Avec l'expansion mondiale de l'accès à Internet, l'utilisation quotidienne des e-mails n'a cessé d'augmenter depuis 2017. En 2022, on estime à 333 milliards le nombre d'e-mails envoyés et reçus chaque jour dans le monde. Ce chiffre devrait atteindre 392,5 milliards d'e-mails quotidiens d'ici 2026.
Ce nombre en hausse soulève une question. Comment attirer l'attention dans un océan d'e-mails qui se ressemblent tous ? La réponse : en personnalisant davantage.
Mais cela est plus facile à dire qu'à faire. Avec des délais serrés à respecter et une centaine d'autres choses à faire au cours d'une semaine de travail type, il est difficile de passer du temps à créer des e-mails personnalisés pour chaque prise de contact.
Mais que diriez-vous de pouvoir réutiliser du contenu pré-rédigé et consacrer plus de temps à l'élaboration de vos messages et à la communication stratégique ?
Réduisez les suivis et mises à jour répétitifs en utilisant les modèles d'e-mails dans Outlook. Ils vous aident à vous concentrer sur les détails essentiels sans avoir à effectuer d'effort manuel. Le résultat est un e-mail professionnel et bien structuré à chaque fois que vous appuyez sur le bouton « Envoyer ».
Aujourd'hui, nous allons voir comment créer des modèles d'e-mails dans Outlook, les limites de cette fonctionnalité et la meilleure alternative à cet outil Microsoft.
Qu'est-ce qu'un modèle d'e-mail ?
Un modèle d'e-mail est un message électronique pré-rédigé et pré-formaté qui sert de base pour créer efficacement des e-mails similaires. Il s'agit en quelque sorte d'un gabarit réutilisable pour vos communications, qui vous permet de gagner du temps et d'économiser vos efforts tout en garantissant la cohérence de votre image de marque et de vos messages.
⭐ Modèle présenté
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Un modèle d'e-mail type comprend une formule de politesse, une introduction, un message central, une conclusion et des espaces réservés pour les informations variables telles que les noms, les entreprises ou les dates.
Voici quelques éléments d'un modèle d'e-mail dans Outlook :
- Mise en forme : styles prédéfinis pour les polices de caractère, les couleurs, la disposition et les éléments de marque
- Espaces réservés : marqueurs tels que Nom ou Entreprise qui sont remplacés par des informations spécifiques pour chaque destinataire.
- Contenu thématique : parfois, les modèles comprennent un corps de texte adapté au thème, comme dans le cas d'un e-mail de remerciement.
Importance des modèles d'e-mails
Vous souhaitez réduire au minimum les fautes de frappe et les incohérences de mise en forme dans vos brouillons ? Les modèles d'e-mails vous y aideront. Vous n'aurez plus à effectuer des tâches répétitives telles que saisir les mêmes informations ou mettre en forme votre e-mail à chaque fois.
Microsoft Outlook, qui fait partie de la suite Microsoft, s'intègre automatiquement à Word, Excel et d'autres outils. Cela s'avère utile lorsque votre flux de travail implique le transfert de données ou la maintenance d'une mise en forme cohérente entre les documents et les e-mails. Moins de temps passé à rédiger des e-mails répétitifs signifie plus de temps consacré aux tâches ayant une priorité élevée, ce qui contribue à atteindre l'objectif « Inbox Zero ».
Le contenu et la mise en forme pré-rédigés vous évitent d'avoir à repartir de zéro à chaque fois.
Et si vous utilisez principalement Outlook pour vos e-mails personnels, sa fonctionnalité de modèles intégrée est gratuite avec un compte Microsoft.
Comment créer des modèles d'e-mails dans Outlook
Les modèles d'e-mails vous aident à améliorer votre productivité. Microsoft Outlook vous permet de créer et d'enregistrer des modèles à l'aide du Web ou de l'application de bureau/mobile.
Suivez ce guide étape par étape pour apprendre à créer des modèles d'e-mails dans Outlook :
Partie 1 : Création de modèles d'e-mails dans Outlook [web]
Suivez ces étapes pour créer un modèle d'e-mail dans Outlook.com sur la version Web :
Étape 1 : connectez-vous à votre compte de messagerie Outlook
Rendez-vous sur https://outlook. live. com/ et connectez-vous à votre compte. Cliquez sur Nouvel e-mail dans le coin supérieur gauche.
