En 1971, un programmeur informatique, Raymond Tomlinson, est entré dans l'histoire en s'envoyant le tout premier e-mail, un message révolutionnaire qui disait quelque chose comme « QWERTYUIOP ». Passionnant, non ? Aujourd'hui, les e-mails ne sont plus une nouveauté. Au contraire, ils sont devenus l'un des plus grands tueurs de productivité.
🚨 Une personne reçoit en moyenne 120 e-mails par jour. Selon Adobe, les professionnels passent undefined
à lire et à répondre aux e-mails, soit près de la moitié de leur journée de travail ! Pas étonnant que les lettres manuscrites semblent être un luxe rare. Pourtant, les e-mails restent l'épine dorsale de la communication d'entreprise. Ils sont si essentiels que les e-mails enregistrés sont recevables devant les tribunaux. C'est dire si les enjeux sont élevés ! C'est pourquoi donner la priorité aux e-mails signifie augmenter la productivité des e-mails, réduire le stress et améliorer la communication par e-mail
, réduire le stress et améliorer la communication par e-mail. Avec les bonnes stratégies de hiérarchisation des e-mails, vous pouvez transformer votre boîte de réception d'un frein à la productivité en un puissant outil d'organisation. Décryptons cela étape par étape.
Restez organisé et gardez le contrôle de votre boîte de réception grâce à ces stratégies intelligentes de gestion des e-mails : *Classez les e-mails par catégorie : utilisez des libellés, des drapeaux ou des étiquettes pour trier les e-mails par priorité *Définissez des horaires spécifiques pour la consultation des e-mails : évitez de vérifier constamment votre boîte de réception et programmez des créneaux dédiés à la gestion des e-mails *Utilisez des outils de messagerie électronique : utilisez disent préférer les e-mails pour communiquer au travail. Cela représente une grande partie de votre équipe qui compte sur les e-mails pour rester informée et coordonnée. Donc, non, vous ne pouvez pas éviter votre boîte de réception. Au lieu de cela, la meilleure solution consiste à redoubler d'efforts pour hiérarchiser les e-mails.
Grâce aux outils d'IA qui offrent désormais tout, du tri automatique à la rédaction de réponses, la gestion des messages entrants est plus facile que jamais. Mais il y a encore plus à découvrir. À faire en suivant un guide étape par étape sur la hiérarchisation des e-mails. À lire également : undefined
Guide étape par étape pour hiérarchiser les e-mails au travail Première règle pour hiérarchiser les e-mails : tous les e-mails ne se valent pas. En attribuant des niveaux de priorité aux messages entrants, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte et éviter d'être enseveli sous une montagne d'e-mails de faible priorité. Voici comment gérer votre boîte de réception comme un pro : Étape 1 – Catégoriser les e-mails
. Cet outil puissant basé sur l'IA analyse les e-mails, les documents et les discussions à l'aide d'un mot-clé ou de la description d'un projet. C'est comme avoir un moteur de recherche dédié à votre boîte de réception et à vos fichiers. Pour désencombrer, essayez undefined pour vous désabonner en masse des newsletters que vous ne lisez plus. Que vous fassiez table rase ou que vous vous désabonniez de manière sélective, c'est un moyen simple de réduire les e-mails non pertinents et de retrouver une boîte de réception saine. Il existe de nombreux autres outils et fonctionnalités pour hiérarchiser les e-mails. Cependant, il est conseillé de s'en tenir à un seul, car cela signifie moins de gestion et plus d'efficacité. Pour vous aider à identifier l'outil qui répond à vos besoins, essayez d'en trouver un qui offre les fonctionnalités suivantes :
- Automatisation des e-mails : Automatisez des actions telles que le tri, l'étiquetage et l'envoi de notifications pour un flux de travail plus fluide *Environnement de travail unifié : Gérez les tâches et les e-mails sur une seule plateforme pour éviter de passer d'un outil à l'autre *Fonctionnalité de recherche avancée : Localisez instantanément des e-mails, des documents ou des discussions grâce à une recherche basée sur l'IA *Modèles personnalisables : Créez et réutilisez des modèles d'e-mails pour une communication cohérente et efficace
- Capacités d'intégration : synchronisation avec les calendriers, les CRM et les applications de productivité pour un environnement numérique connecté À lire également : /href/ https://clickup.com/blog/email-automation// Comment mettre en œuvre des flux de travail d'automatisation des e-mails réussis /%href/ ### Étape 3 - Définition des priorités quotidiennes
L'objectif est de passer moins de temps dans votre boîte de réception, pas plus. Paramétrer les priorités quotidiennes de votre boîte de réception peut vous faire gagner du temps, réduire le stress et vous aider à vous concentrer sur les tâches importantes. Voici comment structurer votre gestion des e-mails : *Approche « À faire maintenant » : si un e-mail prend moins de 2 minutes, répondez immédiatement ; cela évite les retards
- Déléguer des tâches : si un e-mail nécessite la contribution d'un membre de l'équipe, transférez-le en joignant des instructions claires. La délégation permet de s'assurer que les bonnes personnes prennent les mesures nécessaires sans que vous ayez à vous occuper de tout.
