Que serait un peintre sans sa peinture ? Un -er ! 😅
La blague est peut-être redondante, mais la gestion des ressources ne l'est certainement pas. Ce processus en coulisses joue un rôle essentiel dans la réussite de tout projet. La vérité est que, même si tous vos matériaux sont de haute qualité et que toutes les personnes sont compétentes, cela n'aura aucune importance si vous ne savez pas comment les utiliser à bon escient.
Pour forfaiter et exécuter un projet de manière efficace, vous devez connaître les ressources dont vous avez besoin et celles dont vous disposez. Vous devez également maîtriser la gestion des ressources. Ce n'est qu'à cette condition que votre projet pourra se dérouler sans heurts et obtenir des résultats favorables.
Nous avons conçu ce guide pour vous aider à rafraîchir vos connaissances sur les ressources de gestion de projet. Vous découvrirez les différents types de ressources, comment les identifier et les gérer, et comment les logiciels de gestion des ressources peuvent simplifier ces processus.
Que sont les ressources en gestion de projet ?
Les ressources d'un projet représentent tout ce dont vous dépendez pour la réussite du projet. La gestion des ressources est le processus de forfait et d'utilisation de ces éléments.
Les ressources de gestion de projet peuvent être physiques, comme les outils et les matériaux, et intangibles, comme le temps et l'effort.
Les ressources physiques ont une valeur monétaire spécifique. Elles peuvent être temporaires ou fixes en fonction de la durée pendant laquelle vous en disposez. Cela dit, les ressources intangibles telles que les contrats peuvent également avoir une date d'expiration.
Nous pouvons également classer les ressources de gestion de projet en internes ou externes. Les ressources internes sont les actifs de votre entreprise, tels que les espaces de bureau, tandis que les ressources externes sont celles que vous obtenez ou engagez de l'extérieur. Les exemples de ressources externes sont les entrepreneurs et les fournisseurs.
Conseil professionnel: Pour garder le contrôle de toutes les ressources, utilisez un outil de gestion des ressources robuste logiciel de gestion des ressources comme ClickUp . Les gestionnaires de projet utilisent ClickUp comme un hub tout-en-un pour le forfait des ressources et du travail. Les fonctionnalités polyvalentes et les options de personnalisation de l'outil permettent une intégration transparente dans le flux de travail de n'importe quel projet.
Tirez parti des capacités polyvalentes de gestion de projet de ClickUp pour gérer les ressources du projet et rationaliser votre flux de travail
Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?
Illustrons l'importance de la gestion des ressources par un exemple :
_Imaginez que vous êtes un gestionnaire de projet qui supervise le développement d'une application critique
Comme vous n'avez pas consacré suffisamment de temps à la planification, vous n'avez pas réussi à établir un échéancier réaliste et à déterminer les ressources nécessaires pour achever le projet. Alors que le développement démarre, les choses commencent à se gâter rapidement. Les développeurs et les autres participants au projet font la course contre la montre, sont sous pression et ne font pas leur meilleur travail.
Le résultat est une application de qualité médiocre qui a largement collé à la date limite. Elle est truffée de bugs et nécessite de nombreuses révisions, ce qui finit par coûter beaucoup plus cher que prévu. Tout le monde, y compris le client, est mécontent.
