Il existe différents types de projets, chacun ayant ses propres besoins. Chaque projet, comme un projet de développement logiciel par exemple, commence par une idée. Mais une idée seule ne suffit pas pour garantir la réussite du projet.
Pour transformer une idée en une solution fonctionnelle, vous devez comprendre ses objectifs, les résultats attendus, les normes de livraison, les mesures de réussite, etc. Un bon modèle de formulaire de demande de projet permettra de regrouper toutes ces informations et bien plus encore.
Qu'est-ce qu'un modèle de formulaire de demande de projet ?
Un formulaire de demande de projet est une liste de questions auxquelles les équipes commerciales doivent répondre lorsqu'elles demandent la réalisation d'un travail à faire. Il s'agit d'un processus formel permettant aux équipes de projet de recueillir toutes les informations nécessaires avant de se lancer.
Un modèle de formulaire de demande de projet est une liste de questions fondamentales déjà configurées et prêtes à être ajoutées à votre flux de travail. Par exemple, si l'équipe financière a besoin d'une interface numérique interactive pour collecter les factures des fournisseurs, le modèle de formulaire de demande de projet comprendra des questions telles que :
- À qui s'adresse ce projet ? Par exemple, aux fournisseurs, entrepreneurs, freelances, etc.
- Sur quelle plateforme l'utiliseraient-ils ? Par exemple, Web, Android
- Quel est l'objectif ? Par exemple, réduire le temps de traitement, réaliser l'automatisation de l'entrée dans l'ERP.
- Combien d'utilisateurs y aura-t-il ? Par exemple, environ 200 par mois.
- De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Par exemple : créer un compte utilisateur, enregistrer les informations utilisateur, télécharger un PDF, extraire automatiquement les informations vers l'ERP.
En tant qu'équipe chargée de l'exécution du projet, vous pouvez saisir toutes les informations dont vous avez besoin dans ce formulaire.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de formulaire de demande de projet ?
Un bon modèle de formulaire de demande de projet apporte clarté et contexte au demandeur et à l'équipe de projet. Il permet au demandeur :
- Clarifiez votre idée et réfléchissez-y mûrement.
- Élaborez une analyse de rentabilité pour le projet
- Définissez des objectifs et des indicateurs
Ils permettent à l'équipe de projet :
- Comprenez clairement les besoins
- Estimez la durée et les ressources nécessaires
- Hiérarchisez et planifiez le projet
- Réduisez les risques liés à la gestion de projet
Éléments d'un bon modèle de formulaire de demande de projet
Un bon modèle de formulaire de demande de projet vise à brosser un tableau clair de la situation tout en zoomant sur les détails.
Objectifs et buts: pourquoi ce projet est-il nécessaire ? Comment sera-t-il utilisé ? Quelle valeur ajoutée apportera-t-il à l'entreprise ?
Flux de travail du projet : quel processus le projet doit-il suivre ?
Délais prévus : quand ce projet doit-il être achevé ? Pourquoi le délai choisi est-il pertinent ?
Parties prenantes : qui sont les parties prenantes du projet ? Qui prendra les décisions ? Qui donnera son accord ?
Spécifications : Doit-il respecter les directives de la marque ? Ou être conforme à une réglementation quelconque ?
Cela devrait être très différent d'un projet de conception publicitaire. Un seul modèle ne suffira donc peut-être pas à répondre à tous vos besoins.
Pas de souci. Nous en avons créé personnalisés.
Les 10 meilleurs modèles de formulaire de demande de projet pour vous aider à démarrer n'importe quel projet dont vous avez besoin.
1. Modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp
Demandez, examinez, approuvez et lancez des projets à l'aide d'un modèle simple et intuitif.
Pour le demandeur, le modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp comprend un formulaire dans lequel il peut saisir le nom et la description de son projet, définir les priorités, inclure les échéanciers et télécharger toutes les ressources supplémentaires dont il dispose.
Une fois la demande soumise, ClickUp crée automatiquement une « tâche de demande » programmée pour examen et approbation. En tant que chef de projet, vous pouvez afficher toutes les tâches demandées sous forme de liste et de tableau (vue Kanban).
Une fois la tâche approuvée, elle sera ajoutée à la liste des « tâches approuvées », prête à être traitée par votre équipe. Vous pouvez configurer des notifications pour rester informé de la progression. Vous pouvez également effectuer des modifications en cours, mettre à jour ou retirer votre demande à l'aide de ce modèle.
