Diriger une entreprise, c'est comme faire des montagnes russes. C'est un parcours constant fait de hauts et de bas. Vous serez forcément confronté à des difficultés, dont beaucoup sont dues à l'ambiguïté des processus, à l'inefficacité, à la mauvaise communication et à la confusion des rôles.
Heureusement, les outils de cartographie des processus permettent d'éliminer ces inefficacités. L'un de ces outils est le SIPOC.
Qu'est-ce que SIPOC ?
SIPOC est l'acronyme de Suppliers Inputs Process Outputs and Customers (fournisseurs, processus, résultats et clients). Il s'agit d'un outil visuel utilisé en Six Sigma pour visualiser et planifier les éléments clés d'un processus.
Un diagramme SIPOC résume les entrées, les sorties et les processus critiques et de haut niveau de toutes les parties prenantes pour divers projets, y compris les processus de fabrication, de transaction, d'assistance, d'informatique, etc.
Une fois créé, le diagramme SIPOC sert de fournisseur prestataire pour la définition des indicateurs de processus, des lignes de base, des objectifs du projet et des risques. Il paramètre les bases et la vue d'ensemble d'un projet d'amélioration.
La création d'un diagramme SIPOC est simple mais nécessite du temps, des efforts et une connaissance approfondie de tous les processus de l'entreprise. Heureusement, des modèles de SIPOC prédéfinis facilitent la tâche.
Que sont les modèles SIPOC ?
Les modèles SIPOC sont des outils visuels standardisés qui permettent de documenter et d'analyser les informations clés relatives aux intrants, aux extrants, aux fournisseurs, aux processus et aux clients impliqués dans un processus d'entreprise. Ils vous permettent d'adopter une approche systématique de l'amélioration des processus.
Vous pouvez soit utiliser un diagramme SIPOC personnalisé, soit vous procurer un diagramme préétabli. Chacun a ses avantages et ses inconvénients.
Un diagramme SIPOC personnalisé vous permet de prendre en compte la nature spécifique de votre entreprise et de vos flux de travail. Toutefois, la création d'un tel diagramme prend du temps, car elle nécessite des efforts et une bonne compréhension de tous les processus nécessaires à la mise en œuvre et à l'exécution d'un système de gestion de l'information les objectifs du projet .
Vous pouvez utiliser un modèle de diagramme SIPOC préétabli afin d'économiser du temps et des efforts. De nombreux modèles de diagramme SIPOC sont disponibles en ligne pour les projets et les la gestion des opérations . Vous pouvez les utiliser pour comprendre l'étendue du travail pour des projets compliqués.
Les modèles SIPOC permettent de visualiser le processus nécessaire à la planification et au lancement de nouveaux produits ou services. Vous pouvez également les utiliser pour identifier les défis et les lacunes d'un processus existant et les améliorer.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle SIPOC ?
Un bon modèle de SIPOC permet d'intégrer de nouveaux processus et d'apporter des améliorations qui contribuent à réduire le risque d'erreurs, de confusion et de mauvaise communication entre les parties prenantes. En fin de compte, les clients sont satisfaits.
Voici les qualités d'un bon modèle de SIPOC :
- L'attrait visuel: Les modèles SIPOC étant des représentations visuelles des processus, ils doivent avoir une structure claire. Ils doivent également utiliser des couleurs, des polices de caractères et des formes cohérentes, ainsi que suffisamment d'espace blanc pour faciliter la compréhension.
- Facilité d'utilisation: Les membres de l'équipe doivent pouvoir trouver sans difficulté les informations dont ils ont besoin, les processus à entreprendre, les étapes clés et les résultats nécessaires à l'accomplissement des tâches
- **Effacées : un bon modèle doit présenter les informations de manière claire et concise. Toutes les parties prenantes doivent pouvoir le comprendre facilement
- Personnalisation: Les flux de travail et les processus ont des besoins, des complexités et des nuances différents. Un bon modèle de SIPOC doit être personnalisable et adaptable à ces exigences
- **Achevé : il doit contenir toutes les informations pertinentes dont les membres de l'équipe ont besoin. Une mise en garde s'impose : évitez d'essayer de saisir tous les détails. Il faut s'en tenir à une vue d'ensemble pour éviter d'encombrer le modèle dans les deux sens
- Accessibilité: Un bon modèle de diagramme SIPOC doit être disponible et accessible à toutes les parties prenantes
- Mises à jour régulières: Un modèle de diagramme SIPOC doit permettre des mises à jour régulières au fur et à mesure de l'évolution des processus. Cela vous aidera à identifier les lacunes et les possibilités d'amélioration
En suivant ces directives, vous obtiendrez un diagramme SIPOC qui communique efficacement les éléments clés d'un processus dans un diagramme clair, logique et personnalisable.
