Les outils d'IA tels que ChatGPT bouleversent les habitudes, transformant les longs brouillons d'e-mails et les marathons de création de contenu en sprints rapides.
Et ce n'est pas seulement pour faire joli : les spécialistes du marketing qui utilisent l'IA pour personnaliser leurs e-mails ont constaté une augmentation de 41 % de leur chiffre d'affaires. Qu'il s'agisse de réduire les fautes de frappe, de trouver l'objet parfait ou de rédiger des e-mails qui semblent avoir été écrits par un humain, ChatGPT est là pour vous faire gagner du temps.
Que vous soyez créateur de contenu, auteur ou entrepreneur dans le domaine des applications web, maîtriser ChatGPT signifie mettre de l'ordre dans votre boîte de réception.
Suivez ce guide pour apprendre à rédiger des e-mails professionnels percutants pour l'entreprise, sans sacrifier votre santé mentale !
En bonus, essayez la meilleure alternative à ChatGPT pour vos flux de travail de communication, ClickUp Brain.
⏰ Résumé en 60 secondes
Voici comment vous pouvez utiliser ChatGPT pour rédiger vos e-mails :
- Optimisez vos e-mails pour susciter l'intérêt en mettant l'accent sur la personnalisation, le ciblage de votre audience et la création de contenu percutant 📩
- Utilisez ChatGPT pour rédiger rapidement des brouillons, mais tenez compte de ses limites pour les besoins spécifiques de votre entreprise.
- Fournissez le contexte (ton, structure, détails) pour obtenir le meilleur brouillon possible.
- Régénérez ou effectuez des modifications en cours sur vos brouillons pour plus de clarté et de personnalisation.
- Vérifiez l'exactitude et l'adéquation avec votre style.
- Passez à ClickUp . Commencez à utiliser l'IA pour vos e-mails avec ClickUp Brain et rationalisez la prise de notes, l'analyse des données, la rédaction d'e-mails et la communication.
- Gérez tous vos e-mails et votre travail à partir d'un seul endroit, grâce à la gestion de projet pour les e-mails de ClickUp.
Comment utiliser ChatGPT pour rédiger des e-mails
Si vous fournissez suffisamment de contexte à ChatGPT, il peut créer un contenu qui constituera un point de départ idéal pour vos e-mails. Il vous suffit de partager quelques instructions claires, et voilà : vous aussi, vous pouvez utiliser l'IA pour rédiger des e-mails correspondant à votre ton et à votre message, tout en gagnant un temps précieux.
Prêt ? Voici comment tirer efficacement parti de ChatGPT pour rédiger des e-mails :
Étape 1 : Définissez le contexte et l'objectif
Avant même de commencer à comprendre les tenants et aboutissants de ChatGPT, définissez clairement l'objet de votre e-mail.
Après tout, comme l'a écrit Shakespeare, « La brièveté est l'esprit de l'âme. » Déterminez donc ce que vous souhaitez accomplir avec votre e-mail sans trop tourner autour du pot.
Mieux vous donnerez d'instructions à ChatGPT, mieux il comprendra votre ton, votre objectif et la structure de votre e-mail. Vous pouvez envoyer un rappel, répondre à une requête ou faire le suivi d'une tâche, mais il est essentiel de définir le contexte.
Imaginons que vous demandiez des informations à un collègue ou à un client. Votre objectif est probablement de susciter une action ou d'obtenir plus de détails. Si vous organisez une réunion, vous voudrez que votre e-mail soit poli et clair, afin que le destinataire puisse facilement passer à l'étape suivante.
Ici, ChatGPT comprend que l'objectif est de demander un retour d'information sur une mise à jour, il adapte donc l'e-mail pour se concentrer sur la demande d'informations sur le statut actuel et la suite des événements. Il veille à ce que le message soit clair, poli et concis, ce qui permet au destinataire de répondre plus facilement en fournissant les informations nécessaires.
🧠Anecdote : ChatGPT a atteint le million d'utilisateurs en seulement cinq jours après son lancement en 2022.
