Imaginez votre routine quotidienne au travail. Quelle est la première chose que vous faites lorsque vous commencez votre journée de travail ? Selon toute vraisemblance, votre journée commence par la consultation de vos e-mails. En fait, il s'agit peut-être d'une fonctionnalité récurrente, étant donné que les professionnels consultent leurs e-mails environ 15 fois par jour!
Vos notifications d'e-mails s'affichent sans cesse et vous avez tellement d'e-mails dans votre boîte de réception que vous ne savez pas par où commencer ? Vous êtes au bon endroit pour obtenir des conseils sur la gestion des e-mails.
La situation peut devenir si grave que vous pouvez même souffrir d'anxiété liée aux e-mails (non, nous n'avons pas inventé cela !). Il s'agit d'une condition légitime caractérisée par un sentiment de peur et d'anxiété écrasant qui affecte la productivité et nuit à votre santé mentale.
Heureusement, nous avons les 10 meilleures stratégies de gestion des e-mails pour vous éviter de sombrer dans une telle spirale.
Qu'est-ce qui cause l'encombrement de la boîte de réception d'e-mail ?
Le problème est évident : votre boîte de réception déborde d'e-mails. Avant de proposer une solution, nous devons examiner le problème sous-jacent. Voici quelques-unes des raisons qui expliquent pourquoi votre boîte de réception est encombrée :
- Volume élevé d'e-mails : en 2022, environ 333 milliards d'e-mails ont été envoyés ou reçus chaque jour. Ce chiffre passera à 392,5 milliards d'ici 2026 ! Ces statistiques mettent en évidence le volume considérable d'e-mails envoyés et reçus chaque jour, qui ne cesse d'augmenter et qui ne manquera pas d'encombrer rapidement la boîte de réception de tout un chacun.
- Procrastination : en moyenne, votre boîte de réception contient 200 e-mails, auxquels s'ajoutent 121 nouveaux e-mails chaque jour. Cependant, seule une fraction d'entre eux reçoit une réponse, ce qui déclenche un effet cumulatif. La pile d'e-mails qui en résulte suffit à provoquer une paralysie décisionnelle, conduisant rapidement à la procrastination. De plus, trouver le langage et le ton appropriés lors de la rédaction de communications écrites est un autre obstacle qui empêche de traiter rapidement les e-mails.
- Manque d'organisation : l'organisation manuelle des e-mails prend en moyenne jusqu'à 14 minutes par jour. Cela peut sembler peu, mais ce manque d'organisation aggrave encore plus l'encombrement de la boîte de réception. Le regroupement général des e-mails rend plus difficile la hiérarchisation et la réponse aux e-mails importants. En même temps, vous devez savoir à quel emplacement se trouvent les e-mails à consulter ultérieurement et ceux qui ne nécessitent aucune action.
- Abonnements aux newsletters : une stratégie de marketing par e-mail réussie convertira les lecteurs en abonnés. Cependant, il arrive un moment où ces e-mails perdent leur valeur. Ou, même s'ils contiennent des informations intéressantes, ils seront noyés dans le désordre et finiront par s'ajouter aux ruines et aux débris de votre boîte de réception. Ainsi, si vous ne vous désabonnez pas de ces newsletters, votre boîte de réception deviendra difficile à gérer.
- Gestion des tâches par e-mail : Nous sommes nombreux à utiliser notre boîte de réception comme gestionnaire de tâches. Les e-mails non lus font partie de la liste des tâches à faire, tandis que ceux que vous avez lus sont ceux que vous avez traités. Un tel système de gestion des tâches par e-mail peut remplir son rôle temporairement et à court terme. Cependant, si vous continuez à l'utiliser, vous vous retrouverez rapidement avec un nombre écrasant de messages non lus dans votre boîte de réception, en fonction de la longueur ou de la complexité des tâches associées.
10 stratégies de gestion des e-mails pour organiser votre boîte de réception
La gestion des e-mails deviendra plus facile grâce aux bons outils de productivité et à des stratégies complémentaires. Voici 10 façons de tirer le meilleur parti de ces outils :
1. Utilisez un outil de gestion des e-mails
Les boîtes de réception pleines font perdre 27 minutes par jour, et ce n'est qu'une estimation optimiste. Vous devez parcourir manuellement les e-mails (ou au moins leurs objets), décider s'ils sont utiles et les classer par priorité, par expéditeur, etc.
Il vous faudra être extrêmement concentré (et surhumain) pour faire tout cela en 27 minutes !
