« Ça a l'air bien ! Juste quelques petites modifications avant vendredi » : c'est exactement le genre d'e-mail que l'on reçoit quand on espère obtenir une validation rapide.
Vous devez maintenant comparer les nouvelles demandes avec l'accord de la semaine dernière, déterminer à quelle échéance elles se rapportent et évaluer ce que votre équipe est réellement en mesure de fournir. Vous n'avez toujours pas rédigé de réponse.
Tout ce travail finit par s'accumuler. Les collaborateurs participant à une expérience sur le terrain menée par Microsoft Research consacraient en moyenne 11,7 heures par semaine à la gestion de leurs e-mails avant le début de l'étude. Les chercheurs ont estimé que ceux qui utilisaient Copilot pendant plus de la moitié des semaines de l'étude passaient 3,6 heures de moins par semaine à gérer leurs e-mails.
Cela représente une réduction significative du temps consacré à la gestion de votre boîte de réception.
Pour mettre l'IA au service de vos propres e-mails, vous devrez toutefois prendre quelques décisions. Vous aurez peut-être besoin d'aide pour vous mettre à jour sur un long fil de discussion avec un client, rédiger une réponse type ou identifier les demandes auxquelles votre équipe doit donner suite. Chaque tâche nécessite un contexte et des vérifications spécifiques. Un résumé doit mentionner la dernière date limite ; une réponse doit refléter ce que vous pouvez réellement promettre.
Ce guide explique comment utiliser l'IA pour rédiger des e-mails dans Gmail, Outlook, les assistants de chat et ClickUp, à l'aide de conseils pratiques et d'exemples concrets. Vous apprendrez à déterminer les tâches à déléguer, à fournir à l'IA suffisamment de contexte pour qu'elle produise un brouillon utile, et à transformer les demandes par e-mail en travail que votre équipe peut suivre.
En bref : L'utilisation de l'IA dans vos e-mails peut vous aider à résumer les fils de discussion, à hiérarchiser les messages, à rédiger des brouillons de réponse, à préparer des relances et à identifier les tâches à accomplir. Fournissez à l'assistant l'historique pertinent, le résultat souhaité et des indications sur le ton à adopter. Vérifiez le résultat par rapport aux messages d'origine, en particulier les dates, les prix et les engagements. Pour les discussions sensibles, rédigez votre propre brouillon et utilisez l'IA pour le peaufiner. Transférez les demandes acceptées dans le système de gestion des tâches de votre équipe en précisant les propriétaires et les échéances.
En quoi consiste l'utilisation de l'IA dans la rédaction d'e-mails ?
Utiliser l'IA dans la rédaction d'e-mails, c'est confier à un modèle d'IA des tâches spécifiques tout au long du cycle de vie d'un e-mail. L'IA s'intègre directement à votre boîte de réception, comme Gemini dans Gmail ou Copilot dans Outlook. Elle peut également être intégrée à un outil connecté, tel que ChatGPT, Claude ou ClickUp Brain². Elle se distingue de l'IA dédiée au marketing par e-mail, qui personnalise les campagnes envoyées à des milliers d'abonnés. Ce guide traite des e-mails individuels et d'équipe qui rythment une journée de travail.
Cinq tâches constituent l'essentiel du travail :
- Lecture : Résumez les longs fils de discussion et identifiez les décisions, les dates et les demandes. N'incluez des pièces jointes que lorsque l'assistant peut y accéder.
- Triage : suggère les messages nécessitant une attention particulière en fonction des échéances, des expéditeurs et des priorités que vous fournissez
- Rédaction : Préparez une réponse ou un nouveau message en fonction de vos instructions, du contexte pertinent et du ton souhaité.
- Suivi : identifie les demandes restées sans réponse parmi les messages dont il dispose, rédige des rappels et établit des résumés
- Transformer les demandes en tâches : extrayez les éléments à mener et proposez des propriétaires et des échéances lorsque le fil de discussion les précise. Créez des tâches via une intégration prise en charge, ou examinez-les et transférez-les vous-même.
Commencez par une tâche récurrente de votre routine actuelle de gestion des e-mails, comme résumer un fil avec un client avant une réunion hebdomadaire. Vérifiez le résultat par rapport aux messages originaux avant de vous y fier.
Le tutoriel de ClickUp présente en direct la méthode contextuelle utilisée à l'étape 3, à travers trois e-mails que tout le monde redoute de rédiger :
Quelles tâches liées aux e-mails devriez-vous déléguer à l'IA ?
Les résumés, les suggestions de priorisation et les brouillons types constituent des points de départ utiles, car vous pouvez les comparer aux messages d'origine. Pour les e-mails sensibles, tels que les retours d'expérience ou les excuses, pensez à rédiger vous-même le premier brouillon, puis à demander à l'IA de le relire.
Cette étude aide à expliquer cette distinction, même si elle ne fournit pas de classement tâche par tâche.
L'expérience sur le terrain menée par Microsoft et présentée en introduction a porté sur 7 137 employés répartis dans 66 entreprises. Parmi les personnes ayant reçu un accès à Copilot, les chercheurs ont estimé que le temps consacré aux e-mails avait diminué de 1,3 heure par semaine. L'estimation la plus élevée mentionnée dans l'introduction s'applique aux utilisateurs réguliers. Ces résultats confirment le potentiel de l'IA à réduire la charge de travail liée aux e-mails dans son ensemble, plutôt que de prouver que résumer permet de gagner plus de temps que de rédiger.
