Le remboursement manuel des frais de déplacement et des dépenses est fastidieux. Vous devez effectuer la maintenance de feuilles de calcul, rassembler tous les reçus de frais de déplacement des employés, les vérifier, enregistrer les données et approuver le remboursement. Cela laisse également place à des erreurs.
Pourquoi se compliquer la vie avec toutes ces données de dépenses alors que vous pouvez réaliser l'automatisation de ce processus grâce à un logiciel de gestion des déplacements et des dépenses?
Au lieu de réaliser la maintenance de centaines de reçus physiques et de longues lignes de dépenses des employés, vous pouvez simplement scanner les reçus pour enregistrer les dépenses et réaliser l'automatisation des processus d'approbation grâce à des flux de travail définis, ce qui facilite plus que jamais la gestion des voyages d'affaires.
Découvrons les 10 meilleurs logiciels de gestion des déplacements et des dépenses pour répondre à vos besoins en matière de voyages d'entreprise, leurs principales fonctionnalités et leurs tarifs.
Que rechercher dans un logiciel de gestion des déplacements et des dépenses ?
Un logiciel de gestion des déplacements et des dépenses doit simplifier les réservations, la facturation et les remboursements. Voici quelques fonctionnalités qui permettent de rationaliser le processus de remboursement :
- Tableau de bord intuitif : un tableau de bord intuitif vous aide à suivre facilement les frais de déplacement de chaque employé lorsqu'il soumet ses notes de frais numériques. Recherchez des vues personnalisables, des intégrations d'applications et un suivi en temps réel.
- Automatisation : le logiciel doit remplir automatiquement les détails des transactions à partir des cartes d'entreprise et calculer les remboursements de dépenses.
- Capture des reçus numériques : il doit être capable d'extraire les données des reçus numériques et de remplir les champs de dépenses, éliminant ainsi la nécessité de réaliser des entrées manuelles.
- Analyses avancées : les meilleures plateformes de gestion des dépenses offrent des fonctionnalités approfondies de rapports et d'analyse pour aider les entreprises à analyser et à gérer leurs frais de déplacement.
- Rentabilité : le logiciel doit proposer des tarifs personnalisés et raisonnables, adaptés aux besoins de votre entreprise.
Les 10 meilleurs logiciels de gestion des déplacements et des dépenses à utiliser
Voici les 10 meilleurs logiciels de gestion des déplacements et des dépenses qui peuvent gérer tous vos besoins en matière de voyages d'entreprise, de la réservation au suivi budgétaire en passant par la gestion des dépenses et des reçus.
1. TravelPerk
TravelPerk est une plateforme qui offre une gestion transparente des rapports de voyage et de dépenses. Elle fournit une assistance pour de multiples cas d'utilisation, tels que les réservations de voyages de groupe pour les déplacements professionnels, la gestion des voyages, la gestion des dépenses et la facturation centralisée.
Grâce à son outil de suivi des déplacements intégré, les responsables RH peuvent surveiller les déplacements des employés en temps réel et vérifier s'ils respectent les politiques et les règles en matière de frais de déplacement.
Les meilleures fonctionnalités de TravelPerk
- Contrôlez votre budget voyage grâce aux informations en temps réel fournies par le tableau de bord interactif TravelPerk.
- Ajoutez de puissantes intégrations en un seul clic pour gérer toutes vos dépenses à partir d'un seul endroit.
- Modifiez vos réservations à tout moment avec Flexi Perk, une solution en un clic pour réserver des billets d'avion et des hôtels à n'importe quel tarif et les annuler à tout moment.
- Affichez le statut des déplacements en temps réel grâce à une carte interactive.
- Obtenez des informations précieuses sur l'empreinte carbone des voyages afin de mettre en place des solutions de voyage durables.
Limites de TravelPerk
- Les options de réservation de voyages sont limitées.
- L'interface utilisateur pourrait être améliorée pour les réservations de voyages. Par exemple, vous ne pouvez pas rechercher directement des hôtels et devez faire défiler toute la liste.
