Nous devons tous rédiger des e-mails pour le travail, mais soyons honnêtes, cela peut devenir une corvée.
Les parcourir à la hâte peut vous faire passer à côté d'éléments cruciaux ou aboutir à une communication peu claire. Pire encore, cela peut entraîner des erreurs.
C'est là que les modèles d'e-mails dans Gmail viennent à la rescousse ! Créez des modèles, personnalisez le message comme vous le souhaitez et envoyez-le rapidement !
Les modèles Gmail sont des dispositions d'e-mails prédéfinies qui vous évitent de devoir rédiger des e-mails fastidieux. Ils vous font gagner du temps pour les e-mails répétitifs. Vous pouvez les modifier facilement, gagner du temps et vous assurer que vos destinataires reçoivent des e-mails clairs et sans erreur.
Ce blog vous fournira un guide étape par étape pour créer des modèles d'e-mails dans Gmail. Découvrez les astuces pour gérer, modifier et optimiser ces modèles afin d'améliorer vos performances. Commençons.
Avantages de la création de modèles d'e-mails dans Gmail
Avant de nous plonger dans le « comment » de la création de modèles, voyons d'abord le « pourquoi ». Vous voyez, les modèles d'e-mails ne servent pas uniquement à accélérer la rédaction des e-mails.
Voici les avantages des modèles Gmail :
1. Gagnez du temps dans la création d'e-mails
La création de modèles d'e-mails vous aide à gagner du temps.
Les modèles servent de base prête à l'emploi pour vos communications personnelles ou professionnelles par e-mail. Ils améliorent la productivité et vous font gagner du temps, en particulier lorsque vous rédigez des e-mails proposant des solutions pour répondre à des requêtes fréquentes.
Au lieu de repartir de zéro à chaque fois, il vous suffit de sélectionner un modèle, de le personnaliser rapidement et d'appuyer sur « Envoyer ». Cela rationalise votre processus de création d'e-mails et vous libère un temps précieux pour d'autres tâches essentielles dans votre emploi du temps chargé.
2. Aide à rester fidèle à la marque
Imaginez une situation dans laquelle différents responsables du service client répondent différemment à des requêtes similaires. Vous remarquez à chaque fois un changement de ton, de style et de format. Ce n'est pas idéal, n'est-ce pas ?
La création de modèles d'e-mails dans Gmail vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de rester fidèle à votre image de marque sans effort. Grâce à la maintenance régulière des messages, du ton et des éléments visuels dans tous vos e-mails, ces modèles vous permettent d'aligner votre communication sur l'identité de votre marque.
Cela renforce votre professionnalisme et la reconnaissance de votre marque, rendant vos e-mails immédiatement reconnaissables et renforçant une image cohérente auprès de votre public.
3. Réduit les erreurs
Les modèles d'e-mails vous aident à éviter les erreurs et les oublis en vous fournissant un cadre structuré pour vos e-mails. La standardisation du contenu des e-mails permet d'éviter les fautes de frappe, les inexactitudes et les détails manquants, contribuant ainsi à des communications plus soignées et sans erreur.
Cela signifie également moins de temps passé à relire et à rechercher les erreurs lors de l'envoi d'e-mails. Cela vous évite des situations potentiellement embarrassantes et renforce votre communication professionnelle dans son ensemble.
4. Améliore le temps de réponse
Rédiger des e-mails à chaque fois que nécessaire peut retarder vos réponses. L'accès et l'utilisation de modèles peuvent considérablement améliorer votre temps de réponse. Cela est particulièrement important dans les situations où il est essentiel de répondre rapidement, comme les demandes des clients, les demandes urgentes ou les communications générales.
Des réponses plus rapides satisfont davantage les clients et améliorent l'image globale de l'entreprise. Des réponses plus fluides, plus rapides et plus précises : vous pouvez tout avoir grâce aux modèles d'e-mails.
5. Permet un suivi efficace
Les modèles prédéfinis dans Gmail vous permettent d'assurer un suivi cohérent, rapide et ciblé. Plus besoin de repartir de zéro à chaque fois : vous pouvez facilement envoyer des réponses, des mises à jour ou des étapes suivantes !
Non seulement cela vous fait gagner du temps, mais cela vous permet également de garder un suivi professionnel, augmentant ainsi vos chances d'obtenir la réponse souhaitée. La personnalisation et la réutilisation des modèles rendent le suivi plus efficace et améliorent votre stratégie de communication globale.
