Vous envoyez une facture. Silence.
Vous programmez une réunion. Quelqu'un oublie.
Vous faites le suivi d'un délai. Pas de réponse.
C'est frustrant, n'est-ce pas ? Ce n'est pas que les gens s'en fichent, c'est juste qu'ils jonglent avec d'innombrables priorités. C'est exactement pour cela que vous avez besoin d'un e-mail de rappel !
Un e-mail de rappel envoyé au bon moment peut transformer un silence radio en un paiement confirmé, un appel programmé ou une tâche achevée.
Le meilleur dans tout ça ? Vous n'avez pas besoin de partir de zéro. Cet article de blog contient 12 exemples d'e-mails de rappel qui peuvent être facilement modifiés et personnalisés pour votre usage professionnel.
Nous vous présenterons également un outil qui crée des e-mails de rappel et les automatise pour vous. Commençons !
Pourquoi les e-mails de rappel sont-ils importants ?
Un e-mail de rappel envoyé au bon moment rappelle aux employés les tâches en attente, les évènements à venir et les échéances cruciales, ce qui permet d'éviter autant que possible le chaos et les perturbations opérationnelles.
Voici pourquoi les e-mails de rappel sont nécessaires :
- Permet de respecter les calendriers : Les réunions, les évènements et les échéanciers des projets restent organisés lorsque les gens reçoivent des rappels à l'avance
- *augmente les conversions : un rappel au bon moment permet d'éviter que les affaires potentielles ne se refroidissent
- Réduit les annulations de dernière minute : Les e-mails de rappel envoyés en temps utile aident les gens à se souvenir de leurs réunions et leur donnent la possibilité de les reprogrammer à l'avance si nécessaire, ce qui réduit le nombre de personnes qui ne se présentent pas
- Évite les interruptions opérationnelles : Les tâches internes telles que l'envoi des relevés de temps, les approbations et les rapports peuvent être suivies grâce à un e-mail de rappel avec invite
🧠 Le saviez-vous ? 80 % des équipes commerciales doivent faire au moins cinq tentatives de relance après le premier contact avant de conclure une vente.
Lire la suite : Comment utiliser l'IA pour rédiger des e-mails (avec des invites, des instructions)
Comment rédiger un e-mail de rappel
Rédiger un e-mail de rappel ne consiste pas seulement à faire un suivi, il s'agit de trouver le bon timing, le bon ton et la bonne structure pour qu'il soit impossible de l'ignorer.
1. Commencez par une ligne d'objet pertinente
Évitez les fioritures : gardez votre ligne d'objet claire et directe, afin que l'objet de votre e-mail soit immédiatement apparent.
Rédigez un objet court (six à huit mots) et utilisez un verbe d'action (par exemple : action requise, rappel ou suivi) pour inviter à une attention immédiate.
✅ Bon objet d'e-mail de rappel : Rappel : paiement dû pour la facture n° [nombre]
❌ Mauvaise ligne d'objet de l'e-mail de rappel : Rappel de facture
2. Personnalisez l'accueil
Peu importe qu'il s'agisse de votre premier ou de votre centième e-mail de rappel au même client, commencez toujours par une salutation personnalisée. Cela fait toute la différence !
S'adresser au destinataire par son nom rend l'e-mail plus engageant et pertinent. En fait, cela crée un ton plus professionnel et attentionné, augmentant les chances d'obtenir une réponse.
✅ Bonjour : Salut/Bonjour [Nom]
❌ Mauvais message d'accueil : Cher client de valeur
3. Rédiger le corps d'un e-mail
Allez droit au but après la salutation.
Votre première ligne doit fournir suffisamment de contexte pour que le lecteur n'ait pas à fouiller dans les e-mails précédents. En trois courts paragraphes (deux lignes maximum chacun), indiquez clairement l'objectif, les détails clés et les prochaines étapes.
✅ Bon exemple : Juste un petit rappel que nous avons une réunion Zoom prévue le vendredi 27 janvier à 15 h (heure de l'Est)
❌ Mauvais exemple : J'espère que vous allez bien. Juste un petit rappel concernant la réunion sur le contenu que j'ai mentionnée la semaine dernière. Faites-moi savoir si vous avez besoin de modifications
4. Ajoutez un CTA clair
Si votre appel à l'action (CTA) ne figure pas dans les trois premiers paragraphes, c'est le moment de l'ajouter.
