Si vous ne disposez que d'un tableur, vous serez obligé de penser en lignes et en colonnes.
Ce concept s'applique à tous les outils que vous utilisez. Imaginez que vous notiez des informations : des idées, des comptes rendus de réunion ou des notes issues d'une session de brainstorming.
Si vous utilisez Google Doc, vous écrirez sous forme de liste à puces. Si vous utilisez des notes autocollantes, vous noterez des phrases ou des expressions concises. Sur un Tableau blanc, vous dessinerez probablement un diagramme. En substance, les outils que vous utilisez influencent inconsciemment votre processus de réflexion.
Il est donc essentiel de choisir le bon outil pour vos sessions de réflexion et de brainstorming, en particulier lorsque vous collaborez avec une équipe à distance, chaque membre travaillant depuis son propre environnement. Les tableaux d'idées virtuels offrent la solution idéale. Voyons comment.
Qu'est-ce qu'un tableau d'idées ?
Un tableau d'idées est une représentation visuelle d'idées, d'inspirations et de réflexions. Il s'agit d'un outil collaboratif utilisé pour rassembler différents membres d'une équipe afin de cartographier leurs contributions, que ce soit dans le cadre d'un brainstorming, d'une résolution de problème ou d'une planification de scénarios.
Un tableau d'idées classique permet aux équipes :
- Capturez les idées : pendant la session de brainstorming, un tableau d'idées peut être utilisé pour rassembler toutes les idées, bonnes ou mauvaises, en un seul endroit afin que l'équipe puisse en discuter.
- Organisez vos idées : une fois toutes les idées rassemblées, les équipes peuvent les organiser visuellement. Par exemple, si une équipe réfléchit aux fonctionnalités potentielles d'un produit, les idées peuvent être organisées en fonction de leur faisabilité, de l'effort/temps requis, des compétences disponibles, etc.
- Établissez des connexions : l'utilisation d'un tableau d'idées vous permet d'ajouter des connexions entre les idées, qu'il s'agisse d'une relation complémentaire ou d'une dépendance. Par exemple, si la conception d'une icône pour le site web dépend du choix des couleurs de la marque, vous pouvez le mapper sur le tableau d'idées. Cela permet de comprendre clairement les subtilités de la situation dans son ensemble.
- Convertissez les idées en tâches et hiérarchisez-les : les équipes les convertiront en tâches afin de rendre les idées réalisables. Par exemple, elles se mettront d'accord sur une fonctionnalité à développer. Elles les hiérarchiseront ensuite pour le premier sprint.
- Archive à titre de référence : le travail d'un tableau d'idées n'est pas terminé lorsque les idées sont converties en tâches. En fait, tout au long du projet, les tableaux d'idées numériques servent de référence pour sa vision. Ils sont également utiles pour intégrer de nouveaux membres à l'équipe, en leur donnant une vision claire du contexte du projet.
Exemples de tableaux d'idées
Un tableau d'idées peut prendre différentes formes physiques, telles que des murs en verre, des chevalets, des tableaux noirs, des logiciels de présentation ou des tableaux blancs numériques. Cependant, certaines approches sont plus adaptées à des objectifs spécifiques. Découvrons les différents types de tableaux d'idées.
Tableaux d'idées pour le brainstorming
Un tableau d'idées pour le brainstorming est un tableau blanc classique, sur lequel vous pouvez ajouter tout ce dont vous avez besoin, par exemple :
- Idées
- Commentaires (pour chaque idée)
- Utilisateurs (qui ont présenté l'idée ou qui seraient responsables de sa mise en œuvre)
- Dates (telles que les échéances)
- Relations entre les idées ou dépendances, le cas échéant
Par exemple, si votre équipe de contenu manque d'idées pour les prochains articles de blog, vous pouvez utiliser un tableau d'idées pour faire un peu de brainstorming. Chacun peut noter ses idées de contenu pendant quelques minutes, sans filtre inutile ni doute. Ensuite, ils le transmettent à la personne suivante pour qu'elle y ajoute ou y apporte des modifications.
Vous pouvez également adapter cette technique de brainstorming pour résoudre des problèmes. Le brainstorming inversé est utile lorsque l'équipe connaît le problème, mais pas la solution. Il permet d'explorer les différentes raisons pour lesquelles le problème peut se produire, puis de dresser une liste de solutions possibles.