D'autre part, des solutions logicielles efficaces de gestion des e-mails, telles que celles proposées par ClickUp, feront tout cela pour vous. Les outils de gestion des e-mails révolutionnent l'organisation de la boîte de réception. Utilisez-les pour trier les e-mails par priorité, reporter les notifications et classer intelligemment les e-mails afin de gérer de manière experte le flux entrant.
De plus, lorsque vous utilisez ClickUp pour la gestion des e-mails, vous n'avez pas besoin de passer à une interface inconnue. Vous bénéficiez de la même facilité et commodité que la disposition standard offerte par les fournisseurs de services de messagerie électronique établis.
Tirez donc parti de l'automatisation des e-mails pour vous concentrer sur les choses qui méritent véritablement votre attention.
2. Établissez une routine pour vos e-mails
En moyenne, les gens consultent leurs e-mails toutes les 37 minutes, soit 15 fois par jour. Cela perturbe leur productivité et leur fait perdre environ 21 minutes supplémentaires par jour par rapport au temps qu'ils auraient passé à consulter leurs e-mails toutes les heures.
Même les vérifications toutes les heures nuisent quelque peu à la productivité, car vous seriez en train de traiter la tâche A tout en vous inquiétant pour la tâche B, que vous venez de recevoir ! Les experts recommandent de vérifier vos e-mails au maximum trois fois par jour.
Tout d'abord, préparez votre emploi du temps lorsque vous commencez votre journée le matin. Ensuite, dans l'après-midi, après votre pause déjeuner, traitez les questions urgentes et assurez leur suivi. Enfin, avant la fin de la journée de travail, répondez aux communications de la journée et établissez un agenda pour le lendemain.
Suivre une telle routine élimine les distractions, maintient la productivité et offre une tranquillité d'esprit.
📮ClickUp Insight : Près de 42 % des travailleurs du savoir préfèrent utiliser les e-mails pour communiquer avec leur équipe. Mais cela a un coût. Comme la plupart des e-mails ne parviennent qu'à certains collègues, les connaissances restent fragmentées, ce qui entrave la collaboration et la prise de décisions rapides. Pour améliorer la visibilité et accélérer la collaboration, utilisez une application tout-en-un pour le travail comme ClickUp, qui transforme vos e-mails en tâches exploitables en quelques secondes !
3. Organisez-vous à l'aide de libellés, de dossiers et de catégories
La plupart des fournisseurs de services de messagerie électronique proposent des onglets standard pour aider les utilisateurs à organiser leur boîte de réception. Par exemple, les e-mails classiques se retrouvent par défaut dans l'onglet principal ou la boîte de réception principale, tandis que les e-mails marketing sont classés dans l'onglet « Promotions » et que l'onglet « Réseaux sociaux » contient les notifications provenant des réseaux sociaux dans Gmail. Les autres e-mails sont envoyés dans le dossier « Spam ».
De plus, les utilisateurs disposent d'outils d'organisation tels que des libellés, des dossiers et des catégories pour rationaliser davantage leur travail. Suivez une approche fonctionnelle ou basée sur les rôles lorsque vous créez des dossiers afin de trier vos e-mails et de les parcourir facilement. Par exemple, imaginons que vous soyez chef de projet et que vous développiez un site web.
Pour la boîte de réception dédiée à la gestion de projet par e-mail, créez des dossiers distincts pour les développeurs, les équipes de conception, les tests et le déploiement, ainsi que les clients. Ensuite, en fonction de la priorité du projet et de l'étape de développement, consultez d'abord le dossier approprié.
4. Classez vos e-mails à l'aide de filtres basés sur des règles
Puisque nous parlons d'organisation et de catégorisation des e-mails, abordons maintenant les filtres basés sur des règles.
Les filtres basés sur des règles sont un moyen rapide d'effectuer l'automatisation du tri des e-mails. Ils évaluent les e-mails entrants en fonction de critères prédéfinis tels que l'adresse e-mail de l'expéditeur, l'objet et des mots-clés spécifiques.
Ensuite, en fonction de ces conditions, elles déclenchent des actions automatiques, telles que l'application de libellés, le déplacement vers des dossiers, la mise en surbrillance de texte et même la suppression d'e-mails.
Par exemple, vous pouvez configurer un filtre basé sur des règles pour les noms des clients importants. Les e-mails liés à ce sujet, tant internes qu'externes, seront efficacement libellés et déplacés vers un dossier désigné pour un accès facile.
D'autre part, vous pouvez transférer les e-mails promotionnels dans un autre dossier à l'aide d'un autre filtre basé sur des règles. De cette manière, vous réduirez l'encombrement visuel de votre boîte de réception principale tout en bénéficiant d'une visibilité totale sur les e-mails importants.
De plus, comme les professionnels perdent environ 11 minutes par jour à trier manuellement leurs e-mails, vous gagnerez également du temps et économiserez votre effort.
