Esta guía está dirigida a propietarios o directivos de agencias y empresas de servicios que desean crear una agencia más escalable y vendible, especialmente ahora, con ClickUp 4.0, Super Agents y la IA cambiando la forma en que operan las agencias.
El autor comparte su experiencia al crear, ampliar y vender agencias, haciendo hincapié en cómo ClickUp (especialmente la versión 4.0 y los Super Agents) puede transformar las operaciones de una agencia.
Los puntos clave incluyen:
- La productización de los servicios es fundamental para la escalabilidad y la comerciabilidad, ya que ayuda a evitar desviaciones del alcance y permite crear sistemas repetibles.
- Las automatizaciones y la IA de ClickUp agilizan procesos como la incorporación de clientes, la asignación de tareas y la gestión continua de clientes.
- Centralizar el conocimiento en ClickUp Docs (en lugar de herramientas dispersas como Documentos de Google) permite a los equipos y a los agentes de IA responder preguntas, reduciendo los cuellos de botella.
- La incorporación del equipo se puede gestionar íntegramente en ClickUp, utilizando plantillas de listas y tareas para la formación y la evaluación del rendimiento.
- Los flujos de trabajo de marketing se benefician de ClickUp Automatizaciones y Super Agents, que ayudan con la ideación, redacción, edición y promoción de contenidos.
- ClickUp puede servir como servicio de asistencia técnica, con Super Agents que gestionan los tickets y los seguimientos de los clientes, mejorando el servicio al cliente y la eficiencia.
- Una plataforma unificada como ClickUp elimina las ineficiencias de los sistemas desconectados, proporcionando un contexto centralizado para que la IA y los agentes ofrezcan mejores conocimientos y optimicen las operaciones de la agencia.
El documento concluye que la convergencia —reunir todo el trabajo, la comunicación y el conocimiento en un solo lugar— combinada con la IA y la automatización es una fuerza poderosa para las agencias modernas.
Por qué la mayoría de las agencias tienen dificultades para crecer
Las agencias y las empresas de servicios se topan con un obstáculo cuando cada proyecto de cliente se convierte en algo puntual y el trabajo se dispersa entre herramientas inconexas. Lo he visto de primera mano: lo que comienza con un puñado de clientes se convierte rápidamente en un laberinto de solicitudes personalizadas, documentos dispersos y procesos que solo existen en tu cabeza. Es agotador y casi imposible de ampliar o vender.
En 2013, fundé una agencia. Durante los tres años siguientes, la agencia creció y fue adquirida por una empresa tecnológica más grande del mismo sector. Más tarde, fundé otra agencia. Esa agencia utilizaba ClickUp como parte fundamental de su gestión empresarial y su ampliación. Hoy en día, trabajo en operaciones de crecimiento en ClickUp, lo que para mí supone cerrar el círculo.
Desde que mi primera agencia fue adquirida, he sido invitado habitual en podcasts y he escrito artículos sobre lo que se necesita para crear una agencia escalable y vendible.
Pero, si tuviera que volver a empezar en 2025, con todos los recursos a mi disposición y herramientas como ClickUp 4.0 y Super Agents, haría algunas cosas de forma diferente.
Esta guía es el manual de estrategias: productice sus servicios, cree sistemas repetibles, centralice el conocimiento y utilice la IA y los agentes para mantener la ejecución en marcha sin convertirse en un obstáculo.
Más información sobre cómo los superagentes pueden ayudarte realmente:
Productice los servicios para eliminar el alcance excesivo
La productización es la clave de la escalabilidad y la comerciabilidad. Convierte el trabajo personalizado en un sistema repetible.
Lo primero: quiero hablar sobre el núcleo de lo que hace que una agencia sea escalable y vendible: la productización.
Para hacer que una agencia sea escalable y vendible, me centré en crear un servicio productizado, es decir, convertir un servicio en un proyecto de alcance fijo.
A menudo, los autónomos y las agencias se enfrentan al problema del alcance excesivo: proyectos que comienzan con un conjunto de entregables, pero luego el cliente quiere una cosa más, y otra más. Y entonces no se ve el final. Y acabas sacrificando tus fines de semana y vacaciones porque lo que comenzó como un proyecto aparentemente sencillo se convierte en horas extras con rondas de revisión y «solo una cosa más».
Con una oferta de servicios productizados, hay un conjunto fijo de entregables con hitos claros. Cualquier cosa fuera del alcance tiene un coste adicional.