- Supprimer les e-mails inutiles : Dites adieu aux e-mails obsolètes ou non pertinents. En désencombrant votre boîte de réception, vous vous concentrez mieux et vous vous assurez que les messages importants se démarquent
Supprimer les e-mails de votre spam qui occupent de l'espace de stockage et ne sont pas pertinents À lire également : /href/ https://clickup.com/blog/email-task-management// Qu'est-ce que la gestion des tâches par e-mail et comment la mettre en œuvre /%href/ ## Conseils avancés de gestion des e-mails Avec des centaines d'e-mails qui vous inondent chaque jour, vous ne pouvez pas les gérer sans aide.
La solution ? Arrêtez d'éviter la technologie et commencez à l'adopter pour gérer les plus de 100 e-mails non lus dans votre boîte de réception chaque semaine. ### Tirer parti de l'IA et des outils de productivité La plupart des e-mails se résument à des tâches : mises à jour partagées, projets à gérer ou délais à respecter. Il est donc plus judicieux de combiner la gestion des e-mails et des flux de travail sous un même toit au lieu de passer d'une tâche à l'autre. ClickUp est la solution parfaite pour intégrer la gestion des e-mails à la hiérarchisation des tâches.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/Connect-ClickUp.gif Connectez ClickUp : comment hiérarchiser les e-mails au travail /%img/ Connectez ClickUp aux plateformes existantes pour répondre directement à partir d'une seule plateforme ClickUp s'intègre parfaitement à Gmail et Outlook, offrant les avantages suivants : * Convertissez les e-mails en tâches directement depuis Gmail
- Mettre à jour les statuts et les priorités des tâches sans quitter votre boîte de réception Partager le contenu des e-mails sous forme de commentaires de tâches pour une meilleure collaboration Planifier et déléguer des tâches en fonction des interactions par e-mail Synchroniser les e-mails Outlook avec les tâches ClickUp pour rationaliser le suivi Définir des rappels dans Outlook pour les tâches ClickUp * Automatiser la création de tâches à partir des e-mails pour un flux de travail plus fluide Mais ce n'est pas tout. ClickUp utilise des fonctionnalités telles que undefined et ClickUp Mentions pour organiser davantage les e-mails. Prenons l'histoire d'Oscar, par exemple.
📌 Exemple : Oscar, chef de projet, reçoit un e-mail d'un client lui demandant des informations sur la refonte de son site web. Au lieu de copier les détails dans un outil distinct, Oscar utilise ClickUp pour joindre l'e-mail directement à la tâche du projet de refonte. Il ajoute rapidement un commentaire pour donner des instructions spécifiques à l'équipe de conception, attribue le suivi à Sarah (la designer en chef) et fixe une date limite, le tout depuis ClickUp.