Diagrammes
Un diagramme permet de visualiser des processus, qu'il s'agisse du parcours client ou d'un pipeline de données techniques. Il aide à cartographier chaque étape du processus, ainsi que la direction du flux et les branches. Les diagrammes sont pratiques pour les processus complexes comportant plusieurs points de décision.
Cartes conceptuelles
Une carte conceptuelle simplifie les idées complexes en les décomposant en éléments plus petits et en montrant comment ceux-ci s'assemblent pour former un tout.
Par exemple, si vous explorez le concept de conception de base de données pour votre prochain produit, vous pouvez inclure des sous-concepts tels que les tables, les relations et la qualité des données, puis les décomposer en paramètres qui les définissent.
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Matrice 2×2
La matrice 2×2 est un outil d'aide à la décision très apprécié des équipes et des dirigeants. Elle vous permet de représenter vos options/statuts et de hiérarchiser efficacement vos idées créatives. La matrice d'Eisenhower, par exemple, est très populaire et permet de classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Vous pouvez hiérarchiser les tâches sur une matrice 2×2, comme illustré ci-dessous.
Tableaux d'ambiance
Les tableaux d'ambiance sont utilisés lorsque l'élément visuel joue un rôle beaucoup plus important que tout le reste. Il s'agit généralement moins de prendre des mesures spécifiques que de trouver la bonne inspiration ou le bon feeling pour un projet.
Par exemple, les architectes utilisent des tableaux d'ambiance comme point de départ pour la conception d'espaces. Les concepteurs visuels/UI utilisent des tableaux d'ambiance pour identifier les styles de couleurs, d'icônes, d'illustrations, de typographie, etc. Les équipes de gestion d'évènements utilisent des tableaux d'ambiance pour identifier des thèmes.
Vous pouvez également gagner du temps et économiser votre effort grâce aux modèles de tableaux d'ambiance.
Tableaux de visualisation
Un tableau de visualisation est une représentation du résultat final. Pour une équipe produit, il peut s'agir d'une représentation de ce à quoi ressemblera le produit achevé ou des objectifs qui auront été atteints.
Un tableau de vision UX peut rassembler des images représentant ce que ressentent les utilisateurs lorsqu'ils utilisent le produit. ClickUp vous propose plusieurs modèles de tableaux de vision parmi lesquels vous pouvez choisir.
Quels sont les avantages des tableaux d'idées ?
Lorsque les équipes ont trop d'idées et de réflexions qui leur trottent dans la tête sans orientation ni action, un tableau d'idées leur offre une rampe de lancement idéale. Il permet de capturer et de rationaliser les bonnes idées afin de les rendre exploitables. Voici comment.
Idées folles
Lorsque tout le monde partage ses réflexions sur un tableau d'idées, vous trouverez très certainement des idées innovantes. Cela est important, car cela encourage les membres de l'équipe à penser de manière radicale et à explorer des solutions qui seraient autrement considérées comme téméraires.
Même si vous ne les mettrez peut-être pas tous en œuvre, cela donne aux équipes la liberté de sortir des sentiers battus.
Collaboration efficace
Les problèmes complexes nécessitent des idées et des solutions radicales, mais aussi un moyen simple de les organiser et de les mettre en œuvre. Un tableau d'idées favorise la collaboration, permettant aux équipes de rassembler des idées, de les évaluer, de partager leurs commentaires, de débattre des possibilités, d'explorer les exigences et les dépendances, d'attribuer des tâches et d'assumer des responsabilités, le tout en un seul endroit.
Tout cela est fait de manière visuelle, ce qui facilite la compréhension et la mémorisation.
Une meilleure gestion de projet
Un bon tableau d'idées offre aux chefs de projet une base structurée et évolutive leur permettant de rationaliser leurs opérations pour accélérer la livraison et améliorer l'expérience client. Un tableau kanban est un excellent exemple de tableau d'idées utilisé dans la gestion de projet.
Clarté de pensée
Les tableaux d'idées permettent aux équipes de visualiser les relations et les dépendances. Cela aide à clarifier l'idée, à évaluer la faisabilité et à planifier les imprévus.
Par exemple, imaginons qu'un écrivain ait l'idée de créer un livre électronique sur l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet pour les agences de création. Cela nécessite beaucoup de recherches, de planification, de rédaction, de modification en cours, de conception visuelle, une page d'accueil, un CRM, une distribution sur les réseaux sociaux, etc.
