Sur les 8 milliards d'habitants que compte aujourd'hui la planète, près de 2 milliards utilisent Gmail chaque mois.
La plupart d'entre eux s'accordent à dire qu'il est essentiel de rester à jour dans ses e-mails.
Mais rares sont ceux qui connaissent les astuces Gmail permettant d'atteindre l'objectif « inbox zero », c'est-à-dire une boîte de réception vide ou presque vide après avoir traité et organisé tous les messages.
Nous allons changer cela en partageant avec vous cette liste de 10 astuces Gmail pas si secrètes que ça.
Poursuivez votre lecture si vous êtes prêt à dire adieu aux e-mails perturbateurs, aux communications confuses et aux tâches en retard.
10 astuces Gmail pour optimiser votre productivité
Nous avons compilé une liste de dix astuces Gmail pour vous aider à mieux gérer vos e-mails et à augmenter votre productivité. Ces astuces utilisent les fonctions disponibles dans la version standard de Google et la suite Google Workspace.
1. Utilisez les raccourcis clavier Gmail
La première astuce Gmail, et la plus connue, consiste à utiliser les raccourcis intégrés à Gmail pour les actions courantes et répétitives. L'utilisation de raccourcis dans votre flux de travail habituel est étonnamment efficace. Les secondes gagnées grâce aux raccourcis s'additionnent rapidement pour vous permettre de consacrer ce temps à des tâches plus importantes et plus productives.
Bien sûr, vous ne pouvez utiliser les raccourcis que si vous disposez d'un clavier externe. Les raccourcis ne sont pas encore pris en charge sur la version Apple de l'application Gmail. Mais si vous avez l'habitude d'utiliser Gmail via votre navigateur, commencez par suivre ces étapes :
- Ouvrez Gmail dans votre navigateur.
- Accédez aux paramètres (⚙️) et sélectionnez « Afficher tous les paramètres ».
- Faites défiler vers le bas jusqu'à « Raccourcis clavier ».
- Activez les raccourcis clavier en effectuant la sélection « Raccourcis clavier activés ».
- Cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas de la page, et cette astuce Gmail est prête à être utilisée.
Voici quelques raccourcis essentiels que vous pouvez essayer :
| Action | Raccourci |
| Envoyez un e-mail après l'avoir rédigé | ⌘/Ctrl + Entrée |
| Répondre à un e-mail | « r » |
| Transférer un e-mail | « f » |
| Accédez à la prochaine fenêtre pour discuter ou pour rédiger. | Ctrl +. |
| Ajoutez des destinataires en copie carbone (cc) | ⌘/Ctrl + Maj + c |
| Ajoutez des destinataires en copie cachée | ⌘/Ctrl + Maj + b |
| Supprimer un e-mail | « # » |
| Archiver un e-mail | « e » |
| Marquez les e-mails comme lus après les avoir sélectionnés | Maj + i |
| Marquez les e-mails comme non lus après les avoir sélectionnés. | Maj + u |
2. Rédigez vos e-mails dans Google Docs
Début 2022, Google a lancé une fonctionnalité pratique qui permet aux utilisateurs de rédiger et d'envoyer des e-mails sans quitter Google Docs.
C'est une aubaine pour les équipes qui utilisent Docs pour travailler ensemble sur du contenu avant de l'envoyer par e-mail. Le contenu reste modifiable et partageable dans Docs également.
Cette astuce Gmail est très simple à mettre en œuvre :
- Ouvrez un fichier Google Docs et tapez le symbole « @ ».
- Sélectionnez « Brouillon d'e-mail » dans le menu déroulant.
- Rédigez votre e-mail dans le modèle de brouillon, précisez l'objet et saisissez les adresses e-mail des destinataires.
- Enfin, cliquez sur l'icône Gmail une fois que le brouillon est prêt.
Et voilà ! En cliquant sur l'icône Gmail, votre brouillon d'e-mail sera transféré vers Gmail.
