La journée de travail s'est écoulée et vous avez travaillé comme un champion, mais vous n'avez toujours pas accompli tout ce que vous étiez censé faire. Votre niveau de stress est au plus haut et le travail ne cesse de s'accumuler, si bien que vous êtes au bord de l'explosion.
Vous vous demandez : "Comment les autres font-ils pour gérer leur travail avec autant d'aisance ? Mes collègues de bureau, Jim et Dwight, sont-ils tout simplement plus intelligents que moi ? _ Non, ils ne le sont pas. La clé de leur réussite au travail réside dans une bonne organisation. 💡
Vous vous dites probablement : "Je le sais, mais je n'en suis pas capable". À faire. L'organisation n'est pas innée, elle se développe par la pratique.
Dans cet article, nous vous proposons 15 conseils pratiques pour être plus organisé au travail et obtenir plus en moins de temps.
Quel est l'impact du manque d'organisation au travail sur votre équipe ?
Une mauvaise organisation au travail diminue votre productivité et augmente votre stress. À un moment ou à un autre, vous perdez le contrôle de votre charge de travail, vous manquez des échéances et des opportunités de croissance, et vous êtes victime d'épuisement professionnel. Bien entendu, cela fait monter en flèche votre niveau de stress et vous vous retrouvez dans un cercle sans fin.
Le travail en équipe ne fait qu'empirer les choses. Le manque d'organisation d'un membre peut entraîner une mauvaise communication, des injustices ou un manque d'efficacité l'allocation des ressources les problèmes liés à l'affectation des ressources, à la baisse du moral, au non-respect des délais, à l'insatisfaction des clients, voire à des conflits, sont nombreux.
Lorsque vous faites partie d'une équipe, vous êtes un rouage - si une pièce est cassée, la roue ne peut pas avancer. En améliorant vos compétences organisationnelles, vous maintiendrez la machine de l'équipe bien huilée et vous vous rapprocherez de vos objectifs. ⚙️
Organisez vos notes, vos checklists et vos tâches en un seul endroit
Les avantages d'être organisé au travail
Une organisation irréprochable permet de réduire le stress, une meilleure productivité et l'efficacité, et l'achevé des tâches en temps voulu. Au fil du temps, de bonnes compétences organisationnelles peuvent vous valoir des promotions et des opportunités de croissance et vous aider à vous forger une réputation de membre dévoué du personnel avec d'excellentes compétences en matière d'organisation habitudes de travail .
Si vous faites partie d'une équipe, vos collègues vous reconnaîtront comme quelqu'un de fiable et ne redouteront pas de travailler avec vous sur des projets. En outre, vous n'aurez aucun mal à communiquer avec vos collègues et à achever votre travail dans les délais, ce qui permettra au projet de ne pas prendre de retard.
15 techniques pratiques pour mieux s'organiser au travail
Nous avons compilé 15 conseils et stratégies d'organisation pour stimuler vos compétences afin de vous aider à atteindre les objectifs liés au travail.
1. Centralisez votre travail avec une plateforme de gestion documentaire
Sauter entre les applications et les plateformes pour trouver les informations dont vous avez besoin peut être mentalement épuisant et distrayant. Améliorez vos compétences en matière d'organisation en centralisant votre travail avec ClickUp Docs.
Cette fonctionnalité exceptionnelle est un hub de gestion de documents - elle vous permet de créer, gérer, modifier et partager des documents liés au travail. Manuels de l'employé que ce soit des informations sur un projet, de la documentation technique, des contrats, des rapports de paie, des factures ou des notes de frais, vous avez l'assurance qu'ils sont en sécurité dans ClickUp Docs. Travaillez avec votre équipe pour peaufiner les documents existants et en créer de nouveaux avec un maximum de possibilités de personnalisation.
Garder tout en un seul endroit peut réduire le stress et vous assurer que vous ne perdez pas de temps à chercher des fichiers importants.
2. Divisez votre charge de travail en tâches
Imaginons que vous soyez journaliste et que vous deviez livrer un énorme article avant la fin de la semaine. Au lieu de paniquer devant le nombre de mots à produire, divisez votre charge de travail en tâches.
Supposons que vous ayez 9 000 mots à écrire en cinq jours. L'article comporte 30 sous-titres, ce qui signifie que vous pourriez en achever six par jour. Vous pouvez également vous fixer un nombre de mots cible par jour. La réalisation de ces objectifs quotidiens vous aidera à rester sur la bonne voie et à surveiller votre progression. Tâches ClickUp peut vous aider à organiser et à gérer votre charge de travail sans vous sentir débordé. Cette fonctionnalité convient aussi bien aux personnes qui travaillent en solo qu'aux équipes. Ajoutez des assignés, définir des priorités diviser les tâches en sous-tâches, suivre du temps et le gérer ajouter des détails avec Champs personnalisés et de monter à bord du train de l'organisation. 🚂
3. Organisez vos journées dans un Tableau Kanban
A Tableau Kanban est un Gestion de projet agile mais qu'est-ce qu'il a à faire avec l'organisation ? Si vous l'utilisez correctement, le Tableau peut aider à visualiser les flux de travail et à améliorer vos gestion des tâches compétences.
