En 1971, un programmeur informatique, Raymond Tomlinson, est entré dans l'histoire en s'envoyant le tout premier e-mail, un message révolutionnaire qui disait quelque chose comme « QWERTYUIOP ». Passionnant, n'est-ce pas ?
Aujourd'hui, les e-mails ne sont plus une nouveauté. Ils sont au contraire devenus l'un des principaux freins à la productivité.
🚨 Une personne reçoit en moyenne 120 e-mails par jour. Selon Adobe, les professionnels passent plus de cinq heures par jour à lire et à répondre à leurs e-mails, soit près de la moitié de leur journée de travail ! Pas étonnant que les lettres manuscrites soient désormais considérées comme un luxe rare.
Pourtant, les e-mails restent la colonne vertébrale de la communication d'entreprise. Ils sont tellement indispensables que les enregistrements d'e-mails sont admissibles devant les tribunaux, ce qui en dit long sur leur importance !
C'est pourquoi hiérarchiser les e-mails signifie améliorer la productivité, réduire le stress et améliorer la communication par e-mail.
Avec les bonnes stratégies de hiérarchisation des e-mails, vous pouvez transformer votre boîte de réception, qui nuit à votre productivité, en un puissant outil d'organisation. Voyons cela étape par étape.
⏰ Résumé en 60 secondes
Restez organisé et maîtrisez votre boîte de réception grâce à ces stratégies intelligentes de gestion des e-mails :
- Catégorisez les e-mails : utilisez des libellés, des indicateurs ou des étiquettes pour trier les e-mails par priorité
- Définissez des horaires spécifiques pour vos e-mails : évitez de vérifier constamment votre boîte de réception et prévoyez des créneaux horaires dédiés à la gestion de vos e-mails
- Utilisez les outils de messagerie électronique : utilisez ClickUp pour convertir les e-mails en tâches, automatiser les suivis et synchroniser avec Gmail ou Outlook
- Se désabonner et désencombrer : éliminez les newsletters inutiles et archivez les e-mails obsolètes
- Transformez vos e-mails en actions : résumez vos e-mails et créez des tâches exploitables à l'aide d'outils tels que ClickUp Brain
Pourquoi la hiérarchisation des e-mails est-elle importante ?
Toutes les entreprises partagent le même objectif ultime : augmenter leur chiffre d'affaires et booster leurs ventes. Pour y parvenir, la communication, en particulier par e-mail, doit être efficace.
Selon des études, attendre plus de cinq minutes pour répondre à un prospect peut réduire de 10 fois votre taux de réussite. Étirez ce délai de réponse à cinq à dix minutes, et vous obtenez une baisse de 400%. Oui, chaque minute compte.
C'est pourquoi nous devons hiérarchiser les e-mails. Une bonne gestion des e-mails est une mine d'or pour une communication efficace.
Passons maintenant des clients aux employés. Près de 70 % des employés déclarent préférer les e-mails pour communiquer au travail. Cela représente une grande partie de votre équipe qui dépend des e-mails pour rester informée et alignée.
Vous ne pouvez donc pas échapper à votre boîte de réception. Il est plus judicieux de miser davantage sur la hiérarchisation des e-mails.
Grâce aux outils d'IA qui offrent désormais tout, du tri automatique à la rédaction de réponses, la gestion des messages entrants est plus facile que jamais. Mais il y a encore plus à découvrir. Passons à l'étape suivante en suivant un guide étape par étape sur la hiérarchisation des e-mails.
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Guide étape par étape pour hiérarchiser les e-mails au travail
La première règle de la hiérarchisation des e-mails : tous les e-mails ne se valent pas.
En attribuant des niveaux de priorité aux messages entrants, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte et éviter d'être submergé par une montagne d'e-mails peu prioritaires.