Si vous avez besoin d'une réponse, demandez-la. Ajoutez un lien direct vers le portail de paiement, le téléchargement de documents ou l'outil de planification si une action est requise.
✅ Bon exemple : Cliquez ici pour reprogrammer votre rendez-vous : [Lien vers le calendrier]
❌ Mauvais exemple : Veuillez y jeter un œil dès que vous en aurez l'occasion
5. Terminez par des remarques de clôture polies
Terminez sur une note polie et professionnelle qui invite à répondre, mais évitez les excuses inutiles. Restez confiant et clair.
✅ Bon exemple : Veuillez me faire savoir si vous avez besoin d'aide
❌ Mauvais exemple : En attente de votre réponse
Et voilà, vous avez la clé pour rédiger des e-mails de rappel parfaits.
💡 Conseil de pro : Ne passez pas des heures à rédiger le parfait e-mail de rappel. Avec ClickUp Brain, il vous suffit de saisir une invite, des instructions, et l'application génère instantanément un e-mail bien structuré, clair et orienté vers l'action qui répond à toutes vos exigences.
📮ClickUp Insight : 83 % des travailleurs du savoir utilisent principalement les e-mails et les discussions en ligne pour communiquer avec leur équipe.
Cependant, près de 60 % de leur journée de travail est perdue à passer d'un outil à l'autre et à rechercher des informations. Avec une application qui fait tout pour le travail comme ClickUp, la gestion de projet, la messagerie, les e-mails et les discussions convergent en un seul endroit ! Il est temps de centraliser et de dynamiser !
12 exemples d'e-mails de rappel pour différentes situations
Chaque situation nécessite un type de rappel différent. Découvrez ces 12 modèles d'e-mails de rappel efficaces, prêts à être modifiés, personnalisés et adaptés à vos besoins spécifiques !
1. E-mail de rappel amical pour une réunion à venir
Vous avez une réunion importante avec un client la semaine prochaine ? Ou une réunion mensuelle interdépartementale avec 50 participants ? Un e-mail de rappel, envoyé bien à l'avance, donnera à chacun suffisamment de temps pour gérer son emploi du temps et se présenter à l'heure.
Voici un modèle de rappel que vous pouvez utiliser :
Objet : Récapitulatif mensuel de l'équipe en charge du contenu : vendredi 15 h. Salut [Prénom],
Juste un petit rappel : notre réunion mensuelle sur le contenu est prévue le [date] à [heure] ([fuseau horaire]). Nous aborderons [points importants de l'agenda], alors prenez le temps de consulter les documents pertinents au préalable.
Pour rester organisé, assurez-vous de marquer votre créneau dans Google Agenda si ce n'est pas déjà fait. Faites-moi savoir si vous avez besoin de quoi que ce soit pour préparer la réunion. Je suis impatient d'y être !
Cordialement,[Votre nom][Votre position][Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Envisagez d'envoyer les rappels de réunion au moins 48 heures à l'avance pour laisser le temps aux participants de se préparer.
2. Un e-mail de rappel poli pour la prochaine facture à payer
Même les entreprises qui paient régulièrement peuvent manquer une facture au milieu de boîtes de réception débordantes et de tâches quotidiennes. Un petit coup de pouce rapide et poli attirera immédiatement leur attention sur votre facture et encouragera un paiement rapide.
Voici un modèle d'e-mail de rappel de paiement que vous pouvez utiliser :
Objet : Rappel de paiement pour le nombre # de facture
Bonjour [Nom du client],
Cet e-mail est un rappel rapide que le paiement de votre facture n° [numéro de facture] pour un montant de [montant] est dû le [date d'échéance]. Vous trouverez la facture en pièce jointe pour référence.
Si le paiement a déjà été traité, veuillez ignorer ce message. Sinon, vous pouvez achever le paiement en utilisant l'une de nos options disponibles : [Lien de paiement], virement bancaire ou toute autre méthode préférée.
N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou des préoccupations à ce sujet.
