Votre boîte de réception déborde et vous êtes constamment en train de rattraper votre retard.
Le résultat ? Vous passez votre temps à fouiller dans de longs fils d'e-mails et vous êtes trop submergé pour rédiger la réponse parfaite.
La surcharge d'e-mails est un véritable problème !
Découvrez Gemini dans Gmail, un assistant alimenté par l'IA qui vous aide à gérer vos e-mails de manière plus intelligente. Que vous souhaitiez résumer des fils de discussion, rédiger des réponses ou affiner votre ton, Gemini AI est l'outil de productivité dont vous avez besoin pour vos e-mails.
Dans ce guide, nous vous expliquons comment utiliser Google Gemini dans Gmail pour gérer votre boîte de réception, gagner du temps et peut-être même rendre la gestion des e-mails moins fastidieuse. Car, avouons-le, votre boîte de réception Gmail pourrait probablement bénéficier d'un peu de la magie de l'IA.
Mais ce n'est pas tout. Nous vous présenterons également un assistant IA bonus, ClickUp Brain, qui non seulement facilite la gestion des e-mails, mais simplifie également votre travail de toutes les manières possibles ! 🤩
⏰ Résumé en 60 secondes
Voici un aperçu rapide de la manière dont vous pouvez tirer le meilleur parti de Gemini IA dans Gmail (et un aperçu d'une alternative plus intelligente !) :
- Accédez à Gemini dans Gmail avec un abonnement Google One IA Premium ou un compte Google Workspace.
- Utilisez Gemini pour résumer les longs fils de discussion par e-mail, ce qui vous permettra de gagner du temps sur la lecture et de vous tenir au courant des dernières mises à jour.
- Rédigez facilement de nouveaux e-mails grâce aux suggestions générées par l'IA en fonction de vos invitations et de vos instructions.
- Affinez vos brouillons pour plus de clarté grâce à des options telles que formaliser, élaborer, raccourcir ou réécrire.
- Posez à Gemini des questions relatives à votre boîte de réception pour obtenir rapidement des informations sur les discussions importantes.
- Remarque : Gemini présente certaines limites, notamment un manque de compréhension approfondie du contexte, d’instructions personnalisées et de manipulation des e-mails.
- ClickUp offre une solution complète de gestion des e-mails avec synchronisation bidirectionnelle, automatisation des tâches et traitement direct des e-mails.
- Utilisez l'assistant IA intégré de ClickUp, ClickUp Brain, pour résumer et extraire des informations utiles des fils de discussion par e-mail, ainsi que pour rédiger des réponses instantanées.
- Intégrez ClickUp à Gmail pour convertir vos e-mails en tâches, réaliser l'automatisation de vos flux de travail (comme l'envoi d'e-mails de suivi) et rationaliser votre communication.
Comment utiliser Gemini dans Gmail
Peut-être revenez-vous de vacances et votre boîte de réception est-elle pleine à craquer, ou peut-être ne savez-vous tout simplement pas quels e-mails traiter en priorité. Dans tous les cas, l'intégration Gemini-Gmail est là pour vous aider à faire le tri et à vous concentrer sur les tâches les plus importantes, les plus urgentes ou les plus utiles.
🔑 Pour accéder à Gemini dans Gmail, vous devez soit souscrire au forfait Google One IA Premium, soit activer Gemini dans votre compte Google Workspace.
Voici comment trouver Gemini dans Gmail :
- Rendez-vous dans le coin supérieur droit de votre écran Gmail.
- Sélectionnez la fonctionnalité « Essayer Gemini ».
- Votre écran affichera le panneau latéral Gmail, qui devrait ressembler à ceci :
Vous pouvez utiliser les invites intégrées de Gemini pour générer des réponses ou poser des questions libres telles que « Tenez-moi au courant des e-mails provenant de
Maintenant que vous savez comment cela fonctionne, êtes-vous prêt à utiliser l'IA dans Gmail pour une gestion plus intelligente de vos e-mails ?
