C'est la fin du mois et vous êtes face à une montagne de données d'inventaire qui doivent être organisées, suivies et faire l'objet de rapports. Votre feuille Microsoft Excel est ouverte, les cellules attendent d'être remplies.
Comment faire pour simplifier ce processus en quelques clics ?
Dans ce guide, nous vous montrerons comment gérer les stocks dans Excel. Nous verrons également comment une feuille de calcul Excel pour le suivi des stocks peut se comparer à des logiciels de gestion des stocks spécialisés logiciel de gestion des stocks afin que vous puissiez décider quel outil répond le mieux à vos besoins.
Comprendre les feuilles de calcul Excel pour l'inventaire
Que vous soyez à la tête d'une petite entreprise ou que vous supervisiez une vaste opération, vous devez savoir ce que vous avez en stock et ce qui est en train de s'épuiser.
Une gestion efficace des stocks est cruciale pour le bon fonctionnement de toute entreprise l'analyse de la chaîne de valeur . Et dans le monde entier, de nombreuses entreprises commencent le suivi des stocks de la manière la plus simple qui soit : à l'aide de feuilles de calcul Excel.
Pourquoi utiliser Excel pour la gestion des stocks
Les stocks désignent les marchandises et les matériaux qu'une entreprise détient en vue de leur revente ou de leur productivité. Il s'agit de marchandises que votre entreprise possède et qui n'attendent que d'être vendues ou transformées en quelque chose d'extraordinaire.
Si les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'un système de gestion des stocks spécialisé, il n'en va pas de même pour les petites entreprises logiciel de gestion des stocks pour le commerce électronique les petites entreprises peuvent tirer parti de la simplicité et de la souplesse d'Excel. Les feuilles de calcul Excel sont des outils polyvalents qui vous aident à suivre, gérer et analyser la valeur de votre inventaire.
Voici un bref aperçu des fonctionnalités spécifiques d'Excel qui en font un outil idéal pour un système de gestion des stocks :
Listes d'inventaire
Excel vous permet de maintenir des registres clairs et accessibles, vous aidant à suivre les niveaux de stock et les variations d'inventaire
Considérez-le comme votre armoire de classement numérique. Organisez les produits, les quantités et les détails de manière structurée. Ajustez manuellement les quantités et les détails des produits avec une relative facilité. Utilisez des formules, des listes déroulantes et des mises en forme conditionnelles pour accélérer votre travail.
Calculs automatisés
Avec Les formules d'Excel vous passerez moins de temps à vérifier les nombres et plus de temps à gérer votre entreprise. Vous n'avez pas besoin d'une calculatrice. Appliquez une fonction (formule), sélectionnez des cellules (valeurs) et appuyez sur la touche Entrée - c'est aussi simple que cela.
IA pour l'analyse
La fonctionnalité " Analyser les données " d'Excel repère les modèles, prédit les tendances et suggère des actions en fonction de vos données. C'est comme si vous aviez un mini data scientist sur votre feuille de paie !
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-253.png Analyser les données dans Excel : Comment gérer les stocks dans Excel /$$img/
via Excel
Modèles d'inventaire
Excel propose des modèles d'inventaire prêts à l'emploi avec des options structurées et personnalisables. Il suffit de remplir les informations et c'est parti.
Voici un exemple de modèle Excel de gestion d'inventaire.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-254-1400x615.png Modèle d'inventaire : Comment gérer les stocks dans Excel /$$$img/
via Excel
Excel Techniques de gestion des stocks
Bien qu'Excel ne soit pas une solution dédiée à la gestion des stocks, il offre des fonctionnalités puissantes qui peuvent vous aider à rester organisé et efficace. Voyons, étape par étape, comment créer une feuille de calcul d'inventaire dans Excel :
Étape 1 : Créer une feuille de calcul Excel pour l'inventaire
Ouvrez Excel et commencez par un classeur vierge. Un classeur est un fichier qui contient une ou plusieurs feuilles de calcul. Il suffit de lancer Excel, de cliquer sur Fichier, de sélectionner Nouveau et de choisir Cahier de travail vierge.