Cordialement,[Votre nom][Votre position][Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Envoyez le premier rappel de paiement trois à cinq jours avant la date d'échéance pour laisser à vos clients suffisamment de temps pour traiter le paiement
3. E-mail de rappel de paiement en retard
Malgré des rappels répétés, les factures restent parfois impayées, même avec les meilleurs clients. À cette étape, l'e-mail de rappel doit être ferme mais professionnel. Insistez sur le fait qu'ils doivent prendre des mesures immédiates et soulignez les conséquences juridiques possibles si le paiement n'est pas effectué.
Voici un dernier e-mail de rappel que vous pouvez envoyer :
Objet : Urgent : Facture en retard n° [nombre de la facture] - Action immédiate requise
Bonjour [Prénom],
Ceci est un dernier rappel concernant la facture n° [numéro de facture] pour un montant de [montant], qui était due le [date d'échéance]. Malgré les rappels précédents, nous n'avons pas encore reçu le paiement.
Conformément à notre contrat, si une facture est en retard d'une semaine, une action en justice peut être engagée.
Pour éviter des frais de retard ou d'autres mesures, veuillez régler le montant restant dû avant le [date] en utilisant l'une des options de paiement disponibles : [lien de paiement] | coordonnées bancaires | autres modes de paiement acceptés
Si le paiement a déjà été traité, veuillez ignorer ce message. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des préoccupations ou des requêtes à ce sujet.
*meilleures salutations, [Votre nom] [Votre position] [Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Envoyez les rappels de paiement en retard entre 9 h et 11 h, lorsque les destinataires sont plus susceptibles de consulter leurs e-mails. Évitez d'envoyer de tels e-mails le week-end, car votre message pourrait être noyé dans leur boîte de réception.
4. Modèles d'e-mails de rappel d'évènements de dernière minute
Vous organisez une conférence ou un salon professionnel ? Un rappel de dernière minute aidera les participants à planifier leur journée, à arriver à l'heure et à se préparer pour les sessions clés et les opportunités de réseautage.
Voici un modèle d'e-mail de rappel que vous pouvez utiliser pour votre prochain évènement :
Objet : Dernier rappel : [La conférence annuelle sur le référencement commence aujourd'hui]
Bonjour [Prénom],
Nous sommes ravis de vous accueillir aujourd'hui à [nom de l'évènement] à [heure] ([fuseau horaire]) !
L'événement commence à [heure de début], et nous avons joint le LineUp de l'événement pour que vous ne manquiez pas votre session placée dans les favoris.
Pour faciliter votre arrivée, [Lien vers l'enregistrement] est disponible, et vous pouvez trouver le plan du lieu [Lien] pour vous y rendre. Si vous venez en voiture, voici les détails du parking [Lien].
J'espère vous y voir. Contactez-moi à [coordonnées] si vous rencontrez des difficultés pour vous rendre sur place.
Cordialement,[Votre nom][Votre position][Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : facilitez la tâche de vos participants en ajoutant un lien de check-in rapide, un plan du lieu ou des informations sur le parking pour les aider à arriver sans encombre.
5. Rappel de rendez-vous pour une réunion/un évènement à venir
Prendre un rendez-vous est une chose, mais s'assurer que le client se présente en est une autre. Un rappel de rendez-vous (ou quelques rappels avant la date) l'aide à se forger un planning, évite les annulations de dernière minute et lui laisse le temps de reprogrammer si nécessaire.
Voici un e-mail de rappel rapide que vous pouvez utiliser dès que le client confirme la réunion :
Objet : Confirmation : Votre rendez-vous le [date et heure]
Bonjour [Prénom],
Juste un petit rappel amical pour confirmer votre rendez-vous pour [Nom du service/de la réunion] le [Date] à [Heure] ([Fuseau horaire]).
📍 Emplacement : [Adresse/Lien Zoom]⏳ Durée : [Durée de la réunion]
Si vous devez reprogrammer, vous pouvez le faire 24 heures à l'avance en utilisant ce lien : [Lien de reprogrammation Google Agenda]. Dans l'attente de notre réunion !