Voici les trois principaux cas d'utilisation de Gemini dans Gmail :
1. Résumez les longs fils de discussion par e-mail
👀 Le saviez-vous ? Des techniques sophistiquées d'enregistrement informatique révèlent que la durée moyenne d'attention humaine est de 40 secondes.
Personne n'aime lire de longs e-mails, et Gemini l'a bien compris. Voici comment l'utiliser pour raccourcir vos longs e-mails :
- Ouvrez Gmail sur votre bureau ou dans l'application mobile Gmail.
- Recherchez l'icône Gemini IA dans le panneau latéral situé à droite de votre écran. Si vous ne la voyez pas, cliquez sur la petite flèche pour agrandir le panneau.
- Choisissez l'option Résumer cet e-mail .
- Gemini générera un bref résumé, mettant en évidence les points clés et les détails importants.
- Gemini peut également résumer les contenus longs de vos fichiers Google Drive directement dans votre boîte de réception.
💡 Conseil de pro : à la fin du résumé généré par l'IA de Gemini, vous pouvez sélectionner le geste approprié avec votre pouce pour donner un retour positif. Donnez un pouce vers le haut pour une bonne suggestion, ou soumettez un rapport de mauvaise suggestion si la réponse doit être améliorée. Cela aide le modèle d'IA à apprendre de vos préférences et à mieux adapter les réponses futures.
2. Rédigez un nouveau brouillon d'e-mail
Avez-vous déjà passé trop de temps à fixer votre écran, à essayer de trouver la première ligne parfaite pour votre e-mail ? Évitez cette difficulté et laissez l'IA de Google faire le travail à votre place.
- Cliquez sur Composer dans le coin supérieur gauche de votre écran Gmail.
- Recherchez l'option Aidez-moi à rédiger dans la fenêtre de composition.
- Rédigez la demande requise. Par exemple, essayez « Rédigez une lettre de motivation pour un poste dans le domaine du marketing. »
- Cliquez sur Créer.
- Vous obtiendrez une réponse presque instantanément dans la fenêtre de rédaction de Gmail.
- Vous pouvez ensuite cliquer sur Recréer ou Affiner pour peaufiner la réponse jusqu'à ce qu'elle corresponde à vos besoins.
Suivez cette méthode et personnalisez l'invite en fonction de la situation afin de pouvoir l'utiliser pour répondre à une discussion.
📖 À lire également : Meilleurs logiciels de boîte de réception partagée (avis et tarifs)
🧠 Anecdote amusante : Laura Martin, conseillère en productivité chez Google, recommande de diviser les e-mails en trois catégories : répondre, lire et revoir. Traitez-les pendant des plages horaires dédiées plutôt que de les consulter constamment tout au long de la journée.
3. Peaufinez un brouillon
Parfois, le brouillon d'un e-mail n'est pas tout à fait au point, mais grâce à Gemini dans Gmail, vous pouvez rapidement le peaufiner et vous assurer que votre message passe parfaitement.
- Accédez à Composer dans le coin supérieur gauche de votre boîte de réception.
- Rédigez votre e-mail manuellement
- Accédez à l'option Aidez-moi à rédiger .
- Choisissez votre préférence de modification dans le menu Polish : Affiner votre brouillon Formalize : Rendre le brouillon plus formel Elaborate : Ajouter des détails supplémentaires au contenu existant Shorter : Modifier les passages superflus et raccourcir le brouillon Recreate : Réécrire le brouillon Refine : Le réviser à nouveau
- Polonais : Peaufinez votre brouillon
- Formalisé : Rendez le brouillon plus formel.
- Développez : Ajoutez des détails supplémentaires au contenu existant.
- Plus court : Effectuez des modifications en cours sur les passages superflus et raccourcissez le brouillon.