Comment créer des modèles d'e-mails dans Gmail
Voyons en détail comment créer des modèles d'e-mails dans Gmail. Suivez ce guide étape par étape :
Étape 1 : activez les modèles dans Gmail
Ouvrez Gmail dans votre navigateur et cliquez sur « Paramètres » dans le coin supérieur droit.
Dans le menu déroulant, cliquez sur « Voir tous les paramètres ».
Vous verrez apparaître une barre de menu de type ruban avec différents onglets permettant de configurer Gmail. Sélectionnez l'onglet « Paramètres avancés ».
Vous disposez désormais d'options pour activer et désactiver des fonctionnalités telles que l'avance automatique, les modèles, les raccourcis clavier personnalisés et les messages non lus.
Pour activer les modèles, activez ou désactivez la case « Activer » dans la section Modèles. Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer les modifications » en bas de la page.
Étape 2 : Créez un nouveau modèle d'e-mail
La création d'un nouveau modèle d'e-mail dans Gmail est similaire à la rédaction d'un nouvel e-mail. Pour commencer, cliquez sur « Rédiger » dans le coin supérieur gauche.
Lorsqu'une nouvelle fenêtre de composition s'ouvre, rédigez un e-mail fantastique. Par exemple, créez un modèle d'e-mail pour l'un des e-mails les plus répétitifs : le statut de la commande ! Jetez un œil 👇
Étape 3 : Enregistrez le modèle
Une fois que vous avez terminé de rédiger votre version, cliquez sur l'icône « Plus d'options » (trois points verticaux) dans le coin inférieur droit.
Une liste d'options telles que les libellés, les modèles, l'impression et la vérification orthographique s'affichera rapidement. Cliquez sur Modèles > Enregistrer le brouillon comme modèle.
Donnez ensuite un nom à votre modèle et appuyez sur « Enregistrer ».
Et voilà ! Votre modèle d'e-mail est prêt. Désormais, chaque fois que vous aurez besoin d'utiliser le modèle dans Gmail, suivez l'étape 3, et vous trouverez vos modèles ici ! 👇
Maintenant que nous savons comment enregistrer nos modèles, examinons quelques modèles standard que nous pouvons utiliser dans des situations d'entreprise quotidiennes. Voici un échantillon de modèle d'e-mail de message de bienvenue envoyé à chaque fois qu'un nouveau client est intégré.
« Bonjour (nom) !
Bienvenue chez (nom de la marque). Nous sommes ravis de vous compter parmi les membres de notre communauté.
Chez (nom de la marque), nous croyons fermement en la promotion d'une mode durable et en l'importance d'inculquer cette valeur dans la vie quotidienne des personnes qui nous entourent. Nous sommes ravis que vous partagiez notre opinion et que vous soyez prêt à agir pour un environnement meilleur.
Nos e-mails vous guideront tout au long de ce parcours en vous présentant nos nouveaux lancements et en partageant des informations précieuses.
Pendant que vous continuez à parcourir notre site web, voici le lien vers notre newsletter. Nous serions ravis que vous vous joigniez à notre initiative visant à sensibiliser le monde à la mode durable.
Cordialement,
(Nom de marque)
De la même manière, vous pouvez créer des modèles d'e-mails pour d'autres e-mails répétitifs. Maintenant que vous avez enregistré des modèles, comment comptez-vous les gérer ?
Gérer les modèles d'e-mails existants dans Gmail
Les modèles d'e-mails doivent évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
À mesure que votre entreprise se développe et que vos intérêts évoluent, ces modèles doivent souvent être remaniés pour s'adapter aux changements dans votre activité et vos relations avec vos clients, ou pour couvrir de nouvelles offres de produits. Voyons comment gérer, modifier et remplacer vos modèles existants.
Comment gérer et modifier les modèles Gmail existants
Cliquez sur le modèle que vous souhaitez modifier. Lorsque vous cliquez, le modèle apparaît dans la section de rédaction du message. Utilisez ce brouillon pour apporter des modifications. Choisissez parmi les outils d'édition de texte de Gmail pour modifier le type de police de caractère, la taille, la mise en forme et l'alignement.
Comment supprimer un modèle Gmail
Cliquez sur Plus d'options (trois points verticaux) > Modèles > Supprimer le modèle > Sélectionnez le modèle que vous souhaitez supprimer. Vous avez supprimé le modèle avec succès.
👀Note : une fois le modèle supprimé, vous ne pouvez plus revenir en arrière. Assurez-vous donc de vouloir supprimer un modèle de votre liste avant d'appuyer sur « Supprimer ».