Étape 2 : Ouvrez un compte sur ChatGPT
Pour commencer à utiliser ChatGPT, rendez-vous sur chat.openai.com et créez un compte. Vous pouvez vous inscrire à l'aide de votre e-mail ou via Google. Une fois votre compte vérifié (vous recevrez un code à six chiffres sur votre téléphone), vous êtes prêt à commencer !
Vous aurez accès à la version gratuite de GPT-3. 5, ou si vous recherchez une expérience plus avancée, vous pouvez passer à GPT-4 pour 20 $ par mois.
GPT-4 offre des réponses plus rapides et des fonctionnalités avancées telles que la navigation et l'interprétation du code, ce qui en fait un choix idéal pour ceux qui doivent traiter des e-mails urgents ou qui cherchent à booster leur productivité.
Si vous travaillez sur des e-mails urgents et que vous souhaitez obtenir des réponses plus rapides et plus personnalisées, GPT-4 peut être un investissement rentable.
👀 Le saviez-vous ? Seulement la moitié des Américains connaissent ChatGPT dans une certaine mesure, et deux tiers d'entre eux sont titulaires d'un diplôme de troisième cycle. Il est intéressant de noter que 54 % des personnes interrogées ont déclaré n'avoir « jamais entendu parler » de ChatGPT.
Étape 3 : Fournissez à ChatGPT des instructions personnalisées
Vous êtes inscrit ? Il est temps de configurer ChatGPT pour faire ce que vous voulez. Mais avant de commencer à générer des réponses et des e-mails, vous devez lui fournir quelques informations générales. Précisez comment vous souhaitez que l'outil génère les réponses.
Pour faire de ChatGPT votre véritable assistant, suivez ces étapes : Cliquez sur votre nom d'affichage ou votre image pour ouvrir le menu déroulant. Cliquez ensuite sur « Personnaliser ChatGPT ».
Deux questions clés vous seront posées afin d'adapter les réponses de l'IA :
- Que souhaitez-vous que ChatGPT sache à votre sujet afin de vous fournir de meilleures réponses ?
Vous pouvez partager des informations sur votre travail, votre style de communication par e-mail, votre ton et d'autres préférences pertinentes. Cela peut inclure votre profession, si vous préférez un ton formel ou informel, et le niveau de détail que vous souhaitez inclure dans vos e-mails.
- Comment souhaitez-vous que ChatGPT réponde ?
Ici, vous pouvez définir le ton et la structure des e-mails que ChatGPT va générer. Précisez si vous préférez des formats concis ou détaillés, choisissez le niveau de formalité (amical, formel ou entre les deux) et décidez si vous souhaitez que l'IA exprime des opinions ou adopte une position neutre.
Vous pouvez également envoyer votre présentation et vos instructions via la boîte de dialogue afin d'aider ChatGPT à mieux vous comprendre.
Voici un exemple d'introduction que vous pourriez fournir :
🧠Anecdote : environ 25 % des entreprises américaines ont économisé entre 50 000 et 70 000 dollars grâce à ChatGPT.
Étape 4 : Invitez ChatGPT à rédiger l'e-mail
Une fois que vous avez partagé vos coordonnées, vos préférences et le ton souhaité, vous pouvez inviter ChatGPT à créer l'e-mail dont vous avez besoin. Si la première ébauche ne vous convient pas, demandez-lui de régénérer la réponse.
🤖 Par exemple, si vous rédigez un e-mail de démission, ChatGPT peut vous aider à rédiger un message qui trouve le juste équilibre, que vous partiez pour saisir de nouvelles opportunités ou en raison d'une insatisfaction. L'objectif est de partir en bons termes et de vous assurer de vous séparer de manière professionnelle sans brûler vos ponts.
Voici un exemple de ce que ChatGPT pourrait générer :
🤖Un autre scénario pourrait être le refus d'une mission dans le cadre d'un projet.
Une réponse réfléchie est essentielle si vous êtes débordé et ne pouvez pas assumer une nouvelle responsabilité. Même s'il peut être tentant d'exprimer votre frustration, il est essentiel de rester calme, prévenant et professionnel. ChatGPT peut vous aider à rédiger un message diplomatique qui communique vos limites sans paraître dédaigneux.