Étape 2 : créer un nouveau modèle
Cliquez sur le menu Plus d'options (trois points) dans le coin supérieur droit, puis faites défiler vers le bas et sélectionnez Mes modèles.
Si ce n'est déjà fait, activez Mes modèles et cliquez sur +Modèle.
Bien que la version Web d'Outlook offre des fonctions similaires à celles de l'application de bureau pour la rédaction d'e-mails, ses options de conception sont plus limitées. Voici un aperçu de ce que vous pouvez faire :
- Options de mise en forme : Personnalisez l'apparence de vos e-mails dans l'application Web Outlook : Modifiez la taille, le style et la couleur de la police de caractère de votre texte Appliquez une mise en forme de base telle que le gras, l'italique, le soulignement, les puces et la numérotation Utilisez différents alignements de texte
- Modifiez la taille, le style et la couleur de la police de caractère de votre texte.
- Mettez en forme des éléments de manière simple, par exemple en utilisant le gras, l'italique, le soulignement, les puces et la numérotation.
- Utilisez différents alignements de texte
- Papeterie et thèmes : appliquez des arrière-plans et des combinaisons de couleurs prédéfinis à vos e-mails.
- Images et logos : vous pouvez intégrer des images et des logos dans vos e-mails, mais les options de modification et de mise en forme sont limitées par rapport à l'application de bureau.
- Modifiez la taille, le style et la couleur de la police de caractère de votre texte.
- Appliquez des méthodes de mise en forme de base telles que le gras, l'italique, le soulignement, les puces et la numérotation.
- Utilisez différents alignements de texte
Étape 3 : Enregistrez votre modèle
Une fenêtre de message s'affiche avec une nouvelle zone de saisie pour indiquer le titre et le type de votre modèle. Nommez la nouvelle boîte de dialogue dans le modèle, puis saisissez votre message.
Une fois votre modèle configuré, cliquez sur Enregistrer.
Remarque : cette méthode fonctionne uniquement dans l'application Web, et non dans l'application mobile ou de bureau.
Partie 2 : Création de modèles d'e-mails dans l'application Outlook
Suivez ces étapes pour créer un modèle d'e-mail dans l'application :
Étape 1 : Ouvrez Outlook
Accédez au menu Accueil et sélectionnez Nouvel e-mail.
Étape 2 : Rédiger et mettre en forme
Concevez votre e-mail comme vous le souhaitez. Outlook ne propose pas d'outils de conception dédiés tels que les générateurs par glisser-déposer des plateformes d'e-mail marketing.
Cependant, vous trouverez encore quelques options pour personnaliser l'apparence visuelle de vos e-mails :
- Modèles intégrés : Outlook propose une petite collection de modèles prédéfinis avec des mises en forme et des thèmes de base, mais ceux-ci peuvent manquer de variété et d'options de personnalisation.
- Papeterie et thèmes : appliquez des arrière-plans et des combinaisons de couleurs prédéfinis pour créer un aspect visuel cohérent dans tous vos e-mails. Cela peut vous aider à préserver l'identité principale de votre marque.
- Options de mise en forme : utilisez les fonctionnalités de mise en forme dans le corps de l'e-mail pour personnaliser les polices de caractère, les tailles de police et les couleurs du texte. Appliquez des styles de mise en forme de base tels que le gras, l'italique, le soulignement et les puces ou la numérotation pour mettre en valeur et organiser votre texte.
- Images et logos : intégrez des images et des logos dans vos e-mails pour améliorer leur attrait visuel et la reconnaissance de votre marque. Assurez-vous que les images sont optimisées pour l'affichage dans les e-mails et qu'elles comportent un texte alternatif approprié pour l'accessibilité.
- Édition HTML : pour les utilisateurs avancés, Outlook offre des fonctionnalités limitées de modification directe en HTML dans la source du message électronique. Cependant, cela nécessite des connaissances techniques et n'est pas recommandé pour les débutants en raison de problèmes de mise en forme potentiels.