Tarifs TravelPerk
- Starter : gratuit
- Premium : 99 $/mois + 3 % de frais de réservation
- Pro : 299 $/mois + 3 % de frais de réservation
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur TravelPerk
- G2 : 4,6/5 (plus de 1 500 avis)
- Capterra : 4,8/5 (404 avis)
2. Fyle
Fyle est une solution de gestion des dépenses qui effectue l'automatisation de votre processus de dépenses et de remboursement, notamment le rapprochement des dépenses effectuées avec les cartes d'entreprise et le traitement des remboursements des dépenses des employés. Connectez-la à votre logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses des fournisseurs, des projets et des services.
Vous pouvez intégrer Fyle à NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR et QuickBooks. Bien qu'il n'offre pas de fonctionnalités de gestion des voyages, il peut être intégré à TravelPerk pour analyser et produire des rapports sur les frais de déplacement des employés.
Les meilleures fonctionnalités de Fyle
- Tirez parti de l'IA conversationnelle pour collecter les notes de frais numériques et les faire correspondre aux transactions par carte de crédit.
- Automatisez le remplissage des formulaires de dépenses, l'envoi des rapports et la synchronisation des dépenses avec votre logiciel de comptabilité tel que Quickbooks, Sage et Xero.
- Obtenez des informations exploitables en temps réel sur vos données de dépenses grâce au tableau de bord analytique puissant et avancé.
Limitations de Fyle
- Les catégories de dépenses limitées de Fyle rendent difficile l'enregistrement précis de tous les types de dépenses.
- Son apprentissage est difficile.
Tarifs Fyle
- Standard : 6,99 $ par mois et par utilisateur, facturé annuellement
- Entreprise : 11,99 $ par mois et par utilisateur, facturé annuellement
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Fyle
- G2 : 4,6/5 (plus de 1 300 avis)
- Capterra : 4,5/5 (146 avis)
3. WeGoPro (anciennement Travelstop)
WeGoPro est un logiciel de réservation et de gestion de voyages, ainsi que de suivi des dépenses. Il répertorie plus de 800 compagnies aériennes et 600 000 hôtels afin de faciliter la réservation et le contrôle des voyages pour les entreprises.
Avec WeGoPro, vous pouvez suivre les dépenses de toute l'entreprise en temps réel sur un seul tableau de bord. Il vous permet également de réaliser la maintenance des contrevenants fréquents à la politique de déplacement et aux règles de conformité.
Les meilleures fonctionnalités de WeGoPro
- Gagnez des heures de travail administratif manuel et accélérez les remboursements grâce à l'automatisation de la création de rapports de dépenses.
- Gérez les dépenses multidevises grâce à des taux de change instantanés afin de gérer les dépenses de l'entreprise internationale sans aucun retard.
- Obtenez des informations basées sur les données grâce à une vue consolidée de vos dépenses, par catégorie de dépenses ou par service, en un seul endroit.
- Suivez en temps réel les données des voyageurs d'affaires et garantissez leur sécurité et une assistance immédiate grâce à des cartes interactives.
Limitations de WeGoPro
- Il offre des options d'hébergement limitées par rapport à d'autres plateformes de gestion des voyages.
- Des prix plus élevés par réservation peuvent avoir un impact sur le budget voyage, en particulier pour les petites entreprises.
Tarifs WeGoPro
- Standard : 10 $/réservation
- Premium : contactez-nous pour connaître les tarifs
- Dépenses : 5 $/mois par utilisateur
Évaluations et avis WeGoPro
- G2 : 4,4 /5 (12 avis)
- Capterra : 4,3/5 (18 avis)
4. Expensify
Expensify est une application de gestion des dépenses qui permet le suivi d’un nombre illimité de reçus. Sa fonctionnalité SmartScan numérise tous les reçus en un seul clic et les télécharge automatiquement sur le tableau de bord.
Vous pouvez synchroniser Expensify avec des logiciels de comptabilité d'entreprise, de ressources humaines et de gestion des déplacements afin de regrouper toutes les données, ce qui facilite les processus d'audit financier.
