Vous venez d'envoyer une invitation à une réunion via le calendrier, mais au moment où vous appuyez sur « envoyer », une pensée vous traverse l'esprit : Cela aurait-il pu être remplacé par un e-mail ?
Mais il y a aussi le revers de la médaille : votre boîte de réception déborde de messages qui auraient pu être effacés lors d'un bref discuter.
C'est un dilemme auquel nous avons tous été confrontés : quand organiser une réunion et quand se contenter d'envoyer un e-mail ?
Trouver le juste équilibre entre clarté, collaboration et efficacité revient souvent à choisir la bonne méthode de communication. Si vous vous trompez, vous risquez de perdre un temps précieux ou de provoquer des malentendus.
Dans cet article, nous allons explorer le débat séculaire entre réunion et e-mail. Nous vous aiderons à prendre des décisions plus judicieuses qui vous feront gagner du temps et amélioreront la collaboration au sein de votre équipe. 👥
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les réunions sont souvent une perte de temps et peuvent entraîner un épuisement professionnel en raison de leur inefficacité
- Certains scénarios se prêtent mieux à l'utilisation des e-mail : absence d'objectif clair, mises à jour informatives, commentaires simples et vérifications de routine
- Les réunions sont nécessaires lorsqu'il y a un ordre du jour précis ou un besoin de consolidation d'équipe, de prise de décision rapide, de discussions complexes ou de collaboration
- L'adoption d'une culture privilégiant les e-mail réduit la charge cognitive et augmente l'efficacité en offrant une flexibilité asynchrone et une traçabilité par fournisseur, prestataire
- Les stratégies pour privilégier les e-mail comprennent la redéfinition des politiques en matière de réunions, la formation des employés à la rédaction d'e-mail efficaces et l'utilisation de modèles
- Des outils tels que ClickUp améliorent la communication en intégrant la gestion des e-mails et des tâches, réduisant ainsi le besoin de réunions inutiles
Évaluer quand une réunion pourrait être remplacée par un e-mail
Les réunions sont souvent le moyen de communication privilégié, mais elles ne devraient pas être le choix par défaut. Des réunions excessives ou mal planifiées peuvent nuire à la productivité et perturber les flux de travail, contribuant à terme à l'épuisement professionnel.
Des études montrent que 72 % des réunions sont inefficaces et que 78 % des personnes interrogées se sentent submergées par le nombre de réunions auxquelles elles sont censées assister.
Cela entraîne inévitablement une perte de temps considérable qui pourrait être mieux utilisée pour du travail approfondi.
Obliger les employés à assister à des réunions inutiles fait perdre un temps de travail précieux et démotive les membres de l'équipe qui ont le sentiment que leur présence n'apporte aucune valeur.
Signes indiquant qu'une réunion pourrait être remplacée par un e-mail
Toutes les raisons de convoquer une réunion ne sont pas valables : un e-mail clair et bien rédigé peut souvent faire l'affaire tout aussi efficacement.
Voici quelques scénarios qui ne nécessitent pas forcément une réunion :
💌 Lorsque la réunion n'a pas d'objectif défini : les réunions sans agenda précis conduisent souvent à des discussions sans but et au syndrome de récupération des réunions. S'il n'y a pas d'objectifs réalisables, un e-mail est préférable
💌 Lorsque l'objectif est purement informatif : les mises à jour du projet ou les tâches achevées peuvent être partagées plus efficacement grâce à des résumés concis envoyés par e-mail que les membres de l'équipe peuvent consulter à leur convenance
💌 Lorsque les commentaires ne nécessitent pas de discussion : les commentaires écrits permettent aux destinataires de traiter les suggestions à leur propre rythme. À moins que les commentaires ne soient complexes ou sensibles, un e-mail détaillé peut être tout aussi efficace
💌 Lorsque les réunions récurrentes semblent redondantes : Les réunions hebdomadaires ou quotidiennes où il y a peu de choses à discuter peuvent être une perte de temps. Les mises à jour de routine sont souvent mieux adaptées aux e-mail
🧠 Anecdote : Le concept de réunion formelle remonte à la Grèce antique, où des forums étaient organisés pour discuter des affaires publiques et favoriser le partage d'idées.
