La gestion d'une équipe d'indépendants présente des défis uniques. L'un des principaux obstacles que vous rencontrerez sera d'aligner les emplois du temps de chacun, en particulier dans des fuseaux horaires différents. Vous devez suivre les progrès de chacun, faute de quoi votre projet risque de prendre du retard.
Avec ces responsabilités, vous devez constamment jongler avec la disponibilité et les échéances du projet. Nous comprenons que c'est beaucoup à gérer et qu'il peut être difficile d'assurer le bon déroulement des opérations.
Mais voici une bonne nouvelle : vous pouvez rapidement relancer votre activité de freelance en adoptant les bonnes stratégies et en utilisant les bons outils.
Cet article explore les stratégies et les outils de gestion de projet qui ont fait leurs preuves pour gérer les freelances tout en gardant le contrôle de vos projets et en maximisant la productivité.
À la fin de votre lecture, vous serez un pro de la définition d'attentes claires pour vos travailleurs indépendants, de la gestion du temps et de la charge de travail de chacun, et de la communication d'un retour d'information utile.
Gérer les talents freelance : avantages et défis
Avantages de l'embauche de free-lances
L'embauche de free-lances présente plusieurs avantages par rapport aux employés à temps plein, ce qui en fait une option attrayante pour de nombreuses entreprises :
- Rentabilité: Les free-lances peuvent être rentables si vous n'avez besoin d'une équipe d'appoint que pour un projet spécifique ou une courte période. Par exemple, pour une campagne de marketing, embaucher un monteur vidéo freelance pour quelques semaines sera moins coûteux que de garder un employé à temps plein toute l'année
- Accès à des compétences spécialisées: Si vous pensez que votre équipe actuelle d'employés à temps plein manque d'expertise dans des domaines spécifiques, l'embauche de freelances vous permet de tirer parti de leur expertise, garantissant ainsi des résultats de haute qualité pour des tâches de niche
- Flexibilité: Avec une main-d'œuvre freelance, vous pouvez augmenter ou réduire votre équipe rapidement, ce qui est idéal pour faire face aux pics de travailéviter la surcharge et l'épuisement des employés *Réduction des frais généraux: Comme les freelances travaillent à distance et gèrent leurs outils et leur espace de travail, vous n'avez pas besoin d'investir dans des bureaux, des équipements et d'autres ressources supplémentaires
Gestion des free-lances par rapport aux employés internes
La gestion des free-lances est très différente de celle des employés à temps plein. Vous engagez un free-lance pour une tâche ou un projet spécifique, alors que les employés à temps plein remplissent un rôle continu et évolutif.
Vous devez connaître la différence entre les free-lances et les employés à temps plein afin d'établir des relations positives.
différences entre l'embauche d'un freelance et d'un employé à temps plein | Aspects de l'embauche d'un freelance ou d'un salarié à temps plein | ------------ | --------------------------------------------------- | | Coût | Souvent moins cher, pas d'avantages sociaux ni d'engagements à long terme | | | Salaires, avantages sociaux, impôts et engagements à long terme | | Flexibilité | Engagez des free-lances en fonction de vos besoins pour des projets spécifiques | | | Flexibilité limitée, horaires de travail fixes | | Expertise | Accès à un large éventail de compétences spécialisées | | | Expertise limitée aux compétences du personnel en place | | Flexibilité | Accès à un large éventail de compétences spécialisées | | | Expertise limitée aux compétences du personnel actuel | | Extensibilité | Facilité d'augmenter ou de réduire rapidement la taille de l'entreprise | | | Extensibilité nécessitant des processus d'embauche et de licenciement | | Pas besoin d'espace de bureau ou d'équipement supplémentaire | | | Nécessite de l'espace de bureau, de l'équipement et d'autres ressources | | Engagement | Engagement à court terme, dans le cadre d'un projet | | | Engagement à long terme, dans le cadre d'un emploi permanent | | Moins de contrôle direct, autogestion | | | Supervision directe, plus de contrôle sur le travail | | Disponibilité | Peut avoir une disponibilité variable, projets multiples | | | Dédié à votre entreprise, disponibilité constante |
Comment gérer efficacement les freelances en 7 étapes
1. Définir la portée du projet, les attentes et le budget
Avant de confier des tâches à des free-lances, définissez clairement les attentes liées au projet afin d'éviter tout problème ultérieur. Pour garantir une communication et une compréhension claires, voici comment les mettre sur la même longueur d'onde :
Ajouter les exigences du projet
Soyez précis sur ce que vous attendez de votre free-lance. Fournissez des instructions détaillées sur les attentes et la manière de réaliser la tâche, y compris les étapes nécessaires, les lignes directrices, ou exigences du projet .
