Aide-mémoire Excel [avec formules et astuces]

On vient de vous remettre une montagne de données à analyser. Vous devez donner un sens à tout cela, rapidement et clairement, et faire une présentation.

Vous commencez à ressentir la pression ? Ne vous inquiétez pas, Excel est là pour vous aider !

Excel peut simplifier un tas de choses, de la modélisation financière à l'échéancier d'un projet. Que vous soyez gestionnaire de projet ou que vous souhaitiez simplement donner un sens à vos finances, Excel peut améliorer votre productivité tout en rationalisant les tâches quotidiennes.

Grâce à notre aide-mémoire sur les formules Excel, vous pourrez travailler sur vos problèmes Excel plus rapidement que jamais. Prêt à commencer ?

Excel en bref

Dans les années 1980, les entreprises avaient du mal à répondre aux exigences d'un traitement plus rapide des données. Les comptables étaient dépassés par le traitement manuel des nombres.

Pour remédier à cette situation, Microsoft a mis au point le logiciel Excel tableur Excel en 1985 pour Macintosh et plus tard en 1987 pour Windows, visant à rationaliser l'analyse des données et à automatiser les calculs complexes.

Au fil du temps, il a évolué d'un logiciel générique de feuille de calcul autonome à un outil collaboratif basé sur le cloud [Microsoft 365] et est rapidement devenu indispensable, en particulier pour les professionnels tels que les gestionnaires de projet et les analystes de données.

À ce jour, Excel fait partie de l'offre groupée Microsoft 365 et ne peut pas être acheté en tant qu'outil autonome. Le plan personnel du forfait Microsoft 365 est proposé au prix de 6,99 $ par mois, tandis que les forfaits Enterprise ou Business démarrent entre 8,25 $ et 12,5 $ par utilisateur/mois. Bien entendu, le prix varie en fonction des fonctionnalités et des services que vous choisissez.

Cas d'utilisation d'Excel

Que vous souhaitiez organiser des informations et simplifier les tâches auxquelles vous êtes confronté chaque jour, calculer des nombres ou d'automatiser l'automatisation d'Excel pour effectuer des tâches répétitives, il peut tout faire.

Voici quelques cas d'utilisation puissants d'Excel que tout utilisateur d'Excel doit connaître. Ils décrivent comment vous pouvez utiliser Excel efficacement dans divers scénarios d'analyse de données. Explorons-les :

1. Analyse de données avec des tableaux croisés dynamiques

Vous avez une pile de données difficiles à assimiler ? Pas de problème !

Vous pouvez découper vos données en tranches et les présenter sous forme de graphiques pour leur donner un sens grâce aux tableaux croisés dynamiques dans Excel.

Supposons que vous soyez un enseignant qui a recueilli des données sur les résultats d'examens d'élèves dans plusieurs matières. Grâce aux tableaux croisés dynamiques, vous pouvez afficher les résultats de chaque élève dans différentes matières et les résultats de l'ensemble du groupe dans une matière donnée.

Vous pouvez ensuite représenter visuellement les résultats sous des formes telles que des diagrammes circulaires et des graphiques. Cela peut vous aider à voir les tendances dans les résultats de vos examens et à comprendre comment les élèves s'en sortent.

2. Modélisation financière à l'aide de formules

La gestion d'un budget, petit ou grand, peut être un défi, mais Excel peut vous aider.

Des fonctions simples comme =SUM pour additionner des chiffres aux fonctions comme =NPV pour calculer la valeur actuelle nette de vos actifs, les formules sont la clé d'une modélisation financière simplifiée. De plus, Excel peut vous aider à visualiser toutes vos données à l'aide de diagrammes, de graphiques et de schémas avancés.

3. Gestion des stocks avec mise en forme conditionnelle

Disons que vous êtes un fabricant de vêtements qui connaît une forte rotation des stocks. La gestion des niveaux de stock pour répondre à la demande du marché peut sembler insurmontable, mais ce n'est pas une fatalité. Avec Excel, vous pouvez créer un outil de suivi des stocks qui se met à jour automatiquement et affiche les résultats sur un tableau de bord.