Comment remplacer un modèle Gmail
Le remplacement d'un modèle nécessite relativement plus d'attention. Malheureusement, Gmail ne permet pas de réaliser de modifications en cours sur les modèles déjà enregistrés, il n'y a donc pas d'autre option que de les remplacer.
Pour commencer, rédigez d'abord un nouveau e-mail. Cliquez ensuite sur Plus d'options (trois points verticaux) > Modèles > Enregistrer le brouillon comme modèle. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez remplacer par le nouveau, et vous êtes terminé.
Grâce à ces étapes simples, vous pouvez modifier, remplacer et supprimer des modèles en fonction de vos besoins.
Cependant, Gmail permet uniquement aux utilisateurs d'enregistrer des modèles par compte utilisateur. Pour partager des modèles avec votre équipe, vous devez les enregistrer individuellement dans le compte de chaque employé. Cela semble fastidieux, n'est-ce pas ? Voici une solution ! 👇
Partager des modèles Gmail
Bien que Gmail ne permette pas le partage de modèles, une extension Gmail telle que Yesware le permet.
Si vous disposez d'un forfait Enterprise ou Premium à Yesware, suivez le guide étape par étape ci-dessous pour partager des modèles Gmail à l'aide de l'extension :
👀Note : Les étapes mentionnées s'appliquent après l'installation de l'extension Yesware sur votre compte Gmail.
Étape 1 : Dans votre tableau de bord Gmail, accédez à « Modèles » dans la barre de menu intégrée à l'application Yesware.
Étape 2 : Sélectionnez et cliquez sur le modèle que vous souhaitez partager avec votre équipe.
Étape 3 : Cliquez sur le bouton « Partager avec l'équipe » en bas.
Étape 4 : Choisissez l'équipe et le dossier avec lesquels vous souhaitez partager le modèle.
Étape 5 : Yesware propose désormais deux méthodes différentes pour le partage de modèles : « Partager » ou « Dupliquer et partager ».
Si vous sélectionnez « Partager », le modèle original est déplacé vers le dossier Équipe, où tous les membres de l'équipe peuvent le consulter, le modifier et l'utiliser. Si vous sélectionnez « Dupliquer et partager », un modèle dupliqué est créé, que votre équipe peut afficher, modifier et utiliser sans modifier le modèle original.
Et voilà comment vous pouvez partager des modèles Gmail avec votre équipe à l'aide de Yesware. 🎉
Modèles pour divers besoins
Vous pouvez les créer pour tous les usages : suivis, prospection à froid, abonnements, etc. Gmail vous permet d'enregistrer plusieurs modèles à la fois sous différents noms.
Vous trouverez ci-dessous quelques modèles Gmail populaires (avec des échantillons à l'intérieur).
Modèles de newsletter
Ces modèles ont pour but de communiquer des mises à jour et des informations aux abonnés de manière visuellement attrayante. Concevez vos modèles de newsletter en combinant du texte, des images et des liens afin de susciter l'intérêt de vos lecteurs. Voici un exemple :
«
Bonjour (nom),
Nous sommes de retour avec notre newsletter passionnante et nos dernières mises à jour. Cliquez sur le lien ci-dessous pour découvrir nos dernières découvertes. Chaque minute passée avec nous en vaudra la peine.
Lire (nom/lien de la newsletter)
Cordialement,
(Nom de marque)
Modèles de promotion
Les modèles promotionnels peuvent vous aider à promouvoir des produits nouveaux ou existants auprès de vos abonnés. Qu'il s'agisse du lancement d'un nouveau produit, d'une offre à durée limitée ou d'une annonce de soldes, ces modèles sont pratiques pour toutes vos communications promotionnelles. Voici un exemple de modèle d'e-mail promotionnel :
« Bonjour (nom),
Lancez-vous dans une virée shopping, car nous faisons des SOLDES ! Découvrez des offres irrésistibles sur vos produits préférés. Rendez-vous dès maintenant sur le site web pour profiter d'offres pendant une période limitée.
(Ajoutez le lien vers la page de vente/collection de réductions)
Bon shopping,
(Nom de marque)
Modèles de bienvenue
Les e-mails de bienvenue sont les plus fréquents et les plus importants dans toute stratégie de marketing par e-mail. Ils permettent aux nouveaux clients de se sentir les bienvenus et, plus important encore, ils transmettent la première impression de votre marque aux abonnés.