Voici quelques-uns des avantages de cette astuce :
- Simplifiez le transfert de contenu depuis Docs vers vos e-mails.
- Importez facilement des images, des en-têtes, des liens, des mises en forme, des tableaux, etc. à partir du document.
- Créez un flux de travail plus clair par rapport au copier-coller de contenu entre différentes applications.
Cela vous fera gagner du temps et vous épargnera des efforts, en particulier dans les paramètres où la collaboration est essentielle.
3. Personnalisez la densité d'affichage de Gmail
Pour améliorer votre productivité en matière d'e-mails, il suffit parfois de modifier la densité d'affichage de votre boîte de réception Gmail. Cette fonctionnalité vous permet de personnaliser le nombre d'e-mails affichés à l'écran, ce qui vous évite d'avoir à faire défiler constamment la page.
Suivez ces étapes pour augmenter la densité d'affichage dans Gmail :
- Cliquez sur l'icône des paramètres Gmail dans le coin supérieur droit de l'interface Gmail.
- Choisissez « Confortable » ou « Compact » pour condenser le volet.
Les deux affichages augmentent le nombre d'e-mails visibles sur un seul écran. Cette astuce Gmail simple mais efficace réduit le temps passé à parcourir les messages non lus. Vous pouvez également sélectionner en bloc un plus grand nombre d'e-mails à supprimer ou à marquer comme « Lu ». À l'aide de l'icône des messages non lus, vous pouvez également marquer les e-mails lus comme « Non lus » si vous souhaitez les lire plus tard.
Vous pouvez également trier vos e-mails à l'aide de la fonctionnalité « Boîte de réception prioritaire ». Lorsque vous sélectionnez le paramètre « Boîte de réception prioritaire », vos e-mails sont automatiquement triés en trois sections : importants et non lus, favoris et tous les autres.
4. Archivez les anciens e-mails
Les e-mails sont importants, certes, mais une boîte de réception Gmail encombrée et chaotique rend difficile l'accès aux e-mails importants. Une façon plus simple et plus facile de réorganiser votre boîte de réception sans supprimer les anciens e-mails consiste à les archiver.
Il vous suffit de faire la sélection des e-mails que vous souhaitez supprimer, puis de cliquer sur l'icône Archiver (image ci-dessous) dans la barre d'outils. Vous pouvez également utiliser la fonction de filtrage intégrée à Gmail pour sélectionner tous les e-mails pertinents à archiver en masse. 💯
Cette astuce Gmail très pratique vous permettra d'améliorer l'emplacement des e-mails importants et de gérer vos e-mails sans stress.
5. Annuler l'envoi d'e-mails
Les accidents, ça arrive. Vous appuyez sur « envoyer » pour un e-mail à moitié rédigé, ou pire, contenant plusieurs fautes de frappe. Vous appuyez sur « répondre à tous » pour un e-mail confidentiel. Vous écrivez « PFA » puis envoyez l'e-mail sans la pièce jointe. Et il y a toujours cet e-mail rageur que vous aimeriez pouvoir retirer. 😇
Bien que vous ne puissiez pas rappeler les e-mails une fois qu'ils ont atterri dans la boîte de réception du destinataire, vous pouvez annuler l'envoi d'un e-mail dans les 30 secondes qui suivent. Recherchez la notification « Annuler » en bas à gauche de votre écran après avoir cliqué sur « Envoyer ».
N'oubliez pas que cette option n'est disponible que pendant les 5 secondes suivant l'envoi de l'e-mail. Vous pouvez toutefois augmenter cette limite par défaut jusqu'à 30 secondes.