Étape 3 : Enregistrer en tant que modèle
Allez dans Fichier > Enregistrer sous et choisissez Modèle Outlook comme type de fichier.
Étape 4 : Donnez-lui un nom
Entrez un nom clair pour votre modèle dans la zone Nom du fichier.
Étape 5 : cliquez sur Enregistrer
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » et votre modèle est prêt !
En savoir plus : Modèles de newsletter
Inconvénients et limites de la création de modèles d'e-mails avec Outlook
Vous savez désormais comment créer des modèles d'e-mails dans Outlook. Mais êtes-vous sûr qu'il n'existe pas de meilleure façon de faire ?
Bien que les modèles Outlook offrent des options de personnalisation de base telles que l'ajout d'espaces réservés, la modification des polices de caractère et l'intégration de logos, cet outil ne dispose pas de fonctionnalités avancées. Voici un aperçu de ses limites :
1. Fonctionnalités limitées
Les modèles Outlook prennent principalement en charge le formatage de texte de base, comme les polices de caractère et les styles. Les fonctionnalités avancées telles que le formatage conditionnel, les tableaux ou les objets intégrés sont limitées.
Vous pouvez inclure des espaces réservés pour les informations statiques, mais il n'est pas possible de créer du contenu dynamique basé sur les données du destinataire ou des sources externes dans les modèles natifs.
Les modèles intégrés à Outlook offrent des options de personnalisation et de mise en forme limitées. Les modèles sont stockés localement, ce qui rend leur partage et leur mise à jour difficiles entre les équipes. Vous devez insérer manuellement les variables à chaque fois, ce qui augmente le risque d'erreurs et l'inefficacité.
De plus, bien qu'Outlook prenne en charge la fusion des données des listes de contacts à l'aide de la fonction Mail Merge, il s'agit d'un processus distinct qui n'offre pas la flexibilité des plateformes dédiées au marketing par e-mail.
2. Les défis de la personnalisation
Les modèles Outlook vous conduisent rapidement à des messages génériques et impersonnels. Cela peut avoir un impact sur l'engagement et la perception des destinataires. Cependant, ajouter manuellement des touches personnalisées prend du temps, en particulier pour les volumes d'e-mails importants.
Bien que vous puissiez ajouter des salutations ou des informations personnalisées, une personnalisation complexe basée sur le comportement ou les préférences du destinataire est difficile à réaliser.
3. Évolutivité et gestion
À mesure que vous créez davantage de modèles dans Outlook, leur gestion et leur mise à jour peuvent devenir fastidieuses, ce qui entraîne des problèmes de contrôle des versions et des informations obsolètes.
Le partage de modèles dans des systèmes de fichiers entre équipes ou services devient également difficile sans l'intégration d'outils ou de processus spécifiques.
Au final, vous aurez besoin de solutions de contournement ou de solutions externes pour intégrer des modèles d’utilisateurs dans des fichiers avec des flux de travail d’e-mail ou des outils de rédaction.
4. Sécurité et conformité
Il est difficile de suivre les modifications et de revenir aux versions précédentes si nécessaire. Les modèles enregistrés localement sont vulnérables aux attaques de logiciels malveillants, et le partage de modèles est risqué en raison de l'absence de contrôle d'accès granulaire.
L'envoi d'e-mails à partir d'un modèle ne garantit pas que les informations de l'expéditeur soient correctes ou cohérentes, ce qui peut avoir un impact sur la délivrabilité et la conformité. De plus, les modèles peuvent ne pas s'adapter à vos exigences de conformité spécifiques, notamment les options de désabonnement ou les mentions légales dans chaque e-mail.
De plus, les informations sensibles contenues dans les modèles doivent être traitées avec soin et faire l'objet de mesures de sécurité, en particulier lors du partage entre plusieurs équipes.
5. Fonctionnalités avancées et intégrations
Le suivi des performances des différentes variantes de modèles de newsletter ou la mesure de l'efficacité des nouvelles campagnes à l'aide de tests A/B et d'analyses détaillées ne sont pas pris en charge par les modèles natifs d'Outlook.
