C'est à nouveau la période de l'année où l'on sent la peur dans l'air. On sent la peur dans l'air... Non, ce n'est pas Halloween, mais quelque chose de bien plus effrayant. Il s'agit des entretiens annuels d'évaluation. 😅
Bien que les intentions qui sous-tendent les évaluations annuelles soient valables, avouons-le, presque tout le monde les redoute. Les responsables des ressources humaines tremblent à l'idée de toute cette paperasserie, tandis que les employés ruminent chaque mésaventure qui pourrait les priver de leur chance d'obtenir une promotion. On ne peut s'empêcher de se demander s'il n'y a pas une meilleure façon d'aborder l'évaluation des performances.
La bonne nouvelle, c'est qu'il y en a une. Il s'agit de la gestion continue des performances, une méthode qui a révolutionné les activités RH de nombreuses entreprises. Dans cet article, nous vous présentons ce système, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les étapes à suivre pour le mettre en œuvre.
Qu'est-ce que la gestion continue des performances ?
La gestion continue des performances implique des examens réguliers et moins formels tout au long de l'année au lieu d'évaluations annuelles strictes.
La gestion continue des performances, également connue sous le nom de gestion agile des performances, a été créée en réponse aux évolutions du paysage des entreprises. Les changements se produisent constamment, de sorte que les entreprises modernes doivent être rapides et flexibles pour rester performantes. Elles ne peuvent pas se permettre de gérer les performances des employés seulement une fois par an. Elles doivent créer un processus continu dans lequel elles investissent dans leurs employés et leur donnent les moyens de s'améliorer en permanence . 💪
De nombreuses entreprises, dont des géants comme Adobe, Inc. et IBM, ont adopté des systèmes de gestion continue des performances. Même General Electric entreprise qui a popularisé le processus d'évaluation annuelle des performances, est passée à des évaluations plus fréquentes et plus informelles.
Pro tip: ClickUp, un puissant outil de gestion de projet fournit tous les moyens nécessaires à la mise en œuvre et à la maintenance d'un système efficace de gestion des performances. Tirez-en parti pour organiser le travail de communiquer entre les services et de suivre la progression.
Le processus de gestion continue des performances : Analyse étape par étape
Le processus de mise en œuvre de la gestion continue des performances comprend trois étapes cruciales :
- La définition des objectifs
- Effectuer des contrôles
- Finaliser les évaluations
Nous vous en dirons plus sur chacun d'entre eux dans les sections suivantes.
Étape 1 : Définition des objectifs
La première étape de la gestion continue des performances consiste à fixer des objectifs. Elle doit commencer avant même que l'employé ne soit embauché. Vous devez définir vos attentes dans la description du poste. Les candidats doivent comprendre comment leur travail et leurs performances s'inscrivent dans les objectifs plus larges de l'organisation.
Une fois l'employé embauché, vous devez collaborer à la définition des objectifs et à la mise en place d'un système de gestion des performances des indicateurs clés de performance spécifiques à leur travail. Ceux-ci fourniront un cadre pour l'évaluation des performances de l'employé. En rendant les objectifs transparents et en impliquant l'employé dans le processus, vous éviterez les erreurs d'interprétation et assurerez la responsabilité.
Vous devez achevé les le processus de définition des objectifs en définissant l'échéancier. Il est préférable d'opter pour des objectifs plus modestes et des délais plus courts, car ils donnent l'impression que les objectifs sont plus réalisables. Lorsque l'employé achève un objectif à court terme, il a la satisfaction de le rayer de sa liste de choses à faire, tandis que vous constatez des résultats tangibles. Tout le monde y gagne ! 🏆
Vous devez revoir les objectifs et les indicateurs clés de performance pour tenir compte de l'évolution des objets de l'entreprise et de la progression de l'employé dans la vie réelle.