À l'aide d'un tableau d'idées, ils peuvent mapper l'ensemble du processus, le décomposer en tâches ou étapes individuelles, identifier les domaines dans lesquels ils auront besoin de l'aide d'autres personnes, définir un échéancier et discuter des éventuelles dépendances avec leur éditeur ou leur client.
Base de connaissances mise à jour
Chaque session de brainstorming recèle une mine de connaissances : les discussions sur les raisons pour lesquelles certaines idées sont choisies ou rejetées alimentent la manière dont les décisions sont prises au sein de l'organisation.
Les tableaux d'idées passés offrent des cadres et des plans pour les projets futurs. Ils constituent des archives de la réflexion organisationnelle et des techniques d'idéation privilégiées.
L'archivage des anciens tableaux d'idées favorise l'apprentissage et le développement des nouveaux employés, créant ainsi des ressources en libre-service sans effort supplémentaire.
Avantages des tableaux d'idées numériques
Outre les avantages que nous venons de mentionner, un tableau d'idées numérique offre quelques autres avantages, tels que :
- Flexibilité : les tableaux d'idées numériques conviennent aux équipes à distance ou dispersées, car chacun peut y ajouter ses réflexions à son rythme et à son emplacement.
- Inclusivité : les tableaux d'idées virtuels permettent même aux membres introvertis de votre équipe d'ajouter leurs contributions et leurs idées sous forme numérique ; ils vous aident à impliquer tous les membres de l'équipe dans le processus.
- Modifications illimitées : contrairement à un tableau blanc ou un diagramme physique, un tableau d'idées numérique présente l'avantage significatif de vous permettre d'ajouter et de supprimer des éléments à votre guise et aussi souvent que vous le souhaitez. Vous pouvez déplacer des éléments et réorganiser votre tableau sans craindre de perdre des informations ou des notes autocollantes.
- Partage : contrairement aux notes physiques, un tableau d'idées virtuel est facile à partager au sein de votre organisation à l'aide d'un simple lien.
- Plus de détails : les logiciels de tableau blanc modernes vous permettent d'ajouter des détails précis à vos tableaux de brainstorming grâce à des images, des fichiers, des liens, des formes, etc.
Voici comment vous pouvez vous lancer avec un tableau d'idées.
Comment créer un tableau d'idées ?
Tout ce dont vous avez besoin pour créer un tableau d'idées, c'est d'un espace vierge et d'un stylo. Un Tableau blanc, un chevalet ou une feuille de papier suffisent pour vous lancer.
Cependant, un tableau blanc numérique doté de fonctionnalités spécialement conçues peut facilement transformer vos idées en actions. Mais avant tout.
1. Identifiez l'objectif
Comme pour toute session de brainstorming, identifiez l'objectif et définissez l'agenda de la réunion. Vous pouvez le détailler autant que vous le souhaitez, mais veillez à inclure les éléments suivants :
- Que cherchez-vous à accomplir ? Par exemple, rédiger un cahier des charges pour le rebranding.
- Qui est concerné ? Par exemple, les responsables de marque, les chefs de produit et les designers.
- De quels atouts disposez-vous déjà ? Par exemple, logo existant, manuel de marque, commentaires des clients.
- Pourquoi est-ce important ? Cela aidera à mobiliser l'équipe autour d'un travail significatif avec un meilleur engagement.
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2. Choisissez un logiciel de tableau d'idées numérique
Choisissez un outil tel que le Tableau blanc ClickUp alimenté par l'IA, spécialement conçu pour permettre aux équipes de collaborer, de trouver des idées et de passer à l'action. Il offre :
- Accès sécurisé pour les membres de l'équipe à distance
- Flexibilité pour ajouter des éléments grâce à une grande toile de Canva
- Interface tactile : utilisez des gestes intuitifs pour dessiner et esquisser.
- Génération d'images par IA dans le Tableau blanc
- Facilité de connexion/réorganisation des éléments en fonction de la progression des discussions
- Modifications rapides pour rester à jour en temps réel, avec des fonctionnalités permettant de glisser-déposer des éléments selon vos besoins.
- Adaptabilité avec possibilité d'ajouter des notes/commentaires et de réaliser des connexions avec des documents/tâches existants
- Partageable avec contrôle d'accès explicite
- Personnalisable avec la possibilité de dessiner, taper, ajouter des formes et même ajouter des emojis, si vous le souhaitez.
