Nous vivons à une époque où une grande partie de notre communication passe par les canaux numériques, en particulier les e-mails. Même si de nombreuses alternatives aux e-mails font leur apparition, ces derniers restent la pierre angulaire de la communication professionnelle. Ils ont le pouvoir de transmettre bien plus que nos intentions ; ils témoignent de notre professionnalisme et de notre souci du détail.
Que ce soit pour envoyer une candidature, coordonner un projet ou simplement contacter un collègue, la manière dont vous rédigez un e-mail peut avoir un impact significatif sur la réponse que vous recevrez. En rafraîchissant vos connaissances en matière d'étiquette des e-mails, vous vous assurez que vos messages sont polis et professionnels et qu'ils sont bien reçus.
Dans ce guide, nous aborderons 20 conseils essentiels pour rédiger rapidement des e-mails professionnels.
Comprendre les règles de courtoisie dans les e-mails
L'étiquette des e-mails est un ensemble de règles sociales à respecter lorsque l'on rédige ou répond à des e-mails. Elle vous indique comment interagir par e-mail afin de garantir une communication claire, concise et respectueuse.
Vous vous demandez pourquoi cela est important alors que, finalement, l'e-mail n'est qu'un outil de communication ? Eh bien, l'une des raisons est que les mots écrits ne s'accompagnent pas de signaux non verbaux. L'absence d'expressions faciales et de styles de voix rend extrêmement facile pour les gens de mal interpréter le ton du message. Ainsi, en suivant ces conseils, vous vous assurez que votre communication est polie et claire.
Voici quelques autres raisons pour lesquelles il est important de respecter les règles de courtoisie dans les e-mails :
- La première impression est importante : la façon dont vous rédigez vos e-mails donne souvent une première impression de votre professionnalisme et de votre souci du détail.
- Clarté et efficacité : une bonne étiquette en matière d'e-mails garantit la clarté de votre message, réduisant ainsi le risque de malentendus et la nécessité d'envoyer des e-mails de suivi.
- Professionnalisme : le respect des règles de courtoisie dans les e-mails reflète votre professionnalisme. Cela montre que vous respectez le temps du destinataire et que vous comprenez les normes de la communication professionnelle.
- Communication efficace : des e-mails bien structurés, polis et sans erreur améliorent l'efficacité de votre communication. Cela est particulièrement important dans un environnement professionnel où une mauvaise communication peut entraîner confusion et inefficacité.
En respectant les règles de courtoisie dans vos e-mails, vous pouvez établir des relations durables, communiquer clairement vos intentions et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
20 conseils et bonnes pratiques en matière d'étiquette pour l'e-mail
Maintenant que vous connaissez l'importance des règles de conduite à respecter dans les e-mails, découvrons les 20 conseils et bonnes pratiques à garder à l'esprit lorsque vous rédigez des e-mails :
1. Saluez comme un pro
Commencer votre e-mail par une formule de politesse donne un ton professionnel et témoigne de votre respect envers le destinataire. Le type de formule que vous utilisez doit être adapté au niveau de formalité de votre relation avec le destinataire et au contexte de la communication.
Il serait donc inapproprié d'utiliser « hey there » avec un client ou un supérieur hiérarchique. De même, utiliser « Dear
Voici quelques formules de politesse que vous pouvez utiliser dans des e-mails informels :
- Bonjour
- Bonjour
- Salut,
- Bonjour
Pour une communication formelle ou lorsque vous écrivez à quelqu'un pour la première fois, vous pouvez utiliser les formules de politesse suivantes :
- Cher
- Bonjour/bon après-midi/bonsoir
- Cher
Évitez d'utiliser des formules de politesse trop familières comme « Salut ! » ou impersonnelles comme « À qui de droit ». De plus, évitez de sauter la formule de politesse, car passer directement au contenu peut paraître brusque ou impoli. Prendre le temps de vous adresser correctement au destinataire peut faire une grande différence dans la façon dont votre e-mail sera reçu.