Vous disposez à présent d'un nouveau canevas pour construire votre outil de suivi des stocks.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-22-1400x875.gif Feuille de calcul Excel pour l'inventaire : Comment gérer les stocks dans Excel /$$img/
via Excel
Étape 2 : Ajouter les catégories de produits nécessaires sous forme de colonnes
Paramétrez des colonnes claires et faciles à parcourir pour votre inventaire. Libellez la première colonne comme Nom du produit ou Description de l'élément. Créez ensuite d'autres colonnes essentielles telles que SKU (Stock Keeping Unit), Niveaux de stock et Points de commande.
💡Pro Tip: Vous pouvez gagner du temps en utilisant l'une des fonctions intégrées d'Excel modèles d'inventaire intégrés à Excel .
Voici à quoi ressemble un inventaire type dans Excel :
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-255.png Inventaire dans Excel : Comment gérer les stocks dans Excel /$$$img/
via Excel Rendez votre feuille de calcul aussi informative et fonctionnelle que possible pour trier et filtrer rapidement vos données.
Étape 3 : Ajustez les quantités au fur et à mesure que vous réalisez des équipes commerciales
Une gestion précise des stocks est essentielle pour une le forfait de capacité . Vous devez déterminer avec précision les ressources, telles que le stock et le stockage, nécessaires pour répondre à la demande actuelle et future sans submerger vos opérations.
Au fur et à mesure que vous réalisez des équipes commerciales, tenez vos niveaux de stock à jour. Cela évite les ruptures de stock ainsi que la surcharge des ressources
Pour mettre à jour votre stock, recherchez l'élément dans votre feuille de calcul et ajustez la quantité dans la colonne appropriée. Vous pouvez utiliser des formules Excel simples pour calculer automatiquement les totaux et mettre en forme de manière conditionnelle les éléments dont le stock est faible, ce qui vous permet de garder le contrôle de votre inventaire et d'éviter les ruptures de stock.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-256.png Formules Excel : Comment gérer les stocks dans Excel /$$$img/
via Excel 💡Pro Tip : Si vous recherchez des fonctionnalités d'approvisionnement plus avancées, des outils tels que SAP Ariba et Coupa offrent une intégration transparente avec Excel. Ces outils logiciel de gestion des achats vous permettent de gérer les processus d'approvisionnement tels que le suivi des commandes et les mises à jour en masse.
Étape 4 : Examen et audit des données
Des examens et des audits réguliers de vos données d'inventaire sont essentiels pour garantir leur exactitude
Périodiquement, prenez le temps de recouper votre inventaire physique avec les nombres figurant dans votre feuille de calcul Excel. Recherchez les divergences, les informations obsolètes ou les données manquantes concernant vos stocks entrants et sortants.
Intégrer logiciel de logistique comme Oracle Transportation Management et Zoho Inventory peuvent rationaliser ce processus en alignant les données d'inventaire sur le suivi en temps réel.
Ces vérifications aident à maintenir l'exactitude des données et vous donnent un aperçu des tendances de votre inventaire, telles que les fluctuations des niveaux de stock ou les variations saisonnières de la demande. Ces tendances permettent de prévoir les besoins futurs, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle et réduit les coûts.
Éviter les pièges et les erreurs courantes
La gestion manuelle des stocks dans Excel est sujette aux erreurs. Les erreurs les plus courantes sont l'entrée incohérente des données, l'étiquetage erroné des produits et la négligence de la mise à jour des niveaux de stock. Ces erreurs sont importantes car elles peuvent résulter en un surstockage, des ruptures de stock et des rapports financiers inexacts.