- Recréer : Réécrire le brouillon
- Affiner : Réviser à nouveau
- Cliquez sur Insérer une fois que vous avez obtenu les résultats souhaités.
- Notez qu'une fois que vous avez demandé à Gemini IA de recréer un brouillon, vous ne pouvez plus revenir aux versions précédentes (copiez-collez donc les sections que vous souhaitez conserver !)
- Polonais : Peaufinez votre brouillon
- Formalisé : Rendez le brouillon plus formel.
- Développez : Ajoutez des détails supplémentaires au contenu existant.
- Plus court : Effectuez des modifications en cours sur les passages superflus et raccourcissez le brouillon.
- Recréer : Réécrire le brouillon
- Affiner : Réviser à nouveau
💡Conseil de pro : utilisez Gmail Q/A pour poser à Gemini des questions sur les discussions dans votre boîte de réception. Par exemple, dans la boîte de dialogue, vous pouvez demander : « Quels ont été les derniers commentaires sur mon projet X ? » Gemini analysera les fils de discussion pertinents et vous fournira une réponse résumée.
Limites de l'utilisation de Gemini dans Gmail
Gemini dans Gmail offre à la fois des avantages et des limites. Bien qu'il vous évite d'avoir à analyser vos messages, il n'est pas encore tout à fait à la hauteur de l'organisation manuelle des e-mails.
Cela dit, voici cinq autres points à garder à l'esprit lorsque vous utilisez Gemini dans Gmail :
- Limites dans la compréhension contextuelle : Gemini IA est idéal pour résumer et rédiger, mais il peut ne pas saisir pleinement les nuances ou le contexte de chaque discussion, ce qui conduit parfois à des réponses moins personnalisées.
- Impossible de manipuler les e-mails : Gemini IA ne peut pas créer, envoyer, supprimer ou déplacer des e-mails dans votre boîte de réception. Il se concentre davantage sur la génération de contenu et l'assistance que sur la gestion de la boîte de réception et des e-mails.
- Risque d'hallucination : Gemini IA peut parfois générer des informations inexactes ou inventées, il est donc important de vérifier les détails avant d'agir.
- Assistance linguistique limitée : bien que Gemini prenne en charge plusieurs langues, il se peut que ses réponses ne soient pas aussi précises ou nuancées dans les langues autres que l'anglais, ce qui peut affecter leur qualité.
📖 À lire également : Comment configurer le transfert automatique dans Gmail ?
👀 Le saviez-vous ? Gmail bloque près de 15 milliards de messages indésirables chaque jour, soit plus de 99,9 % des spams, hameçonnages et logiciels malveillants. Pendant les vacances, le nombre de spams et de messages d'hameçonnage peut atteindre 231 milliards, soit 10 % de plus que le volume moyen.
Vous souhaitez apprendre l'ingénierie des invites pour obtenir de meilleures réponses de Gemini et d'autres Outils d'IA ? Regardez ce petit cours intensif sur l'affinage de vos questions pour l'IA 👇🏽
Utilisation de l'IA et de Gmail avec ClickUp
Gemini dans Gmail agit comme un rédacteur d'e-mails basé sur l'IA qui suit vos instructions lors de la rédaction de réponses. Bien qu'il puisse rationaliser le processus de rédaction, il ne remplace pas un logiciel complet de gestion des e-mails.
C'est là que ClickUp entre en jeu. Aujourd'hui, le travail est dispersé : les e-mails dans un outil, les tâches dans un autre, les documents enfouis dans des dossiers sans fin. ClickUp rassemble tout cela.
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, elle constitue votre source unique d'informations pour vos projets, documents, tableaux blancs, automatisations, tableaux de bord, objectifs, etc.