Una de las ventajas de ofrecer un servicio productizado desde el punto de vista del proveedor de servicios es que trabajar con este alcance fijo le permite crear sistemas y procesos repetibles.
No importa cuántos clientes tengas, todos ellos recibirán la misma incorporación y los mismos flujos de trabajo de entrega de servicios.
La productización fue fundamental para ampliar mi primera agencia. Nos permitió llegar a 100 clientes en servicios de diseño web y marketing en tres años con una plantilla reducida.
Además, la productización y la creación de un proceso de prestación de servicios repetible, similar a una cadena de montaje, crean un sistema en el que, con el tiempo, usted puede retirarse por completo del flujo de trabajo.
Antes de la productización, tenía clientes con solicitudes de revisión aparentemente interminables. Los proyectos que deberían haber durado un mes tardaban seis. Después de la productización, con barreras de protección y entregables claros, los proyectos se podían completar mucho más rápido y con menos retrasos.
En muchas agencias que conozco, el fundador acaba siendo el cuello de botella. Los proyectos no pueden avanzar sin su aprobación o participación, lo que en última instancia significa que el fundador no puede alejarse cuando quiere tomarse unas vacaciones o centrarse en la empresa en lugar de trabajar en ella.
Medidas de seguridad rápidas que debe documentar (y aplicar):
- Qué incluye
- Qué queda excluido
- Cómo funcionan las revisiones
- Qué es el desencadenante de una orden de cambio
Cree sistemas que funcionen sin usted
Una vez que los servicios se han convertido en productos, los sistemas y la automatización son los que transforman lo «repetible» en «escalable».
Crear una empresa de servicios productizados puede ser muy escalable con las herramientas adecuadas y sistemas repetibles.
La ventaja de una plataforma como ClickUp es que no solo te permite crear sistemas repetibles, sino que la IA y las automatizaciones pueden encargarse de gran parte del trabajo manual por ti.
Por ejemplo, veamos la incorporación de clientes.
En un mundo perfecto, la incorporación de cada nuevo cliente sigue un proceso similar.
- Para los nuevos clientes, probablemente necesite:
- Para saber a qué se está inscribiendo el cliente y cuáles serán sus derechos.
- Para saber más sobre el cliente (para que rellene un cuestionario o tenga una entrevista de incorporación)
- Para realizar el seguimiento de los datos de sus clientes.
- Para configurar las carpetas y los sistemas del cliente
Las automatizaciones y los sistemas de ClickUp pueden ayudarte a conseguirlo.
Aquí tienes un ejemplo de cómo utilicé ClickUp para optimizar y automatizar la incorporación de clientes:
- Activa el flujo de trabajo Cuando un cliente firma el acuerdo, paga la factura inicial y envía el formulario de incorporación, cada paso desencadena una integración con ClickUp.
- Cree el proyecto de incorporación automáticamenteClickUp crea una cascada de tareas y elementos del proyecto vinculados a ese cliente.
- Captura los datos de los clientes en una lista tipo CRM. La lista centralizada de clientes se actualiza con los nuevos clientes y los datos clave del cuestionario se almacenan en campos personalizados .
- Genere una lista de control de incorporación única con responsabilidadClickUp crea una lista de incorporación dedicada con ~20 tareas de incorporación enlazadas al cliente. Las tareas incluyen Dependencias (por ejemplo, «Esto no puede comenzar hasta que se completen los requisitos previos») y se asignan a miembros específicos del equipo.
- Desbloquea el trabajo automáticamente a medida que se completan los requisitos previos A medida que se completan las tareas, las dependencias se eliminan y las tareas posteriores pasan automáticamente a «Listo para la acción», de modo que las personas asignadas saben que pueden empezar.
- Transición del cliente al servicio «en vivo» Una vez completadas las tareas de incorporación, el cliente se lanza oficialmente.
- Acelere el trabajo recurrenteClickUp crea automáticamente tareas periódicas en una lista de clientes activos y las asigna en función de la capacidad y disponibilidad del equipo.
- Añada comprobaciones proactivas durante los primeros 60 días. Se crean tareas periódicas de comprobación durante los dos primeros meses para garantizar una experiencia de incorporación de alto nivel.
- Mi agencia tenía varios espacios distintos para gestionar la empresa, entre ellos:
- Un espacio para los servicios al cliente.
- Un espacio para la gestión de RR. HH. y las vacaciones pagadas.
- Un espacio para operaciones de marketing y contenido.
Construye la agencia del futuro con ClickUp 4.0 y los superagentes.
Si ClickUp ya ayudaba a las agencias a crecer, ClickUp 4.0 + Super Agents cambia lo que se puede ejecutar automáticamente y lo que ya no necesita un cuello de botella humano.
Pero todo esto era antes de ClickUp 4. 0.
Si hoy estuviera creando una agencia, estas son algunas cosas que haría de forma diferente:
Centralice el conocimiento para que los agentes puedan responder a las preguntas.
Una parte esencial de la creación de una agencia y el crecimiento de un equipo es el uso compartido de conocimientos.
Los nuevos miembros del equipo incorporados deben recibir formación. Los miembros del equipo necesitan POE y documentación para llevar a cabo los procesos y los flujos de toma de decisiones.
Anteriormente, creaba los POE íntegramente en Documentos de Google y grabaciones de Zoom.
El problema es que, cuando la información se encuentra fuera de su sistema de trabajo, hay una grave falta de contexto. La IA y los agentes pueden ser muy potentes, pero solo si pueden acceder al conocimiento que necesitan.
Si volviera a hacerlo, aprovecharía ClickUp Docs y mantendría todo centralizado.
Crearía una wiki interna dentro de ClickUp Docs para almacenar información relevante de la empresa, accesible para los equipos que la necesiten.
Es importante destacar que pondría los conocimientos a disposición de los Super Agents y ClickUp Brain.
De esta manera, si un miembro del equipo se queda atascado, puede preguntar a un agente: «@AgentKnowledgeBot, ¿qué debo hacer en esta situación?» y obtener una respuesta coherente sin tener que esperar a un responsable.
Un ejemplo concreto de agencia: con el conocimiento centralizado, un miembro del equipo podría preguntar a un agente cómo configurar los registros DNS de un cliente y recibir instrucciones adaptadas a la configuración de ese cliente basadas en los datos del cliente ya almacenados.
El uso de agentes para responder preguntas sin involucrar a los directivos reduce los cuellos de botella y aumenta el rendimiento.
Gestione la incorporación de equipos dentro de ClickUp
Cuando creé mi última agencia, aproveché las herramientas de cursos en línea que programé para formar a los miembros del equipo en nuestros sistemas internos. Sin embargo, se convirtió en otra herramienta que necesitaba actualizarse periódicamente a medida que cambiaban nuestros procesos.
Si volviera a hacerlo, crearía la incorporación íntegramente en ClickUp.
Y tomaría prestado un patrón que experimenté durante la incorporación a ClickUp: antes de obtener acceso a ciertos sistemas, tuve que completar cursos internos creados íntegramente dentro de ClickUp. Esa es una medida de seguridad práctica para cualquier empresa en crecimiento.
Así es como podría funcionar en su agencia:
Puede utilizar la plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp para los nuevos empleados.
- Cada lista contiene tareas con materiales en vídeo y escritos.
- Cuando se incorpora un nuevo empleado, se crea esa plantilla de lista y se le asigna.
- Cada módulo tiene sus propios requisitos. El contratado envía el trabajo como comentario o en un campo personalizado y, a continuación, completa la tarea.
- Un administrador revisa el trabajo y evalúa el rendimiento antes de conceder acceso a sistemas confidenciales.
Haz que los flujos de trabajo de marketing sean asistidos por agentes, no impulsados por los fundadores.
ClickUp es útil para gestionar iniciativas de marketing: proyectos personalizados, automatizaciones y visibilidad.
Pero los Super Agents pueden ayudarte a hacer mucho más, especialmente en lo que respecta a las operaciones de contenido.
Inspirándome en el propio motor de contenido de ClickUp, esto es lo que haría para el marketing de contenidos en una agencia:
- Captura ideas en un solo lugar Mantén una lista para ideas de contenido y otra para la cola de redacción y el Calendario.
- Mantenga las ideas en fase de ideación hasta que estén listas Las ideas permanecen en fase de ideación hasta que se esbozan y se aprueban para seguir adelante.
- Utilice un Super Agent para la ideación y los esquemas. Un Super Agent ayuda a generar ángulos temáticos y borradores de esquemas basados en su ICP, sus servicios y su rendimiento pasado.
- Mueva los temas aprobados a WIP para su redacción El redactor mueve la tarea a WIP, se la asigna a sí mismo y redacta el borrador.
- Activa automáticamente el traspaso al editor: cuando cambia el estado del borrador, la tarea se asigna automáticamente a un editor y se crea una lista de control o subtareas.