Divisez votre travail en tâches et regroupez-les en fonction de leur statut ou d'un autre critère de votre choix. Par exemple, vous pouvez créer trois catégories :
- À faire
- En cours de progression
- Achevé
Classez vos tâches dans la catégorie correspondante et déplacez-les au fur et à mesure que vous les rayez de votre liste pour maintenir la maintenance et suivre votre charge de travail. Tableaux Kanban ClickUp offrent une interface drag-and-drop et des tonnes d'options de personnalisation, vous ne pouvez donc pas vous tromper. De plus, ils offrent l'assistance suivante la collaboration en équipe et conviennent à des projets plus complexes.
Déléguer des tâches et assigner des commentaires à partir des tâches ClickUp
10. Créer des listes de tâches à faire Listes à faire sont les piliers d'une bonne organisation. Qu'il s'agisse de faire une liste de courses ou de
résumer votre emploi du temps de travail , dresser une liste de choses à faire peut vous permettre de passer la journée sans encombre.
Vous pouvez suivre la voie traditionnelle - prendre un stylo et un morceau de papier et noter vos tâches pour rester concentré et organisé. Vous pouvez également utiliser un modèle ClickUp avec des sections préétablies pour gérer vos flux de travail . Quel que soit votre choix, il est judicieux de classer les tâches par ordre de priorité et de fixer un paramètre de temps pour leur achevé afin de éviter la procrastination .
11. Réduire les distractions
Les distractions sont votre pire ennemi - votre téléphone, la télévision, votre environnement encombré et les médias sociaux ne cessent de vous éloigner de votre travail.
Si vous voulez rester concentré, vous devez dire adieu aux distractions. Bien sûr, cela ne signifie pas qu'il faille se débarrasser de ses appareils. Mettez plutôt votre téléphone en mode DND (do not disturb), éteignez votre télévision et mettez en pause les notifications des médias sociaux. Désencombrez votre bureau et l'espace autour de vous pour que rien ne vienne fissurer votre concentration.
12. Utilisez un calendrier pour assurer le suivi de vos tâches
Si vous voulez améliorer votre organisation, vous devez commencer à penser à l'avance et noter les choses dans un calendrier peut être votre chemin vers la réussite. À faire une réunion importante dans deux semaines ? Notez-la pour ne pas l'oublier. Notez tout, des petites tâches aux grands projets et évènements.
Vous pouvez également ajouter des éléments personnels et assigner des tâches sur le calendrier. Vous éviterez ainsi les chevauchements et les confusions et aurez une idée claire de votre disponibilité et de votre charge de travail. Affichage du calendrier ClickUp peut vous aider à faire des forfaits et à gérer des échéanciers, à coder les entrées en couleur pour faciliter la navigation et à définir des paramètres.
Gérer les tâches importantes directement à partir de l'affichage du Calendrier ClickUp
13. Faire des pauses régulières
Vous n'êtes pas une machine et vous ne pouvez pas travailler sans arrêt - des pauses régulières sont un élément essentiel d'une journée de travail saine. Pendant les pauses, vous avez le temps de décompresser, de vous recentrer et de reposer votre esprit. De plus, vous pouvez vous étirer et prendre l'air.
Si vous ne faites pas de pauses, vous finirez forcément par perdre votre concentration. Vous vous sentirez dépassé et épuisé, et vos performances diminueront. Vos tâches feront boule de neige et vous perdrez le fil de vos priorités et de votre charge de travail, ce qui vous conduira à la désorganisation.
Les pauses peuvent sembler une perte de temps, mais elles stimulent en fait votre productivité. Planifiez-les judicieusement et donnez un coup de pouce à vos journées de travail.
14. Essayez de bloquer le temps
À faire un emploi du temps détaillé vous permet-il de rester responsable et organisé ? Vous pouvez essayer le bloc de temps, une technique de productivité qui consiste à diviser votre journée en plages horaires dédiées à différentes tâches. Cet hybride entre liste à faire et calendrier peut minimiser les pertes de temps et vous permettre de rester concentré sur vos objectifs.
Créez votre emploi du temps de A à Z ou utilisez l'un des outils suivants Les modèles de blocages horaires de ClickUp . Décrivez chaque tâche personnelle ou liée au travail, ajoutez des intervalles de temps et appréciez le sentiment d'accomplissement que vous ressentirez lorsque vous respecterez votre emploi du temps.
Suivez les réunions ou évènements en cours, passés et futurs avec ClickUp
15. Créez une routine quotidienne
Les horaires flexibles et le travail télétravail vous donnent la liberté de travailler au moment où vous vous sentez le plus productif. Cela ne signifie pas qu'il faille traîner et reporter le travail jusqu'au dernier moment.