Voici comment créer un modèle d'e-mail de bienvenue :
« Bonjour (nom),
Nous sommes ravis de vous compter parmi nous dans cette aventure passionnante.
Explorez notre site web et trouvez des styles pour rehausser votre look cette année. Voici quelques best-sellers pour vous aider à démarrer (ajouter un lien).
<IMAGES des produits/offres>
Nous avons hâte de vous envoyer les dernières mises à jour dans votre boîte mail.
Cordialement,
(Nom de marque)
Modèles d'abandon de panier/de suivi
L'abandon de panier est courant chez les marques de commerce électronique. Les boutiques en ligne perdent 18 milliards de dollars de chiffre d'affaires chaque année à cause de ce petit changement d'humeur des clients.
Les e-mails de panier abandonné sont envoyés en temps réel, dès que le client quitte l'application sans avoir effectué d'achat. Ces e-mails servent généralement de rappel ou de suivi, incitant les clients à achever leurs achats.
Utilisez ces e-mails pour déclencher un sentiment d'urgence. Proposez des offres à durée limitée ou des avertissements de rupture de stock. Faites tout ce qui est en votre pouvoir (dans le respect des directives) pour inciter les clients à achever leurs achats. Et pour récupérer une partie des ventes perdues. Vous pouvez essayer :
« Bonjour (nom),
Nous avons remarqué que vous avez abandonné votre achat dans le panier. Les éléments dans votre panier attendent avec impatience de vous être livrés. Cliquez sur (lien Ajouter au panier) pour revenir à votre achat et bénéficier d'une REMISE FORFAITAIRE de 20 % sur la valeur du panier.
Nous sommes là pour répondre à toutes vos questions !
Cordialement,
(Nom de marque)
Modèles de prospection à froid
Les modèles de prospection à froid vous aident à contacter un grand nombre de personnes. Si vous pratiquez régulièrement la prospection à froid, ces modèles vous seront très utiles.
Ils vous permettent de conserver le ton et le style que vous souhaitez tout en vous assurant d'atteindre sans effort vos limites quotidiennes en matière de communication. Si cela était fait manuellement, les nombres seraient à un seul chiffre. Voici un exemple :
« Bonjour (nom),
Nous vous contactons afin d'explorer les synergies possibles. Notre marque pourrait parfaitement vous convenir (précisez vos besoins). Voici ce que les gens disent de nous (avis clients/avis collaborateurs) et quelques produits qui pourraient vous intéresser (fournissez le lien).
Pouvons-nous planifier un appel pour aller plus loin ?
Cordialement,
(Nom de marque)
Modèles Gmail Au-delà de Gmail : intégration avec d'autres plateformes
Supposons que vous ayez enregistré des modèles sur votre compte Gmail, mais que vous souhaitiez envoyer des e-mails via Microsoft Outlook ou Apple Mail. Gmail permet-il le partage de modèles avec d'autres fournisseurs de services de messagerie électronique ?
Oui, Gmail propose une utilisation multiplateforme de ses modèles. Il s'intègre à d'autres applications telles que ClickUp, Hive, Slack, Dropbox, Right Inbox, etc.
L'intégration de Gmail à ClickUp fait des merveilles. Les deux plateformes se synchronisent parfaitement en temps réel, garantissant que toute mise à jour de votre boîte de réception Gmail soit visible sur ClickUp.
Par exemple, la mise à jour sera visible en temps réel sur les deux plateformes si vous recevez un nouvel e-mail.
De plus, les modèles sur Gmail peuvent également être utilisés pour une meilleure gestion des e-mails. Ainsi, les intégrations Gmail permettent de multiplier les avantages offerts par l'application.
Limites de l'utilisation de la création de modèles d'e-mails dans Gmail
Malgré les avantages et les bénéfices liés à l'utilisation de modèles d'e-mails, ceux-ci présentent certaines limites. Voici quelques points à garder à l'esprit lorsque vous créez vos brouillons :
Personnalisations limitées
Créer un nouvel e-mail à partir de zéro offre plus de possibilités de personnalisation que de réaliser une modification en cours sur un modèle Gmail prédéfini. Bien sûr, les modèles vous permettent de réaliser des modifications sur des détails tels que les noms, mais ils limitent tout de même l'innovation.
Solution : utilisez les modèles ClickUp pour choisir parmi une galerie de modèles destinés à des objectifs spécifiques et ne soyez jamais à court de modèles d'e-mails adaptés à vos besoins.
