Avec le début de la nouvelle année, la saison de la planification annuelle commence - il y a des réunions à organiser, des objectifs à fixer et des tâches à assigner.
Tous les
commence par des données issues de la recherche, de projets antérieurs et d'experts en la matière. Et pourtant, malgré toutes les ressources et les délais prévus, nous rencontrons souvent des difficultés inattendues, qui entraînent des revers et font dérailler les progrès.
ne se limitent pas à de simples calculs. Elles impliquent une combinaison d'analyse, d'estimation et d'intuition.
Comment faire les choses différemment cette année ? Le déploiement des meilleures pratiques commerciales autour des techniques d'estimation des projets vous aidera, vous et votre équipe, à établir des calendriers plus précis et à atteindre vos objectifs de manière plus efficace.
Que sont les techniques d'estimation de projet ?
Les techniques d'estimation de projet sont des méthodes de prévision de variables telles que le calendrier d'achèvement, les coûts, les ressources et les risques liés à un projet au cours de la phase de planification.
Les gestionnaires de projet évaluent et déterminent la portée, la durée, le coût, les ressources, la qualité et les risques d'un projet. Ils sont spécialisés dans l'estimation précise des risques liés au projet et dans la prévision des résultats potentiels pour ces six facteurs clés.
Les gestionnaires de projet déploient des techniques et des outils d'estimation de projet pour la planification, l'estimation des coûts, l'analyse des données et les prévisions budgétaires pour les projets agiles.
Cela permet de s'assurer que les principales parties prenantes, telles que les dirigeants, le conseil d'administration, la direction et les clients, restent informées et alignées sur les attentes du projet.
Importance des estimations de projet
Les gestionnaires de projet prennent méticuleusement en compte toutes les variables lors de la planification d'un projet. Et pourtant, comme beaucoup d'entre nous en ont fait l'expérience année après année, il est difficile d'obtenir des estimations précises.
Préparez-vous à recevoir un guide complet sur les techniques d'estimation de projet. Ce guide vous fournira les outils et les tactiques nécessaires pour faire des prévisions plus intelligentes et plus précises concernant vos projets.
Plongeons dans le vif du sujet et éliminons l'incertitude qui entoure les projets d'une importance cruciale
.
Différents types d'estimations au cours d'un projet
Pour gérer efficacement les projets, les équipes de projet se concentrent sur six domaines clés. Ceux-ci déterminent les résultats d'un
cycle de vie de la gestion de projet
. Avant d'aborder les techniques d'estimation, il convient de comprendre les facteurs clés de la gestion du cycle de vie d'un projet.
1. Champ d'application
La portée du projet est l'une des "triples contraintes" essentielles à la gestion de projet. Elle fixe des limites et des objectifs clairs, empêchant les projets de devenir non ciblés ou trop ambitieux. La portée fait simplement référence à ce qui doit être fait pour que le projet en cours atteigne le statut d'achèvement.
Parfois, les gestionnaires de projet divisent un projet unique en différentes phases ou sprints pour aborder l'angle de la portée, en commençant par une phase de planification ou une phase de viabilité minimale, suivie par des phases de portée plus avancées.
Cela permet de s'assurer que les équipes se concentrent sur la réalisation de ce qui a été préétabli comme mesure de réussite du projet.
2. Temps
Il est essentiel d'assigner une date de fin à chaque projet à durée déterminée. Étant donné que plusieurs membres de l'équipe effectueront les tâches associées à un projet, il est nécessaire d'avoir une bonne idée de leur charge de travail et de leur capacité afin d'obtenir des estimations précises de la durée du projet.
Techniques de planification de projet
sont essentielles pour établir des
et d'atteindre les objectifs du projet. Il est essentiel de communiquer et d'aligner ces délais avec le(s) commanditaire(s) du projet.
3. Coût
Le coût, la portée et le temps sont les trois facteurs qui font ou défont votre projet.
Parmi ces trois facteurs, le "coût" est presque toujours au centre des préoccupations de tous les acteurs du projet. Il est essentiel de formuler des méthodes d'estimation des coûts précises.
Les gestionnaires de projet utilisent des techniques de budgétisation de projet pour parvenir à des estimations monétaires pour les produits livrables prévus. Après avoir obtenu l'approbation du budget par la direction, il est essentiel de suivre les dépenses et de respecter les plafonds de coûts.
4. Ressources
Pour alimenter un projet, il faut des ressources ; leur planification est l'un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet. Il s'agit de l'équipe de projet, des fournisseurs externes, des matériaux, de l'infrastructure nécessaire, des outils, etc.
L'efficacité est essentielle pour
et l'utilisation. La synchronisation de l'arrivée et de la disponibilité des ressources est également cruciale pour économiser du temps et de l'argent.
5. Qualité
Dès le départ, un projet réussi communique les paramètres de qualité possibles dans le cadre des contraintes du projet, des délais approuvés et des dispositions budgétaires.
Une fois que les gestionnaires de projet ont aligné les exigences de qualité avec les parties prenantes du projet, ils veillent à ce que tous les maîtres d'ouvrage s'y conforment.
La réalisation d'un projet dans le respect des délais et du budget n'a de valeur que si le projet répond aux paramètres de qualité spécifiés par les clients.
6. Risque
Tout nouveau projet s'accompagne d'un ensemble de risques prévisibles et imprévisibles. Le rôle d'un gestionnaire de projet est d'identifier et de signaler ces risques à la direction et à l'encadrement au début d'une initiative cruciale.
Le fait d'être conscient des risques potentiels permet d'élaborer des plans d'urgence. Il est préférable d'être préparé avec des pratiques d'atténuation des risques plutôt que de rester dans l'ignorance et d'être pris au dépourvu. On ne saurait trop insister sur l'importance d'une planification méticuleuse des risques dans la gestion de projet.
