Votre boîte de réception déborde et vous êtes constamment en train de rattraper votre retard.
Le résultat ? Vous passez votre temps à fouiller dans de longs fils d'e-mails et vous êtes trop submergé pour rédiger la réponse parfaite.
La surcharge d'e-mails est un vrai problème !
Découvrez Gemini dans Gmail, un assistant basé sur l'IA qui vous aide à gérer vos e-mails plus intelligemment. Que vous souhaitiez résumer des fils d'e-mails, rédiger des réponses ou affiner votre ton, Gemini IA est l'outil de productivité dont vous avez besoin.
Dans ce guide, nous vous expliquerons comment utiliser Google Gemini dans Gmail pour gérer votre boîte de réception, gagner du temps et peut-être même rendre les e-mails moins fastidieux. Parce que, avouons-le, votre boîte de réception Gmail pourrait probablement bénéficier d'un peu de magie de l'IA.
Mais ce n'est pas tout. Nous vous présenterons également un assistant IA en prime, ClickUp Brain, qui non seulement facilite la gestion des e-mails, mais simplifie également votre vie professionnelle de toutes les manières possibles ! 🤩
⏰ Résumé en 60 secondes
Voici un bref aperçu de la façon dont vous pouvez tirer le meilleur parti de l'utilisation de Gemini IA dans Gmail (et un aperçu d'une alternative plus intelligente !) :
- Accédez à Gemini dans Gmail avec un abonnement Google One AI Premium ou un compte Google Environnements de travail
- Utilisez Gemini pour résumer de longs fils d'e-mails, gagner du temps sur la lecture et vous tenir au courant des mises à jour
- Rédigez de nouveaux e-mails sans effort grâce aux suggestions générées par l'IA en fonction de vos invites, instructions
- Améliorez la clarté de vos brouillons grâce à des options telles que formaliser, élaborer, raccourcir ou réécrire
- Posez à Gemini, l'IA, des questions sur votre boîte de réception pour obtenir rapidement des informations sur les discussions importantes
- Notez les limites de Gemini : il manque de compréhension approfondie du contexte, de personnalisation des invites et de manipulation des e-mails
- ClickUp offre une solution de gestion des e-mails achevée avec synchronisation bidirectionnelle, automatisation des tâches et gestion directe des e-mails
- Utilisez l'assistant IA intégré de ClickUp, ClickUp Brain, pour résumer et extraire des informations des fils d'e-mails, ainsi que pour rédiger des réponses instantanées
- Intégrez ClickUp à Gmail pour convertir les e-mails en tâches, automatiser les flux de travail tels que l'envoi d'e-mails de suivi et rationaliser la communication
Comment utiliser Gemini dans Gmail
Peut-être que vous revenez de vacances et que votre boîte de réception est pleine à craquer, ou peut-être que vous n'arrivez pas à déterminer quels e-mails nécessitent votre attention en priorité. Quoi qu'il en soit, l'intégration Gemini-Gmail est là pour vous aider à faire le tri et à vous concentrer sur les tâches les plus précieuses, urgentes ou importantes.
🔑 Pour accéder à Gemini dans Gmail, vous devez soit souscrire au forfait Google One AI Premium, soit activer Gemini dans votre compte Google Environnements de travail.
Voici comment trouver Gemini dans Gmail :
- Rendez-vous dans le coin supérieur droit de votre écran Gmail
- Sélectionnez la fonctionnalité « Essayer Gemini »
- Votre écran affichera le panneau latéral Gmail, qui devrait ressembler à ceci :
Vous pouvez utiliser les invites, instructions intégrées de Gemini pour générer des réponses ou poser des questions libres telles que « Mettez-moi au courant des e-mails de
Maintenant que vous savez comment cela fonctionne, êtes-vous prêt à utiliser l'IA dans Gmail pour une gestion plus intelligente des e-mails ?
Voici les trois principaux cas d'utilisation de Gemini dans Gmail :
1. Résumez les longs fils d'e-mails
👀 Le saviez-vous ? Des techniques sophistiquées de journalisation informatique révèlent que la durée d'attention humaine médiane est de 40 secondes.
Personne n'aime lire de longs e-mails, et Gemini le comprend. Voici comment l'utiliser pour réduire le travail de vos longs e-mails :
- Ouvrez Gmail sur votre bureau ou dans l'application mobile Gmail
- Recherchez l'icône Gemini IA dans le panneau latéral à droite de votre écran. Si vous ne la voyez pas, cliquez sur la petite flèche pour agrandir le panneau.