Cordialement,[Votre nom][Votre position][Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Un lien de reprogrammation permet aux clients d'ajuster facilement leurs rendez-vous au lieu de les manquer sans préavis. Utilisez le Calendrier ClickUp AI pour configurer des réunions afin qu'ils ne les manquent pas et que vous ne perdiez pas un temps précieux.
Lire la suite : Comment rédiger un e-mail de confirmation : types et exemples
6. E-mail de rappel après une absence
Les absences sont assez courantes dans les entreprises de services. Un suivi poli permet de maintenir la discussion ouverte et permet au client de reprogrammer le rendez-vous. Il sert également de rappel poli au client qu'il doit honorer les rendez-vous pris.
Voici un e-mail de rappel poli que vous pouvez utiliser pour les absences non prévenues.
Objet : Vous avez manqué la réunion ? Reprogrammons-la
Salut [prénom]
J'ai remarqué que vous n'avez pas pu participer à notre [Nom de la réunion] aujourd'hui. Je comprends que des imprévus peuvent survenir, je serais donc heureux de trouver un autre moment qui vous convienne. Vous pouvez reprogrammer ici : [Lien de reprogrammation].
Par courtoisie, j'ai renoncé aux frais de non-présentation cette fois-ci. Toutefois, conformément à notre politique, les futurs rendez-vous manqués pourront faire l'objet de frais. Faites-moi savoir comment vous souhaitez procéder.
Cordialement,[Votre nom][Votre position][Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Envisagez de mettre en place des rappels automatiques un jour et une heure avant la réunion pour réduire le nombre de personnes qui ne se présentent pas dans votre entreprise.
7. E-mail de rappel pour un suivi de la proposition
Vous avez envoyé une proposition mais vous n'avez pas eu de réponse ? Il est facile de supposer que le client n'est pas intéressé, mais ce n'est peut-être pas le cas. Un e-mail de suivi rapide lui rappellera votre offre et la ramènera à son attention sans être intrusif.
Voici un modèle d'e-mail de rappel que vous pourriez utiliser :
Objet : Suivi : Proposition pour [Nom du projet/service]
Bonjour [Prénom],
Je voulais juste savoir si vous aviez eu l'occasion d'examiner la proposition que j'ai envoyée le [date] concernant [nom du projet/service].
Si vous hésitez encore, je serais heureux de vous appeler rapidement pour discuter des ajustements qui vous conviennent le mieux. N'hésitez pas à répondre ici ou à me contacter à tout moment si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus amples détails.
Nous attendons vos commentaires avec impatience.
*meilleures salutations, [Votre nom] [Votre position] [Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Les messages de rappel fréquents peuvent être perçus comme insistants. Espacez stratégiquement vos relances : envoyez le premier 3 à 5 jours après la proposition, puis relancez une semaine plus tard s'il n'y a pas de réponse. Restez poli et professionnel.
8. E-mail de rappel pour renouveler un abonnement
Un rappel de renouvellement d'abonnement informe les clients que leur accès va bientôt expirer et leur propose un moyen simple de le renouveler. Ces e-mails sont généralement utiles pour les entreprises SaaS qui vendent leurs services sur la base d'abonnements mensuels et annuels.
Voici un e-mail de rappel rapide auquel vous pouvez vous abonner :
Objet : Renouvelez maintenant : [Nom de l'entreprise] L'abonnement se termine dans [XX] jours
Bonjour [Prénom],
Juste un rappel : votre abonnement au [forfait] de [Nom de l'entreprise] expirera le [date d'expiration]. Pour éviter toute interruption de service, vous pouvez renouveler votre abonnement dès maintenant en cliquant ici [lien de renouvellement]
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide. Nous sommes impatients de vous servir avec nos services exceptionnels.
*meilleures salutations, [Votre nom] [Votre position] [Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Proposez une réduction à durée limitée ou une offre de renouvellement exclusive pour augmenter les renouvellements et fidéliser davantage de clients.
En savoir plus : Les meilleurs modèles de campagnes d'e-mails pour un marketing par e-mail efficace
9. E-mail de rappel pour achever le sondage client
Les commentaires des clients sont précieux, mais il n'est pas toujours facile d'obtenir des réponses. Un message de rappel sert de suivi poli, incitant doucement les clients à partager leurs réflexions sans se sentir obligés.