Pas d'onglets supplémentaires, pas de détails oubliés, et le client reçoit sa mise à jour à temps, comme par magie. /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ClickUps-quick-communication-features.gif Les fonctionnalités de communication rapide de ClickUp : Comment hiérarchiser les e-mails au travail /%img/
Communiquez sans perdre de temps grâce aux fonctions de communication rapide de ClickUp Ça ne fait que s'améliorer avec /href/ https://clickup.com/ai ClickUp Brain /%href/. Cet assistant basé sur l'IA fait passer la gestion des e-mails au niveau supérieur en rédigeant des e-mails pour vous en quelques secondes.
Comment ça marche : il suffit de fournir les points clés de la conversation, et ClickUp Brain rédigera un e-mail professionnel, au ton parfait, qui correspond à votre intention et à votre public. /cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ClickUp-Brain-.gif Utilisez ClickUp Brain pour affiner le contenu de vos e-mails https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true&\_gl=1\*1uynm5a\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MzcyNzEwMTcuQ2owS0NRaUF2NjI4QmhDMkFSSXNBSUpJaUstS2lQRzhJbEYzNDZkTXRiNVZjcDZKeXZQTlV6N0NPYmdsMzlHbTYxMkxkMnVqT1RZUWFzZ2FBcmM4RUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*MTE5NTUxNTI1NC4xNzM2MjQyMTQy Créez des e-mails avec ClickuUp Brain ! /%cta/
Si vous souhaitez transformer de longs e-mails en étapes concrètes, ClickUp Brain peut résumer le contenu et générer des tâches. À lire également : /href/ https://clickup.com/blog/how-to-use-ai-in-email// Comment utiliser l'IA dans les e-mails (cas d'utilisation et outils) /%href/ ### Bonnes pratiques en matière de communication
Bien que vous disposiez de tous les outils nécessaires pour réussir votre communication par e-mail, voici quelques stratégies de gestion des e-mails pour rester professionnel et collaboratif : 1. Établir des directives de communication claires Définissez les canaux les mieux adaptés à chaque type de communication.
Par exemple, l'e-mail pour les mises à jour formelles, la messagerie instantanée pour les questions rapides et les réunions programmées pour les discussions détaillées. Cela permettra de réduire la confusion et de rationaliser les interactions. #### 2. Organiser des réunions de synthèse Les réunions de synthèse sont de courtes réunions quotidiennes (généralement tenues debout !) au cours desquelles chacun partage les mises à jour sur les tâches, les forfaits et les obstacles. Cette méthode inspirée de l'agilité permet d'aligner rapidement les équipes interfonctionnelles. 💡 Conseil de pro : Utilisez
/href/ https://clickup.com/templates/daily-standup-meeting-t-206515719 Modèle de compte rendu quotidien de ClickUp /%href/ pour prendre des notes, suivre la progression et relever les défis sans trop planifier. #### 3. Respecter les différents besoins de communication
Tout le monde ne se sent pas à l'aise pour discuter en groupe ou passer des appels Zoom. Certains préfèrent les mises à jour écrites ou les échanges privés. Utilisez des outils tels que ClickUp Chat pour faciliter et développer le partage d'idées. N'oubliez pas non plus de prendre régulièrement des nouvelles des membres les plus discrets de l'équipe pour vous assurer qu'ils se sentent écoutés. Avoir des discussions en temps réel avec votre équipe et partager les mises à jour avec ClickUp Chat #### 4. Hiérarchiser l'écoute active Une bonne communication implique autant d'écouter que de parler. Lors des réunions, encouragez les participants à se concentrer sur ce que les autres disent au lieu de forger leur prochaine réponse. Des discussions structurées avec des questions de suivi peuvent également aider.
À lire également : /href/ https://clickup.com/blog/inbox-zero// Boîte de réception zéro 101 : gestion intelligente des e-mails /%href/ #### 5. Utiliser une plateforme de collaboration unifiée Le fait que tout le monde utilise le même outil évite la confusion liée à l'utilisation de « trop de plateformes ».
