La gestion d'une équipe de freelances présente certains défis particuliers. L'un des plus grands obstacles que vous rencontrerez sera de coordonner les emplois du temps de chacun, en particulier lorsque les fuseaux horaires sont différents. Vous devez suivre les progrès de chacun, sinon votre projet risque de prendre du retard.
Avec ces responsabilités, vous jonglez constamment entre la disponibilité et les délais des projets. Nous comprenons : c'est beaucoup à gérer et cela peut être accablant de veiller à ce que tout se passe bien.
Mais voici une bonne nouvelle : vous pouvez rapidement booster votre activité freelance grâce aux bonnes stratégies et aux bons outils.
Cet article explore des stratégies éprouvées et des outils de gestion de projet pour gérer les freelances tout en conservant le contrôle de vos projets et en maximisant la productivité.
À la fin de cet article, vous serez devenu un pro dans l'art de définir des attentes claires pour vos travailleurs indépendants, de gérer le temps et la charge de travail de chacun et de donner des retours constructifs.
Gérer les talents indépendants : avantages et défis
Avantages du recrutement de freelances
L'embauche de freelances offre plusieurs avantages distincts par rapport aux employés à temps plein, ce qui en fait une option intéressante pour de nombreuses entreprises. Parmi ces avantages, on peut citer :
- Rentabilité : les freelances peuvent être rentables si vous avez seulement besoin d'une équipe supplémentaire pour un projet spécifique ou une courte période. Par exemple, pour une campagne marketing, il sera moins coûteux d'engager un éditeur de vidéo freelance pendant quelques semaines que de garder un employé à temps plein toute l'année.
- Accès à des compétences spécialisées : si vous estimez que votre équipe actuelle d'employés à temps plein manque d'expertise dans certains domaines spécifiques, le recours à des freelances vous permet de bénéficier de leur expertise et d'obtenir des résultats de haute qualité pour des tâches spécialisées.
- Flexibilité : avec une main-d'œuvre freelance, vous pouvez rapidement augmenter ou réduire la taille de votre équipe, ce qui est idéal pour gérer les pics de charge de travail et éviter la surcharge et l'épuisement des employés.
- Réduction des frais généraux : comme les freelances travaillent à distance et gèrent leurs propres outils et environnement de travail, vous n'avez pas besoin d'investir dans des bureaux, du matériel ou d'autres ressources supplémentaires.
Gérer des freelances ou des employés internes
La gestion des freelances est très différente de celle des employés à temps plein. Vous engagez un freelance pour une tâche ou un projet spécifique, tandis que les employés à temps plein remplissent un rôle continu et évolutif.
Vous devez connaître la différence entre les freelances et les employés à temps plein pour établir des relations positives.
| Aspect | Freelances | Employés à temps plein |
|---|---|---|
| Souvent moins cher, sans avantages sociaux ni engagements à long terme | Salaires, avantages sociaux, impôts et engagements à long terme | |
| Embauchez des freelances selon vos besoins pour des projets spécifiques. | Flexibilité limitée, horaires de travail fixes | |
| Accès à un large intervalle de compétences spécialisées | Expertise limitée aux compétences du personnel actuel | |
| Facile à adapter rapidement à la hausse ou à la baisse | La mise à l'échelle nécessite des processus d'embauche/de licenciement | |
| Pas besoin d'espace de bureau ou d'équipement supplémentaire | Nécessite des espaces, du matériel et d'autres ressources | |
| Engagement à court terme, basé sur des projets | Engagement à long terme, emploi continu | |
| Moins de contrôle direct, autogestion | Supervision directe, meilleur contrôle du travail | |
| Peut avoir une disponibilité variable, plusieurs projets | Dédié à votre entreprise, disponible en permanence |
Comment gérer efficacement les freelances en 7 étapes
1. Définissez la portée du projet, les attentes et le budget
Avant d'attribuer des tâches à des freelances, définissez clairement les attentes du projet afin d'éviter tout problème ultérieur. Pour garantir une communication et une compréhension claires, voici comment vous pouvez vous mettre d'accord avec eux :
Ajouter les exigences du projet
Soyez précis quant à ce que vous attendez de votre freelance pour ce qu’il doit faire. Fournissez des instructions détaillées sur vos attentes et la manière d’achever la tâche, y compris les étapes nécessaires, les directives ou les exigences du projet.