- Choisissez l'option Résumer cet e-mail
- Gemini générera un bref résumé, mettant en évidence les points clés et les détails importants
- Gemini peut également résumer les contenus longs de vos fichiers Google Drive directement dans votre boîte de réception
💡 Conseil de pro : À la fin du résumé généré par l'IA de Gemini, vous pouvez sélectionner le geste du pouce approprié pour fournir un retour positif. Faites un pouce levé pour une bonne suggestion, ou soumettez un rapport de mauvaise suggestion si la réponse doit être améliorée. Cela aide le modèle d'IA à apprendre de vos préférences et à mieux adapter les réponses futures.
2. Rédiger un nouveau brouillon d'e-mail
Avez-vous déjà passé beaucoup trop de temps à regarder un écran, en essayant de trouver la première ligne parfaite pour votre e-mail ? Évitons cette lutte et laissons l'IA de Google faire le gros du travail à votre place.
- Cliquez sur Rédiger dans le coin supérieur gauche de votre écran Gmail
- Recherchez l'option Aide à la rédaction dans la fenêtre de composition
- Écrivez l'invite, les instructions requises. Par exemple, essayez « Rédiger une lettre de motivation pour un emploi dans le marketing »
- Cliquez sur Créer
- Vous obtiendrez une réponse presque instantanément dans votre fenêtre de composition Gmail
- Vous pouvez ensuite cliquer sur Recréer ou Affiner pour peaufiner la réponse jusqu'à ce qu'elle corresponde à ce dont vous avez besoin
Suivez cette méthode et personnalisez l'invite, les instructions, en fonction de la situation afin qu'elle puisse être utilisée pour répondre à une discussion.
📖 À lire également : Meilleur logiciel de boîte de réception partagée (avis et prix)
🧠 Anecdote : Une astuce de productivité par e-mail de Laura Martin, conseillère en productivité chez Google, consiste à diviser les e-mails en trois catégories : répondre, lire et revoir. Traitez-les pendant des plages horaires dédiées plutôt que de les consulter constamment tout au long de la journée.
3. Affiner un brouillon
Parfois, la version préliminaire d'un e-mail n'est pas tout à fait satisfaisante, mais avec Gemini dans Gmail, vous pouvez rapidement la peaufiner et vous assurer que votre message est parfaitement transmis.
- Allez dans Rédiger dans le coin supérieur gauche de votre boîte de réception
- Rédigez votre e-mail manuellement
- Accédez à l'option Aide à la rédaction
- Choisissez votre préférence de modification dans le menu Polir : Affiner votre brouillon Formaliser : Rendre le brouillon plus formel Élaborer : Ajouter des détails supplémentaires au contenu existant Raccourcir : Éliminer les détails superflus et raccourcir le brouillon Recréer : Réécrire le brouillon Affiner : Le réviser à nouveau
- Polir : Affiner votre brouillon
- Formaliser : Rendre le brouillon plus formel
- Élaborer : Ajouter des détails supplémentaires au contenu existant
- Plus court : Modifiez les éléments superflus et raccourcissez le brouillon
- Recréer : Réécrire le brouillon
- Affiner : Le réviser à nouveau
- Cliquez sur Insérer une fois que vous avez obtenu les résultats souhaités
- Notez qu'une fois que vous avez demandé à l'IA de Gemini de recréer un brouillon, vous ne pouvez pas revenir aux versions précédentes (alors copiez-collez les sections que vous souhaitez conserver !)
- Polir : Affiner votre brouillon
- Formaliser : Rendre le brouillon plus formel
- Élaborer : Ajouter des détails supplémentaires au contenu existant
- Plus court : Modifiez les éléments superflus et raccourcissez le brouillon
- Recréer : Réécrire le brouillon
- Affiner : Le réviser à nouveau
💡Conseil de pro : Utilisez la fonction Q/R de Gmail pour poser des questions à Gemini sur les discussions dans votre boîte de réception. Par exemple, dans la zone d'invite, vous pouvez demander : « Quel a été le dernier retour d'information sur mon projet X ? » Gemini analysera les fils d'e-mails pertinents et vous renverra une réponse résumée.
Limites de l'utilisation de Gemini dans Gmail
Gemini dans Gmail apporte à la fois des avantages et des limites. Bien qu'il facilite l'analyse de vos messages, il ne permet pas encore d'organiser manuellement les e-mails.
Cela dit, voici cinq autres choses à garder à l'esprit lors de l'utilisation de Gemini dans Gmail :
- Limites de la compréhension contextuelle : l'IA de Gemini est très efficace pour résumer et rédiger, mais elle peut ne pas saisir toutes les nuances ou le contexte de chaque discussion, ce qui conduit parfois à des réponses moins personnalisées
- Impossible de manipuler les e-mails : l'IA de Gemini ne peut pas créer, envoyer, supprimer ou déplacer des e-mails dans votre boîte de réception. Elle se concentre davantage sur la génération de contenu et l'assistance que sur la gestion de la boîte de réception et des e-mails
- Risque d'hallucination : l'IA de Gemini peut parfois générer des informations inexactes ou inventées, il est donc important de vérifier les détails avant d'agir en conséquence
- Assistance linguistique limitée : Bien que Gemini prenne en charge plusieurs langues, il se peut qu'il ne soit pas aussi précis ou nuancé dans les langues autres que l'anglais, ce qui affecte la qualité des réponses
📖 Lire aussi : Comment configurer le transfert automatique dans Gmail ?
