Microsoft Excel propose de nombreux raccourcis, formules et fonctions avancés à apprendre et à appliquer.
Que vous soyez débutant ou que vous ayez déjà quelques connaissances en Excel, voici quelques astuces pour approfondir vos connaissances et améliorer vos compétences.
Qu'est-ce qu'Excel ?
Microsoft Excel est un logiciel de tableur permettant l'analyse, la visualisation et la validation des données. Il aide les professionnels de l'entreprise à stocker des données et à suivre des ensembles de données critiques à l'aide de formules simples ou avancées.
Excel utilise des feuilles de calcul pour optimiser les opérations liées aux données des entreprises sans affecter l'intégrité de vos données.
Quel que soit le secteur d'activité, tous les services, y compris l'équipe commerciale, le marketing, les finances, les opérations, la technologie et les ressources humaines, utilisent Excel.
Bien que les cas d'utilisation diffèrent selon les services de l'entreprise, il est utile de connaître les astuces pratiques d'Excel pour générer les rapports, tableaux de bord et relevés de votre choix.
25 astuces Excel pour chaque cas d'utilisation
Si vous lisez ceci, vous devez connaître les bases d'Excel, telles que :
- Additionner, soustraire, multiplier et diviser des nombres
- Ajouter ou supprimer plusieurs lignes, toutes les colonnes, une cellule ou plusieurs cellules
- Ajouter des couleurs, mettre en surbrillance des nombres, des cellules vides, des lignes et des colonnes
Comme la plupart des gens savent comment utiliser ces fonctions, nous n'allons pas vous ennuyer avec ça. Passons plutôt aux astuces Excel avancées qui vous permettront de passer au niveau supérieur.
Nous avons classé les astuces et techniques Excel en trois catégories :
- Raccourcis clavier, formules et fonctions : pour toutes les fonctions et formules permettant d'effectuer des calculs complexes et précis en quelques minutes.
- Boosters de productivité : pour vous aider à transformer vos feuilles Excel en une machine à productivité
- Optimisation des feuilles de calcul : vous aide à optimiser vos feuilles de calcul avec un minimum de travail et à améliorer la validation des données.
Raccourcis clavier, formules et fonctions
Vous trouverez ci-dessous les raccourcis clavier que tout utilisateur d'Excel se doit de connaître :
1. Saisir le nombre sous forme de texte
Lorsque vous souhaitez présenter des nombres dans un format lisible, utilisez ce raccourci : ajoutez une apostrophe (') avant le nombre.
2. Sélectionner une partie des données en une seule fois
Lorsque vous traitez un ensemble de données volumineux et que vous souhaitez effectuer une sélection de la partie spécifique des données :
- Ajouter la première cellule ou remplir une cellule
- Appuyez simultanément sur les boutons « Ctrl » et « Maj » et faites défiler vers le bas.
- Cliquez sur la dernière cellule.
3. Ouvrez plusieurs fichiers à la fois
Vous souhaitez ouvrir plusieurs fichiers Excel en une seule fois ? Voici ce que vous devez faire :
- Cliquez sur l'onglet « Fichier », puis sur « Ouvrir » dans l'onglet supérieur.
- Maintenez le bouton « Ctrl » enfoncé et effectuez la sélection de tous les fichiers.
- Cliquez maintenant sur « Ouvrir ».
4. Technique de remplissage automatique
Vous en avez assez de devoir cliquer à chaque fois avec le bouton droit de la souris et sélectionner « Coller spécial » pour ajouter les informations manquantes ?
Excel complète les informations manquantes dans une série de données. Supposons que vous créiez une série de nombres pairs et que vous remplissiez les trois premiers nombres d'une colonne entière.
- Sélectionnez les trois premiers nombres
- Faites glisser votre curseur vers le coin inférieur droit jusqu'à ce qu'un signe « + » apparaisse.
- Faites maintenant glisser le curseur vers le bas en fonction des nombres de série que vous recherchez.
5. Simplifiez la visibilité des données grâce à la fonctionnalité « Transposer ».
Supposons qu'une longue colonne remplie de grands ensembles de données vous déroute. Un excellent moyen de simplifier votre vue consiste à convertir ces colonnes en lignes (et vice versa). Cela vous aidera à organiser l'ensemble de votre feuille de calcul et à établir une visibilité claire.