Voici un exemple de refus poli et professionnel d'un nouveau projet :
Étape 5 : Relisez et effectuez les modifications en cours sur l'e-mail
Une fois que ChatGPT a généré l'e-mail, relisez-le attentivement. Vous pouvez ajuster le ton, ajouter des détails manquants ou modifier la structure pour qu'il corresponde mieux à vos intentions. Vérifiez si vous devez corriger des fautes de grammaire ou d'orthographe dans votre e-mail.
Avant d'appuyer sur « Envoyer », vérifiez que votre réponse est claire et conforme aux politiques de l'entreprise. Vous vous assurerez ainsi que votre message est professionnel et conforme aux attentes, ce qui vous évitera de commettre des erreurs.
Bien que ChatGPT soit très performant, le contenu généré n'est pas toujours parfait. La personnalisation est essentielle pour garantir qu'il corresponde parfaitement à votre ton et au contexte spécifique de votre message.
👀 Le saviez-vous ? ChatGPT peut parfois souffrir d'« hallucinations », générant des informations qui semblent plausibles, mais qui sont entièrement inventées. Il peut s'agir de faits inventés, d'études inexistantes ou de détails inexacts. Bien que les modèles d'IA soient entraînés à fournir des réponses utiles et précises, ils ne peuvent pas vérifier la véracité de leurs informations en temps réel.
C'est pourquoi il est essentiel de vérifier les faits importants lorsque vous utilisez l'IA pour vos recherches ou vos prises de décision !
Pour répondre à vos besoins spécifiques, veillez à :
- Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont incluses.
- Assurez-vous que le ton correspond à votre style.
- Vérifiez soigneusement l'exactitude des dates, des noms et des détails importants.
Un peu d'attention supplémentaire peut faire toute la différence !
Étape 6 : Envoyez l'e-mail
Une fois que vous avez relu et effectué la modification en cours sur votre e-mail, il est temps d'appuyer sur « envoyer ».
Avant de vous lancer, prenez le temps de vérifier que tout est en ordre dans votre boîte de rédaction. Assurez-vous que l'e-mail respecte vos stratégies de gestion des e-mails et qu'il est professionnel, clair et concis.
Supposons que vous envoyiez des e-mails sur des sujets essentiels comme ceux dont nous avons discuté. Il est alors encore plus crucial de trouver le ton juste. Envoyez votre e-mail lorsque vous êtes sûr que le message est parfait et correspond à vos objectifs !
Ne vous inquiétez pas trop de la réaction : faites confiance à l'IA qui vous a aidé à rédiger une réponse réfléchie et bien formulée.
💡Conseil de pro : le savoir-vivre dans les e-mails est essentiel pour la façon dont votre message est perçu et reçu. De la relecture pour plus de clarté à l'adoption d'un ton respectueux, ces petits ajustements peuvent faire une grande différence pour garantir que vos e-mails soient professionnels et efficaces.
Limites de l'utilisation de ChatGPT pour la rédaction d'e-mails
L'utilisation de l'IA pour la rédaction d'e-mails peut être pratique, mais elle comporte son lot de défis. En voici quelques-uns à garder à l'esprit :
- Compréhension limitée du contexte : l'IA peut avoir du mal à saisir les détails de votre message ou les besoins de votre public. Cela peut conduire à un contenu générique ou inadapté (hallucinations), en particulier dans des situations complexes ou sensibles ❌.
- Difficulté de personnalisation : bien que ChatGPT puisse générer un message de base, il peut manquer la touche personnelle qui trouve un écho auprès de votre public. Par exemple, dans la gestion d'une campagne par e-mail, l'outil peut négliger des détails personnalisés importants tels que les noms ou les préférences, ce qui affecte l'efficacité du message ❌.
- Problèmes de précision : malgré sa vaste base de connaissances, l'IA ne fournit pas toujours des informations précises. Vous devrez vérifier les détails essentiels tels que les dates, les noms ou les chiffres, en particulier lorsque vous faites référence à des indicateurs clés de performance (KPI) du marketing par e-mail ❌.
