Avec l'arrivée de la nouvelle année, la saison de la planification annuelle commence : il y a des réunions à organiser, des objectifs à fixer et des tâches à attribuer.
Toute planification de projet commence par la collecte d'informations issues de recherches, de projets antérieurs et d'experts en la matière. Et pourtant, malgré toutes les ressources et l'échéancier établis, nous sommes souvent confrontés à des défis inattendus qui entraînent des contretemps et ralentissent la progression.
Les prévisions de projet nécessitent plus que de simples calculs. Elles impliquent une combinaison d'analyse, d'estimation et d'intuition.
Comment faire les choses différemment cette année ? La mise en œuvre des bonnes pratiques commerciales en matière de techniques d'estimation de projets vous aidera, vous et votre équipe, à établir des échéanciers plus précis et à atteindre vos objectifs plus efficacement.
Qu'est-ce que les techniques d'estimation de projet ?
Les techniques d'estimation de projet sont des méthodes permettant de réaliser des prévisions concernant des variables telles que l'échéancier de réalisation, les coûts, les ressources et les risques liés à un projet pendant l'étape de planification.
Les chefs de projet évaluent et déterminent la portée, la durée, le coût, les ressources, la qualité et les risques d'un projet. Ils sont spécialisés dans l'estimation précise des risques liés aux projets et dans la prévision des résultats potentiels pour ces six facteurs clés.
Les chefs de projet déploient des techniques et des outils d'estimation de projet pour la planification, l'estimation des coûts, l'analyse des données et les prévisions budgétaires pour les projets agiles.
Cela permet de garantir que les principales parties prenantes, telles que la direction, le conseil d'administration, les responsables et les clients, restent informées et alignées sur les attentes du projet.
Importance des estimations de projet
Les chefs de projet examinent méticuleusement toutes les variables lors de la planification d'un projet. Et pourtant, comme beaucoup d'entre nous l'ont constaté année après année, il est difficile d'établir des estimations précises.
Préparez-vous à découvrir un guide complet sur les techniques d'estimation de projets. Ce guide vous fournira les outils et les tactiques nécessaires pour faire des prévisions plus intelligentes et plus précises concernant vos projets.
Plongeons-nous dans le vif du sujet et éliminons l'incertitude qui entoure les objectifs commerciaux cruciaux de l'entreprise.
Différents types d'estimations au cours d'un projet
Pour gérer efficacement les projets, les équipes se concentrent sur six domaines clés. Ceux-ci déterminent les résultats d'un cycle de vie de la gestion de projet. Avant de nous plonger dans les techniques d'estimation, comprenons les facteurs clés de la gestion du cycle de vie d'un projet.
1. Portée
La portée du projet est l'une des « trois contraintes » essentielles à la gestion de projet. Elle définit des limites et des objectifs clairs, empêchant les projets de devenir flous ou trop ambitieux. La portée fait simplement référence à ce qui doit être fait pour que le projet en cours atteigne le statut « achevé ».
Parfois, les chefs de projet divisent un même projet en différentes phases ou sprints afin d'aborder le projet sous différents angles, en commençant par une phase de planification ou une phase minimale viable, suivie de phases plus avancées.
Cela permet de garantir que les équipes se concentrent sur la réalisation des objectifs préalablement définis comme indicateurs de réussite du projet.
2. Temps
Il est essentiel de fixer une date de fin pour chaque projet à durée déterminée. Étant donné que plusieurs membres de l'équipe effectueront les tâches associées à un projet, il est nécessaire d'avoir une bonne idée de leur charge de travail et de leur capacité afin d'établir des estimations précises de l'échéancier.
Les techniques de planification de projet sont essentielles pour établir des échéanciers réalistes et atteindre les objectifs du projet. Il est crucial de communiquer et d'harmoniser ces échéanciers avec le ou les promoteurs du projet.
3. Coût
Le coût, la portée et le temps sont les trois facteurs qui déterminent la réussite ou l'échec de votre projet.
Parmi ces trois éléments, le « coût » est presque toujours la priorité absolue pour toutes les parties prenantes d'un projet. Il est essentiel de mettre au point des méthodes d'estimation des coûts précises.
Les chefs de projet déploient des techniques de budgétisation afin d'établir des estimations financières pour les livrables définis dans le périmètre du projet. Une fois le budget approuvé par la direction, il est essentiel de réaliser le suivi des dépenses et de respecter les plafonds de coûts.
4. Ressources
Vous avez besoin de ressources pour mener à bien un projet ; leur planification est l'un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet. Il s'agit notamment de votre équipe de projet, des fournisseurs externes, des matériaux, des infrastructures nécessaires, des outils, etc.
L'efficacité est essentielle dans l'allocation et l'utilisation des ressources. Il est également crucial de synchroniser l'arrivée et la disponibilité des ressources afin de gagner du temps et de l'argent.
5. Qualité
Dès le départ, un projet de réussite communique les paramètres de qualité possibles pouvant être atteints dans le cadre des contraintes du projet, du temps approuvé et des dispositions budgétaires.
Une fois que les chefs de gestion de projet ont aligné les exigences de qualité avec les parties prenantes du projet, ils veillent à ce que tous les propriétaires du projet s'y conforment.
Achever un projet dans les délais et dans les limites du budget n'a de valeur que si le projet répond aux paramètres de qualité spécifiés par les clients.
6. Risque
Chaque nouveau projet comporte son lot de risques prévisibles et imprévisibles. Le rôle d'un chef de projet consiste à identifier et à signaler ces risques à la direction et à l'équipe de gestion dès le début d'une initiative cruciale.
Être conscient des risques potentiels aide à élaborer des plans d'urgence. Il vaut mieux se préparer à atténuer les risques que de rester dans l'ignorance et d'être pris au dépourvu. On ne saurait trop insister sur l'importance d'une planification minutieuse des risques dans la gestion de projet.