Voici comment gérer votre boîte de réception comme un pro :
Étape 1 – Catégoriser les e-mails
160 milliards de courriers indésirables sont envoyés chaque jour, soit 46 % de tous les e-mails. Vous ne voudriez certainement pas que les messages importants de votre patron se retrouvent à côté d'un spam vantant des investissements « miracles », n'est-ce pas ?
C'est pourquoi nous commençons par classer les e-mails en fonction de leur importance dans la hiérarchisation des e-mails.
Commencez par attribuer des niveaux de priorité à l'aide des libellés, des étiquettes ou des indicateurs de votre client de messagerie.
Pour organiser vos e-mails dans Gmail, utilisez des étoiles pour marquer les messages importants. Il vous suffit de cliquer sur l'étoile à côté d'un e-mail dans votre boîte de réception, puis de sélectionner « Étoilé » dans le menu de gauche pour les afficher tous.
Si vous utilisez Outlook, vous pouvez marquer les e-mails pour suivi. Cliquez sur l'icône en forme de drapeau à côté du message, et vous pouvez même définir une date d'échéance pour vous rappeler de prendre les mesures nécessaires.
💡 Conseil de pro : libellez les e-mails qui nécessitent une attention immédiate avec « Haute priorité », « Urgent » ou « Action requise ». C'est comme si vous dotiez votre boîte de réception d'un système de feux tricolores : rouge signifie « tout arrêter et répondre ».
Les filtres et les libellés sont parmi les moyens les plus simples de créer des boîtes de réception bien organisées. Ces outils trient et classent automatiquement les e-mails entrants et les messages urgents en fonction de critères tels que l'expéditeur, l'objet ou des mots-clés.
Par exemple, les e-mails provenant de vos expéditeurs VIP ou liés à des projets critiques peuvent être envoyés directement vers une boîte de réception prioritaire, tandis que les e-mails promotionnels peuvent être déplacés discrètement vers un dossier séparé.
Voici un aperçu rapide de la manière de créer des filtres sur Gmail :
- Ouvrez votre boîte de réception et cliquez sur l'icône « Afficher les options de recherche » dans la barre de recherche
- Entrez vos critères (par exemple, expéditeur, objet) et testez en cliquant sur Rechercher
- En bas, cliquez sur Créer un filtre
- Choisissez une action (par exemple, classer, supprimer, libeller)
- Cliquez à nouveau sur « Créer un filtre »
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Étape 2 – Utilisation des outils et fonctionnalités
Même après avoir nettoyé votre boîte de réception, le chaos peut facilement s'installer à nouveau. C'est pourquoi les outils de gestion des e-mails sont essentiels.
Prenons l'exemple de ClickUp. Cet outil de gestion de projet peut automatiser les tâches liées aux e-mails grâce à sa fonctionnalité Automatisation. Vous pouvez le configurer pour envoyer des e-mails ou attribuer des tâches lorsque le statut change. Par exemple, vous pouvez informer votre chef d'équipe par e-mail lorsqu'une tâche est marquée comme « Achevée »
Vous avez plusieurs comptes de messagerie ? Des outils tels que Shift vous permettent d'afficher vos e-mails professionnels et personnels à partir d'un tableau de bord pratique. Shift vous aide à gérer les discussions entre vos différents comptes sans avoir à passer d'une application à l'autre.
En parlant d'excellente fonctionnalité de recherche, parlons de la recherche connectée de ClickUp. Cet outil puissant basé sur l'IA analyse les e-mails, les documents et les discussions à l'aide d'un mot-clé ou d'une description de projet. C'est comme avoir un moteur de recherche dédié à votre boîte de réception et à vos fichiers.
Pour désencombrer votre boîte de réception, essayez Unroll.me pour vous désabonner en masse des newsletters que vous ne lisez plus. Que vous fassiez table rase ou que vous vous désabonniez de manière sélective, c'est un moyen simple de réduire le nombre d'e-mails non pertinents et de retrouver une boîte de réception plus claire.