👀 Le saviez-vous ? Gmail bloque près de 15 milliards de messages indésirables par jour, soit plus de 99,9 % des spams, hameçonnages et malwares. Pendant les vacances, le nombre peut atteindre 231 milliards de spams et d'hameçonnages, soit 10 % de plus que le volume moyen.
Vous souhaitez apprendre à utiliser les invites, instructions pour obtenir de meilleures réponses de Gemini et d'autres outils d'IA ? Regardez ce court cours intensif sur l'amélioration de vos questions pour l'IA 👇🏽
Utiliser l'IA et Gmail avec ClickUp
Gemini dans Gmail agit comme un rédacteur d'e-mails IA qui suit vos instructions lors de la rédaction des réponses. Bien qu'il puisse rationaliser le processus de rédaction, il ne remplace pas un logiciel complet de gestion des e-mails.
C'est là que ClickUp entre en jeu. Aujourd'hui, le travail est dispersé : les e-mails dans un outil, les tâches dans un autre, les documents enfouis dans des dossiers interminables. ClickUp rassemble tout cela.
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, c'est votre source unique de vérité pour vos projets, documents, tableaux blancs, automatisation, tableaux de bord, objectifs, etc.
Il ne se contente pas de vous aider à rédiger et résumer simplement vos e-mails. Grâce à sa gestion intégrée des e-mails, vous pouvez envoyer, recevoir et suivre des e-mails sans quitter votre environnement de travail ClickUp. Voyons comment :
Intégrer ClickUp à Gmail
L'intégration de ClickUp et Gmail comble les lacunes laissées par Gemini AI, vous permettant de briser les silos d'informations et de gérer vos e-mails et vos tâches ensemble.
Voici comment il peut améliorer votre flux de travail :
- Synchronisation bidirectionnelle : crée ou met à jour automatiquement les tâches dans Gmail en fonction d'actions telles que la réception d'un nouvel e-mail, l'ajout d'une discussion aux favoris ou l'achèvement d'une tâche
- les e-mails marqués d'une étoile deviennent des tâches* : convertit les e-mails importants en tâches réalisables, pour ne jamais manquer un suivi
- Automatisation des flux de travail : grâce à l'intégration Zapier de ClickUp, les tâches telles que le transfert d'informations entre Gmail et ClickUp sont automatisées, ce qui réduit l'effort manuel et minimise les erreurs
👉🏼 Contrairement à Gemini AI, qui se concentre uniquement sur la rédaction et le peaufinage des réponses, ClickUp offre une manipulation achevée des e-mails ainsi que la gestion des tâches.
📮ClickUp Insight : Près de 42 % des travailleurs du savoir préfèrent les e-mails pour communiquer avec leur équipe. Mais cela a un coût. Comme la plupart des e-mails ne parviennent qu'à une sélection de membres de l'équipe, les connaissances restent fragmentées, ce qui entrave la collaboration et la prise de décisions rapides. Pour améliorer la visibilité et accélérer la collaboration, utilisez une application tout-en-un pour le travail comme ClickUp, qui transforme vos e-mails en tâches exploitables en quelques secondes !
Vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement dans ClickUp, créer des tâches, joindre des e-mails aux éléments de travail pertinents et collaborer avec votre équipe sans quitter la plateforme.
Le meilleur dans tout ça ? L'intégration des e-mails de ClickUp fonctionne avec des plateformes telles que Microsoft Outlook, IMAP et Microsoft 365, et pas seulement avec Gmail !
Vous pouvez générer un brouillon d'e-mail à l'aide de la commande slash (/write). Ajustez le ton et le niveau de créativité, insérez le texte dans votre e-mail et envoyez-le sans quitter l'interface de la tâche. Oubliez les changements d'onglet et les brouillons d'e-mails manuels laborieux !
De plus, vous pouvez même automatiser vos e-mails, en les déclenchant en fonction de champs personnalisés, d'envois de formulaires ou d'évènements de tâches dans ClickUp.
Cette consolidation vous permet d'améliorer votre productivité en conservant vos e-mails, tâches et discussions au même endroit !
ClickUp Brain améliore vos e-mails
Mais comment tout cela fonctionne-t-il ? Alors que Gemini AI améliore votre expérience Gmail en fournissant des informations contextuelles et des suggestions de réponses, ClickUp Brain, l'assistant IA intégré, va encore plus loin.