En mettant en forme les données de manière conditionnelle, vous pouvez mettre en évidence les niveaux de stock en différentes couleurs : rouge pour les stocks faibles, jaune pour les stocks moyens et vert pour les stocks pleins. Vous affichez ainsi clairement les tendances de vos stocks, ce qui vous permet d'être toujours prêt à répondre à la demande.

4. Modèles Excel de gestion de projet

Vous menez un projet ? Gestion de projet avec Excel vous couvrent ! Vous pouvez facilement suivre les tâches, les délais, les affectations et les équipes sans perdre de vue la situation dans son ensemble.

Pour le lancement d'un produit, le diagramme de Gantt d'Excel et d'autres outils de gestion de projet sont utiles modèles de feuilles de calcul sont votre arme secrète. Ils permettent de planifier chaque phase, en affichant clairement les échéanciers, afin de rester sur la bonne voie et de gérer en douceur les changements de dernière minute.

Comment débuter avec Excel

Il est facile de commencer à utiliser Excel. Voici un guide rapide des fonctions les plus courantes que vous utiliserez :

Entrée de données de base

L'entrée de données avec Excel est simple, rapide et fiable. Tout simplement :

1. Ouvrir une nouvelle feuille de calcul
2. Saisir tous les nombres, textes ou dates dans des lignes et des colonnes
3. Mettre en forme la feuille de calcul selon les besoins

Création de diagrammes

Une fois que vous avez ajouté vos données, vous pouvez facilement les visualiser en une seule fois grâce aux étapes suivantes :

1. Mettez en surbrillance les données que vous souhaitez représenter graphiquement
2. Accédez à l'onglet Insérer
3. Sélectionnez Créer et choisissez parmi les diagrammes à barres, les diagrammes linéaires ou les diagrammes circulaires

Mettre en forme les cellules

Vous pouvez appliquer diverses options de mise en forme et modifier l'aspect de vos données.

Pour mettre en forme vos données :

1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en forme
2. Utilisez l'onglet Home pour mettre en forme les nombres, les dates ou les textes
3. Explorez les options telles que la mise en forme générale ou conditionnelle pour personnaliser l'affichage de vos données

Utiliser les modèles Excel

Excel propose des modèles préconçus pour tout. Pour trouver un modèle adapté à vos besoins en matière de gestion de projet, d'établissement de budget ou autre, il vous suffit de.. :

1. Naviguer vers l'onglet Accueil
2. Cliquer sur Nouveau
3. Faites défiler vers le bas pour trouver des modèles pertinents pour la budgétisation, le suivi, les diagrammes, les calendriers, les listes et tout le reste

Maintenant que vous connaissez les bases, regardons notre antisèche sur les formules Excel.

Exemples de formules Excel

Voici une aide-mémoire de référence rapide sur les formules Excel contenant 20 fonctions Excel. Celles-ci vont des fonctions mathématiques de base aux fonctions de recherche avancées, en passant par les fonctions de texte et les conditions logiques. La plupart d'entre elles travaillent sur une ou plusieurs feuilles de calcul.

Note : A1, A10, B1, etc. sont des références de cellule : A1 fait référence à la cellule de la colonne A et de la ligne 1, B10 fait référence à la cellule de la colonne B et de la ligne 10, et ainsi de suite

1. Additionner des nombres [SUM]

En tant que directeur commercial, vous avez besoin de suivre rapidement les totaux des ventes hebdomadaires. La formule SUM calcule et fournit instantanément le total de tous les chiffres de votre région de données actuelle [ligne ou colonne].

Formule :

\NSUM(A1:A10)

via Excel Toutes les équipes commerciales sont enregistrées dans l'intervalle de cellules allant de A1 à A10. la cellule 'A11' affiche la somme de toutes les équipes commerciales.