Dans le cadre d'une étude menée auprès de 1 100 professionnels, les participants ont évalué des messages de félicitations dont on leur avait indiqué qu'ils avaient été rédigés avec différents niveaux d'assistance par l'IA.
On observe un décalage entre la perception de la qualité du message et celle de l'expéditeur. Malgré l'impression positive de professionnalisme que suscite la rédaction assistée par l'IA, les managers qui utilisent l'IA pour des tâches de communication courantes mettent en péril leur crédibilité lorsqu'ils recourent à un niveau d'assistance par l'IA moyen à élevé.
On observe un décalage entre la perception de la qualité du message et celle de l'expéditeur. Malgré l'impression positive de professionnalisme que suscite la rédaction assistée par l'IA, les managers qui utilisent l'IA pour des tâches de communication courantes mettent en péril leur crédibilité lorsqu'ils recourent à un niveau d'assistance par l'IA moyen à élevé.
On observe un décalage entre la perception de la qualité du message et celle de l’expéditeur. Malgré l’impression positive de professionnalisme que suscite la rédaction assistée par l’IA, les managers qui utilisent l’IA pour des tâches de communication courantes mettent en péril leur crédibilité lorsqu’ils recourent à un niveau d’assistance par l’IA moyen à élevé.
Lorsqu'un responsable recourait peu à l'IA, 83 % des destinataires le percevaient comme sincère. Avec un recours intensif à l'IA, ce chiffre chutait entre 40 % et 52 %. Ce résultat suggère que, sur le plan de la reconnaissance personnelle, l'effort que les destinataires estiment que vous avez consacré au message peut influencer la façon dont ils le perçoivent.
Cependant, pour des tâches telles que la confirmation d'un rendez-vous, le destinataire a surtout besoin d'informations précises ; vous pouvez donc utiliser l'IA pour rédiger un premier jet, puis vérifier les faits avant l'envoi. Qu'il s'agisse d'un compliment, d'un retour d'expérience ou d'excuses, le choix de vos mots montre également à quel point vous avez réfléchi à la personne et à la situation.
Ethan Mollick, professeur à Wharton, a soulevé une question connexe concernant les tâches de rédaction à déléguer lors d’une interview accordée à l’émission « On Point » de WBUR:
Par exemple, vous pourriez utiliser l’IA pour rédiger des évaluations de performance. C’est la première chose à faire avec l’IA. Mais quelle est la valeur d’un bilan de performance lorsqu’il n’est pas rédigé par un être humain ? N’est-ce pas ? Nous nous posons donc la question : est-ce quelque chose sur quoi les gens devraient passer du temps ? Est-il important que je rédige une lettre de recommandation à la main ? Ou s’agit-il simplement d’une formalité que je dois remettre à quelqu’un ? Je pense donc que ce défi est en quelque sorte l’aspect clarificateur de l’IA : faut-il qu’un être humain soit impliqué ?
Par exemple, vous pourriez utiliser l’IA pour rédiger des évaluations de performance. C’est la première chose à faire avec l’IA. Mais quelle est la valeur d’un bilan de performance lorsqu’il n’est pas terminé par un être humain ? N’est-ce pas ? Nous nous posons donc la question suivante : est-ce quelque chose sur quoi les gens devraient passer du temps ? Est-il important que je rédige une lettre de recommandation à la main ? Ou s’agit-il simplement d’une formalité que je dois remettre à quelqu’un ? Je pense donc que ce défi est en quelque sorte l’aspect clarificateur de l’IA : faut-il qu’un être humain soit impliqué ?
Par exemple, vous pourriez utiliser l’IA pour rédiger des évaluations de performance. C’est la première chose à faire avec l’IA. Mais quelle est la valeur d’un bilan de performance lorsqu’il n’est pas terminé par un être humain ? N’est-ce pas ? Nous nous posons donc la question : est-ce quelque chose sur quoi les gens devraient passer du temps ? Est-il important que je rédige une lettre de recommandation à la main ? Ou s’agit-il simplement d’une formalité que je dois remettre à quelqu’un ? Je pense donc que ce défi est en quelque sorte l’aspect clarificateur de l’IA : faut-il qu’un être humain soit impliqué ?
Il a également autorisé l'utilisation de brouillons générés par l'IA lorsque quelqu'un a déjà mûrement réfléchi au problème et a besoin d'aide pour l'exprimer. Vous pouvez prendre cette décision au cas par cas, e-mail par e-mail.
Utilisez ce tableau comme point de départ pratique, plutôt que comme un classement des gains de temps mesurés :
| Tâche liée aux e-mails | Ce qu'il faut déléguer | Ce que vous devez garder sous contrôle | À vérifier |
| Résumer de longs fils de discussion | Résumé des décisions, des demandes et des questions en suspens | Vérifiez les dates, les nombres et les engagements par rapport aux messages sources | Une réponse ultérieure modifie un accord antérieur |
| Hiérarchiser les messages | Un classement initial basé sur les priorités que vous avez indiquées | Passez en revue les messages ayant une priorité élevée et parcourez les groupes moins importants | Une demande importante d'un client est classée trop bas |
| Réponses types | Brouillons pour la planification, les confirmations et les mises à jour factuelles | Vérifiez les noms, les informations, les destinataires et les engagements avant l'envoi | Le projet ajoute une validation que vous n'avez pas acceptée |
| Félicitations, retours d'expérience, excuses et négociations | Vérification du ton et de la clarté de votre brouillon, ou propositions de formulation en fonction de vos choix | Le fond du message et la formulation finale | Le message semble trop générique ou ne reflète pas correctement votre position |
| Relances et résumés | Résumés des fils de discussion disponibles et suggestions de rappels | Déterminez si un e-mail de relance est encore nécessaire et à quel moment l'envoyer | Une réponse ou une modification de délai manque dans le contexte de l'assistant |
| Transformer les demandes en tâches | Extrayez les éléments à mener ainsi que les propriétaires ou les échéances explicitement mentionnés | Vérifiez le périmètre, les attributions et les dates avant de créer ou de valider des tâches | Une demande proposée est considérée comme du travail approuvé |
Pour les agences et les équipes en contact avec la clientèle, cette dernière vérification est essentielle dès lors qu’un e-mail implique du travail supplémentaire. Avant d’attribuer une demande, vérifiez si elle entre bien dans le périmètre convenu et si l’équipe a accepté le délai imparti.