Cliquez sur Paramètres, puis modifiez la « période d'annulation d'envoi » à 10, 20 ou 30 secondes dans le menu déroulant « Annuler l'envoi d'un e-mail ». 🙌🏼
6. Supprimez les anciens e-mails
Dans la lutte permanente contre la surcharge d'e-mails, il est parfois préférable de limiter les dégâts et de repartir à zéro, ou tout au moins d'éliminer les anciens fichiers encombrants. 🌟
Supprimer des e-mails en masse vous procure un sentiment inégalé de puissance et de soulagement. Fixez une date limite pour supprimer les anciens e-mails. Bien sûr, utilisez des filtres et des messages marqués d'une étoile pour conserver les plus importants.
Voici comment procéder :
- Tapez « before:01/01/2019 » (ou toute autre date de votre choix) dans la barre de recherche pour limiter la recherche aux e-mails antérieurs à cette date spécifique.
- Cochez la case à cocher « Tout sélectionner » dans le coin supérieur gauche. Cette action sélectionne tous les e-mails correspondant à l’intervalle de dates spécifié.
- Cliquez maintenant sur « Sélectionner toutes les discussions correspondant à cette recherche » au-dessus de votre boîte de réception.
- Cliquez sur « Supprimer ».
Grâce à ces étapes simples, vous pouvez supprimer les anciens e-mails inutiles et faire de l’espace pour les nouveaux messages.
7. Reporter les discussions actives
Vous vous sentez submergé par une boîte de réception débordante ? Vous manquez de temps pour répondre ? Vous devez répondre ? Utilisez la fonction « Reporter » !
La fonction « Reporter » de Gmail vous permet de mettre de côté des messages pour les traiter plus tard, à un moment plus opportun.
Voici comment gérer votre boîte de réception en toute sérénité :
- Choisissez la piste d'e-mails que vous souhaitez reporter.
- Recherchez le bouton « Reporter », l'icône en forme d'horloge, en haut de la chaîne d'e-mails.
- Choisissez une date et une heure précises auxquelles vous souhaitez que le fil d'e-mail réapparaisse.
Il s'agit d'une astuce Gmail qui ne se limite pas à la version bureau : elle est tout aussi pratique dans les applications Gmail pour Android et iOS. 👏🏼
8. Utilisez des modèles d'e-mails
Saviez-vous que vous pouvez utiliser les e-mails comme un excellent outil de gestion des tâches? C'est possible grâce aux modèles d'e-mails. Utilisez des modèles pour accélérer la rédaction d'e-mails pour les tâches répétitives. Qu'il s'agisse du partage de rapports d'avancement quotidiens ou de l'envoi d'e-mails de suivi, pourquoi perdre du temps à rédiger des e-mails à partir de zéro à chaque fois ?
Gmail vous permet de créer des modèles d'e-mails personnalisés, mais ne propose pas de modèles prédéfinis. Il vous suffit de l'activer dans les paramètres avancés de votre écran Gmail.
L'étape suivante consiste à rédiger un e-mail de la manière habituelle. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Menu dans la fenêtre de rédaction d'e-mail. Cliquez ensuite sur « Modèles » et enregistrez le brouillon en tant que nouveau modèle.
Grâce à cette astuce Gmail, vous n'avez plus besoin de rédiger un e-mail à chaque fois : rédigez un nouvel e-mail, puis sélectionnez le modèle. Effectuez des modifications sur le modèle et le tour est joué ! 📨
9. Activez le mode hors ligne
Saviez-vous que vous pouvez utiliser Gmail même sans connexion Internet ? Nous avons tous déjà été confrontés à cette situation. Vous avez besoin d'accéder à des e-mails urgents ou de rédiger une réponse urgente, mais vous êtes bloqué sans connexion Internet.
Voici une astuce Gmail peu connue : en activant le mode hors ligne, vous pouvez lire, écrire et rédiger des réponses à des e-mails même lorsque vous n'avez pas de connexion Internet. Il est également possible de marquer, libeller, archiver ou supprimer des messages existants. Les modifications seront synchronisées lorsque vous vous reconnecterez.
Vous pouvez même envoyer un e-mail en mode hors ligne dans Gmail : il sera enregistré dans la boîte d'envoi avant d'être envoyé lorsque vous serez connecté.