Gemini ne se contente pas de vous aider à rédiger et à résumer vos e-mails. Grâce à sa fonctionnalité intégrée de gestion des e-mails, vous pouvez envoyer, recevoir et suivre vos e-mails sans quitter votre environnement de travail ClickUp. Voyons comment :
Intégrez ClickUp à Gmail
L'intégration ClickUp et Gmail comble les lacunes laissées par Gemini AI, vous permettant de briser les silos d'informations et de gérer vos e-mails et vos tâches ensemble.
Voici comment cela peut améliorer votre flux de travail :
- Synchronisation bidirectionnelle : crée ou met à jour automatiquement des tâches dans Gmail en fonction d'actions telles que la réception d'un nouvel e-mail, le marquage d'une discussion ou l'achevement d'une tâche.
- Les e-mails marqués d'une étoile deviennent des tâches : convertissez les e-mails importants en tâches exploitables pour ne jamais manquer un suivi.
- Automatisation des flux de travail : grâce à l'intégration Zapier de ClickUp, les tâches telles que le transfert d'informations entre Gmail et ClickUp sont automatisées, ce qui réduit l'effort manuel et minimise les erreurs.
👉🏼 Contrairement à Gemini AI, qui se concentre uniquement sur la rédaction et l'amélioration des réponses, ClickUp offre une gestion complète des e-mails ainsi que la gestion des tâches.
📮ClickUp Insight : Près de 42 % des travailleurs du savoir préfèrent les e-mails pour communiquer au sein de leur équipe. Mais cela a un coût. Comme la plupart des e-mails ne parviennent qu'à certains collègues, les connaissances restent fragmentées, ce qui entrave la collaboration et la prise de décisions rapides. Pour améliorer la visibilité et accélérer la collaboration, utilisez une application tout-en-un pour le travail comme ClickUp, qui transforme vos e-mails en tâches exploitables en quelques secondes !
Vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement dans ClickUp, créer des tâches, joindre des e-mails à des éléments de travail pertinents et collaborer avec votre équipe sans quitter la plateforme.
Le plus intéressant ? L'intégration des e-mails de ClickUp fonctionne avec des plateformes telles que Microsoft Outlook, IMAP et Microsoft 365, et pas seulement avec Gmail !
Vous pouvez générer un brouillon d'e-mail à l'aide de la commande slash (/write). Ajustez le ton et le niveau de créativité, insérez le texte dans votre e-mail et envoyez-le sans quitter l'interface de la tâche. Oubliez les changements d'onglets et les brouillons d'e-mails manuels fastidieux !
De plus, vous pouvez même automatiser vos e-mails, en les déclenchant pour qu'ils soient envoyés en fonction de champs personnalisés, de soumissions de formulaires ou d'évènements liés à des tâches dans ClickUp.
Cette consolidation vous permet d'améliorer votre productivité en conservant vos e-mails, vos tâches et vos discussions au même endroit !
ClickUp Brain améliore vos e-mails
Mais comment cela fonctionne-t-il ? Alors que Gemini AI améliore votre expérience Gmail en fournissant des informations contextuelles et des suggestions de réponses, ClickUp Brain, l'assistant IA intégré, va encore plus loin.
Il s'intègre directement à votre environnement de travail, absorbe les données relatives au flux de travail, analyse les activités de l'équipe et effectue le suivi des échéanciers des projets.
En comprenant le contexte de votre système, ClickUp Brain vous fournit des conseils professionnels intelligents et exploitables.
Avec ClickUp Brain, vous pouvez :
- Connectez vos tâches, documents et e-mails pour générer des réponses instantanées et contextuelles concernant votre flux de travail.
- Rédigez des réponses professionnelles aux messages Gmail à l'aide de l'éditeur IA intégré, et gagnez du temps.
- Convertissez les e-mails importants en tâches ou en éléments à effectuer dans ClickUp, éliminant ainsi le suivi manuel.
- Vérifiez la grammaire et l'orthographe grâce au correcteur orthographique intégré pour obtenir un résultat final impeccable.