- Chat intégré pour une conceptualisation et un partage instantanés
- Connexion directe avec les tâches et les documents pour des mises à jour et une exécution en temps réel.
- Assistant IA pour générer des tâches et créer des projets à partir de tableaux blancs
- Connaissances centralisées grâce à un Hub Tableaux Blancs
Une fois que vous avez choisi le meilleur logiciel de tableau blanc et invité les membres de votre équipe à le rejoindre, vous êtes prêt à commencer.
3. Choisissez un modèle
Ne vous laissez pas intimider par une page blanche. Pour structurer votre session de brainstorming et la mener efficacement, un modèle de tableau d'idées vous sera très utile.
Par exemple, ClickUp Tableau blanc propose des modèles pour les diagrammes d'organigramme, la cartographie conceptuelle, les réunions debout, les rétrospectives, le brainstorming inversé et le brainwriting.
Pour quelque chose de plus spécifique, pensez au nouveau modèle de tableau blanc de ClickUp, qui offre une flexibilité totale avec des statuts personnalisés, des champs personnalisés, des vues personnalisées et d'autres fonctionnalités de gestion de projet.
4. Invitez l'équipe à partager ses idées
Si vous utilisez un tableau d'idées en ligne de manière synchrone, réunissez les membres de l'équipe lors d'un appel et informez-les des attentes de la réunion.
Il est également utile de désigner un propriétaire chargé de rassembler et de partager les idées, ainsi que de gérer le Tableau, afin d'éviter le chaos lié au fait que tout le monde dessine simultanément sur le Tableau.
Invitez maintenant tout le monde à donner ses idées. Par exemple, si vous cherchez des idées pour nommer votre prochain produit, demandez à chacun de coller des post-it sur le tableau d'idées numérique. Si vous organisez un évènement, votre équipe peut épingler des photos qui l'inspirent.
5. Réfléchissez aux idées
Pour assurer la réussite de votre tableau d'idées, il est essentiel d'examiner attentivement chaque idée avec respect. Cela encourage les équipes à partager leurs réflexions sans crainte d'être ridiculisées. Passez donc en revue chaque idée et donnez votre avis.
Invitez également les membres de votre équipe à renforcer leurs idées respectives en combinant celles qui se ressemblent et en les structurant de manière cohérente.
6. Organisez les idées sur le tableau d'idées en ligne
Organisez-les ensuite en fonction de votre objectif à l'aide de l'une des techniques de visualisation suivantes.
- Matrice 2×2 : si vous utilisez le tableau d'idées pour réfléchir au développement de fonctionnalités, vous pouvez représenter les coûts faibles/élevés sur l'axe X et l'effort sur l'axe Y. Vous pouvez ensuite vous en servir pour hiérarchiser les tâches.
- Tableau Kanban : si vous utilisez le tableau d'idées pour la planification de sprints, vous pouvez les placer sur un tableau Kanban avec des colonnes « À faire », « En cours » et « Terminé » pour en assurer le suivi.
- Diagramme : si vous utilisez le tableau d'idées pour schématiser un processus, vous pouvez le transformer en diagramme en dessinant les connexions et les dépendances entre les différents éléments.
Une fois l'idée convertie en tâche, les chefs de projet ont souvent tendance à l'oublier. C'est une erreur. Un tableau d'idées peut être un cadeau qui continue de porter ses fruits grâce à des pratiques de gestion des idées ciblées.
En organisant et en archivant soigneusement les idées passées, les organisations peuvent éviter à leurs équipes d'avoir à générer sans cesse de nouvelles idées.
7. Rendez-les exploitables
Une fois que vous avez réfléchi et convenu des idées, il est temps de les mettre en œuvre. Vous pouvez passer de l'idée à l'exécution en créant des tâches directement à partir de vos Tableaux blancs.
💡Conseil de pro : l'assistant IA intégré à ClickUp Tableau blanc peut générer automatiquement des tâches et rédiger leurs descriptions à votre place. Vous pouvez ajouter du contexte à ces tâches en les liant à des fichiers, des documents, des fils de discussion, etc.
