Le remboursement des frais est un équilibre délicat entre confiance, conformité et efficacité. Les entreprises doivent s'assurer que les dépenses des employés sont légitimes, exactes et traitées rapidement. Cela implique de mettre en place des politiques claires, de fournir des outils conviviaux et d'encourager une culture de la transparence.
Un processus de remboursement gratuit permet également aux entreprises de renforcer le moral des employés, d'améliorer la précision financière et, au final, d'accroître la productivité globale.
Microsoft a récemment effectué l'automatisation de la gestion des rapports sur les notes de frais, ce qui a amélioré l'expérience des employés.
Vous pouvez également simplifier la gestion des dépenses à l'aide de modèles. Dans cet article, nous allons explorer les avantages de l'utilisation de modèles de note de frais et vous proposer 10 modèles gratuits pour vous aider à démarrer.
Que vous soyez freelance, propriétaire d'une petite entreprise ou employé d'une grande société, ces modèles vous aideront à gagner du temps et de l'argent.
10 modèles gratuits de note de frais
Le bon modèle de note de frais peut rationaliser votre processus, réduire les erreurs et vous faire gagner un temps précieux. Pour vous aider à trouver celui qui convient parfaitement à votre entreprise, nous avons sélectionné 10 modèles capables de répondre à vos besoins spécifiques.
1. Le modèle de note de frais ClickUp
Lorsque vous vous lancez dans la gestion financière, vous recherchez un outil simple à comprendre et à utiliser.
Le modèle de note de frais ClickUp est exactement ce qu'il vous faut. Ce formulaire de remboursement vous aide au suivi des dépenses individuelles de vos employés. Gérez vos projets grâce à des commentaires dédiés, des automatisations et des pièces jointes.
De plus, vous pouvez intégrer ce modèle de document à votre flux de travail ClickUp. Développez votre rapport à l'aide du Calendrier, de la liste, du diagramme de Gantt ou d'autres outils. Collaborez avec les membres de votre équipe, enregistrez toutes les dépenses professionnelles, qu'il s'agisse de repas d'affaires ou d'autres frais, et améliorez votre productivité par la même occasion ! Tout ce dont vous avez besoin, c'est de ce modèle.
✨Conçu pour :
- Facturation des projets clients : enregistrez les frais remboursables liés à des projets ou à des clients spécifiques, afin de vous assurer que rien ne soit oublié lors de la facturation.
- Déplacements et travail sur le terrain : enregistrez les frais de déplacement, le kilométrage et l'hébergement pour les équipes à distance ou les employés en déplacement.
- Demandes de remboursement : uniformisez les envois des employés afin que les équipes financières puissent vérifier et approuver plus rapidement les demandes.
💡Conseil de pro : Utilisez les fonctionnalités d'automatisation de ClickUp pour simplifier votre processus de déclaration de frais. Configurez des rappels automatiques pour les dates limites d'envoi des notes de frais et les notifications d'approbation afin de réduire l'effort manuel et de garantir des remboursements dans les délais.
Il y a une fonctionnalité pour tout ! Les automatisations sont très utiles et les tâches et listes des modèles permettent de gagner énormément de temps. J'adore la disposition et sa grande personnalisation, des champs personnalisés aux vues. Je trouve le service client réactif et serviable, il envoie des vidéos et des conseils, et je n'ai jamais eu de problème qui n'ait pas été résolu rapidement.
Il y a une fonctionnalité pour tout ! Les automatisations sont très utiles et les tâches et listes des modèles permettent de gagner énormément de temps. J'adore la disposition et sa grande personnalisation, des champs personnalisés aux vues. Je trouve le service client réactif et serviable, il envoie des vidéos et des conseils, et je n'ai jamais eu de problème qui n'ait pas été résolu rapidement.
2. Le modèle de rapport mensuel des dépenses ClickUp
Les entreprises rentables suivent leurs dépenses. C'est la règle, sans exception. Il est difficile de suivre toutes ces petites dépenses, surtout lorsque les reçus correspondants sont perdus.
Le modèle de rapport mensuel des dépenses ClickUp vous permet de suivre vos dépenses mois après mois. Qu'est-ce que cela signifie ? Vous serez bientôt en mesure d'identifier les tendances en matière de dépenses, de comprendre où se situent les fuites financières et d'améliorer la politique de l'entreprise afin d'encourager les employés à faire preuve de plus de transparence.
En rationalisant le processus de remboursement mensuel, vous pouvez immédiatement fournir un aperçu aux parties prenantes concernées.