Définissez clairement les détails du projet : plus vous fournirez d'informations, mieux votre freelance sera à même de réaliser le travail dont vous avez besoin.
Exemple : si vous recrutez un rédacteur freelance pour créer un livre blanc pour votre entreprise, fournissez-lui des informations supplémentaires sur la cible, le nombre de mots et le ton à adopter. Incluez également des détails spécifiques sur le produit et des études de cas.
Mentionnez les livrables avec leurs échéances
Lorsque vous attribuez une tâche à un freelance, précisez clairement les livrables, les jalons et les délais pour achever le projet.
Exemple : nous souhaitons que vous nous fournissiez quatre articles de blog de 1 000 mots chaque mois. Veuillez nous livrer un article chaque semaine, le Monday.
Discutez de la disponibilité
Discutez dès le début si vous avez besoin que les freelances soient disponibles pour des réunions ou des appels afin qu'ils puissent planifier leur emploi du temps en conséquence.
Exemple : tous les mardis, entre 12 h 45 et 13 h 30, nous organisons une réunion hebdomadaire sur Zoom entre les freelances et les équipes concernées.
La réunion d'équipe a pour objectif de discuter des objectifs du projet, des résultats obtenus, des commentaires sur des points particuliers et de partager les dernières informations sur le produit.
Discutez des conditions de paiement
Clarifiez les conditions de paiement, notamment la fréquence à laquelle vous rémunérerez les freelances et la plateforme de paiement que vous utiliserez.
Exemple : nous avons un cycle de paiement NET + 30 jours pour l'équipe de freelances. Le mode de paiement est PayPal, et il concerne tous les articles de blog approuvés que vous avez rédigés.
La dernière chose à faire est d'avoir ces discussions après que le freelance travaillant sur votre projet ait envoyé sa facture.
Utilisez le modèle de cahier des charges de ClickUp pour préciser tous les détails dans un référentiel centralisé. Cela vous évitera de perdre du temps à créer de longs tableaux ou e-mails pour partager ces informations.
Il fournit un cadre simple pour définir la portée, les objectifs et les livrables, ainsi que des sections consacrées aux exigences légales, aux jalons et aux objectifs du projet, qui peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins.
Conseil de pro💡 : Utilisez un assistant de rédaction IA, tel que ClickUp Brain , pour réaliser l'automatisation de la création de descriptions et de briefs de projet.
ClickUp Brain récupère les informations nécessaires dans votre outil de gestion de projet et renseigne la portée, les dates de livraison, les échéanciers, les objectifs et les jalons dans votre cahier des charges et autres modèles SOP pour freelances que vous utilisez.
2. Discutez de la communication et des points réguliers
Une communication efficace est essentielle pour gérer n'importe quelle équipe, mais elle est encore plus cruciale lorsqu'il s'agit de gérer des freelances. Vous ne supervisez pas directement leur travail ; dans la plupart des cas, ils travaillent à distance.
Et si vous ne communiquez pas efficacement, vous devrez faire face à :
- Délais de projet non respectés
- Malentendus
- Dérive des objectifs
- Problèmes de motivation
Pour éviter ces situations, veillez à discuter des aspects suivants de la communication avec votre freelance :
Mode de communication préféré
Discutez avec vos freelances des outils de communication utilisés par votre entreprise : Slack, Zoom et tout autre outil de collaboration en ligne sur lequel ils doivent être disponibles pour répondre rapidement.
Fréquence des réunions
Convenez de la fréquence à laquelle vous vous contacterez. Préférez-vous des points hebdomadaires ou des mises à jour bihebdomadaires ?
Choisissez une fréquence qui vous permette de rester en phase sans surcharger l'emploi du temps de quiconque, afin de pouvoir régler les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
Gérer les changements
Discutez de la manière dont vous aborderiez les changements dans leur travail. Que ce soit par le biais de commentaires dans un Google Doc ou de messages via un outil de collaboration de projet, veillez à ce que le processus soit clair.
Idéalement, vous avez besoin d'un outil de communication unique et efficace pour les réunions d'équipe, la gestion des changements et la communication asynchrone, y compris les messages directs.