Quand une réunion est nécessaire
Si les e-mails peuvent répondre à de nombreux besoins de communication au sein d'une équipe, certaines situations nécessitent véritablement une réunion en face à face pour plus de clarté et une action rapide.
Voici les circonstances clés qui justifient de réunir votre équipe :
- Lorsque vous avez un ordre du jour précis : Les réunions dont les objectifs et les résultats sont clairement définis, comme la finalisation d'une stratégie marketing ou la mise au point d'un échéancier de projet, tirent profit des discussions en temps réel
- Lorsqu'il s'agit de renforcer la cohésion de l'équipe : pour créer des liens et remonter le moral, il est nécessaire d'avoir davantage d'interactions en personne ou virtuelles. Des réunions quotidiennes, des célébrations ou des points réguliers permettent de renforcer les relations de travail
- Lorsque vous devez prendre une décision rapide : Les décisions urgentes sont mieux traitées lors de réunions, où les parties prenantes peuvent évaluer les options, peser les risques et parvenir rapidement à un accord
- Lorsque la discussion est complexe : Les sujets nuancés qui suscitent des points de vue contradictoires ou des changements stratégiques sont mieux abordés lors de réunions, où les questions peuvent trouver une réponse, les préoccupations être clarifiées et les prochaines étapes harmonisées
- Quand les sessions de collaboration et de brainstorming sont nécessaires : La résolution créative de problèmes et la génération d'idées s'épanouissent dans des paramètres interactifs, permettant des contributions spontanées difficiles à obtenir par e-mail
🔍 Le saviez-vous ? En 2022, on estime à 333 milliards le nombre d'e-mails envoyés et reçus chaque jour dans le monde. Ce chiffre est projeté à 392,5 milliards d'e-mails quotidiens d'ici 2026.
*évolution vers une culture privilégiant les e-mail
Adopter une culture privilégiant les e-mails ne signifie pas simplement supprimer les réunions. Cela contribue à créer un écosystème professionnel où la communication est ciblée et axée sur les objectifs.
Avantages des e-mail par rapport aux réunions
🤝 Flexibilité asynchrone
Les e-mails permettent aux membres de l'équipe de répondre quand cela convient à leur flux de travail, ce qui réduit la pression liée à l'interaction en temps réel.
Cela est particulièrement utile pour les équipes internationales travaillant sur différents fuseaux horaires.
📝 Documentation et traçabilité
Les e-mails servent de documentation écrite pour référence future, fournissant des précisions sur les tâches, les décisions et les validations.
Contrairement aux réunions, où les points clés peuvent être oubliés ou mal interprétés, les e-mails garantissent la responsabilité grâce à une trace écrite. Vous pouvez également utiliser des outils de rédaction d'e-mails pour réduire votre charge de travail.
⏰ Efficacité temporelle
Un e-mail bien rédigé prend souvent quelques minutes à rédiger, mais permet de gagner des heures de temps collectif qui auraient été consacrées à la coordination et à la participation à une réunion.
De plus, les équipes peuvent se concentrer sur un travail approfondi plutôt que sur des discussions inutiles.
🧘🏾♀️ Réduction de la charge cognitive
Les changements fréquents de contexte entre trop de réunions perturbent la concentration.
Une approche privilégiant les e-mail minimise les perturbations et permet aux membres de l'équipe de consacrer leur énergie mentale à achever les tâches.
