Smartsheet vs. Jira : Quel est le meilleur outil de gestion de projet ?

Est-il temps pour votre équipe d'abandonner le suivi des tâches sur papier ou sur des post-it ? Il existe une multitude d'outils de gestion de projet, mais Smartsheet et Jira sont parmi les applications les plus populaires pour les grandes équipes.

Les deux solutions rationalisent la planification de projets et la gestion de projet, mais leur installation et leurs fonctionnalités ne sont pas tout à fait identiques.

Alors, quelle option, Smartsheet ou Jira, est la mieux adaptée au travail de votre équipe ?

Dans ce guide, nous examinerons ce que chaque logiciel de gestion de projet a à offrir, leurs fonctionnalités les plus intéressantes et comment ils se comparent l'un à l'autre. Nous vous présenterons également un outil pas si secret que ça pour rationaliser les tâches, les projets, les discussions et les modèles de votre équipe en un seul endroit. ✨

Qu'est-ce que Smartsheet ?

Smartsheet est un outil de gestion de projet polyvalent qui combine la familiarité d'Excel avec la puissance d'une plateforme SaaS de gestion de projet (PM). Cela peut ressembler à une solution de base de données ou de tableur, mais il s'agit en fait d'une plateforme de gestion de projet d'entreprise conçue pour évoluer.

Ce logiciel de gestion de projet prend en charge la collaboration en temps réel et propose une gamme impressionnante de tableaux de bord, de diagrammes de Gantt, de fonctionnalités d'automatisation et de logiciels de suivi des problèmes pour suivre les tâches.

Fonctionnalités de Smartsheet

Smartsheet est très axé sur les données, il est donc idéal pour les équipes qui gèrent beaucoup de données. Mais même si ce n'est pas votre cas, cet outil de gestion de projet basé sur le cloud a beaucoup à offrir.

1. Vues, flux de travail et tableaux de bord : que demander de plus ?

Smartsheet est doté d'outils et de modèles robustes permettant de gérer les personnes, les projets, les ressources et les grandes idées en un seul endroit. Vos projets s'affichent par défaut sous forme de grille, mais vous pouvez passer à un diagramme de Gantt, à un graphique ou à un Calendrier pour les visualiser sous un autre angle.

Smartsheet est livré avec des formulaires personnalisés pour la collecte de données qui alimentent vos feuilles en temps réel, ce qui est parfait si vous êtes un chef de projet axé sur les données.

De plus, ce logiciel de gestion de projet permet une collaboration interne ou externe, ce qui le rend idéal pour travailler en étroite collaboration avec des clients, des sous-traitants ou des partenaires externes. Le système comprend également des outils de révision qui facilitent les révisions créatives et des rapports de suivi du temps pour la facturation ou pour mieux gérer les ressources en interne (ou en externe).

2. Gestion de projets et de portefeuilles (PPM)

L'installation PPM de Smartsheet prend en charge la planification, l'alignement, la mise en œuvre et la mise à l'échelle. Elle utilise des données en temps réel pour repérer les inefficacités dans le flux de travail et les projets de votre équipe, afin que vous puissiez réduire le travail manuel et consacrer votre énergie à des tâches qui font réellement avancer les choses.

De plus, Smartsheet PPM vous aide à standardiser et à améliorer vos processus grâce au triage des données en temps réel. Si vous êtes obsédé par l'efficacité, cette fonctionnalité de gestion des ressources est donc indispensable. Smartsheet est également fourni avec des modèles et des automatisations de flux de travail personnalisables prêts à l'emploi, ce qui est un plus non négligeable.

3. Intégrations

Même si vous suivez actuellement vos projets sur papier, il y a de fortes chances que votre équipe utilise déjà divers outils. Mais il n'est pas nécessaire de jeter le bébé avec l'eau du bain : il suffit de configurer une intégration Smartsheet avec les outils que votre équipe utilise déjà.