Techniques courantes d'estimation de projet
En gestion de projet, les professionnels s'appuient sur des pratiques commerciales éprouvées pour estimer les projets.
Voici quelques pratiques essentielles à prendre en compte :
1. Estimation ascendante
Lorsque vous travaillez sur un projet, l'option d'estimation ascendante consiste à répertorier tout sous forme de liste de tâches. L'estimation ascendante est une technique de planification très répandue.
Dans cette approche, vous pouvez établir des échéanciers réalistes pour une liste exhaustive d'éléments de travail afin d'arriver à la date de livraison finale du projet.
L'approche ascendante consiste à aligner les estimations de durée avec les propriétaires des tâches afin de créer une feuille de route précise et réalisable pour le projet.
2. Estimation en trois points
La technique d'estimation en trois points est utile lorsque l'on suit l'approche ascendante. Elle permet aux chefs de projet de réaliser une estimation de durée précise pour chaque tâche.
Au lieu de fixer une estimation de durée à l'avance, la technique des trois points exige des chefs de projet qu'ils demandent trois estimations de durée différentes aux propriétaires des tâches : l'estimation la plus optimiste, la plus pessimiste et la plus réaliste.
La moyenne pondérée de ces trois éléments permet d'obtenir une date d'achèvement prévue bien informée pour chaque tâche, ce qui conduit au résultat final du projet.
3. Estimation descendante
La technique d'estimation descendante est l'inverse de la méthode d'estimation ascendante. Elle est particulièrement adaptée lorsque vous êtes confronté à une échéance stricte. Le processus consiste à travailler à rebours à partir de la date cible d'achèvement du projet, en le décomposant en phases, tâches et sous-tâches.
Vous connaissez peut-être la tactique classique de gestion de projet qui consiste à simplifier les éléments importants et complexes en tâches réalisables. Elle est appelée « structure de répartition du travail » (SRT). L'estimation descendante va de pair avec la SRT.
4. Estimation paramétrique
Vous pouvez combiner l'estimation paramétrique et l'estimation descendante pour garantir une meilleure précision. Les deux méthodes utilisent les données historiques de projets similaires.
Les statistiques constituent la base de l'approche paramétrique. Celle-ci ajuste les données en fonction des différences entre les projets passés et présents afin de réaliser des estimations mieux informées.
5. Estimation basée sur l'expertise
L'estimation des éléments d'un projet basée sur l'expertise s'appuie sur l'expérience pratique et le jugement d'experts ayant déjà travaillé sur des projets similaires. Discutez avec des spécialistes qui ont réussi à définir la portée d'un projet, à suivre l'échéancier et à gérer les coûts. Vous obtiendrez ainsi des informations précieuses pour planifier de nouveaux projets.
Cette approche vous permet de gagner du temps et d'économiser vos efforts, car vous bénéficiez des connaissances d'experts plutôt que de partir de zéro.
Chaque projet est unique en raison de divers facteurs qui influent sur les résultats finaux. Il est donc préférable d'adapter les enseignements tirés des experts au contexte actuel de votre organisation et de votre équipe.
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Utilisez la fonctionnalité « Estimations de durée » de ClickUp pour chaque tâche afin de comparer le temps réel à vos estimations de durée pour référence future. Cela vous aidera à anticiper les obstacles et à éliminer le retard global du projet.
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Quand et qui doit réaliser les estimations de projet ?
Les techniques d'estimation en gestion de projet sont précieuses pour toutes les organisations, quel que soit leur rôle. Nous gérons tous des mini-projets à une certaine capacité, que ce soit individuellement ou avec nos équipes.
Alors que l'équipe de projet et les experts en la matière sont généralement chargés de l'estimation du projet, le chef de projet gère la base de données ou les documents dans lesquels les estimations sont consignées.
Cependant, identifiez la personne la plus efficace pour mettre en œuvre les techniques d'estimation des projets pour les projets d'entreprise de plus grande envergure qui couvrent plusieurs fonctions et niveaux.
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FAQ
1. Quelles sont les techniques courantes d'estimation de projet ?
Il existe cinq méthodes couramment utilisées pour estimer les projets : 1) l'estimation ascendante, 2) l'estimation en trois points, 3) l'estimation descendante, 4) l'estimation paramétrique et 5) l'estimation basée sur l'expertise.
Les chefs de projet utilisent ces méthodes pour prévoir la portée, la durée et le coût d'un nouveau projet d'entreprise, également appelés « triple contrainte ».
2. Pourquoi les estimations de projet sont-elles cruciales ?
L'estimation de projet est une première étape cruciale dans la planification efficace d'un projet. Elle aide les chefs de projet à déterminer de manière réaliste la portée, l'échéancier et le coût du projet.
Des coûts et des estimations précis sont essentiels pour aligner les parties prenantes et les sponsors qui investissent dans le projet dans l'espoir d'en tirer des bénéfices.
3. Comment ClickUp facilite-t-il le processus d'estimation des projets ?
ClickUp est une plateforme complète de gestion de projet qui rationalise l'estimation des projets. Elle offre des fonctionnalités d'estimation de durée, de prévision des coûts du projet et de visualisation de la progression. Grâce à ClickUp Tasks, les équipes interfonctionnelles peuvent facilement planifier et collaborer sur les livrables du projet.
La vue « Estimations de durée et Charge de travail » de ClickUp permet aux chefs de projet d'anticiper les performances de l'équipe pour chaque livrable. Des tableaux de bord en temps réel leur permettent de comparer les progrès réels avec les cibles estimées. ClickUp simplifie et améliore l'estimation des projets, la rendant plus précise et plus efficace.