Pourquoi continuer à utiliser la fonctionnalité « Coller spécial » pour créer manuellement des lignes alors que la fonctionnalité Transposer fait le travail ?
- Sélectionnez les lignes/colonnes/cellules multiples que vous souhaitez transposer.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris pour « Copier » ces ensembles de données.
- Sélectionnez les colonnes/lignes où vous souhaitez afficher la nouvelle vue des données.
- Cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Coller spécial ».
- Dans la fenêtre « Coller spécial », faites défiler vers le bas pour cocher la Box « Transposer ».
6. Créer des diagrammes et des graphiques simples
Avec Microsoft Excel, créer des tableaux de bord simples pour le marketing et l'équipe commerciale est un jeu d'enfant. Une feuille Excel vous permet de créer des diagrammes à barres, des diagrammes linéaires et des diagrammes circulaires simples pour les ensembles de données sélectionnés. Ajoutez un tableau dans Excel ou copiez les ensembles de données et utilisez la fonction « Collage spécial » pour créer des diagrammes.
- Sélectionnez les ensembles de données dans plusieurs cellules
- Cliquez sur « Insérer », puis sur « Diagrammes recommandés ».
- Dans la fenêtre « Graphiques recommandés », vous trouverez tous les types de diagrammes recommandés par Excel pour les ensembles de données mis en surbrillance.
- Choisissez le type de diagramme le plus pratique et cliquez sur « OK ».
- Utilisez les « Éléments de diagramme », les « Styles de diagramme » et les « Filtres de diagramme » pour personnaliser vos diagrammes en modifiant les axes et en ajoutant des couleurs et des libellés de données.
La fonctionnalité « Enregistrer comme modèle » vous permet d'enregistrer des modèles de diagrammes pour une utilisation future, au lieu de les créer à partir de zéro à chaque fois.
7. Ajouter des filtres
Si les utilisateurs souhaitent afficher une ligne ou une colonne particulière, Excel leur permet de filtrer les données restantes du tableur.
À faire :
- Cliquez sur la barre « Trier et naviguer » dans l'onglet supérieur des données.
- Dans la fenêtre déroulante, sélectionnez la manière dont vous souhaitez filtrer les ensembles de données, par exemple de A à Z ou de Z à A, ou un tri personnalisé.
8. Sélectionnez les cellules non liées et mettez en forme les cellules
Vous souhaitez réaliser une sélection de plusieurs cellules dans différentes colonnes ou lignes au lieu de double-cliquer sans cesse sur « Coller spécial » ?
Cliquez sur la clé « Ctrl » et effectuez la sélection des cellules spécifiques.
Une autre astuce Excel très utile consiste à mettre en forme les cellules en :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris dans l'onglet Accueil.
- Cliquez sur « Styles de cellule ».
- Cliquez sur « Modifier », puis sur « Mettre en forme » pour formater les cellules et modifier le contenu comme vous le souhaitez.
La fonctionnalité « Formater les cellules » améliore la clarté et la lisibilité de la présentation des données.
9. Créez un raccourci contextuel personnalisé
Si vous êtes un utilisateur assidu d'Excel et que vous ouvrez quotidiennement des fichiers Excel, personnalisez votre ruban Excel de manière à ce que les raccourcis ne vous soient plus nécessaires à chaque fois.
- Allez dans « Fichier » et sélectionnez « Options ».
- Cliquez maintenant sur la « Barre d'outils d'accès rapide ».
- Ajoutez toutes les fonctions indispensables à vos opérations Excel quotidiennes.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
📚Conseil de pro : envisagez d'utiliser des tableaux croisés dynamiques pour résumer rapidement l'ensemble des données.
Pour créer des tableaux croisés dynamiques, sélectionnez l'une des cellules vides, cliquez sur « Insérer », puis sur « Tableau croisé dynamique ».
Un tableau croisé dynamique et un menu contextuel personnalisé vous aideront à comprendre en détail un ensemble de données complexe. L'ajout d'un tableau croisé dynamique aux rapports Excel est courant pour les professionnels de l'équipe commerciale et du marketing.