De nombreuses personnes trouvent utile de créer des routines. La recherche montre qu'un comportement peut devenir une habitude lorsqu'il est pratiqué de manière constante. Cela signifie que si vous commencez à travailler à 9 heures du matin tous les jours, cela finira par devenir une habitude tant que vous respectez l'horaire.
Créez une routine qui ne soit pas exclusivement axée sur le travail. Faites une promenade avant de commencer votre journée de travail, prévoyez des pauses et récompensez-vous pour avoir respecté vos forfaits en regardant un nouvel épisode de la série télévisée qui traînait sur votre liste ! 📺
3 modèles pour rester organisé au travail
Les modèles avec des sections préfabriquées peuvent vous aider à rester organisé, à forfaiter vos journées et à maintenir la maintenance. Découvrez ces trois modèles ClickUp qui vous transformeront en magicien de l'organisation ! 🧙
1. ClickUp Modèle de plan de travail simple
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Simple-Work-Plan-Template.png ClickUp Modèle de plan de travail simple /$$$img/
Organisez vos tâches essentielles et gardez votre équipe unie dans ClickUp
Vous avez besoin de visualiser vos tâches et vos échéanciers ? L'outil ClickUp Modèle de plan de travail simple constitue la base pour créer des plannings détaillés, organiser votre charge de travail et collaborer avec votre équipe.
Le modèle affiche deux vues : le diagramme du projet et le diagramme Gantt.
La vue Plan du projet est l'endroit où vous listerez toutes vos tâches et fournirez des informations à leur sujet à l'aide de champs personnalisés. Par défaut, vous disposez de l'assigné, des dates de début et d'échéance, de la priorité, de la phase du projet, de la progression du projet et des commentaires. Vous pouvez être aussi détaillé que possible et tenir tout le monde au courant.
La vue Gantt du projet visualise la tâche de la vue précédente dans un Diagramme de Gantt . Il vous aide à comprendre les échéanciers et à éviter les chevauchements, ce qui stimule l'organisation à tous les niveaux.
2. Modèle ClickUp Simple To-Dos
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Simple-To-Dos-Template.png ClickUp Simple To-Dos Modèle /$$$img/
Classer les tâches urgentes, essentielles et non essentielles dans une liste ClickUp pour les afficher facilement
Organiser et gérer les flux de travail n'est pas compliqué lorsque vous utilisez les bons outils. L'outil Modèle de tâches simples de ClickUp est l'option parfaite pour tous ceux qui veulent créer des résumés de tâches faciles à suivre.
Avec ce modèle, vous disposez de deux vues Liste et d'une vue Tableau. La première vue, plus générale, est Toutes les tâches, où vous afficherez vos tâches et celles de votre équipe. Vous pouvez ajouter :
- Des assignés
- Des dates d'échéance
- Statut
- Priorité
- Commentaires
L'affichage classe automatiquement les tâches par statut (À faire, En cours, Bloqué ou Achevé) pour faciliter la navigation.
Afin de mieux trier les tâches, l'affichage Tâches classées par ordre de priorité filtre les tâches urgentes que vous avez marquées comme étant de haute priorité. Elle vous aide à éliminer le bruit et à vous concentrer sur les tâches qui requièrent votre attention immédiate.
La vue Tableau d'état est un tableau Kanban qui transforme vos tâches en cartes regroupées selon leur statut. Utilisez l'interface drag-and-drop de ClickUp pour déplacer les cartes et organiser votre travail.
3. Modèle d'agenda quotidien ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Personal-Task-template.jpg Modèle d'agenda quotidien ClickUp /$$$img/
Gardez le contrôle de vos tâches quotidiennes grâce au modèle de planning quotidien ClickUp
L'un des modèles les plus productives que vous puissiez faire pour améliorer votre sens de l'organisation est de créer un forfait détaillé de vos tâches. De cette façon, vous resterez compte, vous aurez un maximum de contrôle sur votre journée et vous minimiserez le risque que quelque chose passe à travers les mailles du filet. Les Modèle de planificateur quotidien ClickUp est une solution sans fioritures pour vos problèmes d'organisation.
Par défaut, le modèle se concentre sur vos objectifs personnels. L'affichage Toutes les tâches montre les tâches regroupées en deux catégories : Suivi des habitudes et Tâches personnelles. Mais, comme les modèles ClickUp sont connus pour leur personnalisation, vous pouvez modifier cette vue pour capturer également les tâches en retard.
Utilisez des champs personnalisés (comme le statut, l'assigné, la date d'échéance et la priorité) pour fournir des détails sur vos tâches et sur la façon de les gérer gérer les flux de travail en toute confiance.
La vue Tableau permet de visualiser vos tâches sur un tableau Kanban, tandis que la vue Calendrier vous aide à forfaiter les échéanciers et les plannings.
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