Vous êtes-vous déjà demandé ce qui distingue un projet ordinaire d'un projet extraordinaire ? La réponse réside dans la conception du projet. Étape précoce du cycle de vie d'un projet, la conception est la colonne vertébrale de tous les projets.
À l'étape de la conception du projet, vous créez les plans qui mèneront à la réussite et transformez vos idées brutes en une feuille de route structurée pour atteindre l'objectif de votre projet.
Le processus de conception d'un projet ne se limite pas à l'élaboration de plans, il va bien au-delà. Il s'agit d'envisager stratégiquement chaque étape, de comprendre les risques, de planifier les imprévus et de s'assurer que chaque composante s'aligne sur les objectifs généraux.
Dans cet article, nous vous présenterons tous les aspects essentiels de la conception d'un projet, en commençant par le pourquoi et en terminant par des exemples concrets.
Qu'est-ce que la conception de projet ?
La conception d'un projet est la phase initiale d'un projet au cours de laquelle les chefs de projet planifient les ressources, les livrables et les échéanciers. De la planification de la vision et des objectifs du projet à la détermination de son budget et de ses stratégies d'évaluation, de nombreuses décisions cruciales sont prises au cours de cette phase.
L'objectif principal de cette phase est de fournir un cadre clair et complet qui guide l'équipe de projet tout au long du cycle de vie, du lancement à la clôture.
Réfléchissez à des idées, élaborez des stratégies, rassemblez des ressources et fixez des objectifs finaux en expérimentant divers outils tels que des organigrammes, des prototypes, des impressions photographiques, des croquis et des images. Et n'oubliez pas de sortir votre tableau d'idées et d'impliquer les membres de votre équipe dans le processus.
Les éléments essentiels de cette étape sont les suivants :
- Définition du périmètre : définissez clairement la vision, les objectifs et les livrables du projet.
- Définition des objectifs : établissez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables et pertinents.
- Répartition des tâches : structurez le projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
- Identifiez les dépendances : examinez la séquence des tâches et identifiez les dépendances.
- Planification des ressources : identifiez et allouez les ressources nécessaires, telles que les personnes, les matériaux et le budget.
- Élaboration d'un échéancier : créez un échéancier réaliste avec des jalons et des échéances pour chaque phase du projet.
- Évaluation des risques : identifiez les risques potentiels et préparez-vous aux imprévus.
Une fois le plan du projet achevé, partagez-le avec vos parties prenantes et vos investisseurs potentiels afin d'obtenir leur accord et de passer à la phase de lancement. Comme il s'agit essentiellement d'une étape de réflexion et de synthèse de vos idées, il est essentiel d'utiliser des outils pour rendre vos idées plus tangibles et concrètes.
Le logiciel de gestion de projet ClickUp propose des outils tels que des diagrammes de Gantt, ClickUp AI et bien d'autres encore, qui améliorent la clarté de votre plan de projet et facilitent une compréhension plus complète du projet proposé par les parties prenantes.
Importance de la conception d'un projet dans la gestion de projet
Le processus de conception d'un projet est essentiel à la réussite et à l'efficacité de tout projet. En tant que plan directeur de votre projet, la réussite de cette étape déterminera la fluidité avec laquelle votre projet avancera. En effet, toutes vos étapes seront basées sur la conception que vous établirez ici.
Voici quelques raisons pour lesquelles la conception d'un projet est cruciale dans la gestion de projet :
Clarté de la vision
La conception d'un projet permet de clarifier la vision globale et les objectifs du projet. Elle fournit une feuille de route qui décrit le but, les objectifs et les résultats du projet et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Allocation efficace des ressources
Un aspect crucial de cette étape consiste à allouer les ressources nécessaires. De la sélection du meilleur logiciel de gestion de projet au choix des personnes les plus compétentes pour le poste, un chef de projet peut rassembler les ressources nécessaires pour achever le projet.
Une meilleure prise de décision
Un plan de projet bien conçu garantit une prise de décision éclairée tout au long du cycle de vie du projet. Prenez des décisions opportunes et efficaces grâce à une vue d'ensemble de la structure et des objectifs de votre projet.
Suivi et évaluation
La phase de conception du projet vous aide à créer des repères pour suivre la progression et évaluer la réussite du projet. Elle fournit une base pour comparer les résultats réels aux objectifs prévus et vous permet d'apporter les ajustements nécessaires.