- Nombre de mots incohérent : si vous spécifiez une limite de mots dans vos instructions, ChatGPT peut parfois la respecter. Son comportement est souvent imprévisible et il peut ne pas se conformer à votre demande. Comme dans l'exemple ci-dessous, ChatGPT répond en 39 mots, et non en 42. ❌
- Utilisation excessive de phrases génériques : ChatGPT a souvent tendance à utiliser des phrases et des clichés trop courants, en particulier dans les e-mails professionnels. Bien que celles-ci puissent sembler sans risque, elles peuvent paraître peu sincères ou répétitives, ce qui rend votre message moins attrayant ❌.
- Difficultés avec les instructions complexes en plusieurs étapes : ChatGPT peut ne pas être très performant avec les instructions en plusieurs étapes. Par exemple, un e-mail combinant des rappels, des approbations et des suivis dans un seul brouillon pourrait être décousu ou peu clair ❌.
À lire également : Les meilleurs outils de communication par e-mail (avis et tarifs)
Utiliser ClickUp Brain pour rédiger et gérer vos e-mails
Imaginez disposer d'un assistant IA capable de rédiger des e-mails attrayants, de générer des objets convaincants, de personnaliser les messages pour chaque public et d'effectuer l'automatisation des e-mails de suivi.
Eh bien, c'est ici, sur ClickUp, l'application qui fait tout pour le travail.
ClickUp Brain est une IA avancée à réseau neuronal intégrée à la plateforme de gestion de projet par e-mail ClickUp. Elle vous aide à créer des textes marketing, à répondre à des e-mails et à gérer efficacement vos tâches, le tout en un seul endroit !
ClickUp Brain
Contrairement à ChatGPT, qui génère parfois des informations inexactes ou obsolètes, ClickUp Brain s'intègre directement à la base de connaissances de votre équipe et aux tâches actuelles du projet.
Vous aurez ainsi toujours accès aux informations les plus récentes et les plus pertinentes, ce qui réduira le risque d'erreurs grammaticales et rendra vos réponses par e-mail plus précises et plus fiables.
Avec AI Writer for Work de ClickUp Brain, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Un assistant de rédaction pour répondre à tous vos besoins en matière de rédaction
- Réponses automatisées rapides aux tâches, commentaires et e-mails
- Un transcripteur automatique de la parole en texte pour prendre des notes et effectuer des mises à jour sans les mains.
- La possibilité de transcrire vos réunions et vos enregistrements d'écran, et de répondre à toutes les questions complémentaires directement depuis ClickUp Clips.
- Des modèles faciles à créer pour tous vos besoins : campagnes par e-mail, publicités, campagnes de marketing goutte à goutte ou recrutement.
Voici comment faire avec ClickUp :
Pour rédiger un nouvel e-mail avec ClickUp Brain, il suffit de trouver une tâche ouverte et d'aller dans la section commentaires.
Ensuite, cliquez sur l'icône e-mail et tapez la commande slash « /Write email », puis appuyez sur Retour ou Entrée. Une fenêtre modale ClickUp Brain s'affichera alors, vous permettant de résumer concisement l'objet de l'e-mail.
Voici à quoi cela ressemblerait :
ClickUp Brain analysera les informations saisies et générera un brouillon d'e-mail basé sur votre description.
Vous pouvez personnaliser le brouillon généré pour l'adapter à votre style ou à votre ton. La plateforme offre également des options supplémentaires pour plus de flexibilité : vous pouvez copier le texte de l'e-mail généré directement dans votre bloc-notes.
Si le brouillon ne vous convient pas tout à fait, cliquez sur « Réessayer » pour que ClickUp Brain génère une version différente à partir des mêmes clés. Vous êtes ainsi assuré d'obtenir à chaque fois un e-mail parfait avec un minimum d'effort !
