résultat d'un vote, un membre peut demander un vote par division. Pour ce faire, les membres doivent voter par assis et levé ou par une autre méthode claire
Voici tous les ingrédients qui peuvent vous aider à apprendre comment participer efficacement aux réunions .
L'application des règles de Robert dans le monde moderne
L'importance de l'agenda
L'agenda est un pilier important d'une réunion bien organisée. Il fournit un aperçu clair des sujets de discussion et de la commande dans laquelle ils seront abordés.
Les Règles de Robert, élément clé de la procédure parlementaire, imposent l'utilisation d'un agenda pour faire avancer les points de discussion et garantir que les réunions se déroulent de manière structurée, efficace et démocratique.
💡 Illustrons cela par un exemple concret :
Imaginez que l'ordre du jour de la réunion des membres de votre Tableau comprenne l'examen des rapports financiers, la discussion d'une nouvelle campagne de marketing et le vote d'une proposition. Les règles de Robert permettent à chacun de rester concentré.
Au cours de l'examen des rapports financiers, les membres peuvent poser des questions ou demander des éclaircissements.
Toutefois, si quelqu'un souhaite prendre des mesures sur la base du rapport, par exemple réaffecter des fonds, il doit attendre le moment opportun dans l'ordre du jour.
Cela permet de s'assurer que les discussions restent pertinentes et que les décisions sont le plus souvent structurées. Au moment de voter sur la proposition, plus tard au cours de la même réunion, le processus suivra les étapes décrites par les règles de Robert, ce qui assurera l'efficacité et l'équité de la réunion.
Si la proposition est importante, elle peut nécessiter une majorité des deux tiers ou un vote des deux tiers pour être adoptée
Un agenda bien préparé réduit la confusion et maintient les discussions sur la bonne voie. En pratique, il favorise également la prise de décision en connaissance de cause et encourage la participation active.
💡 Bonus Tip: Pour vous assurer que vous êtes bien préparé, n'oubliez pas de lire nos articles sur comment se préparer à une réunion et utilisez notre checklist détaillée pour la préparation des réunions avant votre prochaine réunion.
Conseils pour créer des agendas efficaces
Utiliser des modèles
Profitez des nombreux modèles disponibles en ligne pour créer un agenda professionnel et soigné.
Ces modèles comprennent généralement des sections pour les détails importants tels que la date, l'heure, l'emplacement, les participants et les sujets de discussion, ce qui facilite l'organisation efficace de votre prochaine réunion.
Modèle de réunion ClickUp
Modèle de réunion de ClickUp est un outil complet qui améliorera la qualité globale de vos réunions. Il comprend des fonctionnalités telles que l'estimation de la durée de la réunion, la propriété des tâches et les pièces jointes pour l'examen avant la réunion. Il est entièrement personnalisable pour répondre à vos besoins spécifiques.
Utilisez le modèle pour guider votre réunion et suivre la progression en temps réel.
Ce que le modèle fait :
- Sections personnalisables pour répondre aux besoins de votre réunion
- Définit clairement les sujets de l'agenda et les objectifs
- Attribue des tâches et des responsabilités aux membres de l'équipe
- Fournit un cadre structuré pour des réunions efficaces
- Permet une collaboration et des mises à jour en temps réel
- Assure le suivi des tâches pour garantir la responsabilité
- Permet la pièce jointe de documents pertinents à titre de référence
💡Additional Resource: Besoin de plus de structure dans vos réunions ? Consultez ces modèles ClickUp essentiels pour rationaliser vos sessions :
- Modèle d'ordre du jour de la réunion hebdomadaire 1 à 1 de ClickUp
- Modèle d'agenda de réunion d'équipe "All Hands" de ClickUp
- Modèle d'agenda de réunion Scrum de ClickUp
- Modèle d'agenda pour les notes de réunion de ClickUp
Ces modèles vous aident à rester organisé, à maintenir votre équipe sur la bonne voie et à faire en sorte que chaque réunion soit productive. Si vous voulez d'autres modèles qui vous aideront à établir un agenda, consultez les sites suivants Exemples d'agenda de réunion et modèles gratuits .
Distribuer l'agenda à l'avance
Partagez l'agenda avec tous les participants avant la réunion. Cela permet aux participants de passer en revue les sujets, de rassembler les informations nécessaires et de préparer leurs contributions.
Utiliser des outils numériques
Envisagez d'utiliser des outils numériques tels que ClickUp Docs et ClickUpTeams pour créer et partager des agendas. Voyons comment :
ClickUp Docs rend le paramétrage des agendas de réunion efficace et collaboratif. Avec ClickUp, vous pouvez facilement créer et personnaliser des modèles d'agenda adaptés à vos besoins. Invitez les membres de l'équipe à contribuer en temps réel, ajoutez des commentaires et suivez les modifications pour vous assurer que tout le monde est aligné.
Créez, personnalisez et collaborez sans effort sur les agendas de réunion, le tout dans un espace organisé avec ClickUp Docs.
De plus, vous pouvez lier des tâches, des documents et d'autres éléments ClickUp directement dans votre agenda, afin que tout soit lié et accessible.
Cet outil numérique rationalise le processus d'établissement de l'agenda et améliore la collaboration, rendant les réunions plus productives et mieux organisées.
Attribuez des tâches, suivez la progression et communiquez efficacement avec les différentes équipes en utilisant le tableau de bord Teams de ClickUp
Une fois que vous avez créé votre agenda avec ClickUp Docs, il est temps de mettre votre réunion en action. Les équipes de ClickUp est l'outil idéal pour répartir les tâches, suivre la progression et maintenir le flux de communication tout au long de la réunion.
Pour commencer à utiliser ClickUp Teams, inscrivez-vous ou connectez-vous. Créez ensuite votre équipe en lui donnant un nom et en paramétrant vos environnements de travail. Invitez les membres en saisissant leur e-mail et en leur attribuant des rôles.
En outre, utilisez les fonctionnalités de ClickUp, telles que les dépendances des tâches, les échéanciers et l'automatisation, pour améliorer le flux de travail et la productivité de votre équipe.
Soyez flexible
Bien qu'il soit important de respecter l'agenda, soyez prêt à reconsidérer et à faire des ajustements si nécessaire. Si des problèmes inattendus surviennent au cours d'un débat serré ou si la discussion prend une autre direction, soyez prêt à modifier l'agenda pour tenir compte de ces changements.
💡 Pro Tip: Pour un guide détaillé sur l'élaboration d'agendas de réunion efficaces, jetez un coup d'œil à comment rédiger un agenda de réunion ? achevé avec des exemples pour rendre vos réunions plus organisées et plus productives.
Les règles de Robert à l'ère numérique
À mesure que les réunions se déplacent vers des plateformes en ligne, la maintenance de la structure et de l'efficacité est essentielle. Les Robert's Rules of Order peuvent être utilisées efficacement à l'aide d'outils numériques tels que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.
Ces plateformes assistent la mise en œuvre de pratiques de réunion structurées, garantissant que vos rassemblements virtuels restent organisés et productifs.
Voici comment vous pouvez appliquer les règles de Robert à l'aide de ces solutions de réunion modernes :
- Vote numérique: Les plateformes ont souvent des fonctionnalités intégrées pour le vote sur les motions, ce qui élimine la nécessité de lever la main physiquement ou de collecter des bulletins de vote
- **Fonction de discussion : utilisez la fonction de discussion pour "appuyer" les motions par voie électronique
- Partage d'écran: Le partage de documents et de présentations se fait sans effort, ce qui favorise une communication claire et une prise de décision éclairée
Toutefois, n'oubliez pas que certaines fonctions peuvent nécessiter des fonctionnalités avancées ou des modules complémentaires au sein de la plateforme que vous utilisez. Il est toujours préférable d'explorer au préalable les capacités de la plateforme que vous avez choisie.
Utiliser ClickUp pour des réunions efficaces
ClickUp Meetings vous aide à centraliser la prise de notes, la gestion de l'agenda et le suivi des éléments pour votre équipe ClickUp Réunions est l'un des meilleur logiciel de gestion des réunions pour organiser des réunions productives conformément aux Robert's Rules of Order.
Il offre un ensemble de fonctionnalités achevées pour chaque étape de votre réunion, depuis la planification et l'organisation des agendas jusqu'à la gestion de la réunion elle-même et le suivi des éléments d'action.
Avec ClickUp Meetings, vous pouvez rationaliser le processus de vos réunions, stimuler la participation et vous assurer que les décisions sont mises en œuvre efficacement.
Les fonctionnalités clés comprennent:
- Création et gestion d'agenda intégrées: Créez des agendas détaillés, assignez des tâches et fixez des paramètres
- Vidéoconférence transparente: Organisez des réunions directement dans ClickUp, sans avoir à recourir à des plates-formes distinctes
- Vote numérique:Mettez en œuvre les règles de Robert's Order pour des réunions efficaces grâce à des fonctionnalités de vote intégrées
- Collaboration en temps réel: Travaillez ensemble sur les notes et les documents de la réunion pour une meilleure transparence
- Suivi des éléments d'action: Veillez à ce que les décisions soient suivies d'effet grâce aux outils de gestion des tâches
- Procès-verbal de la réunion: ClickUp's Meeting est également un outil de gestion de la réunionmeilleur logiciel de compte-rendu de réunion qui garantit l'organisation et l'accessibilité des comptes rendus de vos réunions
Examinons-les en détail.
Vote numérique
Utilisez la fonctionnalité de vote de ClickUp pour réaliser des sondages et des enquêtes en toute transparence
De nombreux logiciels de réunion intègrent des fonctionnalités de vote, éliminant ainsi la nécessité de lever la main ou de collecter les bulletins.
Avec ClickUp, vous pouvez intégrer en toute transparence ces fonctionnalités de vote à des outils de vidéoconférence populaires tels que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.
Cette intégration vous permet de mettre en œuvre efficacement les règles de Robert's Rules of Order for Meetings, en organisant des votes directement dans votre espace de réunion virtuel.