Il existe de nombreux autres outils et fonctionnalités permettant de hiérarchiser les e-mails. Cependant, il est conseillé de s'en tenir à un seul, car cela signifie moins de gestion et plus d'efficacité.
Pour vous aider à trouver l'outil qui correspond à vos besoins, recherchez-en un qui offre les fonctionnalités suivantes :
- Automatisation des e-mails : automatisez des actions telles que le tri, le libellé et l'envoi de notifications pour un flux de travail plus fluide
- Environnement de travail unifié : gérez vos tâches et vos e-mails sur une seule plateforme pour éviter de passer d'un outil à l'autre
- Fonctionnalité de recherche avancée : localisez instantanément des e-mails, des documents ou des discussions grâce à une recherche optimisée par l'IA
- Modèles personnalisables : créez et réutilisez des modèles d'e-mails pour une communication cohérente et efficace
- Capacités d'intégration : synchronisez vos calendriers, CRM et applications de productivité pour bénéficier d'un environnement numérique connecté
Étape 3 – Définir les priorités quotidiennes
L'objectif est de passer moins de temps dans votre boîte de réception, pas plus. Définir des priorités quotidiennes pour votre boîte de réception peut vous faire gagner du temps, réduire votre stress et vous aider à vous concentrer sur les tâches importantes. Voici comment structurer la gestion de vos e-mails :
- Approche « À faire maintenant » : si un e-mail prend moins de 2 minutes, répondez immédiatement ; cela évite les retards
- Déléguez des tâches : si un e-mail nécessite l'intervention d'un membre de l'équipe, transférez-le avec des instructions claires. La délégation garantit que les bonnes personnes prennent les mesures nécessaires sans que vous ayez à les contrôler dans les moindres détails
- Remettre à plus tard : vous avez reçu des e-mails qui ne sont pas urgents, mais qui nécessitent votre attention ? Définissez des rappels ou reportez-les pour un suivi à un moment précis. Des outils tels qu'une boîte de réception prioritaire ou un logiciel de gestion des e-mails peuvent vous aider à les organiser efficacement
- *supprimez les e-mails inutiles : dites adieu aux e-mails obsolètes ou non pertinents. En désencombrant votre boîte de réception, vous améliorez votre concentration et vous vous assurez que les messages importants ressortent
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Conseils avancés pour la gestion des e-mails
Avec des centaines d'e-mails qui affluent chaque jour, il est impossible de suivre le rythme sans aide.
La solution ? Cessez d'éviter la technologie et commencez à l'adopter pour gérer les plus de 100 e-mails non lus qui s'accumulent chaque semaine dans votre boîte de réception.
Tirer parti de l'IA et des outils de productivité
La plupart des e-mails se résument à des tâches : mises à jour partagées, projets à gérer ou délais à respecter. Il est donc plus logique de regrouper la gestion des e-mails et des flux de travail sous un même toit plutôt que de passer d'une tâche à l'autre.
ClickUp est la solution idéale pour intégrer la gestion des e-mails à la hiérarchisation des tâches.
ClickUp s'intègre parfaitement à Gmail et Outlook, offrant les avantages suivants :
- Convertissez vos e-mails en tâches exploitables directement depuis Gmail
- Mettez à jour le statut et la priorité des tâches sans quitter votre boîte de réception
- Partagez le contenu des e-mails sous forme de commentaires de tâches pour une meilleure collaboration
- Planifiez et déléguez des tâches en fonction des interactions par e-mail
- Synchronisez vos e-mails Outlook avec les tâches ClickUp pour rationaliser le suivi
- Définissez des rappels dans Outlook pour les tâches ClickUp
- Automatisez la création de tâches à partir d'e-mails pour un flux de travail plus fluide
Mais ce n'est pas tout. ClickUp utilise des fonctionnalités telles que ClickUp Assign Comments et ClickUp Mentions pour organiser davantage les e-mails.
Prenez l'exemple d'Oscar, par exemple.
