La simple idée des budgets et des dépenses vous donne des maux de tête ?
Bienvenue dans le club, celui où tout le monde a du mal à gérer ses finances, transpire à grosses gouttes lorsqu'il s'agit du suivi de ses dépenses et reste sans voix chaque fois qu'on lui demande d'établir un budget.
Mais attendez. Vous n'êtes pas mauvais en gestion financière. Vous manquez simplement des outils adaptés.
Google Sheets est l'outil incontournable pour le suivi des dépenses, en particulier pour les personnes peu familiarisées avec la technologie, en raison de sa simplicité et de sa courbe d'apprentissage minimale. Mais comment prendre une longueur d'avance ?
Dans cet article, nous partageons les trois meilleurs modèles de suivi des dépenses sur Google Sheets pour vous aider à mieux gérer vos dépenses personnelles et d’entreprise.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de suivi des dépenses dans Google Sheets ?
Un bon modèle de suivi des dépenses de l'entreprise dans Google Sheets doit être intuitif, convivial et personnalisable. Les principales fonctionnalités d'un modèle de note de frais efficace sont les suivantes :
- Catégories clairement définies : il devrait y avoir des catégories pour différents types de coûts, tels que les coûts fixes, les coûts variables, et d'autres sous-catégories au sein de chacune de ces grandes catégories.
- Automatisation : un bon modèle contient des formules pré-insérées qui calculent automatiquement vos coûts totaux, vos dépenses, votre excédent de trésorerie, etc.
- Aides visuelles : votre modèle de suivi des dépenses doit pouvoir créer automatiquement des diagrammes afin d'identifier les tendances en matière de dépenses.
- Flexibilité : si des catégories clairement définies et des aides visuelles sont importantes, la possibilité d'ajouter ou de supprimer un élément ou de personnaliser le modèle en fonction de votre marque est également cruciale.
- Collaboration : le modèle doit également permettre une collaboration fluide avec d'autres personnes afin de suivre l'ensemble des dépenses de l'entreprise.
Ces fonctionnalités font de ces modèles Google Sheets le meilleur outil de suivi des dépenses pour la comptabilité.
Les 3 meilleurs modèles de suivi des dépenses sur Google Sheets à essayer
Découvrons trois modèles gratuits qui peuvent vous faciliter considérablement la gestion de vos finances.
1. Modèle de rapport mensuel des dépenses de l'entreprise
Si vous recherchez un outil fonctionnel et bien mis en forme pour suivre vos dépenses mensuelles à des fins professionnelles pour l'entreprise, le modèle de rapport mensuel des dépenses de l'entreprise est fait pour vous.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour rationaliser votre rapport mensuel des dépenses de l'entreprise en créant des feuilles individuelles pour vos employés. Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble de toutes les dépenses dans une feuille principale.
Vous pouvez également utiliser plusieurs filtres, tels que le nom de l'employé, son identifiant, son service, etc., pour afficher les dépenses mensuelles sous différents formats. Ce qui rend cet outil encore plus intéressant, c'est que vous pouvez personnaliser le modèle avec les couleurs et les polices de caractère de votre marque, puis l'imprimer ou le télécharger selon vos besoins.
2. Modèle de feuille de dépenses
Si vous utilisez pour la première fois un modèle de suivi des dépenses Google Sheets, vous apprécierez certainement ce modèle de suivi des dépenses simple et adapté aux débutants.
Il vous suffit de faire l'ajout des détails de vos dépenses, tels qu'une brève description et le montant. C'est tout ! La feuille calcule alors automatiquement le total de vos dépenses et vous fournit même le montant total de vos économies. Vous pouvez même obtenir une vue d'ensemble de vos transactions, revenus, dépenses et économies sous forme de diagramme circulaire.
Utilisez ce modèle pour suivre diverses dépenses, des dépenses quotidiennes du ménage aux paiements hypothécaires, en passant par les primes d'assurance et les factures de carte de crédit.
3. Modèle de suivi des frais de déplacement
Si vous travaillez dans une entreprise où vos employés voyagent souvent, ce modèle de suivi des frais de déplacement simple et convivial est indispensable.