Il s'intègre directement à votre environnement de travail, en absorbant les données du flux de travail, en analysant les activités de l'équipe et en suivant les échéanciers des projets.
En comprenant le contexte de votre système, ClickUp Brain fournit des conseils professionnels intelligents et exploitables.
Avec ClickUp Brain, vous pouvez :
- Connectez les tâches, les documents et les e-mails pour générer des réponses instantanées et contextuelles sur votre flux de travail
- Rédigez des réponses professionnelles aux messages Gmail en utilisant l'éditeur IA intégré, pour gagner du temps
- Convertissez les e-mails importants en tâches ou en éléments d'action dans ClickUp, éliminant ainsi le suivi manuel
- Vérifiez la grammaire et l'orthographe grâce au correcteur orthographique intégré pour un résultat final impeccable
- Générez des résumés de longs fils d'e-mails, offrant des aperçus rapides sans avoir à passer au crible de longues discussions
- Transcrivez des clips audio et vidéo dans ClickUp et capturez les points clés de vos discussions
📖 À lire également : Le guide ultime de la gestion de projet par e-mail
Passez à ClickUp Discutez
Si l'association de l'IA à votre boîte de réception peut vous aider à maîtriser la surcharge d'e-mails, que diriez-vous si nous vous disions qu'elle pouvait être complètement éliminée ?
ClickUp Chat vous offre, à vous et à votre équipe, une alternative de communication en temps réel à l'e-mail en intégrant les discussions directement dans votre flux de travail et le contexte du projet.
Passer des e-mails à la discussion vous permet de :
- Liez les discussions directement à des tâches ou des projets spécifiques. Vous centraliserez ainsi toutes les informations pertinentes et réduirez le besoin de rechercher dans des fils d'e-mails distincts
- Organiser les discussions en canaux, éviter l'encombrement des boîtes de réception pleines d'e-mails
- Terminez plus rapidement le travail collaboratif en étiquetant les membres de l'équipe, en partageant des fichiers et en intégrant des ressources directement dans la discussion, et en minimisant les retards associés aux e-mails
- Prenez rapidement des décisions importantes et résolvez des problèmes en échangeant des idées avec vos collègues en temps réel
En utilisant ClickUp pour discuter de vos projets et communiquer en interne, vous pouvez réduire considérablement le volume d'e-mails dans votre boîte de réception. De plus, en limitant les changements de contexte entre les e-mails et les plateformes de gestion de projet, vous pouvez augmenter votre productivité individuelle et celle de votre équipe.
📮 ClickUp Insight : Les travailleurs du savoir envoient en moyenne 25 messages par jour, à la recherche d'informations et de contexte. Cela indique une perte de temps considérable à faire défiler, rechercher et déchiffrer des discussions fragmentées dans des e-mails et des discussions. 😱
Si seulement vous aviez une plateforme intelligente qui connecte les tâches, les projets, les discussions et les e-mails (plus l'IA !) en un seul endroit. Mais vous en avez une !
ClickUp est un logiciel incroyablement polyvalent qui a multiplié ma productivité par au moins 10. J'adore le mélange de gestion des tâches personnelles et de gestion des connaissances de l'entreprise, les notes rapides et l'IA ClickUp Brain est FANTASTIQUE. Il est incroyablement sensible au contexte et c'est littéralement une bête d'assistant.
ClickUp est un logiciel incroyablement polyvalent qui a multiplié ma productivité par au moins 10. J'adore le mélange de gestion des tâches personnelles et de gestion des connaissances par l'IA, les notes rapides et le ClickUp Brain sont FANTASTIQUES. Il est incroyablement sensible au contexte et c'est littéralement une bête d'assistant.
À faire avec vos e-mails en utilisant ClickUp
Gemini AI dans Gmail est certainement un assistant pratique, mais si vous recherchez une solution plus complète pour la gestion de projet et des tâches par e-mail, ClickUp est fait pour vous.
Avec ClickUp, vous pouvez convertir les e-mails en tâches à effectuer et conserver le contexte intact à travers les discussions et les projets. Fini le changement d'application ou les détails manquants.
Les équipes qui passent à ClickUp font état d'une meilleure efficacité, collaboration et visibilité, en plus de remplacer 3 outils ou plus et d'économiser plus de 3 heures par semaine.
Vous avez donc le choix : Gemini AI offre un assistant de synthèse et de rédaction intégré pour les applications Google telles que Gmail, Google Sheets et Google Docs, tandis que ClickUp fournit des outils basés sur l'IA pour une gestion complète des e-mails et des projets.
Si vous êtes prêt pour ce dernier, inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp, c'est gratuit!