Quel type d'outil d'IA pour la rédaction d'e-mails correspond le mieux à votre installation ?
Il existe trois grandes approches, que vous pouvez combiner avec vos outils de productivité par e-mail existants.
| Approche | Exemples | Contexte pris en compte par l'IA | Idéal pour | Attention à |
|---|---|---|---|---|
| IA intégrée à la boîte de réception | Gemini dans Gmail, Copilot dans Outlook | Votre boîte de réception et, selon certains forfaits, vos fichiers | Résumés, tri des messages, réponses rapides | Limites relatives au compte et au format |
| Assistants de chat autonomes | ChatGPT, Claude, l'application Gemini | Contenu que vous fournissez ou que vous autorisez l'application à récupérer via les connexions prises en charge | Réécriture, ton, e-mails délicats | Copier-coller et gestion des données |
| IA pour la gestion du travail | Brain² | Tâches accessibles, documents, chat et données prises en charge par les applications connectées | Transformer vos e-mails en travail suivi | Une installation plus complexe que ce dont une simple boîte de réception a besoin |
IA intégrée à la boîte de réception : Gemini dans Gmail et Copilot dans Outlook
L'IA intégrée est un point de départ simple, car elle se trouve là où vos e-mails arrivent. Dans Gmail, le panneau « Ask Gemini » peut résumer un fil de discussion et répondre à des demandes telles que « Crée-moi une liste d’éléments à partir de cet e-mail. »
Aidez-moi à rédiger un brouillon de message à partir d'une invitation ou à peaufiner un texte existant. Dans Outlook, la fonctionnalité « Résumé par Copilot » résume les discussions par e-mail. Ses résumés peuvent inclure des références numérotées qui vous renvoient vers l'e-mail source, ce qui facilite la vérification d'un détail par rapport à l'original.
Les difficultés résident dans les exigences relatives aux comptes et aux applications. L'accès à Copilot dépend de votre abonnement, de la version d'Outlook et de vos paramètres. Les utilisateurs éligibles peuvent également utiliser Copilot avec des comptes tiers connectés, notamment Gmail, Yahoo et iCloud. La fonctionnalité de partage de compte de Microsoft n'est pas disponible dans la version classique d'Outlook pour Windows.
La fonctionnalité « Draft with Copilot » nécessite du code HTML plutôt que du texte simple dans les nouvelles versions d’Outlook et d’Outlook sur le Web. Les instructions de Microsoft pour les appareils mobiles précisent également qu’au moins 100 caractères sont nécessaires pour que « Coaching by Copilot » puisse vous fournir des commentaires sur votre brouillon. Du côté de Google, la disponibilité de Gemini varie selon les fonctionnalités, les forfaits, les régions et les langues ; elle ne se limite pas à l’anglais.
Outlook dispose également d’une fonctionnalité « Prioriser » qui attribue des niveaux de priorité aux messages entrants. Vous pouvez lui donner des instructions sur ce qui est important, comme les messages de votre responsable ou les réclamations de clients. Cette fonctionnalité s’applique aux e-mails reçus après son activation, et ne trie pas rétrospectivement votre boîte de réception existante. Pour en savoir plus sur les outils de Google, consultez ce guide d’utilisation de Gemini dans Gmail.
Idéal pour : les personnes qui travaillent principalement dans un seul client de e-mail et qui souhaitent bénéficier de résumés et d'une aide à la rédaction sans avoir à changer d'outil.
À éviter si : votre besoin principal est de coordonner les livrables au sein d'une équipe. L'assistance à la gestion de la boîte de réception ne suffit pas à elle seule à définir la propriété des tâches, le statut des projets ou les flux de travail de validation.
Assistants de chat autonomes : ChatGPT, Claude et l'application Gemini
Les assistants de chat vous permettent de peaufiner vos e-mails qui nécessitent plusieurs révisions. Vous pouvez comparer les différentes versions, ajuster le ton et expliquer pourquoi une formulation ne vous correspond pas.
Le conseil de Mollick concernant la rédaction d'un premier jet s'applique ici : en fournissant votre propre texte, vous donnez à l'assistant un exemple de votre style. Vous pouvez ensuite lui demander de conserver cette formulation tout en améliorant la clarté ou en raccourcissant le message.
Tout dépend de la manière dont vous fournissez le contexte. Sans connexion, vous devrez coller ou télécharger les éléments pertinents. Les connexions prises en charge peuvent vous épargner ce travail. Par exemple, l’application Outlook Email de ChatGPT peut rechercher et récupérer des messages à partir d’une boîte mail autorisée, sous réserve des permissions du compte et des paramètres de l’environnement de travail. Une recherche générale peut toutefois passer à côté de messages pertinents ; précisez donc l’expéditeur, l’objet ou l’intervalle de dates si nécessaire.