Une telle approche désorganisée peut fonctionner lorsque l'entreprise est petite, mais pas si vous êtes la gestion de grands projets pour les entreprises qui traitent plusieurs projets simultanément. Dans ce scénario, vous devez adopter une approche stratégique, en analysant soigneusement les exigences du projet et en allouant les ressources en conséquence. Un calendrier de projet ambitieux mais réalisable tient compte des problèmes émergents inévitables et garantit à votre équipe un travail gratuit et efficace. Vous pouvez respecter les réunions sans compromettre la qualité, potentiellement même dépasser les attentes du client. 🏆
Types de ressources pour le projet
Alors que les ressources en gestion de projet peut être classée de différentes manières. Dans cet article, nous aborderons quatre types de base :
- Les ressources financières
- Les ressources matérielles
- Ressources humaines
- Le temps
Les sections suivantes présentent chaque type de ressources, leur importance et des exemples :
Ressources financières
L'argent est la ressource la plus précieuse pour tout projet. Il représente la fondation de toutes les autres ressources de gestion de projet, telles que les matériaux et la main-d'œuvre. C'est pourquoi vous devez le gérer méticuleusement dès le départ. 💵
L'assistance financière de votre projet peut provenir de différentes sources, telles que :
- Le budget interne du projet
- Investisseurs et sponsors externes
- Prêts bancaires
- Des subventions
- Campagnes de crowdfunding
Lorsque vous prenez des décisions financières, privilégiez les options rentables. Dans le pire des cas, vous vous retrouverez avec un peu d'argent en réserve. En revanche, si vous manquez de fonds en cours de projet, c'est toute l'opération qui sera compromise.
Pro tip: Modèle de budget de projet avec WBS de ClickUp présente un moyen simple mais efficace de gérer les dépenses de votre projet. Il comprend une structure de répartition du travail (SRT), qui vous permet de suivre même les dépenses les plus mineures.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Project-Budget-With-WBS-Template.png Le modèle de budget de projet ClickUp avec WBS /$$img/
Décomposez et suivez toutes les dépenses de votre projet grâce au modèle de budget de projet avec WBS de ClickUp
Ressources matérielles
Les ressources matérielles sont l'ensemble des actifs que votre entreprise possède ou prête et qui permettent à votre projet de voir le jour. Elles comprennent
- Les installations : Il s'agit des espaces dans lesquels vous mènerez votre entreprise, tels que les bureaux, les ateliers et les zones de stockage
- Les matériaux: Il s'agit des consommables et des matières premières ou transformées qui permettent la réalisation de votre projet. Ils sont périssables et épuisables, vous devez donc les réapprovisionner régulièrement
- Outillage: Il s'agit des équipements, des machines ou des logiciels qui vous aident à mettre en œuvre le projet. Ils se détériorent ou perdent de la valeur avec le temps et vous devez les mettre à niveau de temps en temps
Astuce: ClickUp propose différents modèles pour vous aider à gérer les ressources matérielles du projet. Par exemple, le modèle Modèle de gestion des stocks ClickUp est idéal pour suivre la disponibilité des ressources d'un projet, le statut des commandes, les fournisseurs et les prix. Avec le modèle Modèle de gestion des actifs ClickUp grâce à ce modèle, vous pouvez assurer la maintenance de l'inventaire, de l'état et des réparations de vos équipements. 🛠️
Suivez la disponibilité et les commandes de votre stock en temps réel avec le modèle de gestion des stocks de ClickUp
Ressources humaines
Les personnes qui contribuent à la réalisation de votre projet sont les ressources les plus délicates à gérer, car elles introduisent un tableau de variables que vous devez prendre en compte avant de faire des forfaits. Ce sont des personnalités uniques avec leurs validations, leurs traits de caractère et leurs compétences distinctes. Ils sont également essentiels pour mener toutes les opérations du projet, de l'idéation à l'exécution. 👥
C'est pourquoi recruter les membres d'une équipe de projet, les faire évoluer et leur donner du contenu nécessite d'y consacrer un temps et des moyens financiers importants. Selon les recherches de l'Institut de gestion de projet, les déficiences en matière de talents peuvent entraver 40 % de l'activité du projet des efforts de mise en œuvre des stratégies.
Les ressources humaines peuvent inclure :
- Les gestionnaires de projet: Les cours qui forfaitent le projet, allouent les ressources et contrôlent la progression
- **Les membres de l'équipe de projet : un groupe diversifié de personnes qui possèdent des compétences utiles pour le projet et qui y contribuent
- Les contractants externes: Les personnes extérieures à l'organisation que vous engagez pour les besoins spécifiques du projet
À faire: Saviez-vous que ClickUp est aussi un outil de gestion d'équipe ? Il rationalise le recrutement, l'intégration et l'administration. Avec plus de 100 modèles RH prédéfinis vous pouvez gérer n'importe quel processus RH sans effort.