Définissez bien les détails du projet - plus vous fournirez d'informations, mieux votre freelance sera équipé pour vous fournir le travail dont vous avez besoin.
Exemple : Si vous confiez à un rédacteur indépendant la rédaction d'un livre blanc pour votre entreprise, fournissez des informations supplémentaires sur le public cible, le nombre de mots et le ton. Incluez également des détails sur des produits spécifiques et des études de cas.
Mentionnez les livrables et les échéances
Lorsque vous confiez une tâche à un free-lance, indiquez clairement les résultats attendus, les étapes à franchir et les délais à respecter pour mener à bien le projet,
Exemple : Nous vous demandons de rédiger quatre articles de blog de 1000 mots par mois. Veuillez livrer un article par semaine le lundi.
Discuter de la disponibilité
Discutez dès le départ de la disponibilité des free-lances pour des réunions ou des appels, afin qu'ils puissent planifier leur emploi du temps en conséquence.
Exemple : Tous les mardis, entre 12 h 45 et 13 h 30, nous organisons une réunion téléphonique hebdomadaire sur Zoom entre les free-lances et les équipes concernées.
La réunion d'équipe a pour but de discuter des objectifs du projet, des résultats obtenus, des commentaires sur des points particuliers et de partager les mises à jour du produit.
Discuter des conditions de paiement
Clarifiez les conditions de paiement, y compris la fréquence des paiements aux free-lances et la plateforme de paiement.
Exemple : Nous avons un cycle de paiement NET + 30 jours pour l'équipe de freelances. Le mode de paiement est PayPal et concerne tous les articles de blog approuvés que vous avez rédigés.
La dernière chose à faire est d'avoir ces discussions après que le freelance qui travaille sur votre projet ait établi la facture.
Utiliser
Modèle de cahier des charges de ClickUp
pour spécifier tous les détails dans un référentiel centralisé. Cela vous évitera de perdre du temps à créer de longues feuilles de calcul ou des courriels pour partager ces informations.
Il fournit un cadre facile pour définir le champ d'application, les objectifs et les produits à livrer, ainsi que des sections pour les exigences légales, les étapes et les les objectifs du projet qui peut être personnalisé en fonction de vos besoins.
Utilisez le modèle de cahier des charges de ClickUp pour définir les détails essentiels du projet dès le début
Télécharger ce modèle Pro tip💡: Utiliser un assistant d'écriture IA, tel que ClickUp Brain le logiciel ClickUp Brain permet d'automatiser la création de descriptions de projets et de notes d'information
clickUp Brain récupère les détails nécessaires de votre outil de gestion de projet et remplit le champ d'application, les dates de livraison, les échéances, les objectifs et les jalons dans votre cahier des charges et d'autres_
Modèles de SOP pour les indépendants
que vous utilisez
utiliser ClickUp Brain pour créer une description de projet et une ébauche de livre électronique
2. Discuter de la communication et des vérifications
Une communication efficace est essentielle à la gestion de toute équipe, mais elle l'est encore plus lorsqu'il s'agit de gérer des travailleurs indépendants. Vous ne supervisez pas directement leur travail ; dans la plupart des cas, ils peuvent travailler à distance.