Il y a également une question relative au traitement des données. Coller les conditions contractuelles d’un client dans un compte personnel peut enfreindre la politique de votre entreprise en matière d’IA. Utilisez un compte autorisé et vérifiez quelles informations vous êtes autorisé à partager. Notre guide sur la rédaction d’e-mails avec ChatGPT propose des suggestions pour cette approche.
Pour un e-mail difficile à rédiger, fournissez le fil de discussion, décrivez le résultat souhaité et demandez trois versions présentant différents degrés de fermeté. Demandez ensuite à l’assistant d’identifier les formulations qu’un destinataire pourrait trouver ambiguës ou agressives. Considérez ces remarques comme des interprétations possibles, plutôt que comme une prédiction de la réaction de la personne.
Idéal pour : les e-mails nécessitant plusieurs cycles de révision, tels que les réponses à des objections, les négociations ou les explications détaillées. Pour davantage d'options de modification en cours et de révision, consultez ces outils de rédaction d'e-mails.
Passez votre chemin si : vous avez besoin d’un traitement continu de votre boîte de réception, mais que l’assistant que vous avez choisi ne dispose pas des connexions ou des actions requises par votre flux de travail. Déplacer manuellement chaque fil de discussion d’un outil à l’autre alourdit le travail.
Une IA de gestion des tâches qui établit la connexion entre les e-mails et les tâches
La troisième approche considère l'e-mail comme un élément parmi d'autres dans le travail. Lorsque les sources pertinentes sont accessibles, l'IA peut utiliser une tâche, une échéance ou une décision enregistrée dans un document associé à l'e-mail. Cela lui permet de préparer une réponse en tenant compte du contexte du projet et de contribuer à transformer une demande en élément faisant l'objet d'un suivi.
C'est là que Brain² entre en jeu. Il peut utiliser les tâches, les documents, le chat et les applications connectées prises en charge auxquelles vous avez la permission d'accéder. Vous pouvez lui demander de comparer la demande d'un client avec le cahier des charges du projet, de rédiger une réponse et de créer des tâches une fois que vous avez confirmé le périmètre, les propriétaires et les dates. Nous abordons l'installation et les limites dans la section ClickUp ci-dessous.
Idéal pour : les agences, les services clients et les équipes pluridisciplinaires où les demandes par e-mail se transforment en livrables.
Passez cette section si : vos e-mails sont principalement des échanges personnels et que vous n'avez pas besoin de les relier à des projets collaboratifs.
Comment utiliser l'IA dans vos e-mails, étape par étape
Suivez ces sept étapes à l'aide des outils à votre disposition. Les fonctionnalités et les actions disponibles dépendent de votre compte, de vos connexions et de vos permissions.
Étape 1 : Commencez par lire, pas par écrire
Utilisez l'IA pour résumer les longs fils de discussion avant de rédiger une réponse. Demandez les informations dont vous avez besoin pour agir, telles que les décisions, les échéances et les questions en suspens.
Dans Gmail, ouvrez le fil et demandez à Gemini de le résumer. Dans Outlook, sélectionnez « Résumé par Copilot » en haut du fil. Dans ChatGPT ou Claude, fournissez le fil ou utilisez une connexion e-mail prise en charge. Essayez cette instruction :
Résumez ce fil de discussion en trois points. Ensuite, établissez une liste de chaque décision, de chaque date et de tout ce qui m'a été attribué en précisant le nom de la personne concernée. Distinguez les modifications proposées des accords confirmés.
Résumez ce fil de discussion en trois points. Ensuite, établissez une liste de chaque décision, de chaque date et de tout ce qui m'a été attribué en précisant le nom de la personne concernée. Distinguez les modifications proposées des accords confirmés.
Avant de donner suite au résumé, ouvrez le message d'origine pour vérifier le nombre, la date ou l'engagement. Lorsque cela est possible, les références du résumé d'Outlook vous renvoient vers l'e-mail correspondant.
Étape 2 : Laissez l'IA faire le tri, puis prenez vous-même la décision finale
Demandez à l’IA de regrouper les messages disponibles en trois catégories : « À traiter aujourd’hui », « À traiter cette semaine » et « À lire plus tard ». Passez d’abord en revue les messages ayant une priorité élevée et votre liste VIP, puis parcourez les groupes moins prioritaires à la recherche de demandes qui auraient pu passer inaperçues.
Activez la fonctionnalité « Prioriser » dans Outlook, ou demandez à Gemini d'identifier les e-mails qui nécessitent une réponse. La fonctionnalité « Prioriser » d'Outlook évalue les nouveaux messages une fois que vous l'avez activée ; elle ne trie pas les messages en attente existants.
Dans un assistant de chat, fournissez-lui les messages pertinents ou récupérez-les via une connexion prise en charge, puis demandez-lui de les classer en fonction de vos priorités pour la semaine. Les objets et les expéditeurs peuvent faciliter une première analyse, mais risquent de ne pas refléter la demande réelle. Associez votre instruction à un ensemble de règles simples pour hiérarchiser vos e-mails au travail.
Un bref e-mail provenant d’un client important peut mériter votre attention même s’il ne comporte pas de mention d’urgence. Vérifiez vous-même ces messages et considérez les suggestions de l’IA comme un point de départ plutôt que comme un compte rendu exhaustif de vos responsabilités.