Conseil pro: Fixez des Objectifs dans ClickUp et définissez des cibles à suivre pour mesurer la progression de l'employé. Vous pouvez gérer tous les objectifs de performance des employés à l'aide de dossiers simples.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/ClickUp-Objectifs-1400x934.png Objectifs ClickUp /$$$img/
Définir les Objectifs de performance des employés dans ClickUp et suivre la progression à l'aide des Cibles
Étape 2 : Effectuer des contrôles
Le modèle de gestion continue des performances consiste à effectuer des contrôles tous les mois ou tous les trois mois. Il peut s'agir de sessions individuelles avec l'employé, qui vous permettent de discuter de la progression vers les objectifs prédéfinis. 🗣️
Les entretiens de bilan sont des discussions bilatérales informelles sur les performances. Outre le retour d'information et la reconnaissance en temps réel, ils offrent à l'employé l'occasion d'exprimer ses préoccupations concernant ses propres performances. Le manager peut alors l'aider à surmonter les obstacles et à continuer à s'améliorer. Cette approche permet d'étouffer dans l'œuf les problèmes potentiels et d'éviter qu'ils n'entravent davantage la progression.
Conseil professionnel: Tirez parti de la Modèle ClickUp d'entretien en tête-à-tête entre l'employé et le manager pour préparer l'agenda de vos entretiens et prendre des notes.
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Préparez les entretiens avec vos employés et tirez-en le meilleur parti grâce au modèle ClickUp d'entretien individuel entre l'employé et son supérieur hiérarchique
Étape 3 : Finalisation des examens
Les bilans sont des évaluations plus formelles des performances de l'employé et de sa progression vers les objectifs. Ils traitent des aspects techniques, tels que la formation, la rémunération et les promotions. Étant donné que le manager et l'employé ont communiqué ouvertement lors des entretiens, l'évaluation des performances sert principalement à récapituler de manière plus formelle l'évaluation finale.
À la fin du cycle d'évaluation, vous devez formuler des formulaires, documenter les performances de l'employé et faire l'éloge de ses réalisations. S'il a atteint ses objectifs, vous devez en définir de nouveaux, ce qui marque le début d'un nouveau cycle de gestion des performances. 🔁
Conseil professionnel: ClickUp a plusieurs modèles pour vous aider à donner forme à vos évaluations de performance ! Par exemple, vous pouvez documenter toutes les informations clés concernant les performances des employés et les décisions qui en résultent à l'aide de l'outil Modèle d'évaluation des performances ClickUp .
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Résumez et organisez les résultats de l'évaluation des performances des employés avec le modèle d'évaluation des performances de ClickUp
Avantages de la gestion continue des performances
À condition de bien la faire, la gestion continue des performances peut transformer votre entreprise pour le mieux. Voici quelques-uns de ses avantages les plus significatifs :
Des objectifs clairs, actuels et pertinents
Lorsque vous fixez des objectifs avec vos employés, les risques de malentendus sont moindres. À supposer qu'il s'en fasse, vous pouvez les résoudre rapidement lors de l'une de vos visites de contrôle régulières.
Au fil du temps, les objectifs devront évoluer. Une réévaluation fréquente des objectifs vous permet de cibler ce qui est le plus important à l'heure actuelle. Les objectifs bien définis, actuels et pertinents ont plus de chances d'être atteints. ✅
Une évaluation moins stressante et plus précise
En évaluant les performances chaque année, vous devez traiter une foule de données relatives aux employés en une seule fois. En outre, beaucoup de choses peuvent changer en un an, de sorte qu'une bonne partie des données peut ne plus être pertinente au moment de l'évaluation. 🙅
La gestion continue des performances encourage des évaluations plus fréquentes. Cette approche vous permet de vous concentrer uniquement sur les données clés et d'obtenir des informations en temps réel sur les performances des employés. Grâce à la contribution des employés, vous pouvez identifier les facteurs externes qui ont pu jouer et compléter votre compréhension de leur performance.
Fidélisation et engagement des employés
Lorsque vous encouragez les employés à participer à la définition des objectifs et à fournir un retour d'information continu, ils se sentent vus et entendus. Ils s'investissent davantage dans la réalisation de ces objectifs. Une telle relation de confiance mutuelle accroît la satisfaction au travail et la loyauté envers l'entreprise.
La gestion continue des performances contribue à de nombreux résultats positifs :
- Montre aux employés que vous vous souciez d'eux
- Elle maintient leur engagement tout au long de l'année
- Réduit la rotation du personnel
Il ne s'agit pas d'une simple théorie, les chiffres le prouvent. Quelques années seulement après avoir mis en place son système d'enregistrement, Adobe a constaté une augmentation de la productivité de ses employés une diminution de 30 % des démissions d'employés et une diminution de 50 % des départs involontaires.
$$$a Une culture de la croissance
La gestion continue des performances fait passer l'accent de l'évaluation à l'apprentissage. Bien que vous deviez évaluer les performances, l'objectif n'est pas d'instiller la peur des conséquences, mais plutôt d'encourager le développement de l'employé. 🌱
C'est pourquoi les employés doivent jouer un rôle actif dans le processus d'évaluation des performances. Vous devez donner et recevoir un retour d'information régulier.