5. Osez supprimer (et vous désabonner)
Supprimer les e-mails inutiles est une stratégie proactive de gestion des e-mails qui permet d'obtenir une boîte de réception épurée, rationalisée et organisée.
Supprimer tous les messages indésirables, non pertinents et obsolètes permet non seulement d'éviter l'accumulation, mais est également très cathartique. Cela vous permet de contrôler le flux d'e-mails et vous aide à vous sentir moins submergé.
La clarté visuelle vous évite également la charge cognitive et la frustration liées au tri des e-mails sans importance et rend les messages faciles à rechercher.
La même philosophie s'applique à la désinscription des newsletters et des campagnes de marketing par e-mail. Utilisez le lien de désinscription si un e-mail promotionnel ou une newsletter reste non lu dans votre boîte de réception pendant plus de deux semaines.
Vous ne savez pas si un e-mail mérite d'être conservé ou supprimé ? Suivez le modèle OHIO (Only Handle It Once, ne le traiter qu'une seule fois) pour prendre votre décision. Ce test décisif en une seule étape s'appuie sur la première impression pour déterminer de manière intuitive si l'e-mail présente une valeur. Vous n'aurez ainsi plus à vous demander sans cesse si un e-mail « en vaut la peine ».
De plus, les e-mails peuvent rester dans la corbeille pendant 30 jours, ce qui constitue une sécurité supplémentaire. Vous pouvez les récupérer si nécessaire, et s'ils sont supprimés automatiquement, c'est que vous n'en aviez pas besoin de toute façon ! Vous pouvez également utiliser le dossier d'archivage pour ranger tous les e-mails que vous avez déjà lus.
6. Envoyez peu, recevez peu
Les e-mails étant de plus en plus omniprésents, il est beaucoup plus facile de correspondre par ce biais. Cependant, si vous avez tendance à envoyer trop d'e-mails, en particulier pour des choses mineures, préparez-vous à recevoir le même traitement. Les e-mails donnent également lieu à de longs fils de discussion écrits et alambiqués, qui peuvent facilement devenir incontrôlables.
À l'inverse, réduire le volume d'e-mails envoyés minimise le flux de réponses et de réactions reçues. Vous rendrez service à votre boîte de réception et contribuerez à créer un environnement de travail numérique plus organisé et plus concentré, axé sur la valeur ajoutée.
En optant pour des alternatives aux e-mails telles que la messagerie instantanée, les outils de gestion de projet ou même les appels téléphoniques, vous privilégierez une communication concise et claire. Vous ne serez plus obligé de rédiger de longs e-mails avec des formules de politesse et des discours, et vous pourrez aller directement à l'essentiel de la mise à jour et de la discussion.
Grâce à une culture de communication positive, intentionnelle et significative, vous gagnerez du temps et économiserez vos efforts, tout en faisant davantage en moins de temps.
7. Configurez des réponses prédéfinies
Vous arrive-t-il souvent d'écrire et d'envoyer plusieurs fois les mêmes e-mails (ou des e-mails similaires) ? Si oui, il est temps pour vous de passer aux modèles d'e-mails et aux réponses prédéfinies.
Vous n'avez pas besoin d'être un maître de la plume pour rédiger des réponses types aux messages et requêtes courants. Après tout, vous n'avez pas besoin d'écrire vos e-mails à partir de zéro ! Il vous suffit de sélectionner un outil de rédaction d'e-mails et de lui fournir les bonnes invitations, instructions pour obtenir plusieurs options de réponses types en quelques secondes !
En plus de faciliter cette tâche et de la rendre moins chronophage, ces outils garantissent la cohérence de l'image de marque et la réduction des erreurs tout en maintenant des taux de réponse élevés.
Des outils tels que ClickUp AI offrent une évolutivité presque infinie aux entreprises, car ils permettent de générer intelligemment des réponses personnalisées à un grand nombre de messages et de demandes similaires.
fClickUp IA offre une grande flexibilité dans la rédaction d'e-mails pour des cas d'utilisation et des applications spécifiques, le marketing de contenu, la planification d'évènements, la rédaction de sondages, etc. Utilisez-le pour rendre vos e-mails plus clairs, plus concis et mieux mis en forme.
8. Suivez la règle des deux minutes
Les stratégies de gestion des e-mails et la gestion efficace du temps vont de pair. Nous avons déjà illustré comment une mauvaise gestion de la boîte de réception peut faire perdre du temps et des ressources. À l'inverse, le manque de temps rend plus difficile la gestion efficace des e-mails.