Étape 3 : Fournissez du contexte à l'IA avant de lui demander un brouillon
Une consigne telle que « Rédige un e-mail de suivi à l'attention de Dana » ne fournit pas à l'assistant les détails essentiels concernant votre relation, l'historique et le ton à adopter. Donnez-lui cinq niveaux de contexte :
- Qui vous êtes : votre rôle, votre style et ce que vous savez de cette personne
- Qui sont-ils ? Leur rôle, ce qui leur tient à cœur et la dynamique qui s'instaure entre vous
- Ce qui s'est passé : la situation précise, qui a dit quoi et ce qui reste en suspens
- Ce que vous souhaitez : un résultat concret, tel qu'un « oui », une date ou une décision
- Votre ton : le ton que vous adoptez habituellement avec cette personne, ce qui est plus précis que « professionnel »
Avant : « Rédige un e-mail pour repousser cette échéance. »
Après : « Je suis designer senior et je travaille chaque semaine avec Priya ; je vais droit au but. Priya est chef de produit et subit la pression de l’équipe commerciale. Lors de la réunion de lundi, elle a avancé la date de livraison des maquettes de lancement du 14 au 9. Je voudrais qu’elle accepte la date du 12, avec deux écrans livrés le 9 en avant-première. Je lui écris généralement par des phrases courtes et conviviales, sans jargon d’entreprise. »
Exemple de réponse :
Bonjour Priya, Pouvons-nous nous mettre d'accord sur le 12 pour la série complète de maquettes de lancement ? Je peux partager deux captures d'écran le 9 à titre d'aperçu. Fais-moi savoir si cela convient à l'équipe commerciale.
Bonjour Priya, Pouvons-nous nous mettre d'accord sur le 12 pour la série complète de maquettes de lancement ? Je peux partager deux captures d'écran le 9 à titre d'aperçu. Fais-moi savoir si cela convient à l'équipe commerciale.
Vérifiez que le brouillon présente le 12 comme une proposition, et non comme une date limite convenue. Assurez-vous de pouvoir fournir les deux captures d'écran avant l'envoi, et vérifiez que le mois est clairement indiqué dans le fil de discussion.
Vous trouverez d'autres modèles d'invites dans cette collection d'invites ChatGPT pour la rédaction.
Étape 4 : Effectuez des modifications en cours sur le brouillon jusqu'à ce qu'il reflète votre style
Lisez votre brouillon à voix haute et supprimez tout ce que vous ne diriez pas à cette personne en face à face. Éliminez les formules de politesse toutes faites qui n'apportent rien. Remplacez les accumulations d'adjectifs par un fait précis. Limitez la formule de conclusion à une seule ligne.
Dans Outlook, utilisez la fonctionnalité « Coaching by Copilot » pour relire votre brouillon lorsque celle-ci est disponible. Les instructions de Microsoft pour les appareils mobiles indiquent qu'au moins 100 caractères sont nécessaires pour obtenir des conseils. Dans Gmail, utilisez les options de peaufinage de « Help me write » sur votre texte plutôt que de générer un e-mail à partir de zéro. Pour les e-mails de relation, rédigez d'abord votre propre brouillon, puis demandez à l'IA de vérifier le ton et la clarté.
Vous pouvez également fournir quelques exemples approuvés de vos textes et demander à l'assistant d'identifier des tendances en matière de longueur des phrases, de niveau de formalité et de formulation. Utilisez ces observations pour orienter vos révisions sans partager de correspondance confidentielle.
Les règles présentées dans notre guide des bonnes pratiques en matière d'e-mails constituent un filtre final utile. Une fois que vous avez trouvé une réponse qui fonctionne, enregistrez-la dans les modèles d'e-mails de Gmail ou d'Outlook. Réutilisez ce texte comme point de départ pour votre prochain brouillon.
Étape 5 : Confiez les relances et les résumés à l'IA
Demandez à l'IA d'identifier les fils de discussion pour lesquels vous attendez une réponse depuis plus de trois jours, puis préparez un bref message de relance pour chacun d'entre eux. Vous pouvez également demander un récapitulatif en fin de journée des messages dont vous êtes en copie, en séparant les mises à jour informatives des demandes qui nécessitent votre attention.
Dans un assistant de chat, indiquez les horodatages des fils de discussion ou utilisez une connexion d'e-mail prise en charge. Essayez :
Parmi ces fils de discussion, lesquels sont en attente d'une réponse de la part de l'autre personne, et depuis combien de temps ? Reportez-vous au dernier message de chaque fil. Rédigez un message de relance de deux phrases pour chaque demande restée sans réponse, mais n'envoyez rien.
Parmi ces fils de discussion, lesquels sont en attente d'une réponse de la part de l'autre personne, et depuis combien de temps ? Reportez-vous au dernier message de chaque fil. Rédigez un message de relance de deux phrases pour chaque demande restée sans réponse, mais n'envoyez rien.
Vérifiez que l'assistant a bien pris en compte les dernières réponses avant d'utiliser ses suggestions. Nos exemples d'e-mails de rappel vous montrent comment rester poli dans votre formulation. Validez les destinataires, le moment d'envoi et le texte avant de valider l'envoi.
Étape 6 : Transformez chaque e-mail de demande en travail suivi
Un e-mail d’un client demandant « une dernière série de modifications d’ici vendredi » implique un travail que votre équipe devra peut-être planifier. Si cette demande reste dans la boîte de réception, il se peut que le plan du projet ne la prenne jamais en compte.
Demandez à l'IA d'extraire les demandes du fil de discussion, ainsi que les propriétaires et les dates d'échéance explicitement mentionnés. Demandez-lui de marquer les détails manquants comme « non spécifiés » et de distinguer le travail proposé des engagements convenus.