Ce modèle constitue la première étape de votre processus de gestion de projet, un moyen de collecter et de consolider toutes les demandes provenant de l'ensemble de l'organisation.
2. Modèle de formulaire de demande créative ClickUp
Les équipes de conception reçoivent de nombreuses demandes provenant des services marketing, produits, évènements, etc. Le modèle de demande créative ClickUp permet de rationaliser le flux de travail.
Grâce à ce modèle, tout le monde peut soumettre un brief créatif de la manière la plus adaptée à l'équipe de conception. Il suffit de remplir le formulaire en indiquant le nom, la description et le type de création souhaitée. Il est également possible de fixer une date limite.
Lorsque vous recevez une demande, vous pouvez l'attribuer à des personnes/équipes ou définir des statuts dans le cadre de votre flux de travail. Vous pouvez également utiliser les champs personnalisés pour ajouter des options au menu déroulant afin d'obtenir des résultats créatifs lorsque votre offre s'élargit.
Grâce à la vue Liste, vous pouvez suivre toutes les tâches à venir. Grâce à la vue en pipeline, vous pouvez suivre les statuts et les escalades, le cas échéant. Vous pouvez utiliser la vue des tâches pour collaborer avec l'équipe, télécharger des créations, recueillir des commentaires et obtenir des approbations.
3. Modèle de demande de ressources ClickUp
Dans l'environnement actuel en constante évolution, les projets évoluent rapidement. Pour suivre le rythme, les chefs de projet ont souvent besoin de ressources supplémentaires. Chaque chef de projet demandant une assistance supplémentaire, cela peut devenir difficile à gérer au fil du temps.
Pour rationaliser la gestion de vos opérations, utilisez le modèle ClickUp Request for Resources. Ce modèle complet comprend des champs pour :
- Détails du projet tels que le nom, l'identifiant, la portée et le client
- Coordonnées du demandeur, telles que le nom, l'identifiant de e-mail, la priorité, le type et le service
- Détails des ressources telles que les ressources nécessaires, les besoins en formation et la proposition budgétaire.
- Autres ressources à télécharger
Une fois la demande soumise, les gestionnaires de ressources peuvent utiliser la vue Tableau du comité d'examen pour obtenir un aperçu de toutes vos demandes de projet regroupées par statut.
Dans cette vue, cliquez sur une carte de tâche spécifique pour afficher ses détails et faites-la glisser sur le Tableau pour modifier son statut.
Utilisez des champs personnalisés pour estimer les coûts, obtenir des autorisations, allouer des ressources et suivre l'avancement des travaux.
Utilisez ce modèle pour intégrer les demandes de ressources dans votre flux de travail de gestion de projet. Demandez, attribuez et gérez les ressources de projet sans effort.
4. Modèle de demande de travail ClickUp
Contrairement à un projet avec des objectifs spécifiques impliquant plusieurs personnes, suivant différentes étapes et s'étendant dans le temps, un « travail » ou une tâche est généralement beaucoup plus simple. Il peut s'agir, par exemple, d'une demande de création d'un nouvel identifiant e-mail par le service marketing ou de la mise à disposition d'un espace cloud supplémentaire par le service ingénierie.
Pour les gérer efficacement sans rien laisser passer, vous avez besoin d'un processus. Le modèle de demande de travail ClickUp vous offre cela.
Ce modèle permet à l'utilisateur de soumettre une demande, de décrire le travail à effectuer, de définir les priorités/échéanciers et de saisir d'autres détails, le cas échéant.
En tant que chef de projet, vous pouvez
- Approuver les tâches
- Planifiez leur achèvement
- Effectuez l'automatisation de l'envoi de notifications en cas de changement de statut ou de mise à jour dans les commentaires.
- Affichez les tâches par statut dans la vue Tableau.
- Consultez le travail prévu dans la vue Calendrier.
5. Modèle de demandes d'équipe ClickUp
Qu'il s'agisse d'articles promotionnels ou de fournitures de bureau, vous avez besoin d'un moyen de saisir, suivre et gérer les demandes de votre équipe. Le modèle de demandes d'équipe ClickUp est là pour vous aider.
Ce modèle permet aux équipes administratives de saisir la nature de toutes les demandes internes. Vous pouvez collecter les coordonnées du demandeur, la nature de la demande et les dates d'échéance. Définissez également des champs personnalisés pour les catégories et les comptes.
