Vous êtes-vous déjà demandé ce qui distingue un projet ordinaire d'un projet extraordinaire ? La réponse réside dans la conception du projet. Un processus précoce dans la cycle de vie du projet la conception d'un projet est l'épine dorsale de tous les projets.
À l'étape de la conception du projet, vous créez des plans de réussite et donnez à vos idées brutes la forme d'un chemin structuré vers la réalisation de l'objectif de votre projet.
Le processus de conception d'un projet ne se limite pas à l'élaboration de forfaits ; c'est bien plus que cela. Il s'agit d'envisager stratégiquement chaque étape, de comprendre les risques, de prévoir des forfaits et de s'assurer que chaque élément s'aligne sur les objectifs généraux.
Dans cet article, nous allons vous présenter tous les aspects cruciaux de la conception d'un projet, en commençant par le pourquoi et en terminant par des exemples concrets.
Qu'est-ce que la conception de projet?
La conception d'un projet est la phase initiale d'un projet au cours de laquelle les gestionnaires de projet prévoient les ressources, les produits livrables et les échéanciers. Depuis le forfait de la vision et de l'objectif du projet jusqu'à l'établissement des budgets et des stratégies d'évaluation, de nombreuses décisions vitales sont prises au cours de cette phase.
L'objet principal de cette phase est de fournir un cadre clair et complet qui guide l'équipe du projet tout au long du cycle de vie, du lancement à la clôture.
Faites un remue-méninges, élaborez des stratégies, rassemblez des ressources et fixez des objectifs finaux en expérimentant divers outils tels que des organigrammes, des prototypes, des impressions photographiques, des croquis et des images. Et n'oubliez pas de sortir votre tableau des idées et impliquez les membres de votre équipe dans le processus.
le tableau blanc de ClickUp 3.0
teams facilite la collaboration entre les membres de l'équipe, le brainstorming, l'organisation des idées et l'établissement de liens
Les éléments essentiels de cette étape sont les suivants :
- Définition du champ d'application: Définir clairement la vision, les objectifs et les produits livrables du projet
- Paramétrage des objectifs: Établir des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables et pertinents
- **Décomposition des tâches : structurer le projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer
- Identifier les dépendances: Examiner la séquence des tâches et identifier les dépendances
- Planification des ressources: Identifier et allouer les ressources nécessaires, telles que le personnel, le matériel et le budget
- Échéancier: Créez un échéancier réaliste avec des jalons et des délais pour chaque phase du projet
- Évaluation des risques: Identifier les risques potentiels et préparer les éventualités
Une fois le forfait achevé, partagez-le avec les parties prenantes et les investisseurs potentiels pour obtenir leur approbation et entamer la phase de lancement. Comme il s'agit essentiellement d'une étape de remue-méninges et de mise en commun de vos idées, il est crucial d'utiliser des outils pour rendre vos idées plus tangibles et concrètes.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Simplified-1400x934.png Le tableau de bord de ClickUp 3.0 simplifié /$$img/
le logiciel de gestion de projet de $$Up affiche une vue simplifiée du statut du projet, des efforts de l'équipe et des tâches à accomplir Le logiciel de gestion de projet de ClickUp propose des outils tels que les diagrammes de Gantt, ClickUp IA, et bien d'autres encore, qui améliorent la clarté de votre plan de projet et facilitent une compréhension plus complète du projet proposé par les parties prenantes.
Importance de la conception de projet dans la gestion de projet
Le projet le processus de conception est essentiel à la réussite et à l'efficacité de tout projet. En tant que schéma directeur de votre projet, la réussite de cette étape déterminera la fluidité de l'avancement de votre projet. En effet, toutes vos étapes seront basées sur la conception que vous aurez établie ici.
Voici quelques raisons pour lesquelles la conception d'un projet est cruciale dans la gestion de projet :
Clarité de la vision
La conception du projet permet de clarifier la vision globale et les objectifs du projet. Elle fournit une feuille de route qui décrit le but, les objectifs et les résultats du projet et permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page.
Affectation efficace des ressources
Un aspect crucial de cette étape est l'allocation des ressources nécessaires. De la sélection des meilleurs logiciel de gestion de projet en choisissant les meilleures personnes pour le travail, un gestionnaire de projet peut rassembler les ressources nécessaires pour achever le projet avec succès.
Meilleure prise de décision
Un forfait de projet bien conçu garantit une prise de décision éclairée tout au long du cycle de vie du projet. Prenez des décisions opportunes et efficaces en affichant une vue d'ensemble de la structure et des objectifs de votre projet.