Objet : Nous aimerions avoir votre avis, cela ne prendra qu'une minute
Bonjour [Prénom],
Nous espérons que vous appréciez notre [nom du produit]. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir partager vos impressions et expériences avec nous. Vos commentaires nous aident à nous améliorer et à continuer à vous fournir des produits que vous aimez.
Répondez à ce rapide sondage ici : [Lien vers le sondage]
Nous vous promettons que cela ne vous prendra qu'une minute.
*meilleures salutations, [Votre nom] [Votre position] [Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : créez un sondage adapté aux mobiles et faites en sorte qu'il soit court et simple pour augmenter le nombre de réponses. Une petite réduction ou une incitation encouragerait davantage de clients à participer.
10. E-mail de rappel pour un délai non respecté
Gérer une grande équipe peut être difficile, en particulier lorsqu'il s'agit de suivre les délais. Les retards peuvent survenir pour diverses raisons, mais un rappel clair et ferme peut recentrer l'attention et garantir que la tâche est priorisée.
Voici un échantillon d'e-mail de rappel que vous pouvez utiliser dans de telles situations :
Objet : Action requise : Échéance non respectée pour [tâche/projet]
Bonjour [Prénom],
Je fais le point sur la date limite pour [Nom de la tâche/du projet] qui était fixée au [Date]. Nous comprenons qu'il peut y avoir une raison valable pour le retard, mais nous avons besoin d'une mise à jour sur le statut.
Ce projet est essentiel et il est primordial de respecter le calendrier pour que tout se passe bien. Si possible, nous aimerions l'achever avant le [nouvelle date limite] pour éviter tout autre contretemps.
N'hésitez pas à nous faire savoir si vous rencontrez des obstacles ou si vous avez besoin d'assistance pour faire avancer les choses. Dans l'attente de vos nouvelles.
*meilleures salutations, [Votre nom] [Votre position] [Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Lorsque vous faites le suivi d'un délai non respecté, donnez un nouveau délai réaliste au lieu de laisser la question en suspens. Cela permet d'éviter de nouveaux retards et facilite la hiérarchisation des tâches pour le destinataire.
En savoir plus : E-mail ou discussion au travail : quel est le meilleur moyen de communication pour votre équipe ?
11. E-mail de rappel pour soumettre des documents en attente
Qu'il s'agisse de conformité, d'intégration ou de traitement d'une demande, le manque de documents peut ralentir les choses. Un suivi clair et poli peut garantir que le destinataire donne la priorité à votre demande et prend rapidement des mesures.
Voici un e-mail de rappel parfait et délicat que vous pouvez envoyer dans de telles situations :
Objet : Action requise : Envoi de document en attente pour [Objet]
Bonjour [Prénom],
Juste un petit rappel : nous attendons toujours votre [Nom du document]. La date limite d'envoi est le [Date d'échéance], et nous en avons besoin pour traiter nos documents contractuels.
Veuillez ignorer cet e-mail, si vous l'avez déjà envoyé. Cependant, si vous n'avez pas encore soumis les documents, veuillez les télécharger en utilisant ce lien ici : [Lien de téléchargement].
N'hésitez pas à me contacter si vous avez des requêtes ou des problèmes pour lesquels je peux vous aider.
*meilleures salutations, [Votre nom] [Votre position] [Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Paramétrez des e-mails automatisés pour faire un suivi si les documents ne sont pas reçus dans les prochaines 24 heures.
12. E-mail de rappel pour une action rapide
Lorsqu'un projet est bloqué parce que vous attendez la contribution d'un membre de l'équipe, un rappel poli mais ferme vous aidera à faire avancer les choses.
Voici comment faire :
Objet : En attente de votre contribution pour [Nom du projet]
Bonjour [Prénom],
Juste un petit rappel : j'attends toujours votre contribution pour [tâche spécifique] dans [nom du projet]. Votre expertise est essentielle pour faire avancer les choses et respecter le calendrier.
N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'assistance ou si des difficultés entraînent des retards. Si possible, il serait préférable que vous me fassiez part de votre mise à jour avant le [nouvelle date limite] afin que nous puissions avancer.