📌 Exemple : Oscar, chef de projet, reçoit un e-mail d'un client qui lui demande des informations sur la refonte de son site web. Au lieu de copier les détails dans un outil séparé, Oscar utilise ClickUp pour joindre l'e-mail directement à la tâche du projet de refonte. Il ajoute rapidement un commentaire en taguant l'équipe de conception avec des instructions spécifiques, attribue le suivi à Sarah (la conceptrice en chef) et fixe une date limite, le tout depuis ClickUp.
Pas d'onglets supplémentaires, pas de détails manquants, et le client reçoit ses mises à jour à temps, comme par magie.
Tout est encore mieux avec ClickUp Brain. Cet assistant alimenté par l'IA fait passer la gestion des e-mails au niveau supérieur en rédigeant des e-mails pour vous en quelques secondes.
Comment ça marche : il vous suffit de fournir les points clés à aborder, et ClickUp Brain rédigera un e-mail professionnel, au ton parfait, qui correspondra à votre intention et à votre public.
Si vous souhaitez transformer de longs e-mails en étapes concrètes, ClickUp Brain peut résumer le contenu et générer des tâches.
À lire également : Comment utiliser l'IA dans les e-mails (cas d'utilisation et outils)
Bonnes pratiques en matière de communication
Vous disposez déjà de tous les outils nécessaires pour maîtriser la communication par e-mail, mais voici quelques stratégies de gestion des e-mails pour garantir un travail professionnel et collaboratif :
1. Établissez des directives de communication claires
Définissez les canaux les mieux adaptés à chaque type de communication.
Par exemple, utilisez les e-mails pour les mises à jour formelles, la messagerie instantanée pour les questions rapides et les réunions planifiées pour les discussions détaillées. Cela permettra de réduire la confusion et de rationaliser les interactions.
2. Organisez des réunions résumées rapides
Les résumés rapides sont de courtes réunions quotidiennes (généralement tenues debout !) au cours desquelles chacun partage les dernières informations sur ses tâches, ses forfaits et les obstacles rencontrés. Cette méthode inspirée de l'agilité permet d'aligner rapidement les équipes interfonctionnelles.
💡 Conseil de pro : utilisez le modèle de compte rendu quotidien de ClickUp pour conserver des notes, suivre la progression et relever les défis sans planifier à l'excès.
3. Respectez la diversité des besoins en matière de communication
Tout le monde n'est pas à l'aise dans les discussions de groupe ou les appels Zoom. Certains préfèrent les mises à jour écrites ou les vérifications privées.
Utilisez des outils tels que ClickUp Chat pour faciliter et développer le partage d'idées. N'oubliez pas non plus de prendre régulièrement des nouvelles des membres les plus discrets de votre équipe afin qu'ils se sentent écoutés.
4. Donnez la priorité à l'écoute active
Une bonne communication implique autant d'écoute que de parole.
Lors des réunions, encouragez les participants à se concentrer sur ce que disent les autres plutôt que de préparer leur prochaine réponse. Des discussions structurées avec des questions de suivi peuvent également être utiles.
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5. Utilisez une plateforme de collaboration unifiée
Le fait que tout le monde utilise le même outil évite la confusion liée à l'utilisation de « trop de plateformes ».
Avec ClickUp, les équipes peuvent centraliser les calendriers, les notes et les tâches des projets, ce qui facilite la communication en combinant différentes fonctions de l'équipe.
Le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez utiliser l'intégration de ClickUp avec les principales plateformes de messagerie telles que Gmail et Outlook pour capturer les e-mails arrivant dans votre boîte de réception et attribuer directement des tâches aux membres de votre équipe.
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6. Assurez la visibilité des livrables clés
Assurez-vous que tout le monde sait quelles tâches doivent être effectuées, qui en est responsable et quelle est la date limite. Les calendriers partagés, les listes de tâches ou les tableaux de projet permettent à tous les membres de l'équipe d'accéder à ces informations et de les consulter en toute transparence.