N'oubliez pas que les le tristement célèbre incident de la baleine de Londres de JP Morgan ? En 2012, JP Morgan Chase a subi une perte vertigineuse de $$$a parce qu'un employé a copié des données incorrectes d'une feuille de calcul à une autre sans ajuster les formules. Des incidents de ce type soulignent l'importance de l'exactitude dans la gestion financière et la gestion des stocks.
Pour éviter ces écueils, suivez ces bonnes pratiques :
- Effacées les paramètres pour l'entrée des données, y compris les conventions d'appellation et les mises à jour
- **Formez tous les utilisateurs à une entrée cohérente des données
- Organisez régulièrement des sessions de remise à niveau pour traiter les nouvelles erreurs potentielles dues aux mises à jour
- Mettre en place un forfait d'urgence pour faire face aux erreurs involontaires. Il peut s'agir d'inviter, instructions à l'appui, à identifier l'erreur et à avertir l'équipe pour qu'elle corrige les divergences dans un délai stipulé
Après cela, procéder à un examen approfondi des données pour corriger les niveaux de stock et à une analyse des causes profondes afin d'éviter toute périodicité.
Avantages et inconvénients d'Excel pour la gestion des stocks
En matière de gestion des stocks, Excel est comme la vieille voiture de votre garage. Ce n'est peut-être pas le modèle le plus récent, mais il fait le travail, la plupart du temps.
Examinons les avantages de l'utilisation d'Excel pour tous vos processus de gestion des stocks.
- **Rentabilité : Excel est beaucoup plus rentable que la plupart des logiciels de gestion des stocks spécialisés
- **Visibilité des stocks : il est facile de paramétrer une feuille de calcul Excel qui vous affiche une vue d'ensemble des produits en stock, de ceux qui s'envolent des rayons et de ceux qui sont restés sur place depuis les soldes de l'année dernière
- Coordination multicanal: Excel peut servir de guichet unique pour votre inventaire, vous permettant de coordonner les niveaux de stock, que vous vendiez en ligne, en magasin ou les deux
Examinons maintenant quelques raisons pour lesquelles cette bonne vieille solution de gestion des stocks n'est pas toujours le héros que l'on attend d'elle.
- **L'absence de fonctionnalités d'automatisation intégrées dans Excel est une préoccupation majeure pour les utilisateurs contemporains
- Susceptibilité aux erreurs: Une mauvaise touche, et votre inventaire peut devenir incontrôlable plus vite que vous ne pouvez dire "annuler"
Logiciel de gestion d'inventaire vs. gestion d'inventaire Excel
Vous pouvez opter pour des alternatives spécialisées à Excel pour la gestion des stocks. Certaines, comme Google Sheets, sont assez connues ; d'autres sont plus spécialisées, comme Oracle NetSuite.
Les logiciels de gestion des stocks sont spécialement conçus pour aider les entreprises à suivre et à gérer leurs niveaux de stocks, leurs commandes, leurs ventes et leurs livraisons. Il automatise de nombreux processus manuels traditionnellement associés à la gestion des stocks, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle.
