No sé si lo has notado, pero cada vez es más difícil llevar un seguimiento de todo. Sobre todo porque el trabajador de oficina medio utiliza una media de 11 apps al día. 😱
Por eso, herramientas como Notion y Hojas de cálculo de Google se han vuelto esenciales. Notion ha superado los 100 millones de usuarios, mientras que Hojas de cálculo de Google sigue siendo un clásico con más de 3000 millones de usuarios activos que gestionan todo, desde presupuestos hasta planes de proyectos.
Pero, ¿cuál te ayuda a estar más organizado? Analicémoslo.
Alerta de spoiler: ¡Quédate hasta el final para ver otra opción que es mejor que ambas! 😉
¿Qué es Notion?
Notion es una plataforma de productividad todo en uno que consolida la toma de notas, la gestión de tareas, las bases de datos y mucho más en un único entorno de trabajo personalizable.
Se adapta a los flujos de trabajo individuales y de equipo, y te permite crear un entorno personalizado que se adapta a las necesidades específicas de tu organización.
Funciones de Notion
Notion ofrece un sólido conjunto de funciones para mejorar la productividad y la colaboración. A continuación, te ofrecemos un resumen de lo que lo hace destacar:
🌟 Función n.º 1: bases de datos y vistas
Las bases de datos de Notion son dinámicas. Con un solo clic, puedes cambiar entre las vistas Tabla, Tablero, Lista y Calendario. Por ejemplo, un equipo de marketing podría utilizar la vista Tablero para realizar un seguimiento del progreso de una campaña y cambiar a la vista Calendario para ver los próximos plazos. Los desarrolladores pueden incluso incrustar fragmentos de código directamente en sus bases de datos para la documentación técnica o el seguimiento de proyectos.
📖 Más información: Cómo exportar datos de Notion
🌟 Función n.º 2: entornos de trabajo personalizables
Los bloques de Notion te permiten crear tu entorno de trabajo exactamente como lo necesitas. Ya sea un gestor de tareas, un calendario de contenidos o un diario personal, puedes crearlo sin esfuerzo. Piensa en ello como un juego de LEGO para la productividad: flexible, personalizable y diseñado para adaptarse a tu flujo de trabajo.
Con plantillas listas para usar y diseños totalmente ajustables, Notion se adapta a todo, desde simples notas hasta la gestión de proyectos complejos.
🌟 Función n.º 3: colaboración y uso compartido
Con edición en tiempo real, comentarios y menciones, el entorno de trabajo de Notion facilita el trabajo en equipo. Funciones como páginas compartidas, bloques sincronizados, comentarios y menciones mejoran la comunicación y garantizan que todos estén alineados.
Reduce los malentendidos y aumenta la eficiencia. Por ejemplo, un equipo de diseño remoto puede proporcionar comentarios sobre maquetas directamente en una página compartida de Notion.
💡Consejo profesional: ¡Utiliza plantillas para ahorrar tiempo! La galería de plantillas de Notion tiene soluciones prediseñadas para todo, desde agendas de reuniones hasta cronómetros de hábitos.
🌟 Función n.º 4: integración con otras herramientas
Notion es compatible con la integración con varias aplicaciones externas, lo que te permite conectar tus herramientas existentes y optimizar los flujos de trabajo dentro de una plataforma unificada.
📖 Más información: Cómo usar la IA de Notion
Precios de Notion
- Free Forever
- Más: 10 $ por asiento/mes
- Business: 15 $ por asiento/mes
- Enterprise: Precios personalizados
- Notion IA: Añádalo a cualquier plan de pago por 8 $ al mes por miembro, facturado anualmente
✨ Dato curioso: El fundador de Notion, Ivan Zhao, diseñó inicialmente la app, aplicación, para uso personal antes de que se convirtiera en un fenómeno global.
📮Información de ClickUp: Casi el 35 % de los trabajadores del conocimiento consideran que el lunes es el día menos productivo de la semana. Los correos electrónicos acumulados, los mensajes y las nuevas prioridades que surgen durante las reuniones de los lunes pueden contribuir a ello.
Pero, ¿y si pudieras reunir todas esas actualizaciones, tareas, reuniones y correos electrónicos de los lunes en una sola plataforma y abordarlos todos de una sola vez? Prueba ClickUp, ¡la app, aplicación para todo el trabajo!
¿Qué son las Hojas de cálculo de Google?
