Le suivi des stocks peut être fastidieux, en particulier pour les entreprises qui gèrent plusieurs produits et fournisseurs. Les changements constants dans les niveaux de stock peuvent entraîner une certaine confusion, des opportunités de vente manquées et des pertes financières.
Sans un système organisé, le suivi des stocks et du besoin de réapprovisionnement peut rapidement devenir difficile.
Microsoft Excel propose une solution avec sa gamme de modèles d'inventaire gratuits. Ces modèles fournissent un cadre structuré pour l'enregistrement des produits, le suivi des quantités et la gestion des fournisseurs. Leur polyvalence les rend adaptés aux propriétaires de petites entreprises et aux grands entrepôts, et permet de les personnaliser pour répondre à des besoins spécifiques.
Découvrons ces modèles Excel efficaces et conviviaux qui facilitent la gestion des stocks.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle Excel pour la gestion des stocks ?
Un modèle d'inventaire Excel est une feuille de calcul pré-conçue qui vous aide au suivi et à la gestion efficaces de vos niveaux de stock dans Excel.
Lorsque vous recherchez les meilleurs modèles de gestion des stocks, tenez compte des fonctionnalités clés suivantes :
- Clarté : le modèle doit présenter une disposition bien organisée, avec des titres, des sections et des catégories clairs, afin de faciliter la saisie et la consultation des données d'inventaire.
- Convivialité : le modèle doit être intuitif, afin que votre équipe puisse le parcourir facilement, quel que soit son niveau de maîtrise d'Excel.
- Automatisation : il doit fournir l’assistance pour les formules intégrées permettant de calculer les totaux, ce qui réduit les efforts manuels et minimise les erreurs.
- Personnalisation : un bon modèle de feuille de calcul Excel pour la gestion des stocks vous permet d'ajouter ou de supprimer des colonnes, d'intégrer des catégories spécifiques et d'appliquer des éléments de marque (tels que des logos et des combinaisons de couleurs) afin de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
- Représentation visuelle : elle doit inclure des diagrammes ou des graphiques qui fournissent un aperçu rapide des niveaux et des tendances des stocks.
- Fonctionnalités collaboratives : le modèle doit permettre à plusieurs utilisateurs de le afficher, de réaliser des modifications en cours et de le partager en temps réel, favorisant ainsi un travail d'équipe efficace.
8 modèles Excel pour gérer les défis quotidiens liés à l'inventaire
Passons en revue les huit meilleurs modèles Excel pour une gestion efficace des stocks :
1. Modèle de liste d'inventaire avec mise en évidence des réapprovisionnements par Microsoft
Le modèle de liste d'inventaire avec mise en évidence des réapprovisionnements de Microsoft offre un moyen simple mais efficace de surveiller les niveaux de stock, de suivre les points de réapprovisionnement et de vous assurer que vous disposez des éléments nécessaires en stock.
Il comprend des colonnes telles que « Identifiant d'inventaire », « Nom », « Description », « Prix unitaire », « Quantité en stock » et « Valeur totale de l'inventaire ». La fonctionnalité de mise en forme conditionnelle met automatiquement en évidence les éléments qui doivent être commandés à nouveau. Si votre stock d'un article populaire tombe en dessous d'un certain niveau, il est immédiatement signalé afin que vous puissiez le réapprovisionner avant qu'il ne soit épuisé.
Idéal pour : les propriétaires de magasins de détail qui ont besoin de surveiller les niveaux de stock et de commander rapidement les éléments qui se vendent bien afin d'éviter les ruptures de stock.
2. Modèle d'inventaire des biens personnels par Microsoft
Le modèle d'inventaire des biens personnels de Microsoft vous permet de visualiser vos finances personnelles en un coup d'œil, sans avoir à parcourir d'innombrables feuilles de calcul.
Vous pouvez saisir différentes catégories d'actifs, telles que les plans 401(k), les obligations, les économies, les actions ou même les actifs physiques comme votre voiture et votre maison, ainsi que leurs valeurs respectives. Le diagramme à barres intégré transforme vos données en un visuel clair, indiquant les catégories d'actifs qui dominent votre portefeuille.