Techniques courantes d'estimation de projet
En matière de gestion de projet, les professionnels s'appuient sur des pratiques commerciales éprouvées pour
.
Voici quelques pratiques essentielles à prendre en compte :
1. Estimation ascendante
Lorsque l'on travaille sur un projet, l'option d'estimation ascendante consiste à dresser une liste des tâches à accomplir. L'estimation ascendante est une technique de planification très répandue.
Cette approche permet de faire correspondre des délais réalistes à une liste exhaustive d'éléments de travail afin d'obtenir la date de livraison finale du projet.
L'approche ascendante consiste à aligner les estimations de temps sur les propriétaires des tâches afin de créer un calendrier précis et réalisable
.
2. Estimation en trois points
La technique d'estimation en trois points est utile lorsque l'on suit l'approche ascendante. Elle permet aux chefs de projet d'établir des estimations de temps pour chaque tâche avec précision.
Au lieu d'ajouter une
l'estimation du temps
en amont, la technique des trois points exige que les chefs de projet demandent trois estimations de temps différentes aux propriétaires des tâches-l'estimation la plus optimiste, la perspective la plus pessimiste et l'estimation la plus réaliste.
La moyenne pondérée de ces trois estimations permet de déterminer en toute connaissance de cause la date d'achèvement prévue pour chaque tâche, ce qui aboutit au résultat final du projet.
3. Estimation descendante
La technique d'estimation descendante est l'inverse de la méthode d'estimation ascendante. Elle s'applique le mieux lorsqu'on est confronté à une échéance difficile. Le processus consiste à travailler à rebours à partir de la date cible d'achèvement du projet, en le décomposant en phases, tâches et sous-tâches.
Vous connaissez peut-être la tactique classique de gestion de projet qui consiste à simplifier des tâches plus importantes et plus complexes en tâches réalisables. C'est ce qu'on appelle la
Structure de répartition du travail (SRT)
. L'estimation descendante va de pair avec la structure de répartition du travail.
ClickUp Work Breakdown Structure Template vous aide à gérer vos projets
4. Estimation paramétrique
Vous pouvez combiner
estimation paramétrique
avec l'estimation descendante pour garantir une meilleure précision. Les deux utilisent des données antérieures provenant de projets similaires.
Les statistiques constituent la base de l'approche paramétrique. Elle ajuste les données en fonction des différences entre les projets passés et présents afin de réaliser des estimations mieux informées.
5. Estimation basée sur l'expertise
L'estimation des éléments du projet basée sur l'expertise s'appuie sur l'expérience pratique et le jugement expert des personnes qui ont déjà travaillé sur des projets similaires. S'entretenir avec des spécialistes qui ont réussi à identifier
les données relatives à l'étendue du projet, au suivi des délais et à la gestion des coûts peuvent fournir des informations précieuses pour la planification de nouveaux projets.
Cette approche permet de gagner du temps et d'économiser des efforts, car vous bénéficierez des connaissances des experts plutôt que de partir de zéro.
Chaque projet est unique en raison des divers facteurs qui influent sur les résultats finaux. Il est donc préférable d'adapter les enseignements des experts au contexte actuel de votre organisation et de votre équipe.
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Quand et qui doit réaliser les estimations de projet ?
Les techniques d'estimation dans le domaine de la gestion de projet sont utiles à toutes les organisations, quel que soit leur rôle. Nous gérons tous des mini-projets d'une manière ou d'une autre, que ce soit individuellement ou avec nos équipes.
Alors que l'équipe de projet et les experts en la matière sont généralement chargés de l'estimation du projet, le chef de projet gère la base de données ou les documents dans lesquels les estimations sont enregistrées.
Cependant, il convient d'identifier la personne la plus efficace pour mettre en œuvre les techniques d'estimation de projets pour des projets d'entreprise plus importants qui couvrent plusieurs fonctions et niveaux.
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Incorporez les techniques essentielles d'estimation de projet dans vos processus de gestion de projet et apportez clarté et confiance à vos équipes. Grâce à des techniques d'estimation fiables, vous vous assurez de terminer vos projets dans les délais et dans le respect du budget, maximisant ainsi l'efficacité et la productivité.
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FAQ
1. Quelles sont les techniques courantes d'estimation de projet ?
Il existe cinq méthodes couramment utilisées pour estimer les projets : 1) l'estimation ascendante, 2) l'estimation en trois points, 3) l'estimation descendante, 4) l'estimation paramétrique et 5) l'estimation basée sur l'expertise.
Les gestionnaires de projet utilisent ces méthodes pour prévoir la portée, le temps et le coût d'un nouveau projet d'entreprise, également connu sous le nom de "triple contrainte"
2. Pourquoi les estimations de projet sont-elles cruciales ?
L'estimation d'un projet est une première étape cruciale dans la planification efficace d'un projet. Elle aide les gestionnaires de projet à déterminer une portée, un calendrier et un coût réalistes pour le projet.
Des coûts et des estimations précis sont essentiels pour aligner les parties prenantes et les sponsors qui investissent dans le projet dans l'espoir d'en tirer des bénéfices.
3. Comment ClickUp aide-t-il au processus d'estimation de projet ?
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Les estimations de temps et la vue de la charge de travail dans ClickUp permettent aux chefs de projet d'anticiper la performance de l'équipe sur chaque livrable. Des tableaux de bord en temps réel leur permettront de comparer les progrès réels avec les objectifs estimés. ClickUp simplifie et améliore l'estimation des projets, la rendant plus précise et plus efficace.