Imaginez votre routine quotidienne au travail. Quelle est la première chose que vous faites lorsque vous commencez votre journée de travail ? Selon toute vraisemblance, votre journée commence par la consultation de vos courriels. En fait, il s'agit peut-être d'une activité récurrente, étant donné que les professionnels consultent leurs courriels à peu près tous les jours de la semaine 15 fois par jour !
Vos notifications d'emails se déclenchent et vous avez tellement d'emails dans votre boîte de réception que vous ne savez plus où donner de la tête ? Vous êtes au bon endroit pour obtenir des conseils sur la gestion des courriels.
La situation peut devenir si grave que vous pouvez même souffrir d'anxiété liée aux courriels (non, nous n'avons rien inventé !). Il s'agit d'un état légitime caractérisé par un sentiment de peur et d'anxiété accablantes qui affecte la productivité et nuit à la santé mentale.
Heureusement, nous vous proposons les 10 meilleures stratégies de gestion des e-mails pour vous éviter de sombrer dans un tel état.
Quelles sont les causes d'une boîte de réception encombrée ?
Le problème est évident : votre boîte de réception déborde d'e-mails. Avant de proposer une solution, nous devons examiner le problème sous-jacent. Voici quelques-unes des raisons à l'origine d'une boîte de réception encombrée :
- Un volume élevé d'e-mails : En 2022, environ 333 milliards de courriels ont été envoyés ou reçus chaque jour. Ce chiffre passera à 392,5 milliards en 2026 ! Ces statistiques mettent en évidence le volume de courriels envoyés et reçus chaque jour, qui ne fait qu'augmenter et prend rapidement de la place dans la boîte de réception de tout un chacun
- La procrastination : En moyenne, votre boîte de réception est un cimetière de 200 courriels-avec 121 nouveaux courriels sont ajoutés chaque jour. Cependant, seule une fraction d'entre eux reçoit une réponse, ce qui déclenche un effet cumulatif. La pile de courriels qui en résulte suffit à provoquer une paralysie de la décision, ce qui conduit immédiatement à la procrastination. De plus, trouver le bon langage et le bon ton lors de la rédaction des communications écrites est un autre obstacle qui empêche de passer rapidement à travers les courriels
- Manque d'organisation : L'organisation manuelle des courriels engloutit jusqu'à 14 minutes par jour en moyenne. Bien que cela puisse sembler peu, le manque de temps exacerbe l'encombrement de la boîte de réception. Le regroupement général des courriels rend plus difficile l'établissement de priorités et la réponse aux courriels essentiels. En même temps, vous devez savoir où se trouvent les courriels à consulter plus tard et ceux qui ne nécessitent aucune action
- Les abonnements aux lettres d'information : Une stratégie de marketing par courriel réussie convertit les lecteurs en abonnés. Cependant, il arrive un moment où ces courriels perdent de leur valeur. Ou, même s'ils contiennent quelque chose d'intéressant, ils seront noyés dans le désordre et deviendront une partie des ruines et des débris de votre boîte de réception. Si vous ne vous désabonnez pas de ces lettres d'information, votre boîte de réception deviendra difficile à gérer
- Gestion des tâches par les courriels: Beaucoup d'entre nous sont coupables d'utiliser leur boîte de réception comme un gestionnaire de tâches. Les messages non lus appartiennent à la liste des choses à faire, tandis que ceux que vous avez lus sont ceux que vous avez traités. Un tel système de gestion des tâches par courriel peut s'avérer utile temporairement et à court terme. Toutefois, si vous continuez à le faire, vous vous retrouverez rapidement avec un nombre écrasant de messages non lus dans votre boîte de réception, en fonction de la longueur ou de la complexité des tâches qui y sont associées
10 stratégies de gestion des courriels pour organiser votre boîte de réception
La gestion des courriels deviendra plus facile avec les bonnes stratégies de gestion des courriels outils de productivité pour le courrier électronique et des stratégies complémentaires de gestion du courrier électronique. Voici 10 façons d'en tirer le meilleur parti :
1. Utiliser un outil de gestion des courriels
Gérez vos emails et votre travail en un seul endroit : envoyez et recevez des emails n'importe où dans ClickUp, créez des tâches à partir d'emails, mettez en place des automatisations, attachez des emails à n'importe quelle tâche, et bien plus encore
Gâchis de boîtes de réception complètes 27 minutes par jour, et même cette estimation est ambitieuse. Vous devez examiner manuellement les courriels (ou au moins leur objet), décider s'ils sont utiles et les organiser par priorité, par expéditeur, etc.
Il faut être très concentré (et surhumain) pour faire tout cela en 27 minutes !