Stratégies pour adopter une approche privilégiant les e-mails plutôt que les réunions
Voyons maintenant comment vous pouvez adopter cette approche. 👇
- Redéfinissez les politiques relatives aux réunions : établissez des directives claires sur les cas où les réunions sont nécessaires et ceux où l'e-mail est le canal de communication privilégié. Par exemple, imposez des ordres du jour et des documents à fournir avant la réunion afin de décourager les discussions inutiles
- *formez vos employés à rédiger des e-mails efficaces : une mauvaise gestion de projet et une communication insuffisante par e-mail entraînent souvent des réunions inutiles. Aidez les membres de votre équipe à rédiger des e-mails concis et concrets, avec des objets clairs, afin de réduire les échanges de clarifications
- tirez parti des modèles et de l'automatisation : *Standardisez les communications courantes à l'aide de modèles d'e-mail pour les mises à jour de statut ou les comptes rendus de réunion. De plus, automatisez les rappels pour éviter les suivis de réunion
- Adoptez une « règle des 24 heures » pour les demandes de réunion : demandez aux membres de l'équipe d'essayer de résoudre les problèmes par e-mail ou à l'aide d'outils asynchrones pendant au moins 24 heures avant de demander une réunion. Cela encourage une communication réfléchie et proactive
- suivez les résultats de la communication : *Évaluez régulièrement si les tâches sont achevées efficacement en utilisant l'approche « e-mail d'abord ». Si des problèmes surviennent, déterminez si une réunion aurait permis d'améliorer la clarté ou la coordination
🔍 Le saviez-vous ? Les directives relatives aux réunions « deux pizzas » stipulent que les réunions productives ne doivent pas compter plus de participants que le nombre de personnes pouvant être nourries par deux pizzas. Et oui, cette règle est souvent attribuée à Jeff Bezos, fondateur d'Amazon.
Outils pour améliorer la communication
Pour trouver le juste équilibre entre travail d'équipe et efficacité, vous avez besoin d'outils de communication professionnels qui facilitent et optimisent la communication. L'objectif est de trouver une plateforme qui vous aide à mieux gérer vos e-mails tout en réduisant au minimum le nombre de réunions.
L'un de ces outils est ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail.
Considérez-le comme votre hub tout-en-un où les tâches, les e-mails et les discussions d'équipe se rejoignent.
Vous avez besoin d'attribuer des tâches ? Terminé. Vous souhaitez suivre l'avancement d'un projet ? Facile. Vous cherchez à maintenir une communication écrite claire sans interminables fil d'e-mail ou réunions ? ClickUp est là pour vous aider.
Examinons de plus près les fonctionnalités de ClickUp. ✅
*gestion de projet par e-mail ClickUp
ClickUp e-mail gestion de projet facilite considérablement la gestion de la communication et des tâches.
Au lieu de passer constamment de votre client de messagerie à ClickUp, vous pouvez envoyer, recevoir et suivre vos e-mails directement depuis votre environnement de travail ClickUp. Cela s'inscrit parfaitement dans une approche axée sur les e-mails, où vous souhaitez rester efficace et organisé sans avoir à recourir à des réunions pour chaque petite mise à jour.
Par exemple, si vous devez envoyer une mise à jour à un client, demander un retour d'information ou poser une question rapide sur un projet, vous pouvez le faire à partir de la tâche elle-même.
J'appuie sur un bouton et les e-mails sont envoyés, tout est simplifié et il suffit d'appuyer sur un bouton ou de sélectionner une option pour que tous les processus nécessaires soient terminés, simplifiant ainsi même les tâches les plus intimidantes.
J'appuie sur un bouton et les e-mails sont envoyés, tout est simplifié et il suffit d'appuyer sur un bouton ou de sélectionner une option pour que tous les processus nécessaires soient terminés, simplifiant ainsi même les tâches les plus intimidantes.
Plus besoin de consulter votre boîte de réception, de rédiger un e-mail, puis de revenir sur ClickUp pour mettre à jour la tâche. Tout reste au même endroit.
L'une des fonctionnalités les plus utiles consiste à transformer les e-mails entrants en tâches ClickUp. Lorsque vous recevez une mise à jour de projet ou un élément nécessitant une attention immédiate, vous n'avez plus à vous soucier de copier-coller les détails.
Il suffit de convertir l'e-mail en tâche, de l'attribuer à la bonne personne et de fixer une date limite, directement à partir de l'e-mail lui-même.
🧠 Anecdote amusante : Le premier e-mail a été envoyé en 1971 par Ray Tomlinson à lui-même. Il disait quelque chose comme « QWERTYUIOP »
Intégrations ClickUp
Ensuite, intégrez tous les outils tiers existants grâce aux intégrations ClickUp. Il existe plus de 1 000 intégrations, notamment Zoom, Gmail, Outlook, Calendly et bien d'autres encore.