Suivi et évaluation
La phase de conception du projet vous aide à créer des repères pour suivre la progression et évaluer la réussite du projet. Elle fournit une base pour comparer les résultats réels aux objets forfaitaires et vous permet de procéder aux ajustements nécessaires.
7 étapes de la conception d'un projet
Maintenant que vous connaissez l'importance du processus de conception d'un projet, passons à ses étapes. Avant de vous y plonger, rappelez-vous qu'une étape réussie n'est possible que si vous utilisez les bons outils et si vous suivez des règles essentielles principes de gestion de projet .
1. Définissez votre vision et vos objectifs
La première étape de la conception d'un projet consiste à définir votre vision et votre objectif. Ces deux mots sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils désignent des aspects différents.
Par exemple, la vision d'une startup technologique pourrait être de révolutionner la communication numérique en créant une plateforme accessible dans le monde entier. Ses objectifs pourraient donc être d'atteindre 10 millions d'utilisateurs actifs au cours des 18 prochains mois et de s'implanter sur deux nouveaux marchés internationaux d'ici la fin du prochain exercice.
Vous voyez la différence ? La vision de votre projet est son objectif final. Elle définit ce que vous voulez réaliser avec ce projet. Vos objectifs sont les moyens d'atteindre cette vision.
Votre vision définit le potentiel du projet, que vous pouvez présenter aux parties prenantes. Créez une déclaration de vision captivante qui dépeint le problème que votre projet tente de résoudre.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/06/image20-2.gif Stockez et classez vos objectifs dans des dossiers d'objectifs dans ClickUp /$$img/
avec ClickUp, vous pouvez diviser vos objectifs en plusieurs dossiers, ce qui vous assure une clarté achevée
Une fois que vous avez créé la déclaration de vision, définissez vos objectifs. Vos objectifs sont la solution - la manière dont vous allez résoudre le problème défini dans votre vision. Vous pouvez également utiliser les critères SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps) pour les définir.
Comme vous aurez plusieurs objectifs, veillez à ce qu'ils soient clairement définis, visibles et accessibles à tous les membres de l'équipe du projet afin d'éviter toute confusion.
2. Établir les résultats et les produits livrables
Maintenant que vos objectifs sont prêts, l'étape suivante consiste à définir les résultats du projet. Les résultats sont généralement plus détaillés et mesurables. Ils peuvent être quantitatifs, comme les indicateurs d'engagement des utilisateurs et les cibles de revenus, ou qualitatifs, comme l'amélioration de la satisfaction des clients.
Une fois que vous avez établi les résultats nécessaires, documentez tous vos principaux produits livrables. Il existe deux types de produits livrables :
- Internes : Ils seront remis aux membres de votre équipe ou à d'autres services internes. Il s'agit notamment des rapports de suivi du temps, des conceptions initiales, des rapports de progression et des rapports budgétaires
- Externe : Ils sont partagés avec vos clients et les investisseurs ayant un intérêt dans le projet. Ils peuvent inclure des rapports sur le statut du projetdes rapports de progression, des conceptions initiales et finales, et des produits finaux
Voici quelques-uns des éléments clés à ne pas oublier lors du paramétrage des éléments livrables du projet :
- Vous ne pouvez pas définir les éléments livrables d'un projet sans disposer d'éléments clairs et mesurables objectifs clairs et mesurables* Décomposez vos résultats en éléments plus petits et réalisables afin de les rendre plus accessibles
- Fixez des paramètres réalistes et respectez-les. Précisez les délais en fonction du niveau de la tâche pour réduire les risques de retard
- Classez-les par ordre de priorité. Ainsi, votre équipe pourra travailler à temps sur ces tâches
- Établissez des canaux de communication pour vous assurer que tout le monde est sur la même page
- Tirez parti d'unoutil de gestion de projet pour suivre vos paramètres, leur donner la priorité et obtenir des informations en temps réel
clickUp 3.0 vous permet de classer les tâches par ordre de commande
3. Comprendre les risques et les contraintes
Tout projet comporte certains risques. Ils peuvent être liés aux processus, aux personnes ou aux ressources. C'est pourquoi il est essentiel d'acquérir une compréhension globale des différents risques qui peuvent avoir un impact sur l'achevé de votre projet.
Grâce à ces connaissances, vous pourrez élaborer des stratégies d'atténuation et assurer le suivi avec les services concernés. Une stratégie d'atténuation rassurera également vos parties prenantes clés et inspirera confiance dans votre projet.