2. Trouver la moyenne [AVERAGE]

En tant que responsable de l'apprentissage et du développement, vous devez suivre les performances des classes. La formule AVERAGE est parfaite pour cela. Elle calcule rapidement la médiane de tous les scores, ce qui vous permet de savoir qui fait bien et qui ne fait pas bien.

Formule :

\NMOYENNE(B1:B20)

Les cellules sélectionnées dans l'intervalle de B1 à B20 enregistrent les notes des élèves. La cellule B21 affiche la moyenne de la classe.

3. Trouver la plus grande valeur \N[MAX\N]

Vous dirigez une équipe ? Utilisez la formule MAX pour mettre en évidence les nombres les plus élevés, qu'il s'agisse d'équipes commerciales, de jalons de projets ou de scores élevés. Il est ainsi plus facile de reconnaître les personnes les plus performantes et leurs efforts.

Formule :

\N=MAX(C1:C15)

L'intervalle de cellules de C1 à C15 contient les chiffres de vente de chaque personne. La cellule D2 affiche le montant le plus élevé.

4. Libellé avec logique conditionnelle [IF]

Pour les contrôles de qualité des produits, la fonction IF peut automatiquement libeller les éléments comme "Pass" ou "Fail" en fonction de leur score de qualité. C'est comme si vous disposiez d'un assistant de contrôle de la qualité qui ne manque jamais rien.

Formule :

\N-IF(D2>50, "Pass", "Fail")

La colonne D enregistre la qualité du produit et la colonne F indique les produits qui passent le contrôle. La condition pour qu'un produit passe le contrôle est que la note obtenue soit supérieure à $$$a.

5. Somme conditionnelle [SUMIF]

Vous essayez de maîtriser vos dépenses ? Utilisez la formule SUMIF pour additionner tous les coûts dépassant un montant spécifique, par exemple 100$$. Cela vous permet de contrôler facilement les dépassements de votre budget.

Formule :

\N=SUMIF(B2:B11, ">100")

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-3.png Somme conditionnelle [SUMIF\N] : Aide-mémoire excel /$$img/

L'intervalle de cellules de B2 à B10 enregistre les montants des dépenses. La cellule B12 indique le montant total du dépassement de votre budget.

6. Compter les cellules non vides \N[COUNTA\N]

Vous organisez un évènement ? La fonction COUNTA vous aide à compter le nombre de personnes qui ont répondu à l'invitation, ce qui vous permet d'obtenir un décompte instantané sans avoir à trier les réponses à plusieurs reprises.

Formule :

\N=COUNTA(B2:B21)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-4.png Comptage des cellules non vierges \N[COUNTA] /%img/

La colonne 'B' indique les invités qui ont confirmé leur présence et la cellule B2 indique le nombre de participants.

7. Recherche verticale de données \N[VLOOKUP]

Vous gérez des stocks ou des données sur les produits ? Utilisez VLOOKUP pour trouver des détails spécifiques, comme les prix, en tapant simplement le nom du produit. Plus besoin de faire défiler les pages, les résultats sont rapides et précis.

Formule :

\NVLOOKUP("Produit1", A1:C10, 2, FALSE)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-5.png Rechercher des données verticalement \N[VLOOKUP\N] : feuille de calcul excel /%img/

Les dix premières cellules des colonnes A à C contiennent des informations sur tous vos produits. La cellule A13 affiche le prix du produit A.

8. Recherche horizontale de données [HLOOKUP]

Besoin de suivre des données horizontalement ? Utilisez HLOOKUP pour extraire des données sur les ventes, les performances ou toute autre donnée de votre tableau sur plusieurs lignes, ce qui permet de les comparer et de les analyser facilement.

Formule :

\N=HLOOKUP("Ventes", A1:F5, 3, TRUE)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-6.png Rechercher des données horizontalement \N[HLOOKUP\N] : feuille de calcul excel /$$img/

Les cinq premières cellules des colonnes A à F contiennent des informations sur toutes les équipes commerciales des différentes régions. La cellule A8 affiche le total des équipes commerciales de la région Nord.