2. Terminez votre message avec style
Conclure votre e-mail par une formule de politesse appropriée est tout aussi important que de le commencer par une formule de salutation. Une formule de politesse appropriée apporte une conclusion claire à votre e-mail et laisse une dernière impression de professionnalisme.
Formules de conclusion que vous pouvez utiliser dans les e-mails formels :
- Cordialement
- Cordialement
- Passez une excellente journée
- Merci
Voici quelques formules de conclusion pour un e-mail plus informel :
- Meilleur
- Salutations
- Merci
- Joyeux
- À bientôt
- Cordialement
Après la signature, n'oubliez pas d'indiquer votre nom.
Évitez d'utiliser des formules de conclusion telles que « Xoxo » (trop intime), « respectueusement » ou « cordialement » (trop désuètes), ou simplement votre nom (trop abrupt).
Pour les communications professionnelles, nous vous recommandons également d'ajouter une signature électronique qui fournit au lecteur toutes vos coordonnées et donne à votre e-mail un aspect plus soigné.
3. Soignez votre ligne d'objet
Imaginez que vous receviez deux e-mails. L'objet du premier e-mail est « réunion », tandis que celui du second est « Projet X : réunion d'équipe le 15 juillet à 10 h ».
Lequel êtes-vous le plus susceptible de consulter en premier ?
Le premier objet est court, vague et ne donne aucune indication sur le contenu de l'e-mail. Le deuxième objet, en revanche, est concis et descriptif et vous permet de savoir précisément de quoi traite l'e-mail.
Des objets clairs et pertinents aident le destinataire à hiérarchiser vos e-mails et garantissent que votre message recevra l'attention qu'il mérite.
Lorsque vous rédigez l'objet de votre e-mail, veillez à ce qu'il soit concis, descriptif et incitant à l'action. Considérez-le comme le titre de votre e-mail : il doit attirer l'attention et fournir un contexte. Évitez d'utiliser des majuscules, une ponctuation excessive ou des termes trop génériques qui ne reflètent pas la nature spécifique de votre e-mail.
4. Soyez clair mais complet
L'e-mail idéal trouve le juste équilibre entre concision et exhaustivité. La concision consiste à aller droit au but et à éviter les fioritures. L'exhaustivité, quant à elle, garantit que tous les détails essentiels sont couverts.
Par exemple :
- Ceci est long : Je vous écris pour vous informer que j'ai achevé le rapport et qu'il est prêt à être examiné. Si vous avez des questions ou besoin d'informations supplémentaires, n'hésitez pas à me contacter.
- Ceci est concis : Le rapport est achevé et prêt à être examiné. N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d'informations supplémentaires.
Lorsque vous rédigez votre e-mail, utilisez des paragraphes courts pour décomposer les informations importantes et faciliter la lecture. Évitez les phrases longues et décousues, allez droit au but. Cela dit, veillez à fournir tous les détails et le contexte nécessaires pour éviter les allers-retours.

5. Utilisez la ponctuation de manière appropriée
Une ponctuation correcte améliore la lisibilité de votre e-mail et le rend plus facile à comprendre. Elle vous aide à transmettre clairement votre message et évite les malentendus.
Utilisez la ponctuation à bon escient, sans en abuser ni la négliger. Par exemple, certaines personnes ont tendance à utiliser beaucoup de points d'exclamation, ce qui peut donner une impression d'émotivité excessive dans le cadre d'une communication formelle.
Voici quelques règles à garder à l'esprit :
- Veillez à ce que chaque ligne se termine par un signe de ponctuation final.
- N'ajoutez pas trop de points d'interrogation (ou d'exclamation) dans un e-mail. Si vous avez beaucoup de questions, essayez d'en formuler certaines différemment.
- Utilisez toujours une virgule pour séparer les éléments d'une liste et avant une conjonction de coordination assurant la connexion entre deux clauses indépendantes.
- Ajoutez une virgule pour ponctuer votre formule de politesse.
6. La grammaire est la clé
La grammaire n'est pas très importante lorsque vous communiquez de manière informelle sur Slack ou WhatsApp. Cependant, les e-mails fonctionnent différemment. Il est essentiel de respecter les règles grammaticales de base telles que l'accord du sujet et du verbe, l'utilisation correcte des pronoms, les temps verbaux appropriés et la casse.