Si chaque projet présente des risques et des contraintes différents, certains restent communs. Examinons-les :
- L'élargissement du champ d'application : Lorsque les objets du projet ne sont pas clairs et communiqués aux parties concernées. Veillez à ce que les paramètres du projet soient clairs dès le début pour éviter ce risque
- Ressources insuffisantes : Cela se produit en raison d'un manque de ressources telles que l'argent, le temps, les compétences ou la technologie. Pour éviter ce risque à long terme, élaborez un forfait d'affectation des ressources
- Risques liés aux performances : Il y a risque de performance à partir du moment où les résultats de votre projet ne correspondent pas aux attentes initiales. Bien qu'il soit difficile d'anticiper la raison exacte de la sous-performance, vous pouvez atténuer ce risque en utilisant un logiciel de gestion de projet pour suivre la progression en temps réel et identifier les problèmes à temps
4. Affinez votre stratégie grâce à la visualisation
L'utilisation d'aides visuelles dans votre stratégie de projet la rend plus attrayante et facilement compréhensible. Selon le Institut de gestion de projet , "La gestion de projet visuelle offre des informations délivrées de manière à ce que chacun puisse les consommer au moment, à l'endroit et de la manière qui lui conviennent."
Des diagrammes de Gantt et des diagrammes de travail aux cartes mentales et aux conceptions d'écran, les aides visuelles communiquent facilement des choses qui semblent complexes autrement.
les cartes mentales de ClickUp
vous permettent de structurer et d'organiser vos informations
Voici quelques-uns des outils visuels les plus populaires à utiliser pour votre projet :
- Carte mentale: Acarte mentale vous aide à visualiser et à lier les éléments livrables. Utilisez les cartes mentales pour créer de nouvelles idées et comprendre différents concepts
- Organigramme: Un organigramme permet de visualiser étape par étape un processus ou une tâche
- Diagramme de Gantt: Les diagrammes de Gantt vous permettent de visualiser la durée, les tâches, les échéanciers et les plannings d'un projet afin de vous aider à comprendre le temps que prendra une tâche
- Diagramme PERT : Utilisez cet outil pour organiser et visualiser les tâches de votre projet. Ils sont particulièrement utiles pour les projets complexes
- Échéancier du projet: Un échéancier présente les tâches ou les évènements sur une période donnée. Un visuel permet de s'assurer que tout le monde est au courant des phases du projet
Une autre option consiste à utiliser logiciel de conception de processus pour visualiser les processus complexes de votre projet. Comme il existe de nombreux outils visuels, il est essentiel de choisir ceux qui fonctionnent le mieux pour votre équipe. Par exemple, si votre équipe est petite et que le projet est simple, vous pouvez utiliser un organigramme pour les détails.
5. Se préparer aux imprévus
Quel que soit le degré de détail et de rigueur de la planification de votre projet, il se peut que les choses ne se passent pas toujours comme prévu. C'est pourquoi l'étape suivante de la conception du projet consiste à élaborer un forfait pour les imprévus. Il s'agit d'un forfait à utiliser en cas d'évènement à risque identifié. Il peut s'agir de n'importe quoi, d'un manque de budget et de compétences, d'une mauvaise gestion ou d'une mauvaise communication.
Voici les étapes de la création d'un forfait pour imprévus :
- Puisque vous avez déjà identifié les risques dans une étape précédente, il est temps d'élaborer des stratégies d'atténuation. Allouez des ressources, y compris un budget et du personnel, pour mettre en œuvre les stratégies d'atténuation
- Ensuite, définissez les points de déclenchement qui indiquent qu'un risque s'est concrétisé. Élaborer un forfait d'intervention détaillé pour chaque risque identifié, en précisant qui est responsable de l'intervention et les actions spécifiques à mettre en œuvre
- Intégrer le forfait d'urgence dans la documentation globale du projet. Cela permettra de s'assurer que l'ensemble de l'équipe du projet est au courant des mesures d'urgence
- Contrôler régulièrement l'environnement du projet pour détecter les changements susceptibles d'avoir une incidence sur les risques identifiés
6. Finalisez votre budget
Maintenant que vous avez terminé les bases de la conception de votre projet, il est temps de décider de votre budget. Un budget complet permet de s'assurer que les ressources sont disponibles au cours des l'exécution du projet et réduit les risques de dépassement des coûts.
Par conséquent, allouez un certain montant à chaque activité, tâche et processus du projet. Un budget vous aide également à déterminer la faisabilité de votre projet. Si les coûts dépassent les bénéfices escomptés, le projet n'est peut-être pas réalisable.