La règle des deux minutes permet d'équilibrer parfaitement le temps et l'organisation afin de réduire la procrastination. Selon ce principe, si vous avez besoin de moins de deux minutes pour achever une tâche, répondez immédiatement plutôt que de la reporter.
En matière de gestion des e-mails, la règle des deux minutes permet de garder une boîte de réception organisée et ordonnée tout en restant réactif.
Utilisez la règle des deux minutes pour répondre, déléguer, supprimer ou agir sur un e-mail. Par exemple, si l'e-mail nécessite une confirmation rapide ou une réponse brève, ou s'il est lié à une tâche simple que vous pouvez achever immédiatement, le traiter instantanément vous évitera de prendre du retard.
Notez que la règle des deux minutes n'est qu'une astuce de productivité qui doit être appliquée avec discernement au cas par cas. Vous ne pouvez évaluer certains e-mails selon les mêmes paramètres, car certains peuvent nécessiter une approche nuancée.
Utilisez donc la solution rapide pour les e-mails moins importants, tout en classant et en planifiant les activités pour les plus complexes.
9. Collaborez grâce aux boîtes de réception partagées
Les boîtes de réception partagées sont des outils de gestion des boîtes de réception qui permettent de centraliser les e-mails et les données associées. Il s'agit d'un référentiel de tous les e-mails entrants et sortants qui combine plusieurs boîtes de réception pour permettre aux équipes et aux services de collaborer.
Une telle plateforme unifiée avec un contrôle d'accès approprié rationalise le partage des données et des connaissances sans qu'il soit nécessaire d'échanger des e-mails.
Si vous avez déjà été mis en copie dans des chaînes d'e-mails pour rester informé, vous comprenez à quel point ces notifications constantes (et parfois indésirables) peuvent être agaçantes !
Les boîtes de réception partagées sont une aubaine pour les opérations en contact avec la clientèle telles que le marketing, l'équipe commerciale et l'assistance, car les responsables peuvent attribuer rapidement et efficacement les e-mails aux membres de l'équipe.
Vous ferez ainsi en sorte que tout se passe bien et que votre entreprise peut répondre aux demandes avec un maximum d'expertise et un minimum de temps.
Des plateformes telles que ClickUp font passer les boîtes de réception partagées au niveau supérieur grâce à des outils tels que ClickUp Docs. Il s'agit d'un espace de travail commun où les membres de l'équipe créent, partagent et collaborent sur des documents riches, des wikis et des bases de connaissances.
De plus, vous pouvez les relier à des flux de travail pour les automatiser, effectuer des modifications en cours sur des documents, laisser des commentaires, attribuer des tâches et faire bien plus que rester bloqué à rédiger des e-mails !
10. Intégrez tout
L'intégration et la consolidation des systèmes constituent la dernière de nos stratégies de gestion des e-mails. Elles contribuent à créer des conditions équitables en harmonisant l'ensemble des technologies utilisées par l'entreprise.
La connexion entre des systèmes et des plateformes disparates facilite le flux de données et d'informations tout en comblant les lacunes, en éliminant les goulots d'étranglement et en offrant un environnement numérique uniforme. Elle empêche également la formation de silos de données et a un effet complémentaire sur diverses activités de l'entreprise.
Par exemple, l'intégration des e-mails aux applications de calendrier et de vidéoconférence vous permet de configurer des alertes pour les invitations à des réunions et d'y participer immédiatement.
De même, l'intégration des e-mails aux plateformes de gestion de la relation client (CRM) permet d'accéder aux informations pertinentes sur les clients afin d'offrir une expérience personnalisée sans changer de plateforme.
Heureusement, les intégrations ClickUp couvrent plus de 1 000 outils pour fonctionner de manière native avec diverses plateformes CRM, options de stockage cloud, applications de calendrier, outils de productivité, etc.
En bref, l'intégration de votre boîte de réception Gmail et Outlook à ClickUp est vraiment une combinaison parfaite.
Libérez votre boîte de réception grâce à des stratégies efficaces de gestion des e-mails
Voilà qui conclut notre top 10 des stratégies de gestion des e-mails.
Si les conseils ci-dessus peuvent vous aider, la maîtrise de l'art de la gestion efficace des e-mails n'est pas une compétence statique.
Il s'agit d'une approche transformatrice qui vous oblige à innover et à vous améliorer constamment afin de mieux contrôler votre boîte de réception.
De plus, au lieu de vous concentrer sur la maîtrise de votre boîte de réception, aspirez à développer un système de communication qui privilégie l'efficacité, l'organisation et les échanges fluides. Un tel cadre fera des e-mails (ou de toute autre forme de communication, d'ailleurs) un catalyseur et un facilitateur de productivité et de travail significatif.