Hojas de cálculo de Google es una aplicación de hojas de cálculo basada en la web que te permite crear, editar y colaborar en hojas de cálculo directamente desde tu navegador web, sin necesidad de software específico.
Como componente integral de la suite Google Workspace, Hojas de cálculo permite la colaboración en tiempo real, lo que permite que varios usuarios trabajen simultáneamente en el mismo documento. Este enfoque basado en la nube te permite acceder a tus datos desde cualquier dispositivo con conexión (a internet), lo que lo convierte en una herramienta versátil para uso personal y profesional.
📖 Más información: Ideas para la automatización de Hojas de cálculo de Google
Funciones de Hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de Google ofrece funciones completas para simplificar la gestión de datos y mejorar la productividad.
🌟 Función n.º 1: colaboración en tiempo real
Varios usuarios pueden trabajar en la misma hoja de cálculo simultáneamente, con actualizaciones instantáneas y un historial de revisiones detallado para realizar un seguimiento de los cambios. Esto es fundamental para equipos que trabajan con datos compartidos, como coordinar presupuestos de eventos o realizar el seguimiento de los hitos de un proyecto. Imagina un equipo actualizando de forma colaborativa el cronograma de un proyecto y viendo los cambios de los demás en tiempo real.
💡Consejo profesional: Si utilizas Hojas de cálculo de Google para el seguimiento de proyectos, prueba a utilizar la función IMPORTRANGE para extraer datos de varias hojas y reunirlos en un panel maestro.
🌟 Función n.º 2: fórmulas y funciones avanzadas
Desde simples sumas hasta complejas tablas dinámicas, Hojas de cálculo de Google cuenta con más de 400 funciones integradas para gestionar cualquier tarea relacionada con datos. Por ejemplo, el propietario de una pequeña empresa podría utilizar «SUMIF» para realizar un seguimiento de las ventas por categoría, mientras que un analista de datos podría utilizar «VLOOKUP» para combinar conjuntos de datos.
🌟 Función n.º 3: integración con los servicios de Google
Se integra perfectamente con otras aplicaciones de Google Workspace, como Documentos, Presentaciones y Formularios, lo que permite un flujo de trabajo cohesionado e interconectado. ¿Necesitas insertar un gráfico en una presentación o extraer datos de un formulario de Google? Todo ello con solo unos clics.
🌟 Función n.º 4: asistencia con IA
Con la integración de la IA Gemini de Google, Hojas de cálculo puede crear gráficos automáticamente y proporcionar información, lo que simplifica la visualización y la interpretación de los datos.
📖 Más información: Hojas de cálculo de Google frente a Excel
Precios de Hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de Google está disponible a través de varios planes de Google Workspace:
- Free Forever
- Business Starter: 7 $ al mes por usuario
- Business Standard: 12 $ al mes por usuario
- Business Plus: 18 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
✨Dato curioso: Hojas de cálculo de Google se lanzó en 2006 como parte de Documentos y hojas de cálculo de Google. ¡Ahora cuenta con más de 900 millones de usuarios activos al mes!
Notion frente a Hojas de cálculo de Google: comparación de funciones
Tanto Notion como Hojas de cálculo de Google son herramientas potentes, pero tienen fines muy diferentes. Notion es un entorno de trabajo todo en uno que destaca en la organización de notas, tareas básicas y proyectos, mientras que Hojas de cálculo de Google es una hoja de cálculo muy atractiva para el análisis de datos y la colaboración.