ClickUp a tout ce dont vous avez besoin pour gérer la ressource la plus importante de votre projet - les personnes
Temps
Même si c'est le travail qui fait avancer le projet, le temps qu'il prend est une ressource essentielle à prendre en compte lors du forfait. Le temps, c'est de l'argent - le projet ne peut pas être prolongé à l'infini. Il doit suivre un calendrier pour rester dans les limites du budget et éviter d'interférer avec d'autres validations.
Le temps dépend également de diverses autres ressources de gestion de projet. Par exemple, plus il y a de personnes qui travaillent sur une tâche spécifique, moins il leur faudra de temps pour la terminer. Si l'achèvement d'une tâche dépend d'un matériau limité, vous devrez fournir une quantité suffisante de ce matériau pour éviter les retards inutiles.
Au début, il peut être difficile d'estimer la durée des tâches d'un projet, sauf si vous suivez le temps. En faisant cela, vous serez en mesure d'allouer des paramètres de temps aux tâches avec plus de précision à l'avenir et de fixer des échéanciers de projet réalistes. ⌛
Pro tip: ClickUp vous permet d'enregistrer le temps à partir de n'importe quel appareil et de générer rapidement des rapports à des fins d'analyse.
Enregistrez le temps que prend chaque tâche et créez des rapports sans effort avec ClickUp
Identifier et gérer les ressources d'un projet : Processus étape par étape
Si vous voulez que votre projet se déroule gratuitement, commencez à vous préparer bien avant la date de début du projet et soyez attentif à la manière dont vous gérez les ressources.
Dans la section suivante, nous partagerons les étapes nécessaires à la gestion des ressources d'un projet. Vous découvrirez également quelques techniques de gestion pratiques telles que le nivellement des ressources et les prévisions.
Étape 1 : Définir la portée du projet
La création du forfait du projet est la première étape de tout programme de gestion des ressources. Il s'agit de dresser la liste de toutes les informations cruciales pour le début du travail sur le projet, telles que :
- Les tâches spécifiques et leurs dépendances
- Les membres de l'équipe et leurs rôles
- Le calendrier prévu pour le projet
- Les indicateurs qui détermineront la réussite du projet
Connaître les spécificités des activités de votre projet vous aidera à évaluer les ressources nécessaires.
Étape 2 : Communiquer avec les membres de l'équipe
Vous devez impliquer l'ensemble de l'équipe dans le processus de forfait des ressources. Ils sont experts et peuvent avoir l'expérience de projets similaires, et peuvent vous donner des points de repère pour vous aider dans la prévision des ressources.
Vous pourrez alors faire des estimations plus précises sur la durée et les autres ressources nécessaires à chaque tâche du projet et les allouer efficacement. 🔮
Étape 3 : Analyser les ressources disponibles
Avant de déterminer la quantité de chaque ressource à mettre de côté, vous devez collecter des données sur les actifs actuellement disponibles. La première ressource que vous devez examiner est le budget. Après avoir fait le tour de la question, vous devez vous pencher sur les points suivants :
- Les ressources indispensables au démarrage du projet
- Celles qui nécessitent une commande préalable
En vous assurant que vous disposez de tous les moyens nécessaires pour réussir à lancer le projet sans retard, vous créez une base solide sur laquelle vous pourrez vous appuyer.
$$$a étape 4 : Créer un forfait de ressources
Une fois que vous disposez de toutes les informations nécessaires, travaillez à l'élaboration d'un plan de ressources officiel forfait de ressources . Ce document guidera les efforts de gestion des ressources à venir dans l'ensemble de l'équipe. Définissez tous les besoins en ressources de votre projet et incluez leurs descriptions, les quantités nécessaires et les délais d'approvisionnement.