- Générez des résumés de longs fils d'e-mails, offrant ainsi un aperçu rapide sans avoir à passer au crible de longues discussions.
- Transcrivez des clips audio et vidéo dans ClickUp et capturez les points clés de vos discussions.
📖 À lire également : Le guide ultime de la gestion de projet par e-mail
Passez à ClickUp Chat
Si l'association de l'IA à votre boîte de réception peut vous aider à maîtriser la surcharge d'e-mails, que diriez-vous si nous vous disions qu'il est possible de l'éliminer complètement ?
ClickUp Chat vous offre, à vous et à votre équipe, une alternative à la communication par e-mail en temps réel en intégrant les discussions directement dans votre flux de travail et le contexte de votre projet.
Discuter par e-mail vous permet de :
- Associez directement les discussions à des tâches ou des projets spécifiques. Cela permet de centraliser toutes les informations pertinentes et réduit ainsi le besoin de rechercher dans différents fils d'e-mail.
- Organisez vos discussions par canaux, évitez l'encombrement de votre boîte de réception et ne laissez plus les e-mails s'accumuler.
- Accélérez le travail collaboratif en identifiant les membres de l'équipe, en partageant des fichiers et en intégrant des ressources directement dans le chat, tout en réduisant les retards liés aux e-mails.
- Prenez rapidement des décisions cruciales et résolvez les problèmes en réfléchissant avec vos collègues en temps réel.
En utilisant ClickUp Chat pour les communications internes et les discussions liées aux projets, vous pouvez réduire considérablement le volume d'e-mails dans votre boîte de réception. De plus, la réduction des changements de contexte entre les plateformes de messagerie électronique et de gestion de projet peut stimuler votre productivité individuelle et celle de votre équipe.
📮 ClickUp Insight : Les travailleurs du savoir envoient en moyenne 25 messages par jour, à la recherche d'informations et de contexte. Cela indique qu'ils perdent beaucoup de temps à faire défiler, rechercher et déchiffrer des discussions fragmentées dans des e-mails et des chats. 😱
Si seulement vous disposiez d'une plateforme intelligente qui regroupe les tâches, les projets, les discussions et les e-mails (sans oublier l'IA !) en un seul endroit. Mais c'est le cas !
ClickUp est un logiciel incroyablement polyvalent qui a multiplié ma productivité par au moins 10. J'adore la combinaison de la gestion des tâches personnelles, de la gestion des connaissances de l'entreprise, des notes rapides et du ClickUp Brain qui est FANTASTIQUE. Il est incroyablement sensible au contexte et littéralement une bête d'assistant.
ClickUp est un logiciel incroyablement polyvalent qui a multiplié ma productivité par au moins 10. J'adore la combinaison de la gestion des tâches personnelles, de la gestion des connaissances de l'entreprise, des notes rapides et du ClickUp Brain qui est FANTASTIQUE. Il est incroyablement sensible au contexte et littéralement une bête d'assistant.
Faites plus avec vos e-mails grâce à ClickUp
Gemini AI dans Gmail est sans aucun doute un assistant très pratique, mais si vous recherchez une solution plus complète pour la gestion de projets et de tâches par e-mail, ClickUp est là pour vous.
Avec ClickUp, vous pouvez convertir vos e-mails en tâches à accomplir et conserver le contexte intact dans toutes vos discussions et tous vos projets. Finis les changements d'application et les détails manquants.
Les équipes qui passent à ClickUp constatent une amélioration de leur efficacité, de leur collaboration et de leur visibilité, en plus de remplacer 3 outils ou plus et de gagner plus de 3 heures par semaine.
Vous avez donc le choix : Gemini AI propose un assistant de résumé et de rédaction intégré pour les applications Google telles que Gmail, Google Sheets et Google Docs, tandis que ClickUp fournit des outils basés sur l'IA pour une gestion complète des e-mails et de la gestion de projet.
Si vous êtes prêt pour cette dernière option, inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui!