Microsoft Excel offre de nombreux raccourcis, formules et fonctions avancés à apprendre et à appliquer.
Que vous soyez un débutant en Excel ou que vous possédiez des connaissances modérées en Excel, voici des astuces Excel qui vous permettront d'approfondir vos connaissances et d'améliorer votre jeu Excel.
Qu'est-ce qu'Excel ?
Microsoft Excel est un logiciel d'analyse, de visualisation et de validation de données logiciel de tableur qui aide les professionnels à stocker des données et à suivre les ensembles de données critiques de l'entreprise à l'aide de formules simples ou avancées.
Excel utilise des feuilles de calcul pour optimiser les opérations de données des entreprises sans affecter l'intégrité de vos données.
Quel que soit le type d'industrie, tous les départements, y compris les ventes, le marketing, la finance, les opérations, la technologie et les ressources humaines utilisent Excel.
Bien que les cas d'utilisation diffèrent pour chaque département de l'entreprise, il est utile de connaître les trucs et astuces pratiques d'Excel pour générer le rapport, le tableau de bord et les relevés de votre choix.
25 astuces Excel pour chaque cas d'utilisation
Si vous lisez ceci, vous devez connaître les bases d'Excel, comme :
- L'addition, la soustraction, la multiplication et la division de nombres
- Ajouter ou supprimer plusieurs lignes, toutes les colonnes, une cellule et plusieurs cellules
- Ajouter des couleurs, mettre en évidence des nombres, des cellules vides, des lignes et des colonnes
Comme la plupart des gens savent comment exécuter ces fonctions, nous ne vous ennuierons pas avec cela. Discutons maintenant des astuces Excel avancées qui vous permettront de passer à la vitesse supérieure.
Nous avons classé les trucs et astuces Excel en trois catégories :
- Raccourcis clavier, formules et fonctions : Pour toutes les fonctions et formules permettant d'effectuer des calculs approfondis et calculés en quelques minutes
- Augmentation de la productivité : Pour vous aider à transformer vos feuilles Excel en machine à productivité
- Optimisation des feuilles de calcul : Pour vous aider à optimiser votre feuille de calcul avec un minimum de travail et devenir meilleur en matière de validation des données
Raccourcis clavier, formules et fonctions
Vous trouverez ci-dessous les raccourcis clavier que tout amateur d'Excel se doit de connaître :
1. Saisie du nombre sous forme de texte
Dans les situations où vous souhaitez mettre les nombres en forme, utilisez ce raccourci : ajoutez une apostrophe (') avant le nombre.
2. Sélection d'une partie des données en une seule fois
Lorsque vous traitez un énorme ensemble de données, si vous souhaitez sélectionner une partie particulière des données :
- Ajoutez la première cellule ou remplissez une cellule
- Appuyez simultanément sur les boutons "Ctrl Shift" et faites défiler vers le bas
- Cliquez sur la dernière cellule
3. Ouvrir plusieurs fichiers à la fois
Vous souhaitez ouvrir plusieurs fichiers Excel en une seule fois ? Voici comment faire :
- Cliquez sur l'onglet "Fichier", puis sur "Ouvrir" dans l'onglet de données supérieur
- Maintenez le bouton "Ctrl" enfoncé et sélectionnez tous les fichiers
- Cliquez ensuite sur "Ouvrir"
4. Technique de remplissage automatique
Vous en avez assez de cliquer à chaque fois sur le bouton droit de la souris et de cliquer sur "Coller spécial" pour ajouter les informations manquantes ?
La feuille Excel remplit les informations manquantes dans une série de données. Supposons que vous fassiez une série de nombres pairs et que vous remplissiez les trois premiers nombres d'une colonne entière.
- Sélectionnez les trois premiers nombres
- Faites glisser votre curseur vers le bas, dans le coin inférieur droit, jusqu'à ce qu'un signe "+" apparaisse
- Faites maintenant glisser le curseur vers le bas en fonction des numéros de série que vous recherchez
Remplissage automatique d'Excel
5. Simplifier la visibilité des données grâce à la fonctionnalité "Transposer"
Supposons qu'une longue colonne remplie de grands ensembles de données vous perturbe. Un excellent moyen de simplifier votre affichage consiste à convertir ces colonnes en lignes (et vice versa). Cela vous aidera à organiser l'ensemble de votre feuille de calcul et à établir une visibilité directe.
À quoi bon utiliser la fonction "Coller spécial" pour créer les lignes manuellement, alors que la fonctionnalité Transposer fait tout simplement le travail ?
- Sélectionnez les lignes/colonnes/cellules multiples que vous souhaitez transposer
- Cliquez avec le bouton droit de la souris pour "Copier" ces ensembles de données
- Sélectionnez les colonnes/lignes où vous souhaitez afficher la nouvelle vue des données
- Cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris et cliquez sur "Coller spécial"
- Dans la fenêtre "Coller spécial", faites défiler vers le bas pour cocher la case "Transposer"
6. Créer des diagrammes et des graphiques simples
Créer des tableaux et des graphiques simples tableaux de bord commerciaux est facile avec Microsoft Excel. Une feuille Excel vous permet de créer des diagrammes à barres, des graphiques linéaires et des diagrammes circulaires simples pour des ensembles de données sélectionnés. Ajoutez un tableau dans Excel ou copiez les ensembles de données et effectuez un "collage spécial" pour créer des diagrammes.
- Sélectionner les ensembles de données dans plusieurs cellules
- Cliquez sur "Insérer", puis sur "Diagrammes recommandés"
- Dans la fenêtre "Diagrammes recommandés", vous trouverez tous les types de diagrammes recommandés par Excel pour les ensembles de données mis en évidence
- Choisissez le type de diagramme qui vous convient le mieux et cliquez sur "OK"
- Utilisez "Éléments de diagramme", "Styles de diagramme" et "Filtres de diagramme" pour personnaliser vos diagrammes en modifiant les axes et en ajoutant des couleurs et des libellés de données
La fonctionnalité "Enregistrer comme modèle" vous permet d'enregistrer des modèles de diagrammes en vue d'une utilisation ultérieure au lieu de les créer de toutes pièces à chaque fois.
Enregistrer votre diagramme Excel en tant que modèle via Surveillance du bureau
7. Ajouter des filtres
Si les utilisateurs souhaitent afficher une ligne ou une colonne particulière, Excel leur permet de filtrer les autres données de la feuille de calcul.
Pour le faire :
- Cliquez sur la barre "Tri et navigation" dans l'onglet de données supérieur
- Dans la fenêtre déroulante, sélectionnez la manière dont vous souhaitez filtrer les ensembles de données, par exemple de A à Z ou de Z à A, ou encore un tri personnalisé
Comment ajouter des filtres dans Excel
8. Sélectionner les cellules non liées et mettre en forme les cellules
Vous souhaitez sélectionner plusieurs cellules dans différentes colonnes ou lignes au lieu de double-cliquer sans cesse sur "Coller spécial" ?
Cliquez sur la touche "Ctrl" et sélectionnez les cellules concernées.
Une autre astuce Excel consiste à mettre en forme les cellules par :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris dans l'onglet Accueil
- Cliquez sur "Styles de cellules"
- Cliquez sur "Modifier" puis sur "Formater" pour mettre en forme les cellules et modifier leur contenu comme vous le souhaitez
La fonctionnalité 'Formater les cellules' permet d'améliorer la clarté et la lisibilité de la présentation des données.
9. Créer un menu raccourci personnalisé
Si vous êtes un utilisateur assidu d'Excel et que vous ouvrez des fichiers Excel quotidiennement, personnalisez votre ruban Excel afin de ne pas avoir à chercher des raccourcis à chaque fois.
- Allez dans "Fichier" et sélectionnez "Options
- Cliquez ensuite sur "Barre d'outils d'accès rapide"
- Ajoutez toutes les fonctions indispensables à vos activités quotidiennes dans Excel
- Cliquez sur "Enregistrer
📚Pro tip: Pensez à utiliser les tableaux croisés dynamiques pour résumer rapidement des données entières.
Pour créer des tableaux croisés dynamiques, sélectionnez l'une des cellules vierges, cliquez sur " Insérer ", puis sur " Tableau croisé dynamique "
Un tableau croisé dynamique et un menu de raccourcis personnalisé vous aideront à comprendre en détail un ensemble de données compliqué. L'ajout d'un tableau croisé dynamique aux rapports Excel est courant pour les professionnels de la vente et du marketing.