Les meilleures fonctionnalités d'Expensify
- Capturez tous vos reçus en un seul clic avec SmartScan pour importer automatiquement vos dépenses et obtenir des remboursements rapides.
- Bénéficiez d'une remise en argent pouvant atteindre 2 % sur les cartes Expensify pour les transactions supérieures à 250 000 $.
- Créez des règles de dépenses pour classer automatiquement les paiements récurrents.
Limites d'Expensify
- Soumettre des notes de frais distinctes pour les cartes personnelles et professionnelles peut être fastidieux pour les employés.
- Les fréquents dysfonctionnements dans le processus de numérisation des reçus nécessitent un effort manuel pour soumettre les notes de frais.
Tarifs Expensify
- Collect : 5 $/mois par utilisateur, facturé annuellement
- Control : 9 $/mois par utilisateur, facturé annuellement
Évaluations et avis sur Expensify
- G2 : 4,5/5 (plus de 5 100 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 1 000 avis)
5. Navan
Navan est un logiciel d'automatisation de la gestion des dépenses qui recueille les détails des dépenses professionnelles à partir des reçus des employés et des dépenses liées aux cartes de visite. Les entreprises peuvent limiter l'utilisation des cartes afin d'éviter les dépenses excessives de la part des employés.
Vous pouvez utiliser Navan pour rembourser les dépenses personnelles des voyageurs d'affaires dans 45 pays et 25 devises. De plus, Navan Rewards permet aux employés de gagner des récompenses sur leurs voyages.
Les meilleures fonctionnalités de Navan
- Suivez les dépenses de déplacement de vos employés grâce à des rapports et des analyses avancés sur les dépenses.
- Obtenez des données en temps réel sur les émissions de carbone afin de suivre vos objectifs en matière de voyages durables.
Limitations de Navan
- L'équipe d'assistance pourrait mettre plus de temps que d'habitude à répondre à vos demandes d'assistance.
- L'absence d'assistance GPS hors ligne rend difficile l'enregistrement des déplacements lorsque les employés se rendent dans un autre pays sans carte SIM internationale.
Tarifs Navan
- Croissance : Gratuit
- Professionnel : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Navan
- G2 : 4,7/5 (plus de 7 500 avis)
- Capterra : 4,6/5 (176 avis)
6. Happay
Happay est une plateforme complète de gestion des déplacements et des dépenses. Elle propose différentes solutions de gestion des dépenses pour divers cas d'utilisation, telles que l'outil Self Booking Tool (SBT) pour réserver des billets de voyage et des hôtels à des fins d'entreprise, et Xpendite pour suivre automatiquement les dépenses provenant de plus de six sources.
Sa solution d'audit intelligente aide les responsables à identifier et à signaler les violations de la politique de déplacement par les employés. Les analyses intelligentes de Happay offrent des informations précieuses sur les habitudes de dépenses des employés, permettant un meilleur contrôle des dépenses de l'entreprise.
De plus, son intégration transparente avec les systèmes comptables en fait la solution ultime pour une gestion financière efficace.
Les meilleures fonctionnalités de Happay
- Obtenez des rapports de dépenses 100 % précis à partir de plus de 6 sources avec Happay Xpendite.
- Détectez les reçus en double et les violations de politique à l'aide de SmartAudit pour garantir la conformité.
- Gérez vos déplacements et vos dépenses où que vous soyez grâce à l'application mobile Happay, qui offre toutes les fonctionnalités du site web.
- Obtenez des informations en temps réel sur les déplacements et les dépenses grâce à DeepAnalyze afin de prendre des décisions éclairées.
Limitations de Happay
- Cela peut prendre beaucoup de temps et entraîner des rapports erronés.
- Il peut être difficile de gérer des dépenses qui impliquent plusieurs catégories de dépenses, projets et devises.