Et si vous ne communiquez pas efficacement, vous devrez faire face à.. :
- Des échéances de projet non respectées
- Des malentendus
- Perte de l'étendue du projet
- Problèmes de motivation
Pour éviter ces scénarios, veillez à discuter des aspects de communication suivants avec votre free-lance :
Mode de communication préféré
Discutez avec votre free-lance de l'outil de communication utilisé par votre entreprise : Slack, Zoom, et tout autre outils de collaboration en ligne où ils doivent être disponibles pour répondre rapidement.
Fréquence des réunions
Convenez de la fréquence de vos contacts. Souhaitez-vous des rencontres hebdomadaires ou des mises à jour bihebdomadaires ?
Choisissez une fréquence qui vous permette de rester en phase sans surcharger l'emploi du temps de qui que ce soit, afin de pouvoir résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
Gérer les changements
Discutez de la manière dont vous aborderez les changements dans leur travail. Que ce soit par le biais de commentaires dans un Google Doc ou de messages via un outil de collaboration de projet le processus doit être clair.
L'idéal est de disposer d'un seul outil de communication efficace pour les réunions d'équipe, la gestion des changements et la communication asynchrone, y compris les messages directs.
C'est là que le ClickUp pour les freelances sert d'outil de gestion de projet avec des lignes de communication efficaces pour centraliser votre emploi du temps et la communication avec les nombreux freelances avec lesquels vous travaillez. Vue du chat de ClickUp vous permet de gérer efficacement les communications avec vos collaborateurs indépendants afin que rien ne vous échappe. Envoyez des messages directs, assignez des tâches, partagez des mises à jour lorsque vous ajoutez ou modifiez des tâches, et partagez des documents tels que des liens, des pièces jointes et des vidéos pour aider les freelances.
restez en contact avec votre équipe de travailleurs indépendants grâce à ClickUp Chat View_
Pour chaque tâche assignée sur ClickUp, vous pouvez également ajouter des commentaires pour mentionner des mises à jour ou des notes spéciales.
Pro tip💡: Au sein de ClickUp, les freelances peuvent surligner du texte pour ajouter une réponse à des parties spécifiques de vos commentaires à l'aide de l'option " Citation ", réduisant ainsi le risque de confusion même si vous avez ajouté plusieurs points.
utilisation de l'option de citation dans les commentaires sur ClickUp
Mais qu'en est-il si vous devez donner des instructions complexes et détaillées ?
Sautez le texte et utilisez Clips ClickUp pour créer et partager des enregistrements d'écran, en fournissant des indications claires et visuelles afin d'éviter les malentendus et de s'assurer que vos free-lances comprennent chaque tâche.
Vous pouvez également intégrer ces clips à n'importe quelle tâche ou partager un lien public afin que les free-lances puissent y accéder facilement.
utilisez ClickUp Clips pour partager des enregistrements d'écran dans la fenêtre de chat
3. Mettre en place un système d'intégration efficace
Quels sont les signes classiques d'un mauvais système d'intégration ?
Vos free-lances se sentent perdus, ne sachant pas quoi faire ensuite. Ils ont du mal à se débrouiller seuls et vous posent sans cesse les mêmes questions.
Au pire, ils peinent à fournir un travail de qualité.
Ce n'est pas le meilleur scénario lorsque vous engagez les bons free-lances en tant qu'investissement à long terme dans la réussite de votre entreprise.
Voici ce que vous devriez inclure dans vos documents d'accueil :
- Politiques de l'entreprise: Présentez votre travail et votre entrepriseculture de l'équipe et les valeurs de l'équipe, et incluez les NDA et les accords si nécessaire
- Matériel de formation: Fournir des guides de style, des meilleures pratiques et des connaissances spécifiques à l'industrie pour assurer la cohérence et la qualité
- Accès à des outils spéciaux: Permettre aux free-lances d'accéder à des logiciels ou à des outils spécialisés dont ils ont besoin pour leur travail, tels que des logiciels de conception graphique, des outils de gestion de projet ou des plateformes de communication
Pour rationaliser le processus d'intégration, vous pouvez utiliser des cadres prêts à l'emploi.