En discutant en ligne, on ne pense pas forcément à la différence entre des mots tels que « its/it's », « loose/lose », « I/me », « they're/their », etc.
Par exemple, écrire « Ils vont examiner leur rapport » au lieu de « Ils vont examiner le rapport » risque de créer une confusion. De plus, cela ne vous aide pas à faire bonne impression.
Bien sûr, malgré toutes ces règles, il est naturel de faire parfois des erreurs. Dans ce cas, pensez à utiliser l'IA dans vos e-mails ou des outils de rédaction d'e-mails pour rédiger des messages sans erreur.
7. Relisez votre e-mail
Dans l'extension du point précédent, relisez toujours votre e-mail avant de l'envoyer. Cela vous aidera à corriger les erreurs d'orthographe, de grammaire et de ponctuation que vous auriez pu manquer. Vous pouvez également utiliser des applications de vérification grammaticale.
Cependant, la relecture ne se limite pas à la correction des fautes de frappe. Elle consiste à vérifier le flux et la clarté de votre e-mail dans son ensemble. Assurez-vous que vos phrases sont bien structurées et que vos arguments sont organisés de manière logique. Vous pouvez également essayer de lire votre e-mail à haute voix pour identifier les phrases trop longues.

8. Restez professionnel
Dans le cadre professionnel, il est indispensable d'utiliser un ton et un langage courtois et respectueux dans vos e-mails. Votre ton, votre langage et votre approche générale doivent refléter votre courtoisie et votre considération envers le destinataire. Par exemple,
❌« Salut, j'ai besoin de ce rapport dès que possible. Merci. » Ce message n'est ni professionnel ni respectueux.
✅« Bonjour John, merci de m'envoyer le rapport achevé avant la fin de la journée. Merci. » Cette formulation est professionnelle, claire et polie.
Évitez d'utiliser des expressions familières ou un langage trop informel, afin que votre destinataire ne trouve pas votre communication confuse. Veillez à rédiger un objet, une formule de politesse et une formule de conclusion appropriés. Divisez le contenu en paragraphes pour en faciliter la lecture.
9. Utilisez les emojis avec parcimonie
Les emojis peuvent ajouter une touche personnelle à vos e-mails et les rendre plus conviviaux. Cependant, ils doivent toujours être utilisés avec parcimonie et uniquement dans des contextes appropriés.
Dans un contexte professionnel, il est préférable de n'utiliser des emojis que si vous connaissez bien le destinataire et êtes certain qu'ils seront bien accueillis. En cas de doute, il est plus prudent de ne pas en utiliser.
Si vous prévoyez d'utiliser des emojis, veillez à les utiliser avec modération. Veillez également à éviter tout faux pas culturel lorsque vous choisissez un emoji. Par exemple, certains gestes que nous considérons comme normaux peuvent être très irrespectueux dans d'autres cultures.
Voici un exemple où l'utilisation d'un emoji à la fin d'un e-mail peut être appropriée : « Bonjour John, Je voulais juste vérifier où en était le rapport. J'espère que vous passez une excellente journée ! 🙂 »
L'utilisation excessive d'émojis n'est pas professionnelle : « À demain, de bonne heure ! 🙂🙂✨✨ »
10. Signalez ces pièces jointes
Lorsque vous joignez des pièces jointes à votre e-mail, mentionnez-les dans le corps du message et veillez à ce qu'elles soient correctement nommées. Cela aidera le destinataire à comprendre leur pertinence. Pensez à ajouter une simple mention telle que « Veuillez trouver le rapport ci-joint ».
Vous pouvez également ajouter une description plus détaillée si nécessaire. Par exemple : « Veuillez trouver en pièce jointe le rapport des ventes du deuxième trimestre. Il comprend les derniers chiffres de vente et l'analyse des performances. N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'informations supplémentaires. »
11. Attendez 24 heures avant de faire un suivi
La patience est une vertu dans la communication par e-mail. Par conséquent, accordez au destinataire au moins 24 heures pour répondre avant d'envoyer un e-mail de suivi. Bien sûr, le délai de suivi approprié varie en fonction de l'urgence de la situation et de votre relation.