Vous ne pouvez pas non plus intégrer des plateformes d'automatisation du marketing pour bénéficier de fonctionnalités avancées telles que la gestion des prospects. La génération de rapports ou l'extraction d'informations sur les performances des e-mails à partir de modèles nécessite des outils supplémentaires ou un effort manuel.
6. Problèmes de mise en forme et d'affichage
Les différents clients d'e-mail affichent les modèles de manière différente, mais vous souhaitez éviter les apparences peu professionnelles si vous comptez mettre en œuvre des fonctions CSS. Le formatage CSS complexe peut ne pas s'afficher correctement, voire pas s'afficher du tout. Les images d'arrière-plan ou les logos intégrés dans l'interface peuvent également s'afficher de manière incohérente.
ClickUp : une meilleure alternative aux modèles d'e-mails Outlook
Les modèles d'e-mails Outlook offrent une solution de base pour rationaliser la communication, mais ils présentent des limites en termes de personnalisation, d'évolutivité et de fonctionnalités avancées. La plateforme de gestion de projet par e-mail ClickUp résout tous ces problèmes et bien d'autres encore. Voici comment :
📮 ClickUp Insight : 54 % des professionnels utilisent les e-mails pour trouver des informations liées à leur travail, mais les e-mails ont tendance à se perdre, les fils de discussion à disparaître et les détails importants à passer inaperçus. Avec ClickUp Gestion de projet pour e-mails, vous pouvez envoyer, recevoir et suivre vos e-mails directement dans vos tâches, transformant ainsi vos boîtes de réception dispersées en un travail organisé et exploitable. Plus besoin de chercher, juste une exécution fluide.
Personnalisation et collaboration
Tirez parti de l'AI Writer for Work de ClickUp Brain pour générer automatiquement des modèles et des plans d'e-mails, rédiger des e-mails dans votre style, résumer des contenus longs, suggérer des objets, et bien plus encore, ce qui vous permettra de gagner du temps et d'économiser vos efforts dans la rédaction d'e-mails attrayants.
Vous pouvez également utiliser les modèles prédéfinis de ClickUp pour divers besoins en matière de marketing par e-mail.
ClickUp a créé le modèle de publicité par e-mail pour vous aider à trouver des idées d'e-mails, à créer une publicité par e-mail convaincante et à obtenir des taux de clics élevés. Utilisez ce modèle Docs préformaté pour créer et suivre vos e-mails de promotion.
Si vous travaillez avec un client pour générer des prospects, améliorer la visibilité de la marque ou augmenter l'engagement, essayez le modèle de campagne d'e-mails de ClickUp.
Il vous aidera à planifier, exécuter, optimiser et surveiller vos campagnes d'e-mails de manière structurée. Non seulement tous vos e-mails auront un aspect professionnel et conforme à votre image de marque, mais vous gagnerez également du temps et économiserez vos efforts.
Vous devez envoyer des e-mails personnalisés à un large public ? Utilisez le modèle d'e-mail marketing de ClickUp avec des champs personnalisés basés sur les données du projet, qui sont automatiquement personnalisés pour chaque destinataire. Il vous aide à créer des flux de travail par e-mail pour les annonces de l'entreprise et autres e-mails importants.
Intégration facile des e-mails
Rédigez, envoyez et répondez à vos e-mails directement depuis vos tâches ClickUp, et centralisez et organisez toutes vos communications.
Capturez les informations clés contenues dans les e-mails et transformez-les en tâches, attribuez des responsabilités et fixez des délais, le tout à partir de l'e-mail, sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
Discutez et collaborez sur des tâches directement dans le fil de discussion de l'e-mail, éliminant ainsi le besoin de canaux de communication séparés. Restez informé grâce aux notifications instantanées pour les mises à jour des tâches, les réponses et les mentions, et tenez tout le monde au courant.
L'intégration ClickUp Outlook vous permet également d'inclure facilement des pièces jointes lorsque vous créez des tâches, afin de vous assurer que toutes les informations pertinentes restent dans votre projet ClickUp.
Fonctionnalités avancées et intelligence
- Automatisation intelligente : utilisez ClickUp pour automatiser les tâches répétitives telles que l'envoi d'e-mails de suivi ou l'attribution de tâches par e-mail grâce à l'IA.