Par exemple, Modèle d'intégration des nouveaux employés de ClickUp vous permet de créer des listes de contrôle détaillées, de planifier des sessions de formation avec des collègues, d'assigner des dates d'échéance et de suivre l'avancement du projet avec des statuts personnalisés tels que "A faire", "En cours" et "Terminé".
Ajoutez une liste de contrôle détaillée dans le modèle d'intégration des nouveaux employés de ClickUp pour vous assurer que vos travailleurs indépendants disposent de tous les détails essentiels pour démarrer la collaboration
Télécharger ce modèle Read more: Here are the les 10 meilleures astuces de freelance testées et approuvées pour gagner du temps sur les tâches administratives fastidieuses..
4. Utiliser des outils de gestion de projet pour les indépendants
La gestion de plusieurs freelances au sein d'une même équipe peut rendre difficile le suivi des mises à jour et des échéances, ce qui entraîne confusion et désorganisation. Logiciel de gestion de projet pour les indépendants peut vous aider à planifier les tâches, à suivre les progrès, à visualiser les dépendances et les goulets d'étranglement, et à garantir un fonctionnement sans heurts.
Voici comment Logiciel de gestion de projet ClickUp vous met sur la voie du succès :
créez des listes de tâches claires et multifonctionnelles pour gérer vos idées et travailler de n'importe où afin de ne plus jamais rien oublier
- Tableaux d'affichage pour le brainstorming:Tableaux blancs de ClickUp sont votre toile numérique, aidant vos employés réguliers à collaborer et à faire du brainstorming avec l'équipe freelance et à convertir les idées en tâches réalisables, même lorsque tout le monde travaille à distance
- Docs pour l'édition collaborative:ClickUp Docs est une source unique de vérité pour répertorier tous les détails d'un projet - objectifs, lignes directrices, propositions de projet, étapes, etc. L'édition collaborative permet à plusieurs membres de l'équipe de projet d'apporter des modifications, d'ajouter des commentaires et d'assigner des tâches à ces documents. Vous pouvez également ajouter un accès basé sur les rôles comme pour les documents en consultation seule
créez, éditez, stockez et partagez toutes les informations relatives à l'entreprise et au projet avec vos freelances en utilisant ClickUp Docs_
- Des tableaux de bord pour suivre les progrès: En tant que chef de projet ou chef d'équipe,Tableaux de bord de ClickUp vous permettent d'ajouter des KPI, de suivre et de visualiser les progrès, et d'obtenir une visibilité en temps réel des opportunités et des obstacles
- Organisation des tâches: UtiliserTâches ClickUp pour décomposer des projets complexes en tâches plus petites, fixer des délais et aider les freelances à hiérarchiser efficacement leur travail
- Obtenez une vue d'ensemble de ce sur quoi le freelance travaille : AvecVue du tableau Kanban de ClickUpvous pouvez voir en un coup d'œil ce sur quoi chaque freelance travaille, où en sont ses tâches et ce qu'il lui reste à faire
visualisez des flux de travail multiples avec la vue Kanban Board de ClickUp
Si les priorités changent, vous pouvez déplacer les tâches dans les flux de travail à l'aide de la fonction glisser-déposer, ce qui permet des mises à jour et une réorganisation rapides.
glissez-déposez n'importe quelle tâche dans la colonne suivante pour mettre à jour automatiquement son statut avec la vue du tableau Kanban de ClickUp
En savoir plus: 10 meilleurs logiciels de gestion des entrepreneurs et systèmes de suivi en 2024
5. Gérer efficacement le temps avec des trackers Logiciel de suivi du temps des freelances vous permet de gérer les heures facturables et les feuilles de temps et de suivre les entrées et sorties de temps dans un endroit centralisé.