Il est essentiel de garder à l'esprit les éléments suivants lors de l'élaboration d'un budget :
- Tenez compte des membres de l'équipe, des ressources externes, de la formation, de l'équipement, de l'espace et des services professionnels dont vous aurez besoin pour achever le projet
- Estimez les montants pour chaque ressource que vous avez identifiée
- Vous pouvez comparer votre budget actuel à ceux utilisés pour des projets similaires
- Ne faites pas l'impasse sur le budget de votre plan d'urgence
- Mentionnez tous les éléments suivantsressources allouées dans le document de projet
Le budget d'un projet étant un document complet, il est préférable d'utiliser un outil de gestion de projet tel que ClickUp. ClickUp vous permet de partager et de mettre à jour votre budget, ainsi que de le visualiser de manière innovante
7. Mettre en place des processus de suivi et d'approbation
Les processus de suivi et d'approbation définissent les paramètres de réussite de votre projet, ce qui en fait un élément indispensable de la gestion de projet. C'est là que vous déterminez si vous avez atteint les résultats et les produits livrables souhaités.
Des processus d'approbation efficaces garantissent la transparence, le compte rendu et une prise de décision efficace tout au long du cycle de vie du projet. Suivi du projet les processus de suivi et d'approbation des projets comprennent les éléments suivants :
- Identifier et définir des ICP mesurables qui s'alignent sur les objectifs du projet
- Décomposer lesl'échéancier du projet en jalons significatifs
- Sélection d'outils et de systèmes appropriés pour le suivi des activités
- Attribuer des responsabilités aux membres de votre équipe
- Définir les critères d'obtention des approbations aux différentes étapes du projet
- En cours d'élaboration d'un forfait de communication pour le partage des mises à jour sur la progression et des demandes d'approbation
Comment améliorer la conception d'un projet?
Le processus de conception du projet ne s'achève pas après avoir suivi les sept étapes mentionnées ci-dessus. Comme pour tout processus, il est toujours possible de l'améliorer. C'est pourquoi il est essentiel d'affiner les stratégies, d'intégrer les enseignements tirés des projets précédents et d'utiliser de nouveaux outils et de nouvelles technologies.
L'utilisation d'un outil de gestion de projet tel que ClickUp vous aidera à rendre la phase de conception de votre projet plus fluide, plus rapide et plus innovante. Voyons comment.
voir comment les objectifs de l'équipe s'alignent sur un aperçu du projet directement sur le tableau de bord ClickUp 3.0
- ClickUp offre des fonctionnalités d'échéancier interactif et vous permet d'assigner des échéanciers clairs aux différentes parties de vos projets. Paramétrez les dates début et échéance, les dépendances et les paramètres
- Divisez les projets complexes en tâches gérables et assignez-les à différents membres de l'équipe
- Avec ClickUp Docs, vous bénéficiez d'un aperçu complet de vos projets. Utilisez-le pour partager des commentaires et des maquettes, et collaborez avec les membres de votre équipe en temps réel
- L'outil vous permet également de visualiser la capacité des équipes, ce qui facilite le suivi et l'amélioration de leur efficacité
- En outre, tirez parti d'outils tels que Gantt etDiagrammes PERT pour connaître la progression du projet et visualiser les processus
Exemples de conception de projet
Les outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt sont extrêmement utiles lors de la conception d'un projet. Par exemple, un diagramme de Gantt montre la feuille de route et les échéanciers du projet si vous travaillez sur un projet de développement de logiciel.
Le diagramme de Gantt ci-dessous présente la feuille de route et l'échéancier du projet.
la vue diagramme Gantt de ClickUp pour les équipes produit affiche les feuilles de route et les échéanciers des projets.
Les diagrammes de Gantt représentent toutes les informations pertinentes d'une manière facile à digérer et structurée. Ils vous aident également à les partager avec toutes les parties prenantes du projet.
Les diagrammes de Gantt sont un outil parmi d'autres pour la conception de votre projet. D'autres fonctionnalités, comme le mode de vue Équipe, vous permettent de surveiller et de suivre la progression de chaque membre de votre équipe de projet.
une vue Équipe simplifiée affichée par ClickUp_
Concevoir et gérer des projets efficacement
La conception d'un projet est un plan qui transforme la vision de votre projet en objectifs réalisables. Elle offre aux équipes une voie structurée à suivre. En définissant vos objectifs, en établissant des résultats, en comprenant les risques et en les visualisant, en préparant des plans d'urgence, en établissant un budget et en élaborant des procédures de suivi, vous vous assurez que votre projet commence et se termine avec succès.
Et n'oubliez pas de tirer parti des fonctionnalités robustes d'un outil de gestion de projet ! Un outil comme ClickUp facilitera la phase de conception de votre projet et vous aidera à atténuer les risques éventuels dans les délais impartis.