Aquí tienes una tabla útil que resume las funciones clave de Notion y Hojas de cálculo de Google:
| Función | Notion | Hojas de cálculo de Google | Bonificación: ClickUp ✨ |
| Objetivo | Entorno de trabajo todo en uno para notas, bases de datos y gestión de proyectos | Herramienta de hojas de cálculo basada en la nube para la organización y el análisis de datos | Plataforma de productividad todo en uno para establecer metas, gestionar tareas, etc. |
| Personalización | Altamente personalizable con plantillas, bases de datos y diseños de arrastrar y soltar | Edición en tiempo real, comentarios, menciones y entornos de trabajo compartidos | Vistas de tareas, campos, automatizaciones y paneles personalizables |
| Colaboración | Edición en tiempo real, comentarios, menciones y entornos de trabajo compartidos. | Colaboración en tiempo real con comentarios, sugerencias e historial de versiones | Jerarquías de tareas, campos personalizados, control de tiempo y seguimiento de metas |
| Gestión de datos | Formato de texto enriquecido, bases de datos relacionales y páginas enlazadas | Fórmulas avanzadas, tablas dinámicas y gestión de grandes conjuntos de datos | Jerarquías de tareas, campos personalizados, control de tiempo y seguimiento de metas |
| Integraciones | Integraciones nativas limitadas, pero compatible con API y herramientas de terceros | Integración perfecta con el entorno de trabajo de Google (Documentos, Drive, Meet, etc.) | Amplio intervalo de integraciones, incluyendo Slack, Zoom, GitHub y herramientas de Google |
| Mejor caso de uso | Gestión del conocimiento, wikis y planificación de proyectos | Análisis de datos, seguimiento financiero y elaboración de informes | Gestión de tareas, colaboración en equipo, planificación de sprints y seguimiento del rendimiento |
🧠 ¿Sabías que...? La función «Web Clipper» de Notion te permite guardar cualquier página web directamente en tu entorno de trabajo.
Entonces, ¿cuál es la mejor opción para organizar tu trabajo? Profundicemos escribiendo las funciones clave y comparándolas en detalle.
🌟 Función n.º 1: Personalización y flexibilidad
La personalización es donde una herramienta realmente muestra su valor: ¿se adapta a tu flujo de trabajo único o te ves obligado a encajar en su molde?
Notion
Notion es como un lienzo en blanco en el que puedes crear cualquier cosa, desde listas de tareas hasta complejos paneles de proyectos. Ofrece funcionalidad de arrastrar y soltar, bases de datos relacionales y plantillas personalizables. Muchas startups utilizan Notion como procesador de textos para crear los wikis de su empresa, sustituyendo las herramientas de documentación tradicionales.
Hojas de cálculo de Google
Por otro lado, Hojas de cálculo de Google está estructurado y basado en fórmulas. Aunque puedes crear hojas de cálculo personalizadas, no es tan flexible visualmente como Notion. Sin embargo, para aquellos que dependen de números, cálculos y actualizaciones de datos en tiempo real, Sheets es la mejor opción.
🏆 Ganador: Notion por su flexibilidad, Hojas de cálculo de Google por su gestión estructurada de datos.
🌟 Función n.º 2: Colaboración y edición en tiempo real
La colaboración fluida es imprescindible en el entorno de trabajo remoto e híbrido actual. Una buena herramienta debe permitir la colaboración entre varios usuarios en tiempo real sin perder ni un solo detalle.
Notion
Las funciones colaborativas de Notion, como los comentarios, las menciones y los entornos de trabajo compartidos, son perfectas para equipos que necesitan intercambiar ideas o gestionar proyectos. Por ejemplo, un equipo remoto podría utilizar Notion para crear una base de conocimientos compartida.
Hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de Google, por otro lado, es una potente herramienta de colaboración para tareas basadas en datos. Varios usuarios pueden editar hojas de cálculo simultáneamente y su integración con Google Meet y Chat hace que el trabajo en equipo sea fluido. Los cambios aparecen al instante y el historial de revisiones facilita el seguimiento de las actualizaciones. Un equipo financiero, por ejemplo, podría utilizar Hojas de cálculo de Google para elaborar un presupuesto de forma colaborativa.
🏆 Ganador: Hojas de cálculo de Google: diseñadas para la colaboración a gran escala.
🌟 Función n.º 3: gestión de datos
La gestión eficaz de los datos es la columna vertebral de cualquier flujo de trabajo organizado. Esto incluye la facilidad con la que se almacena, manipula y recupera la información, así como la capacidad de adaptarse a diferentes estructuras de datos.
Notion
La funcionalidad de la base de datos de Notion es impresionante, pero es más adecuada para la organización de datos ligeros. Es perfecta para gestionar tareas, notas y proyectos, pero se queda corta para el procesamiento intensivo de números.
Hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de Google ayuda a gestionar grandes conjuntos de datos y cálculos complejos. Con más de 400 funciones integradas y compatibilidad para crear tablas dinámicas, gráficos y macros, es el sueño de cualquier analista de datos.
🏆 Ganador: Hojas de cálculo de Google, por su capacidad para gestionar grandes conjuntos de datos de forma eficiente.
Notion frente a Hojas de cálculo de Google en Reddit
Para obtener opiniones reales y sin filtros sobre Notion y Hojas de cálculo de Google, hemos recurrido a Reddit. ¡Esto es lo que opinan los usuarios!