Étape 5 : Créer un calendrier des ressources
À cette étape, vous devez aligner votre calendrier des ressources avec le calendrier du projet. La planification des ressources permet d'éviter les retards et de s'assurer que tous les équipements et matériaux arrivent à temps afin que votre équipe ne perde pas de temps à attendre. Si vous devez faire appel à des prestataires externes, veillez à ce qu'ils soient disponibles pour effectuer leur travail en temps voulu. 📝
Étape 6 : Affecter les ressources
L'allocation des ressources est au cœur de votre stratégie de gestion des ressources. À cette étape, vous devez faire appel à toute votre puissance mentale et à vos compétences en matière de gestion du temps pour déterminer qui utilisera quelle ressource et à quel moment.
De nombreuses ressources étant limitées, il est nécessaire d'établir au préalable un calendrier précis pour deux facteurs déterminants pour la réussite du projet :
- Prévenir les conflits
- Assurer une efficacité maximale
Ce processus d'affectation des ressources aux différentes tâches du projet est connu sous le nom de chargement des ressources et fait partie intégrante de la période de forfait.
Lors de l'attribution du travail aux membres de l'équipe, tenez compte de leur disponibilité et attribuez le travail en conséquence. Bien que cela semble attrayant en théorie, remplir leur temps pour atteindre une capacité de 100 % n'est pas une bonne idée. Les imprévus sont fréquents : si l'un des membres de l'équipe tombe malade, d'autres devront le remplacer. Laisser une marge de manœuvre pour ces situations vous aidera à respecter le calendrier de votre projet.
Il est essentiel de faire preuve d'adaptabilité et d'inviter promptement à réajuster les dates ou à réaffecter les ressources afin de résoudre les problèmes émergents et d'éviter la surcharge de travail. C'est ce que nous appelons le nivellement des ressources.
Étape 7 : Suivre la progression et analyser les résultats
Vous devez surveiller l'utilisation des ressources pour vous assurer que vous ne prenez pas de retard ou que vous ne dépassez pas votre budget. Pour obtenir les informations les plus précises, vous devez déterminer vos indicateurs de performance clés au préalable et mesurer les progrès au fur et à mesure que vous avancez dans le cycle de vie du projet. À faire, vous pourrez détecter rapidement les problèmes et y remédier avant qu'ils ne fassent dérailler l'ensemble du projet.
Une fois que l'équipe a terminé le projet, vous pouvez analyser ces indicateurs pour comprendre l'efficacité de vos efforts de gestion des ressources. Ainsi, vous saurez exactement ce qui a bien fonctionné et ce que vous devriez améliorer lors du prochain projet. 📈
Comment gérer les ressources d'un projet avec ClickUp
La planification des ressources est probablement la tâche la plus la plus difficile de la gestion de projet . Elle exige que vous pensiez des kilomètres à l'avance. Si vous faites un mauvais choix, c'est tout le projet qui risque de capoter. Heureusement, vous avez des outils de gestion des ressources comme ClickUp à votre disposition pour vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour le décollage du projet. 🛫
Nous vous expliquons ci-dessous comment utiliser ClickUp pour planifier et gérer les ressources de n'importe quel projet. Vous pouvez partir de zéro ou tirer parti des nombreux modèles prêts à l'emploi de ClickUp. Pour commencer, ces deux modèles peuvent vous être utiles :
Voici comment tirer le meilleur parti de Des fonctionnalités complètes de gestion de projet de ClickUp :
Créez votre environnement de travail et votre inventaire Hiérarchie des projets ClickUp vous permet de organiser et de rationaliser l'ensemble de votre processus de gestion des ressources. Créez votre environnement de travail, ajoutez une tâche pour chaque élément de travail et assignez-la au membre de l'équipe responsable. Définissez les dépendances des tâches pour clarifier l'ordre des tâches et éviter les goulots d'étranglement. 🔗
Spécifiez les tâches et les dépendances des tâches dans ClickUp pour que l'exécution du projet se fasse sans heurts
Utilisez l'une des options suivantes Automatisations de ClickUp ou en créer de personnalisées pour optimiser votre flux de travail et faire évoluer vos opérations. Grâce aux Automatisations, vous ne perdez plus de temps à effectuer un travail manuel répétitif et pouvez plutôt vous concentrer sur la gestion des ressources.