Les solutions de gestion de projet Smartsheet s'intègrent à de nombreuses autres applications, notamment :

Si votre équipe est toujours en déplacement, Smartsheet propose également une application mobile pour iOS et Android.

Oh, et si vous avez besoin d'une solution plus personnalisée, Smartsheet vous permet de créer une application entièrement personnalisée sans code. 📱

4. Approbations et stockage des ressources

Smartsheet peut sembler être une plateforme centrée sur les données (et c'est effectivement le cas), mais elle dispose également de fonctionnalités conçues pour les spécialistes du marketing et les équipes créatives. Élaborez votre stratégie dans Smartsheet et alignez-la sur les indicateurs quantifiés de vos indicateurs clés de performance (KPI) pour visualiser simultanément vos grands objectifs et vos performances en temps réel.

Les budgets font tourner le marketing, alors utilisez Smartsheet pour réaliser des prévisions concernant les calendriers, les ressources et bien plus encore grâce à des données en temps réel.

Vous n'avez plus besoin de passer sans cesse de votre logiciel de gestion de projet à votre application de stockage cloud. Smartsheet stocke des fichiers volumineux dans divers formats, y compris des rendus 3D et des vidéos 8K.

La facilité d'utilisation de Smartsheet simplifie le téléchargement, le partage et la collaboration sur des fichiers avec votre équipe. L'outil de révision Smartsheet permet de savoir où se trouvent vos ressources et si elles ont déjà été approuvées, ce qui vous évite d'attendre indéfiniment dans le domaine de la conception graphique.

5. Transformation stratégique

Vous avez besoin d'apporter des changements importants ? Smartsheet est là pour vous aider. Son installation de transformation stratégique fournit l'assistance nécessaire pour achever la refonte complète de l'entreprise, de la gestion des processus et des flux de travail intelligents aux connecteurs de données et aux stratégies opérationnelles.

Tarifs Smartsheet :

Qu'est-ce que Jira ?

Le géant du logiciel Atlassian est propriétaire de Jira, l'un des plus grands outils de gestion de projet pour le développement de logiciels et les équipes agiles. Contrairement à Smartsheet, qui s'adapte à presque tous les types de travail, Jira est conçu dès le départ pour le développement de logiciels.

Si vous dirigez une équipe créative, il n'est probablement pas judicieux d'utiliser le logiciel Jira, mais si vous êtes responsable d'une équipe technique DevOps, c'est clairement le grand gagnant du duel entre Smartsheet et Jira.

Jira est peut-être plus spécialisé, mais il fait également partie de l'écosystème Atlassian. Si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, vous pouvez facilement ajouter des modules complémentaires selon vos besoins, tels que Confluence ou Open DevOps.

Fonctionnalités de Jira

Jira est un choix évident pour les équipes de développement grâce à sa configuration agile, ses modèles, ses outils d'automatisation par glisser-déposer, etc.

1. Planifiez, suivez, publiez et générez des rapports en un seul endroit

Intégrez vos objectifs ambitieux pour créer des récits d'utilisateurs, suivre les problèmes et attribuer des tâches à votre équipe. Affichez vos projets sous forme d'échéancier, de tableau ou de diagramme de Gantt pour une visibilité totale.

Si vous suivez différentes versions logicielles, Jira enregistre toutes les versions par date de début, date de sortie et description. C'est une véritable bouée de sauvetage si vous gérez plusieurs versions à la fois et que vous avez besoin d'une vue d'ensemble du statut de chaque projet.

Vous souhaitez obtenir davantage de données ? Consultez les visualisations de données en temps réel de Jira dans la vue Échéancier ou le tableau Kanban. Jira est livré avec des rapports techniques prêts à l'emploi, tels que des rapports de sprint, des diagrammes d'avancement et des diagrammes de contrôle. Vous pouvez même extraire des rapports par utilisateur et par version du logiciel pour voir l'efficacité de votre équipe.