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En plus de simplifier la création de contenu d'e-mails et la gestion des campagnes, ClickUp peut vous aider à organiser votre travail.
Visualisez votre flux de travail d'email marketing à l'aide de tableaux Kanban, de listes et de cartes mentales pour obtenir un aperçu clair de votre projet. Suivez l'avancement des tâches, les échéances et les dépendances de votre équipe afin de garantir le bon déroulement de votre projet. Attribuez des tâches, ajoutez des commentaires et collaborez avec votre équipe en temps réel, favorisant ainsi la transparence et la responsabilité.
Connexes : Comment mettre en œuvre des flux de travail d'automatisation des e-mails
Personnalisez vos communications et économisez des ressources avec ClickUp
Les modèles Microsoft Outlook vous aident à créer un aspect plus cohérent pour vos e-mails. Cependant, ils ont leurs propres inconvénients et limites. Si vous souhaitez mettre en place un système de marketing par e-mail professionnel et évolutif, nous vous recommandons ClickUp. Il dispose de centaines de modèles et de fonctionnalités de gestion de la boîte de réception plus robustes qui facilitent la communication avec vos clients.
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Gagnez du temps et réduisez vos efforts, renforcez la collaboration au sein de votre équipe et rationalisez vos processus de marketing par e-mail, le tout au sein d'une plateforme conviviale. ClickUp vous aide à prendre le contrôle, à travailler efficacement et à atteindre la réussite dans vos campagnes marketing.
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FAQ courantes
1. Comment créer un e-mail à partir d'un élément rapide dans Outlook ?
Rédigez le texte que vous souhaitez réutiliser souvent, y compris les salutations, les introductions, le texte principal et la conclusion. Mettez-le en forme comme vous le souhaitez. Ensuite, sélectionnez le contenu, allez dans l'onglet Insérer et cliquez sur Quick Parts > Enregistrer la sélection dans la galerie Quick Part. Donnez-lui un nom clair et cliquez sur OK.
Lorsque vous avez besoin de ce contenu, il vous suffit d'accéder à la galerie Quick Parts (onglet Insertion > Quick Parts) et d'insérer votre extrait enregistré en un seul clic. C'est aussi simple que cela ! N'oubliez pas que vous pouvez créer plusieurs Quick Parts pour différents types d'e-mails, ce qui vous permet de gagner du temps et de garantir la cohérence de vos messages.
2. Comment enregistrer un modèle d'e-mail en quelques étapes rapides ?
Rédigez votre message réutilisable avec des espaces réservés pour les informations variables telles que Nom ou Entreprise. Mettez en forme et personnalisez selon vos besoins. Cliquez sur Accueil, puis sur Créer nouveau dans la galerie Actions rapides. Choisissez Nouveau message et personnalisez les détails. Collez le contenu de votre modèle dans la fenêtre du nouveau message ou dans le champ du corps du message et configurez les paramètres supplémentaires tels que le destinataire ou l'objet. Cliquez sur Terminer pour enregistrer votre action rapide.
Choisissez l'étape rapide correspondante dans la galerie pour envoyer cet e-mail. Le modèle s'ouvrira prérempli, prêt à être personnalisé avec des détails spécifiques avant d'être envoyé.
3. Comment créer un modèle d'e-mail à étapes rapides dans Outlook ?
Rédigez votre contenu e-mail réutilisable avec des espaces réservés tels que Nom pour le personnaliser. Mettez-le en forme et personnalisez-le comme vous le souhaitez. Sélectionnez le contenu, allez dans l'onglet Insérer et cliquez sur Éléments rapides – Enregistrer la sélection dans la galerie d'éléments rapides. Donnez-lui un nom clair et cliquez sur OK.
Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Créer dans l'onglet Fichier sous Étapes rapides, cliquez sur Ouvrir la galerie, puis sélectionnez Nouveau message. Personnalisez les détails et collez le contenu de votre modèle enregistré dans le champ du corps du message.
Cliquez sur Terminer pour enregistrer votre Quick Step. Désormais, chaque fois que vous aurez besoin de cet e-mail, il vous suffira de choisir le Quick Step dans la galerie, de le personnaliser et de l'envoyer !