Bonus:
il n'y a pas d'autre solution que d'utiliser un tableau croisé dynamique le site web de l'IA est un outil d'aide à la décision pour les professionnels de la vente et du marketing outils d'IA Excel /%href/
!
10. Cinq grandes fonctions d'Excel et leurs applications
Voici un aperçu rapide des cinq fonctions Excel les plus utiles et de leur utilisation :
- IF: Cette fonction effectue un test logique pour aider l'utilisateur à revenir à une valeur si la condition est vraie ou à l'autre si la condition est fausse
Syntaxe - IF(test_logique, valeur_if_vrai, [valeur_if_faux])
- INDEX: La fonction renvoie à une valeur particulière ou à l'une des premières références de cellule d'un tableau de données
Syntaxe - INDEX(tableau, numéro de ligne, numéro de colonne)
- Fonction VLOOKUP/Fonction HLOOKUP: La fonction VLOOKUP vous permet de rechercher des données dans les lignes de votre feuille de calcul, et la fonction HLOOKUP vous permet de rechercher des données dans les colonnes
Syntaxe de la fonction VLOOKUP -VLOOKUP(valeur de recherche, tableau, nombre de colonnes, Correspondance approximative (VRAIE) ou Correspondance exacte (FAUX))
Syntaxe de la fonction HLOOKUP - VLOOKUP(valeur de la consultation, tableau, numéro de ligne, correspondance approximative (VRAIE) ou correspondance exacte (FAUX))
- MATCH: Cette fonction Excel recherche un élément particulier dans plusieurs cellules et renvoie l'élément dans une position relative à l'intérieur du même intervalle
Syntaxe - MATCH(valeur de la recherche, tableau de la recherche, type de correspondance)
- COUNTIF: Cette fonction compte le nombre de cellules qui répondent à des critères ou qui ont la même valeur
Syntaxe - COUNTIF(intervalle, critères).
11. Éliminer les ensembles de données en double
Les ensembles de données à long intervalle ont tendance à faire double emploi. Par exemple, si vous essayez d'organiser tous les ensembles de données relatifs aux abonnés à une lettre d'information dans une feuille Excel et que la même personne s'abonne deux fois, il y aura deux fois la même adresse e-mail.
Pour identifier les ensembles de données en double, suivez ces conseils Excel :
- Sélectionnez l'ensemble de la ligne ou de la colonne en question
- Cliquez sur "Données" dans l'onglet Accueil
- Sélectionnez "Supprimer les doublons"
Bonus: Convertir des documents Word en Excel !
12. Fusionner deux ou plusieurs tableaux
Les équipes Business ont souvent affaire à plusieurs tableaux longs d'ensembles de données mettant en évidence les mêmes éléments. En fusionnant ces tableaux en un seul intervalle de données, vous gagnerez du temps et la segmentation de grands volumes d'ensembles de données sera plus simple.
L'une des astuces d'Excel pour fusionner des cellules consiste à utiliser la fonction CONCATENATE.
Syntaxe - CONCATENATE(text1, [text2], ...)
13. Composer des textes à l'aide de "&"
Microsoft Excel divise les ensembles de données pour se concentrer sur leur exactitude. Par exemple, il n'enregistre pas le nom complet d'un employé dans une cellule. Il enregistrera le nom sous forme de prénom dans une cellule et de nom de famille dans l'autre.
Combinez deux colonnes similaires en utilisant la formule "&" dans Excel.
Voici la formule : =A2&" "&B2
Comment combiner deux colonnes similaires en utilisant la formule '&' dans Excel
📚Pro tip: N'oubliez pas d'ajouter l'espace entre " et " pour ajouter l'espace entre le nom et le prénom.
14. Recherche avancée de données avec les caractères génériques
Lorsque vous recherchez un ou plusieurs éléments particuliers dans de vastes ensembles de données, opter pour "Ctrl+F" n'est pas la meilleure solution. En effet, vous ne vous souvenez pas toujours du nom de l'élément, mais seulement d'une partie. La recherche manuelle n'est pas non plus une option, car nous parlons ici d'ensembles de données de plus de 500.
Dans de telles situations, optez pour les caractères Excel génériques tels que - Point d'interrogation ( ?)", "Asterik(*)", et "Tilda(~).