Mais bon, si vous avez besoin d'une solution plus personnalisée, Jira est là pour vous. Il vous permet de créer un tableau de bord personnalisé qui affiche uniquement les données les plus importantes en un seul endroit. 📊

2. Intégrations

Jira propose tellement d'intégrations qu'il est impossible de toutes les énumérer ici. En effet, ces intégrations proviennent de l'impressionnante et vaste marketplace Atlassian. Vous y trouverez des intégrations dans des catégories telles que la gestion de la relation client, les macros, les e-mails, la surveillance, etc.

Parmi les intégrations populaires, on trouve Miro, Figma et GitLab. Si vous avez besoin de réaliser une connexion entre votre solution de gestion de projet et vos outils techniques, Jira est donc un excellent choix.

3. Automatisation

L'automatisation Jira se charge pour vous de nombreuses tâches fastidieuses, telles que l'envoi de notifications ou le lancement de flux de travail.

Aucun code n'est nécessaire : choisissez parmi les déclencheurs d'automatisation prédéfinis de Jira ou personnalisez le vôtre. Si vous ne savez pas par où commencer, Jira vous recommandera des déclencheurs en fonction de l'installation et de l'historique de votre compte.

Ses automatisations sont idéales pour créer des rapports sur la charge de travail des utilisateurs afin d'améliorer la gestion des ressources, ce qui vous permet d'attribuer ou de déléguer automatiquement le travail au sein de l'équipe. L'efficacité de la planification de vos projets peut être considérablement améliorée lorsque vous automatisez les flux de travail grâce à ses solutions de gestion de projet.

4. Modèles

Jira est livré avec des modèles conçus pour vous aider à démarrer vos projets. La plupart de ses modèles sont destinés à la gestion du travail, mais Jira propose également des modèles pour la gestion des services, le développement de logiciels et même le marketing et la conception.

Inutile de concevoir un projet à partir de zéro. Utilisez un modèle pour configurer rapidement des projets au format tableau Kanban ou tableau Scrum pour le suivi des problèmes DevOps : le monde vous appartient.

Tarifs Jira

Smartsheet vs Jira : comparaison des fonctionnalités

Smartsheet et Jira ont la puissance nécessaire pour gérer les projets des grandes entreprises et des petites entreprises. Cependant, il existe de nombreuses différences entre ces deux plateformes, et le choix de la bonne option dépend en fin de compte des besoins de votre entreprise.

1. Cas d'utilisation

Smartsheet affirme qu'il peut bien fonctionner pour les équipes informatiques, mais il n'a pas été conçu pour le développement ou l'informatique comme l'a été Jira. Jira peut fonctionner pour les équipes non techniques, mais vous n'en aurez pas vraiment pour votre argent (et vous risquez de semer la confusion chez les membres de l'équipe marketing avec des solutions de gestion de projet inutilement compliquées).

Smartsheet, cependant, fonctionne bien pour un plus large éventail de cas d'utilisation. Si vous envisagez de faire passer l'ensemble de votre organisation à une solution unique de gestion de projet, Smartsheet est plus polyvalent et présente une courbe d'apprentissage plus courte.

Vainqueur : Smartsheet pour sa polyvalence ; Jira pour les équipes logicielles

2. Modèles

Vous avez besoin de gagner du temps ? Jira et Smartsheet proposent tous deux des modèles. Jira offre environ 40 modèles qui se concentrent principalement sur la mise en forme des projets. Smartsheet, quant à lui, propose des modèles en plusieurs langues et dispose de plus de 190 modèles en anglais pour tout type d'utilisation, des quiz surprise aux feuilles de route des produits en passant par les campagnes par e-mail. C'est la meilleure option si vous recherchez des modèles pour divers usages.

Gagnant : Smartsheet

3. Automatisation et IA

Jira et Smartsheet sont tous deux équipés d'outils d'automatisation des flux de travail par glisser-déposer. Mais dans le face-à-face entre Jira et Smartsheet, il reste à voir lequel des deux l'emportera en matière d'IA.