9. Concaténation de texte [CONCATENATE\N-]

Vous avez téléchargé une liste avec des noms fractionnés ? La formule CONCATENATE permet de combiner le prénom, le second prénom et le nom de famille dans une seule cellule. Cette formule peut également être utilisée pour combiner d'autres données textuelles, telles que des adresses.

Formule :

\N=CONCATENATE(" ", A2, " ", B2, " ",C2)

Ici, les cellules A2 à C2 contiennent le prénom, le nom et le prénom du premier client. La cellule D2 affiche leur nom complet, combiné.

10. Calcul des pourcentages

Vous souhaitez suivre la progression d'un projet ? Utilisez Excel pour calculer le pourcentage de tâches achevées.

Formule :

\N=A2/B2\N*100

Ici, la cellule B2 contient les valeurs des flux de trésorerie, et la VAN est calculée avec une réduction de 5 %, affichée dans la colonne C.

12. Arrondir les nombres \N- [ROUND\N]

En tant que comptable agréé, la fonction ROUND garantit la clarté et la précision de vos chiffres financiers en arrondissant les nombres à la deuxième décimale, ce qui permet d'obtenir des rapports nets et professionnels.

Formule :

\N-ROUND(A2, 2)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-10.png Arrondir les nombres \N[ROUND] /%img/

La colonne A contient les valeurs à arrondir et la colonne B affiche les valeurs arrondies à deux décimales.

13. Calcul de la valeur future [FV]

Après avoir calculé la valeur actuelle de vos investissements, utilisez la formule de la valeur future pour estimer la croissance de vos investissements dans le temps. Cette formule est idéale pour prévoir les rendements à long terme.

Formule :

\N=FV(0,04, 10, -1000, 0)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-11.png Calcul de la valeur future [FV] /%img/

Cette formule vous aide à estimer la valeur d'un investissement annuel de $$$a dans 10 ans avec un rendement de 4%.

14. Recherche de doublons \N[COUNTIF\N]

Vous gérez une importante base de données d'e-mails ? La formule COUNTIF trouve et supprime les doublons pour que votre liste de diffusion soit bien ordonnée et que personne ne reçoive plusieurs e-mails.

Formule :

=_COUNTIF=COUNTIF(A$2, A2)>=1

Cette formule renverra TRUE pour les cellules qui ont des doublons et FALSE pour les entrées uniques. Vous pouvez ensuite filtrer ou trier sur la base de cette colonne pour nettoyer efficacement votre liste d'e-mails.

15. Mise à jour des feuilles en fonction des dates [AUJOURD'HUI]

Vous gérez plusieurs feuilles ? Utilisez la fonction TODAY pour ajouter et mettre à jour automatiquement la date du jour, afin de suivre les échéances ou les jalons sans effort grâce aux mises à jour quotidiennes.

Formule :

\N=TODAY()

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-13.png Mise à jour des feuilles en fonction des dates \N[TODAY] /%img/

Cette fonction ajoute la date du jour là où elle est appliquée.

16. Paiement d'un prêt financier [PMT]

Besoin de calculer les paiements mensuels d'un prêt ? Cette formule vous aide à déterminer les paiements en fonction du montant du prêt et du taux d'intérêt, ce qui vous permet d'établir un forfait de remboursement clair et d'éviter les défauts de paiement.

Formule :

\N=PMT(0.05/12, 60, -5000)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-14.png Paiement du prêt financier [PMT] /%img/

Cette formule permet de calculer les intérêts mensuels sur un montant de $$$a à un taux de 5% par mois pendant 60 mois [cinq ans].

17. Extraction de l'année [ANNEE]

Vous travaillez avec des contrats ? La formule YEAR extrait l'année des dates, ce qui vous permet de trier et de suivre les contrats par année, facilitant ainsi la gestion des renouvellements.