- Point d'interrogation : Il prend la place d'un seul caractère
- Astérisque : Il prend la place d'un nombre quelconque de caractères
- Tilda : Il indique qu'un caractère doit être utilisé comme un caractère normal, et non comme un caractère de remplacement
Boosters de productivité
Si vous êtes un accro de la productivité, Excel a beaucoup à vous offrir. Assurez-vous d'utiliser ces astuces Excel simples pour améliorer votre productivité.
15. Ajouter des menus déroulants pour suivre le statut des tâches et ajouter des assignés
Utilisez-vous Microsoft Excel comme outil de gestion de projet interne ? Dans ce cas, vous devez apprendre à ajouter des menus déroulants à vos feuilles Excel.
Une simple liste déroulante vous aidera à :
- Ajouter des assignés pour chaque tâche
- Mettre à jour les échéanciers et les sprints pour les tâches
- Ajouter des étiquettes, des libellés et des catégories aux tâches
- Ajouter une barre de statut à chaque tâche pour un suivi régulier
Pour ajouter des menus déroulants :
- Sélectionnez les cellules/colonnes/plusieurs lignes vierges spécifiques
- Cliquez sur le menu "Données" dans la barre de navigation supérieure
- Sélectionnez "Validation" et la fenêtre de validation des données s'ouvrira
- Cliquez sur "Listes", puis sur "Liste déroulante"
- Cochez le bouton "Menu déroulant dans la cellule" et cliquez sur "OK"
Création d'une liste déroulante dans Excel via Les capacités Les textes changeront en fonction de l'objectif de votre menu déroulant. Par exemple, si vous ajoutez un menu déroulant pour ajouter des assignés pour chaque tâche, le contenu du texte sera le nom des membres de l'équipe.
16. Défilement plus rapide sans défilement manuel
Lorsque vous avez de nombreux ensembles de données sur votre feuille de calcul, faire défiler manuellement de la ligne 1 à la ligne 1000 n'est pas facile. Pour vous simplifier la tâche, laissez-nous vous présenter une formule Excel qui vous permet d'atteindre vos données de destination sans défilement.
- Pour passer de la première à la dernière ligne de la feuille, appuyez sur la touche "Ctrl" et sur la flèche vers le haut (↑), et vice versa
- Pour passer de la colonne la plus à gauche à la colonne la plus à droite de la feuille de calcul, appuyez sur la touche "Ctrl" et sur la flèche (→), et vice versa
17. Organiser les ensembles de données avec des couleurs
Les adeptes de la productivité aiment les couleurs, et ce qu'ils aiment encore plus, c'est organiser des ensembles de données à l'aide de différentes couleurs. Les feuilles de calcul vous permettent de regrouper vos ensembles de données de différentes tailles à l'aide de couleurs pertinentes.
La mise en forme conditionnelle est l'une des astuces d'Excel permettant d'attribuer des couleurs à vos ensembles de données.
- Sélectionnez les ensembles de données dans plusieurs cellules
- Allez dans l'onglet supérieur des données et cliquez sur "Styles"
- Sélectionnez le menu déroulant "Mise en forme conditionnelle" À cette étape, sélectionnez le format de mise en forme des couleurs parmi les options affichées
- Sélectionnez "OK
18. Ajouter des cases à cocher dans les cellules de données
Les adeptes de la productivité adorent créer des listes à faire. Rayer les tâches que nous avons achevées est la meilleure chose à faire après une journée de travail trépidante.
Voici une astuce Excel sous-estimée pour transformer votre feuille de calcul en un outil de suivi des listes à faire - en ajoutant des cases à cocher.
- Allez dans l'onglet de données "Développeur" de l'onglet Accueil et cliquez sur Contrôles> Insérer> Contrôles de formulaire> Case à cocher
- Cliquez sur la cellule où vous souhaitez placer la case à cocher
- Faites glisser le curseur vers le bas jusqu'à la cellule où sera placée la dernière case à cocher
📚Pro tip: Vous ne trouvez pas l'onglet de données 'Développeur' ? À faire :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris n'importe où sur le ruban et cliquez sur 'Personnaliser le ruban'
- Sous Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur et cliquez sur OK
Optimisation des feuilles de calcul
Tirez le meilleur parti de vos feuilles de calcul Excel grâce aux astuces Excel suivantes :
19. Supprimer les compléments inactifs
Les compléments Microsoft Excel sont souvent inutilisés et finissent par ralentir vos feuilles de calcul. Il est judicieux de désactiver les compléments inutilisés afin d'optimiser les performances de l'ensemble de votre feuille.