De plus, lorsque vous faites le suivi, soyez poli et prévenant. Vous pouvez reconnaître qu'ils sont peut-être occupés. S'il s'agit d'une question urgente, vous pouvez mentionner poliment l'urgence.
Par exemple : « Bonjour Sarah, je souhaitais faire suite à mon précédent e-mail concernant notre réunion. Pourriez-vous me confirmer vos disponibilités ? Nous devons finaliser le planning d'ici demain. Merci ! »
💡 Conseil de pro : Vous avez du mal à vous souvenir quand faire le suivi et avec qui ? Configurez des rappels dans ClickUp pour ne plus jamais oublier un message important.
12. Répondez dans les délais
La plupart d'entre nous avons des emplois du temps extrêmement chargés, ce qui rend difficile de répondre rapidement aux e-mails. Cependant, efforcez-vous de répondre aux e-mails de vos collègues dans les 24 heures.
Si l'e-mail provient d'une personne inconnue ou d'un contact externe et qu'il n'est pas urgent, vous pouvez prendre quelques jours pour y répondre. S'il est marqué comme urgent, essayez d'y répondre le plus rapidement possible.
Des réponses rapides témoignent de votre professionnalisme et de votre respect envers l'expéditeur. Si vous avez besoin de plus de temps pour fournir une réponse complète, un e-mail de confirmation rapide peut informer l'expéditeur et lui garantir que son e-mail a bien été reçu et qu'il est en cours de traitement.
Vous pouvez programmer vos e-mails à l'aide de solutions de gestion des e-mails afin de répondre en temps opportun. Vous pouvez également créer des modèles d'e-mails pour accélérer le processus de réponse.
Bonus : Apprenez à créer des modèles d'e-mails dans Gmail grâce à notre guide complet !
13. Utilisez correctement les champs CC et Cci
Utilisez les fonctions CC (copie carbone) et BCC (copie carbone cachée) de manière réfléchie et dans les situations appropriées.
Vous devez utiliser la fonction CC pour inclure les personnes qui doivent être informées du contenu de l'e-mail, mais qui ne sont pas les destinataires principaux. Cela permettra à tout le monde d'être informé sans avoir à agir.
D'autre part, utilisez la fonction Cci lorsque vous envoyez des e-mails à un grand groupe de personnes qui doivent être informées, mais qui n'ont pas nécessairement besoin de voir les adresses e-mail des autres, par exemple dans le cas d'une annonce organisationnelle ou lorsque la confidentialité est importante.
14. Utilisez la fonction « Répondre à tous » à bon escient
Qui aime voir sa boîte de réception remplie d'e-mails qui ne le concernent pas ? Personne !
Pour beaucoup d'entre nous, essayer de vider notre boîte de réception et de la garder bien rangée signifie supprimer les e-mails copiés inutilement.
C'est pourquoi vous devez utiliser la fonctionnalité « répondre à tous » avec discernement et éviter d'encombrer la boîte de réception. Avant d'appuyer sur « répondre à tous », demandez-vous si tous les destinataires ont besoin de voir votre réponse. Si votre réponse ne concerne qu'une ou deux personnes, répondez-leur directement.
15. Configurez un message d'absence du bureau

L'une des meilleures stratégies de gestion des e-mails consiste à configurer des messages d'absence du bureau. Si vous êtes absent et dans l'impossibilité de répondre à vos e-mails, configurez une réponse automatique pour informer les expéditeurs de votre absence et leur fournir d'autres contacts si nécessaire.
Pensez à inclure des détails tels que :
- Dates ou durée de votre absence
- Une autre personne à contacter pour le travail urgent
N'oubliez pas d'en informer la personne que vous mentionnez dans votre message d'absence du bureau.
16. Adoptez un ton neutre ou positif
Il peut être difficile de trouver le ton juste dans un e-mail. Cependant, cela peut avoir un impact significatif sur la façon dont votre message est reçu. Utilisez un ton adapté à l'objectif de l'e-mail et à votre relation avec le destinataire.