Formule :

\N=YEAR(A1)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-15.png Extraction de l'année \N[YEAR\N] /%img/

La cellule A1 contient la date, tandis que la cellule B1 affiche l'année extraite de la date de la cellule A1.

18. Mise en forme conditionnelle basée sur la valeur

Vous souhaitez mettre en évidence les jours où les équipes commerciales ont dépassé 1 000 $ ? Mettez en forme de manière conditionnelle :

1. Naviguer vers Home
2. Sélectionnez Mise en forme conditionnelle
3. Sélectionner Mise en évidence des règles de cellule

1. SélectionnerPlus grand que
2. Saisissez le nombre 1000, et
3. Choisissez la couleur vert

Tous les chiffres supérieurs à 1000 seront désormais surlignés en vert.

19. Correspondance des positions exactes des données \N- [MATCH\N]

Vous avez besoin de trouver rapidement un produit dans votre inventaire ? La formule MATCH localise sa position exacte dans votre liste d'inventaire, ce qui vous permet de gagner du temps lors de vos recherches dans de longues feuilles.

Formule :

=$$$a=MATCH("Produit A", A1:A20, 0)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-18.png Correspondance entre les positions exactes des données \N[MATCH\N] /%img/

Les cellules A1 à A20 contiennent la liste des produits. La fonction renvoie 1 car le produit A se trouve dans la cellule A1.

20. Recherche d'un texte dans une cellule [RECHERCHE]

Si vous manipulez des Rapports Excel et que vous devez localiser un terme spécifique tel que "Total" dans une colonne, la formule SEARCH indique exactement l'emplacement de ce terme.

Vous pouvez ainsi accéder rapidement à la section concernée sans avoir recours à la barre de recherche ou à la fonction Find, qui peuvent être lentes.

Formule :

\N- RECHERCHE("Total", B1)

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-19.png Recherche d'un texte dans une cellule [SEARCH] /%img/

La fonction renvoie un nombre qui indique la position du premier caractère du terme recherché.

Voici un exemple simple de Piratage Excel pour vous : appliquez la formule à la première entrée d'une colonne, puis faites glisser le coin de la cellule vers le bas pour l'appliquer à toute la liste en quelques secondes !

Communautés d'utilisateurs Excel

Excel est compliqué et contient plus de 500 formules utilisables. Il est presque impossible pour un humain de connaître toutes les formules et bibliothèques avec leurs différentes options et nuances. Avec l'antisèche sur les formules Excel, nous avons à peine effleuré la surface.

Voici une liste de communautés d'utilisateurs d'Excel que vous pouvez visiter pour obtenir de l'aide et explorer toutes les possibilités d'Excel :

Microsoft Tech Community

Tech Community est le forum officiel de Microsoft pour tous les produits MS Office. Leur Communauté Excel est l'endroit où vous pouvez poser des questions, apprendre les astuces Excel que d'autres ont trouvées et explorer toutes les possibilités qu'Excel a à offrir.

MrExcel Forum

Tableau des messages de MrExcel est un forum très actif où les utilisateurs d'Excel, des débutants aux experts, discutent de tout ce qui concerne Excel. Vous pouvez poser des questions, partager des idées, apprendre à partir de milliers de problèmes Excel que d'autres ont résolus, et obtenir une antisèche de formules Excel. Il s'agit de l'une des communautés d'aide Excel les mieux établies en ligne.

Le sous-reddit Excel de Reddit [r/excel]

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• Automatisation : ClickUp Brain peut automatiser les tâches répétitives telles que la mise à jour des statuts ou l'attribution des tâches. Excel pourrait avoir besoin de macros et de beaucoup de code pour cela, mais dans ClickUp, il suffit de quelques clics

En bref, ClickUp Brain est un guichet unique pour tous vos besoins en matière d'analyse de données. Ce que vous pouvez faire dans Excel en paramétrant manuellement des formules, ClickUp Brain le fait automatiquement!

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