Passez en revue la liste avant de créer des tâches. Vérifiez si chaque demande entre dans le périmètre du projet, qui va s'en charger et si le délai est réaliste. Créez ensuite les tâches approuvées dans l'outil de gestion de projet de votre équipe, manuellement ou via une connexion prise en charge. Ajoutez un lien ou une référence vers l'e-mail d'origine afin que l'équipe puisse vérifier le contexte.
Si votre équipe utilise la gestion de projet par e-mail, cela permet d'attribuer à chaque demande acceptée un propriétaire et un espace pour suivre l'avancement du projet au-delà de la simple réponse.
Étape 7 : Définissez des limites avant que l'IA ne lise votre boîte de réception
Votre boîte de réception contient du contenu provenant de l'extérieur de votre organisation. Considérez les instructions contenues dans ces messages comme non fiables, en particulier lorsqu'elles demandent à un assistant de partager des informations ou d'effectuer une action sans rapport avec le sujet.
Utilisez des outils et des comptes d'IA approuvés par votre entreprise, et vérifiez les permissions avant la connexion d'une boîte mail. Ne conservez pas d'informations confidentielles sur vos clients dans des outils que votre entreprise n'a pas approuvés pour ce type de données.
Vérifiez les résumés par rapport à l'e-mail source avant de prendre des décisions. Exigez une validation humaine avant d'envoyer des engagements à un client ou de partager des fichiers, et convenez ensemble des cas dans lesquels l'utilisation de l'IA doit être mentionnée.
À quoi ressemble un flux de travail de rédaction d'e-mails assisté par l'IA ?
Un flux de travail de e-mail assisté par l’IA peut transformer un fil de discussion en résumé, en réponse révisée et en travail attribué. Les trois scénarios ci-dessous sont des exemples illustratifs, et non des études de cas clients. Chacun présente une combinaison différente d’assistance par l’IA et de décisions humaines.
Un chargé de compte en agence gérant un fil de discussion sur un changement de périmètre
Un client envoie un fil de discussion de 14 messages mêlant commentaires, nouvelle demande et modification de délai. Le chargé de compte demande à l’IA de résumer le fil de discussion et de créer une liste de toutes les demandes (étape 1). L’IA identifie trois demandes, et le chargé de compte les compare au contrat signé, en marquant deux d’entre elles comme hors périmètre.
Le responsable décide de ce que l'équipe peut fournir, fixe un montant proposé pour le travail supplémentaire et transmet ces informations à l'IA à l'aide de la consigne contextuelle en cinq parties (étape 3). L'IA rédige alors une réponse confirmant la modification incluse et proposant un montant ainsi qu'une nouvelle date limite pour les deux autres.
Le responsable examine la réponse, reformule le paragraphe consacré aux tarifs, puis l'envoie. La modification apportée devient une tâche attribuée. Les demandes supplémentaires restent en attente jusqu'à ce que le client approuve le périmètre, le tarif et le calendrier (étape 6).
Un responsable marketing à la recherche d'approbations pour ses campagnes
Le lancement d'un produit nécessite l'accord des responsables juridiques, produit et régionaux, le tout par e-mail. Le responsable marketing demande à l'IA de résumer les fils de discussion relatifs aux validations sous la forme d'une liste quotidienne indiquant qui a donné son accord, qui a demandé des modifications et qui n'a pas répondu (Étape 2).
L'IA rédige un message de relance de deux lignes à l'intention des parties prenantes qui n'ont pas répondu dans le délai convenu (étape 5). La responsable vérifie s'il y a de nouvelles réponses avant d'envoyer les rappels. À la fin de la journée, elle demande un récapitulatif des validations reçues et des décisions encore en suspens.
L'IA aide à préparer les mises à jour régulières, tandis que le responsable traite directement les objections non résolues des parties prenantes. Les équipes peuvent également utiliser les règles d'automatisation de Gmail pour ajouter un libellé aux messages d'approbation afin de les retrouver plus facilement.
Un fondateur répondant à une escalade d'un client
Un client de longue date envoie un e-mail au sujet d'une erreur de facturation et menace de résilier son abonnement. La fondatrice donne à l'IA accès à la correspondance pertinente et lui demande un résumé de l'historique de l'assistance et des frais contestés (Étape 1). Elle vérifie ce résumé par rapport aux relevés de facturation avant de décider de la solution à proposer.
La fondatrice rédige elle-même ses excuses, puis demande à l'IA de vérifier le ton et la clarté du texte sans modifier la solution proposée (étape 4).
Elle confie la correction de la facturation au service financier en fixant un délai ferme et lie l'e-mail du client à la tâche (étape 6). Une fois que le service financier a validé la correction, elle assure le suivi auprès du client.
Quelles sont les erreurs les plus courantes liées à l'IA dans les e-mails ?
Une réponse générée par l’IA peut être bien rédigée tout en omettant de mentionner un délai modifié, en laissant entendre une approbation ou en utilisant des informations que vous n’auriez pas dû partager. Vérifiez que ces cinq erreurs ne se sont pas glissées avant de vous fier au résultat.
Confier à l'IA la rédaction complète de vos e-mails relationnels
Exemple concret : une note de félicitations salue les « contributions exceptionnelles » d’une personne sans préciser en quoi elles consistent.
La solution : rédigez vous-même les remerciements, les commentaires ou les excuses spécifiques. Demandez à l'IA d'améliorer la clarté du texte sans ajouter d'éloges, d'émotions ou de promesses que vous n'avez pas exprimés.
Une seule ligne suffit pour inviter à lancer la commande
Exemple concret : « Faire le point avec le client » génère un rappel générique qui ne tient pas compte de l’extension que vous avez convenue hier.