Smartsheet teste actuellement en version bêta une IA pour la création de formules, la création de diagrammes et un assistant IA en direct. Elle n'est pas encore disponible pour tout le monde, mais devrait l'être prochainement.

À l'heure actuelle, Jira propose une IA sous la forme d'agents virtuels afin d'alléger la charge de travail des membres de l'équipe chargés du service client. Mais ce n'est pas tout : inscrivez-vous sur la liste d'attente pour être parmi les premiers à tester son IA Atlassian Intelligence, qui promet de générer du contenu, de s'occuper des notes et des résumés de réunion, et de répondre à toutes vos questions sur un projet.

Vainqueur : Trop tôt pour se prononcer

4. Gestion des ressources numériques

La gestion des ressources numériques (DAM) est indispensable pour conserver les fichiers de votre organisation dans un espace numérique ordonné et organisé. Malheureusement, Jira ne propose pas du tout de DAM. Pour cela, vous devez vous procurer un autre produit Atlassian, Brandfolder.

Smartsheet propose un système de gestion des actifs numériques (DAM) qui facilite l'organisation, la sécurité et le partage de documents en interne ou avec des partenaires externes. Ne vous inquiétez pas, il est également doté de fonctionnalités de permission robustes pour garder vos informations sous clé.

Gagnant : Smartsheet

5. Tarifs

Jira et Smartsheet ne sont pas très éloignés en termes de prix. Jira coûte 1,15 $ de plus par utilisateur (pour 10 utilisateurs) dans son forfait standard. Cependant, Jira est moins cher à 16 $ par utilisateur pour le forfait Premium, tandis que Smartsheet facture 25 $ par utilisateur pour son forfait Business.

Heureusement, Smartsheet et Jira proposent tous deux des versions gratuites, ce qui vous permet de les essayer avant de les acheter.

Vainqueur : Jira pour les fonctionnalités de base ; Smartsheet pour les comptes de niveau supérieur

Jira vs Smartsheet sur Reddit

Comme vous pouvez le constater, il n'y a pas de vainqueur clair dans le débat entre Smartsheet et Jira. Nous avons consulté les utilisateurs de Reddit afin d'évaluer quel outil de gestion de projet est le plus adapté à différentes applications.

Certains utilisateurs sont des fans inconditionnels de Jira : « Ayant utilisé Asana, Trello, MS Project et Smartsheet, je ne peux imaginer être aussi productif sans la simplicité et la fiabilité que j'associe à Jira », a déclaré l'un d'entre eux.

Cependant, d'autres utilisateurs ont estimé que Jira ne répondait pas tout à fait à leurs besoins. L'un d'eux a déclaré : « Cela fait un certain temps que nous recherchons un outil, mais je crois me souvenir que nous avons décidé que Jira était un peu trop lourd pour notre problème. Ce n'était tout simplement pas le bon choix. Nous avons essayé toute une série d'outils. Aujourd'hui, Smartsheet + Teams a changé la donne. »

Un autre utilisateur a déclaré que la mise en œuvre de Jira était trop complexe et que « des outils tels que Trello et Smartsheet sont plus polyvalents et mieux adaptés aux petites équipes qui ont besoin d'agir rapidement. »

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Smartsheet et Jira ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients. L'un est plus adapté aux développeurs, tandis que l'autre est plus générique. Mais qui a dit qu'il fallait choisir entre une plateforme hyperspécialisée et une plateforme ultra-générique ? 👀

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ClickUp : gestion de projet agile et conviviale

Il n'y a pas de vainqueur clair dans la lutte entre Jira et Smartsheet. Chacun a ses avantages et ses inconvénients. Tout dépend de votre flux de travail et de vos besoins.

La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas à faire de compromis. Améliorez la productivité de votre équipe grâce à une plateforme à la fois polyvalente et spécialisée. ClickUp est une solution de gestion de projet tout-en-un qui allie simplicité et fonctionnalité.

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