C'est là que ClickUp pour freelances intervient en tant qu'outil de gestion de projet avec des lignes de communication efficaces pour centraliser votre planning et vos communications avec les nombreux freelances avec lesquels vous travaillez.
La vue Chat de ClickUp vous permet de gérer efficacement les communications avec vos talents indépendants afin que rien ne passe entre les mailles du filet. Envoyez des messages directs, attribuez des tâches, partagez des mises à jour lorsque vous ajoutez ou effectuez des modifications en cours sur des tâches, et partagez des documents tels que des liens, des pièces jointes et des vidéos pour offrir de l’assistance aux freelances.
Pour chaque tâche assignée sur ClickUp, vous pouvez également ajouter des commentaires pour mentionner des mises à jour ou des notes particulières.
Conseil de pro💡 : Dans ClickUp, les freelances peuvent surligner du texte pour ajouter une réponse à des parties spécifiques de vos commentaires à l'aide de l'option « Citer », ce qui réduit le risque de confusion même si vous avez ajouté plusieurs points.
Mais que faire si vous devez donner des instructions complexes et détaillées ?
Évitez les longs textes et utilisez ClickUp Clips pour créer et partager des enregistrements d'écran, fournissant ainsi des instructions claires et visuelles afin d'éviter les malentendus et de vous assurer que vos freelances comprennent bien chaque tâche.
Vous pouvez également intégrer ces clips à n'importe quelle tâche ou partager un lien public afin que les freelances puissent y accéder facilement.
3. Mettez en place un système d'intégration efficace
Quels sont les signes classiques d'un système d'intégration défaillant ?
Vos freelances se sentent perdus, ne sachant pas quoi faire ensuite. Ils ont du mal à comprendre les choses de manière autonome et vous posent sans cesse les mêmes questions.
Au pire, ils auront du mal à fournir un travail de qualité.
Ce n'est pas le meilleur scénario lorsque vous recrutez les bons freelances dans le cadre d'un investissement à long terme pour la réussite de votre entreprise.
Voici ce que vous devez inclure dans vos documents d'intégration :
- Politiques de l'entreprise : présentez votre travail, la culture et les valeurs de votre équipe, et incluez des accords de confidentialité et des contrats si nécessaire.
- Supports de formation : fournissez des guides de style, des bonnes pratiques et des connaissances spécifiques au secteur afin de garantir la cohérence et la qualité.
- Accès à des outils spéciaux : Équipez les freelances en leur donnant accès aux logiciels ou outils spécialisés dont ils ont besoin pour leur travail, tels que des logiciels de conception graphique, des outils de gestion de projet ou des plateformes de communication.
Pour rationaliser le processus d'intégration, vous pouvez utiliser des cadres prêts à l'emploi.
Par exemple, le modèle d'intégration des nouveaux employés de ClickUp vous permet de créer des checklists détaillées, de planifier des sessions de formation avec vos collègues, d'attribuer des dates d'échéance et de suivre l'avancement des projets grâce à des statuts personnalisés tels que « À faire », « En cours » et « Achevé ».
Pour en savoir plus : Voici les 10 astuces freelance éprouvées pour gagner du temps sur le travail administratif fastidieux
4. Utilisez des outils de gestion de projet pour freelances
Gérer plusieurs freelances répartis dans différentes équipes peut compliquer le suivi des différentes mises à jour et échéances, ce qui peut entraîner confusion et désorganisation.
Les logiciels de gestion de projet pour freelances peuvent vous aider à planifier les tâches, suivre la progression, afficher les dépendances et les goulots d'étranglement, et garantir le bon déroulement des opérations.
Voici comment le logiciel de gestion de projet ClickUp vous aide à atteindre la réussite :
- Tableaux blancs pour le brainstorming : les tableaux blancs de ClickUp sont votre toile numérique. Ils aident vos employés réguliers à collaborer et à réfléchir avec l'équipe de freelances, et à convertir les idées en tâches réalisables, même lorsque tout le monde travaille à distance.
- Documents pour l'édition collaborative : ClickUp Docs est une source unique et fiable qui répertorie tous les détails du projet : objectifs, directives, propositions de projet, jalons, etc. L'édition collaborative permet à plusieurs membres de l'équipe de projet d'apporter des modifications, d'ajouter des commentaires et d'attribuer des tâches à ces documents. Vous pouvez également ajouter un accès basé sur les rôles en tant que documents en lecture seule.