Problèmes d'enregistrement et de modification en cours
Souvent, les modèles Gmail peuvent apparaître vides ou poser des problèmes lors de la modification en cours. En d'autres termes, le modèle peut ne pas être facilement accessible ou ne pas fonctionner comme prévu.
Solution : La gestion de projet par e-mail de ClickUp fonctionne de manière fluide pour éliminer tout problème d'enregistrement ou de modification en cours, excluant ainsi toute erreur fonctionnelle. Les modèles enregistrés sur ClickUp peuvent être sauvegardés et modifiés de manière transparente afin d'éliminer tout risque de problème d'enregistrement ou de modification en cours qui pourrait survenir autrement.
Problèmes liés au destinataire
Avec les modèles Gmail, il n'est pas rare que le destinataire voie des e-mails corrompus, mal mis en forme ou non réactifs.
Solution : les outils ClickUp éliminent les problèmes liés aux destinataires grâce à leur fonctionnement rapide et précis. Ils étudient également le comportement des utilisateurs avec les e-mails afin d'identifier les lacunes dans l'envoi d'e-mails grâce à leurs rapports de marketing par e-mail.
ClickUp : une alternative efficace aux modèles d'e-mails Gmail
Une étape en avant, l'intégration Gmail+ClickUp vous permet d'extraire et de créer automatiquement de nouvelles tâches à partir des éléments à entreprendre reçus par e-mail. Travailler avec Gmail deviendra plus fluide une fois que vous aurez opté pour l'intégration ClickUp.
Gestion de projet par e-mail ClickUp
Si vous recherchez une alternative à l'e-mail, rien ne vaut ClickUp Email Gestion de projet. Il offre de nombreuses fonctionnalités qui automatisent la plupart de vos tâches liées aux e-mails. Envoyez automatiquement des e-mails en fonction des évènements liés aux tâches, des champs personnalisés et des envois de formulaires. Créez également des actions à partir des e-mails des clients, ce qui vous aidera à mieux gérer votre travail et à ne rien manquer.
ClickUp fournit des modèles d'e-mails utiles, notamment :
- Publicité par e-mail – Les modèles de ClickUp génèrent des clics et suscitent des idées pour vous aider à capter l'attention de votre public tout en fournissant des informations sur les nouveaux lancements.
- Marketing par e-mail – Les modèles de marketing par e-mail de ClickUp offrent la possibilité de planifier des campagnes de marketing goutte à goutte, de programmer des messages et d'automatiser des déclencheurs en fonction du comportement des utilisateurs.
- Campagne de marketing par e-mail – Dotés d'une checklist pour vous aider dans le travail sur les détails des campagnes de marketing par e-mail, ces modèles vous aident à maintenir l'intérêt des clients tout en effectuant le suivi des clics et des conversions.
- Rapports sur le marketing par e-mail – Il est tout aussi important de présenter les résultats du marketing par e-mail et de l'automatisation que de les mettre en œuvre. C'est là que ce modèle ClickUp s'avère utile, car il vous permet de tirer le meilleur parti de vos campagnes.
ClickUp AI
En plus de ces modèles ClickUp, utilisez ClickUp AI pour générer des modèles et des plans d'e-mails. Cela vous aidera grandement à rendre vos e-mails concis et plus percutants.
Pendant que vous faites tout cela, ClickUp peut vous aider davantage grâce à ses différents modèles d'e-mails, ses systèmes de gestion des e-mails et ses fonctionnalités d'IA.
Si vous n'êtes toujours pas convaincu par le duo (ClickUp + Gmail), suivez les étapes indiquées précédemment pour créer des modèles dans Gmail, puis utilisez ClickUp pour rationaliser l'ensemble du processus.
Intégrez ClickUp immédiatement pour travailler rapidement avec vos e-mails et tirez parti de ses fonctionnalités pour atteindre plus rapidement vos objectifs d’entreprise. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp.
FAQ courantes
1. Comment créer un modèle dans Gmail ?
Commencez par activer les modèles dans Gmail, créez un modèle et enregistrez-le. Une fois le modèle enregistré, utilisez-le pour envoyer des e-mails.
2. Où se trouvent mes modèles d'e-mails Gmail ?
Trouvez les modèles d'e-mails Gmail en cliquant sur les trois points situés à droite de la zone de rédaction de votre e-mail Gmail. Cliquez ensuite sur « Modèles » et choisissez celui que vous souhaitez utiliser.
3. Gmail propose-t-il des modèles d'e-mails gratuits ?
Oui, Gmail dispose d'une bibliothèque de modèles accessible gratuitement.