C'est la fin du mois, et vous vous retrouvez face à une montagne de données d'inventaire qui doivent être organisées, suivies et soumises à des rapports. Votre feuille Microsoft Excel est ouverte, les cellules attendent d'être remplies.
Comment simplifier ce processus en quelques clics seulement ?
Dans ce guide, nous vous montrerons comment gérer vos stocks dans Excel. Nous comparerons également une feuille de calcul Excel de suivi des stocks à un logiciel dédié à la gestion des stocks afin que vous puissiez choisir l'outil le mieux adapté à vos besoins.
⏰ Résumé en 60 secondes
La gestion des stocks peut être considérablement simplifiée grâce aux bons outils.
- Excel est une solution économique pour les petites entreprises qui souhaitent suivre et gérer leurs stocks.
- Les principales fonctionnalités comprennent des modèles personnalisables, des calculs d'automatisation et des analyses basées sur l'IA pour identifier les tendances.
- Pour assurer la maintenance des enregistrements précis dans Excel, il est nécessaire de procéder à des audits réguliers afin d'éviter les erreurs et les divergences.
- Les pièges courants dans la gestion des stocks dans Excel comprennent les entrées de données incohérentes et les erreurs manuelles.
- Les logiciels spécialisés dans la gestion des stocks offrent un suivi en temps réel, une automatisation et une intégrité des données améliorée.
- L'automatisation, les tableaux de bord personnalisables et les outils de rapports de ClickUp en font une solution idéale pour adapter la gestion des stocks à la croissance de votre entreprise.
Comprendre les feuilles de calcul Excel pour les stocks
Que vous dirigiez une petite entreprise ou supervisiez une vaste opération, vous devez savoir ce que vous avez en stock et ce qui commence à manquer.
⭐ Modèle présenté
La gestion des stocks de votre entreprise dans Excel devient un véritable casse-tête ? Simplifiez-vous la vie grâce au modèle gratuit de gestion des stocks de ClickUp.
Une gestion efficace des stocks est essentielle dans l'analyse de la chaîne de valeur de toute entreprise. Et partout dans le monde, de nombreuses entreprises commencent au suivi de leurs stocks de la manière la plus simple possible, à savoir à l'aide de feuilles de calcul Excel.
Pourquoi utiliser Excel pour la gestion des stocks ?
Les stocks désignent les biens et les matériaux qu'une entreprise détient à des fins de revente ou de production. Il s'agit de marchandises que votre entreprise possède et qui n'attendent qu'à être vendues ou transformées en quelque chose d'extraordinaire.
Alors que les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'un logiciel spécialisé dans la gestion des stocks pour le commerce électronique, les petites entreprises peuvent tirer parti de la simplicité et de la flexibilité d'Excel. Les feuilles de calcul Excel sont des outils polyvalents qui vous aident au suivi, à la gestion et à l'analyse de la valeur de vos stocks.
Voici un bref aperçu des fonctionnalités spécifiques d'Excel qui en font un outil idéal pour la gestion des stocks :
Listes d'inventaire
Excel vous permet de réaliser la maintenance des registres, les rendant clairs et accessibles, ce qui vous aide à suivre les niveaux de stock et les changements d'inventaire.
Considérez cela comme votre classeur numérique. Organisez les produits, les quantités et les détails de manière structurée. Ajustez manuellement les quantités et les détails des produits avec une relative facilité. Utilisez des formules, des menus déroulants et des formats conditionnels pour accélérer votre travail.
Calculs automatisés
Grâce aux formules Excel, vous passerez moins de temps à vérifier les nombres et plus de temps à gérer votre entreprise. Vous n'avez pas besoin de calculatrice. Appliquez une fonction (formule), sélectionnez les cellules (valeurs) et appuyez sur Entrée : c'est aussi simple que cela.
/IA au service de l'analyse
La fonctionnalité « Analyser les données » d'Excel identifie les tendances, prédit les évolutions et suggère des actions en fonction de vos données. C'est comme si vous aviez un mini data scientist à votre service !