Les 7 étapes de la conception d'un projet
Maintenant que vous connaissez l'importance du processus de conception de projet, passons aux étapes à suivre. Avant de vous lancer, n'oubliez pas qu'une étape réussie n'est possible que si vous utilisez les bons outils et suivez les principes essentiels de la gestion de projet.
1. Définissez votre vision et vos objectifs
La première étape de la conception d'un projet consiste à définir votre vision et votre objectif. Ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils désignent des aspects différents.
Par exemple, la vision d'une start-up technologique pourrait être de révolutionner la communication numérique en créant une plateforme accessible à l'échelle mondiale. Ses objectifs pourraient donc être d'atteindre 10 millions d'utilisateurs actifs au cours des 18 prochains mois et de s'implanter sur deux nouveaux marchés internationaux d'ici la fin du prochain exercice fiscal.
Vous remarquez la différence ? La vision de votre projet est son objectif final. Elle définit ce que vous souhaitez accomplir avec ce projet. Vos objectifs sont les moyens d'atteindre cette vision.
Votre vision définit le potentiel du projet, que vous pouvez présenter aux parties prenantes. Créez un énoncé de vision captivant qui dépeint le problème que votre projet tente de résoudre.
Une fois que vous avez créé votre énoncé de vision, fixez vos objectifs. Vos objectifs sont la solution, la manière dont vous allez résoudre le problème défini dans votre vision. Vous pouvez également utiliser les critères SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps) pour les développer.
Comme vous aurez plusieurs objectifs, veillez à ce qu'ils soient clairement définis, avec une visibilité élevée et accessibles à tous les membres de l'équipe du projet afin d'éviter toute confusion.
2. Définissez les résultats et les livrables
Maintenant que vos objectifs sont prêts, l'étape suivante consiste à établir les résultats du projet. Les résultats sont généralement plus détaillés et mesurables. Ils peuvent être quantitatifs, tels que les indicateurs d'engagement des utilisateurs et les cibles de chiffre d'affaires, ou qualitatifs, tels que l'amélioration de la satisfaction client.
Une fois que vous avez défini les résultats attendus, documentez tous vos principaux livrables. Il existe deux types de livrables :
- Interne : ces informations seront communiquées aux membres de votre équipe ou à d'autres services internes. Elles comprennent les rapports de suivi du temps, les conceptions initiales, les rapports de progression et les rapports budgétaires.
- Externes : ils sont partagés avec vos clients et investisseurs qui ont un intérêt dans le projet. Ils peuvent inclure des rapports sur l'état d'avancement du projet, des rapports de progression, les conceptions initiales et finales, ainsi que les produits finaux.
Voici quelques-uns des éléments clés à retenir lors de la définition des livrables d'un projet :
- Vous ne pouvez pas définir les livrables d'un projet sans avoir des objectifs clairs et mesurables.
- Décomposez vos livrables en parties plus petites et réalisables afin de les rendre plus faciles à atteindre.
- Fixez des délais réalistes et respectez-les. Précisez les délais en fonction du niveau de difficulté de la tâche afin de réduire les risques de retard.
- Classez-les par ordre de priorité. Ainsi, votre équipe pourra les traiter dans les délais impartis.
- Établissez des canaux de communication pour vous assurer que tout le monde est sur la même page.
- Utilisez un outil de gestion de projet pour suivre vos livrables, les classer par priorité et obtenir des informations en temps réel.
3. Comprendre les risques et les contraintes
Tout projet comporte certains risques. Ceux-ci peuvent être liés aux processus, aux personnes ou aux ressources. C'est pourquoi il est essentiel de bien comprendre les différents risques qui peuvent avoir une incidence sur l'achèvement de votre projet.
Grâce à ces connaissances, vous pourrez élaborer des stratégies d'atténuation et assurer le suivi auprès des services concernés. Une stratégie d'atténuation rassurera également vos principales parties prenantes et inspirera confiance dans votre projet.
Si chaque projet comporte des risques et des contraintes différents, certains restent communs. Examinons-les :
- Dérive des objectifs : lorsque les objectifs du projet ne sont pas clairs et communiqués aux parties concernées. Veillez à définir clairement les paramètres du projet dès le début afin d'éviter ce risque.