D'un autre côté, une logiciel de gestion des courriels comme celui proposé par ClickUp, fera tout cela pour vous. Les outils de gestion des courriels révolutionnent l'organisation de la boîte de réception. Ils permettent de trier les courriels par priorité, de mettre en veille les notifications et de classer intelligemment les courriels afin de gérer le flux entrant de manière experte.
De plus, lorsque vous utilisez ClickUp pour la gestion des emails, vous n'avez pas besoin de passer à une interface inconnue. Vous bénéficiez de la même facilité et de la même commodité que la présentation standard offerte par les fournisseurs de services de messagerie établis.
Exploitez donc cette automatisation de la messagerie pour vous concentrer sur les choses qui méritent vraiment votre attention.
2. Établir une routine d'envoi d'e-mails
En moyenne, les individus consultent leurs courriels toutes les 37 minutes ou 15 fois par jour . Cette pratique interrompt la productivité et entraîne un gaspillage d'environ 21 minutes par jour que ce qu'ils auraient passé à vérifier leur courrier électronique toutes les heures.
Même les vérifications horaires réduisent quelque peu la productivité, car vous vous occupez de la tâche A tout en vous préoccupant de la tâche B, que vous venez de recevoir ! Les experts recommandent de ne pas consulter ses courriels plus de trois fois par jour.
Tout d'abord, préparez votre emploi du temps lorsque vous commencez votre journée le matin. Ensuite, l'après-midi, après la pause déjeuner, traitez les questions urgentes et assurez le suivi. Enfin, avant la fin de la journée de travail, vous répondez aux communications de la journée et établissez un agenda pour le lendemain.
Cette routine permet d'éviter les distractions, de maintenir la productivité et d'avoir l'esprit tranquille.
3. Organiser avec des étiquettes, des dossiers et des catégories
La plupart des fournisseurs de services de messagerie électronique proposent des onglets standard pour aider les utilisateurs à organiser leur boîte de réception. Par exemple, les courriers électroniques classiques aboutissent par défaut dans l'onglet principal ou dans la boîte de réception principale, tandis que les courriers électroniques marketing aboutissent dans l'onglet "Promotions" et que l'onglet "Social" contient les notifications des médias sociaux dans Gmail. Les autres vont dans le dossier spam.
En outre, les utilisateurs obtiennent des outils organisationnels comme les étiquettes, les dossiers et les catégories pour rationaliser davantage. Suivez une approche fonctionnelle ou basée sur les rôles lorsque vous créez des dossiers pour trier votre courrier électronique et y naviguer facilement. Par exemple, supposons que vous soyez chef de projet et que vous construisiez un site web.
Pour la boîte de réception de gestion de projets de courrier électronique -créez des dossiers distincts pour les développeurs, les équipes de conception, les tests et le déploiement, et les clients. Ensuite, en fonction des priorité du projet et le stade de développement, vérifiez d'abord le dossier approprié.
4. Catégoriser les courriels à l'aide de filtres basés sur des règles
Puisque nous en sommes à l'organisation et à la catégorisation des courriels, parlons des filtres basés sur des règles.
Les filtres basés sur des règles sont un moyen rapide d'automatiser l'envoi d'e-mails pour trier les messages. Ils évaluent les messages entrants en fonction de critères prédéfinis tels que l'adresse électronique de l'expéditeur, l'objet du message et des mots-clés spécifiques.
Ensuite, en fonction de ces conditions, ils déclenchent des actions automatiques, telles que l'application d'étiquettes, le déplacement vers des dossiers, la mise en surbrillance de texte et même la suppression d'e-mails.
Par exemple, vous avez mis en place un filtre basé sur des règles pour les noms des clients importants. Les messages électroniques liés à ce sujet, qu'ils soient internes ou externes, seront étiquetés de manière efficace et déplacés vers un dossier désigné afin d'en faciliter l'accès.
D'autre part, vous pouvez déverser les messages promotionnels dans un autre dossier à l'aide d'un autre filtre basé sur des règles. De cette manière, vous réduirez l'encombrement visuel de la boîte de réception principale tout en bénéficiant d'une visibilité totale des messages importants.
De plus, comme les professionnels perdent environ 11 minutes par jour à trier manuellement les messages électroniques, vous économiserez également du temps et des efforts.
5. Osez supprimer (et vous désabonner)
La suppression des courriels inutiles est une stratégie proactive de gestion des courriels qui permet de désencombrer, de rationaliser et d'organiser la boîte de réception.