Le modèle est entièrement personnalisable : vous pouvez modifier le texte, les couleurs, les images et le style des diagrammes selon vos préférences.
Idéal pour : les personnes qui souhaitent répertorier et évaluer leurs actifs afin de comprendre leur portfolio financier.
3. Modèle d'inventaire d'entrepôt par Microsoft
Le modèle d'inventaire d'entrepôt de Microsoft vous permet de voir tout ce qui se passe dans votre entrepôt. Il organise vos stocks par descriptions d'éléments, nombres d'unités de gestion des stocks (SKU) et emplacements spécifiques.
Principales fonctionnalités :
- Calcul de la valeur totale des stocks : visualisez instantanément la valeur totale de vos stocks.
- Emplacement et organisation des bacs : grâce à ces modèles, vous pouvez rapidement localiser l'emplacement de stockage des éléments, ce qui permet de garder l'entrepôt bien rangé.
- Alertes de réapprovisionnement : le modèle signale les éléments à réapprovisionner, vous évitant ainsi d'avoir à deviner et vous garantissant que vos meilleures ventes sont toujours en stock.
- Impression de listes de prélèvement : vous pouvez imprimer une liste de prélèvement directement depuis Excel. Elle fournit à votre équipe des indications claires sur les articles à prélever et leur emplacement lors de la préparation des commandes.
Idéal pour : les responsables d'entrepôt dans les entreprises de vente au détail ou de commerce électronique qui ont besoin du suivi des niveaux de stock pour traiter les commandes avec précision et dans les délais.
4. Modèle de feuille de calcul d'inventaire par Template.net
Le modèle de feuille de calcul d'inventaire de Template.net est un autre modèle de suivi des actifs qui vous permet de :
- Saisissez les informations clés telles que le nom de l'entreprise, le slogan, l'adresse et les coordonnées dans la section en-tête.
- Stockez les informations essentielles telles que les références, les descriptions des éléments, les quantités disponibles, les coûts unitaires et les valeurs totales.
- Enregistrez tous les mouvements de stock (achats, ventes, retours et ajustements) afin de garantir l'exactitude et l'actualité de vos registres.
- Surveillez les niveaux de stock en temps réel et configurez des alertes de réapprovisionnement pour éviter les ruptures de stock des articles les plus vendus ou les surstockages des articles à faible rotation.
- Suivez les coordonnées des fournisseurs, les délais de production et les prix pour rationaliser le réapprovisionnement.
Idéal pour : les propriétaires de petites entreprises qui jonglent entre plusieurs fournisseurs et gammes de produits.
5. Modèle d'inventaire de magasin par Template.net
La gestion des stocks d'un magasin peut être un défi permanent : les produits arrivent et se vendent, et le suivi de tout peut être difficile. Cependant, le modèle de gestion des stocks de Template.net vous permet d'avoir toutes ces informations à portée de main.
Il offre des fonctionnalités telles que :
- Suivi des stocks en temps réel : le tableau de bord affiche le mouvement total des stocks (225 éléments entrants, 150 éléments sortants et 75 éléments restants), vous offrant une vue claire pour prendre rapidement des décisions de réapprovisionnement.
- Représentation visuelle : le diagramme linéaire compare les éléments reçus et vendus au fil du temps, mettant en évidence les tendances telles que les t-shirts pour hommes très performants ou les baskets moins performantes. Le diagramme radar ventile les stocks en catégories telles que les vêtements et les chaussures.
- Section Remarques : utilisez cet espace pour ajouter des notes supplémentaires, telles que des instructions de manipulation particulières ou des notes relatives à la promotion des ventes.
Idéal pour : les entreprises de vente de vêtements et de chaussures qui ont besoin de suivre leurs stocks saisonniers, comme les vestes d'hiver et les sandales d'été, afin d'optimiser leurs niveaux de stock pendant les périodes de forte affluence.