Nous attendons vos commentaires avec impatience.
*meilleures salutations, [Votre nom] [Votre position] [Nom de l'entreprise]
💡 Conseil de pro : Gardez un ton poli et reconnaissant : un rappel doux montre que vous respectez leur temps et les rend plus susceptibles de répondre positivement.
Malgré ces échantillons, écrire des e-mails de rappel n'est pas la tâche la plus passionnante. Surtout lorsque vous devez en envoyer des centaines chaque jour.
L'automatisation des e-mails grâce à des outils de productivité est le seul moyen de gagner du temps tout en conservant un ton poli et professionnel.
Comment ClickUp peut rationaliser les rappels par e-mail
Votre boîte de réception n'est pas une liste de choses à faire, mais elle en a tout l'air. Un e-mail de suivi est encore en cours de rédaction, la date limite d'un client approche et une facture en retard entraîne des retards. Il est tout simplement irréaliste de tout gérer.
Vous avez besoin d'un outil qui automatise et organise votre flux de travail d'e-mails. Découvrez ClickUp, l'application Tout pour le travail, qui offre un système structuré pour transformer les e-mails éparpillés en tâches traçables, éliminant ainsi le chaos des suivis manuels et des délais non respectés. Avec ClickUp, vous pouvez convertir votre liste de tâches en une liste « ta-da » ! Voyons comment.
Outil de gestion de projet ClickUp Email
Et au cœur de cette plateforme se trouve l'outil de gestion de projet par e-mail ClickUp. Au lieu de traiter les e-mails séparément de votre flux de travail, il les intègre directement dans vos tâches et vos projets.
Qu'il s'agisse de suivis avec les clients, de mises à jour de projets ou de demandes d'approbation, tout reste connecté en un seul endroit, sans surcharger la boîte de réception.
Maintenant, intégrez vos e-mails à ClickUp et suivez ces étapes pour automatiser vos flux de travail d'e-mails :
Créez un référentiel d'e-mails de rappel avec ClickUp Brain
Rédiger des e-mails de rappel à partir de zéro à chaque fois est fastidieux et inefficace. ClickUp Brain élimine les approximations de la création d'e-mails en générant instantanément des e-mails professionnels pour toutes les situations.
Voici comment cela fonctionne :
✅ Générez des e-mails instantanément : Dans la section Commentaire de n'importe quelle tâche, entrez simplement la commande slash « /Écrire un e-mail » pour ouvrir Brain. Vous pouvez rédiger un nouvel e-mail ou répondre à un e-mail existant, sans jamais quitter votre flux de travail
✅ Enregistrer et réutiliser des modèles d'e-mails : Stockez les e-mails fréquemment utilisés dans ClickUp Docs pour créer un référentiel structuré de modèles de rappels par e-mail
Modèle d'e-mail de suivi ClickUp
Mieux encore, gagnez du temps en utilisant le modèle d'e-mail de suivi ClickUp avec plus de 10 exemples courants qui fonctionnent dans tous les secteurs.
En bref,
- centralisez tous les modèles d'e-mails de suivi* : conservez des réponses structurées pour différents scénarios : rappels de paiement, suivi des réunions ou prise de contact avec les clients
- Suivi facile : sachez exactement quand et avec qui faire le suivi, pour éviter de manquer des opportunités
- Définissez des rappels pour les réponses en temps opportun : ne perdez jamais de vue les réponses en attente ou les messages en retard
- Créez un projet pour chaque objectif de suivi par e-mail : structurez et organisez les tâches de suivi en fonction des différents besoins de l'entreprise
Au lieu de réécrire les mêmes e-mails à plusieurs reprises, il suffit de récupérer un modèle d'e-mail pertinent, d'en modifier les détails et de l'envoyer.
Définissez et personnalisez des automatisations pour rationaliser le flux de travail des e-mails
ClickUp Automations vous permet de définir des champs personnalisés, des déclencheurs et des actions afin que vous n'ayez pas à effectuer le suivi et à envoyer des relances manuellement. Quels que soient vos projets, l'automatisation permet d'envoyer vos e-mails à temps sans effort.