Un usuario de Reddit está impresionado con la función de base de datos de Notion.
La función más exclusiva de Notion es la base de datos. Por lo tanto, Notion te ayudará si necesitas ver una lista de elementos con diversas características, y te resultará especialmente útil si deseas organizar y reorganizar esa información de diferentes maneras.
La función más exclusiva de Notion es la base de datos. Por lo tanto, Notion te ayudará si necesitas ver una lista de elementos con diversas características, y te resultará especialmente útil si deseas organizar y reorganizar esa información de diferentes maneras.
Del mismo modo, muchos usuarios de Reddit aprecian Hojas de cálculo de Google por su capacidad de colaboración y gestión de datos:
Formo parte de un equipo de dos personas que crea y almacena datos y (elaboración de) informes para un gran banco regional. Trabajamos en ubicaciones diferentes. El hecho de que podamos estar juntos en una hoja de cálculo sin que se rompa nada y sin tener que guardar y enviar archivos es una bendición. Incluso puedo enseñar algunas de las fórmulas más complicadas que he creado a lo largo de los años, ya que podemos trabajar en el mismo archivo en tiempo real.
Formo parte de un equipo de dos personas que crea y almacena datos y (elabora) informes para un gran banco regional. Trabajamos en ubicaciones diferentes. El hecho de que podamos estar juntos en una hoja de cálculo sin que se rompa nada y sin tener que guardar y enviar archivos es una bendición. Incluso puedo enseñar algunas de las fórmulas más complicadas que he creado a lo largo de los años, ya que podemos trabajar en el mismo archivo en tiempo real.
Notion y Hojas de cálculo de Google tienen sus puntos fuertes, pero ¿y si pudieras combinar lo mejor de ambos mundos? Descubre ClickUp, la app para todo el trabajo, que te hará replantearte todo tu flujo de trabajo para lograr la máxima eficiencia.
📖 Más información: ClickUp vs. Notion
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Notion frente a Hojas de cálculo de Google
Si Notion es ideal para la estructura y Hojas de cálculo de Google destaca en el manejo de datos, ¿por qué conformarse con solo uno, o incluso añadir Microsoft Word? ClickUp ofrece lo mejor de todos los mundos, con una potente organización, colaboración en tiempo real y funciones más avanzadas para la automatización, todo en un solo lugar. Se acabó cambiar de herramienta o lidiar con limitaciones.
Con más de 800 000 equipos que confían en ClickUp para optimizar sus flujos de trabajo, veamos por qué es la mejor herramienta para mejorar la productividad.
🌟 Ventaja n.º 1 de ClickUp: gestión de datos más inteligente con tablas y campos personalizados
A diferencia de las rígidas hojas de cálculo de Google y las vistas de base de datos de Notion, la vista Tabla de ClickUp te ofrece lo mejor de ambos. Puedes estructurar tu trabajo como una hoja de cálculo mientras añades detalles, asignas tareas y realizas un seguimiento del progreso en tiempo real.
Con la vista Tabla de ClickUp y los campos personalizados de ClickUp, puedes:
- Crea hojas de cálculo ultrarrápidas y potentes bases de datos. Edita datos de forma masiva, oculta o fija columnas y arrastra y suelta para organizarte sin esfuerzo
- Añade el progreso de las tareas, archivos adjuntos, valoraciones con estrellas y más de 15 tipos de campos para personalizar tu flujo de trabajo. Enlaza tareas, documentos y dependencias para crear relaciones entre datos, como conectar clientes con pedidos o usuarios con informes de incidencias
- Comparte vistas Tabla con clientes a través de enlaces públicos o exporta datos a hojas de cálculo con un solo clic
Con una personalización ilimitada y colaboración en tiempo real, los campos personalizados y la vista Tabla de ClickUp son una opción atractiva para gestionar el trabajo a tu manera
💡Consejo profesional: Combina la vista Tabla con los campos personalizados para crear una base de datos sin código adaptada a tus necesidades específicas.
🌟 Ventaja n.º 2 de ClickUp: documentos con IA para una colaboración fluida
Aunque Notion y Hojas de cálculo de Google tienen sus puntos fuertes, ClickUp Docs lleva la colaboración y la organización a un nivel completamente nuevo. Imagina un entorno de trabajo en el que tus documentos no solo almacenan información, sino que trabajan para ti.