Avec ClickUp, les équipes peuvent centraliser les calendriers, les notes et les tâches des projets, ce qui permet une communication fluide en combinant les différentes fonctions de l'équipe. Le meilleur ? Vous pouvez utiliser l'intégration de ClickUp avec les principales plateformes de messagerie telles que Gmail et Outlook pour capturer les e-mails entrant dans votre boîte de réception et attribuer directement des tâches aux membres de votre équipe. À lire également : undefined #### 6. Assurer la visibilité des livrables clés Assurez-vous que chacun sache quelles tâches sont dues, qui en est responsable et quelle est la date limite. Les calendriers partagés, les listes de tâches ou les tableaux de projets peuvent rendre ces détails accessibles et transparents pour tous les membres de l'équipe. À lire également : undefined #### 7. Prendre des notes et assurer le suivi Lors des réunions, désignez une personne chargée de noter les points clés et les éléments d'action. Distribuez ces notes rapidement et assurez le suivi pour vous assurer que les tâches et les idées ne sont pas négligées. ## Erreurs courantes à éviter
Gérer efficacement ses e-mails n'est pas une mince affaire, mais même les stratégies les mieux intentionnées peuvent déraper à cause de quelques erreurs courantes. Voici cinq erreurs à éviter lors de la gestion de votre boîte de réception : ### 1. Laisser votre boîte de réception devenir un dépotoir Si vous ignorez le désordre pendant trop longtemps, votre boîte de réception deviendra un trou noir numérique. Ne pas supprimer ou archiver régulièrement les e-mails non pertinents peut enterrer des messages essentiels.
Traitez votre boîte de réception comme votre bureau : gardez-la propre et organisée pour éviter de perdre des e-mails importants. ### 2. Vérifier ses e-mails de manière obsessionnelle Actualiser constamment sa boîte de réception perturbe le flux de travail et nuit à la productivité. En moyenne, cela prend environ undefined après une interruption. Au lieu de cela, programmez des heures fixes pour vérifier votre boîte de réception et respectez-les. Votre concentration vous en remerciera.
3. Donner trop de priorité aux messages sans importance Il est facile de se laisser distraire en répondant à des e-mails de faible priorité tout en laissant les plus importants languir. Évitez cela en établissant un cadre clair pour la hiérarchisation des priorités, par exemple en triant les e-mails en fonction de leur urgence, de l'importance de l'expéditeur ou des délais. ### 4. Oublier de se désabonner Vous recevez toujours des e-mails d'un webinaire auquel vous avez participé il y a deux ans ? Il est temps de vous désabonner. Négliger de filtrer les newsletters et les listes de diffusion non pertinentes encombre votre boîte de réception et fait perdre du temps. Si le faire manuellement vous semble fastidieux, vous pouvez utiliser des outils d'IA pour le faire à votre place en quelques minutes. ### 5. Ignorer les rappels et les indicateurs Ne pas utiliser des fonctionnalités telles que les rappels ou les indicateurs revient à laisser des notes autocollantes dans un tiroir au lieu de les mettre sur votre bureau.
Ces outils vous permettent de ne manquer aucun suivi ou délai. Utilisez-les pour assurer le suivi des tâches essentielles. ## Chère boîte de réception, il est temps de passer à ClickUp > ClickUp a réduit le besoin de communication par e-mail et a rationalisé la collaboration pour notre équipe de création de contenu. Nous pouvons passer de l'idéation/brainstorming à la première ébauche jusqu'à 2 à 3 fois plus rapidement.
Sid Babla, coordinateur du programme Wellbeing au Dartmouth College Dans tous les secteurs, les intégrations d'e-mails de ClickUp aident les équipes à gagner des centaines d'heures qui seraient autrement perdues dans des fils de discussion interminables et des allers-retours confus. Avec des fonctionnalités telles que la transformation des e-mails en tâches exploitables, la synchronisation transparente avec Gmail et Outlook, et même l'utilisation de l'IA pour rédiger et résumer les e-mails, ClickUp transforme votre boîte de réception en un véritable moteur de productivité.
Que vous gériez des tâches, déléguiez des suivis ou gardiez votre boîte de réception bien rangée, ClickUp est là pour vous aider. Prêt à mettre fin au chaos des e-mails pour de bon ? /href/ https://clickup.com/signup Inscription sur ClickUp /%href/ maintenant !