Modèles d'inventaire
Excel propose des modèles de stocks prêts à l'emploi avec des options structurées et personnalisables. Il vous suffit de remplir les informations et vous êtes prêt à commencer.
Voici un exemple de modèle Excel pour la gestion des stocks.
Techniques de gestion des stocks dans Excel
Bien qu'Excel ne soit pas une solution dédiée à la gestion des stocks, il offre des fonctionnalités puissantes qui peuvent vous aider à rester organisé et efficace. Voyons, étape par étape, comment créer une feuille de calcul de stocks dans Excel :
Étape 1 : Créez une feuille de calcul Excel pour vos stocks
Ouvrez Excel et commencez avec un classeur vierge. Un classeur est un fichier qui contient une ou plusieurs feuilles de calcul. Il suffit de lancer Excel, de cliquer sur Fichier, de sélectionner Nouveau, puis de choisir Classeur vierge.
Vous disposez désormais d'une nouvelle toile vierge pour créer votre outil de suivi des stocks.
Étape 2 : Ajoutez les catégories de produits nécessaires sous forme de colonnes
Configurez des colonnes claires et faciles à parcourir pour votre inventaire. Libellez la première colonne « Nom du produit » ou « Description de l'élément ». Créez ensuite d'autres colonnes essentielles telles que « SKU » (unité de gestion des stocks), « Niveaux de stock » et « Points de réapprovisionnement ».
💡Conseil de pro : vous pouvez gagner du temps en utilisant l'un des modèles d'inventaire intégrés à Excel.
Voici à quoi ressemble un inventaire type dans Excel :
Rendez votre feuille de calcul aussi informative et fonctionnelle que possible afin de trier et filtrer rapidement vos données.
Étape 3 : Ajustez les quantités au fur et à mesure de vos ventes
Une gestion précise des stocks est essentielle à une planification efficace des capacités. Vous devez déterminer avec précision les ressources, telles que les stocks et le stockage, nécessaires pour répondre à la demande actuelle et future sans surcharger vos opérations.
Au fur et à mesure que votre équipe commerciale réalise des ventes, maintenez vos niveaux de stock à jour. Cela évite les ruptures de stock ainsi que la surcharge des ressources.
Pour mettre à jour votre stock, recherchez l'élément dans votre feuille de calcul et ajustez la quantité dans la colonne appropriée. Vous pouvez utiliser des formules Excel simples pour calculer automatiquement les totaux et appliquer un formatage conditionnel afin de mettre en évidence les éléments en rupture de stock, ce qui vous aide à garder le contrôle de votre inventaire et à éviter les ruptures de stock.
💡Conseil de pro : si vous recherchez des fonctionnalités d'approvisionnement plus avancées, des outils tels que SAP Ariba et Coupa offrent une intégration transparente avec Excel. Ces logiciels de gestion des achats vous permettent de gérer les processus d'approvisionnement tels que le suivi des commandes et les mises à jour groupées.
Étape 4 : Vérifiez et auditez les données
Il est essentiel de vérifier et d'auditer régulièrement vos données d'inventaire afin de garantir leur exactitude.
Pendant une période régulière, prenez le temps de vérifier votre inventaire physique par rapport aux nombres figurant dans votre feuille de calcul Excel. Recherchez les divergences, les informations obsolètes ou les données manquantes concernant vos entrées et sorties de stock.
L'intégration de logiciels logistiques tels qu'Oracle Transportation Management et Zoho Inventory peut rationaliser ce processus en alignant les données d'inventaire avec le suivi en temps réel.
Ces audits permettent de garantir l'exactitude des données et vous donnent un aperçu des tendances de vos stocks, telles que les fluctuations des niveaux de stock ou les variations saisonnières de la demande. Ces tendances permettent de prévoir les besoins futurs, ce qui améliore en fin de compte l'efficacité opérationnelle et réduit les coûts.
Éviter les pièges et les erreurs courants
La gestion manuelle des stocks dans Excel est sujette à des erreurs. Les pièges courants comprennent les entrées de données incohérentes, l'étiquetage erroné des produits et le fait de négliger la mise à jour des niveaux de stock. Ces erreurs sont importantes car elles peuvent entraîner des surstockages, des ruptures de stock et des rapports financiers inexacts.
Vous vous souvenez du tristement célèbre incident JP Morgan London Whale? En 2012, JP Morgan Chase a subi une perte colossale de 6 milliards de dollars parce qu'un employé a copié des données incorrectes d'une feuille de calcul à une autre sans ajuster les formules. Des incidents comme celui-ci soulignent l'importance de la précision dans la gestion financière et des stocks.
Pour éviter ces écueils, suivez ces bonnes pratiques :
- Définissez des directives claires pour la saisie des données, notamment les conventions de dénomination et les mises à jour.
- Formez tous les utilisateurs à l’entrée cohérente des données.
- Organisez régulièrement des sessions de remise à niveau pour traiter les nouvelles erreurs potentielles dues aux mises à jour.
- Mettez en place un plan d'urgence pour faire face aux erreurs involontaires. Cela peut impliquer d'identifier rapidement l'erreur et d'en informer l'équipe afin de corriger les anomalies dans un délai déterminé.
Ensuite, procédez à un examen approfondi des données afin de corriger les niveaux de stock et à une analyse des causes profondes afin d'éviter une période de répétition.
Avantages et inconvénients d'Excel pour la gestion des stocks
En matière de gestion des stocks, Excel est comme cette vieille voiture fiable qui se trouve dans votre garage. Ce n'est peut-être pas le dernier modèle, mais elle fait le travail, la plupart du temps.
Voyons quelques avantages liés à l'utilisation d'Excel pour tous vos processus de gestion des stocks.
- Rentabilité : Excel est beaucoup plus rentable que la plupart des logiciels dédiés à la gestion des stocks.
- Visibilité des stocks : il est facile de créer une feuille de calcul Excel qui vous affiche une vue d'ensemble de ce qui est en stock, de ce qui se vend comme des petits pains et de ce qui est resté sur les étagères depuis les soldes de l'année dernière.
- Coordination multicanal : Excel peut servir de guichet unique pour vos stocks, vous permettant de coordonner les niveaux de stock, que vous vendiez en ligne, en magasin ou les deux.
Examinons maintenant quelques raisons pour lesquelles cette bonne vieille solution de gestion des stocks n'est pas toujours à la hauteur de nos attentes.
- Manque d'automatisation : l'absence de fonctionnalités d'automatisation intégrées dans Excel est une préoccupation majeure pour les utilisateurs contemporains.
- Risque d'erreurs : une seule touche mal enfoncée, et votre inventaire peut devenir incontrôlable avant même que vous ayez le temps de dire « annuler ».
Logiciel de gestion des stocks ou gestion des stocks dans Excel ?
Vous pouvez opter pour des alternatives spécialisées à Excel pour la gestion des stocks. Certaines, comme Google Sheets, sont assez connues ; d'autres sont plus spécialisées, comme Oracle NetSuite.
Les logiciels de gestion des stocks sont spécialement conçus pour aider les entreprises à suivre et à gérer leurs niveaux de stocks, leurs commandes, leurs ventes et leurs livraisons. Ils automatisent de nombreux processus manuels traditionnellement associés à la gestion des stocks, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle.
Les différences essentielles entre un logiciel spécialisé dans la gestion des stocks et la gestion des stocks dans Excel sont répertoriées dans ce tableau :
| Aspect | Logiciel de gestion des stocks | Gestion des stocks dans Excel |
| Convivialité | Conçu spécialement pour les tâches liées aux stocks, souvent avec des interfaces intuitives. | Familier à de nombreux utilisateurs, mais non optimisé pour la gestion des stocks. |
| Automatisation | Haut niveau d'automatisation pour la saisie, la mise à jour et la création de rapports | Repose fortement sur la saisie manuelle |
| Accès aux données en temps réel | Fournit un suivi et des mises à jour en temps réel des niveaux de stock. | Ne dispose pas de fonctionnalités en temps réel, les données peuvent donc rapidement devenir obsolètes. |
| Évolutivité | S'adapte facilement à la croissance de votre entreprise et à l'augmentation de vos stocks | Évolutivité limitée ; inefficace pour les grands ensembles de données |
| Intégrité des données | Protections renforcées contre la corruption des données et les erreurs | Sujets aux erreurs humaines en raison de la saisie manuelle des entrées |
| Collaboration | Assistance pour plusieurs utilisateurs avec un accès contrôlé et un suivi des modifications. | Fonctionnalités de collaboration limitées ; sujet aux erreurs lorsque plusieurs utilisateurs effectuent simultanément des modifications en cours. |
| Intégration | S'intègre parfaitement à d'autres systèmes d'entreprise (par exemple, ERP, commerce électronique) | Capacités d'intégration limitées ; nécessite souvent des transferts de données manuels. |
| Coût | Implique généralement des frais d'abonnement ou de licence. | À faible coût ou gratuit |
| Rapports et analyses | Outils de rapports avancés pour l'analyse prédictive et les informations stratégiques | Fonctions de rapports basiques ; manque d'outils analytiques avancés |
| Personnalisation | Hautement personnalisable pour s'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise et à vos flux de travail | Options de personnalisation limitées ; repose principalement sur des modèles prédéfinis. |
Comme vous pouvez le constater, les logiciels spécialisés dans la gestion des stocks offrent des avantages fonctionnels significatifs par rapport à Excel. Cela en fait un choix plus adapté aux entreprises ayant des besoins complexes en matière de stocks. Leur coût reste toutefois un sujet de préoccupation.
Et si vous pouviez profiter du meilleur des deux mondes ? Des fonctions robustes à un prix raisonnable ?
Choisir ClickUp pour la gestion des stocks
ClickUp est une plateforme de gestion du travail personnalisable qui offre des fonctions exceptionnelles de gestion de feuilles de calcul et bien plus encore.
Des tableaux de bord personnalisables, des tâches d’automatisation et des notifications en temps réel vous aident à organiser vos stocks. De plus, il offre une variété de fonctionnalités de gestion des stocks, telles que le stockage sécurisé de documents essentiels comme les bons de réception de marchandises (GRN) dans les tâches.
Il s'intègre aux autres outils que vous utilisez souvent, facilite le suivi du temps et offre des options de rapports avancées. Et sa vaste bibliothèque de modèles vous évite d'avoir à configurer votre flux de travail.
Découvrez plus en détail certaines des solutions de gestion des stocks proposées par ClickUp.
Automatisation et efficacité
ClickUp est une solution moderne et conviviale qui vous permet de rationaliser votre processus de gestion des stocks.
Ses modèles de gestion des fournisseurs simplifient le processus de suivi des informations et des performances des fournisseurs. L'automatisation intégrée, telle que les tâches récurrentes et les déclencheurs de tâches, accélère la coordination des fournisseurs et simplifie la gestion des commandes.
Avec des fonctionnalités telles que le suivi automatique des stocks, les mises à jour en temps réel et les notifications de stocks faibles, ClickUp est comme un assistant personnel dédié à la gestion de vos stocks.
Coût et flexibilité
Excel est une option très économique et pratique. Cependant, ces avantages ont un coût : la gestion de feuilles de calcul Excel complexes demande plus de temps et d'efforts à mesure que votre entreprise se développe.
Par ailleurs, ClickUp propose des options avancées pour un abonnement modique. (Bien sûr, ClickUp existe également en version gratuite à vie.
Grâce aux champs personnalisés et aux multiples vues ClickUp, vous avez la possibilité d'afficher vos informations comme vous le souhaitez.
Il est important de noter que vous pouvez également utiliser ClickUp pour d'autres besoins. Par exemple, le logiciel de gestion des opérations de ClickUp peut aider votre entreprise en pleine croissance.
Évolutivité
ClickUp est conçu dans un souci d'évolutivité. Que vous gériez les stocks d'une petite entreprise ou d'une grande entreprise, ClickUp peut évoluer avec vous.
Il traite efficacement de grands volumes de données et fournit des rapports et des analyses avancés grâce à des tableaux de bord ClickUp personnalisables, vous aidant ainsi à prendre des décisions éclairées à mesure que votre entreprise évolue.
Le modèle de gestion des stocks de ClickUp peut être personnalisé en fonction de vos besoins, ce qui facilite la configuration et la gestion de vos stocks avec un minimum d'efforts. Il est également facilement évolutif.
Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :
- Champs personnalisés prédéfinis pour le suivi des détails des stocks, tels que les descriptions des éléments, les niveaux de stock et les points de réapprovisionnement.
- Des vues faciles à utiliser, notamment Liste, Calendrier et Tableau, pour gérer les tâches et les calendriers liés aux stocks.
- Dépendances entre les tâches et rappels pour garantir un réapprovisionnement et des vérifications des stocks en temps opportun.
- Tableaux de bord personnalisables pour surveiller les indicateurs et les performances des stocks
- Intégration avec d'autres outils tels que Slack et l'e-mail pour une communication et des notifications rationalisées.
- Fonctionnalités de collaboration en temps réel permettant aux membres de l'équipe de mettre à jour simultanément les informations relatives aux stocks.
- Automatisation simplifiée des flux de travail pour réduire les tâches manuelles et améliorer l'efficacité
Passer d'Excel à ClickUp pour la gestion des stocks
👀Le saviez-vous ? Selon une étude réalisée par Acuity Training, environ 54 % des entreprises dans le monde utilisent Microsoft Excel, ce qui représente plus de 2 milliards d'utilisateurs à l'échelle mondiale. Il est clair qu'Excel a quelque chose de particulier. Il y a de fortes chances que vous aussi, vous l'ayez déjà utilisé.
Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez peut-être envisager une solution de gestion des stocks plus robuste, telle que ClickUp.
Êtes-vous prêt à passer à la vitesse supérieure ?
Si vous constatez que votre inventaire dépasse les capacités de votre feuille de calcul, il est peut-être temps d'envisager une mise à niveau. Voici quelques signes qui ne trompent pas :
- Si vous passez plus de temps à corriger des erreurs qu'à gérer vos stocks, le manque d'automatisation avancée dans Excel pourrait vous freiner.
- À mesure que vos stocks augmentent, il peut devenir difficile de suivre tout ce qui se passe dans Excel.
- Si vous avez besoin de mises à jour en temps réel et d'automatisation, les processus manuels d'Excel peuvent vous ralentir.
- Si plusieurs personnes participent à la gestion des stocks, la coordination à l'aide d'une seule feuille de calcul peut devenir chaotique.
Passez de la gestion des stocks dans Excel à ClickUp.
Passer d'Excel à ClickUp n'est pas nécessairement une tâche ardue.
Commencez par migrer vos données existantes vers les tableaux de bord personnalisables de ClickUp. Ces tableaux de bord vous permettent de créer des listes dynamiques, de suivre les niveaux de stock et de gérer les commandes provenant de plusieurs canaux de vente en un seul endroit.
Voici une approche étape par étape :
Exportez vos données Excel
Commencez par exporter vos données d'inventaire depuis Excel (au format XLSX, XLS ou CSV) et importez-les dans ClickUp.
Configurez des flux de travail personnalisés
Personnalisez le modèle d'inventaire de ClickUp en fonction de vos processus d'inventaire, qu'il s'agisse du suivi des niveaux de stock, de la gestion des commandes ou de la configuration d'alertes de réapprovisionnement.
Grâce au modèle d'inventaire de ClickUp, vous pouvez :
- Centralisez toutes vos données d'inventaire dans un environnement de travail rationalisé pour faciliter l'accès et la gestion.
- Suivez efficacement les niveaux de stock, les ventes et les réapprovisionnements en temps réel, afin de ne jamais être à court d'éléments essentiels.
- Automatisez les mises à jour et les rapports, réduisez les erreurs manuelles et gagnez du temps sur les audits d'inventaire.