Comment ? Vous disposez déjà des données grâce aux statuts personnalisés attribués à chaque tâche. Vous utilisez ClickUp Flux de travail pour organiser ces données, et enfin, vous pouvez suivre le temps et les budgets, partager des documents et définir des rappels, le tout à l'aide d'un seul modèle mensuel.
✨Conçu pour :
- Suivi des dépenses récurrentes : enregistrez et classez par catégorie vos dépenses mensuelles, telles que les abonnements logiciels, les services publics ou les fournitures de bureau, pour les consulter rapidement.
- Budget vs dépenses réelles : Comparez les budgets mensuels prévus aux dépenses réelles pour détecter rapidement les dépassements de budget.
- Rapports financiers et audits : Tenez une comptabilité mensuelle claire et structurée, afin de faciliter les audits et les contrôles de conformité.
3. Le modèle de note de frais ClickUp
Vos employés demandent-ils le remboursement de leurs frais sans joindre de pièces jointes ? Cela pourrait être un signal d'alarme ; vous devriez vérifier vos comptes dès que possible.
Une façon d'accélérer le processus consiste à utiliser le modèle de note de frais ClickUp.
Ce modèle, qui s'intègre parfaitement à votre flux de travail ClickUp, facilite la collecte et le traitement des notes de frais.
Voici quelques-uns des principaux avantages de ce modèle :
- Suivi centralisé : collectez et organisez facilement les informations relatives aux dépenses de votre équipe
- Traitement efficace : réduisez le temps de traitement grâce à un format standardisé
- Meilleure visibilité : obtenez des informations claires sur les dépenses de vos employés
- Meilleure conformité : garantissez le respect des politiques de l'entreprise et de la réglementation fiscale
✨Conçu pour :
- Frais facturables au client : Enregistrez les dépenses engagées par les employés dans le cadre d'un projet et qui doivent être refacturées aux clients.
- Conformité aux politiques : assurez-vous que tous les envois respectent les politiques de l'entreprise en matière de frais grâce à des champs et des catégories structurés.
- Documents prêts pour l'audit : Assurez-vous de la maintenance régulière des registres transparents des dépenses de vos employés pour accélérer les validations et faciliter les audits.
💡Conseil de pro : Élaborez des politiques claires et concises décrivant les dépenses éligibles, les limites de remboursement et les documents requis. Cela permettra de réduire la confusion et de garantir le respect systématique des directives.
4. Le modèle ClickUp pour les notes de frais et les rapports d'entreprise
Diriger une entreprise réussie, c'est comme jouer aux échecs : il faut anticiper trois coups à l'avance. Heureusement, le modèle ClickUp de rapport et de suivi des dépenses professionnelles vous permet de suivre où va votre argent afin que vous puissiez prendre de meilleures décisions.
Comme la plupart des modèles de remboursement de frais, il comprend des fonctionnalités telles que des formulaires de remboursement pour les employés, le suivi du temps de travail, l'ajout de balises pertinentes, et bien plus encore.
Ce rapport de frais vous permet également de suivre les coûts sur l'ensemble des projets. Cela peut améliorer la productivité de votre équipe et vous permettre d'établir des budgets basés sur des données réelles.
✨Conçu pour :
- Suivi des dépenses à l'échelle de l'entreprise : regroupez toutes les dépenses professionnelles (déplacements, services publics, fournitures et logiciels) en un seul endroit centralisé.
- Budgets des services : Suivez les dépenses mensuelles et trimestrielles de chaque service afin de respecter les budgets.
- Gestion de projet : Affectez les dépenses à des projets ou à des clients spécifiques pour un suivi précis de la rentabilité.
💡Conseil de pro : utilisez la vue « Guide de démarrage » du modèle, qui fournit des invitations et des instructions utiles pour le suivi des dépenses de l’entreprise.
5. Le modèle de note de frais ClickUp pour les petites entreprises
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez bien gérer vos finances. Grâce au modèle de rapport de dépenses pour petites entreprises de ClickUp, vous pouvez mettre à jour, examiner et analyser les dépenses de votre entreprise.
Ce modèle, qui comprend un formulaire de remboursement, vous permet de centraliser les données relatives aux dépenses, de générer des avertissements de dépendance et même de garantir la conformité aux réglementations gouvernementales en matière de déclaration.
Assurez-vous que tous les membres de votre équipe reçoivent le même formulaire de remboursement et mettent à jour leurs données de manière uniforme. C'est un moyen de vous assurer que vous surveillez la productivité de votre entreprise.