La suppression de tous les messages indésirables, non pertinents et obsolètes permet non seulement d'éviter l'accumulation de messages, mais elle est également très cathartique. Cela vous permet de contrôler l'afflux d'e-mails et de vous sentir moins débordé.
La clarté visuelle vous évite également la charge cognitive et la frustration de devoir passer au crible des courriels sans importance et de rendre les messages consultables.
La même philosophie s'applique à la désinscription des lettres d'information et des campagnes de marketing par courrier électronique. Utilisez le lien de désabonnement si un courriel promotionnel ou une lettre d'information reste dans votre boîte de réception pendant plus de deux semaines sans être lu.
Vous ne savez pas si un courriel mérite d'être conservé ou supprimé ? Suivez le modèle OHIO (Only Hande It Once) pour décider. Ce test décisif à une seule touche s'appuie sur les premières impressions pour prendre des décisions intuitives sur la valeur de l'e-mail. Ainsi, vous n'avez pas à vous demander constamment si un courriel en vaut la peine
De plus, l'e-mail peut rester dans la corbeille pendant 30 jours, comme un filet de sécurité. Vous pouvez le récupérer si nécessaire - et s'il s'efface automatiquement, vous n'en avez de toute façon jamais eu besoin ! Vous pouvez également utiliser le dossier d'archivage pour ranger tous les messages électroniques que vous avez déjà lus.
6. Envoyer peu, recevoir peu
Le courrier électronique étant de plus en plus omniprésent, il est beaucoup plus facile de correspondre par son intermédiaire. Toutefois, si vous avez tendance à envoyer trop de courriels, surtout pour des choses mineures, préparez-vous à recevoir le même traitement. Le courrier électronique donne également lieu à des échanges écrits longs et compliqués, qui peuvent facilement devenir incontrôlables.
À l'inverse, en réduisant le volume des courriels envoyés, vous minimisez le flux des réponses et des réponses entrantes. Vous rendrez service à votre boîte de réception et contribuerez à un espace de travail numérique plus ciblé et mieux organisé, axé sur la valeur ajoutée.
Passer à alternatives au courrier électronique comme la messagerie instantanée, les outils de gestion de projet ou même les appels téléphoniques, donneront la priorité à une communication concise et claire. Vous ne serez plus obligé de rédiger de longs courriels avec des salutations et des discours et vous irez directement à l'essentiel de la mise à jour et de la discussion.
Avec une telle culture de communication positive, intentionnelle et significative, vous économiserez du temps et des efforts et obtiendrez plus de résultats en moins de temps.
7. Mettre en place des réponses préétablies
options du modèle d'e-mail dans ClickUp
Vous arrive-t-il souvent de rédiger et d'envoyer les mêmes courriels (ou des courriels similaires) ? Si oui, il est temps pour vous de passer aux modèles d'e-mails et aux réponses préétablies.
Il n'est pas nécessaire d'être un maître en rédaction pour rédiger des réponses types à des messages et à des questions courants. Après tout, vous n'avez pas besoin de rédiger des courriels à partir de rien ! Il vous suffit de sélectionner un outil de rédaction d'e-mails et alimentez-le avec les bons messages, et vous obtiendrez plusieurs options de réponses en quelques secondes !
Utilisez ClickUp AI pour rédiger plus rapidement et peaufiner vos textes, vos réponses aux courriels et plus encore
En plus de rendre cette tâche plus facile et moins chronophage, ces outils garantissent la cohérence de l'image de marque et la réduction des erreurs, tout en maintenant des taux de réponse élevés.
Des outils comme ClickUp AI offre aux entreprises une évolutivité quasi infinie en leur permettant de générer intelligemment des réponses personnalisées à des volumes élevés de messages et de demandes de renseignements similaires.
ClickUp AI offre une grande flexibilité dans l'élaboration d'e-mails pour des cas d'utilisation et des applications spécifiques, le marketing de contenu, la planification d'événements, la rédaction d'enquêtes, etc. Utilisez-le pour rendre les e-mails plus clairs, plus concis et bien formatés.
8. Suivre la règle des deux minutes
Les stratégies de gestion des courriels et la gestion efficace du temps vont de pair. Nous avons déjà illustré comment une mauvaise gestion de la boîte de réception draine du temps et des ressources. À l'inverse, il est plus difficile de traiter efficacement les courriels lorsque l'on dispose de très peu de temps.
La règle des deux minutes établit un équilibre parfait entre le temps et l'organisation pour limiter la procrastination. Selon ce principe, si vous avez besoin de moins de deux minutes pour accomplir une tâche, répondez immédiatement plutôt que de la remettre à plus tard.