6. Modèle de feuille de calcul pour la gestion des stocks dans le domaine du transport et de la logistique par Template.net
Le modèle de feuille de calcul pour la gestion des stocks dans le domaine du transport et de la logistique proposé par Template.net permet de gérer simultanément diverses données logistiques :
- Description des éléments : obtenez une description claire de chaque élément en un coup d'œil.
- Référence et fournisseur : ces informations sont essentielles pour passer de nouvelles commandes et entretenir de bonnes relations.
- Niveaux de stock : suivez ce que vous avez, ce qui arrive et ce qui part pour garder le contrôle de votre inventaire.
- Points de réapprovisionnement : sachez quand réapprovisionner vos stocks pour éviter les pénuries. Le système effectue automatiquement les calculs pour vous, vous libérant ainsi de cette charge mentale.
De plus, lorsque vous effectuez une sélection d’un élément, les autres champs sont automatiquement remplis ou calculés, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les erreurs.
Idéal pour : les responsables logistiques qui doivent assurer le suivi des fournitures afin d'éviter toute interruption dans les opérations d'expédition.
➡️ En savoir plus : Logiciels et outils de gestion des achats et modèles d'inventaire Google Sheets
7. Modèle de gestion des stocks par Template.net
Le modèle de gestion des stocks de Template.net vous offre une visibilité immédiate sur le statut de vos stocks.
Il surveille vos coûts unitaires et vos prix, vous aidant ainsi à comprendre vos marges bénéficiaires globales. Vous pouvez également accéder aux coordonnées des fournisseurs pour chaque produit, ce qui rend les commandes rapides et simples.
De plus, le modèle comprend des représentations visuelles (diagrammes, diagrammes à barres et diagrammes circulaires) de vos stocks par produit et par catégorie.
Idéal pour : les gérants de restaurant qui ont besoin d'analyser les taux d'utilisation de certains ingrédients afin de minimiser le gaspillage et de maintenir la disponibilité des plats au menu.
8. Modèle d'inventaire physique d'entrepôt par WPS Office
Le modèle d'inventaire physique d'entrepôt de WPS Office vous offre un aperçu complet des stocks de votre entrepôt, vous permettant de surveiller les matières premières, les produits finis et les emballages.
Principales fonctionnalités :
- Catégorisation claire : il divise l'ensemble de votre entrepôt en catégories bien ordonnées : matières premières, produits semi-finis, produits finis et consommables.
- Inventaire réel vs inventaire système : les colonnes vous permettent d'enregistrer le nombre d'éléments en stock, puis de le comparer aux chiffres du système. Vous pouvez consigner tout excédent (stock supplémentaire) ou toute perte (éléments manquants), ce qui vous aide à identifier rapidement les problèmes potentiels.
- Suivi financier : le modèle permet de suivre le nombre d'éléments dont vous disposez et leur valeur. Grâce aux champs dédiés au prix unitaire et au montant total en dollars, vous pouvez facilement garder un œil sur l'impact financier de votre inventaire.
Idéal pour : les responsables d'entrepôt dans le secteur manufacturier qui ont besoin du suivi des écarts de stock pour une gestion efficace des stocks et des rapports financiers précis.
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Limites de l'utilisation d'Excel pour le suivi des stocks
Bien qu'Excel soit un outil économique et accessible pour gérer les stocks, il présente plusieurs limites :
- Manipulation manuelle : Excel nécessite une saisie manuelle, ce qui peut entraîner des erreurs, en particulier lors de la gestion de grands volumes de données.
- Défis liés à la collaboration : la modification en cours dans Excel peut entraîner des problèmes de contrôle des versions et des conflits de données.
- Pas d'automatisation pour les processus complexes : Excel peut automatiser les calculs de base, mais les processus d'inventaire plus avancés, tels que la prévision de la demande ou la commande automatique, sont difficiles à mettre en œuvre.
- Manque d'intégration : l'intégration d'Excel à d'autres logiciels ERP ou CRM nécessite souvent des importations et des exportations manuelles, ce qui peut prendre beaucoup de temps.