Les intégrations vous permettent d'importer les données des outils utilisés par votre équipe sans effort supplémentaire.
Nous avons mis en place l'intégration Outlook pour tous les membres de l'équipe afin qu'ils puissent transférer leurs tâches directement d'Outlook vers ClickUp. Cela a amélioré la visibilité entre les équipes et réduit le nombre de tâches perdues ou oubliées qui finissaient au fond de la boîte de réception.
Nous avons mis en place l'intégration Outlook pour tous les membres de l'équipe afin qu'ils puissent transférer leurs tâches directement d'Outlook vers ClickUp. Cela a amélioré la visibilité entre les équipes et réduit le nombre de tâches perdues ou oubliées qui finissaient au fond de la boîte de réception.
📖 À lire également : Comment choisir la fréquence de réunion adaptée à votre équipe
Réunions ClickUp
Parfois, les réunions sont tout simplement inévitables. Mais si vous devez en organiser une, ClickUp Réunions vous aide à la rendre aussi fluide et efficace que possible.
Lorsque vous planifiez une réunion, celle-ci est synchronisée avec la vue Calendrier de ClickUp, afin que tout le monde sache exactement quand et où elle aura lieu. Vous pouvez également lier la réunion à des tâches ou des projets spécifiques, afin de clarifier les points à discuter et de vous assurer de rester sur la bonne voie.
La vue Calendrier vous permet également de visualiser rapidement le planning de votre équipe (réunions, tâches et échéances) en un seul endroit.
Vous pouvez facilement ajuster les réunions ou les délais par un simple glisser-déposer et repérer rapidement tout conflit d'horaire potentiel. Il est ainsi plus facile d'équilibrer votre charge de travail et d'aligner vos réunions sur les priorités de votre équipe.
La préparation des réunions est également facile.
Vous pouvez établir un ordre du jour à l'avance dans ClickUp Docs afin que votre équipe sache à quoi s'attendre et puisse se préparer. Pendant la réunion, vous pouvez prendre des notes, attribuer des tâches et consigner les décisions en un seul endroit.
💡 Conseil de pro : pendant les réunions, asseyez-vous bien droit, les épaules en arrière, pour paraître confiant et impliqué. Ce langage corporel montre que vous participez activement à la discussion, ce qui vous rend plus accessible et plus investi.
Discuter ClickUp
Il arrive parfois que vous n'ayez besoin ni d'une réunion ni d'un e-mail, en particulier lorsque ClickUp Chat combine communication et gestion du travail.
Dans Discuter, vous pouvez @mentionner vos collègues, joindre des fichiers et lier directement les discussions aux tâches. Vous pouvez également créer des fils de discussion au sein d'une discussion afin de regrouper les discussions connexes, ce qui garantit une organisation optimale et une grande facilité de suivi.
Pour les discussions plus complexes, vous pouvez convertir un message pour discuter en tâche ou en commentaire sur une tâche en un seul clic.
Ici, les discussions, les tâches et les projets ne se contentent pas d'être connectés, ils convergent.
Modèles
Outre les fonctionnalités ci-dessus, ClickUp propose une multitude de modèles de forfaits de communication.
Par exemple, le modèle de matrice de communication et de réunion de l'équipe ClickUp simplifie la répartition des tâches liées à des projets spécifiques et énonce clairement les directives pour achever les tâches ou pour les pratiques de suivi. Mieux encore, vous pouvez organiser les discussions et repérer rapidement les inefficacités non traitées ou les points de discussion manqués.
De plus, le modèle de forfait de communication ClickUp fournit un guide facile à comprendre qui décrit le style et les règles de communication de votre marque, tant en interne qu'en externe.
C'est incroyable de voir tout le temps que nous avons gagné en réunions depuis que nous sommes passés à ClickUp. Ce qui nous prenait auparavant trois heures par semaine pour planifier des évènements et faire le point ne nous prend plus qu'un peu plus d'une heure. Les équipes concernées ont désormais plus de temps pour se concentrer sur des priorités marketing plus importantes.