Ce modèle vous permet de suivre facilement les détails du voyage de chaque employé et de voir le total des dépenses engagées pour un voyage. Il propose également des catégories de dépenses distinctes, afin que vous sachiez combien d'argent est dépensé en billets d'avion, en nourriture et en hébergement.
Vous pouvez suivre ces informations pour trouver les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts. Créez facilement des onglets distincts pour chaque employé dans une seule feuille et suivez l'ensemble des frais de déplacement.
Limites de l'utilisation de Google Sheets pour le suivi des dépenses
Les modèles de suivi des dépenses de Google Sheets sont parfaits pour les débutants, mais ils présentent certaines limites qui pourraient vous empêcher de gérer pleinement vos dépenses :
- Saisie manuelle des données : vous devrez saisir manuellement les détails de vos dépenses, ce qui rendra le suivi de vos dépenses fastidieux et sujet à des erreurs.
- Complexité : les fonctionnalités avancées de Google Sheets telles que la création de graphiques (diagrammes circulaires, graphiques radars, graphiques de progression), la validation des données et le tri nécessitent des connaissances en formules et fonctions qui peuvent ne pas être à la portée de tous les utilisateurs.
- Évolutivité : le traitement de grands ensembles de données ou le suivi financier complexe peuvent entraver l'évolutivité des grandes organisations.
- Sécurité : le partage de données financières sensibles est préoccupant sans paramètres de partage appropriés.
- Intégration : l'intégration directe avec les logiciels bancaires ou financiers est limitée lorsque vous travaillez avec Google Sheets.
- Personnalisation : les personnalisations avancées peuvent nécessiter des connaissances en script, ce qui rend les modèles Google Sheets moins adaptés aux utilisateurs non techniciens.
ClickUp : la meilleure alternative aux modèles de suivi des dépenses de Google Sheets
Le simple suivi des dépenses ne suffit pas pour que votre entreprise prospère. Vous avez besoin d'une stratégie financière adéquate, qui consiste à identifier les tendances et à trouver des possibilités de réduction des coûts.
Bien qu'il soit facile de créer un modèle de note de frais dans Excel et Google Sheets, ces outils ne fournissent que des informations de base.
Vous avez besoin d'un logiciel avancé comme ClickUp pour optimiser la gestion de vos dépenses. Il s'agit d'une plateforme tout-en-un qui vous aide à collaborer avec votre équipe afin de rationaliser le budget et les dépenses de votre entreprise. Les modèles de suivi des dépenses de ClickUp automatisent le suivi et la surveillance des dépenses et fournissent des analyses détaillées.
Voici les cinq meilleurs modèles de suivi des dépenses ClickUp que vous pouvez utiliser pour maîtriser la planification financière.
1. Modèle de rapport de dépenses par ClickUp
Le modèle de rapport de dépenses ClickUp vous aide à suivre toutes vos dépenses personnelles et professionnelles en un seul endroit. Vous souhaitez ajouter différentes catégories de dépenses ? Ouvrez la vue Tableur ClickUp pour commencer. Vous voulez voir combien vous avez payé à vos fournisseurs et sous-traitants ? Consultez les tableaux de bord dans ClickUp pour obtenir un aperçu.
Le principal avantage de ce modèle est qu'il vous permet de définir des statuts personnalisés pour suivre les paiements approuvés et rejetés, et d'appliquer des champs personnalisés pour gérer la date de paiement, le bénéficiaire et le montant.
Le modèle de rapport de dépenses ClickUp permet d'enregistrer les dépenses des différents services de l'entreprise afin que vous puissiez gérer le budget de chaque équipe. Il offre également des informations précieuses sur les dépenses de l'entreprise, effectue des prévisions de dépenses et définit la répartition des coûts pour les projets.
2. Modèle de rapport mensuel des dépenses par ClickUp
Les retards de paiement, les découverts bancaires fréquents et l'augmentation des comptes fournisseurs sont autant de signes d'une mauvaise trésorerie.
Une façon d'améliorer la gestion de votre trésorerie consiste à suivre et à gérer régulièrement vos dépenses. C'est là que le modèle de rapport de dépenses mensuelles de ClickUp peut vous aider. Ce modèle facile à utiliser pour les débutants vous permet de définir les détails de votre budget mensuel et de suivre vos dépenses par rapport au budget fixé.