Bonus : outils Excel basés sur l'IA!
10. Cinq fonctions Excel majeures et leurs applications
Voici un aperçu des cinq fonctions Excel les plus utiles et de leur utilisation :
- IF : Cette fonction effectue un test logique pour aider l'utilisateur à renvoyer une valeur si la condition est vraie ou une autre si la condition est fausse.
Syntaxe – IF(test_logique, valeur_si_vrai, [valeur_si_faux])
- INDEX : la fonction renvoie une valeur particulière ou l'une des premières références de cellule d'un tableau de données.
Syntaxe – INDEX(tableau, numéro_ligne, [numéro_colonne])
- Fonction RECHERCHEV/Fonction RECHERCHEVH : La fonction RECHERCHEV vous permet de rechercher des données dans les lignes de votre feuille de calcul, tandis que la fonction RECHERCHEVH vous permet de rechercher des données dans les colonnes.
Syntaxe de la fonction RECHERCHEV - RECHERCHEV(valeur à rechercher, tableau, numéro de colonne, correspondance approximative (VRAI) ou correspondance exacte (FAUX))
Syntaxe HLOOKUP – VLOOKUP(valeur recherchée, tableau, numéro de ligne, correspondance approximative (TRUE) ou correspondance exacte (FALSE))
- MATCH : Cette fonction Excel recherche un élément particulier dans plusieurs cellules et renvoie l'élément dans une position relative au sein du même intervalle.
Syntaxe – MATCH(valeur recherchée, tableau de recherche, [type de correspondance])
- COUNTIF : Cette fonction compte le nombre de cellules qui répondent à des critères ou qui ont la même valeur.
Syntaxe – COUNTIF(intervalle, critères).
11. Éliminez les doublons dans vos ensembles de données
Les ensembles de données à long terme ont tendance à comporter des doublons. Par exemple, si vous essayez d'organiser tous les ensembles de données liés aux abonnés à une newsletter dans une feuille Excel et que la même personne s'abonne deux fois, la même adresse e-mail apparaîtra deux fois.
Pour identifier les ensembles de données en double, suivez ces conseils Excel :
- Sélectionnez toute la ligne ou la colonne en question.
- Accédez à « Données » dans l'onglet Accueil.
- Sélectionnez « Supprimer les doublons ».
Bonus : convertissez des documents Word en fichiers Excel!
12. Fusionner deux ou plusieurs tableaux
Les équipes commerciales ont souvent affaire à plusieurs tableaux contenant des ensembles de données mettant en évidence les mêmes éléments. En fusionnant ces tableaux en une seule plage de données, vous gagnerez du temps et la segmentation de grands volumes de données sera plus simple.
L'une des astuces Excel pour fusionner des cellules consiste à utiliser la fonction CONCATENER.
Syntaxe – CONCATENATE(texte1, [texte2], …)
13. Rédigez des textes à l'aide du signe « & ».
Microsoft Excel divise les ensembles de données afin de garantir leur exactitude. Par exemple, il n'enregistrera pas le nom complet d'un employé dans une seule cellule. Il stockera le prénom dans une cellule et le nom de famille dans une autre.
Combinez deux colonnes similaires à l'aide de la formule « & » dans Excel.
Voici la formule : =A2&” ”&B2
📚Conseil de pro : n'oubliez pas d'ajouter un espace entre « » et « » pour ajouter un espace entre le prénom et le nom.
14. Recherche avancée de données à l'aide de caractères génériques
Lorsque vous recherchez un ou plusieurs éléments particuliers dans de grands ensembles de données, la combinaison « Ctrl+F » n'est pas la meilleure option. En effet, vous ne vous souvenez pas toujours du nom exact de l'élément recherché, mais seulement d'une partie de celui-ci. La recherche manuelle n'est pas non plus une option, car nous traitons ici plus de 500 ensembles de données.
Dans ce cas, optez pour les caractères génériques Excel tels que « point d'interrogation (?) », « astérisque (*) » et « tilde (~) ».
- Point d'interrogation : il remplace un seul caractère.
- Astérisque : remplace n'importe quel nombre de caractères.
- Tilda : indique qu'un caractère doit être utilisé comme un caractère normal, et non comme un caractère générique.