Con ClickUp Docs, puedes crear, colaborar y conectarte como nunca antes.
- Crea documentos para cualquier cosa: desde hojas de ruta hasta wikis, crea documentos impresionantes con páginas anidadas, tablas y plantillas. Incrusta marcadores, añade widgets y da formato a los documentos para adaptarlos a cualquier necesidad, a diferencia de los documentos de Google
- Colabora en tiempo real: edita junto con tu equipo, etiqueta a tus compañeros para que te den su opinión y convierte las ideas en tareas que se pueden seguir
- Conecta documentos a flujos de trabajo: enlaza documentos a tareas, actualiza el estado de los proyectos y asigna elementos de acción sin salir del editor
Mientras creas hojas de ruta, bases de conocimiento y wikis con ClickUp Docs, ClickUp Brain está ahí para mejorar tu flujo de trabajo. Transforma la documentación estática en recursos dinámicos e inteligentes al mostrar información, automatizar las actualizaciones y ayudarte a escribir más rápido.
Con él, podrás:
- Redacción con IA: redacta, perfecciona y estructura contenidos sin esfuerzo con un asistente de IA que se adapta a tu estilo
- Obtenga respuestas instantáneas: Pregunte sobre tareas, documentos o personas: ClickUp Brain extrae el contexto de todo su entorno de trabajo para ofrecer respuestas precisas e instantáneas
- Automatice las actualizaciones: Diga adiós a los informes de progreso manuales. ClickUp Brain genera resúmenes, puestas al día y actualizaciones de estado automáticamente
🌟 Ventaja n.º 3 de ClickUp: automatizaciones que ahorran horas
ClickUp no solo organiza el trabajo, sino que automatiza los flujos de trabajo de principio a fin. Mientras que Notion y Hojas de cálculo de Google requieren actualizaciones manuales, las automatizaciones de ClickUp se encargan de tareas repetitivas como la asignación de tareas, las actualizaciones de estado y los recordatorios de plazos.
Con las automatizaciones de ClickUp, puedes:
- Asigna tareas automáticamente, cambia estados, mueve listas, publica comentarios y mucho más
- Automatiza la propiedad de las tareas asignando dinámicamente observadores, creadores de tareas o miembros específicos del equipo
- Responde automáticamente a los comentarios de los clientes, envía actualizaciones de proyectos a tus socios y mantén una comunicación fluida
- Automatiza los resúmenes de tareas, las actualizaciones de proyectos y las reuniones de puesta al día
Otras funciones de ClickUp para mejorar tu flujo de trabajo
Integraciones perfectas
ClickUp se integra con más de 1000 herramientas de forma gratuita, lo que lo convierte en el hub definitivo para tu trabajo. Desde Google Drive y Slack hasta GitHub y Salesforce, puedes sincronizar todo sin esfuerzo.
Gestión eficiente de tareas
La gestión de tareas de ClickUp es donde la productividad realmente brilla. Te permite asignar tareas, realizar un seguimiento de su progreso y enlazar tareas dependientes.
Con las tareas de ClickUp, también puedes:
- Automatice, priorice y colabore en las tareas dividiéndolas en subtareas y listas de control
- Personaliza las tareas con campos, categorías y prioridades para adaptarlas a tu flujo de trabajo único
- Realice un seguimiento de las tendencias, analice datos y tome decisiones más inteligentes con ClickUp AI, que conecta las tareas con todo su flujo de trabajo
Con ClickUp, tus tareas, herramientas y equipos se sincronizan a la perfección, para que puedas trabajar de forma más inteligente, no más dura.
ClickUp: la solución perfecta al debate entre Notion y Hojas de cálculo de Google
Notion ofrece una personalización y flexibilidad sin igual, mientras que Hojas de cálculo de Google sigue siendo una potente herramienta para la gestión de datos. Pero, ¿por qué elegir entre las dos cuando ClickUp ofrece lo mejor de ambas y mucho más?
ClickUp es la herramienta de productividad y gestión de tareas adecuada que ofrece una flexibilidad sin igual, automatización basada en IA, colaboración fluida e integraciones potentes. Para flujos de trabajo optimizados, gestión de tareas sin esfuerzo y conexiones (a internet) fluidas entre apps, ClickUp es la solución todo en uno.
¿Estás listo para dejar atrás las limitaciones de Notion y Hojas de cálculo de Google? ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp y descubre una forma más eficiente de trabajar!