Par exemple, vous pouvez personnaliser le menu déroulant des catégories pour y inclure les stylos, les crayons et les blocs-notes. Si vous gérez également les marchandises et les abonnements à des magazines pour votre entreprise, vous pouvez structurer le modèle comme suit.
| Catégories principales (menu déroulant) | Sous-catégories (menu déroulant) |
| Papeterie | Stylos |
| Crayons | |
| Blocs-notes | |
| Vêtements | Sweats à capuche |
| T-shirts | |
| Abonnements à des magazines | New Yorker |
| Autocar |
Vous pourrez ainsi organiser les demandes que vous recevez. Utilisez la vue Tableau « types de demandes » pour suivre les demandes dans chaque catégorie. Vérifiez si vous êtes à court de stock et passez vos commandes en conséquence.
6. Modèle de demande de service ClickUp
Que vous vendiez une voiture ou un logiciel informatique, vos clients seront confrontés à des défis et auront besoin d'assistance. Offrez à vos clients un moyen simple de soumettre leurs demandes et gérez-les de manière transparente grâce au modèle de demande de service ClickUp.
Grâce au formulaire de ticket de service inclus dans le modèle, les clients peuvent décrire le problème et télécharger des captures d'écran pour aider à reproduire l'erreur.
Spécialement conçu pour les équipes informatiques, ce modèle classe automatiquement les demandes d'accès aux applications, aux licences logicielles, aux réinitialisations de mot de passe ou au nouveau matériel en tant que demandes de service.
Affichez les demandes de service comme vous le souhaitez, sous forme de liste générale ou classées par type ou par priorité.
Votre organisation a des particularités ? Pas de problème. Personnalisez le menu déroulant, les personnes ou le téléchargement de fichiers comme bon vous semble, et lancez-vous !
7. Modèle de demande de modification ClickUp
Une demande de modification est similaire à une demande de travail, sauf qu'elle s'applique à une modification spécifique d'une fonctionnalité existante. Par exemple, si vous êtes architecte, un client peut demander des modifications au design, comme teinter les fenêtres en verre ou choisir une couleur différente pour les toilettes.
Pour faciliter la gestion pour vous et le client, utilisez le modèle de demande de modification ClickUp. Recueillez des informations sur ce qu'ils souhaitent modifier et pourquoi, sur l'impact que cela aura sur la portée/le budget/l'échéancier du projet, etc.
Utilisez ce modèle pour encourager le demandeur à réfléchir au contexte de sa demande, y compris à son impact sur les activités en amont et en aval. Cela l'aidera à déterminer si ce changement est vraiment nécessaire.
Utilisez la vue « liste des demandes » pour examiner toutes les demandes entrantes classées par projet et en discuter avec le demandeur. Utilisez la vue « tableau des demandes » pour effectuer un suivi par priorité. Suivez la progression grâce à la vue de statut. Si vous avez des projets à plusieurs endroits, utilisez la vue Plan pour visualiser les tâches.
8. Modèle de demande d'informations ClickUp
D'une question aussi simple que « Salut, comment avance le projet ? » à des questions complexes concernant la répartition des dépenses budgétaires, les demandes d'informations (RFI) peuvent prendre de nombreuses formes. Elles peuvent être envoyées par e-mail, Slack, appel téléphonique ou SMS. Il peut être difficile de répondre à toutes ces demandes dans les délais impartis.
Le modèle de demande d'informations (RFI) de ClickUp résout précisément ce problème. Il aide les équipes à rassembler les demandes d'informations en un seul endroit, en attribuant aux membres de l'équipe la responsabilité d'y répondre dans les délais convenus.
Utilisez ce modèle pour saisir les détails concernant la demande, le demandeur et d'autres ressources, le cas échéant. Personnalisez ce modèle en fonction de vos besoins. Par exemple, ajoutez un autre champ de formulaire pour le format dans lequel la réponse est requise ou l'objectif des informations.
Ce modèle comprend trois vues différentes. Utilisez la vue « Journal des demandes d'informations » pour afficher toutes les demandes sous forme de liste. Utilisez la vue « Tableau du projet » pour classer les demandes par nom de projet. Utilisez la vue « Portée des demandes d'informations » pour trier les demandes en fonction de leur portée.
Choisissez parmi plus de 15 vues ClickUp pour trier vos informations comme vous le souhaitez.
9. Modèle de demande d'assistance technique par Template.net
Si vous enregistrez vos demandes dans un document simple tel que Microsoft Word, Google Docs ou Apple Pages, ce modèle de template.net vous sera très utile.