C'est incroyable de voir tout le temps que nous avons gagné en réunions depuis que nous sommes passés à ClickUp. Ce qui nous prenait auparavant trois heures par semaine pour planifier des évènements et faire le point ne nous prend plus qu'un peu plus d'une heure. Les équipes concernées ont désormais plus de temps pour se concentrer sur des priorités marketing plus importantes.
Bonnes pratiques pour réduire au minimum les réunions
Soyons réalistes : les réunions peuvent parfois sembler être une perte de temps. Bien qu'elles soient essentielles pour certaines tâches, toutes les discussions ne doivent pas nécessairement se dérouler en face à face (ou virtuellement).
Réduire le nombre de réunions permet de libérer du temps pour un travail plus concentré et plus productif, mais comment trouver le juste équilibre ?
Explorons les bonnes pratiques pour réduire la fatigue liée aux réunions tout en restant en connexion et aligné avec votre équipe. 📅
🚫 Encouragez l'annulation des réunions inutiles
Parfois, il vaut mieux annuler les réunions qui n'apportent aucune valeur.
Si la réunion n'a pas d'objectif clair ni de résultat souhaité, pourquoi la programmer ?
Au lieu de réunir tout le monde pour une longue discussion, concentrez-vous sur ce qui est vraiment important. S'il s'agit d'un appel rapide ou d'une mise à jour qui pourrait facilement être partagée par discuter ou par e-mail, annulez la réunion et faites gagner du temps à tout le monde. En gardant votre équipe sur la même page sans réunions inutiles, vous l'aidez à rester productive et concentrée sur ses tâches principales.
📫 Préconisez les outils de communication asynchrones
Vous n'avez pas besoin d'organiser une réunion pour obtenir un retour immédiat ou faire avancer les choses.
Les outils asynchrones tels que les e-mails, les logiciels de gestion de projet, les plateformes de réunion virtuelles et les applications de messagerie permettent à votre équipe de collaborer et de réagir à son propre rythme, garantissant ainsi que tout le monde reste informé sans avoir à consacrer du temps à des réunions.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, rassemble toutes ces fonctions en un seul endroit. Vous pouvez suivre la progression, communiquer et gérer les tâches sans avoir à échanger des invitations pour planifier des réunions. Cette installation fonctionne parfaitement pour les mises à jour rapides ou les questions de suivi qui ne nécessitent pas de longues discussions.
📓Utilisez la documentation en libre-service
La documentation en libre-service permet aux équipes de gagner un temps considérable.
Lorsque toutes les informations nécessaires sont facilement accessibles, il n'est pas nécessaire d'organiser une réunion juste pour répondre à des questions basiques. Donnez à votre équipe les moyens de résoudre les problèmes de manière autonome et de trouver ce dont elle a besoin sans attendre une réponse ou une réunion de suivi.
De plus, une documentation claire et à jour permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde, ce qui minimise la confusion et évite les retours en arrière inutiles.
👍🏾 Donnez à votre équipe les moyens de décliner les invitations inutiles
Il est important de donner à votre équipe la liberté de décliner les invitations à des réunions qui ne nécessitent pas leur participation ou qui ont peu de chances d'aboutir au résultat souhaité.
Encouragez-les à évaluer si la réunion correspond à leurs priorités avant d'accepter l'invitation. Un e-mail peut être plus efficace si la réunion a pour seul but de faire le point ou de répondre à quelques questions.
Lorsque les membres d'une équipe se sentent habilités à refuser les réunions inutiles, ils restent concentrés sur leurs propres tâches et contribuent plus efficacement aux objectifs de l'équipe.
👀 Bonus : Découvrez l'impact des journées sans réunion sur la productivité de votre équipe.
Adoptez ClickUp comme gestionnaire complet de vos réunions et e-mails
En note, vous avez besoin d'un système qui respecte le temps et favorise la clarté. Avant tout, vous devez vous assurer que chaque chaîne de communication a un objectif clair.
Avec ClickUp, les équipes du monde entier passent des mises à jour asynchrones à la collaboration en temps réel. Ses fonctionnalités complètes de communication interne vous permettent de tout centraliser, de la gestion de projet et des tâches par e-mail à la documentation et à la planification.
Prêt à réduire le bruit et à améliorer votre productivité ? Inscrivez-vous à ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !