À faites-vous le lundi matin avec l'intention d'être productif, mais vous perdez le fil à mi-parcours ? Nous parlons de mercredis nostalgiques et de jeudis éprouvants, et lorsque le vendredi après-midi est là, ce sentiment morne de terminer la semaine sur une note plutôt modeste. 😪
Si c'est le cas, nous vous comprenons tout à fait ! Nous sommes tous passés par là, stressés et dépités par notre productivité médiocre. Cependant, le problème n'est pas vraiment lié aux efforts que nous déployons, mais plutôt à l'efficacité avec laquelle nous planifions les choses à l'avance.
Dans ce guide, nous allons entrer dans le vif du sujet comment forfaiter votre semaine de manière à ce que vos tâches importantes soient prises en charge et que votre week-end se déroule dans la sérénité. Nous explorerons quelques méthodes éprouvées de productivité qui ont fait leurs preuves pour achever des objectifs à court et à long terme - voyez comment vous pouvez les exploiter pour équilibrer vos objectifs personnels et votre vie professionnelle comme un pro !
Avantages de l'élaboration d'un forfait de travail hebdomadaire
Le fait de forfaiter toute votre semaine à l'avance présente de nombreux avantages. Tout d'abord, vous organisez vos priorités hebdomadaires et vous vous préparez mentalement aux tâches qui vous attendent. Le sentiment dominant de but et de direction maintient votre niveau d'énergie élevé, ce qui facilite le respect de votre forfait hebdomadaire. 😇
Voici cinq autres avantages liés à la mise en place de forfaits hebdomadaires :
- Meilleurs niveaux de productivité : Parce que vous avez planifié vos objectifs à court terme à l'avance, vous avez plus de chances de bénéficier de niveaux de productivité maximaux, car vous tirez de la satisfaction à achever chaque tâche
- Amélioration de la santé mentale: D'après une étude de l'Institut de la santé publique et de la sécurité sociale de l'Union européenne, l'établissement d'un plan de travail hebdomadaire permet d'améliorer la santé mentalerapport mondial sur le travail non planifié, les travailleurs mal préparés sont fortement susceptibles d'être confrontés au stress et à l'anxiété. Un forfait de travail hebdomadaire vous permet de garder les pieds sur terre et de rester en mouvement, vous aidant ainsi à vous sentir en confiance tout en adoptant des habitudes productives
- Des retards minimes: Si vous vous en tenez à vos forfaits hebdomadaires, votre travail sera trié à temps et vous ne verrez pas les tâches s'empiler
- Des week-ends plus calmes: Si vous voulez dire oui àl'équilibre entre le travail et la vie privée ou à une routine de soirée rajeunissante lors d'un week-end amusant, il faut prévoir sa semaine à l'avance !
- Mieux réagir aux évènements imprévus: Lorsque vous avez une idée raisonnable de la densité de votre emploi du temps hebdomadaire, vous pouvez facilement faire des ajustements et répondre aux évènements et demandes imprévus avec plus de résilience
Comment la planification à l'avance affecte-t-elle votre productivité ?
Le forfait élimine toute possibilité de se sentir bloqué en vous indiquant exactement ce que vous devez faire à tout moment. Elle élimine également la possibilité de de paralysie de la charge de travail ou paralysie de l'analyse dans une certaine mesure. Cela vous empêche de passer trop de temps sur une tâche particulière en fixant des paramètres sur le temps à consacrer à une activité donnée.
Avec un tel niveau de conscience, il n'est souvent pas nécessaire d'organiser efficacement les tâches de travail chaque jour. En outre, vous risquez moins de vous laisser distraire, car vous connaissez les exigences de votre emploi du temps et l'investissement en temps nécessaire pour achever chaque tâche. Tout cela s'additionne et finit par stimuler votre productivité. ✅
Comment forfaiter vos tâches hebdomadaires à l'avance
L'ensemble du processus de planification efficace de votre semaine peut être divisé en deux étapes : les prérequis et le processus de planification proprement dit. Nous allons examiner ces deux étapes, en plus de quelques conseils supplémentaires qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre semaine forfaitaire. Lisez donc les 10 sections qui suivent pour maîtriser le processus.