Les différences essentielles entre un logiciel de gestion des stocks spécialisé et un logiciel de gestion des stocks Excel sont rassemblées dans ce tableau :
| Les différences essentielles entre les logiciels spécialisés de gestion des stocks et la gestion des stocks Excel sont présentées dans ce tableau | ||
|---|---|---|
| Convivialité | Conçu spécifiquement pour les tâches d'inventaire, souvent avec des interfaces intuitives | Familier pour de nombreux utilisateurs mais pas optimisé pour la gestion d'inventaire |
| Automatisation - Niveau élevé d'automatisation pour l'entrée des données, les mises à jour et les rapports | ||
| Accès aux données en temps réel* Fournit un suivi et des mises à jour en temps réel des niveaux de stocks | ||
| Les données sont rapidement obsolètes car elles ne sont pas disponibles en temps réel | ||
| Intégrité des données - Plus de garanties contre la corruption des données et les erreurs - Plus de risques d'erreurs humaines en raison de l'entrée manuelle des données | ||
| Collaboration - Assistance à plusieurs utilisateurs avec contrôle d'accès et suivi des modifications - Fonctionnalités de collaboration limitées ; risque d'erreurs lorsque plusieurs utilisateurs modifient simultanément les données | ||
| Intégration | S'intègre de manière transparente à d'autres systèmes de l'entreprise (par ex. ERP, eCommerce) | Capacités d'intégration limitées ; nécessite souvent des transferts de données manuels |
| Coût | Implique généralement des frais d'abonnement ou de licence | Faible coût ou gratuit |
| Les outils de rapports avancés pour l'analyse prédictive et les perspectives d'avenir | ||
| Personnalisation* : hautement personnalisable pour s'adapter aux besoins et aux flux de travail spécifiques de l'entreprise ; options de personnalisation limitées ; repose principalement sur des modèles prédéfinis |
Comme vous pouvez le constater, les logiciels de gestion des stocks spécialisés offrent des avantages fonctionnels significatifs par rapport à Excel. Cela en fait un choix plus approprié pour les entreprises ayant des besoins complexes en matière d'inventaire. Le coût de ces logiciels est toutefois un sujet de préoccupation.
Et si vous pouviez obtenir le meilleur des deux mondes ? Une fonction robuste à un prix raisonnable ?
Choisir ClickUp pour la gestion des stocks ClickUp est une plateforme de gestion du travail personnalisable qui offre des fonctions de gestion de feuilles de calcul exceptionnelles et bien plus encore.
Les tableaux de bord personnalisables, les tâches automatisées et les notifications en temps réel aident à garder votre inventaire organisé. De plus, il offre une variété de fonctionnalités de gestion des stocks, telles que le stockage en toute sécurité de documents essentiels comme le Note de réception des marchandises (GRN) dans les tâches.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-611.png Les tableaux de bord ClickUp permettent de suivre l'évolution de votre inventaire /$$img/
Gardez le contrôle des données d'inventaire en temps réel avec les tableaux de bord de ClickUp
Il s'intègre à d'autres outils que vous utilisez souvent, facilite le suivi du temps et offre des options de rapports avancées. Et sa vaste bibliothèque de modèles vous décharge du travail de paramétrage de votre flux de travail.
Examinez de plus près certaines des solutions de gestion des stocks de ClickUp.
Automatisation et efficacité
ClickUp est une solution moderne et conviviale pour rationaliser votre processus de gestion des stocks.
Ses modèles de gestion des fournisseurs simplifient le processus de suivi des informations et des performances des fournisseurs. L'automatisation intégrée, telle que les tâches récurrentes et les déclencheurs de tâches, accélère la coordination et la gestion des fournisseurs simplifie la gestion des commandes .
Grâce à des fonctionnalités telles que le suivi automatique des stocks, les mises à jour en temps réel et les notifications de rupture de stock, ClickUp est comme un assistant personnel chargé de contrôler vos stocks.
Coût et flexibilité
Excel est une option très économique et pratique. Cependant, ces avantages ont un prix : la gestion de feuilles de calcul Excel complexes demande plus de temps et d'efforts à mesure que votre entreprise se développe.
ClickUp offre des options avancées pour un abonnement modique. (Bien entendu, ClickUp existe également en version gratuite à vie.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Custom-Fields-4.png Champs personnalisés de ClickUp /$$img/
Ajoutez des détails essentiels à l'aide des champs personnalisés ClickUp
Avec Champs personnalisés et plusieurs Affichages ClickUp avec ClickUp Views, vous avez la possibilité d'afficher vos informations comme vous le souhaitez.
Il est important de noter que vous pouvez également utiliser ClickUp pour vos autres besoins. Par exemple, l'outil de ClickUp logiciel de gestion des opérations peut aider votre entreprise en pleine croissance.
Évolutivité
ClickUp a été conçu dans un souci d'évolutivité. Que vous gériez les stocks d'une petite entreprise ou d'une grande entreprise, ClickUp peut évoluer avec vous.
Il traite efficacement de grands volumes de données et fournit des rapports et des analyses avancés grâce à des fonctions personnalisables Tableaux de bord ClickUp les tableaux de bord ClickUp vous permettent de prendre des décisions éclairées au fur et à mesure que votre entreprise évolue. Modèle de gestion des stocks de ClickUp peut être personnalisé en fonction de vos paramètres, ce qui facilite la mise en place et la gestion de votre inventaire avec un minimum d'efforts. Il est également facilement extensible.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-257.png Modèle de gestion des stocks de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-4395291&department=operations Télécharger ce modèle /$$cta/
Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :
- Champs personnalisés préconstruits pour le suivi des détails de l'inventaire tels que les descriptions des éléments, les niveaux de stock et les points de réapprovisionnement
- Vues Tableau, Liste et Calendrier pour la gestion des tâches d'inventaire et des plannings
- Dépendances et rappels de tâches pour assurer le réapprovisionnement et les vérifications d'inventaire en temps voulu
- Tableaux de bord personnalisables pour surveiller les indicateurs et les performances de l'inventaire
- Intégration avec d'autres outils comme Slack et l'e-mail pour une communication et des notifications rationalisées
- Des fonctionnalités de collaboration en temps réel qui permettent aux membres de l'équipe de mettre à jour les informations d'inventaire simultanément
- Automatisation simplifiée du flux de travail pour réduire les tâches manuelles et améliorer l'efficacité
Passage d'Excel à ClickUp pour la gestion des stocks
👀Faites-vous savoir: Selon une étude réalisée par Acuity Training environ 54 % des entreprises du monde entier utilisent Microsoft Excel, ce qui représente plus de 2 milliards d'utilisateurs dans le monde. Effacées, les applications Excel font quelque chose de bien. Il y a de fortes chances que vous l'ayez vous aussi utilisé.
Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez peut-être envisager une solution de gestion des stocks plus robuste, telle que ClickUp.
Êtes-vous prêt à passer à la vitesse supérieure ?
Si vous constatez que votre inventaire dépasse votre feuille de calcul, il est peut-être temps d'envisager une mise à niveau. Voici quelques signes :
- Si vous passez plus de temps à corriger des erreurs qu'à gérer vos stocks, l'absence d'automatisation avancée dans Excel pourrait vous freiner
- Au fur et à mesure que votre stock s'accroît, le suivi de tout dans Excel peut devenir insurmontable
- Si vous avez besoin de mises à jour en temps réel et d'automatisation, les processus manuels d'Excel peuvent vous ralentir
- Si plusieurs personnes sont impliquées dans la gestion des stocks, la coordination à l'aide d'une seule feuille de calcul peut devenir chaotique
Passage de la gestion d'inventaire Excel à ClickUp
Le passage d'Excel à ClickUp n'est pas forcément décourageant.
Commencez par migrer vos données existantes vers les tableaux de bord personnalisables de ClickUp. Ces tableaux de bord vous permettent de créer des listes dynamiques, de suivre les niveaux de stock et de gérer les commandes de plusieurs équipes commerciales en un seul endroit.