✨Conçu pour :
- Suivi des dépenses quotidiennes : Regroupez en un seul endroit vos dépenses quotidiennes, telles que les fournitures de bureau, les services publics et les abonnements logiciels.
- Suivi de la trésorerie : Suivez vos revenus et vos dépenses mensuels pour garder le contrôle de votre trésorerie.
- Frais liés aux projets clients : Enregistrez les coûts liés aux projets afin de facturer vos clients avec précision et de préserver vos marges.
6. Le modèle de proposition budgétaire ClickUp
Que vous gériez le budget d'un projet en tant que chef d'équipe ou le budget global des dépenses d'une entreprise, il est essentiel de s'appuyer sur une proposition budgétaire efficace pour garantir la réussite.
Grâce au modèle de proposition budgétaire de ClickUp, vous pouvez y parvenir en deux fois moins de temps.
Qu'il s'agisse de tableaux pratiques vous offrant un aperçu en un coup d'œil ou de la création d'un plan unique pour mesurer votre croissance, vos finances sont entre de bonnes mains avec ce modèle. Créez des propositions efficaces et percutantes qui contribuent à renforcer vos objectifs d'entreprise.
✨Conçu pour :
- Planification du budget d'un projet : Présentez les coûts prévisionnels des projets à venir, y compris la main-d'œuvre, les outils et les ressources.
- Coûts liés à l'organisation d'évènements : établissez des budgets pour des conférences, des évènements marketing ou des séminaires d'entreprise avec des ventilations détaillées.
- Demandes de subvention : élaborez des propositions budgétaires structurées nécessaires aux envois de demandes de financement ou aux investissements externes.
7. Le modèle de gestion financière ClickUp
La réussite financière dépend de nombreux facteurs ; il est parfois difficile de garder une trace de tous ces éléments. C'est pourquoi les petites entreprises ou les entrepreneurs individuels devraient prendre le temps de comprendre et de mettre en œuvre une bonne stratégie de gestion financière.
Grâce au modèle de gestion financière de ClickUp, vous pouvez analyser la croissance financière de votre organisation et créer des rapports pertinents. Ceux-ci vous aideront ensuite à collaborer entre équipes afin de saisir les opportunités de réduction des coûts et d'atteindre vos objectifs financiers.
Il propose jusqu'à 28 statuts personnalisés (Terminé, À faire, Signé, etc.) et quatre affichages (Liste, Calendrier, Commencer ici, etc.) pour rassembler toutes les informations nécessaires. Brisez les silos de communication et améliorez la coopération au sein de votre équipe grâce à un bon système de gestion financière !
✨Conçu pour :
- Suivi financier à l'échelle de l'entreprise : centralisez tous les revenus, dépenses et budgets pour une visibilité financière totale.
- Suivi de la trésorerie : Suivez les flux d’entrées et de sorties de fonds pour maintenir une bonne liquidité et éviter les déficits.
- Prévisions financières et rapports : Utilisez des données structurées pour établir des prévisions, générer des rapports et fournir de l’assistance à la prise de décision de la direction.
💡Conseil de pro : Utilisez les fonctionnalités d'intégration de ClickUp et connectez votre modèle de gestion financière à d'autres outils, tels que des logiciels de comptabilité ou des outils de gestion de projet. Cela vous permettra d'avoir une vue d'ensemble de vos performances financières.
8. Modèle de formulaire Excel de remboursement des frais
Le modèle de formulaire de remboursement de frais Excel de Vertex42 est très simple à utiliser. Il offre des options telles que le téléchargement d'une copie numérique de vos reçus, que vous pouvez soit joindre à votre formulaire, soit partager par e-mail.
Assurez-vous que les politiques de votre entreprise concernant le remboursement des frais des employés sont claires pour toutes les parties lors de la planification des finances de l'entreprise.
✨Idéal pour : Les entreprises et les organisations à but non lucratif qui souhaitent suivre leur budget à l'aide de formulaires permettant aux employés de demander le remboursement de leurs frais
À lire également : 5 astuces pour optimiser la gestion de vos dépenses et le flux de travail de votre équipe
9. Modèle de checklist pour le remboursement des frais au format Word / PDF
Si vos employés se déplacent régulièrement pour le travail, ils doivent effectuer des demandes de remboursement de frais. Chaque entreprise a ses propres politiques de remboursement, il est donc nécessaire de suivre une checklist pour s'assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d'onde.