ClickUp simplifie encore davantage la collaboration et la communication interfonctionnelles : utilisez l'affichage des tâches pour ajouter des descriptions, des checklists et des fichiers et aider les personnes assignées à exécuter leur travail en toute transparence. Lorsque vous avez besoin de l'avis direct des membres de l'équipe ou des parties prenantes, demandez-le dans les commentaires de la tâche ou par l'intermédiaire de ClickUp Discuter .
Planifiez vos ressources
ClickUp est livré avec plus de 15 affichages personnalisables vous permettant de gérer et de suivre tous les aspects de la planification des ressources en toute simplicité. Obtenez un aperçu clair des ressources actuelles et en cours en tirant parti :
- Le standardLa vue Liste de ClickUp* Le style KanbanVue Tableau Attribuez un libellé de priorité à chaque ressource afin que votre équipe sache à quoi s'attaquer en premier. Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés, tels que des statuts et des formules, qui peuvent calculer automatiquement vos coûts.
Une fois que vous disposez de toutes les informations, rédigez votre forfait de gestion des ressources à l'aide de la fonction Documents ClickUp -l'éditeur de texte intégré à la plateforme. Pour la planification des ressources, vous pouvez utiliser la fonction Vue Gantt de ClickUp ou Affichage du Calendrier pour visualiser l'échéancier des efforts de gestion des ressources à venir.
Obtenez une meilleure compréhension du calendrier de vos ressources avec la vue Gantt de ClickUp
Créez des tableaux de bord personnalisés Formulaires ClickUp pour demander des informations sur les fournisseurs, telles que les prix et les stocks. Stockez et organisez toutes les données collectées pour faciliter la l'analyse coût-bénéfice et la prise de décision. Avec l'aide de La vue Plan de ClickUp , vous pouvez vérifier l'emplacement exact de chaque vendeur ou établissement sans quitter l'application. 📍
Attribuer du travail et suivre la progression des travaux
Il est maintenant temps de mettre votre forfait en action avec l'attribution des ressources. Utiliser La vue Charge de travail de ClickUp pour attribuer du travail aux membres de l'équipe en fonction de leur disponibilité. Définissez leur capacité à l'aide d'indicateurs tels que :
- Le temps
- Nombre de tâches
- Points de sprint
Vous pouvez même ajouter un champ personnalisé pour adapter la vue aux flux de travail d'équipes spécifiques. Après cela, il ne reste plus qu'à choisir comment vous souhaitez que la vue s'affiche, y compris la période affichée.
Avec la vue Charge de travail de ClickUp, le chargement des ressources devient un jeu d'enfant
Au fur et à mesure que votre équipe achève son travail et utilise des ressources, elle peut marquer sa progression sur la plateforme. En utilisant plus de 50 cartes, vous pouvez créer une vue personnalisée de la charge de travail Tableau de bord ClickUp pour évaluer les performances en un coup d'œil. Vous pouvez également spécifier vos objets dans Objectifs ClickUp et suivez votre progression vers ces objectifs grâce à des cibles mesurables.
Optimisez votre gestion de projet avec ClickUp
La façon dont vous gérez les ressources de votre projet peut faire la différence entre les résultats obtenus et les résultats obtenus. Une planification et une allocation efficaces des ressources positionnent votre équipe sur la voie de la réussite, garantissant une livraison du projet à temps et sans stress.
La gestion des ressources est une opération complexe, mais vous pouvez la simplifier en récoltant les avantages des logiciels de gestion de projet comme ClickUp. Essayez ClickUp gratuitement et utilisez-le pour faire la plus délicieuse des limonades à partir des citrons qui vous ont été donnés ! 🍋