- Ressources insuffisantes : cela se produit en raison d'un manque de ressources telles que l'argent, le temps, les compétences ou la technologie. Pour éviter que cela ne se produise à long terme, élaborez un plan d'allocation des ressources.
- Risques liés à la performance : le risque lié à la performance survient lorsque les performances de votre projet ne correspondent pas aux attentes initiales. Bien qu'il soit difficile d'anticiper la raison exacte de cette sous-performance, vous pouvez l'atténuer en utilisant un logiciel de gestion de projet pour suivre la progression en temps réel et identifier les problèmes à temps.
4. Affinez votre stratégie grâce à la visualisation
L'utilisation d'aides visuelles dans votre stratégie de projet le rend plus attrayant et plus facile à comprendre. Selon le Project Management Institute, « la gestion de projet visuelle offre des informations présentées de manière à ce que chacun puisse les consulter au moment, à l'endroit et de la manière qui lui conviennent le mieux. »
Des diagrammes de Gantt et des tableaux de travail aux cartes mentales et aux conceptions d'écran, les aides visuelles permettent de communiquer facilement des informations qui semblent complexes autrement.
Voici quelques-uns des outils visuels les plus populaires à utiliser pour votre projet :
- Carte mentale : une carte mentale vous aide à visualiser et à lier les livrables. Utilisez les cartes mentales pour créer de nouvelles idées et comprendre différents concepts.
- Organigramme : un organigramme donne une représentation visuelle étape par étape d'un processus ou d'une tâche.
- Diagramme de Gantt : les diagrammes de Gantt vous permettent de visualiser la durée, les tâches, les échéanciers et les calendriers d'un projet afin de vous aider à comprendre le temps que prendra une tâche.
- Diagramme PERT: utilisez cet outil pour organiser et visualiser les tâches de votre projet. Il est particulièrement utile pour les projets complexes.
- Échéanciers de projet : un échéancier présente les tâches ou les évènements sur une période donnée. Un support visuel permet à chacun de connaître les différentes phases du projet.
Une autre option consiste à utiliser un logiciel de conception de processus pour visualiser les processus complexes de votre projet. Étant donné qu'il existe de nombreux outils visuels, il est essentiel de choisir ceux qui conviennent le mieux à votre équipe. Par exemple, si votre équipe de projet est petite et que le projet est simple, vous pouvez utiliser un organigramme pour les détails.
5. Préparez-vous aux imprévus
Même si votre planification de projet est détaillée et minutieuse, les choses ne se passent pas toujours comme prévu. C'est pourquoi l'étape suivante de la conception d'un projet consiste à élaborer un plan d'urgence. Il s'agit d'un plan B à utiliser en cas d'évènement identifié. Le risque peut être de toute nature, du manque de budget et de compétences à une mauvaise gestion ou une mauvaise communication.
Voici les étapes à suivre pour créer un plan d'urgence :
- Comme vous avez déjà identifié les risques lors d'une étape précédente, il est temps d'élaborer des stratégies d'atténuation. Allouez les ressources, notamment le budget et le personnel, nécessaires à la mise en œuvre des stratégies d'atténuation.
- Ensuite, déterminez les points déclencheurs qui indiquent qu'un risque s'est produit. Élaborez un plan d'intervention détaillé pour chaque risque identifié, en précisant qui est responsable de l'intervention et les mesures spécifiques à mettre en œuvre.
- Intégrez le plan d'urgence dans la documentation globale du projet. Cela permettra de s'assurer que toute l'équipe du projet est au courant des mesures d'urgence.
- Surveillez régulièrement l'environnement du projet afin de détecter tout changement susceptible d'avoir un impact sur les risques identifiés.
6. Finalisez votre budget
Maintenant que vous avez terminé les bases de la conception de votre projet, il est temps de décider de votre budget. Un budget complet garantit la disponibilité des ressources pendant l'exécution du projet et réduit les risques de dépassement des coûts.
Par conséquent, allouez un certain montant à chaque activité, tâche et processus du projet. Un budget vous aide également à déterminer la faisabilité de votre projet. Si les coûts dépassent les bénéfices escomptés, le projet pourrait ne pas être réalisable.
Il est essentiel de garder à l'esprit les éléments suivants lors de l'élaboration d'un budget :
- Pensez aux membres de l'équipe, aux ressources externes, à la formation, à l'équipement, à l'espace et aux services professionnels dont vous aurez besoin pour achever le projet.