Suivi du temps de travail de ClickUp de ClickUp aide vos freelances à suivre leurs heures de travail. Utilisez l'outil de suivi global intégré pour démarrer et arrêter le temps depuis n'importe où, ajoutez des notes et des étiquettes aux entrées de temps, et obtenez un récapitulatif du temps total qu'ils ont passé sur vos tâches.
vérifiez la durée estimée du projet grâce aux rapports détaillés de suivi du temps de ClickUp
Même si plusieurs freelances, tels que des rédacteurs et des éditeurs, travaillent sur la même tâche, ils peuvent suivre leur temps individuellement. À la fin du projet, vous pouvez vérifier les relevés de temps individuels et les comparer au temps estimé au début du projet.
En cas de contretemps ou de retard, les free-lances peuvent mettre à jour les dates d'échéance de la tâche principale. Tous les membres de l'équipe affectés à ces tâches recevront automatiquement une notification afin qu'ils puissent adapter leur emploi du temps en conséquence.
Les rapports détaillés de suivi du temps de ClickUp garantissent que tous les aspects de votre projet restent sur la bonne voie et que les délais sont respectés de manière efficace.
En savoir plus: Les 9 meilleurs logiciels de gestion du personnel en 2024
6. Proposer et obtenir régulièrement un retour d'information
Quel que soit le talent de vos free-lances, ils ont besoin de vos conseils et de vos commentaires pour répondre à vos attentes.
Vous devez fournir un retour d'information régulier afin d'éviter les révisions interminables et les frustrations. Voici quelques bonnes pratiques en matière de partage un retour d'information constructif sont :
Soyez précis
Précisez ce qu'ils ont fait de bien ou ce qui doit être amélioré.
Exemple : La section sur les caractéristiques du produit pourrait être plus détaillée. Pouvez-vous développer la manière dont chaque fonctionnalité profite à l'utilisateur ?
En temps voulu
N'attendez pas que vos free-lances aient fini de travailler sur le projet pour leur dire ce que vous en pensez. Donnez-leur un retour d'information dès le début afin qu'ils puissent apporter des modifications rapidement et facilement.
Exemple : Je viens de terminer la lecture de votre projet d'article. Je vous invite à m'appeler rapidement pour discuter de mes commentaires pendant qu'ils sont encore frais dans mon esprit.
Actionnable
Suggérer comment ils peuvent améliorer ou développer leur travail.
Exemple : Pour améliorer la lisibilité, utilisez des paragraphes plus courts. Utilisez des sous-titres et des puces pour faciliter la lecture de votre contenu.
Équilibré
Appréciez ce qu'ils ont fait de bien et soulignez les domaines dans lesquels ils peuvent s'améliorer.
Exemple : Vos recherches et vos données sont impressionnantes et ajoutent de la crédibilité à votre article. Cependant, la conclusion n'est pas très convaincante. Elle était un peu générique ; nous devons la réécrire pour qu'elle résume les principaux enseignements de l'article.
Donnez à votre équipe de free-lances un retour d'information constructif, mais n'oubliez pas de leur demander régulièrement leur avis.
Posez-leur des questions sur les problèmes qu'ils rencontrent dans leur travail.
Un moyen facile de recueillir des informations auprès de vos free-lances est d'utiliser la fonction Modèle de rétroaction des employés de ClickUp . Ce modèle vous permet de recueillir des commentaires détaillés sur le travail avec vous, tels que la clarté du rôle et les possibilités de développement.
Ce modèle boucle de rétroaction peut vous aider à identifier comment améliorer les processus et mieux soutenir vos free-lances.