Performance boost
Des objectifs clairs, une équipe d'assistance et un retour d'information continus, ainsi que la motivation des employés peuvent améliorer les performances de chaque employé ainsi que de l'ensemble de l'équipe et de l'organisation. Une augmentation des performances se traduit également par de meilleurs résultats financiers et d'entreprise.
Bien qu'elle nécessite un investissement important au départ, la gestion continue des performances permet d'économiser du temps et de l'argent à long terme. 💸
Revenons à notre exemple d'Adobe. Avec l'ancien système, ses responsables consacraient plus de 80 000 heures aux évaluations annuelles, ce qui a déclenché le changement. L'entreprise a pu rattraper la majeure partie de ce temps en mettant en œuvre le nouveau processus d'évaluation des performances. C'est l'une des raisons pour lesquelles Adobe est l'une des entreprises les plus rentables au monde entreprises technologiques aujourd'hui.
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Inconvénients de la gestion continue des performances
Bien qu'efficace et rentable à long terme, la gestion continue des performances n'est pas une formule magique. Elle s'accompagne d'une liste de problèmes et d'inconvénients. Vous trouverez ci-dessous les principaux d'entre eux.
Problèmes de mise en œuvre
La gestion continue des performances vous oblige à repenser et à redéfinir bon nombre de vos processus RH. Elle nécessite un investissement initial important, tant en termes de temps que d'argent. Pour y parvenir, vous devez obtenir l'adhésion de tous, des cadres supérieurs aux employés. Il ne s'agit pas non plus d'une solution unique. Vous devez trouver un moyen de l'adapter à votre cas particulier.
Une fois l'approbation obtenue, une formation appropriée est indispensable pour garantir la cohérence. S'il n'est pas cohérent, le nouveau système perdra son sens et apportera plus de mal que de bien. Compte tenu de la quantité de travail nécessaire, une communication et une organisation permanentes sont indispensables pour maintenir la cohésion du système. Sinon, le travail régulier risque d'en pâtir.
Problèmes de maintenance
Même si vous mettez en place un système de gestion continue des performances, rien ne garantit qu'il fonctionnera pour vous. Vous devez réviser votre système sur la base d'essais et d'erreurs. Cela peut ne pas être facile à faire compte tenu du temps nécessaire pour observer des résultats tangibles.
Si elles sont menées de manière désordonnée, les évaluations régulières des performances seront une source de tension pour les managers comme pour les employés. Les employés peuvent se sentir constamment surveillés, ce qui aura l'effet inverse de celui escompté et nuira à leur estime de soi. Les managers auront également besoin d'une assistance suffisante, car ils jouent un rôle crucial dans ce processus et se sentiront probablement sous pression. 😵
Problèmes de données
Des évaluations de performances plus régulières signifient également davantage de données. À moins que vous ne disposiez d'un solide système de gestion des données, la gestion continue des performances va surcharger vos managers de travail administratif. À cause de cela, ils peuvent avoir du mal à tirer des enseignements significatifs des données ou à suivre le rythme, ce qui entraîne le report d'autres tâches. ⌛
Comment mettre en œuvre la gestion continue des performances en 6 étapes ?
Passer des entretiens annuels à la gestion continue des performances n'est pas une mince affaire. Nous avons décomposé le processus en six étapes pour vous aider à vous préparer :
Étape 1 : Obtenir l'approbation
La première étape de la mise en œuvre de la gestion continue des performances consiste à obtenir l'aval de la haute direction. La transition sera un processus à forte intensité de ressources et nécessitera que tout le monde soit sur le pont, il est donc indispensable d'obtenir l'assistance nécessaire. ✍️
Lorsque vous présentez ce nouveau système, dressez la liste de tous ses avantages par rapport à l'ancien. Insistez sur la manière dont la gestion continue des performances peut profiter à l'entreprise et à son chiffre d'affaires.