- Sécurité limitée : Excel ne dispose pas des fonctionnalités de sécurité robustes des logiciels spécialisés, ce qui le rend moins adapté à la gestion des données d'inventaire sensibles.
- Limites visuelles : Excel ne dispose pas d'outils avancés de visualisation des données, tels que des tableaux de bord interactifs ou des graphiques dynamiques. Il est donc plus difficile de suivre les tendances, de repérer les schémas récurrents ou d'obtenir des informations plus détaillées sur les performances des stocks.
Par conséquent, il existe un besoin croissant d'alternatives à Excel afin de mieux répondre aux exigences des entreprises modernes.
Alternatives aux modèles Excel d'inventaire
Les entreprises dont la chaîne d'approvisionnement est complexe peuvent trouver qu'un logiciel dédié à la gestion des stocks est plus efficace pour répondre à leurs besoins.
C'est là que ClickUp entre en jeu à l'étape suivante.
Ses tableaux de bord personnalisables offrent un aperçu clair des stocks, en suivant des indicateurs clés tels que le chiffre d'affaires, les points de réapprovisionnement et les performances des fournisseurs, le tout en un seul endroit pour une prise de décision plus intelligente. De plus, vous pouvez configurer des alertes et des rappels pour les niveaux de stock bas, les besoins de réapprovisionnement ou les expéditions de commandes.
De plus, plusieurs membres de l'équipe peuvent accéder aux données d'inventaire et les mettre à jour simultanément, ce qui permet à tout le monde, du personnel de l'entrepôt aux responsables, de disposer d'informations en temps réel.
Le plus intéressant ? ClickUp propose une vaste collection de modèles d'inventaire prêts à l'emploi pour vous aider à démarrer, ce qui en fait un logiciel de gestion des stocks très efficace.
Découvrons-en quelques-uns.
1. Modèle d'inventaire ClickUp
Le modèle d'inventaire ClickUp centralise tout en un seul espace (coordonnées des fournisseurs, statuts de paiement, etc.) afin que vous n'ayez plus à passer sans cesse d'une feuille de calcul à un e-mail ou à un formulaire de commande.
Il offre :
- Vues personnalisées : obtenez plusieurs perspectives de votre inventaire, comme la « vue fournisseur » pour voir quels fournisseurs fournissent quoi ou la « vue inventaire » pour effectuer le suivi en détail des niveaux de stock actuels.
- Champs personnalisés : suivez tout, du coût unitaire aux points de réapprovisionnement, ce qui facilite la prévision des besoins.
- Automatisation : définissez des règles d'automatisation personnalisées pour vous rappeler quand réapprovisionner vos stocks ou quand les paiements sont dus.
De plus, si vous avez différents services tels que l’équipe commerciale, les achats et les finances, le modèle offre un format bien structuré pour une planification organisationnelle efficace.
Idéal pour : les responsables des opérations dans les entreprises multi-départements qui ont besoin d'un système centralisé pour rationaliser le suivi des stocks.
En savoir plus : Les 10 meilleurs logiciels de logistique (avis et tarifs)
2. Modèle de rapport d'inventaire ClickUp
Le modèle de rapport d'inventaire ClickUp vous aide à réapprovisionner rapidement les articles les plus vendus et à vous débarrasser des articles qui restent longtemps en stock et prennent la poussière sur les étagères.
Voici comment cela peut vous aider :
- Visualisez les niveaux de stock en un coup d'œil : le format tableau facile à lire du modèle vous permet de voir tous les détails de votre stock sans avoir à parcourir d'innombrables lignes de données.
- Saisie de données sans effort : grâce à la fonctionnalité de saisie de données sans code, modifier les détails d'un produit est un jeu d'enfant : il suffit de cliquer, de taper, et le tour est terminé.
- Outils d'analyse : identifiez les tendances en matière de mouvements de stock, anticipez les pics de demande et ajustez vos commandes.
Idéal pour : les responsables e-commerce qui gèrent des gammes de produits variées.