Pour optimiser la gestion de vos stocks, améliorez ce modèle en ajoutant des statuts personnalisés tels que « En stock », « Stock faible » et « Rupture de stock ». Vous pouvez également intégrer des champs personnalisés tels que « SKU », « Fournisseur », « Point de réapprovisionnement » et « Dernière commande » afin d'organiser les informations essentielles relatives à vos stocks et d'obtenir une vue d'ensemble de leur état.
Surveillez et ajustez
Une fois votre système opérationnel, surveillez ses performances et apportez les ajustements nécessaires pour optimiser la gestion de vos stocks.
Automatisation et rapports en temps réel dans la gestion des stocks
L'un des principaux avantages du passage à ClickUp réside dans ses fonctionnalités d'automatisation et de rapports en temps réel. Grâce à ClickUp Automations, vous pouvez automatiser la saisie et la mise à jour des données, ce qui réduit le risque d'erreur humaine et vous libère du temps pour vous consacrer à des activités plus stratégiques.
Les rapports en temps réel de ClickUp vous permettent de générer des informations actualisées en cliquant sur un bouton, vous aidant ainsi à prendre rapidement des décisions éclairées.
📮ClickUp Insight : 21 % des personnes interrogées souhaitent tirer parti de l'IA pour exceller professionnellement en l'appliquant aux réunions, aux e-mails et aux projets. Si la plupart des applications de messagerie électronique et des plateformes de gestion de projet intègrent l'IA comme fonctionnalité, celle-ci n'est pas toujours suffisamment fluide pour unifier les flux de travail entre les différents outils. Mais chez ClickUp, nous avons trouvé la solution !
Grâce aux fonctionnalités de gestion des réunions basées sur l'IA de ClickUp, vous pouvez facilement créer des éléments à l'ordre du jour, prendre des notes lors des réunions, créer et attribuer des tâches à partir des notes de réunion, transcrire des enregistrements, et bien plus encore, grâce à notre prise de notes IA et à ClickUp Brain. Gagnez jusqu'à 8 heures de réunion par semaine, tout comme nos clients chez Stanley Security !
Et nous avons gardé le meilleur pour la fin : ClickUp Brain.
ClickUp Brain est l'assistant IA intégré et entièrement intégré à ClickUp. Vous pouvez y accéder depuis n'importe où sur la plateforme ClickUp. Voici comment l'utiliser :
- Posez-lui des questions (« Quel est le taux de rotation actuel de nos stocks et comment se compare-t-il à celui de l'année dernière ? »)
- Générez des tableaux et des vues (« Montrez-moi un tableau de tous les éléments qui ont été en rupture de stock pendant la période de Noël de l'année dernière et la demande actuelle pour ces éléments »)
- Créer des rapports (« Rédigez un bref résumé des variations mensuelles des stocks de chaussures cette année »)
🎨Anecdote amusante : Tatsuo Horiuchi, un artiste japonais âgé de 80 ans, crée de magnifiques peintures représentant la vie, les formes d'art et les paysages japonais... à l'aide de Microsoft Excel !
Automatisez la gestion de vos stocks avec ClickUp
Un sage a dit un jour : « L'économie mondiale repose sur deux choses : le moteur à combustion interne et Microsoft Excel. » En effet, Excel a fait ses preuves.
Excel peut aider les petites entreprises à améliorer la gestion de leurs stocks. Mais à mesure que votre entreprise se développe, vous saurez qu'il est temps de passer à un système de gestion des stocks plus performant qu'Excel.
ClickUp offre des solutions de gestion des stocks modernes et évolutives, avec des fonctionnalités d'automatisation, des informations en temps réel et des fonctionnalités sophistiquées qu'un tableur Excel ne peut tout simplement pas égaler. Il propose également de nombreuses autres solutions, telles que la documentation collaborative et la possibilité de discuter en temps réel, qui en font une application tout-en-un adaptée à tous les services. Pour les professionnels avant-gardistes, son évolutivité et sa flexibilité ne doivent pas être négligées.