Voici quelques points à garder à l'esprit :
- Évitez les mots négatifs tels que « erreur », « échec », « problème », etc.
- Utilisez peu ou pas d'adjectifs, notamment « vraiment », « très », « profondément », etc.
- Évitez d'envoyer des messages trop brusques ou trop informels.
En cas de doute, suivez l'exemple de votre destinataire. S'il écrit de manière informelle et fait la conversation, faites de même. S'il est direct, rédigez également des messages courts.
Si vous décidez d'utiliser l'IA pour rédiger votre e-mail, utilisez-en une qui vous permette de définir le ton avant de créer l'e-mail.

17. Vérifiez bien les destinataires
Avant d'envoyer votre e-mail, vérifiez toujours que vous avez saisi la bonne adresse de destinataire. L'envoi d'e-mails à la mauvaise personne peut entraîner des malentendus ou une violation de la confidentialité, en particulier si l'e-mail contient des informations sensibles.
De plus, si vous répondez à un e-mail, assurez-vous qu'il est bien adressé à la boîte de réception du destinataire souhaité et non à l'ensemble d'un groupe.
18. Utilisez l'humour avec parcimonie
Tout comme le ton, l'humour peut également être difficile à utiliser dans les e-mails. En l'absence de signaux non verbaux, rien ne garantit que le destinataire comprendra votre plaisanterie.
De plus, l'humour est très subjectif. Ainsi, ce qui peut vous sembler drôle peut être mal compris, voire offensant, pour quelqu'un d'autre.
C'est pourquoi il est préférable de ne pas l'utiliser dans le cadre d'une communication professionnelle, sauf si vous connaissez bien le destinataire et êtes certain qu'il appréciera votre humour.
19. Utilisez des polices de caractère et des formats standard pour mettre en forme
Utiliser des polices de caractère, des couleurs et des formats flashy peut sembler être un excellent moyen de faire ressortir votre e-mail parmi les autres, mais cela peut avoir des résultats désastreux.
Imaginez que vous receviez un e-mail rédigé en Comic Sans et surligné en bleu. Est-ce que vous feriez confiance à l'expéditeur pour son professionnalisme ? Pas vraiment.
C'est pourquoi il est toujours préférable de s'en tenir à une police de caractère et à une mise en forme standard. N'utilisez pas le gras, l'italique ou différentes couleurs pour faire ressortir votre e-mail. Restez clair et cohérent afin d'améliorer la lisibilité.
20. Connaissez votre public
Enfin, écrivez en fonction de votre public. Si vous envoyez un e-mail à vos collègues, adaptez votre langage en fonction de leur niveau de familiarité, de leur rôle et du contexte.
Par exemple, lorsque vous envoyez un e-mail à un public technique, vous pouvez dire :
« Les indicateurs de performance du deuxième trimestre montrent une augmentation de 15 % du temps de disponibilité des serveurs grâce à la récente mise à niveau de l'infrastructure. »
Mais si vous devez dire la même chose à un public non initié à la technologie, il vaut mieux dire ceci :
« La récente mise à niveau de notre infrastructure a amélioré la fiabilité des serveurs, ce qui a réduit les temps d'arrêt. »
Comprendre votre public vous aide à rédiger un message pertinent et compréhensible pour lui.
Améliorer la communication au sein de l'équipe grâce à ClickUp et aux e-mails
Vous travaillez sur plusieurs projets répartis entre différents clients ? Entre les mises à jour de projets disparates, les réponses aux différents membres de l'équipe et le traitement des requêtes, votre boîte de réception peut facilement se transformer en un véritable chaos, et votre étiquette en matière d'e-mails peut en pâtir.
C'est là que les outils de gestion de la boîte de réception et la gestion de projet par e-mail peuvent vous aider. Ils transforment votre boîte de réception en un environnement de travail collaboratif où vous pouvez facilement gérer plusieurs projets.
ClickUp est un outil de communication et de productivité qui vous aidera à perfectionner l'art de la gestion de votre boîte de réception. Les fonctionnalités de gestion de projet par e-mail de ClickUp vous permettent de créer un nombre illimité de projets, de suivre la productivité de votre équipe et de respecter les règles de courtoisie dans vos e-mails.