- Tableaux de bord pour suivre la progression : en tant que chef de projet ou chef d'équipe, les tableaux de bord de ClickUp vous permettent d'ajouter des indicateurs clés de performance, de suivre et de visualiser la progression, et d'obtenir une visibilité en temps réel sur les opportunités et les obstacles.
- Organisation des tâches : utilisez les tâches ClickUp pour décomposer les projets complexes en tâches plus petites, fixer des délais et aider les freelances à hiérarchiser efficacement leur travail.
- Ayez une vue d'ensemble du travail effectué par les freelances : grâce à la vue Tableau Kanban de ClickUp, voyez en un coup d'œil sur quoi travaille chaque freelance, à quelle étape en sont leurs tâches et ce qui reste à faire.
Si les priorités changent, vous pouvez déplacer les tâches dans les flux de travail à l'aide de la fonctionnalité de glisser-déposer, ce qui permet des mises à jour et une réorganisation rapides.
Pour en savoir plus : Les 10 meilleurs logiciels et systèmes de suivi pour la gestion des prestataires en 2024
5. Gérez efficacement votre temps grâce à des outils de suivi du temps
Les logiciels de suivi du temps de travail des freelances vous permettent de gérer les heures facturables et les relevés de temps, et de suivre les heures d'arrivée et de départ depuis un emplacement centralisé.
La fonctionnalité de suivi du temps sur les projets de ClickUp aide vos freelances à suivre leurs heures. Utilisez l'outil de suivi du temps global intégré pour démarrer et arrêter le chronomètre où que vous soyez, ajouter des notes et des libellés aux entrées de temps, et obtenir un récapitulatif du temps total qu'ils ont passé sur vos tâches.
Même si plusieurs freelances, tels que des rédacteurs et des éditeurs, travaillent sur la même tâche, ils peuvent suivre leur temps individuellement. À la fin, vous pouvez vérifier les enregistrements de temps individuels et les comparer à l’estimation de durée au début du projet.
En cas de contretemps ou de retard, les freelances peuvent mettre à jour les dates d'échéance de la tâche principale. Tous les membres de l'équipe affectés à ces tâches recevront automatiquement une notification afin qu'ils puissent ajuster leur planning en conséquence.
Les rapports détaillés de suivi du temps de ClickUp vous garantissent que tous les aspects de votre projet restent sur la bonne voie et que les délais sont respectés de manière efficace.
Pour en savoir plus : Les 9 meilleurs logiciels de gestion du personnel en 2024
6. Proposez et recueillez régulièrement des commentaires
Peu importe le talent de vos freelances, ils ont besoin de vos conseils et de vos commentaires pour répondre à vos attentes.
Vous devez fournir régulièrement des commentaires afin d'éviter les révisions sans fin et la frustration. Voici quelques bonnes pratiques pour le partage de commentaires constructifs:
Soyez précis
Identifiez ce qu'ils ont bien fait et ce qui doit être amélioré.
Exemple : la section consacrée aux fonctionnalités du produit pourrait être plus détaillée. Pouvez-vous développer les avantages de chaque fonctionnalité pour l'utilisateur ?
En temps opportun
N'attendez pas que vos freelances aient terminé leur travail sur le projet pour leur faire part de votre avis. Donnez-leur votre avis dès le début afin qu'ils puissent apporter des modifications rapidement et facilement.
Exemple : Je viens de terminer la relecture de votre brouillon d'article. Appelez-moi rapidement pour que je vous fasse part de mes commentaires tant qu'ils sont encore frais dans mon esprit.
Actionnable
Suggérez-leur des moyens d'améliorer ou de développer leur travail.
Exemple : pour améliorer la lisibilité, utilisez des paragraphes plus courts. Utilisez des sous-titres et des puces pour rendre votre contenu plus facile à parcourir.
Équilibré
Remerciez-les pour ce qu'ils ont bien fait et soulignez les domaines dans lesquels ils peuvent s'améliorer.
Exemple : vos recherches et vos données étaient impressionnantes et ont renforcé la crédibilité de votre article. Cependant, la conclusion était un peu décevante. Elle était un peu générique ; nous devons la réécrire afin qu'elle résume les clés de l'article.