Conseil de pro: Utilisez l'outil Modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp pour forfaiter votre présentation, rationaliser le processus d'approbation et lancer rapidement votre projet.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Request-and-Approval-Template.png Modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp /%img%/
Lancez votre projet en un rien de temps grâce au modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp
Étape 2 : Définir les OKR
Une fois que vous avez obtenu le feu vert pour une gestion continue des performances, vous devez concevoir les stratégie opérationnelle avec les parties prenantes clés. Définir les objectifs et les résultats clés (OKR) afin que vous puissiez mettre tous les participants sur la même page et suivre la progression. Ces OKR constitueront le cadre sur lequel vous baserez toutes vos décisions futures.
Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les objectifs de haut niveau, vous pouvez commencer à concevoir votre système de gestion des performances. Réfléchissez à la fréquence des cycles d'évaluation des performances et aux critères que vous pouvez utiliser en fonction de votre secteur d'activité. Si vous souhaitez utiliser un logiciel d'évaluation des performances analyser vos options afin d'identifier la solution optimale.
Astuce: Vous ne savez pas comment commencer à élaborer une stratégie ? Utilisez l'outil Modèle de cadre ClickUp OKR pour guider le processus et mesurer la réussite de vos efforts de mise en œuvre.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/OKR-Framework-1400x562.jpg Le modèle de cadre OKR de ClickUp /%img%/
Concevez votre stratégie de mise en œuvre de la gestion continue de la performance avec le modèle de cadre OKR de ClickUp
Étape 3 : Planifier, planifier, forfaiter
Pour mettre en œuvre un système complexe tel que la gestion continue des performances, vous devez parfaitement en forfaiter chaque élément. Vous devez diviser le processus en tâches gérables et déterminer qui est le mieux placé pour chaque rôle. Il est également important de fixer un échéancier réaliste mais rentable dans un souci de responsabilisation. 📆
Vous pouvez tirer parti ClickUp le large intervalle de fonctionnalités de gestion de projet et d'options de personnalisation de ClickUp vous permet de forfaiter la transition. La structure hiérarchique de la plateforme vous permet d'organiser l'ensemble de la documentation et du travail de manière à ce que tout soit facilement accessible. Vous pouvez également modifier les permissions pour garantir la confidentialité des données.
Créez des tâches et des sous-tâches, attribuez-les et planifiez-les en quelques clics. Avec La vue Charge de travail de ClickUp vous pouvez évaluer la capacité et la disponibilité de chaque participant. La vue Vue Gantt de ClickUp vous permet de visualiser l'échéancier de votre processus de mise en œuvre ainsi que les dépendances entre les tâches.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Charge de travail-view-simplified-1400x934.png ClickUp Vue Charge de travail /%img%/
La Vue Charge de travail de ClickUp vous permet de connaître la capacité de chaque membre de l'équipe afin d'afficher les tâches de manière efficace
Dans chaque affichage de tâche, vous pouvez ajouter tout ce qui peut être utile à l'assigné dans le cadre du travail sur la tâche, par exemple :
- Une description
- Des checklists
- Des fichiers
- Des commentaires
ClickUp rationalise votre flux de travail et simplifie la gestion du travail collaboratif entre les équipes, ce qui réduit le nombre d'e-mails et de réunions inutiles.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Task-view-Checklist.png ClickUp 3.0 Afficheur de tâches Checklist /$$img/
Utilisez l'affichage des tâches ClickUp pour planifier méticuleusement tous les processus d'évaluation
Étape 4 : Créer la documentation
La documentation est un élément clé pour l'exécution de tout projet sans parler d'un projet complexe tel que la gestion continue des performances. Une fois que vous avez convenu de tous les détails avec les parties prenantes, enregistrez toutes les informations. Ainsi, si quelqu'un a des questions ou a besoin de réactualiser ses connaissances sur le processus de gestion des performances, il pourra consulter la documentation à tout moment. 📃
Par exemple, vous pouvez créer un document de procédures opératoires normalisées (SOP) décrivant les points les plus importants que les managers doivent couvrir lorsqu'ils procèdent à des vérifications. Vous pouvez également inclure des normes d'évaluation applicables à l'ensemble de l'entreprise et fournir des instructions sur la manière de rédiger et de mettre en forme les documents d'évaluation des performances.
Vous pouvez faire tout cela grâce à Documents ClickUp clickUp Docs est l'éditeur de texte enrichi de la plateforme. Liez des tâches, ajoutez des cartes et intégrez des signets dans vos documents. Gérez les permissions et invitez les parties prenantes à modifier ou à commenter.