Voici une approche étape par étape :
Exportez vos données Excel
Commencez par exporter vos données d'inventaire d'Excel (au format XLSX, XLS ou CSV) et importez-les dans ClickUp.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-258.png Importer les données dans ClickUp /$$$img/
Importer des données de diverses sources dans ClickUp en quelques étapes faciles
Mettre en place des flux de travail personnalisés
Personnaliser Modèle d'inventaire de ClickUp pour s'adapter à vos processus d'inventaire, qu'il s'agisse de suivre les niveaux de stock, de gérer les commandes ou de paramétrer les alertes de réapprovisionnement.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUps-Inventory-Template.png Modèle d'inventaire de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-222258491&department=other Télécharger ce modèle /$$cta/
Avec le modèle d'inventaire de ClickUp, vous pouvez :
- Centraliser toutes vos données d'inventaire dans un environnement de travail rationalisé pour un accès et une gestion faciles
- Suivre efficacement les niveaux de stock, les ventes et les réapprovisionnements en temps réel, afin de ne jamais manquer d'éléments essentiels
- Automatiser les mises à jour et les rapports, afin de réduire les erreurs manuelles et de gagner du temps sur les audits d'inventaire
Pour optimiser votre gestion des stocks, améliorez ce modèle en ajoutant des statuts personnalisés tels que " En stock ", " Bas de stock " et " En rupture de stock " Vous pouvez également intégrer des champs personnalisés tels que "SKU", "Supplier", "Reorder Point" et "Last Ordered" pour organiser les informations vitales sur les stocks et afficher une vue d'ensemble de l'état de vos stocks.
Contrôler et ajuster
Une fois que votre système est opérationnel, surveillez ses performances et procédez aux ajustements nécessaires pour optimiser votre gestion des stocks.
Automatisation et rapports en temps réel dans la gestion des stocks
L'un des plus grands avantages du passage à ClickUp réside dans les fonctionnalités d'automatisation et de rapports en temps réel. Avec Automatisations ClickUp avec ClickUp Automatisation, vous pouvez automatiser la saisie et la mise à jour des données, ce qui réduit le risque d'erreur humaine et vous permet de consacrer plus de temps à des activités plus stratégiques.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Automatisation-Dashboard-Image-1400x970.png ClickUp Automatisation /$$$img/
Augmentez votre productivité avec les Automatisations dans ClickUp
Les rapports en temps réel de ClickUp vous permettent de générer des informations actualisées d'un simple clic sur un bouton, vous aidant ainsi à prendre rapidement des décisions éclairées.
Et nous avons gardé le meilleur pour la fin : ClickUp Brain .
ClickUp Brain est l'assistant IA intégré de ClickUp, entièrement intégré. Vous pouvez y accéder depuis n'importe quel endroit de la plateforme ClickUp. Voici comment l'exploiter :
- Posez-lui des questions (" Quel est le taux de rotation actuel de notre stock, et comment se situe-t-il par rapport à l'année dernière ? ")
- Générer des tableaux et des vues ("Montrez-moi un tableau de tous les éléments qui ont été en rupture de stock pendant la saison de Noël de l'année dernière et la demande actuelle pour ces éléments")
- Créer des rapports ("Rédigez un bref résumé des variations mensuelles du stock de chaussures cette année")
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-259.png ClickUp Brain : Comment gérer les stocks dans Excel /$$img/
Créer des rapports et des résumés à l'aide de ClickUp Brain
🎨Fun Fact : L'artiste japonais Tatsuo Horiuchi, âgé de 80 ans, crée de magnifiques peintures de la vie, des formes d'art et des paysages japonais... à l'aide de Microsoft Excel !
Automatisation de la gestion des stocks avec ClickUp
Un sage a dit un jour : "L'économie mondiale repose sur deux choses : le moteur à combustion interne et Microsoft Excel." En effet, Excel a gagné ses galons.
Excel peut aider les petites entreprises à améliorer leur gestion des stocks. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développera, vous saurez qu'il est temps d'abandonner votre système de gestion des stocks Excel.
ClickUp offre des solutions d'inventaire modernes et évolutives, avec automatisation, informations en temps réel et fonctionnalités astucieuses qu'une feuille de calcul Excel ne peut tout simplement pas égaler. Il est également livré avec de nombreuses autres solutions, telles que la documentation collaborative et le chat en temps réel, qui en font une application tout-en-un adaptée à tous les départements. Pour le professionnel de l'entreprise avant-gardiste, son évolutivité et sa flexibilité ne sont pas à négliger. Démarrez avec ClickUp dès aujourd'hui !