Fournissez à votre équipe de freelances des commentaires constructifs, mais n'oubliez pas de leur demander régulièrement leur avis.
Demandez-leur quels sont les problèmes qu'ils rencontrent dans leur travail.
Pour recueillir facilement les commentaires de vos freelances, utilisez le modèle de feedback des employés de ClickUp. Ce modèle vous permet de recueillir des commentaires détaillés sur votre travail, notamment sur la clarté des rôles et les opportunités de développement.
Cette boucle de rétroaction peut vous aider à identifier les moyens d'améliorer les processus et de fournir une meilleure assistance à vos freelances.
Conseil de pro💡 : Configurez ClickUp Automatisations pour envoyer automatiquement des e-mails de sondage de satisfaction à vos freelances chaque trimestre.
Vous pouvez utiliser la vue Formulaire de ClickUp pour recueillir les commentaires de votre équipe de freelances. Cela garantit une collecte cohérente des commentaires et vous aide à identifier et à résoudre rapidement les problèmes.
7. Invitez les freelances à participer à des activités de team building
Bien que les freelances soient une extension de votre équipe, ils risquent de se sentir déconnectés de sa camaraderie, car leurs interactions avec elle sont limitées.
Le résultat ?
Cela peut avoir un impact sur leur sentiment d'appartenance et leur motivation. Les inviter à des évènements de team building les aide à s'intégrer et à se sentir valorisés.
Pour vos employés, cela renforce l'idée que les freelances sont des coéquipiers essentiels. Lorsqu'ils participent ensemble à des activités de team building, ils établissent des relations et renforcent leurs liens.
Voici quelques exemples d'activités de team building virtuelles que vous pouvez essayer :
Escape rooms virtuelles
Pour une activité d'escape room virtuelle, tout le monde participe au même jeu d'escape room en ligne. Les participants doivent communiquer et collaborer pour trouver des indices et résoudre des énigmes avant la fin du temps imparti pour « s'échapper ».
Ce jeu amusant est idéal pour les équipes à distance composées de freelances, car il encourage le travail d'équipe vers un objectif commun.
Soirée quiz
Choisissez des questions de culture générale sur les films, les séries télévisées, la musique et d'autres sujets amusants. Composez chaque équipe d'un mélange de freelances et de membres internes.
Tout le monde peut socialiser dans un paramètre détendu et sans pression, car il s'agit simplement d'un jeu-questionnaire informel et amusant.
Planifiez ces activités à l'aide du modèle Team Docs de ClickUp. Ce modèle personnalisable vous permet de créer une liste de questions pour briser la glace, de définir des règles pour diverses activités virtuelles et d'organiser tous les détails dans un seul et même espace.
Gardez le modèle Team Docs de ClickUp à portée de main pendant vos activités virtuelles. Il vous permet de voir les titres de poste, l'expérience et les coordonnées de chacun.
Comme il s'agit d'un document collaboratif, toute votre équipe, y compris vos freelances, peut apporter ses idées et ses commentaires. Cette centralisation favorise un processus de planification plus inclusif et mieux organisé, garantissant que chacun se sente impliqué dans cette expérience de cohésion à distance.
Utilisez ClickUp pour dynamiser votre équipe de freelances
N'oubliez pas que tous les freelances qui réussissent veulent fournir un travail de qualité, et que c'est à vous de leur donner les moyens de parvenir à la réussite.
Commencez par définir clairement vos attentes et fournissez des instructions détaillées. Au fur et à mesure que le projet avance, fournissez régulièrement votre avis. Une communication ouverte les aidera à comprendre où ils doivent apporter des changements.
La plateforme de gestion de projet ClickUp combine toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer les membres de votre équipe de freelances, notamment le suivi du temps, la communication au sein de l'équipe et les capacités de gestion de projet, le tout sur une seule et même plateforme.
Suivez les heures de travail par rapport au budget du projet, attribuez les tâches, fixez et suivez les délais, créez des descriptions de projet alimentées par l'IA, partagez des fichiers importants et communiquez grâce à l'outil de gestion de projet ClickUp.
Vous n'avez plus besoin de jongler entre plusieurs applications pour gérer votre équipe de freelances et vos travailleurs indépendants. Pour savoir comment gérer des freelances, commencez par vous inscrire sur ClickUp et testez gratuitement ses fonctionnalités.