Fini les e-mails, place à ClickUp ! ClickUp nous a permis de réduire le nombre d'e-mails que nous envoyons et recevons en tant qu'équipe, ce qui a changé la donne. Cela signifie également que les fils de discussion ne sont plus perdus, que personne ne perd le fil de la communication, etc., car toutes les informations se trouvent dans ClickUp.
Fini les e-mails, place à ClickUp ! ClickUp nous a permis de réduire le nombre d'e-mails que nous envoyons et recevons en tant qu'équipe, ce qui a changé la donne. Cela signifie également que les fils de discussion ne sont plus perdus, que personne ne perd le fil de la communication, etc., car toutes les informations se trouvent dans ClickUp.
ClickUp pour les équipes marketing
Le principal avantage de ClickUp est qu'il vous permet d'utiliser ses outils d'IA pour rédiger des textes convaincants tout en conservant tous vos documents dans un emplacement centralisé.
Avec ClickUp for Marketing, vous pouvez rapidement rédiger, organiser et stocker des modèles d'e-mails directement dans ClickUp Docs. Au lieu de passer d'une plateforme à l'autre, tout ce dont vous avez besoin se trouve au même endroit.
ClickUp Documents
ClickUp Docs s'intègre également aux flux de travail, de sorte que toute tâche créée à partir d'un e-mail généré reste connectée à la vue d'ensemble.
Pour faciliter la collaboration au sein de votre équipe, vous pouvez attribuer des sections spécifiques du document à certains membres. Cela facilite le partage et la collaboration en temps réel sur Docs. Que vous soyez en train de peaufiner des scripts d'e-mails ou de gérer une campagne marketing, votre équipe peut contribuer, commenter et mettre à jour le document simultanément.
Modèles ClickUp
En plus d'être un puissant outil de rédaction basé sur l'IA, ClickUp propose une variété de modèles personnalisables conçus pour améliorer vos flux de travail de gestion des e-mails. ChatGPT ne dispose pas de cette fonctionnalité, car il ne propose pas d'intégrations permettant de gérer l'ensemble de votre flux de travail marketing.
Modèle d'e-mail marketing ClickUp
Par exemple, le modèle de marketing par e-mail ClickUp vous permet de rester organisé et efficace lorsque vous planifiez des campagnes, rédigez un objet, programmez des messages et suivez les indicateurs de réussite clés.
Vous pouvez également automatiser les e-mails en fonction du comportement des utilisateurs, en vous assurant que des actions spécifiques déclenchent l'envoi de vos messages. Cela facilite l'envoi d'e-mails ciblés aux bons clients au bon moment.
ClickUp Brain ne sert pas seulement à rédiger des e-mails, il vous aide également à organiser, personnaliser et collaborer avec votre équipe. Il dépasse les limites habituelles des Outils d'IA, rendant la rédaction d'e-mails et le marketing plus efficaces et plus faciles.
À lire également : Meilleurs logiciels de gestion des e-mails (gratuits et payants)
Optimisez vos e-mails pour un meilleur engagement avec ClickUp Brain
Optimiser votre e-mail pour susciter l'intérêt ne se résume pas à rédiger le message parfait : il s'agit également de personnaliser votre message, de cibler le bon public et de vous assurer que votre contenu trouve un écho auprès du lecteur.
Bien que ChatGPT puisse vous aider, il ne répondra pas toujours aux besoins spécifiques de votre entreprise. Si rédiger des e-mails ou partir de zéro vous semble fastidieux, ClickUp est là pour vous aider.
Avec ClickUp Brain, vous pouvez prendre des notes, analyser des données et rédiger des e-mails plus rapidement, ce qui vous fait gagner du temps. Il vous suffit d'activer la ClickApp E-mail dans votre environnement de travail pour débloquer toutes les fonctionnalités de messagerie. Dites adieu au syndrome de la page blanche et aux tâches répétitives tout en conservant l'authenticité et la personnalisation de vos e-mails.
ClickUp ne se limite pas aux e-mails : gérez vos tâches, collaborez et suivez votre temps de travail pour booster la productivité de votre équipe. Prêt à passer au niveau supérieur en matière de communication par e-mail ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour obtenir un compte ClickUp gratuit!