Boosters de productivité
Si vous êtes accro à la productivité, Excel a beaucoup à vous offrir. N'hésitez pas à utiliser ces astuces Excel simples pour améliorer votre productivité.
15. Ajoutez des menus déroulants pour suivre le statut des tâches et ajouter les personnes assignées.
Utilisez-vous Microsoft Excel comme outil interne de gestion de projet ? Dans ce cas, vous devez apprendre à ajouter des menus déroulants à vos feuilles Excel.
Une simple liste déroulante vous aidera à :
- Ajoutez des personnes assignées pour chaque tâche
- Mettez à jour les échéanciers et les sprints pour les tâches.
- Ajoutez des étiquettes, des libellés et des catégories aux tâches.
- Ajoutez une barre de statut à chaque tâche pour un suivi régulier.
Pour ajouter des menus déroulants :
- Sélectionnez les cellules/colonnes/plusieurs lignes vierges spécifiques.
- Cliquez sur le menu « Données » dans la barre de navigation supérieure.
- Sélectionnez « Validation » pour ouvrir la fenêtre Validation des données.
- Cliquez maintenant sur « Listes », puis sur « Liste déroulante ».
- Cochez maintenant le bouton « Menu déroulant dans la cellule » et cliquez sur « OK ».
Les textes changeront en fonction de l'objectif de votre menu déroulant. Par exemple, si vous ajoutez un menu déroulant pour assigner des tâches à chaque membre de l'équipe, le contenu du texte sera le nom des membres de l'équipe.
16. Faites défiler plus rapidement sans utiliser la molette
Lorsque votre feuille de calcul contient de nombreux ensembles de données, il n'est pas facile de faire défiler manuellement les lignes 1 à 1000. Pour vous simplifier la tâche, nous vous présentons une formule Excel qui vous aide à atteindre les données souhaitées sans avoir à faire défiler la feuille.
- Pour passer de la première ligne à la dernière ligne de la feuille entière, appuyez sur « Ctrl » et la flèche vers le haut (↑) et vice versa.
- Pour passer de la colonne la plus à gauche à la colonne la plus à droite du tableur, appuyez sur « Ctrl » et (→) et vice versa.
17. Organisez vos ensembles de données à l'aide de couleurs
Les passionnés de productivité adorent les couleurs, et ce qu'ils aiment encore plus, c'est organiser leurs ensembles de données à l'aide de différentes couleurs. Les feuilles de calcul vous permettent de regrouper vos ensembles de données de différentes tailles à l'aide de couleurs pertinentes.
L'un des conseils Excel pour coder vos ensembles de données par couleur est le formatage conditionnel.
- Sélectionnez les ensembles de données dans plusieurs cellules
- Allez dans l'onglet supérieur « Données » et cliquez sur « Styles ».
- Sélectionnez le menu déroulant intitulé « Mise en forme conditionnelle ». À cette étape, sélectionnez le format de codage couleur parmi les options affichées.
- Sélectionnez « OK ».
18. Ajouter des cases à cocher dans les cellules de données
Les adeptes de la productivité adorent créer des listes de tâches à faire. Rayer les tâches achevées est la meilleure chose à faire après une journée de travail bien remplie.
Voici une astuce Excel méconnue qui vous permettra de transformer votre feuille de calcul en liste de tâches à faire, en ajoutant des cases à cocher.
- Accédez à l'onglet « Développeur » dans l'onglet « Accueil », puis cliquez sur Contrôles > Insérer > Contrôles de formulaire > Case à cocher.
- Cliquez sur une cellule où vous souhaitez placer la case à cocher.
- Faites maintenant glisser le curseur vers le bas jusqu'à la cellule où sera placée la dernière case à cocher.
📚Conseil de pro : Vous ne trouvez pas l'onglet « Développeur » ? Faites ce qui suit :
- Cliquez avec le bouton droit n'importe où sur le ruban et cliquez sur « Personnaliser le ruban ».
- Sous Personnaliser le ruban, cochez la Box Développeur et cliquez sur OK.