Conseil de pro : essayez ces les meilleures applications de gestion du temps de travail ainsi que des modèles de SIPOC pour optimiser vos efforts de gestion de projet et de processus.
10 modèles SIPOC à utiliser en 2024
Voici une liste compilée de 10 modèles SIPOC que vous devriez utiliser pour optimiser et rationaliser les processus.
1. Modèle SIPOC ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image-196.png Montrez les fonctions du fournisseur à la matière première en utilisant divers modèles grâce au modèle SIPOC de ClickUp https://app.clickup.com/signup ?template=t-216263930&_gl=1*oagai9*_gcl_aw*R0NMLjE3MDQ3OTQxNDAuQ2p3S0NBaUEtd9zQmhBQUVpd0FJV1IwVFRGak1GaW9IUWh5S2d6ZWp4NmF5MVZNTldEcnJubUlEWVduVJbGFOblNlR0s3NUhvWTB0M0LWtRQXZEX0J3RQ..*_gcl_au*Mzc4MjkxNi4xNzAzNTE3MzMx Télécharger ce modèle /$$cta/ Modèle ClickUp SIPOC vous aidera à comprendre visuellement les relations entre les fournisseurs, les intrants, les processus, les extrants et les clients pour tous vos projets. Consultez-le avant de lancer un projet ou d'affiner un processus existant.
Le modèle vous donne accès à huit champs personnalisés, dans lesquels vous pouvez ajouter et enregistrer des attributs importants tels que l'e-mail, l'adresse, le prix par quantité, le SIPOC, les contacts, etc.
En affichant les processus dans des vues personnalisées, le modèle facilite la compréhension des projets, même les plus complexes, et permet d'identifier les possibilités d'amélioration d'un processus pour un meilleur rendement.
Créez des diagrammes SIPOC pour recueillir des informations sur l'utilisation des ressources et contribuent à améliorer tous les aspects d'un flux de travail. Il met tous les départements et toutes les équipes sur la même page, éliminant ainsi la confusion, les erreurs et les fautes.
Utilisez le modèle pour collaborer sur un environnement de travail partagé avec d'autres parties prenantes tout en suivant la progression, les étiquettes et les dépendances pertinentes.
2. Modèle de processus et de procédures ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Screenshot-2023-12-01-at-1.16.00-AM.png Exemple de tous les processus actuellement à différentes étapes d'un projet d'analyse géré sur ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-228159706 Télécharger ce modèle /$$$cta/
Avez-vous déjà souhaité savoir comment fonctionne un processus particulier au sein de votre organisation ? À faire en sorte que les RH recrutent de nouveaux employés ? Comment le service des achats s'assure-t-il de faire les meilleures affaires ? À faire le lancement d'un produit ?
Si votre organisation utilisait Le modèle de processus et de procédures de ClickUp vous pouvez tout trouver en un seul endroit !
Ce modèle SIPOC vous aide à définir les processus et les procédures, en les liant aux parties prenantes concernées. Utilisez-le pour centraliser tous vos processus en un seul endroit afin d'y accéder rapidement et de créer une approche cohérente pour toutes les tâches pertinentes.
Vous pouvez ensuite gérer un ou plusieurs processus à partir d'un seul tableau de bord, et obtenir toutes les données du projet grâce à des tableaux Kanban très utiles.
En vous donnant accès aux détails du projet, il vous permet de suivre les tâches répétitives et de mesurer les performances à chaque étape. Il vous aide également à trouver des erreurs potentielles pour les résoudre en temps voulu.