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Créez des procédures opératoires normalisées et d'autres documents précieux avec ClickUp Docs
Étape 5 : Informer et former
La stratégie de gestion continue des performances exige beaucoup d'adaptation de la part des managers. Ils sont également au cœur de sa réussite, c'est pourquoi vous devez concevoir un forfait de formation complet . Former les managers sur la manière d'observer le comportement, les outils à utiliser et la manière d'attribuer des évaluations de performance en fonction des objectifs prédéfinis.
Vous devez également informer vos employés du changement à venir. Expliquez-leur pourquoi c'est nécessaire et ce qu'ils y gagnent.
Assurez une assistance aux fournisseurs, prestataires et employés avant, pendant et après la transition. 👐
Étape 6 : Superviser et réviser
Au fur et à mesure que vos responsables mettent en œuvre votre nouveau système de gestion des performances, surveillez ce qui se passe afin de vous assurer du respect des délais et des objectifs.
Vous pouvez utiliser L'affichage de l'échéancier de ClickUp pour suivre les performances de chaque membre de l'équipe. Si vous souhaitez obtenir un aperçu rapide de la performance de chacun, créez une vue personnalisée de la Tableau de bord ClickUp avec les cartes et les rapports les plus pertinents pour vous.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Échéancier-Local-Charge de travail-view-simplified-1400x934.png Affichage de l'échéancier ClickUp /%img%/
Affichez la position de chaque responsable et de chaque employé grâce à la vue Échéancier de ClickUp
Il est également important de d'analyser le nouveau processus et l'optimiser au fur et à mesure. Recueillez en temps réel les réactions des responsables et des employés et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez utiliser Formulaires ClickUp pour recueillir des informations. La plateforme transformera automatiquement les réponses en tâches pour vous aider à les concrétiser en temps voulu.
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Utilisez les formulaires ClickUp pour recueillir les commentaires des employés et des managers sur votre système de gestion des performances
Surmonter les obstacles à la mise en œuvre d'une gestion continue des performances
Les entreprises peuvent rencontrer de nombreux obstacles lorsqu'elles intègrent la gestion continue des performances dans leur flux de travail. 🚧
Découvrez-les et leurs solutions typiques ci-dessous :
- Mise en œuvre incohérente: Vous devez faire l'effort de vous assurer que tout le monde comprend les subtilités du nouveau système d'évaluation afin qu'ils puissent l'appliquer de manière autonome. Vous pouvez le faire grâce à une formation, une documentation et un suivi approfondis
- Incapacité à communiquer: Les managers et les employés doivent savoir comment communiquer afin de partager un feedback honnête et de tirer le meilleur parti de leurs discussions. Les ateliers, les cours et lesactivités de renforcement de l'esprit d'équipe peuvent être utiles à cet égard
- Un retour d'information de mauvaise qualité: Des préjugés peuvent parfois s'infiltrer dans le retour d'information et le rendre inexact. Vous devez former vos managers à les détecter et à les prévenir. Selon la nature du travail, le retour d'information peut finir par être trop fréquent et frivole. Il est important d'identifier ces situations et d'adapter votre stratégie en conséquence
- Défis technologiques: Les logiciels peuvent vous sauver la vie lorsqu'il s'agit de gestion continue des performances, en vous aidant à traiter de gros volumes de données. Cependant, ils peuvent être intimidants pour les utilisateurs novices. Vous devez former vos cadres à l'utilisation du logiciel de gestion des performances et vous assurer qu'il s'intègre bien à votre système de gestion des performances existantpile technologique ## Perfectionnez votre système de gestion de la performance avec ClickUp
La gestion continue des performances apparaît comme l'alternative la moins stressante et la plus efficace aux évaluations annuelles des performances. Avec ses objectifs de collaboration à court terme, ses contrôles réguliers et ses retours d'information fréquents et réciproques, elle promeut une croissance professionnelle continue et renforce l'engagement des employés.
L'adoption de ce système n'est peut-être pas simple, mais l'utilisation d'un logiciel de gestion continue des performances tel que ClickUp peut vous aider à maîtriser tous les paramètres et à vous préparer à la réussite. S'inscrire à ClickUp et utilisez-le pour mener à bien n'importe quel projet, quelle que soit sa taille. ⛵