Dans le cas de la gestion des courriels, la règle des deux minutes permet de maintenir une boîte de réception organisée et désencombrée tout en restant réactif.
Utilisez la règle des deux minutes pour répondre, déléguer, supprimer ou agir sur un courriel. Par exemple, si le courriel nécessite un accusé de réception rapide ou une réponse brève, ou s'il est lié à une tâche simple que vous pouvez accomplir immédiatement, le fait d'y répondre immédiatement permet d'éviter les retards.
Notez bien que la règle des deux minutes n'est qu'une de productivité qui doit être appliquée judicieusement au cas par cas. Vous ne pouvez évaluer certains courriels qu'en fonction des mêmes paramètres, alors que d'autres peuvent nécessiter une approche plus nuancée.
Utilisez donc la solution rapide pour les petits courriels, tout en catégorisant et en planifiant les activités pour les courriels plus complexes.
9. Collaborer avec des boîtes de réception partagées
Les boîtes de réception partagées sont outils de gestion de la boîte de réception pour centraliser les courriels et les données associées. Il s'agit d'un référentiel de tous les courriels entrants et sortants qui combine plusieurs boîtes de réception pour permettre aux équipes et aux départements de collaborer.
Une telle plateforme unifiée avec un contrôle d'accès approprié rationalise le partage des données et des connaissances sans qu'il soit nécessaire d'échanger des courriels.
Si vous avez déjà été mis en copie conforme dans des chaînes de courriels pour rester informé, vous comprendrez la gêne occasionnée par les notifications constantes (parfois non souhaitées) !
Les boîtes de réception partagées sont une aubaine pour les opérations en contact avec la clientèle, telles que le marketing, les ventes et l'assistance, car les responsables peuvent rapidement et efficacement attribuer des courriels aux membres de l'équipe.
Les responsables peuvent en effet attribuer rapidement et efficacement les courriels aux membres de l'équipe. Cela garantit que tout se passe bien et que votre entreprise peut répondre aux demandes avec un maximum d'expertise et un minimum de temps.
Des plateformes comme ClickUp font progresser les boîtes de réception partagées grâce à des outils tels que ClickUp Docs . Il s'agit d'un espace de travail commun où les membres de l'équipe créent, partagent et collaborent sur des documents riches, des wikis et des bases de connaissances.
De plus, vous pouvez les connecter à des flux de travail pour les automatiser, éditer des documents en temps réel, de laisser des commentaires, d'assigner des tâches et de faire bien plus que de rédiger des courriels !
10. Tout intégrer
L'intégration et la consolidation des systèmes constituent la dernière de nos stratégies de gestion des e-mails. Elles permettent d'établir un terrain de jeu égal en patchant l'ensemble de la pile technologique de l'entreprise.
Le rapprochement de systèmes et de plateformes disparates facilite le flux de données et d'informations tout en comblant les lacunes, en éliminant les goulets d'étranglement et en fournissant un environnement numérique uniforme. Elle empêche également la formation de silos de données et a un effet complémentaire sur les différentes activités de l'entreprise.
Envoyer et recevoir des courriels dans ClickUp pour rationaliser la gestion des courriels
Par exemple, l'intégration du courrier électronique aux applications de calendrier et de vidéoconférence vous permet de configurer des alertes pour les invitations à une réunion et les rejoindre immédiatement.
De même, l'intégration du courrier électronique avec les plateformes de gestion de la relation client (CRM) permet d'accéder à des informations pertinentes sur les clients afin d'offrir une personnalisation sans changer de plateforme.
Heureusement, Intégrations ClickUp couvrent plus de 1000+ outils pour fonctionner nativement avec diverses plateformes CRM, options de stockage en nuage, applications de calendrier, outils de productivité, et plus encore.
En bref, l'intégration de votre boîte de réception Gmail et Outlook avec ClickUp est vraiment un mariage parfait.
Laissez votre boîte de réception respirer grâce à des stratégies efficaces de gestion des e-mails
Voilà qui conclut notre top 10 des stratégies de gestion des e-mails.
Bien que les conseils ci-dessus puissent être utiles, la maîtrise de l'art de la gestion efficace des courriels n'est pas une compétence statique.
Il s'agit d'une approche transformatrice dans le cadre de laquelle vous devez constamment innover et vous améliorer pour mieux maîtriser votre boîte de réception.
En outre, au lieu de vous concentrer sur la maîtrise de votre boîte de réception, aspirez à développer un système de communication qui privilégie l'efficacité, l'organisation et la fluidité des échanges. Un tel cadre fera des courriels (ou de toute autre forme de communication, d'ailleurs) un catalyseur et un catalyseur de la productivité et du travail utile.