Suivez ces étapes pour activer cette fonctionnalité :
- Ouvrez les paramètres Gmail, puis cliquez sur « Voir tous les paramètres ».
- Dans la page Paramètres, trouvez l'emplacement de l'onglet « Hors ligne » et cliquez dessus.
- Cochez la box à côté de « Activer la messagerie hors ligne ».
- Faites défiler vers le bas et enregistrez les modifications.
10. Désabonnez-vous des e-mails indésirables
Si votre boîte de réception est inondée de newsletters indésirables, d'offres promotionnelles et d'abonnements ennuyeux, vous n'êtes certainement pas le seul ! Selon TechJury, 68 % des e-mails reçus sont promotionnels.
Que vous soyez abonné ou non à des newsletters et des listes de diffusion, la plupart des spécialistes du marketing tentent d'accéder à votre boîte de réception pour attirer votre attention. 22 % des spécialistes du marketing interrogés dans le cadre d'un sondage mené par le blog HubSpot ont admis envoyer 2 à 3 e-mails promotionnels par jour ! Vous devrez bloquer les e-mails qui passent le filtre anti-spam de Gmail.
Grâce à cette astuce Gmail, vous pouvez rapidement désencombrer votre boîte de réception et mieux gérer vos abonnements.
- Ouvrez l'e-mail dont vous souhaitez vous désabonner.
- Cliquez sur « Se désabonner » à côté du nom de l'expéditeur.
- Cliquez une nouvelle fois sur « Se désabonner » dans la fenêtre contextuelle.
Même si cela peut prendre un certain temps pour vous désabonner de tous les e-mails indésirables, vous aurez finalement moins d'e-mails à ouvrir chaque jour. 👍🏼
Limites de l'utilisation de Gmail
Il ne fait aucun doute que Gmail est une plateforme d’e-mail très performante et très populaire, dotée de fonctionnalités qui nous facilitent la vie.
L'expérience utilisateur est fantastique et l'utilisation est simple. Le filtre anti-spam fonctionne bien et vos boîtes de réception sont organisées et libellées. Il s'intègre également à d'autres services Google et vous offre un espace suffisant pour stocker vos e-mails et vos fichiers. De plus, il est gratuit pour un usage personnel !
Cependant, il existe également certaines limites qui peuvent être rebutantes.
1. Confidentialité et publicités ciblées
Gmail a accès aux données des utilisateurs et les utilise à des fins publicitaires ciblées. Cela soulève des problèmes de confidentialité pour les utilisateurs qui ne souhaitent pas que leur profil soit analysé à des fins publicitaires.
2. Capacité de stockage
Gmail offre un espace de stockage gratuit généreux, mais il n'est pas illimité. Les utilisateurs peuvent manquer d'espace, en particulier s'ils reçoivent des pièces jointes volumineuses ou s'ils ne suppriment pas régulièrement leurs anciens e-mails. Ils doivent alors acheter de l'espace de stockage supplémentaire, ce qui constitue un inconvénient pour les utilisateurs disposant d'archives d'e-mails importantes.
3. Intégration limitée avec d'autres outils de travail
Si Gmail s'intègre parfaitement aux autres outils Google Workspace, son intégration avec des applications tierces ou des outils de réunion est limitée. Cela peut nuire à votre travail quotidien si vous utilisez des outils professionnels provenant de différents fournisseurs.
4. Fonctions hors ligne limitées
La plupart des fonctionnalités de Gmail sont inaccessibles sans connexion Internet. Vous pouvez bien sûr traiter vos e-mails, mais vous devrez vous reconnecter pour que toutes les modifications soient prises en compte et que les messages soient effectivement envoyés.
5. Options de personnalisation limitées
L'interface de Gmail est réputée pour sa simplicité, mais cela se fait au détriment des options de personnalisation, qui sont limitées. Les utilisateurs qui préfèrent une expérience d'e-mail hautement personnalisée peuvent trouver l'interface de Gmail restrictive, peu pratique et surchargée.