Des fonctionnalités telles que plus de 50 recettes d'automatisation des tâches, des vues personnalisables, des intégrations tierces, des raccourcis clavier, des modèles et bien plus encore font de ClickUp l'outil idéal pour la gestion des tâches par e-mail.
Max Segal, responsable des systèmes informatiques et d'information, dit ceci à propos de ClickUp :
La création automatisée de tâches à partir des adresses e-mail des dossiers et l'intégration avec Slack ont considérablement amélioré l'efficacité du flux de travail !
La création automatisée de tâches à partir des adresses e-mail des dossiers et l'intégration avec Slack ont considérablement amélioré l'efficacité du flux de travail !
Voici comment vous pouvez également utiliser ClickUp pour obtenir les mêmes résultats sur votre lieu de travail :
Intégration avec Gmail et Outlook

L'intégration de ClickUp à Gmail permet une synchronisation automatique entre les deux plateformes. Vous pouvez automatiquement transformer les e-mails de Gmail en nouvelles tâches dans ClickUp. Vous pouvez également joindre des e-mails à des tâches, y télécharger des pièces jointes, et bien plus encore.
L'intégration de ClickUp à Outlook vous offre des fonctionnalités similaires, notamment la création automatique de tâches à partir d'e-mails.
Envoyez des e-mails depuis ClickUp
ClickUp vous permet d'envoyer des e-mails et de répondre à des messages directement depuis la plateforme. Vous pouvez ajouter des pièces jointes, lier des e-mails à des tâches, apposer des étiquettes sur votre équipe pour vous assurer que tout le monde est informé, et même répondre à des notifications.
Grâce à ClickUp Tasks, vous pouvez également lier les e-mails reçus à des tâches et configurer l'automatisation des e-mails pour les campagnes de marketing goutte à goutte ou les newsletters.
L'extension Chrome vous permet de créer des tâches à partir d'e-mails et même de joindre des e-mails en tant que pièces jointes à des tâches.
Ajouter des commentaires
ClickUp vous permet d'envoyer et de répondre à des commentaires sur des tâches directement depuis votre boîte de réception. Vous pouvez ajouter des pièces jointes et vous assurer que toutes les discussions liées à une tâche spécifique se trouvent au même endroit.
Modèles
ClickUp propose une grande variété de modèles prédéfinis pour faciliter la gestion des e-mails. Le modèle de marketing par e-mail de ClickUp vous permet de planifier des campagnes, de programmer des messages, de suivre les indicateurs de réussite, d'automatiser les e-mails à l'aide de déclencheurs et d'envoyer des e-mails ciblés chaque fois que nécessaire.
Rédiger et effectuer des modifications sur des e-mails
ClickUp Brain est un assistant IA puissant qui vous permet de rédiger des e-mails instantanément. Vous pouvez l'utiliser pour rédiger du contenu spécifique au rôle, adopter un ton professionnel, ajouter les principaux points à aborder et définir un agenda. Vous pouvez également utiliser l'éditeur IA de ClickUp Brain pour améliorer votre rédaction, corriger l'orthographe ou la grammaire, allonger ou raccourcir votre texte, ou le simplifier.
Maîtriser l'étiquette des e-mails pour assurer la réussite professionnelle avec ClickUp
Il est essentiel de maîtriser les règles de courtoisie dans les e-mails afin de créer des interactions claires, respectueuses et efficaces. De la relecture de votre message à l'adoption d'un ton respectueux, les règles de courtoisie dans les e-mails jouent un rôle crucial dans la façon dont vos e-mails sont perçus et reçoivent une réponse.
L'utilisation d'outils tels que ClickUp peut rationaliser la gestion de vos e-mails et vous permettre de rester organisé, de respecter les délais et de communiquer avec clarté et précision. De la création de modèles et l'automatisation des suivis à la relecture de vos e-mails et la création de tâches à partir de ceux-ci, ClickUp vous permet de faire tout cela et bien plus encore.
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