Comment ça marche:
- Choisissez votre plateforme: ClickUp s'intègre à des outils de vidéoconférence tels que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Choisissez celle qui convient le mieux à votre équipe
- Lancez votre réunion: Commencez votre réunion comme vous le feriez normalement en utilisant la plateforme que vous avez sélectionnée
- Utilisez les fonctionnalités de vote de ClickUp: Pendant la réunion, utilisez les sondages intégrés à ClickUp pour voter sur les motions
- Voir les résultats en temps réel: Les votes sont comptabilisés instantanément, ce qui permet d'obtenir un retour d'information immédiat et d'assurer la transparence
- Enregistrement et partage: ClickUp enregistre automatiquement les résultats, ce qui permet de les revoir et de les partager avec les participants après la réunion
Éléments d'action et assignés
Après une discussion productive, il est crucial de transformer les décisions en tâches réalisables afin d'en assurer l'abonné. ClickUp rend ce processus transparent en vous permettant de convertir les éléments d'action convenus directement en tâches au sein de la plateforme.
Définissez des checklists, des dates d'échéance et des priorités pour vos tâches dans ClickUp Tasks ClickUp Tâches est un outil idéal pour le suivi et la gestion des éléments d'action issus de vos réunions. Il s'intègre parfaitement à vos réunions et veille à ce que les décisions soient traduites en étapes réalisables et que la progression soit suivie efficacement.
Mon travail:
- Capturez les éléments d'action: Pendant votre réunion, identifiez les tâches clés ou les actions qui doivent être traitées
- Créez des tâches dans ClickUp: Après la réunion, convertissez facilement ces éléments d'action en tâches à l'aide de ClickUp. Faites référence à vos notes de réunion ou à l'agenda pour inclure tous les détails pertinents
- **Déléguez chaque tâche au(x) membre(s) approprié(s) de l'équipe en fonction de leur expertise et de leur disponibilité
- Fixez des dates d'échéance et des paramètres: Utilisez les outils suivantsLes jalons de ClickUp pour fixer des dates d'échéance pour chaque tâche, ce qui permet d'établir des priorités et de s'assurer que les tâches sont achevées en temps voulu
- Suivre la progression : Suivez la progression de chaque tâche en ClickUp en ajoutant des commentaires, des pièces jointes et des sous-tâches si nécessaire, afin que tout le monde reste aligné et sur la bonne voie.
Collaboration et documentation en temps réel
Laissez des commentaires et des annotations directement sur vos documents ClickUp Documents ClickUp permet la création et la modification en cours des notes et des documents de réunion en temps réel. Cela favorise la transparence et garantit que tout le monde a accès aux dernières informations de la réunion.
avec Docs, vous pouvez:* Créer et modifier des documents en collaboration: Plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler sur un même document
- Créer et modifier des documents en collaboration: Plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler simultanément sur le même document, ce qui facilite l'enregistrement des notes de réunion, des décisions et des éléments d'action en temps réel
- Ajouter des commentaires et des annotations: Laissez des commentaires ou des annotations directement sur le document pour fournir un retour d'information, poser des questions ou clarifier des points
- Suivre les modifications: Voir qui a apporté des modifications au document et quand, pour assurer la transparence et la responsabilité
- Organisez vos documents: Utilisez le système de dossiers et d'étiquettes de ClickUp pour organiser vos notes de réunion et autres documents afin d'y accéder facilement
- Intégration avec d'autres fonctionnalités ClickUp: Connectez vos documents aux tâches, projets et autres éléments ClickUp pour créer un flux de travail transparent
Limites à prendre en compte
À l'heure actuelle, les Robert's Rules of Order for Meetings sont très utiles, mais elles font face à certains défis dans un environnement numérique. Les difficultés techniques, telles que les pépins ou les connexions internet instables, peuvent perturber le flux des discussions et les procédures de vote.
En outre, l'impossibilité de lire facilement les signaux non verbaux dans un paramètre virtuel peut conduire à des interprétations erronées au cours des débats.
Enfin, il peut être plus difficile de maintenir l'engagement des participants lors de longues réunions en ligne que dans des paramètres en personne.
💡Additional Resource: Prêt à faire passer vos agendas de réunion au niveau supérieur ? Découvrez notre 10 modèles de réunion gratuits de niveau 10 pour que votre réunion d'équipe soit ciblée et productive.
Utilisez les Règles de Robert et ClickUp pour améliorer vos réunions
Le Robert's Rules of Order for Meetings fournit une approche structurée permettant à tous les participants à une réunion d'être sur la même page.
Lorsque les Règles de Robert pour les réunions sont associées à la puissance de ClickUp, elles constituent une combinaison gagnante pour des réunions efficaces et productives.
Grâce aux puissantes fonctionnalités de ClickUp, vous pouvez créer sans effort des agendas détaillés, collaborer en temps réel, assigner et suivre les éléments d'action, et organiser des réunions virtuelles en toute transparence, le tout au sein d'une seule et même plateforme.
Des fonctionnalités telles que les modèles d'agenda personnalisables, la vidéoconférence intégrée, le suivi des tâches et les pièces jointes garantissent l'efficacité et la productivité de vos réunions.
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