Gmail fait tellement partie intégrante de notre vie que nous nous accommodons souvent de ces inconvénients et interruptions. Heureusement, ce n'est pas une fatalité.
Découvrez ClickUp : une meilleure alternative à Gmail
Avec ClickUp, vous avez non seulement accès à d'excellentes fonctionnalités de gestion des e-mails, mais vous bénéficiez également de fonctionnalités complètes de gestion de projet et de collaboration sur la même plateforme.
ClickUp offre un environnement de travail unifié pour gérer les tâches, les projets et les communications, fournissant une solution intégrée et fluide pour les équipes et les individus.
Profitez de la gestion intégrée des e-mails
C'est vrai ! Vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails partout dans ClickUp.
Vous n'avez plus besoin de passer d'une application à l'autre chaque fois que vous souhaitez créer une tâche à partir d'un e-mail ou joindre une pièce jointe à une tâche.
La gestion des e-mails ClickUp s'effectue directement dans vos tâches, afin que rien ne vienne vous empêcher d'être au maximum de votre productivité.
Intégrez votre fournisseur de e-mail préféré
Que vous préfériez Gmail ou Outlook comme plateforme de e-mail principale, vous pouvez toujours utiliser ClickUp pour atteindre plus rapidement l'objectif « boîte de réception vide ».
Comment ? Grâce à l'intégration transparente entre ClickUp et Outlook, et entre ClickUp et Gmail!
Ils vous permettent d'accéder à vos e-mails, de les organiser et d'y répondre sans quitter l'écosystème ClickUp.
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Les réponses ne s'enverront pas toutes seules, pensez-vous en ouvrant votre boîte de réception, redoutant chaque nouvel e-mail qui arrive. En fait, avec ClickUp Automatisation, elles le feront.
ClickUp peut déclencher des réponses ou des actions automatisées par e-mail en fonction de conditions prédéfinies.
Par exemple, vous pouvez envoyer à votre responsable un e-mail lui demandant de vérifier votre projet chaque fois que son statut passe à « En cours de vérification ». Vous pouvez également déclencher l'envoi automatique d'un e-mail informant votre équipe de chaque nouvelle tâche attribuée. De plus, la création de rappels automatiques par e-mail pour les tâches en retard ou les dates d'échéance à venir vous aidera, vous et votre équipe, à livrer vos projets dans les délais.
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Enfin, grâce à l'assistant de rédaction IA de ClickUp, vous n'aurez plus jamais à réfléchir à deux fois avant de rédiger des réponses à des e-mails, des notes de réunion et d'autres types de contenu électronique.
Il vous suffit d'entrer une invite indiquant à l'assistant ce qu'il doit écrire et des instructions précisant certains attributs tels que la limite de mots, le style à adopter, le cas d'utilisation, le public cible, etc. et vous obtiendrez ce dont vous avez besoin en un clin d'œil !
Utilisez des modèles de messages générés par IA pour vous faciliter encore plus la tâche.
Cela vous aidera également à standardiser vos processus de communication et à gérer la surcharge d'informations.
Astuces Gmail et ClickUp
Il n'est pas facile de maîtriser la gestion des e-mails et des tâches. Mais grâce à ces astuces et conseils utiles pour Gmail, vous pouvez optimiser vos flux de travail. De petits changements, tels que l'activation du mode hors ligne, l'utilisation de modèles d'e-mails et la programmation des heures d'envoi, vous aident à gérer plus efficacement vos communications directement dans Gmail.
Mais si les limites de Gmail vous déçoivent, ClickUp peut être une excellente solution alternative pour la gestion de vos e-mails. Centralisez vos e-mails dans vos tâches, effectuez l'automatisation des rappels et des suivis par e-mail, et associez-vous à l'IA pour rédiger des e-mails parfaits, le tout sur une seule plateforme.
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