Découvrez ce que vos travailleurs indépendants pensent de votre culture d'entreprise, de votre gestion et de votre culture de travail grâce au modèle de feedback des employés de ClickUp
Télécharger ce modèle Pro Tip💡: Set up Automations ClickUp pour envoyer automatiquement des courriels d'enquête à vos freelances tous les trimestres
vous pouvez utiliser Vue du formulaire de ClickUp vous pouvez utiliser le formulaire de ClickUp pour recueillir les commentaires de votre équipe de freelances. Cela garantit une collecte cohérente des commentaires et vous permet d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes
7. Inviter les free-lances à des activités de renforcement de l'esprit d'équipe
Bien que les free-lances soient une extension de votre équipe, ils se sentiront probablement déconnectés de sa camaraderie parce que leurs interactions avec elle sont limitées.
Le résultat ?
Cela peut avoir un impact sur leur sentiment d'appartenance et leur motivation. Les inviter à des événements de consolidation d'équipe les aide à s'intégrer et à se sentir valorisés.
Pour vos employés, cela renforce l'idée que les free-lances sont des coéquipiers essentiels. Lorsqu'ils participent ensemble à des activités de renforcement de l'esprit d'équipe, ils établissent des relations et renforcent leurs liens.
Voici quelques exemples d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe activités virtuelles de renforcement de l'esprit d'équipe vous pouvez essayer :
Salles d'évasion virtuelles
Lors d'une activité dans une salle d'évasion virtuelle, tous les participants rejoignent le même jeu en ligne. Ils doivent communiquer et collaborer pour trouver des indices et résoudre des énigmes avant la fin du temps imparti pour "s'échapper"
Ce jeu amusant est idéal pour les équipes à distance composées de travailleurs indépendants, car il encourage le travail d'équipe en vue d'atteindre un objectif commun.
Soirée Trivia
Choisissez des questions sur des films populaires, des émissions de télévision, de la musique et d'autres sujets amusants. Chaque équipe doit être composée d'un mélange de travailleurs indépendants et de membres de l'entreprise.
Tout le monde peut socialiser dans un cadre détendu et sans pression puisqu'il s'agit simplement d'un jeu décontracté et amusant.
Planifiez ces activités en utilisant Le modèle Team Docs de ClickUp . Ce modèle personnalisable vous permet de dresser une liste de questions pour briser la glace, d'établir des règles pour diverses activités virtuelles et d'organiser tous les détails en un seul espace.
Utilisez le modèle Team Docs dans ClickUp pour rationaliser les documents de base de l'équipe et améliorer l'accessibilité au sein des projets
Télécharger ce modèle Gardez le modèle Team Docs de ClickUp à portée de main lors de vos activités virtuelles. Il vous permet de voir les titres de poste, l'expérience et les coordonnées de chacun.
Comme il s'agit d'un document collaboratif, l'ensemble de votre équipe, y compris vos travailleurs indépendants, peut apporter des idées et des commentaires. Cette centralisation favorise un processus de planification plus inclusif et organisé, garantissant que chacun se sente impliqué dans l'expérience de liaison à distance.
Utilisez ClickUp pour dynamiser votre équipe de freelances
N'oubliez pas que tous les freelances qui réussissent veulent fournir un travail de qualité et qu'il est de votre responsabilité de les préparer à la réussite.
Commencez par définir clairement les attentes et donnez des instructions détaillées. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, donnez-lui régulièrement des informations en retour. Une communication ouverte l'aidera à comprendre où il doit apporter des changements.
Le site de ClickUp plateforme de gestion de projet combine toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer les membres de votre équipe d'indépendants, y compris le suivi du temps de travail, la communication au sein de l'équipe et de gestion de projet en une seule plateforme.
Suivi des heures de travail par rapport à la budget du projet les membres de l'équipe de projet ont la possibilité d'attribuer des tâches, de fixer et de suivre la date limite du projet, de créer des descriptions de projet assistées par ordinateur, de partager des fichiers essentiels et de communiquer à l'aide de l'outil de gestion de projet de ClickUp.
Vous n'avez plus besoin de jongler avec plusieurs applications pour gérer votre équipe de freelances et vos travailleurs indépendants. La réponse à la question de savoir comment gérer les freelances commence par s'inscrire sur ClickUp et de tester ses fonctionnalités gratuites.