3. Modèle de gestion des stocks ClickUp
Le modèle de gestion des stocks ClickUp est un outil en temps réel qui permet le suivi des quantités de produits, des commandes, des fournisseurs et même des fluctuations de coûts, le tout dans une installation claire et facile à gérer.
Cela vous aide à éviter les surstockages ou les ruptures de stock grâce à des alertes intégrées et des révisions programmées. Vous pouvez prendre des décisions éclairées sur le moment de passer une nouvelle commande et sur l'investissement à réaliser en analysant les variations de coûts et les tendances des stocks.
Utilisez la vue de l'échéancier pour suivre l'évolution des stocks au fil du temps, afin d'être prêt à faire face aux pics de demande pendant les périodes de forte activité saisonnière, comme le Black Friday.
Idéal pour : les détaillants et les gestionnaires d'inventaire qui souhaitent s'assurer que tout le monde, du directeur des opérations à l'équipe commerciale, est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le statut des stocks et les besoins de réapprovisionnement.
4. Modèle d'inventaire de bureau ClickUp
Le modèle d'inventaire de bureau ClickUp organise votre inventaire de bureau, qu'il s'agisse d'ordinateurs portables, de collations ou de votre réserve inépuisable de café.
Grâce aux fonctionnalités de suivi du temps, vous pouvez surveiller la durée des tâches, repérer les goulots d'étranglement (comme les retards des fournisseurs) et ajuster votre calendrier de commande, que ce soit en passant commande plus tôt ou en changeant de fournisseur pour un autre plus fiable.
Utilisez également la vue Discussion pour communiquer directement sur les problèmes ou les changements liés aux stocks. En cas de retard dans la livraison d'une nouvelle commande, identifiez les membres de l'équipe pour synchroniser tout le monde et éviter que personne ne soit pris au dépourvu.
Idéal pour : les responsables administratifs ou les équipes administratives qui gèrent les fournitures de bureau.
5. Modèle d'inventaire des fournitures de bureau ClickUp
Le modèle d'inventaire des fournitures de bureau ClickUp affiche une vue d'ensemble de toutes les fournitures dont votre bureau a besoin.
Il comprend des champs personnalisés pour suivre vos commandes de bureau, tels que :
- Coût total : calcule le coût total de la commande en fonction du prix unitaire et de la quantité.
- Département : attribuez chaque commande à un département pour faciliter la budgétisation.
- Statut de paiement : permet de savoir si un élément a été entièrement payé, partiellement payé ou en attente de paiement. Par exemple, les décorations pour sapin de Noël coûtent 40 $, mais si la mention « Paiement partiel » est cochée, vous saurez qu'il faut faire le suivi auprès du fournisseur.
Idéal pour : les responsables administratifs qui gèrent un grand nombre de contrats avec des fournisseurs, des commandes en gros ou des besoins récurrents en fournitures.
6. Modèle d'inventaire informatique ClickUp
Le modèle d'inventaire informatique ClickUp est une solution tout-en-un qui offre un contrôle complet de l'inventaire technologique avec des rappels et des dépendances automatisés.
Vous pouvez définir des rappels trimestriels pour vérifier la disponibilité des licences ou lier les commandes de matériel afin que la tâche soit automatiquement mise à jour lorsqu'une autre est achevée.
La vue de résumé offre un aperçu rapide des stocks disponibles et en attente, tandis que la vue des stocks actuels affiche une liste détaillée des éléments en stock.
Idéal pour : les responsables informatiques et les administrateurs système chargés de superviser divers actifs technologiques.
➡️ En savoir plus : Les 10 meilleurs outils logiciels de gestion des opérations
💡Conseil de pro : utilisez ClickUp Brain pour remplir automatiquement des informations telles que les coûts des produits ou les changements de fournisseurs, ce qui réduit le temps de saisie des données. Il informe également les membres de l'équipe lorsque les niveaux de stock changent ou que certains éléments nécessitent une attention particulière. Il peut également résumer les commentaires et les retours, ce qui rationalise les discussions de l'équipe au sujet des stocks.
7. Modèle d'inventaire pour restaurant ClickUp
Le modèle d'inventaire pour restaurant ClickUp vous aide à surveiller les niveaux de stock des ingrédients importants, à réduire le gaspillage et à éviter les ruptures de stock.
Il comprend plusieurs vues, notamment :
- Aperçu de la consommation hebdomadaire : affiche la consommation hebdomadaire de chaque élément. Si votre restaurant utilise 20 livres de parmesan par semaine, vous pouvez ajuster vos commandes pour éviter les achats excessifs ou les ruptures de stock.
- Vue du stockage des éléments : cela permet d'organiser tous les éléments dans la cuisine, le garde-manger, le réfrigérateur et le congélateur en leur attribuant des emplacements de stockage spécifiques.
- Affichage des ruptures de stock : il suit tout ce qui est en rupture de stock ou presque, afin que vous sachiez exactement ce qu'il faut recommander.
- Affichage des dates d'expiration : cela vous permet de trier les éléments par date d'expiration, afin de les utiliser à temps et d'éviter le gaspillage.
Idéal pour : les propriétaires de restaurants de petite et moyenne taille qui supervisent les opérations quotidiennes en cuisine et ont besoin d'un outil de gestion des stocks précis.
8. Modèle de bon de commande et d'inventaire ClickUp
Le modèle de bon de commande et d'inventaire ClickUp est conçu pour suivre chaque commande et gérer les niveaux de stock et les coordonnées des fournisseurs.
Utilisez-le pour organiser les éléments en stock par catégorie, identifiant de produit ou fournisseur. Vous pouvez également enregistrer les informations clés sur vos fournisseurs directement dans votre environnement de travail : coordonnées, tarifs et délais de production. Vous pouvez ainsi voir qui propose les meilleures offres et les délais de production les plus courts.
De plus, définissez des tâches récurrentes dans ClickUp pour les commandes régulières et utilisez les rappels ClickUp pour être averti lorsqu'il est temps de passer la prochaine commande.
Idéal pour : les propriétaires d'entreprises à la recherche d'un logiciel de gestion des stocks pour suivre les bons de commande et réaliser l'automatisation des réapprovisionnements.
➡️ En savoir plus : Les 10 meilleurs logiciels de gestion des commandes
9. Modèle simple de registre d'inventaire d'entreprise ClickUp
Le modèle de registre d'inventaire simple pour entreprises de ClickUp organise l'ensemble de votre stock en sections claires et codées par couleur, telles que « En rupture de stock », « Critique » et « À recommander », afin que vous ne perdiez plus jamais une vente en raison d'un stock insuffisant.
Il comporte 15 champs personnalisés pour stocker les données de chaque élément :
- Quantité en stock : affiche la quantité de stock restante.
- Quantité de commande : spécifie la quantité de stock à commander lorsque les niveaux atteignent le point critique.
- Informations sur les fournisseurs : suivez les fournisseurs auprès desquels vous avez passé commande et leurs coordonnées.
- Niveau de réapprovisionnement : définit un seuil de réapprovisionnement et envoie des alertes lorsque le stock passe en dessous de ce niveau.
Idéal pour : les propriétaires de cafés qui ont besoin d'un système simple pour gérer les niveaux de stock des ingrédients essentiels.
Gérez facilement vos stocks avec ClickUp
Une gestion efficace des stocks permet d'optimiser les niveaux de stock, de contrôler les coûts et de maintenir un niveau élevé de satisfaction client.
Bien qu'Excel propose plusieurs modèles pour rationaliser le processus de suivi des stocks, le fait de s'appuyer uniquement sur des feuilles de calcul peut entraîner des inefficacités et des complications à mesure que vos besoins en matière d'inventaire et l'activité de votre entreprise se développent.
ClickUp va au-delà du simple suivi. Grâce à des fonctionnalités telles que la collaboration en temps réel, les alertes d’automatisation pour le réapprovisionnement et les outils avancés de visualisation des données, il vous permet de gérer vos stocks avec facilité et précision.
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