- Allez dans "Fichier", sélectionnez "Options" et faites défiler l'écran jusqu'à cliquer sur "Modules complémentaires
- Cliquez sur "Gérer", puis sur "Modules complémentaires d'Excel" et cliquez sur "Go"
- Décochez tous les compléments inutiles et sélectionnez "OK"
20. Évitez d'utiliser les références avant et arrière
Préparez vos formules Excel de manière à ce qu'elles ne fassent pas trop référence aux références avant et arrière. Des références fréquentes vers l'avant et vers l'arrière résulteront en des calculs différés dans des situations où les calculs sont compliqués et les formules trop nombreuses.
21. Évitez d'ajouter des liens de manière abrupte à l'intérieur des feuilles de calcul
Les liens entre votre feuille de calcul Excel ou les cellules sélectionnées sont souvent rompus.
Avec plusieurs classeurs et un grand ensemble de données, il est difficile de les trouver et de les réparer. Minimisez le nombre de liens et entraînez-vous à ouvrir tous les liens avant de commencer vos opérations Excel pour rester sur la bonne voie.
22. Veillez à ce que votre tableau soit structuré
Au lieu de coller un tableau non structuré qui ne représente pas les variables dépendantes et indépendantes, gardez les tableaux aussi structurés que possible. Il en résultera moins d'inconvénients au niveau des performances et des résultats plus précis.
23. Évitez d'utiliser la fonction VLOOKUP et utilisez plutôt les fonctions suivantes
VLOOKUP est peut-être facile, mais les fonctions INDEX et MATCH font les mêmes calculs avec une plus grande souplesse. Lorsque vous utilisez la fonction MATCH, elle stocke les résultats dans une cellule vierge et vous permet de la réutiliser plusieurs fois dans des instructions INDEX.
Cette fonctionnalité n'est toutefois pas disponible avec VLOOKUP.
24. Éviter les formules instables
Les formules instables telles que NOW et OFFSET recalculent l'ensemble du calcul au moindre changement dans la feuille Excel.
Si vous essayez d'extraire des données de sources plus récentes, ces formules ont tendance à bloquer l'ensemble de la formule et peuvent afficher un message d'erreur. Cela vous permettra de préserver la sécurité de vos données.
25. Remplacer les formules inutilisées par des valeurs statiques
Il arrive que nous conservions des formules inutilisées dans une feuille de calcul. Ces formules ralentissent l'application Excel et entraînent des résultats tardifs. Pensez à vérifier de temps en temps l'ensemble de votre feuille et à remplacer les formules inutilisées par des valeurs statiques.
Limites de l'utilisation d'Excel
Maintenant que vous connaissez les raccourcis, formules et fonctions avancés d'Excel, laissez-moi vous dire une vérité amère dont vous vous êtes probablement déjà rendu compte : le travail sur Excel n'est pas toujours la meilleure des sensations.
Excel a beaucoup de limites, et en voici quelques-unes :
- Excel ne vous permet pas d'afficher plusieurs vues, comme la vue Tableau Kanban,Le diagramme de Ganttla vue calendrier ou la vue liste. Vous devez vous contenter d'une seule vue "ligne-colonne". Excel manque d'efficacité de ce point de vue
- La création de tableaux de bord dans Excel implique la création manuelle de diagrammes et de graphiques pour différents types de données sélectionnées. Même si vous créez quelques modèles de tableaux de bord, il est impossible de les utiliser plusieurs fois, car le fichiermodèles de feuilles de calcul manquent de fonctionnalités simples telles que des widgets, des couleurs attrayantes et des outils de construction par glisser-déposer pour extraire des données de différentes sources
- Excel n'a pasde flux de travail intégrés dont les utilisateurs ont besoin à des fins de personnalisation. Vous devez à chaque fois ajouter manuellement une liste déroulante, que ce soit pour ajouter des assignés, des dates d'échéance ou des statuts
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