Ce modèle de demande d'assistance crée un formulaire qui recueille les détails de la demande, tels que le nom, l'organisation, l'adresse e-mail, le type de problème et la catégorie. Personnalisez les champs en fonction des besoins et des processus de votre organisation.
Ce modèle est un document simple et facile à remplir pour tout le monde. Cependant, la maintenance de plusieurs demandes de ce type et leur réception sous forme de pièces jointes à des e-mails peut s'avérer fastidieuse.
De plus, l'équipe du service d'assistance devra créer manuellement des tâches dans son outil de gestion de projet à partir de ces formulaires de demande.
10. Modèle de formulaire de demande de projet par Slideshare
Les projets peuvent être complexes, avec de multiples facteurs influençant même les décisions mineures. Pour vous assurer d'avoir pris en compte tous les détails, vous avez besoin d'un modèle de formulaire de demande de projet complet comme celui-ci, proposé par Slideshare.
Ce modèle de sept pages permet de saisir les exigences, la justification, les objectifs, les hypothèses, le budget, l'échéancier et bien plus encore. Conçu pour les projets informatiques, il pose également des questions sur le comportement d'utilisation, la sécurité, les interfaces, les relations avec les clients, l'intégration des portails et l'infrastructure technique.
Il comprend des sections consacrées à l'impact des risques, à l'évaluation des vulnérabilités et aux facteurs financiers. Grâce à ce modèle, vous pouvez être sûr d'avoir recueilli suffisamment d'informations pour faire avancer le projet.
Comme le modèle précédent, il s'agit également d'un document généralement rempli hors ligne et envoyé par e-mail. Il nécessite donc un travail manuel supplémentaire pour saisir ces informations dans le logiciel de gestion de projet.
Comment utiliser efficacement les modèles de formulaire de demande de projet
Pour utiliser l'un des modèles ClickUp ci-dessus, il suffit de cliquer sur le bouton « Obtenir la solution gratuite », de l'ajouter à votre environnement de travail ClickUp et de saisir vos demandes. Ces modèles constituent un excellent point de départ, mais vous pouvez les personnaliser pour les adapter à vos besoins.
Personnalisez : consultez tous les formulaires de demande de projet répertoriés ci-dessus et personnalisez-les en fonction de votre secteur d'activité, de votre organisation et de votre flux de travail. Ajoutez les données dont vous avez besoin dans les menus déroulants.
Automatisez : les notifications, la création de tâches, l'attribution d'utilisateurs, la modification du statut et bien plus encore peuvent être automatisés grâce aux automatisations ClickUp. Une fois que vous avez rendu le processus transparent, automatisez-le.
Utilisez les vues : quoi que vous ayez besoin de voir, ClickUp a une vue pour cela.
- Vous avez besoin de consulter les échéanciers ? Affichage calendrier
- Vous avez besoin de connaître la charge de travail de votre équipe ? Vue Charge de travail
- Vous avez besoin de tâches classées par projet/priorité ? Vue Tableau
- Vous souhaitez suivre l'avancement d'un projet ? Vue Gantt
- Avec plus de 15 vues, ClickUp vous permet de visualiser votre projet comme vous le souhaitez.
Améliorez : en fonction de l'efficacité des modèles, apportez des améliorations au processus. Ajoutez ou supprimez des champs. Élargissez leur champ d'application. Recueillez des commentaires sur les modèles et intégrez-les dans les versions suivantes.
Rationalisez le processus de demande de projet grâce aux modèles ClickUp.
Une bonne gestion de projet commence avant même le lancement du projet, en recueillant de manière exhaustive et claire toutes les exigences. Les modèles de demande de projet de ClickUp sont conçus à cet effet.
En fonction de votre secteur d'activité, de votre structure organisationnelle, de votre flux de travail de gestion de projet et des préférences de votre équipe, choisissez le modèle qui vous convient. Intégrez-les à votre environnement de travail ClickUp en un seul clic et personnalisez-les selon vos besoins.
ClickUp vous permet de transformer automatiquement les demandes en tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe, d'obtenir des approbations et d'informer les parties prenantes de la progression du projet afin que vous puissiez vous concentrer sur l'achevement des tâches pour la remise de votre projet.
Accédez à des dizaines de modèles pour divers objectifs de gestion de projet à partir de la bibliothèque de modèles ClickUp. Et le meilleur dans tout ça, c'est que tout est gratuit !
Passez dès aujourd'hui de l'idée à une gestion de projet optimale avec ClickUp.