Utilisations des tableaux d'idées pour le travail
Différentes équipes peuvent utiliser les tableaux d'idées de diverses manières au travail. Voici les utilisations les plus courantes des tableaux d'idées numériques :
- Idéation collective : les tableaux d'idées sont d'excellents outils pour recueillir les idées des membres d'une équipe de manière structurée. Ils permettent à chacun de partager ses réflexions, de réfléchir ensemble et de s'appuyer sur les suggestions des autres. Les équipes produit, les chefs de projet, les équipes RH et bien d'autres peuvent les utiliser pour stimuler l'innovation et générer des idées créatives.
- Activités de consolidation d'équipe : l'utilisation de tableaux d'idées lors d'activités de groupe favorise la communication ouverte et le travail d'équipe. En impliquant tout le monde dans le processus, ils créent un sentiment de propriété et de respect mutuel, renforçant ainsi la cohésion de l'équipe et améliorant la collaboration. Les équipes à distance peuvent facilement utiliser ces tableaux pour renforcer le travail d'équipe et l'engagement.
- Résolution de problèmes : les tableaux d'idées aident les équipes à aborder les défis de manière systématique en décomposant les problèmes en éléments plus petits. Les équipes de projet, les équipes créatives et les équipes de développement logiciel, entre autres, peuvent les utiliser pour réfléchir à des solutions potentielles, évaluer leur faisabilité et sélectionner la meilleure ligne de conduite.
- Rétrospectives et analyses a posteriori : une fois un projet ou une tâche achevés, les tableaux d'idées sont parfaits pour réfléchir à ce qui a bien fonctionné et à ce qui pourrait être amélioré. Les équipes Sprint et les managers de projet peuvent documenter les leçons apprises, partager des commentaires constructifs et identifier des étapes concrètes pour améliorer les processus futurs.
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Conseils pour utiliser efficacement les tableaux d'idées en vue de la réussite
Voici nos suggestions et nos bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti des tableaux d'idées au travail :
- Commencez par définir un objectif : avant de créer un tableau d'idées, définissez un objectif clair. Qu'il s'agisse d'un brainstorming pour un projet, de la résolution d'un problème ou de la planification d'un évènement, le fait d'avoir un objectif garantit que le tableau reste ciblé et utile.
- Formez les gens à bien les utiliser : fournissez une brève introduction ou des directives sur la manière d'utiliser efficacement le tableau d'idées. Apprenez aux participants à apporter des idées, à donner des commentaires constructifs et à utiliser pleinement le potentiel des outils ou fonctionnalités numériques.
- Organisez et hiérarchisez vos idées : regroupez les idées similaires et classez-les en fonction de leur pertinence, de leur faisabilité ou de leur impact. Cette structure facilite l'identification des idées exploitables et évite que le Tableau ne devienne encombré ou confus.
- Favorisez la collaboration : encouragez la participation active en invitant les membres de l'équipe à partager leurs réflexions, à commenter les idées des autres et à voter pour les suggestions. Plus le processus est inclusif, meilleurs seront les résultats.
- Rendez-les visuels : renforcez l'engagement en incorporant des images, des diagrammes, des étiquettes codées par couleur ou des cartes mentales. Les éléments visuels rendent non seulement le tableau plus attrayant, mais aident également à comprendre rapidement des idées complexes.
- Donnez suite aux meilleures idées : identifiez les idées les plus prometteuses et élaborez un plan d'action pour les mettre en œuvre. Évaluez régulièrement les progrès réalisés afin de vous assurer que les idées du tableau se traduisent en résultats concrets, tout en maintenant la dynamique.
- Gagnez du temps grâce aux modèles : gardez quelques modèles de tableaux d'idées à portée de main si vous utilisez fréquemment les tableaux d'idées numériques dans un cas précis. Les modèles de tableaux blancs de ClickUp vous feront gagner du temps et vous faciliteront l'effort.
Améliorez votre processus de création et accélérez votre exécution grâce aux tableaux blancs ClickUp.
Tout type de travail intellectuel repose en grande partie sur les idées des individus. Cependant, les idées ne manquent pas. Ce qui différencie les équipes de réussite, c'est leur capacité à les rationaliser et à les mettre en œuvre de manière cohérente.
Le tableau d'idées est un outil essentiel pour y parvenir. Comme nous l'avons mentionné, l'outil que vous utilisez pour générer des idées en équipe influence souvent votre processus de réflexion. Choisissez un outil qui s'intègre bien dans vos processus actuels et qui ne se limite pas à la génération d'idées.
ClickUp Tableaux blancs est conçu pour aider les équipes à générer et organiser des idées, puis à les mettre en œuvre sans effort.
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