- Realice una primera revisión de la edición por parte de un agenteUn agente formado en su guía de estilo y ejemplos realiza una primera revisión de la edición y el marcado.
- Finaliza con una edición humana Un editor humano realiza la revisión final y cambia el estado a Listo para programar.
- Genere recursos de promoción Otro Super Agent redacta publicaciones en redes sociales para promocionar el artículo.
- Programa y realiza el ajuste de la fecha de publicación Una vez programada, la fecha de publicación se ajusta y se realiza el seguimiento en el Calendario.
- Verifique, publique y cierre el ciclo. Después de la fecha de publicación, un agente verifica que la URL esté activa y marca el estado como Publicado, o bien señala un problema al editor.
📘 Lea también: Cómo creé un superagente de ClickUp para gestionar nuestro programa social para empleados.
Utilice ClickUp como un servicio de asistencia ligero.
También puede utilizar ClickUp como servicio de asistencia técnica.
Los clientes pueden enviar formularios ClickUp o tickets de asistencia por correo electrónico.
A continuación, un superagente puede revisar el ticket, extraer el contexto del cliente, consultar su base de conocimientos interna y redactar una respuesta.
Esto puede reducir el tiempo de atención al cliente, mejorar la velocidad de respuesta y mantener la coherencia en las respuestas.
Desde la perspectiva del cliente, obtienen una indicación rápida redactada en un lenguaje fácil de entender que resuelve el problema de forma exhaustiva.
Reduzca los cuellos de botella de los clientes con un seguimiento proactivo.
Cuando los clientes tengan documentos o recursos que compartir con usted, podrán hacerlo a través de un formulario de ClickUp. Una vez enviado, puede pedir a un superagente que revise los materiales y siga adelante.
La mayoría de las agencias saben que los clientes suelen ser un gran cuello de botella.
Es posible que esté esperando a que los clientes envíen sus comentarios, formularios de admisión o activos solicitados durante meses (y, en algunos casos, años).
Un Super Agent puede ayudarte a estar al tanto de lo que necesitan los clientes y a automatizar el seguimiento con ellos.
Convergencia y contexto
El problema de las agencias rara vez es la «falta de esfuerzo». Es la fragmentación: el trabajo, los documentos, las conversaciones y el contexto del cliente se dispersan por demasiados lugares.
Mi primera agencia dependía de sistemas desconectados que no se comunicaban entre sí.
- Las comunicaciones internas se realizaban a través de Slack y correo electrónico.
- Los documentos se almacenaban en Documentos de Google.
- Cambiamos constantemente las herramientas de gestión de proyectos a medida que la agencia evolucionaba.
- Las tareas de los clientes se gestionaban en un solo lugar.
- Servicio de asistencia técnica en otro
- Calendario de contenido en otro
En retrospectiva, no era perfectamente eficiente. Algunos datos eran redundantes, se encontraban en varios lugares y requerían mantenimiento en varios lugares, y ninguno de los sistemas tenía un uso compartido de contexto.
Yo no tenía nada parecido a lo que ClickUp tiene hoy en día.
Cuando me incorporé a ClickUp, me sorprendió ver cómo una organización con más de 1000 empleados vive realmente dentro de su plataforma de productividad. Tener la comunicación interna en un solo lugar, poder buscar y consultar tareas en chats, crear tareas a partir de debates y mantener los documentos en el mismo lugar es increíblemente eficiente.
En lugar de tener cinco sistemas que necesitan integraciones imperfectas para el uso compartido de datos (pero no contexto), ClickUp lo tiene todo en un solo lugar. El contexto centralizado ayuda a evitar que se pierdan cosas. Y garantiza que, cuando utilices una IA como ClickUp Brain, esta pueda extraer información de tareas, comentarios, documentos relacionados y conversaciones vinculadas al trabajo.
Para una agencia, esa convergencia, toda esa información en un solo lugar, se convierte en una fuerza poderosa cuando se combina con los agentes para optimizar las operaciones y la prestación de servicios.
Reflexiones finales: la ampliación proviene de los sistemas
Si quieres una agencia escalable y vendible, necesitas dos cosas: servicios productizados y sistemas que mantengan la entrega consistente sin necesidad de heroísmo por parte del fundador.
ClickUp 4.0, ClickUp Brain y Super Agents no sustituyen los fundamentos. Los hacen repetibles.
Si quieres crear una agencia que funcione sin problemas sin tener que estar involucrado en cada decisión, empieza por centralizar la entrega, el conocimiento y el seguimiento en ClickUp.