La solution : Indiquez l'accord le plus récent, le résultat que vous souhaitez obtenir et votre ton habituel. Demandez à l'assistant de signaler les informations manquantes plutôt que de les compléter lui-même.
Se fier au résumé sans ouvrir le fil de discussion
Exemple concret : vous confirmez une date de livraison à partir du résumé, sans remarquer une réponse ultérieure proposant de la modifier.
La solution : Ouvrez le message source correspondant à chaque date, prix ou engagement. Vérifiez si ces informations sont à jour et ont fait l'objet d'un accord, plutôt que d'être simplement mentionnées.
Laisser des demandes dans la boîte de réception
Contexte : Vous accusez réception de la demande d’un client, mais vous ne l’attribuez jamais à personne. Le client s’attend à voir la progression se produire, tandis que la liste des tâches de l’équipe reste inchangée.
La solution : enregistrez le travail accepté en précisant le propriétaire, la date limite et en ajoutant un lien vers l'e-mail correspondant. Séparez les demandes en attente de validation. Appliquez les principes de la « boîte de réception vide » pour ne supprimer les messages traités qu'une fois le travail enregistré.
Coller des données confidentielles dans des comptes IA personnels
Exemple concret : une personne copie un contrat client dans un compte de chatbot personnel sans vérifier si la politique de l'entreprise l'autorise.
La solution : utilisez un outil et un compte approuvés. Ne partagez que les informations nécessaires à la tâche et vérifiez les règles de traitement des données de votre organisation avant de mettre en ligne des contrats, des dossiers clients ou tout autre document confidentiel.
Comment transformer des demandes reçues par e-mail en tâches dans ClickUp ?
ClickUp relie les discussions par e-mail au travail qu'ils génèrent. Pour les agences et les équipes chargées du service client, cela permet de regrouper la demande d'un client, la réponse convenue et le travail attribué.
Gardez les discussions par e-mail centrées sur la tâche à accomplir
Une fois la fonctionnalité « E-mail » activée dans ClickUp pour l'espace concerné et un compte de messagerie connecté, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement depuis une tâche. Les réponses apparaissent dans le fil d'activité de la tâche sous forme de commentaires ou de réponses en fil de discussion, ce qui permet à votre équipe de suivre la discussion en parallèle du livrable.
Par exemple, vous pouvez envoyer une maquette depuis la tâche de révision correspondante et joindre la réponse du client à ce travail. Une limite à connaître : si le destinataire modifie l'objet de l'e-mail, sa réponse n'apparaîtra pas dans ClickUp.
Transformez les demandes que vous recevez en tâches en les transférant
Ouvrez le menu d'une liste et sélectionnez Envoyer un e-mail à la liste pour copier votre adresse unique. Envoyez ou transférez un e-mail à cette adresse pour créer une tâche. L'objet devient le nom de la tâche et le corps de l'e-mail en devient la description.
Vous pouvez inclure des étiquettes de mission et de date d'échéance dans la ligne d'objet, par exemple «
Utilisez Brain² pour rédiger vos brouillons en tenant compte du contexte du projet
Brain² peut exploiter les tâches, les documents, le chat et les données des applications connectées prises en charge pour lesquelles vous avez la permission d’accéder. Transmettez-lui la demande du client, indiquez-lui le brief ou le contrat correspondant, puis demandez-lui de comparer les deux :
Comparez cette demande du client avec le brief du projet lié. Dressez la liste de ce qui est déjà inclus, de ce qui pourrait constituer un travail supplémentaire et de tout ce que vous ne parvenez pas à déterminer. Citez les détails pertinents. Rédigez un brouillon de réponse que je pourrai examiner, sans vous engager sur de nouveaux tarifs ou délais.
Comparez cette demande du client avec le brief du projet lié. Dressez la liste de ce qui est déjà inclus, de ce qui pourrait constituer un travail supplémentaire et de tout ce que vous ne parvenez pas à déterminer. Citez les détails pertinents. Rédigez une ébauche de réponse que je pourrai examiner, sans vous engager sur de nouveaux tarifs ou délais.
Vérifiez cette comparaison par rapport au contrat avant de décider de l'offre à proposer. Une fois le périmètre convenu, demandez à Brain² de créer des tâches ou des sous-tâches en indiquant les propriétaires et les dates confirmés. Laissez les détails non confirmés en suspens.
Vous pouvez également basculer entre les modèles d'IA pris en charge et disponibles dans votre environnement de travail tout en conservant l'historique de vos discussions et le contexte de votre environnement de travail. Pour les tâches récurrentes liées aux e-mails, un « Super Agent » peut suivre les instructions configurées et utiliser les outils et les connaissances que vous lui fournissez. Précisez quelles demandes il doit signaler pour révision et celles qu'il doit laisser à l'appréciation d'une personne. Ces bonnes pratiques de configuration des agents IA peuvent vous aider à définir ces instructions.
Choisissez la connexion la mieux adaptée à la tâche
Les e-mails dans ClickUp, le transfert d’e-mails vers des tâches et les outils d’applications connectées de Brain² ont des fonctions différentes. Le fait de connecter un compte de messagerie ne transforme pas automatiquement chaque message entrant en travail attribué.
Les utilisateurs d'Outlook peuvent également utiliser le module complémentaire ClickUp pour créer des tâches à partir d'e-mails sélectionnés ou joindre des pièces jointes à des tâches existantes. Le module complémentaire n'est pas disponible sur mobile et ne prend pas en charge les boîtes de réception partagées. Vérifiez la configuration requise pour l'intégration spécifique que vous prévoyez d'utiliser.