Voici comment configurer l'automatisation d'un e-mail :
- *naviguez jusqu'à l'emplacement souhaité : accédez à l'espace, au dossier ou à la liste où vous souhaitez appliquer l'automatisation
- Accéder aux « Automatisations » : Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Gestionnaire des automatisations »
- Parcourir les « Automatisations d'e-mails » : Cliquez sur « Parcourir » en haut, puis sélectionnez « E-mail » dans la barre latérale de gauche
- *choisissez ou créez une automatisation : sélectionnez une automatisation d'e-mail préexistante ou créez-en une personnalisée en paramétrant les déclencheurs et les actions
- Configurer les détails de l'e-mail : Choisissez le compte e-mail à partir duquel envoyer et personnalisez l'objet et le corps du message. Vous pouvez insérer des champs dynamiques tels que le nom de la tâche, la date d'échéance ou les assignés pour personnaliser chaque e-mail
- *enregistrer et activer : Une fois configurée, enregistrez l'automatisation. Elle s'exécutera désormais automatiquement en fonction des déclencheurs définis
Modèle d'automatisation des e-mails ClickUp
Le modèle d'automatisation des e-mails ClickUp facilite encore plus les automatisations, car vous pouvez les intégrer facilement dans votre environnement de travail ClickUp. Ce modèle comprend des déclencheurs, des actions et des checklists prédéfinis pour des suivis et des rappels sans faille.
Voici comment cela vous aide :
- Créer des tâches pour les e-mails automatisés : Organisez et gérez les e-mails de suivi en les transformant en tâches ClickUp exploitables
- Définir des règles pour déclencher l'envoi d'e-mails : Définir quand les e-mails doivent être envoyés en fonction du statut des tâches, des dates d'échéance ou de conditions personnalisées
- *collaborez sur le contenu des e-mails : travaillez avec votre équipe pour rédiger, affiner et personnaliser les e-mails automatisés avant leur envoi
- Surveillance et suivi des performances : Restez informé des e-mails envoyés, des suivis et des réponses pour vous assurer que tout se passe bien
En savoir plus : Comment créer des modèles d'e-mails dans Outlook
Suivi et optimisation des performances des e-mails
Une fois que vous avez automatisé vos flux de travail d'e-mails, suivez leur efficacité pour vous assurer qu'ils produisent des résultats. Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour surveiller les suivis, analyser l'engagement et affiner les règles d'automatisation. Si les réponses sont faibles, envisagez d'ajuster le calendrier, les lignes d'objet ou le contenu des e-mails pour obtenir un meilleur impact.
Bonnes pratiques pour les e-mails de rappel
Avant de conclure ce blog, voici quelques bonnes pratiques pour vous assurer que vos e-mails de rappel suscitent un engagement maximal :
- Personnalisez-le grâce à l'IA : Allez au-delà de la personnalisation du nom du destinataire. Utilisez l'IA pour rédiger des e-mails de rappel en fonction des comportements passés, des préférences et de l'historique d'engagement ✅
- Évitez les déclencheurs de spam : des mots tels qu'urgent, offre à durée limitée et des signes excessifs tels que !, $ ou des émoticônes peuvent signaler votre courrier comme spam ✅
- Utilisez les fils de discussion pour maintenir le contexte : au lieu d'envoyer un nouvel e-mail à chaque fois, répondez dans le même fil pour conserver la visibilité des interactions passées ✅
- *rendez votre e-mail facile à lire : décomposez l'e-mail en points et utilisez du texte en gras si nécessaire ✅
- Choisissez le bon moment : envoyez les rappels aux moments les plus opportuns, par exemple 24 heures avant un évènement ou quelques jours avant une échéance ✅
Automatisation des e-mails de rappel d'entreprise avec ClickUp
Le bon e-mail de rappel incite le destinataire à agir.
Et si l'envoi de rappels peut sembler être une corvée sans fin, il n'y a aucune raison que cela soit le cas.
Avec ClickUp, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus : intégrer votre e-mail, paramétrer des déclencheurs pour différents scénarios et laisser l'IA rédiger des rappels clairs et professionnels en quelques secondes.
Fini les suivis manuels. Fini les occasions manquées. Juste une automatisation sans effort qui permet de tout garder sur la bonne voie.