Vous pouvez utiliser les informations générées par ce modèle pour effectuer une analyse coûts-avantages et améliorer votre trésorerie. En effectuant le suivi de vos dépenses mensuelles, vous pouvez surveiller efficacement votre budget annuel et votre progression financière.
Grâce à ce modèle, vous pouvez facilement suivre où et combien vos employés dépensent. Des hôtels aux transports en passant par les repas, vous pouvez définir le montant alloué dans un tableur budgétaire et analyser vos sorties de trésorerie.
Personnalisez le modèle pour afficher les dépenses fixes et variables et utilisez les tableaux de bord ClickUp pour réaliser des prévisions concernant les dépenses futures.
3. Modèle de rapport de dépenses des employés par ClickUp
La gestion des dépenses des employés peut être une tâche intimidante. Vous devez suivre les reçus, classer les dépenses, les vérifier et traiter les remboursements. Le modèle de rapport mensuel des dépenses ClickUp simplifie l'ensemble du processus pour vous.
Vous pouvez suivre les dépenses de vos employés en temps réel, examiner et approuver les dépenses, et créer des rapports de dépenses détaillés pour surveiller les habitudes de consommation. Cela augmente la précision et réduit le temps de traitement, pour votre plus grande satisfaction et celle de vos employés.
4. Modèle de dépenses et de rapports professionnels par ClickUp
Vous souhaitez suivre votre budget et vos dépenses en un seul endroit pour connaître la santé financière de votre entreprise ? Le modèle ClickUp Business Expense and Report Template vous aide à faire exactement cela. Les membres de votre équipe peuvent facilement ajouter leurs dépenses, ce qui permet de connaître plus facilement les dépenses exactes de chaque service.
Vous pouvez visualiser les dépenses et trouver des possibilités de réduction des coûts. Les fonctionnalités de suivi automatique du temps et d'avertissement de dépendance de ce modèle sont très utiles pour la gestion globale des coûts d'un projet.
De plus, le modèle offre plusieurs vues pour améliorer l'analyse et les rapports sur les dépenses. Vous pouvez essayer la vue « Rapport des dépenses professionnelles » pour suivre les dépenses et la vue « Tableau » pour approuver ou rejeter les demandes de dépenses.
5. Modèle de rapport de dépenses pour petites entreprises par ClickUp
Les petites entreprises ont du mal à gérer leurs dépenses. Elles manquent de ressources, sont confrontées à des contraintes de trésorerie, ont des coûts opérationnels élevés et un accès limité au crédit, parmi plusieurs autres facteurs qui rendent leur survie financière difficile.
Vous avez besoin d'un modèle spécialisé pour résoudre ces problèmes particuliers. Le modèle de rapport sur les dépenses des petites entreprises de ClickUp est exactement ce qu'il vous faut. Il automatise le suivi des dépenses, vous aide à gagner du temps et à économiser des ressources, et crée des diagrammes et des graphiques intuitifs pour vous permettre de mieux comprendre les performances financières de votre entreprise.
Vous pouvez l'utiliser pour créer des tâches afin de suivre vos dépenses. Le meilleur dans tout ça ? Il crée même des rapports à des fins fiscales afin de réduire votre charge administrative.
Rationalisez vos finances grâce aux modèles de suivi des dépenses
Les modèles Google Sheets sont utiles pour le suivi de vos finances, mais vous devez fournir trop d'efforts pour saisir vos dépenses, les classer par catégorie et calculer le total des dépenses.
De plus, les modèles Google Sheets ne disposent pas non plus d'analyses avancées, ce qui rend difficile l'identification des tendances en matière de dépenses. Vous pouvez plutôt utiliser des modèles avancés tels que les modèles de suivi des dépenses de ClickUp pour réaliser l'automatisation et la rationalisation du suivi des dépenses.
Grâce aux modèles de suivi des dépenses ClickUp, vous pouvez planifier des propositions budgétaires, suivre vos dépenses, repérer les tendances, trouver des opportunités de réduction des coûts et réaliser des prévisions budgétaires, le tout en un seul endroit.
Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp pour mieux organiser et suivre vos dépenses.