- Estimez les montants pour chaque ressource que vous avez identifiée.
- Vous pouvez comparer votre budget actuel à ceux utilisés pour des projets similaires.
- N'oubliez pas de prévoir un budget pour votre plan d'urgence.
- Mentionnez toutes les ressources allouées dans le document du projet.
Le budget d'un projet étant un document complet, il est préférable d'utiliser un outil de gestion de projet tel que ClickUp. ClickUp vous permet de partager et de mettre à jour votre budget, tout en vous offrant des moyens innovants de le visualiser.
7. Mettre en place des processus de suivi et d'approbation
Les processus de suivi et d'approbation définissent les critères de réussite de votre projet, ce qui en fait un élément indispensable de la gestion de projet. C'est là que vous déterminez si vous avez atteint les résultats et les livrables souhaités.
Des processus d'approbation efficaces garantissent la transparence, la responsabilité et une prise de décision efficace tout au long du cycle de vie du projet. Les processus de suivi et d'approbation des projets comprennent les éléments suivants :
- Identifier et définir des indicateurs clés de performance (KPI) mesurables qui correspondent aux objectifs du projet
- Décomposer l’échéancier du projet en jalons importants
- Sélectionner les outils et les systèmes appropriés pour surveiller les activités
- Attribuer des responsabilités aux membres de votre équipe
- Définir les critères d'obtention des autorisations à différentes étapes du projet
- Élaborer un plan de communication pour partager les mises à jour sur la progression du projet et les demandes d'approbation
Comment améliorer la conception d'un projet ?
Le processus de conception d'un projet ne s'achève pas après avoir suivi les sept étapes mentionnées ci-dessus. Comme pour tout processus, il y a toujours matière à amélioration. Il est donc essentiel d'affiner les stratégies, d'intégrer les enseignements tirés des projets précédents et d'utiliser de nouveaux outils et technologies.
L'utilisation d'un outil de gestion de projet tel que ClickUp vous aidera à rendre la phase de conception de votre projet plus fluide, plus rapide et plus innovante. Voyons comment.
- ClickUp propose des fonctionnalités interactives d'échéancier et vous permet d'attribuer des échéanciers clairs aux différentes parties de vos projets. Définissez les dates de début et d'échéance, les dépendances et les priorités.
- Divisez les projets complexes en tâches gérables et attribuez-les à différents membres de l'équipe.
- Avec ClickUp Docs, vous bénéficiez d'un aperçu complet de vos projets. Utilisez-le pour partager vos commentaires et vos maquettes et collaborer avec les membres de votre équipe en temps réel.
- Cet outil vous permet également de visualiser les capacités de votre équipe, ce qui facilite le suivi et l'amélioration de son efficacité.
- Tirez également parti d'outils tels que les diagrammes de Gantt et PERT pour suivre la progression du projet et visualiser les processus.
Exemples de conception de projet
Les outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt sont extrêmement utiles lors de la conception d'un projet. Par exemple, un diagramme de Gantt présente la feuille de route et l'échéancier du projet si vous travaillez sur un projet de développement logiciel.
Le diagramme de Gantt ci-dessous présente la feuille de route du produit et l’échéancier du projet.
Les diagrammes de Gantt présentent toutes les informations pertinentes de manière structurée et facile à comprendre. Ils vous aident également à les partager avec toutes les parties prenantes concernées par le projet.
Les diagrammes de Gantt sont l'un des nombreux outils à votre disposition pour la conception de votre projet. D'autres fonctionnalités, telles que la vue Équipe, vous permettent de surveiller et de suivre la progression de chaque membre de votre équipe de projet.
Concevoir et gérer efficacement des projets
La conception d'un projet est un plan qui transforme votre vision du projet en objectifs réalisables. Elle offre aux équipes une feuille de route structurée à suivre. En définissant vos objectifs, en établissant les résultats attendus, en comprenant les risques et les visualisations, en préparant des plans d'urgence, en établissant un budget et en développant des procédures de suivi, vous vous assurez que votre projet démarre et se termine avec succès.
Et n'oubliez pas de tirer parti des fonctionnalités robustes d'un outil de gestion de projet! Un outil tel que ClickUp facilitera la phase de conception de votre projet et vous aidera à atténuer les risques en temps voulu.