Pour une approche visuelle, commencez par le modèle de tableau Kanban « E-mails ». Ajoutez les demandes acceptées en tant que tâches, attribuez-leur des propriétaires et des échéances, puis faites-les passer par les statuts correspondant à votre processus. La connexion de votre compte de messagerie constitue une étape d’installation distincte ; vous devez encore définir la manière dont les demandes sont intégrées au tableau.
📺 Découvrez comment les Super Agents gèrent trois flux de travail liés aux e-mails
Découvrez comment un agent de synthèse des e-mails résume les messages clés des clients, comment un agent de mise à jour des clients rédige des e-mails lorsque le statut d'une tâche change, et comment un agent de suivi des réunions transforme les notes en un récapitulatif comprenant les actions à mener. Utilisez ces exemples pour planifier votre propre flux de travail, en prévoyant une étape de révision avant l'envoi.
Rendez vos e-mails plus faciles à mettre en œuvre
La prochaine fois qu'un client vous demandera « quelques petites modifications », vous devriez être en mesure de comprendre ce que ces modifications impliquent pour le projet sans avoir à reconstituer le contrat à partir de réponses éparses. C'est là un bon indicateur de l'efficacité de votre installation IA : elle permet de déterminer si elle réduit le travail nécessaire pour parvenir à une décision claire.
Pour une boîte de réception personnelle, la rédaction et la résumation peuvent suffire à couvrir l'essentiel de vos besoins. Pour une équipe chargée de projets clients, la discussion doit également rester en lien avec le cahier des charges, les délais et les personnes responsables. Sinon, même une réponse bien rédigée obligera quelqu'un à coordonner le travail par la suite.
ClickUp réunit le contexte du projet et la gestion des tâches, tandis que Brain² vous aide à exploiter toutes les informations auxquelles vous avez accès. Commencez gratuitement avec ClickUp et testez-le sur un projet client en cours. Évaluez le résultat en vérifiant si votre équipe est capable de retrouver le dernier accord et d'agir en conséquence sans avoir besoin d'une nouvelle série de précisions.
Foire aux questions sur l'utilisation de l'IA dans les e-mails
Quelle IA est la plus adaptée à la rédaction d'e-mails ?
Choisissez votre outil en fonction de votre lieu de travail et du contexte dans lequel l’assistant doit intervenir. Gemini dans Gmail et Copilot dans Outlook vous aident à rédiger directement depuis votre client de messagerie. ChatGPT et Claude vous permettent de comparer différentes versions et d’affiner votre formulation par le biais d’une discussion. ClickUp Brain² peut vous aider lorsque votre réponse nécessite de s’appuyer sur le contexte du projet, issu des tâches, des documents et des discussions d’équipe. Vérifiez l’éligibilité de votre compte, vos connexions et vos permissions avant de faire votre choix.
Comment savoir si un e-mail a été rédigé par une IA ?
Les formules de politesse génériques, les compliments vagues et les tournures répétitives peuvent donner à un e-mail un caractère impersonnel, mais ils ne permettent pas de conclure qu’il a été rédigé par l’IA. Dans l’étude de l’UF et de l’USC évoquée plus haut, les participants avaient été informés du degré d’assistance fournie par l’IA ; il ne s’agissait pas d’un test visant à évaluer leur capacité à détecter un texte rédigé par l’IA. Lorsque vous relisez votre propre brouillon, concentrez-vous sur la précision des détails, la clarté de l’objectif et une formulation adaptée à la relation.
ChatGPT peut-il organiser mes e-mails ?
ChatGPT peut vous aider à résumer des messages, à identifier les demandes restées sans réponse et à suggérer des priorités à partir des e-mails que vous fournissez ou que vous récupérez via une connexion prise en charge. Son application Outlook Email permet d'effectuer des recherches dans une boîte mail connectée, tandis que les actions d'organisation disponibles dépendent des permissions et des paramètres de l'environnement de travail. Précisez la boîte mail, l'intervalle de dates et la tâche, puis vérifiez les résultats avant de valider les modifications.
L'IA peut-elle rédiger des résumés quotidiens par e-mail ?
Oui. L’IA peut résumer les e-mails sélectionnés dans un récapitulatif quotidien regroupant les mises à jour clés, les demandes, les échéances et les messages nécessitant une réponse. Précisez les boîtes de réception ou les expéditeurs à inclure, la période concernée et le format de votre choix. Demandez des liens vers les messages originaux afin de pouvoir vérifier les détails. L’envoi quotidien automatique nécessite une planification prise en charge ou un flux de travail d’agent disposant d’un accès aux e-mails concernés. Vérifiez les permissions de l’installation et testez quelques récapitulatifs pour vous assurer qu’aucun message n’a été omis avant de vous y fier.
Comment améliorer le ton et la grammaire de mes e-mails grâce à l'IA ?
Rédigez un premier jet, puis indiquez à l’IA à qui vous adressez l’e-mail, quel est votre objectif et comment vous vous adressez normalement à cette personne. Essayez : « Corrigez la grammaire et rendez ce texte plus clair et plus chaleureux. Conservez le sens et la formulation dans la mesure du possible. N’ajoute pas de faits, de promesses ou d’excuses. » Vérifie les modifications avant l’envoi, en particulier les phrases qui pourraient faire passer une demande pour une exigence ou laisser entendre qu’un délai proposé a été accepté. Pour les e-mails sensibles, demande des suggestions de modifications accompagnées d’explications afin de pouvoir choisir ce que tu souhaites conserver.