Tarifs Happay
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Happay
- G2 : 4,5/5 (305 avis)
- Capterra : 4,6/5 (829 avis)
7. Emburse Certify
Emburse est un autre logiciel de gestion des dépenses très populaire qui permet de créer, soumettre et approuver des dépenses. Il fournit également un système de gestion des voyages et des dépenses qui rationalise la planification des voyages, la conformité aux politiques, l'enregistrement des dépenses et la collecte des informations relatives aux visas et à la santé des voyageurs.
Vous pouvez définir des pré-approbations pour les frais de déplacement afin de mieux contrôler les coûts. Cela élimine également les tâches manuelles telles que la soumission d'un rapport de dépenses ou d'un reçu physique.
Les meilleures fonctionnalités d'Emburse Certify
- Planifiez la création automatique de rapports de dépenses avec ReportExecutive pour éviter la tâche fastidieuse de la création manuelle de rapports.
- Détectez les infractions et les doublons à l'aide d'Embrace Audit pour un processus transparent de remboursement et de gestion des dépenses.
- Élimine les goulots d'étranglement dans les flux de trésorerie en fournissant une pré-approbation des programmes de voyage.
- Améliorez la prise de décisions financières en analysant les dépenses et les habitudes de consommation.
Limitations d'Emburse Certify
- Son interface utilisateur complexe rend la navigation dans l'application difficile pour les utilisateurs.
- Il offre des fonctionnalités d'intégration limitées.
Tarifs Emburse Certify
- Certify Now : 12 $/mois par utilisateur
- Professionnel : tarification personnalisée
Découvrez les évaluations et avis sur Certify
- G2 : 4,5/5 (2035 avis)
- Capterra : 4,7/5 (1279 avis)
8. SAP Concur
SAP Concur propose une solution groupée pour la gestion des dépenses, des déplacements et des factures. Elle assure la connexion des frais de déplacement et de la facturation des employés dans un système unique afin d'offrir une meilleure visibilité sur les transactions et de garantir la conformité.
Les meilleures fonctionnalités de SAP Concur
- Automatisez votre système de gestion des dépenses avec Concur et accélérez le traitement des remboursements.
- Analysez les données et les informations issues des dépenses de l'entreprise et des échéanciers de règlement des factures grâce à des tableaux de bord complets.
- Simplifiez les détails des voyages d'affaires en regroupant les déplacements, les voyageurs et les itinéraires en un seul endroit avec Concur Travel.
- Effectuez l'automatisation du traitement des comptes fournisseurs afin de réduire les risques potentiels de fraude et de non-conformité.
Limites de SAP Concur
- Impossibilité d'afficher les rapports de dépenses datant de plus de 90 jours
- Le délai de traitement des tickets d'assistance est long.
Tarifs SAP Concur
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur SAP Concur
- G2 : 4,0/5 (plus de 6 000 avis)
- Capterra : 4,3/5 (2030 avis)
9. TravelBank
TravelBank est une autre solution complète pour la gestion des cartes, le suivi des dépenses et la gestion des voyages. Avec TravelBank, vous pouvez soumettre des rapports de dépenses numériques, réaliser l'automatisation des approbations, optimiser les dépenses de voyage, rapprocher les transactions par carte d'entreprise et obtenir une meilleure visibilité des données.
Les meilleures fonctionnalités de TravelBank
- Surveillez l'allocation et les dépenses des fonds afin de contrôler les dépenses de l'entreprise.
- Prévoyez vos dépenses futures et planifiez votre budget voyage en conséquence.
- Intégrez toutes les cartes de voyage virtuelles de votre entreprise et synchronisez automatiquement les transactions dans la plateforme de gestion des dépenses TravelBank.
Limites de TravelBank
- Il peut être difficile de modifier vos réservations.
- L'outil de numérisation capture parfois des informations erronées à partir des reçus téléchargés.