3. Modèle de procédures opératoires normalisées ClickUp
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Créez, organisez et gérez les procédures opératoires normalisées avec le modèle SOP de ClickUp
https://app.clickup.com/signup ?template=kkmvq-3031728&_gl=1*10lhc4f*_gcl_aw*R0NMLjE3MDA4MTc1MTcuQ2p3S0NBaUFzSUdyQmhBQUVpd0FFek1sQzNdThpWjlsNEpxYk9lUmhlRjlLdUgxLTU4WkNvl9qTjBGamk0d3Q2djloVEFHcVg2WDVob0NiWlRQXZEX0J3RQ..*_gcl_au*MTIxOTM3MjExLjE3MDI5ODM4ODk.
Télécharger ce modèle
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Les procédures opératoires normalisées (PON) sont aux entreprises ce que l'huile est à un moteur : elles lui permettent de fonctionner sans à-coups. Les procédures opératoires normalisées établissent des lignes directrices pour standardiser les fonctions courantes, garantissant ainsi une exécution cohérente des tâches au sein des équipes.
Elles définissent l'objectif d'une procédure, les étapes de son exécution, sa portée et ses limites. Elles précisent également les rôles et les responsabilités des personnes impliquées dans ces procédures. Enfin, elles garantissent que le produit ou le service final répond aux exigences du client.
Utilisation Modèle de procédures opératoires normalisées de ClickUp pour créer, organiser, gérer et réitérer les procédures opératoires normalisées de votre entreprise.
Ce modèle vous permet de mettre en place des processus et des procédures standardisés dans votre organisation afin de réduire les coûts et de maximiser l'utilisation des ressources.
Combiner les procédures opératoires normalisées avec le SIPOC plans de processus facilite la gestion de plusieurs projets et programmes en même temps.
Le modèle permet également d'identifier les domaines d'amélioration et les collaborations interfonctionnelles au sein d'une fonction. Vous pouvez créer vos propres flux de travail dans ClickUp à l'aide de Affichages personnalisés telles que Charge de travail, Calendrier, et autres.
Établissez une compréhension partagée de l'ensemble du processus en utilisant ce modèle pour maintenir la précision, la qualité et la cohérence.
4. Modèle de checklist pour la gestion des fournisseurs ClickUp
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Évaluer les fournisseurs et suivre les indicateurs à l'aide du modèle de checklist de gestion des fournisseurs de ClickUp
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Télécharger ce modèle
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Si vous traitez régulièrement avec plusieurs fournisseurs, il est fort probable que vous ayez besoin d'une solution de gestion des fournisseurs.
La gestion des fournisseurs permet de contrôler les coûts, l'efficacité et les normes de qualité des produits et des services. Elle aide également les organisations à gérer les risques - financiers, liés à la chaîne d'approvisionnement et juridiques.
Utiliser le modèle de checklist de gestion des fournisseurs ClickUp pour consigner les étapes de haut niveau d'une gestion efficace des fournisseurs et maintenir des relations solides avec vos fournisseurs.
Ce modèle SIPOC vous permet d'évaluer divers fournisseurs pour vos produits ou services, de surveiller les performances des fournisseurs, de recueillir des commentaires et d'identifier les domaines d'amélioration.
Le modèle vous aide à vous assurer que les vendeurs respectent toutes les règles et réglementations requises. Utilisez-le pour rationaliser le processus d'intégration des nouveaux fournisseurs et assurer le suivi de toutes les interactions avec les fournisseurs.
Les principaux éléments de ce gestion des fournisseurs le modèle de checklist comprend
- 16 attributs personnalisés pour enregistrer et visualiser les détails essentiels sur les fournisseurs
- des étiquettes, des avertissements de dépendance, des e-mails, etc. pour un suivi efficace de la gestion des fournisseurs
- quatre affichages personnalisés pour vous aider à rationaliser les nouveaux engagements avec les fournisseurs et à évaluer leurs performances
5. Modèle de contrat de fournisseur ClickUp
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Simplifiez vos négociations avec les fournisseurs grâce à un modèle de contrat standard
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Le monde des entreprises repose sur des contrats. Vous devez mettre en place un contrat de vente pour chaque fournisseur avec lequel vous traitez, afin de vous assurer que tout le monde est sur la même page en ce qui concerne ses droits et obligations et les conséquences d'un manquement...
Un accord bien documenté protège à la fois les vendeurs et les clients des risques potentiels.
L'accord détaille les responsabilités de chaque partie et paramètre les attentes en matière de durée, de prix, de livraison et d'autres conditions.
Le contrat de vente étant un document juridique, sa rédaction peut s'avérer ardue. Modèle de contrat de vente de ClickUp simplifie le processus d'intégration des vendeurs dans votre entreprise.
Utilisez les champs personnalisés de ClickUp pour gérer les détails des fournisseurs et les états personnalisés pour suivre la progression de l'intégration.
Les fonctionnalités supplémentaires comprennent l'amélioration du suivi des contrats avec l'IA et l'automatisation et des affichages personnalisés pour les collaborateurs.
6. ClickUp Modèle de processus de création efficace
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Créez des flux de travail cohérents avec le modèle ClickUp Create Process Efficiently
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Qu'il s'agisse d'améliorer un processus existant ou d'en créer un nouveau et efficace, Modèle de création de processus efficace de ClickUp est très utile. Il vous permet d'établir des processus, des responsabilités et des délais et de les visualiser clairement.
C'est l'un des meilleurs modèles de processus gratuits pour normaliser les processus dans différents départements et créer des flux de travail cohérents . Cela vous permet d'économiser un temps précieux que vous auriez autrement consacré à la création manuelle de processus.
Création de processus des flux de travail standardisés à l'aide de ce modèle est relativement facile :
- Analysez le processus actuel et découvrez les lacunes
- Vous pouvez ajouter vos coéquipiers en tant que collaborateurs et utiliser le modèleTableaux blancs de ClickUp pour lancer des idées d'amélioration.
- Vous pouvez ensuite concevoir un nouveau processus et le décomposer en étapes à l'aide deTâches ClickUp* Au fur et à mesure que vous le mettez en œuvre et que vous en surveillez la progression,Automatisations dans ClickUp vous aideront à rester sur la bonne voie
7. Modèle de liste principale des fournisseurs ClickUp
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Gardez une trace de tous vos vendeurs et fournisseurs actuels et potentiels en utilisant le modèle de liste des fournisseurs de ClickUp
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Télécharger ce modèle
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Une entreprise traite souvent avec de multiples vendeurs et fournisseurs tels que des freelances, des entrepreneurs indépendants, des prestataires de services technologiques, des partenaires logistiques et.. les planificateurs de la production . La gestion de tous ces éléments peut s'avérer délicate.
Si vous ne les suivez pas, votre entreprise peut être confrontée à des difficultés imprévues en matière d'achats, d'approvisionnement et de livraison, ou de finances. En fin de compte, cela met en péril les clients. Modèle de liste principale des fournisseurs de ClickUp permet à toutes les entreprises de suivre leurs fournisseurs existants et potentiels. Il s'agit d'un répertoire centralisé des fournisseurs, achevé avec les informations relatives aux fournisseurs, notamment les adresses, les accords, les finances, les calendriers et les indicateurs clés de performance (ICP).
Il vous aide à trouver des fournisseurs par secteur ou par type, à rationaliser la gestion des fournisseurs, à présélectionner de nouveaux fournisseurs en cas de besoin et à veiller à ce que toutes les parties respectent les contrats signés avec les fournisseurs.
Il permet également aux entreprises d'éviter les dépenses excessives et de se prémunir contre les risques juridiques, financiers ou de conformité. En outre, le suivi des données relatives aux performances des fournisseurs à l'aide de ce modèle de SIPOC vous permet de disposer d'une visibilité suffisante pour prendre des décisions avisées.
Vous pouvez utiliser le modèle Vue Tableur dans ClickUp pour créer une feuille de calcul personnalisée contenant les coordonnées des fournisseurs, puis suivre les données clés de chaque fournisseur à l'aide des champs personnalisés. Conseil de pro : n'oubliez pas de définir un paramètre de tâche récurrente dans ClickUp de revoir et de mettre à jour régulièrement votre liste de fournisseurs.
8. Modèle de gestion du service à la clientèle ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image-198.png Créez un processus efficace qui répond aux exigences des clients en utilisant le modèle de gestion du service à la clientèle de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-102451746 Télécharger ce modèle /$$$cta/
Comment faire pour donner la priorité à un service à la clientèle exceptionnel ? En identifiant les besoins des clients et en y répondant. Et... en utilisant Modèle de gestion du service à la clientèle de ClickUp .