Étape 1 : Conditions préalables
Avant de pouvoir commencer à forfaiter votre semaine suivante, vous devez vous occuper de deux choses : a un forfait et vos priorités hebdomadaires.
1. Mettre en place un système de forfaits
Que vous planifiez des tâches hebdomadaires ou des objectifs annuels, vous avez besoin d'un outil de productivité tel que ClickUp pour obtenir une sortie haut de gamme. Applications de productivité disposent de fonctionnalités telles que le suivi du temps et la planification qui permettent de commencer à planifier avec conviction et d'honorer nos objectifs de bon cœur. 🥰
Un système de forfait hebdomadaire idéal devrait se composer d'une planificateur de routine quotidienne pour créer des listes de choses à faire détaillées. De plus, vous pouvez également rechercher gestion des tâches et les fonctionnalités du Calendrier pour les planification du travail et suivi de la date d'échéance .
Beaucoup de gens finissent par obtenir plusieurs applications pour la productivité, ce qui peut être un problème car jongler avec plusieurs logiciels ne fera que compliquer votre journée et vos processus de travail.
Si vous souhaitez une application de notes, de calendrier et d'agenda regroupée en une seule solution, pensez à ClickUp. Il s'agit d'une application très bien évaluée suivi de projet plateforme de suivi et de gestion de projets conçue pour aider les équipes et les professionnels à garder le contrôle de leur temps.
Définissez facilement et rapidement les dates de début et d'échéance d'une tâche ou utilisez des paramètres conditionnels pour que les dates se répètent ou pour créer une nouvelle tâche une fois achevée
2. Trier vos priorités
Avoir des priorités clairement définies pour la semaine vous aidera à conserver votre énergie pour les tâches nécessaires. Si vous n'avez pas une idée claire de vos priorités, vous risquez d'avoir du mal à déterminer ce qui doit passer en premier ou en second dans votre emploi du temps, ou ce qui doit être laissé de côté ou délégué.
Utiliser Priorités des tâches dans ClickUp 3.0 pour classer vos tâches hebdomadaires livrables en quatre niveaux de priorité codés par une couleur : Urgent, Haut, Normal, et Faible.
Vous pouvez également saisir un bloc-notes numérique au sein de la plateforme pour enregistrer les tâches prioritaires traçables de la semaine sur votre mobile ou votre bureau. Ainsi, c'est vous qui dirigez la semaine, et non l'inverse, où que vous soyez. 💃
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Notepad-feature-to-Capture-Ideas.gif La fonctionnalité ClickUp Bloc-notes pour capturer les idées /$$$img/
Capturez des notes sans effort, modifiez-les avec un formatage riche et convertissez-les en tâches suivies accessibles de n'importe où dans ClickUp Notepad
Étape 2 : Le forfait
Maintenant que vous avez mis en place votre système et trié vos priorités, vous pouvez commencer le processus de planification proprement dit. Voici comment procéder :
3. Mettez de l'ordre dans votre liste À faire
Tout d'abord, notez tout ce que vous avez à faire dans votre application de notes (ou sur papier, si c'est ce que vous préférez). Considérez cette étape comme une sorte de vidage de cerveau - vous n'avez pas besoin de vous préoccuper d'un quelconque ordre de priorité ou de commande pour le moment. **Ne réfléchissez pas trop, et notez tout ce que vous pensez devoir faire. 📝
Si vous utilisez ClickUp, cette partie est facile à faire : créez des tâches pour tout ce que vous avez besoin de faire terminé à l'aide de Tâches ClickUp . Vous pouvez même joindre des documents, des fichiers multimédias ou des descriptions à chaque tâche pour en faciliter l'accès. Si vous avez plusieurs projets, créez les tâches respectives dans des dossiers de projet individuels afin de les centraliser.
Les assignés peuvent facilement suivre le temps passé sur une tâche, qui apparaît collectivement dans un simple menu déroulant
Vous pouvez également définir des estimations de durée pour les tâches et utiliser des L'outil de suivi du temps de ClickUp pour terminer vos tâches sans retard.
4. Bloquer le temps pour les évènements sensibles au temps
Maintenant, regardez votre liste et voyez s'il y a des évènements ou des activités limités dans le temps qui doivent être terminés à une date ou une heure précise. Bloquez le créneau horaire désigné pour eux dans votre Calendrier afin de savoir qu'il s'agit de créneaux inflexibles. Si vous utilisez ClickUp, vous pouvez créer une tâche et lui attribuer la date et l'heure auxquelles elle doit être terminée. 📅
Gérez et organisez des projets, et planifiez des tâches dans l'affichage flexible du Calendrier pour que les équipes restent synchronisées
Une fois que vous avez bloqué des tâches avec une date et une heure, elles peuvent être affichées d'un seul coup d'œil sur le Affichage du Calendrier ClickUp . Vous souhaitez garder votre emploi du temps flexible ? L'interface "glisser-déposer" du Calendrier vous permettra d'ajuster votre emploi du temps d'un simple geste.
Astuce bonus: Utilisez la fonction Modèle de calendrier hebdomadaire ClickUp pour forfaiter vos tâches pour la semaine à venir. Sa disposition en couleur facilite la navigation visuelle, ce qui vous permet d'identifier et d'ajuster les conflits ou les chevauchements dès que possible !
Créez un instantané parfait de votre semaine avec ce modèle de calendrier hebdomadaire ClickUp
5. Programmer le reste des évènements et activités de la semaine
Une fois que vous avez bloqué le temps pour toutes ces choses qui sont en grande partie sensibles au temps, l'étape suivante consiste à programmer les activités qui ne sont pas limitées dans le temps. C'est là que la compréhension de vos priorités entre en jeu.
Planifiez les choses en fonction de leur position dans vos liste de priorités -les tâches ayant une priorité élevée doivent être programmées plus tôt, tandis que les tâches moins prioritaires doivent être programmées plus tard dans la semaine.
Si vous aimez que votre semaine soit forfaitée de manière complexe pour chaque jour, il est judicieux d'utiliser une bonne liste de priorités modèles d'agenda quotidien . Ces modèles sont accompagnés de listes bien définies d'activités quotidiennes et d'exemples de tâches préprogrammées pour vous donner une idée de la façon de planifier méticuleusement.
6. Planifier les jours de congé
Enfin, ne commettez pas l'erreur de trop planifier. Il est facile de se montrer trop ambitieux lorsque l'on est d'humeur pressée, ce qui conduit à surcharger nos journées de tâches. C'est contre-intuitif et c'est une énorme erreur !
Nous sommes des êtres humains et la plupart des choses que nous devons faire nécessitent de traiter avec d'autres êtres humains. Et les humains ne peuvent pas travailler comme des machines - ils risquent de souffrir d'épuisement professionnel s'ils y vont trop fort. 😓
Veillez donc à inclure de temps en temps un peu de temps libre dans votre forfait hebdomadaire. Intégrez une routine matinale ou nocturne anti-stress si nécessaire. Visez des journées où vous pouvez simplement vous asseoir et vous détendre ou faire ce que vous avez envie de faire.
Et pour toute tâche impliquant d'autres êtres humains, comme les réunions et les appels, prévoyez 15 à 20 minutes supplémentaires par rapport à la durée prévue.