Tarifs TravelBank
- Déplacements : 25 $/mois par utilisateur
- Dépenses : 10 $/mois par utilisateur
- Travel and Expense : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur TravelBank
- G2 : 4,5/5 (333 avis)
- Capterra : 4,7/5 (226 avis)
10. Zoho Expense
Zoho Expense est un outil de gestion des déplacements et des dépenses destiné aux entreprises, qui permet d'automatiser les rapports de dépenses et de simplifier la réservation des voyages d'affaires. Il analyse également automatiquement les transactions effectuées avec des cartes de crédit et des cartes d'entreprise à l'aide des reçus, pour un meilleur rapprochement. Vous pouvez également définir des indemnités journalières pour les employés de différentes régions.
Les meilleures fonctionnalités de Zoho Expense
- Bénéficiez d'une vue d'ensemble complète des demandes de déplacement de vos employés grâce à des analyses instantanées et des tableaux de bord intuitifs.
- Automatisez le suivi du kilométrage sans compromettre la sécurité des données.
- Améliorez l'audit des dépenses et le contrôle des fraudes afin de ne plus avoir à vérifier manuellement chaque transaction.
- Simplifiez le suivi des reçus d’entreprise grâce à la numérisation automatique avancée dans plus de 14 langues.
Limites de Zoho Expense
- De légères divergences dans la fonctionnalité de reconnaissance des reçus entraînent une inefficacité dans la création des rapports de dépenses.
- Ses intégrations sont limitées.
Tarifs de Zoho Expense
- Free
- Standard : 4 $/mois par utilisateur, facturé annuellement
- Premium : 6 $/mois par utilisateur, facturé annuellement
- Personnalisé : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Zoho Expense
- G2 : 4,5/5 (plus de 1 100 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 900 avis)
Autres outils de gestion des déplacements
Les logiciels de gestion des déplacements et des dépenses peuvent vous aider au suivi des dépassements de budget et des violations des politiques. Cependant, pour éviter les dépenses excessives, vous devez planifier vos déplacements de manière stratégique. Essayez ClickUp, une plateforme tout-en-un pour créer des plans de déplacement intelligents.
ClickUp
Avec ClickUp, vous pouvez créer des plans de voyage personnels ou professionnels détaillés à moindre coût. Il s'agit d'un outil de voyage tout-en-un destiné aux gestionnaires de voyages et aux particuliers. Commencez par planifier votre budget. Pour cela, vous n'avez pas besoin d'un outil de comptabilité basé sur l'IA. Utilisez Docs de ClickUp pour collaborer avec l'équipe chargée des voyages, discuter des budgets et créer des itinéraires.
Avec ClickUp for Finance, vous et votre équipe financière pouvez suivre les objectifs financiers de l'organisation et définir un budget de déplacement en conséquence.
Ensuite, vous aurez besoin de modèles d'itinéraires pour planifier un voyage d'affaires sans encombre.
ClickUp propose plusieurs modèles d'itinéraires adaptés à vos différents besoins en matière de voyage. Ces modèles vous aident à planifier plus efficacement et à gérer les changements de dernière minute dans votre programme.
Vous pouvez également simplifier la planification de vos voyages d'affaires ou personnels grâce au modèle de planificateur de voyage de ClickUp. Ce modèle vous aide au suivi de vos réservations de vols et d'hôtels et au partage de vos projets de voyage avec vos amis, votre famille ou vos collègues.
Maintenant que vous avez planifié votre voyage et votre budget, il est temps de créer un calendrier pour votre programme de voyage avec la vue Calendrier de ClickUp. Vous pouvez planifier toutes les activités du voyage, y compris les jours de repos et le temps de trajet.
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Il est essentiel de choisir le bon logiciel de gestion des déplacements et des dépenses pour garantir la conformité, maintenir la trésorerie et traiter rapidement les remboursements.
Cependant, ils manquent souvent de fonctionnalités de planification de voyages et proposent des forfaits de réservation coûteux.
ClickUp est la meilleure solution pour combler cette lacune. Combinez vos processus de gestion des déplacements et des dépenses avec ClickUp pour simplifier la planification et l'exécution des voyages d'affaires, ce qui aura pour résultat une meilleure gestion des dépenses.
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