Utilisez ce puissant modèle pour tout faire - organiser les clients par attributs, recueillir leurs commentaires, accéder à leurs avis et évaluations, hiérarchiser les commentaires et rationaliser l'assistance par ticket, les discussions et les interactions.
Il s'agit d'un modèle bien conçu que vous pouvez brancher et utiliser. Il vous aide à ajouter des informations pertinentes sur vos clients qui sont utilisées pour s'engager avec eux afin de fournir le meilleur service à la clientèle.
Il vous permet également d'interagir avec les tickets et les solutions à travers les équipes et les départements. Avec ce modèle entre vos mains, vous n'aurez aucun mal à les convertir en clients fidèles et qui reviennent !
Jetez un coup d'œil au modèle, car il offre de multiples affichages de configuration, des fonctionnalités d'automatisation, de billetterie et d'affectation, pour n'en nommer que quelques-unes. Il contient tout ce dont votre entreprise a besoin pour offrir un service à la clientèle $$$a, et ce, sur un seul tableau de bord.
9. Modèle Excel SIPOC par Systems2Win
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image-200.png Modèle Excel SIPOC par Systems2Win /$$$img/
via Systems2Win Le modèle SIPOC pour Excel de Systems2win est un modèle facile à comprendre et à utiliser qui définit les fournisseurs, les intrants, les processus, les extrants et les clients du début à la fin.
Le modèle aide à clarifier les relations entre chaque partie prenante afin d'éliminer les inexactitudes, les incohérences, les inefficacités et les gaspillages dans tous les types de processus.
Vous pouvez télécharger le modèle et l'importer dans Excel via Ruban Excel > Systems2win > Ouvrir une feuille vierge ou insérer cette feuille dans votre classeur Excel.
10. Modèle Excel de suivi de la base de contact
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/excel\_touch\_base\_tracker.png Le Touch Base Tracker d'Excel est un modèle 100% personnalisable pour les rapports et la mise en réseau /$$img/
via Microsoft Vous cherchez une solution simple pour gérer vos contacts au fur et à mesure que vous travaillez en réseau ? L'application Modèle de suivi de la base de contacts pour Excel est un modèle de suivi du travail en réseau qui vous permettra d'organiser vos contacts et vous aidera à forfaiter le moment de les contacter.
Vous pouvez classer vos contacts en trois catégories :
- Les habitués : les personnes avec lesquelles vous souhaitez être en contact régulièrement
- Connaissances occasionnelles : personnes avec lesquelles vous souhaitez entrer en contact quelques fois par an
- Les prospects potentiels : les personnes/entreprises dont vous souhaitez conserver les coordonnées au moment opportun
Le modèle comporte également des forfaits pour planifier vos activités de réseautage et votre stratégie de sensibilisation pour chaque trimestre. Utilisez-le pour optimiser votre processus de réseautage du début à la fin, et ne passez jamais à côté d'amitiés et de relations d'entreprise potentielles.
Choisissez vos modèles pour planifier et améliorer vos processus
En fin de compte, la solidité d'un processus dépend de sa conception.
Les outils visuels tels que les modèles SIPOC vous permettent d'afficher la vue d'ensemble dont vous avez besoin pour concevoir des processus fluides et efficaces. Le fait de mapper visuellement chaque élément mobile favorise la compréhension et l'alignement de tous les membres de l'équipe.
Que vous gériez des flux de travail personnalisés ou des opérations internes, essayez les diagrammes SIPOC pour gagner du temps et de l'argent. Le plus beau ? Avec ClickUp avec ClickUp, vous disposez de tous les outils dont vous avez besoin pour démarrer, en un seul endroit.
Choisissez parmi les nombreux modèles de SIPOC de ClickUp, réunissez votre équipe et lancez un projet de SIPOC un document ClickUp collaboratif ou dessinez vos étapes de bout en bout sur une feuille de route de tableau blanc à l'intérieur de ClickUp et voyez quelles sont les inefficacités ou les lacunes à corriger.
Vous serez surpris de voir ce qu'un simple visuel d'une page peut faire pour déclencher des améliorations de processus. Et les clients en remarqueront les avantages.
Juste de s'inscrire à ClickUp pour dire bonjour à une gestion des processus de classe mondiale !