Présentant les politiques de l'entreprise, ainsi que la liste des justificatifs requis et d'autres informations relatives à ces politiques, le modèle de checklist pour le remboursement des frais de l'Université de Toronto ( au format Word / PDF ) constitue un guide remarquable sur la manière dont les entreprises peuvent assurer la visibilité auprès de tous les membres de leur équipe.
✨Idéal pour : les personnes souhaitant demander un remboursement auprès de l'Université de Toronto
10. Le modèle de formulaire de remboursement de frais de Betterteam
Que vos employés aient dépensé de l'argent pour des fournitures de bureau ou pour des déplacements professionnels, un formulaire de remboursement leur facilitera la reprise du travail.
Un formulaire de remboursement des frais des employés permet non seulement à l'entreprise de suivre les dépenses engagées par ses employés, mais aussi de consolider sa situation financière et de prévenir la fraude.
Utilisez le modèle de formulaire de remboursement de frais de Betterteam, un modèle simple qui vous permet de créer un formulaire de remboursement personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise.
✨Idéal pour : ceux qui souhaitent uniformiser leurs formulaires de remboursement pour leurs employés
À lire également : 10 modèles gratuits de gestion des factures pour mieux suivre vos dépenses
Que sont les modèles de note de frais ?
Les modèles de note de frais sont des documents standardisés que les employés utilisent pour demander le remboursement de leurs dépenses liées au travail. Ils offrent un format structuré permettant de saisir les détails des achats, tels que la date, le nom du fournisseur, la catégorie de dépenses et le montant.
C'est un moyen simple de vous assurer que toutes vos dépenses de l'entreprise sont suivies et enregistrées. Les équipes financières utilisent ces modèles pour enregistrer toutes les dépenses dans différentes catégories.
Vous pouvez utiliser des modèles de note de frais pour :
- Mettez de l'ordre dans vos comptes, c'est-à-dire effectuez le suivi de vos dépenses, analysez les tendances et assurez-vous d'économiser chaque centime possible
- Optimisez vos ressources en utilisant des modèles pour les remboursements de frais
- Gagnez du temps et de l'argent : en utilisant simplement un modèle, vous réduisez vos coûts et limitez les pertes de temps
- Améliorez la productivité et l'efficacité de votre équipe
- Effectuez un suivi précis des remboursements des employés
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de note de frais ?
Si vous recherchez des formulaires de remboursement pour vos employés, vous en trouverez de nombreux. Mais comment savoir lequel vous convient le mieux ?
Vous devez définir vos objectifs pour choisir le modèle idéal parmi tous les modèles de notes de frais disponibles. Si vous cherchez à simplifier la gestion globale des dépenses de votre entreprise, voici quelques critères à prendre en compte dans un modèle :
- Champs d'informations détaillées : des espaces pour noter des détails tels que les dates, les noms des fournisseurs et le détail des éléments
- Options de personnalisation : la possibilité d'adapter le modèle aux politiques et aux exigences spécifiques de votre entreprise
- Section des pièces jointes : un espace dédié pour joindre les reçus ou autres pièces justificatives
- Compatibilité avec les outils numériques : possibilité d'utiliser différentes plateformes logicielles (par exemple, Excel, Google Sheets, PDF)
- Conformité aux réglementations fiscales : Le modèle doit être conçu pour répondre à toutes les exigences fiscales et réglementaires applicables
- Champs de signature et d'approbation : sections réservées à la signature de l'employé et à l'approbation de la demande par le responsable
- Format clair et concis : un modèle bien structuré avec des libellés clairs pour chaque catégorie de dépenses (par exemple, déplacements, repas, hébergement, fournitures de bureau)
- Conception conviviale : une disposition attrayante et facile à parcourir
Ces fonctionnalités vous aideront à simplifier considérablement le processus de remboursement des frais.
Gérer son argent en toute simplicité avec ClickUp
Gérer ses finances tout seul n'est pas si difficile. Même si cela peut sembler intimidant et déroutant au début, l'utilisation de ces outils vous facilitera la tâche.
Pour assurer la réussite d'une entreprise, il faut réaliser des ventes et gérer son budget avec prudence. Trouver le juste équilibre entre réduire les coûts là où il le faut et rembourser correctement les employés est un exercice délicat, mais ce n'est pas impossible.
Les modèles de remboursement de frais de ClickUp offrent une solution simple et efficace pour gérer vos dépenses d’entreprise.
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