Optimisation des feuilles de calcul
Tirez le meilleur parti de vos feuilles de calcul Excel grâce aux conseils suivants :
19. Supprimer les compléments inactifs
Les compléments Microsoft Excel sont souvent inutilisés et finissent par ralentir vos feuilles de calcul. Il est judicieux de désactiver les compléments inutilisés afin d'optimiser les performances de l'ensemble de votre feuille.
- Allez dans « Fichier », sélectionnez « Options », puis faites défiler vers le bas et cliquez sur « Modules complémentaires ».
- Cliquez sur « Gérer », puis sur « Modules complémentaires Excel » et enfin sur « Aller ».
- Décochez maintenant tous les compléments inutiles et effectuez la sélection « OK ».
20. Évitez d'utiliser les références avant et arrière
Planifiez vos formules Excel afin qu'elles ne fassent pas trop référence à des références avant et arrière. Des références avant et arrière fréquentes entraîneront des calculs différés dans les situations où les calculs sont complexes et les formules trop nombreuses.
21. Évitez d'ajouter des liens de manière abrupte dans les feuilles de calcul.
Les liens entre votre feuille de calcul Excel ou les cellules sélectionnées sont souvent rompus.
Avec plusieurs classeurs et un ensemble de données volumineux, ils sont difficiles à trouver et à corriger. Réduisez au minimum le nombre de liens et entraînez-vous à ouvrir tous les liens avant de commencer vos opérations Excel afin de rester sur la bonne voie.
22. Conservez la structure de votre tableau
Au lieu de coller un tableau non structuré qui ne représente pas les variables dépendantes et indépendantes, veillez à ce que les tableaux soient aussi structurés que possible. Cela permettra de réduire les inconvénients en termes de performances et d'obtenir des résultats plus précis.
23. Évitez d'utiliser la fonction RECHERCHEV et utilisez plutôt ces fonctions
La fonction RECHERCHEV est peut-être simple, mais les fonctions INDEX et MATCH font les mêmes calculs avec une plus grande flexibilité. Une fois que vous utilisez la fonction MATCH, elle stocke les résultats dans une cellule vide et vous permet de les réutiliser plusieurs fois dans les instructions INDEX.
Cependant, cette fonctionnalité n'est pas disponible avec la fonction RECHERCHEV.
24. Évitez les formules instables
Les formules instables telles que NOW et OFFSET recalculent l'ensemble du calcul à la moindre modification apportée à la feuille Excel.
Si vous essayez d'extraire des données à partir de sources de données plus récentes, ces formules ont tendance à bloquer l'ensemble de la formule et peuvent afficher un message d'erreur. Cela vous aidera à préserver la sécurité de vos données.
25. Remplacez les formules inutilisées par des valeurs statiques
Il arrive parfois que nous conservions des formules inutilisées dans un tableur. Ces formules ralentissent l'application Excel et entraînent des retards dans les résultats. Pensez à vérifier régulièrement l'ensemble de votre feuille et à remplacer les formules inutilisées par des valeurs statiques.
Limites de l'utilisation d'Excel
Maintenant que vous connaissez les raccourcis, formules et fonctions avancés d'Excel, laissez-moi vous dire une vérité amère que vous avez probablement déjà constatée : travailler sur Excel n'est pas toujours une partie de plaisir.
Excel présente de nombreuses limites, dont voici quelques exemples :
- Excel ne vous permet pas d'utiliser plusieurs affichages tels que l'affichage Kanban, la vue Gantt, l'affichage Calendrier ou la vue Liste. Vous êtes limité à l'affichage « ligne-colonne ». De ce point de vue, Excel manque d'efficacité.
- Créer des tableaux de bord dans Excel signifie créer manuellement des graphiques et des diagrammes pour différents types de données sélectionnées. Même si vous créez quelques modèles de tableaux de bord, vous ne pouvez pas les utiliser plusieurs fois, car les modèles de feuilles de calcul ne disposent pas de fonctionnalités simples telles que des widgets, des couleurs attrayantes et des outils de glisser-déposer pour extraire des données de différentes sources de données.
- Excel ne dispose pas de flux de travail intégrés dont les utilisateurs ont besoin à des fins de personnalisation. Vous devez ajouter manuellement une liste déroulante à chaque fois, que vous souhaitiez ajouter des personnes assignées, des dates d'échéance ou des statuts.
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