7. Forfaits pour les week-ends
Pour vous donner une longueur d'avance, prévoyez toute votre semaine le dimanche. Les week-ends sont relaxants, ce qui vous permet de réfléchir à tête reposée et d'établir un forfait parfait. De plus, cela vous permet de vous atteler à tout ce qui doit être Terminé dès le Monday, ce qui donne un bon départ à votre semaine de travail. 💪
Autres conseils
À présent que nous en avons terminé avec le forfait de base, voici quelques conseils supplémentaires pour améliorer votre concentration hebdomadaire. L'objectif ici est d'être plus résilient lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu et de ne pas laisser des revers mineurs ruiner votre santé mentale. 🫶
8. Laisser de côté les tâches sans importance
Il peut arriver que votre emploi du temps hebdomadaire vous semble écrasant avec toutes ces tâches, réunions et activités de routine quotidiennes pour lesquelles le temps est compté. À faire pour y remédier ? C'est simple : laissez de côté les tâches peu importantes et de faible priorité pour les semaines suivantes. N'oubliez pas le sixième conseil : vous n'avez pas à vous surcharger !
Si vous reconsidérez vraiment les tâches, il est probable que vous trouverez quelque chose qui peut être abandonné ou délégué à la semaine suivante. Ce conseil est particulièrement important si vous avez à forfait des tâches pour toute une équipe et que vous n'avez aucune idée de la capacité de chacun.
Si vous vous demandez si vous avez trop planifié ou non, l'outil Vue Charge de travail ClickUp peut vous venir en aide. Il visualise votre charge de travail et celle de votre équipe au fil des jours et vous affiche rapidement les personnes surchargées et sous-utilisées. Ainsi, déléguer devient un jeu d'enfant. 😎
Voir les charges de travail de l'équipe en un coup d'œil pour mieux déléguer ou réaffecter les tâches et comprendre rapidement qui est en sous ou en surcapacité
9. Apprendre à dire NON
Une fois votre semaine forfaitaire, vous ne devez pas répondre aux demandes impromptues de personnes ou de situations hors de votre emploi du temps, sauf s'il s'agit d'une urgence, bien entendu. Et quand on parle d'urgence, il s'agit bien d'une urgence sérieuse - ma meilleure amie serait contrariée si je n'allais pas faire les courses avec elle n'en est pas une... Apprenez à dire No si vous voulez suivre le programme une fois qu'il a été mis en place. 🙅♂️
10. Réfléchissez à votre emploi du temps hebdomadaire et mettez en place les éléments à retenir pour la semaine prochaine
Enfin, réfléchissez au déroulement de votre forfait hebdomadaire. Il peut y avoir des hauts et des bas pendant les premières semaines, le temps que vous entraîniez votre cerveau à s'y tenir. Si vous échouez, profitez-en pour mieux forfaiter la semaine suivante.
Si vous aimez la planification basée sur des données, examinez le temps que prend réellement une activité, les tâches ou activités qui peuvent être regroupées ou les tâches qui devraient être déplacées en début de semaine.
Ces informations peuvent vous aider à améliorer vos processus de travail et devenir plus efficace chaque jour. N'oubliez pas que l'horaire de travail idéal ne se construit pas en un jour, mais sur plusieurs semaines !
ClickUp 3.0 vous donne la possibilité de transformer et de passer d'un affichage à l'autre tout en modifiant directement les tâches avec ClickUp AI
Planifiez votre semaine et définissez des paramètres de productivité avec ClickUp
Si vous voulez des lundis pleins de sens et des dimanches sereins, utilisez la plateforme de gestion de projet gratuite de ClickUp comme système de planification hebdomadaire. Elle vous aidera à gérer tous vos projets en un seul endroit, ce qui facilite considérablement le travail avec les membres de l'équipe en fonction de votre emploi du temps grâce à ses fonctionnalités de collaboration.
En outre, ClickUp dispose également de fonctionnalités d'Automatisation et d'IA pour vous aider à faire des brainstormings plus rapidement, à générer du contenu et à gagner du temps sur les tâches répétitives. Essayez ClickUp et voyez par vous-même comment votre productivité hebdomadaire s'épanouit grâce à lui. 🌸