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7. Prenez des notes et assurez le suivi
Pendant les réunions, désignez une personne chargée de noter les points clés et les éléments d'action. Distribuez rapidement ces notes et assurez-vous que les tâches et les idées ne sont pas oubliées.
Erreurs courantes à éviter
Gérer efficacement ses e-mails n'est pas une mince affaire, mais même les stratégies les mieux intentionnées peuvent échouer à cause de quelques erreurs courantes. Voici cinq erreurs à éviter lorsque vous gérez votre boîte de réception :
1. Ne laissez pas votre boîte de réception devenir un dépotoir
Si vous ignorez le désordre trop longtemps, votre boîte de réception deviendra un trou noir numérique. Si vous ne supprimez pas ou n'archivez pas régulièrement les e-mails non pertinents, vous risquez d'enterrer des messages essentiels.
Traitez votre boîte de réception comme votre bureau : gardez-la propre et organisée pour éviter de perdre des e-mails importants.
2. Vérifier ses e-mails de manière obsessionnelle
Le rafraîchissement constant de votre boîte de réception perturbe votre flux de travail et réduit votre productivité. En moyenne, il faut environ 23 minutes pour se recentrer après une interruption. Prévoyez plutôt des moments précis pour consulter votre boîte de réception et respectez-les. Votre concentration vous en remerciera.
3. Accorder une priorité excessive aux messages sans importance
Il est facile de se laisser distraire en répondant à des e-mails peu prioritaires tout en laissant les e-mails importants en attente. Évitez cela en établissant un cadre clair pour la hiérarchisation des priorités, par exemple en triant les e-mails par urgence, importance de l'expéditeur ou date limite.
4. Oublier de se désabonner
Vous recevez toujours des e-mails d'un webinaire auquel vous avez participé il y a deux ans ? Il est temps de vous désabonner.
Négliger de filtrer les newsletters et les listes de diffusion non pertinentes encombre votre boîte de réception et vous fait perdre du temps. Si vous trouvez cette tâche fastidieuse, vous pouvez faire appel à des outils d'IA qui s'en chargeront pour vous en quelques minutes.
5. Ignorer les rappels et les indicateurs
Ne pas utiliser des fonctionnalités telles que les rappels ou les drapeaux revient à laisser des notes autocollantes dans un tiroir au lieu de les coller sur votre bureau.
Ces outils vous permettent de ne manquer aucun suivi ni aucune échéance. Utilisez-les pour garder une trace des tâches essentielles.
Chère boîte de réception, il est temps de passer à la vitesse supérieure avec ClickUp
ClickUp a réduit le besoin de communication par e-mail et a rationalisé la collaboration au sein de notre équipe de création de contenu. Nous pouvons passer de l'idéation/brainstorming à la première ébauche jusqu'à 2 à 3 fois plus rapidement.
ClickUp a réduit le besoin de communication par e-mail et a rationalisé la collaboration au sein de notre équipe de création de contenu. Nous pouvons passer de l'idéation/brainstorming à la première ébauche jusqu'à 2 à 3 fois plus rapidement.
Dans tous les secteurs, les intégrations e-mail de ClickUp aident les équipes à gagner des centaines d'heures qui auraient autrement été perdues dans des fils de discussion interminables et des échanges confus.
Grâce à des fonctionnalités telles que la conversion des e-mails en tâches exploitables, la synchronisation transparente avec Gmail et Outlook, et même l'utilisation de l'IA pour rédiger et résumer les e-mails, ClickUp transforme votre boîte de réception en un véritable moteur de productivité.
Que vous gériez des tâches, déléguiez des suivis ou gardiez votre boîte de réception bien rangée, ClickUp est là pour vous aider.
Prêt à dire adieu au chaos des e-mails ? Inscrivez-vous dès maintenant sur ClickUp!